Budget Base Zéro adaptée : une méthode budgétaire de renforcement de l'efficacité opérationnelle - Anne-Laure CHARRIER - IRS Consulting Réunion ...
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Budget Base Zéro adaptée : une méthode budgétaire
de renforcement de l’efficacité opérationnelle
Anne-Laure CHARRIER – IRS Consulting
Réunion AFOPE, Jeudi 15 mai 2008
Sommaire
IRS Consulting : périmètre et méthodologies d’intervention
La démarche Budget Base Zéro
Méthodologie BBZ adaptée
Les facteurs de succès
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptéeIRS Consulting : périmètre et méthodologies d’intervention
La démarche Budget Base Zéro
Méthodologie BBZ adaptée
Les facteurs de succès
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptéeUne équipe de consultants internes dédiée à
l’efficacité pour le pôle IRS
Une alternative aux cabinets de consultants externes pour répondre aux besoins
croissants de International Retail Services
26 consultants internes - 11 nationalités et 15 langues
Périmètre des missions : Groupe
BNP Paribas
IRS
AMS BFI 71 000 coll dans BDDF BNL
plus de 60 pays
Personal Equipment
Banque de détail
2800 agences dans 36 pays –
Finance Solutions
35 700 coll. 25 000 coll. dans
30 pays
Arius
Artegy
Marchés Cetelem UCB
BancWest Arval
Émergents
BNP Paribas
Lease Group
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : BNP Paribas - IRS Communication – IRS ConsultingMissions effectuées
Année 2007 & 1er trimestre 2008
20 Missions
20 Missions
Reengineering
Reengineering
55Missions
Missionsde
de 2 Missions sur les
Croissance Externe 2 Missions
Achats sur les
Croissance Externe Achats
3 Missions
3 Missions
d’accompagnement à 22Missions Projets transverses
d’accompagnement
lalamise en œuvre à MissionsBBZ
BBZ Projets transverses
mise en œuvre
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS Consulting – non exhaustifLe BBZ concourt à l’amélioration de la
performance du Groupe
Une démarche complémentaire aux méthodes déjà déployées
État des
lieux Efficience
Financière Efficience Efficacité
Organisation Process
Création et Process
Assistance Suivi
de valeur
Satisfaction
de la clientèle Due Business Mise Suivi des
Budget Process Six
Optimisation Diligence Base Zero Reengineering Lean Sigma En Recomman-
oeuvre dations
des ressources
Maîtrise des
processus Implémentation
Diagnostic et
recommandations
Nature des missions : Diagnostic
L’optimisation des coûts par la méthode BBZ repose sur l’adéquation des
processus et des ressources intégrées dans l’approche BPR
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingIRS Consulting : périmètre et méthodologies d’intervention
La démarche Budget Base Zéro
Méthodologie BBZ adaptée
Les facteurs de succès
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptéeBBZ est une méthode de budgétisation des coûts
participative et pragmatique
La démarche associe les différents acteurs du processus budgétaire
Ressources
Direction Humaines
Objectif de 15 à
Entretiens 20% de
Réunions réduction de la
validation Responsables base de coûts
Contrôle de
opérationnels
gestion
Unités de décision
Le budget est construit sur des bases réelles pour chaque unité de décision
Processus
Démarche BBZ
habituel
Construction du budget à partir de l’année Remise en cause radicale et re-calcul
précédente (ajustements) systématique des coûts
Répartition des enveloppes top-down Définition du budget en fonction des besoins
Adéquation variables (réserves budgétaires) Justification de la totalité des coûts
Orientation comptable Décisions managériales, priorisations
Vision statique des coûts Pilotage par la mise en œuvre d’actions
concrètes
Un processus budgétaire ambitieux qui permet d’améliorer l’allocation des
ressources et l’efficacité de l’organisation
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingSéquentielle, la démarche est basée sur
l’implémentation de leviers
L’approche repose sur 3 étapes
Diagnostic des Budgétisation Hiérarchisation
missions des missions des missions
• Décomposition de l’entreprise •Identification et évaluation des • Classement en fonction du
en activités ‘decision packages’ (activités ratio bénéfices/coûts
• Identification des unités de indépendantes, projets, services, • Arbitrage des missions, pour
décision, qui soutiennent les autres dépenses, effectifs) selon l’ensemble des unités de
activités pour atteindre un les objectifs, bénéfices et coûts décision, en fonction de
objectif (‘missions’) projetés scenarii
Mise en évidence des corrélations entre les budgets alloués / performances réalisées
L’optimisation des coûts est réalisée à travers 3 types de leviers
Réduction des coûts unitaires
Leviers de Libération de temps de travail Achats
productivité Optimisation des niveaux de service Organisation
Optimisation
Leviers de Mutualisation (économie d’échelle) Benchmarks des coûts de
rupture Externalisation des activités externes personnel et
des achats
Leviers de Simplification des activités à faible VA Analyse de
renoncement Abandon d’activités non critiques rentabilité
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingSa mise en œuvre, modulable, aboutit à
l’intégration des gains au budget
La démarche peut être plus ou moins approfondie
ANALYSE DES ACTIVITES PAR UNITE DECISIONNELLE
BBZ BBZ BBZ
‘classique’ ‘Accélérée’ ‘Adaptée’
-Budgétisation pas à pas -Identification des axes de progrès
-Hiérarchisation et choix -Sélection et quantification des leviers d’optimisation
des activités selon les
Consultant externe IRS Consulting
bénéfices/coûts
Consultant externe & IRS Consulting
1 mois site +
6 mois site 3 mois site ~1.5 m Paris
INSCRIPTION DES GAINS AU BUDGET
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingIRS Consulting : périmètre et méthodologies d’intervention
La démarche Budget Base Zéro
Méthodologie BBZ adaptée
Les facteurs de succès
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptéeUne mission en 3 phases principales, à la fois sur
site et à distance
Une quantification et validation des leviers en 2 étapes
A DISTANCE SUR SITE A DISTANCE
1. Lancement de la 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification et 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts et validation définitives des au budget
des leviers leviers
~3 semaines 3 semaines 4+ ~1 semaines
• Compréhension •Compréhension des • Définition des • Définition des • Élaboration des
macro activités, processus nouveaux leviers par éventuels scénarii fiches de suivi des
clés UD gains
•Définition • Calcul des gains
méthodologie •Analyse de la base • Validation des leviers cibles
de coûts retenus – •Inscription du
•Définition et responsables •Validation formelle plan d’action et
validation du •Analyse de la opérationnels par le Management des objectifs dans
périmètre, objectifs et structure de coûts et les budgets (par le
enjeux de la charge de •Première site)
travail par UD quantification des
•Récolte des bases gains
de données •Identification
exhaustive des •Validation des leviers
•Premiers travaux leviers d’optimisation retenus –
Management
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingDémarche Détaillée – A distance (1/5)
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
Objectifs Avoir une première compréhension de l’entité et de son fonctionnement
Identifier les modalités de mise en œuvre de la méthode BBZ
Définir et valider et les modalités d’intervention de la mission, en terme de périmètre et de
méthodologie
Recueillir / reconstituer les bases de coûts et d’ETP
Modalités de travail Livrables & documents de travail
Entretiens avec les Directions Centrales pour Documents de travail :
compréhension du contexte et identification de pistes Documentation sur méthode BBZ ; contexte de
potentielles de gains l’entité
Base RH (n) / prévisionnelle (n+1)
Entretiens ciblés avec le sponsor pour recueil des bases, Base de coûts 2006 / prévisionnelle
des informations générales, des modalités de quantification
des gains déjà identifiés et mise en relation avec des Fichier des leviers identifiés (le cas échéant)
interlocuteurs Métiers Livrables :
Note de cadrage : proposition en terme de
Entretiens ciblés avec le sponsor / experts Métiers pour méthodologie et de périmètre
compréhension du processus et du contrôle budgétaire, Lettre de mission
calage des différentes bases + organigramme, identification
des modalités de mise en œuvre de la méthode ‘adaptée’ Planning des rendez-vous
et du périmètre
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingDémarche Détaillée – Sur site (2/5)
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
Objectifs Préambule : Associer les contributeurs locaux à l’objectif de la mission et à sa mise en oeuvre
Comprendre les activités et des processus clés, comprendre les spécificités internes/externes
de l’UD (contraintes de marché..) ;
Analyser la structure des coûts* et la charge de travail de l’UD ;
Analyser les projets en cours/prévus ;
Identifier les dysfonctionnements ; identifier des axes de progrès
Modalités de travail Livrables & documents de travail
Préambule : réunion de présentation des objectifs et de la Livrable Préambule :
démarche de la mission aux responsables d’UD et leurs Master de présentation de la mission
adjoints (kick-off)
Livrables Diagnostic :
Diagnostic :
Cartographie détaillée des activités et des coûts, le
Entretiens individuels avec les responsables d’UD et les cas échéant
opérationnels
Évaluation des activités et des niveaux de service fournis
par rapport à ceux requis Document de travail :
Reconstitution de la base de coûts Liste préliminaire des axes de progrès
Analyse détaillée de la structure des coûts (et
benchmarking des coûts) * - le cas échéant * Selon les
modalités définies lors du lancement
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingDémarche Détaillée – Sur site (3/5)
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
Objectif Définir les leviers d’optimisation des coûts pour chaque UD (leviers de productivité, renoncement
et de rupture)
Suggérer des améliorations rapides
Décrire les différents scénarii et donner une première quantification des gains générés sur les
leviers identifiés
Valider de façon formelle avec le Top-Management local les leviers retenus et dont la
quantification détaillée doit être réalisée
Modalités de travail Livrables & documents de travail
Entretiens individuels avec les responsables d’UD pour Documents de travail :
définir, recueillir l’information nécessaire à la quantification, Liste des leviers identifiés, avec leur quantification
quantifier et valider les leviers et leurs gains potentiels ou les modalités de quantification, les scenarii
Première reconstitution de la base de coûts
Poursuite des travaux de reconstitution de la base de coûts
Livrable :
Réunion de présentation et de validation avec le Top- Master préliminaire des leviers d’optimisation par
Management local des leviers Unité Décisionnelle : description de la situation
actuelle, formulation du levier, première
quantification du levier, statut du levier
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingDémarche Détaillée – A distance (4/5)
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
Objectif Quantifier précisément les gains générés pour les leviers identifiés et retenus :
→ Décrire de façon détaillée les leviers et les éventuels scénarii, en évaluant les éventuels risques
associés
→ Valoriser de façon détaillée avec le Contrôle de Gestion les gains associés aux leviers identifiés
Valider de façon formelle les leviers et les gains potentiels
Modalités de travail Livrables & documents de travail
Entretiens et travaux complémentaires sur la quantification Documents de travail :
des gains conjointement avec les responsables d’UD - Tableau de faisabilité RH
Recueil et analyse d’information
Fichier des gains
Entretiens, travaux d’identification des modalités de
réalisation des gains en terme RH et informatique - Analyse Livrable :
par la mission et validation (conference calls) Master final : synthèse des gains et détail par UD
Entretiens pour recueil et analyse d’information sur des
sujets approfondis
Travaux complémentaires sur la base de coûts
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingDémarche Détaillée - A distance (5/5)
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
Objectif Calculer la montée en charge des gains cibles
Intégrer les objectifs et plans d’action dans le budget
Modalités de travail Livrables & documents de travail
Élaboration d’un fichier de suivi ‘type’ de la mise en Livrables :
œuvre des gains Master de synthèse des gains
Rédaction des fiches par Unité de Décision Fiches de suivi des gains pour chacune des
Pour le site : validation des leviers relevant du Unités de Décision
COMEX ou du Conseil d’Administration Site : budget (n+1)
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingLes intervenants mobilisés
Une équipe de 4 collaborateurs
Équipe IRS
Contributeurs
Consulting
Groupe de validation - COPIL
COMEX / Conseil
- Validation de certains leviers
d’Administration
- Suivi de la mission Responsable - Suivi de la mission
Directeur
- Revue critique des analyses IRS Consulting - Validation du périmètre
- Validation des leviers, de leur quantification
- Définition de la méthodologie
- Pilotage et animation des travaux -Accès à l’information
Resp. Mission Sponsor métier -Sensibilisation des collaborateurs
- Participation directe aux travaux
- Revue des analyses
Responsables Unités de Décision :
Responsables opérationnels des ‘Unités de Décision’
Collaborateur en du périmètre, en direct et pour validation
3 consultants Opérationnels – en direct
formation
Experts Métier :
- Interlocuteurs RH
- Réalisation des travaux d’identification et de Le responsable RH, en direct et pour validation
quantification des gains, conjointement avec les - Interlocuteurs Contrôle de Gestion
experts Métiers et les responsables opérationnels Le responsable du Département Finance et Contrôle, et son
- Validation avec les responsables opérationnels contrôleur de gestion, en direct et pour validation
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingLes modalités de pilotage et validation
Assurer l’avancement, la responsabilisation et la validation
Un suivi opérationnel rapproché sur l’avancement des travaux
PILOTAGE
Point d’avancement quasi hebdomadaire du responsable de mission
et du sponsor métier
VALIDATION En amont : une validation avec les Responsables des ‘Unités de
Responsables Décision’ et les experts Métiers
services / Entretiens de validation de l’analyse des activités, des coûts et des
Experts
leviers d’optimisation avec le responsable de l’Unité de Décision
Entretiens de validation des coûts passés et projetés conjointement
avec l’expert Métier Contrôle de Gestion
En aval : validation par la Direction après présentation des travaux
2 présentations
VALIDATION
– Premiers travaux de fin de mission - sur site
Direction
– Master final – à Paris
Conclusions du site adressées après chaque présentation
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingLes gains identifiés doivent être inscrits en gains
nets comptables
Les gains identifiés relèvent de différentes natures
CORRECTIONS
GAINS COÛTS
BUDGET
Artéfacts + Bénéfices liés aux
leviers
- Mise en œuvre
leviers
GAINS NETS
vs BUDGET
Nécessaires corrections Gains concrets Coûts Nets gains
• Correction d’estimations de coûts •Hausse de la productivité Nécessaires pour la comptables
•Hausse / dépassement de budget •Négociation fournisseurs mise en œuvre des validés par les
•Anticipation de baisse des coûts leviers actionnaires
Gains économiques :
Les gains d’efficience peuvent également être comptabilisés dans
l’optique de quantification de gains économiques :
Gains Prise en compte de la nouvelle stratégie :
d’efficience définition d’un nouveau budget
3 200 Correction de budget
Bénéfices liés
Artefact aux leviers
2 500 1 100 Gains nets Les gains d’efficience liés à la
2 100 comptables renégociation de prix sont réinvestis pour
2 000
augmenter les volumes à budget constant
2 900 Seuls les bénéfices nets viennent en
Achats 2 100 déduction du budget avant optimisation
1 700 1 800
Absence de coûts de mise en œuvre
Frais
personnel 300 400 300 300 L’optimisation des coûts permet de
Budget 07 Budge Gains Budget 07 maintenir le budget 2007 malgré la hausse
Coûts 06 t revu économiques optimisé
Voté par d’activité.
actionnaires
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingIRS Consulting : périmètre et méthodologies d’intervention
La démarche Budget Base Zéro
Méthodologie BBZ adaptée
Les facteurs de succès
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptéeLes gains relèvent de leviers majeurs mais aussi
de nombreuses optimisations secondaires
La constitution d’un catalogue de leviers potentiels facilite leur identification
Productivité Rupture Renoncement
Automatisation de tâches
Suppression d’activités
manuelles comptables Réorganisation,
administratives reconnues
Simplification de processus sédentarisation de la force obsolètes
opérationnels et dédoublage des commerciale
contrôles Délocalisations d’activités Optimisation des
Optimisation des modèles de M/O ou B/O formations
scoring et des études manuelles
Suppression du recours
Amélioration du processus de
Déménagement Direction systématique aux cabinets
développement IT
Centrale et de fonctions support extérieurs
Mutualisation des relevés et Fermeture de points de
Renégociation de prix
mailings auprès d’un unique vente déficitaires
monétique
fournisseur Cession de bureaux
Homogénéisation des opérations
inoccupés
marketing Consultation des relevés de
Envoi sélectif des
Renégociation de contrats compte en ligne relevés
Maîtrise des dépenses hors
Suppression primes
contrat
Fermeture d’agences
Baisse des quotas téléphoniques
Gras: Levier Optimisations Optimisation des coûts
Leviers transverses
majeur des ETP unitaires ou volumes
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS Consulting – exemples choisisEnjeux spécifiques aux différentes phases de la
mission et solutions associées
A DISTANCE A SITE A DISTANCE
1. Lancement de 2. Diagnostic des 3. Premières 4. Quantification 5. Plans d’action
mission BBZ activités et quantification et et validation et inscription
‘Adaptée’ des coûts validation des définitives au budget
leviers des leviers
■ Compréhension du ■ Multiplicité des entretiens : ■ Présentation des ■ Poursuite des ■ Nombreux leviers
contexte budgétaire et des travaux en fin de travaux de relevant de la
circuits décisionnels réels ■ Multiplicité des mission sur site quantification et décision du Comité
intervenants nécessairement longue validation à distance Exécutif ou du
■Validation du périmètre (responsables d’UD, Conseil
proposé opérationnels) ■Mise en œuvre d’Administration
pratique des leviers
■ Recueil et premier ■ Aller-retour pour sous les aspects RH
‘calage’ des bases de recueil et validation des et IT
coûts et RH informations relatives
■ Découverte outils et aux activités, charges
■ Travaux à distance
de travail et leviers
Sélection & Mode projet
Délivrance d’un kit
Mini-audit sur site hiérarchisation des & Identification des Différenciation des
d’entretien aux
si nécessaire leviers avant modalités leviers
interlocuteurs discussion/validation opérationnelles
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingConclusions : les facteurs clés
Les enjeux
Une couverture Considération d’options Une inscription cadencée
totale de la base de radicales de gains nets au budget
coûts
exhaustivité proposition de scénarios coûts de mise en oeuvre
temps faisabilité des options adhésion CODIR
Facteurs
clés Disponibilité
Implication et
continue des
engagement du Comité de
fonctions Contrôle
Direction
de Gestion et RH
Arbitrages de la
Direction
Générale
(go / no go) Formulation précise
Planning resserré pour d’un cadencement
servir une prise de de gains nets et
décision efficace et rapide récurrents à un
horizon de 2 ans
Un engagement fort des différents acteurs, une réflexion sans tabou et une validation
en continu des propositions par la Direction facilitent l’atteinte des gains
CRFOR-MR015-Réunion AFOPE 15 mai 08 BBZ adaptée Source : IRS ConsultingVous pouvez aussi lire
