Cahier des charges Appel d'offres UCA-18/056 Procédure négociée - Concession d'exploitation de deux magasins de journaux dans des bâtiments du ...
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Conseil de l'Union européenne
Secrétariat général
Bruxelles, novembre 2018
Cahier des charges
Appel d'offres UCA-18/056
Procédure négociée
Concession d'exploitation de deux magasins de journaux
dans des bâtiments du Conseil de l'Union européenne
1
TABLE DES MATIERES
SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES ............................................................................................ 3
I. INFORMATIONS GENERALES ....................................................................................... 3
II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES ...................................................................................... 3
III. SPECIFICITES DU MARCHE........................................................................................... 3
IV. SITUATION ACTUELLE ................................................................................................... 3
V. DISPOSITIONS RELATIVES AUX LOCAUX.................................................................... 4
VI. PRESTATIONS À ASSURER PAR LE CONCESSIONNAIRE ......................................... 5
VII. DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL ............................................................... 6
VIII. LIVRAISON ...................................................................................................................... 7
PARTIE ADMINISTRATIVE ...................................................................................................... 8
I. PROTOCOLE SUR LES PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS DE L'UNION EUROPÉENNE ... 8
II. CRITÈRES D'EXCLUSION............................................................................................... 8
III. FICHE D'IDENTIFICATION FINANCIÈRE ET ÉLÉMENTS DE PREUVE......................... 8
IV. ÉVALUATION ................................................................................................................... 8
V. CRITÈRES D'ATTRIBUTION ........................................................................................... 9
VI. LISTE DES APPENDICES ET DES ANNEXES.............................................................. 10
VII. CONTENU DE L'OFFRE ................................................................................................ 11
2
SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
I. INFORMATIONS GENERALES
Le Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne (ci-après Secrétariat ou SGC) dispose
de deux locaux dans les bâtiments Justus Lipsius et Lex respectivement, dédiés à l'exploitation
de magasins à journaux.
Actuellement, un contrat de concession pour l'exploitation des deux locaux est en cours et arrive
à échéance le 31 décembre 2018.
II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES
Concession d'exploitation de deux magasins à journaux dans deux bâtiments du Conseil de
l'Union européenne, Justus Lipsius et Lex (2 lots).
Les services à offrir dans chacun des magasins comprendront principalement:
- la vente de journaux, de périodiques et de livres,
- la tenue d'un point de services postaux ("point poste"),
- la vente de timbres postes et de cartes de vœux.
Une liste plus détaillée est reprise au point VI.1.
III. SPECIFICITES DU MARCHE
a) Durée du contrat
Durée initiale de 3 ans, avec possibilité de reconduction pour une période d'un an.
b) Division en lots
Le marché est divisé en deux lots. Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un
ou plusieurs lots:
Lot 1: Local situé au bâtiment Justus Lipsius, sis rue de la Loi 175 à 1048 Bruxelles.
Lot 2: Local situé au bâtiment Lex, sis rue de la Loi 145 à 1048 Bruxelles.
Sauf indication contraire, les dispositions du présent cahier des charges s'appliquent à chacun
de ces deux lots.
IV. SITUATION ACTUELLE
Le Secrétariat met à disposition du concessionnaire en vue d'assurer son activité les locaux
suivants :
Lot 1: dans le bâtiment Justus Lipsius:
- un local de vente au rez-de-chaussée d'environ 59 m²,
- un local de stockage au rez-de-chaussée d'environ 17 m².
3
Lot 2: dans le bâtiment Lex:
- un local de vente au rez-de-chaussée d'environ 68 m²
- un local de stockage au rez-de-chaussée d'environ 10 m²
dont les plans se trouvent ci-après (Appendice 1).
Le bâtiment Justus Lipsius est fréquenté par environ 4.000 personnes par jour, dont
approximativement 2.200 fonctionnaires ou autres occupants permanents.
Le bâtiment Lex est fréquenté par une moyenne journalière d'environ 1.300 personnes, dont
1.100 occupants permanents.
Les locaux mis à disposition pour les deux lots, tant pour le bâtiment Justus Lipsius que pour
le bâtiment Lex, se situent dans une partie centrale du bâtiment, au même niveau que l'entrée
principale, dans une zone semi-publique (entrée soumise à des contrôles de sécurité) à
proximité immédiate de l'accueil et de l'accréditation par lesquelles transitent chaque jour une
très importante proportion des occupants et visiteurs du bâtiment. Ils se trouvent aussi sur le
chemin d'accès principal vers une cafeteria et un restaurant qui sont deux des points de
restauration les plus importants au sein de ces deux bâtiments du Secrétariat (cfr.
appendice 1).
V. DISPOSITIONS RELATIVES AUX LOCAUX
1. Obligations du Secrétariat
- Les locaux mis à disposition du concessionnaire sont aménagés par le Secrétariat avec des
parachèvements standards (sols durs, faux-plafond technique et murs peints dans les
locaux de vente).
- Le Secrétariat assure la maintenance de base du lieu de la concession et quelques
prestations complémentaires, en ce compris :
la mise à disposition d'éclairage de base, climatisation, prises électriques et
téléphoniques et l'entretien technique de ces éléments,
le nettoyage de base (sols),
les consommations électriques, de climatisation et de téléphone pour un maximum
de deux lignes téléphoniques d'accès au réseau national par local de vente,
le gardiennage des bâtiments.
2. Obligations du concessionnaire
- Le concessionnaire est tenu de gérer raisonnablement les locaux et facilités qui sont mis à
sa disposition. Il est tenu de respecter et de préserver les finitions du lieu ainsi que les
servitudes d'accès aux installations techniques.
- Le concessionnaire doit permettre l'accès aux personnes désignées par le Secrétariat aux
installations du bâtiment se trouvant dans les locaux de la concession.
- Le concessionnaire assure à sa charge l'aménagement intérieur des locaux, dont notamment
les comptoirs, rayonnages, éclairage spécifique et caisses. L'entretien de ces éléments est
réalisé par le concessionnaire à ses frais. Le concessionnaire doit présenter le projet
d'aménagement intérieur avant l'entrée dans les locaux et obtenir l'autorisation écrite du
Secrétariat sur le projet préalablement à la réalisation des travaux.
- A la fin du contrat, il remet le local en pristin état, sauf usure locative normale.
4- Le concessionnaire n'est pas autorisé à placer de la publicité (notamment des panneaux
publicitaires, présentoirs,…) en dehors des locaux de vente, sauf exception qui nécessiterait
alors l'autorisation écrite préalable du Secrétariat. Si le Secrétariat donne un accord pour
une exception, celui-ci pourra être retiré à tout moment et sans justification.
VI. PRESTATIONS À ASSURER PAR LE CONCESSIONNAIRE
Le service de vente à la clientèle est assuré tous les jours de travail du personnel du Secrétariat
du lundi au vendredi au minimum de 8h00 à 17h00 sans interruption. Le calendrier des jours
de fermeture des bureaux du Secrétariat en 2019 est joint à l'appendice 2. Ces jours de fermeture
n'entraîneront aucune modification en ce qui concerne le loyer dû.
Les horaires d'ouverture seront transmis avec l'offre et approuvés par le Secrétariat (annexe I à
compléter). Les horaires approuvés seront affichés, par le concessionnaire, en permanence à
l'entrée des locaux.
Le point de vente relatif au lot 1 (bâtiment Justus Lipsius) se trouvant dans le périmètre de
sécurité habituel des évènements politiques de haut niveau (sessions du Conseil européen et/ou
autres réunions extraordinaires), le SGC se réserve la possibilité d'imposer sa fermeture pendant
ces évènements. Le calendrier pour 2018 des sessions du Conseil européen est joint à titre
indicatif (appendice 3). Un calendrier similaire pourra être communiqué au concessionnaire
pour chaque année, à la fin de l'année précédente, sur simple demande du concessionnaire au
Secrétariat. Le calendrier d'autres événements et/ou réunions extraordinaires est habituellement
prévu par semestre, sauf évènement imprévu ou changement de programme. Le programme
prévisionnel des évènements pourra être transmis chaque semestre, sur simple demande du
concessionnaire au Secrétariat. Le point de vente pourraient être fermés ces jours là. Les
perturbations et fermetures liées à de tels évènements (même imprévus) font partie des
conditions normales de la concession et n'entraîneront aucune modification en ce qui concerne
le loyer dû.
Concernant les deux lots, une ou plusieurs périodes de fermeture du magasin, totalisant au
maximum 4 semaines, sont acceptées entre le 21 juillet et le 31 août de chaque année, en
correspondance notamment avec la principale période des congés d'été du Secrétariat. Le
concessionnaire informera au moins deux mois à l'avance le Secrétariat des dates exactes de
cette période de fermeture. Le concessionnaire affichera également ces dates à l'entrée du
magasin au moins deux semaines à l'avance et pendant toute la durée de cette période de
fermeture. Toute autre fermeture exceptionnelle devra faire l'objet d'une autorisation du SGC
demandée par le concessionnaire au moins 2 mois à l'avance.
Le concessionnaire s'engage à:
- assurer la vente en temps utile, des principaux quotidiens, publications et périodiques
des États membres de l'Union européenne et pays adhérents, ainsi que de certains pays
tiers, présentant un intérêt pour le personnel et les visiteurs du Conseil. Une liste
minimale de quotidiens se trouve en appendice 4.
- vendre des timbres poste à l'unité pour les envois les plus courants (cartes et lettres à
l'intérieur de l'Union européenne);
- tenir un point de services postaux ("point poste") dans le local de vente.
En outre, le concessionnaire est autorisé à offrir :
- cartes postales, cartes de téléphone, titres de transport public,
- produits de librairie et papeterie (best-sellers, livres de poche, bandes dessinées, plans
et guides touristiques, blocs de feuilles, crayons, bics, gommes…),
- un service de commande de livres,
5- produits pour fumeurs (cigares, cigarettes, tabacs, briquets, accessoires…),
- confiseries et boissons fraîches non alcoolisées,
- produits de loteries agréées,
- service de développement photos,
- collants et produits d'hygiène,
- service de nettoyage à sec,
- souvenirs.
Le concessionnaire s'engage à accepter les moyens de paiements les plus communs (billets de
5, 10, 20 et 50 euros, Bancontact, cartes de crédit VISA/Mastercard, cartes de débit Maestro).
Le concessionnaire ne peut être autorisé à vendre d'autres produits en complément à ce qui est
mentionné ci-dessus que moyennant une autorisation écrite préalable du Secrétariat.
La liste de produits et services proposés par le concessionnaire dans l'offre seront transmis avec
l'offre (annexe I à compléter). En cas d'attribution cette proposition devient contractuelle et
sera annexée au contrat comme appendice 5.
Toutes démarches nécessaires à l'obtention d'autorisations de pouvoirs publics pour pouvoir
exploiter la concession ainsi que tous les éventuels frais, taxes et redevances dus à des tiers en
relation avec l'exploitation de la concession seront à la charge du concessionnaire.
VII. DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL
- Le concessionnaire s'engage à employer du personnel en quantité et qualité suffisantes pour
garantir l'exécution de ses obligations. Il s'assure que ce personnel puisse servir la clientèle
au moins dans les langues française et anglaise.
- Le concessionnaire veillera à assurer que l'attitude du personnel employé soit axée sur le
service aux clients.
- En tout état de cause chaque personne intervenant dans le cadre de la concession devra faire
l'objet d'une validation préalable par le SGC. Si le concessionnaire ne fait pas appel à son
propre personnel, mais à un tiers indépendant ou sous-traitant, il doit également soumettre
ce tiers à l'accord préalable du Secrétariat. Pour ce faire, dans tous les cas, le concessionnaire
devra se conformer aux exigences du règlement de sécurité du Secrétariat.
Le concessionnaire doit se conformer à la politique de droit d'accès du SGC. La Direction
Sureté et Sécurité est en charge de la gestion de ces droits. Entre autres, le personnel du
concessionnaire sera tenu, lors de sa présence dans les bâtiments du Conseil, de porter à tout
moment de manière visible le badge d'identification et d'accès qui lui aura été remis par le
Secrétariat.
Le SGC se réserve le droit de refuser, d'exiger le retrait et/ou le remplacement immédiat d'une
ou de plusieurs personne(s) affectée(s) aux prestations, sans motiver sa décision.
6VIII. LIVRAISON
Les livraisons des marchandises se feront obligatoirement :
- pour le bâtiment Justus Lipsius, au quai de déchargement, accessible par la Chaussée
d'Etterbeek 70,
- pour le bâtiment Lex, au quai de déchargement, accessible par la Chaussée d'Etterbeek 54.
Toutes les livraisons doivent faire l'objet d'une annonce préalable par le concessionnaire auprès
des services logistiques et de sécurité du Secrétariat. Toutes les modalités pratiques seront
communiquées au contractant avant la date d'entrée en vigueur du contrat et lors de toute
modification. Il convient de noter que la hauteur maximale des véhicules de livraison doit être
de 3,70 m.
7PARTIE ADMINISTRATIVE
I. PROTOCOLE SUR LES PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS DE L'UNION
EUROPÉENNE
Le protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne s'applique à la présente
procédure de passation de marchés. Le pouvoir adjudicateur est exonéré des droits de douane,
droits indirects et taxes à la vente, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en vertu
des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne et de la
législation pertinente des États membres.
II. CRITÈRES D'EXCLUSION
a) Lors de la demande de participation, tous les soumissionnaires ont fourni une déclaration
sur l'honneur, signée et datée par un représentant autorisé du soumissionnaire, indiquant
qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations donnant lieu à exclusion dont la liste
figure dans la "Déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et aux critères de
sélection".
b) Le soumissionnaire retenu doit fournir les documents mentionnés comme pièces
justificatives, 1 conformément au point VI de la "Déclaration sur l'honneur relative aux
critères d'exclusion et aux critères de sélection", avant la signature du contrat et dans un
délai fixé par le pouvoir adjudicateur. Cette condition s'applique à tous les membres d'un
groupement/consortium en cas d'offre conjointe et aux sous-traitants désignés aux
capacités desquels il a été fait recours pour remplir les critères de sélection.
III. FICHE D'IDENTIFICATION FINANCIÈRE ET ÉLÉMENTS DE PREUVE
Le soumissionnaire (ou le point de contact unique désigné en cas d'offre conjointe) doit
fournir une fiche d'identification financière et des pièces justificatives. Il y a lieu de ne
présenter qu'un seul formulaire par offre (aucun formulaire n'est nécessaire pour les
sous-contractants et les autres soumissionnaires de l'offre conjointe). Ce formulaire est
disponible à l'adresse suivante:
https://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/
IV. ÉVALUATION
Étapes de l'évaluation
a) Toutes les offres seront évaluées à la lumière des critères énoncés dans le cahier des charges.
b) Le pouvoir adjudicateur vérifiera que la fiche d'identification financière a été correctement
remplie et que les éléments de preuve sont complets. Le cas échéant, les documents relatifs
aux offres conjointes/sous-traitants seront aussi vérifiés.
1 Les soumissionnaires peuvent trouver davantage d'informations concernant les documents
requis sur le site suivant : http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do
8c) La procédure d'évaluation comportera les étapes ci-après qui se dérouleront dans n'importe
quel ordre:
i) analyse de la conformité de l'offre technique:
= description de l'analyse de rentabilisation ("business case") pour la gestion du
point de vente (maximum 1 page A4 retro verso)
o les revenues attendues,
o les coûts attendus,
o une liste de fournisseurs potentiels avec au moins un fournisseur par type de
produit,
o la liste du personnel qui sera employé de façon permanente ou ponctuelle.
= fiche des prestations offertes et horaires d'ouverture dûment remplie (voir
l'annexe I)
= vérification que les offres sont conformes aux exigences obligatoires énoncées
dans les spécifications techniques (voir l'annexe II)
ii) évaluation des offres sur la base des critères d'attribution (voir le point V ci-dessous).
V. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
1. Méthode d'attribution
Le contrat sera attribué à l'offre la plus haute qui satisfait aux exigences minimales fixées
dans les spécifications techniques.
2. Évaluation financière
Les soumissionnaires doivent présenter leur offre financière au moyen du formulaire
figurant à l'annexe III.
Le prix qui sera pris en considération aux fins de l'évaluation sera l'estimation du coût
total sur la durée du marché.
Le modèle de calcul de coût sera utilisé aux fins de comparaison des offres financières et
ne constituera en aucune façon un engagement contractuel de la part du pouvoir
adjudicateur. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier la fiche financière.
Les erreurs matérielles manifestes seront corrigées par le comité d'évaluation après accord
écrit du soumissionnaire.
9VI. LISTE DES APPENDICES ET DES ANNEXES
Les documents énumérés ci-dessous sont annexés au cahier des charges:
Appendices
Appendice 1 : Plans
Appendice 2 : Liste de jours fériés et de fermeture des bureaux en 2019
Appendice 3 : Calendrier des sessions du Conseil européen en 2019
Appendice 4 : Liste minimale de quotidiens dont la vente doit être assurée
Annexes à compléter et à joindre à l'offre
Annexe I: Fiche des prestations offertes et horaires d'ouverture
Annexe II: Questionnaire à remplir: Démonstration de l'engagement du soumissionnaire
quant aux exigences minimales du cahier des charges
Annexe III: Formulaire à remplir: Offre financière
10VII. CONTENU DE L'OFFRE
Informations administratives Référence
1. Lettre d'accompagnement ................................................... …………..Invitation à soumissionner
2. Fiche d'identification financière
et éléments de preuve ................................. ………………………..Partie administrative: point II.2
3. (le cas échéant) Documents exigés en cas
d'offres conjointes / de groupements /
de consortia et de sous-traitance………………………… .. …Partie administrative: point II.3 et II.4
Offre technique
4. Description de l'organisation………………………………… .. …Partie administrative:point IV.1.c)i)
5. Fiches des prestations offertes…………………….. . Partie administrative:point IV.1.c)i), Annexe I
6. Démonstration de l'engagement du
soumissionnaire quant aux exigences
minimales du cahier des charges .......................... Partie administrative:point IV.1.c)i), Annexe II
Offre financière
7. Offre financière............................................................................................................. Annexe III
11APPENDICE 1 JUSTUS LIPSIUS - détail du local
APPENDICE 1 JUSTUS LIPSIUS - implantation du local
APPENDICE 1 LEX - Détail du local
APPENDICE 1 LEX- implantation du local
APPENDICE 2
Jours fériés en 2019
La liste des jours fériés en 2019 est fixée comme suit :
– mardi 1 janvier Nouvel An
– mercredi 2 janvier Lendemain du Nouvel An
– jeudi 18 avril Jeudi Saint
– vendredi 19 avril Vendredi Saint
– lundi 22 avril Lundi de Pâques
– mercredi 1er mai Fête du travail
– jeudi 9 mai Anniversaire de la déclaration de Robert Schuman en 1950
– jeudi 30 mai Jour de l'Ascension
– vendredi 31 mai Lendemain de l'Ascension
– lundi 10 juin Lundi de Pentecôte
– jeudi 15 août Assomption
– vendredi 1 novembre La Toussaint
– mardi 24 - mardi 31 décembre Noël et jours de fin d'année
Le travail reprendra le vendredi 3 janvier 2020.APPENDICE 3
CALENDRIER DES SESSIONS DU CONSEIL EUROPÉEN EN 2019
- 21-22 mars 2019
- 20-21 juin 2019
- 17-18 octobre 2019
- 12-13 décembre 2019APPENDICE 4
LISTE MINIMALE DES QUOTIDIENS
- De Standaard (Belgique)
- De Tijd (Belgique)
- Le Soir (Belgique)
- Le Figaro (France)
- Le Monde (France)
- Les Echos (France)
- Frankfurter Allgemeine Zeitung (Allemagne)
- Handelsblatt (Allemagne)
- Süddeutsche Zeitung (Allemagne)
- The Irish Times (Irlande)
- Corriere della Serra (Italie)
- La Repubblica (Italie)
- De Telegraaf (Pays-Bas)
- NRC Handelsblad (Pays-Bas)
- The Financial Times (Royaume-Uni)
- The Guardian (Royaume-Uni)
- The Times (Royaume-Uni)Vous pouvez aussi lire
