BEWEL A RECHERCHÉ ET TROUVÉ - PLUS DE VALEUR AJOUTÉE DANS SAP - INTERVIEW AVEC LE CFO ET LE DIRECTEUR ICT

PLUS DE VALEUR
                     AJOUTÉE DANS SAP

BEWEL A RECHERCHÉ
ET TROUVÉ
INTERVIEW AVEC LE CFO ET LE DIRECTEUR ICT

Lorsque Bewel a décidé d’implémenter SAP, c’était avant tout pour
la modernisation des processus classiques de l’entreprise. Ce n’est
que dans un deuxième temps que la valeur ajoutée s’est ressentie, au
cours du processus d’accompagnant dans lequel delaware a mené
l’entreprise vers des prévisions budgétaires, d’analyse de résultats
et de reporting intégré. L’exercice tend à soutenir Bewel à jouer son
rôle de manière optimal envers les personnes ayant un handicap
mais aussi comme entreprise flexible sur un marché concurrentiel.

 THOMAS KEIRSE |  JERRY DE B R IE

B
            ewel (Ateliers Protégés Limbourg) est l’un des plus grands em-
            ployeurs de la province du Limbourg. La société emploie 1.703
            personnes ayant un handicap. De plus, 220 employés assurent
            l’encadrement: la moitié sont des accompagnateurs, l’autre
moitié font partie des services internes, comme la finance, les ventes, les
ressources humaines, les infrastructures et l’informatique. La mission de
l’organisation est d’assurer un travail durable et de qualité à ses employés.
Bewel dispose de neuf sites répartis dans toute la province et propose prin-
cipalement des services de mains d’œuvre, entre autres dans le cadre de
l’emballage, de l’assemblage, de l’impression offset et de la sérigraphie, du
conditionnement textile, de l’entretien de jardin, de la reliure, etc. Les ac-
tivités ont lieu chez Bewel ou chez le client. Bewel travaille aussi bien pour
les autorités locales et les PME que les grandes entreprises. Son portefeuille
de clients comprend des sociétés telles que Scania, Greenyard, Alken-Maes,
H. Essers, Carglass, JBC, Panasonic et et les services urbanistiques , entre
autres, à Hasselt et Bilzen.
« En 2009, nous avons commencé l’implémentation de SAP », explique Clau-
dia Vrancken, directrice financière. « L’accent était alors mis fortement sur
le volet purement financier. » Lors de la première phase, Bewel a migré sa
manière de travailler en SAP. Cela s’est fait progressivement afin de toucher
le moins possible aux processus financiers habituels lors de l’implémenta-
tion.
A l’époque Bewel utilisait son rapport comptable complété par les rapports
de haut niveau de la division concernée. De plus, la société n’utilisait pas un
processus formel de budgétisation et il y avait des lignes directives dans la
détermination des tarifs. Pour le management il était donc difficile de sa-
voir exactement ce qui contribuait au résultat final.

Claudia Vrancken, directrice financière et Marc Steegmans, directeur ICT de Bewel. La collaboration
avec delaware fait de l'environnement SAP une source essentielle d'informations financières, opérati-
onnelles et de management.

UN ÉQUILIBRE SAIN
Ces changements dans la structure de gestion ont modifié l’opinion de
Bewel sur SAP. « On nous a donné pour mission d’établir des rapports de
gestion dans le sens large du terme, » souligne Marc Steegmans, directeur
ICT, « basés sur la budgétisation et l’analyse. » Pour ce défi, Bewel a compris
qu’il fallait chercher une expertise externe. La société a comparé l’approche
de différents fournisseurs de services. « Le concept de delaware nous a plu
d’emblée », dit Claudia Vrancken. « En peu de temps, la société a acquis une
connaissance de notre business et a été en mesure de démontrer rapide-
ment ce qu’elle avait à offrir. »
Lors d’une première phase, delaware a établi un processus budgétaire chez
Bewel. Le point de départ est clair: « en générant des ventes, Bewel crée de
l’emploi ». La marge réalisée permet à l’entreprise d’étendre ses activités de
manière durable. Ce processus détermine les tarifs corrects de production
et de services. Le deuxième pilier de la solution consiste en une analyse des

résultats. Il s’agit non seulement de l’évaluation des affectations en fonction
des tarifs issus du processus budgétaire, mais aussi des coûts réels des pro-
jets terminés. Cette approche donne un aperçu de la marge réalisée – par
rapport à la marge prévue dans le processus de budgétisation – et fournit
l’input pour une analyse de la variance.

LE JUSTE PRIX
« Nous avions l’habitude de tout faire en full costing » explique Claudia
Vrancken. « Nous travaillions avec des tarifs fixes. Le budget était égale-
ment établi ainsi. En substance, c’était très simple, mais cela offrait peu de
repères. En full costing, vous perdez beaucoup d’informations. » Le nouveau
processus budgétaire soutient cette nécessité d’une information plus détail-
lée. Claudia Vrancken: « Je donne un exemple simple. En pratique, il y a une
différence dans la structure des coûts des tâches que nous accomplissons
en interne et celles sur le site du client. Cette différence n’était pas suffi-
samment claire, ce qui fait que nous ne pouvions guère comparer ces deux
types d’activités. »
L’analyse est le nouveau mot clé chez Bewel. Cela ressort entre autres de
l’application des coûts prévisionnels et des coûts réels dans les activités de

la société. « Nous disposons de dimensions différentes pour analyser les
variations potentielles », dit Claudia Vrancken. « Nous analysons par ac-
tivité, mais aussi par client ou même par commande de production. » Au-
paravant, Bewel avait uniquement un aperçu des activités des différents
départements. « Ne nous pouvions pas bien évaluer un client avec des com-
mandes dans différents départements », ajoute Marc Steegmans. « A pré-
sent, nous effectuons l’analyse à travers les départements. »

AVANT ET APRÈS
Fait important, le projet prévoit également la standardisation nécessaire.
Le calcul prévisionnel donne un certain nombre de paramètres de pilotage,
tels que le besoin d’un transport et d’un accompagnement. Marc Steeg-
mans: « Cela donne une bien meilleure vue de la composition spécifique
des coûts pour chaque mission. Auparavant, chaque département avait sa
propre approche. Aujourd’hui, tout le monde travaille de la même façon. La
marge d’erreur est donc d’emblée bien inférieure. » Lors de l’exécution d’un
projet, Bewel enregistre dans SAP les heures de travail effectivement pres-
tées, le matériel utilisé, les frais de transport, etc. « Ces chiffres, nous pour-
rons bientôt les comparer aux estimations préliminaires », précise Claudia
Vrancken. « Nous aurons ainsi une vision claire des anomalies tant dans les
quantités produites que dans les prix utilisés. » De plus, les responsabilités
en matière de tarification, structure du prix de revient et détermination de
prix de vente seront maintenant clairement définies.
Le reporting intégré résultant du processus budgétaire et de l’analyse des
résultats forme la dernière partie de ce processus. Les rapports financiers
et opérationnels fournissent des données pour des rapports de manage-
ment cohérents sur lesquels on peut s’appuyer. On obtient ainsi toujours
une vision claire des chiffres - et des résultats. « Pour le département finan-
cier, il s’agit d’abord d’avoir une vision des marges et des différentes dimen-
sions », indique Claudia Vrancken. « Tout le monde travaille avec les mêmes
chiffres. La qualité supérieure de l’input assure aussi un meilleur output.
En d’autres termes, on obtient une meilleure vision et nous pouvons nous
adapter mieux et plus rapidement en cas de besoin. »

DES INFOS DE GUIDANCE DE QUALITÉ
Par-dessus tout, la nouvelle approche offre plus de possibilités d’analyse.
Cela confère un avantage significatif non seulement à Bewel en tant qu’or-
ganisation, mais aussi et avant tout, à ses employés. Marc Steegmans:

« Plus nous réussissons à atteindre une marge correcte et équilibrée chez
nos clients, plus nous générons de l’emploi et plus nous remplissons notre
mission. » L’aperçu des chiffres offre en outre une plus grande flexibilité à
Bewel. « En principe, nous ne refusons jamais une mission», déclare Marc
Steegmans. « Nous voulons être aussi flexible que possible, mais le faisons
de manière contrôlée, sans prendre de risques inutiles. La disponibilité des
informations de guidance de qualité est dans ce cas essentielle. »
Bewel est une entreprise durable qui évolue dans un marché concurrentiel.
Son fonctionnement repose en partie sur des subsides. Le cadre juridique
de ce régime sera modifié en 2019. Claudia Vrancken: « Grâce à la meilleure
vision des chiffres financiers, nous pouvons mieux nous préparer aux chan-
gements qui s’annoncent. Le projet avec delaware nous permet de savoir
plus en détail ce que nous faisons bien - mais aussi ce que nous pouvons
améliorer. Nous sommes donc parés pour 2019» L’ensemble du projet est
en outre un bel exemple de la façon dont les services internes - dans ce cas,
la finance et l’ICT, mais aussi les ventes et la production – collaborent d’une
manière horizontale et en soutenant le processus. « Le département finan-

cier a crû fortement tout au long du projet », explique Claudia Vrancken,
« non seulement en nombre d’employés, mais aussi en expérience. Au sein
de la finance, le projet a eu un effet d’apprentissage significatif.»

A LA RECHERCHE DE LA VALEUR AJOUTÉE
Entre-temps, le changement se ressent dans toute l’entreprise, avec de-
laware comme conseiller externe qui veille à ce que personne ne reste coin-
cé dans ses vieilles habitudes. De même, nos décisions, par rapport aux
ventes et à la production, se font sur des chiffres objectifs. Marc Steegmans:
« L’impact est important. Nous pouvons maintenant estimer le coût d’un
projet de manière beaucoup plus ciblée et précise, permettant ainsi aux
ventes et à la production d’avoir un prix précis à tout moment » Bewel peut
donc définir des objectifs ciblés et suivre les prestations fournies. S’il y a des
différences dans la performance, la solution permet de pénétrer rapide-
ment au cœur de la cause. Au total, l’ensemble offre une source unique d’in-
formations financières, opérationnelles et de management.
Le projet est un bon exemple d’une organisation qui, après une implémen-
tation initiale de SAP, est passée, dans une seconde phase, à la véritable
valeur ajoutée de la solution. « Il n’est pas vraiment possible de calculer
immédiatement un ROI », conclut Marc Steegmans. « Mais en tant qu’entre-
prise, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas faire cet investissement
et de laisser le potentiel de votre environnement SAP non utilisé. » 