Cahier des charges presse de la Sorbonne Nouvelle - NouMa
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Inauguration du Campus Nation : accompagnement sur
l’organisation événementielle et la gestion des relations
presse de la Sorbonne Nouvelle
Cahier des charges
Référence de la consultation : USN – INAUNAT
Numéro de l’accord-cadre : 21-033-001
Date limite de remise des plis : 04 septembre 2021 à 12 heures
La présente procédure est adaptée en application de l’article R2122-8 du code de la commande
publique.
.Table des matières
Article 1 : Contexte du marché .............................................................................................. 3
Article 2 : Cadre du marché................................................................................................... 4
Article 3 : Durée du marché................................................................................................... 4
Article 4 : Montant du marché ............................................................................................... 4
Article 5 : Prestations demandées ......................................................................................... 5
Article 6 : Critères de sélection.............................................................................................. 6
Article 7 : Constitution de l’offre du candidat ......................................................................... 7
Article 8 : Modalité de remise des offres................................................................................ 7
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Cahier des charges USN-INAUNATArticle 1 : Contexte du marché
La Sorbonne Nouvelle s'apprête à s’installer sur le nouveau Campus Nation.
Ce projet immobilier lui permettra de regrouper ses étudiants sur 3 sites (Campus
Nation, Campus Condorcet, Sorbonne - Quartier Latin) au lieu de 11 actuellement.
Le campus Nation a été conçu par l’architecte et urbaniste Christian de Portzamparc. Il est
le premier Français à avoir reçu le Prix Pritzker en 1994.
Le campus Nation s’inscrit dans une démarche de Haute Qualité Environnementale.
Les salles de cours et les salles de spectacles/conférences sont entièrement accessibles
aux personnes en situation de handicap.
Il offre des infrastructures dédiées à la diffusion du savoir et de la culture:
➔ 1 amphithéâtre de prestige de 500 places ;
➔ 1 amphithéâtre de 350 places ;
➔ 1 salle de spectacle de 120 places ;
➔ 1 salle de projection de 100 places ;
➔ 3 salles de pratiques artistiques de 50 à 70 m² ;
➔ 1 salle de pratique muséale de 90 m² ;
➔ 1 théâtre de verdure (semi-plein air) de 80 places ;
➔ 1 plateau TV de 100 m².
Le Campus Nation en CHIFFRES :
➔ 135,3 millions d’euros pour la construction du campus Nation
➔ 26 000 m² de surface utile
➔ 146 salles d’enseignement
➔ 1 bibliothèque universitaire de 1100 places
Le Campus Nation en DATES :
➔ Décembre 2013 : Signature de la convention confiant la maîtrise d’ouvrage à
l’EPAURIF
➔ 2014 : l’équipe conduite par l’architecte Christian de Portzamparc est lauréate du
concours de maîtrise d’œuvre
➔ Janvier 2016 : Première phase de démolition/réhabilitation d’un bâtiment existant
➔ Décembre 2016 : Notification des marchés pour les travaux de construction neuve
➔ Février 2017 : Démarrage des travaux de construction
➔ 2020 : Épidémie de Covid-19–poursuite des travaux à un rythme ralenti
➔ Sept 2021 : Réception et livraison des travaux (à titre indicatif)
➔ Janvier 2022 : Arrivée de l’ensemble des étudiants et des personnels sur le Campus
Nation (à titre indicatif)
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Cahier des charges USN-INAUNATArticle 2 : Cadre du marché
La Sorbonne Nouvelle souhaite se faire accompagner dans l’organisation de
l’inauguration institutionnelle du Campus Nation.
La construction d’un nouveau campus intra-muros est un événement exceptionnel à Paris.
Pour la Sorbonne Nouvelle, il constitue également un événement historique. L’université
s’apprête à quitter son campus d'origine de Censier, situé dans le Quartier Latin, après plus
de 50 ans d'occupation.
Le projet du Campus Nation doit être valorisé en interne et en externe. Il constitue un
formidable levier en termes d’attractivité et de rayonnement du fait de son architecture mais
également des infrastructures pédagogiques et culturelles dont il est doté.
Un premier temps inaugural institutionnel est envisagé au plus tôt début octobre 2021 en
présence de personnalités de premier plan du monde politique et en particulier de
l'Enseignement supérieur et de la Recherche : Ministre de l’Enseignement Supérieur, de la
Recherche et de l’Innovation, Recteur de la région académique Île-de-France, Rectrice
déléguée pour l’Enseignement supérieur, la recherche et l’innovation, Maire de Paris, Maire
du 12e arrondissement, directeurs et représentants des personnels, élus étudiants, etc. Cet
événement prestigieux permettrait de faire venir les acteurs politiques et institutionnels, la
presse mais aussi les partenaires internationaux de l’université, et de faire participer des
étudiants et des personnels de l’université.
La date de cet événement n’est pas encore arrêtée et est susceptible de modification.
Un second temps inaugural sera également organisé à la suite du premier à destination de
la communauté universitaire, des acteurs et habitants du 12e arrondissement de Paris ou
encore des partenaires socio-économiques.
Article 3 : Durée du marché
Le présent marché s’exécute à compter de sa notification jusqu’à l’achèvement des
prestations demandées, définies ci-après, sans pouvoir dépasser le 31 août 2022.
Article 4 : Montant du marché
Le présent marché est conclu sans minimum et avec un montant maximum de 39 999 € HT.
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Cahier des charges USN-INAUNATArticle 5 : Prestations demandées
La Sorbonne Nouvelle sollicite l'accompagnement d’un prestataire dans l’organisation
événementielle et presse de l’inauguration institutionnelle du Campus Nation (1er temps
inaugural décrit ci-dessus).
L'interlocuteur du prestataire au sein de la Sorbonne Nouvelle est la Direction de la
communication, de la valorisation et des partenariats (DCVP).
En fonction des budgets alloués, la Sorbonne Nouvelle se réserve le droit de choisir les
prestations optionnelles qu’elle souhaitera voir réaliser par le prestataire.
La Sorbonne Nouvelle sera sensible à tous les efforts que le prestataire pourra mettre en
œuvre en matière de responsabilité environnementale et sociétale.
Elaboration stratégique
1. Réflexion stratégique : définir l’axe de l’inauguration, les messages, cibles et objectifs ;
Organisation événementielle
L’organisation événementielle recouvre les besoins suivants :
2. Conception de l’événement : accompagnement dans la scénographie au sein du
campus Nation, du déroulé et du parcours, du geste inaugural ;
3. Décoration : signalétique, décoration, fleurs, etc.
4. Gestion des invitations : réalisation du carton d’invitation, envoi et suivi des
invitations, relances ;
5. Gestion de l’événement : accueil, décoration, signalétique, animation, etc. ;
OPTION : Gestion des réservations (hôtels, restaurants, taxis) et des arrivées (accueil des
personnalités et organisation des transports).
La Sorbonne Nouvelle assurera l’impression de tous les supports de communication.
La mise en place et la gestion de la sécurité et du nettoyage sont pris en charge par la
Sorbonne Nouvelle.
Le Crous en tant que partenaire de la Sorbonne Nouvelle réalisera la partie traiteur.
Gestion des relations presse
6. Gestion de projet : organisation des prises de paroles et gestion des relations avec
les services presse parties prenantes ;
7. Conception du dossier de presse et des communiqués de presse thématiques
éventuels : choix de l’angle, rédaction, interviews, photographies, gestion des
validations, etc. ;
5
Cahier des charges USN-INAUNAT8. Gestion des invitations presse : constitution d’un fichier presse spécifique (qui sera
remis à la Sorbonne Nouvelle), invitations, relances et accueil presse le jour J.
9. Promotion médiatique de l’événement : organisation d’interviews dans les médias
régionaux, nationaux et internationaux généralistes et les médias spécialisés dans
l’enseignement supérieur et la recherche.
10. Couverture photo de l’événement : mise en place d’un point photographique et
couverture tout au long de l’événement
11. Gestion des retombées presse (médias et réseaux sociaux) : suivi des retombées
et envoi d’un dossier de retombées presse.
OPTION : Organiser un point presse
OPTION : Couverture vidéo le jour de l’événement et montage : scénographie et
éditorialisation, réalisation d’un making of ou d’un reportage.
Article 6 : Critères de sélection
La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des
principes fondamentaux de la commande publique.
Les critères de sélection des offres ainsi que leurs indices de pondération respectifs, pour la
présente consultation sont les suivants :
Critères Pondération
Critères 1 : Valeur techniques 60%
Sous-critère 1 : la compréhension des enjeux 40 %
Sous- critère 2 : l'expérience dans l’organisation événementielle 20 %
et la gestion des relations presse
Critère 2 : Prix 40 %
Précision concernant le critère prix :
Le candidat qui fera la meilleure proposition de prix obtiendra la meilleure note. Le pouvoir
adjudicateur notera les offres financières sur la base de l’annexe à l’acte d’engagement
Pour déterminer la notation des autres candidats, la formule applicable est :
Note = (prix du moins disant acceptable / prix de l’offre à noter) x
meilleure note
Dans le cas où des erreurs purement matérielles (de multiplication, d’addition ou de report)
seraient constatées dans l’offre du candidat, l’entreprise sera invitée à confirmer l’offre
rectifiée ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente.
L’ensemble des cases de l’annexe doivent être remplies.
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Cahier des charges USN-INAUNATArticle 7 : Constitution de l’offre du candidat
L'ensemble du dossier est rédigé en langue française. Tous les documents en langue
étrangère devront faire l’objet d’une traduction.
Ce dossier comporte au minimum les éléments suivants :
Une courte lettre de candidature
Mémoire technique qui comprend à minima la présentation de l’équipe (avec les CV
notamment), la présentation de l’acquis d’expérience
Grille tarifaire complétée et signée
Note méthodologique qui montre la compréhension des enjeux et les propositions de
réalisation
Article 8 : Modalité de remise des offres
Les offres seront remises au plus tard le 4 septembre 2021 à 12h
Via Place, ou par mail : marches.publics@sorbonne-nouvelle.fr.
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