Comment créer un tableau de bord en 2019 ? - DATA STORYTELLING - REPORTING - Toucan Toco

Comment créer
 un tableau de
bord en 2019 ?
DATA STORYTELLING - REPORTING

Sommaire

1.    Libérez le potentiel de vos données !
2.    Toucan Toco
3.    Qu'est-ce que le Data Storytelling ?
4.    Comment les données peuvent elles augmenter votre
      performance ?
5.    Outil de reporting : comment motiver ses équipes ?
6.    Les règles d’or de la construction d’un tableau de bord.
7.    4 règles pour construire des KPIs qui ont du sens !
8.    Reporting : comment choisir le bon graphique pour ses
      données
9.    5 règles à connaître pour un bon tableau de bord nancier
10.   Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme
11.   Business Intelligence : ce que 200 projets nous ont appris !
12.   En savoir plus

Libérez le potentiel de vos données !
Introduction au livre blanc

Aujourd'hui, petites et grandes entreprises collectent de plus en plus de données. Les décisionnaires
peuvent parfois se sentir submergés par cette quantité de données et les informations capitales dont ils
ont besoin sont souvent perdues. Par conséquent, le processus de décision est impacté et perd de son
ef cacité.

Il faut alors repenser la façon de lire la donnée, de la diffuser pour qu'elle soit mieux utilisée.

Comment faire ?
Nous avons créé ce guide pour vous donner des conseils et des exemples pour créer le tableau de bord
le plus ef cace et le plus simple à comprendre.

La donnée n'est utile que si elle est claire et bien comprise. À travers ce livre blanc, nous répondrons à
ces trois questions:

    Pourquoi un tableau de bord sobre est-il important ?
    Comment raconter une histoire avec vos données ?
    Quelles sont les règles pour construire un tableau de bord ef cace ?

Notes: Nous vous conseillons de le lire en format numérique a n de pro ter de tous les
éléments interactifs.

Toucan Toco
Le data storytelling au service de votre performance

Depuis 2014, Toucan Toco aide les décisionnaires et opérationnels des grands groupes à mieux
comprendre leurs enjeux business à travers la visualisation de leurs données.

Notre mission : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes complexes en des Dataviz
et des Histoires interactives. Nous créons une catégorie logicielle : le Data StoryTelling.

Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production, Financières, Ressources Humaines
 ou Commerciales de grandes organisations.

De 4 associés à 45 collaborateurs en 3 ans, nous sommes auto nancés grace à la con ance de plus de
90 clients grands comptes, pour 200 projets, parmi lesquels Renault, Total, Axa, BPCE, EDF, JCDecaux,
Téréos, Psa, Marques Avenue, lvmh, Euler Hermes, Vinci, DCNS, BIC, sncf, seb, Moët Henessy, La Banque
Postale...

Les Small Apps de Toucan sont mobiles, simples à utiliser, faciles à mettre en place, intégrées dans les
SI existants et au service de l'excellence opérationnelle des métiers RH, Marketing, Financière,
Commerciaux et Directions Générales.

Qu'est-ce que le Data Storytelling ?

Une dé nition simple du Data Storytelling
Le Data Storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les données, et de personnaliser les
données en fonction de l’audience.

 Pour imager, un Directeur Marketing n’a pas les mêmes besoins de reporting qu’un opérationnel
responsable des campagnes digitales.

Cette catégorie de la business Intelligence est issue de la Data Visualisation.

La première dé nition de ce qu’est la Data visualisation (ou Dataviz), c’est l’art de raconter des chiffres
de façon claire et pédagogue, là où Excel est limité.

Elle permet de communiquer des chiffres et des informations complexes, en les transformant en objets
visuels : graphiques, diagrammes, courbes, cartographies, classement, etc.

Le Data Storytelling est un concept relativement récent, qui prend appui sur la Data Visualisation.
L’idée est de pouvoir aller plus loin dans la facilité de compréhension et la pédagogie.

Les données vont raconter une histoire à partir des besoins du métier. On dépasse alors le simple fait de

présenter des séries de chiffres dans un tableau. L’information est accessible et compréhensible par
tous, grâce à l’histoire que l’on raconte.

On ne s’adresse plus seulement aux départements Data et Business Intelligence des grandes
entreprises, mais à l’ensemble des collaborateurs qui veulent en savoir plus sur l’activité de l’entreprise,
à travers les données récoltées chaque jour.

Pourquoi le Data Storytelling est-il LE sujet du moment ?
Nous vivons dans un monde inondé d’informations et de données. C’est une problématique importante
au sein des grands groupes, qui doivent gérer un niveau de complexité extrêmement élevé. Il y a autant
de système d’information et base de données qu’il y a de liales, de pays ou de département.

La complexité est d’avoir une vision homogène sur leur business et la performance de leur service.

Alors oui, le digital est là. Oui, les entreprises se transforment et de nouveaux projets voient le jour.

Il y a quelques années, le Graal c’était de pouvoir récupérer et collecter un maximum de données. La
mission est accomplie. Les datas continuent d’être collectées, mais elles ne sont utilisées que par une
minorité dans l’entreprise. On pense aux data scientists, data analysts et autres experts de la donnée.

 Aujourd’hui, les mentalités et les challenges évoluent. La collecte des données est devenue un moyen,
et non une n. L’objectif est désormais de prendre des décisions quotidiennement, simplement et
rapidement.

Le Data Storytelling est déjà là !
Nous aimons tous les histoires. Quel que soit leur contexte, elles permettent de transmettre un message
ou une information complexe de manière ludique et scénarisée.

 Lorsque l’on a des données à disposition, l’objectif est d’utiliser ces chiffres pour communiquer et
rendre l’information plus digeste. Il faut être capable de remettre ces données dans un contexte
narratif.

Le Data Storytelling : faciliter votre vie en entreprise
Le Data Storytelling se positionne là où Excel et PowerPoint sont limités.

Quelle est aujourd’hui la situation des grands groupes ?

Ils utilisent des outils de Business Intelligence traditionnels, comme peuvent l’être Tableau Software,
Qlik ou Business Objects.

Oui, ils sont excellents dans l’exploration de données. Mais, comme nous l’avons évoqué ce sont des
outils à destination de data scientists qui souhaitent obtenir des requêtes précises.

Un exemple : je veux savoir le nombre de ventes d’une paire de chaussures bleues, modèle ABC, entre le
20 et le 26 décembre dans ma boutique des Champs-Élysées.

Le Data Storytelling prend le contre-pied de ces outils en s’adressant à des néophytes de la donnée. Ces
personnes n’ont que quelques minutes à accorder à la lecture et l’analyse de données au quotidien.

Elles ont donc besoin d’avoir un outil qui puisse leur simpli er la lecture et la prise de décisions, grâce
aux données à disposition.

Le Data Storytelling comporte un grand nombre d’avantages. Quand il est utilisé de manière ef cace, il
permet de :

    Transformer vos datas en action. Avec des données claires et utilisables à votre disposition, vous
    êtes capable d’identi er des tendances et des stratégies possibles pour votre activité.
    Améliorer la productivité de vos équipes. Les données sont automatiquement présentées de
    manière simple et interactive. Leur temps est ainsi concentré sur des tâches à forte valeur ajoutée.

    Retrouver plus d’agilité dans vos prises de décisions. Vous réconciliez votre DSI et les équipes
    métiers, grâce à un outil simple et facile à utiliser dans un contexte où les prises de position doivent
    se faire de plus en plus rapidement.

Le cas classique en réunion

Prenons le cas d’un Directeur Commercial lors du Comité de décision mensuel. Comme tous les mois, il
présente le classement des dix meilleurs pays en termes de volume de ventes.

Notre Directeur Commercial à l’habitude de faire ce genre de présentation. Le template est rôdé sur
Powerpoint avec une base Excel de 5000 lignes derrière.

Mais aujourd’hui, le comité est d’humeur curieuse. Une question arrive. Ils veulent avoir plus de détails
sur le top 3 des ventes, en volume ET en valeur.

Aïe, ce n’était pas prévu. Les dizaines de chiers Excels existent, mais

l’information n’est pas directement disponible. Par ailleurs, les slides gées Powerpoint n’aident pas
vraiment notre Directeur Commercial…

Avec un outil adapté à ce type de contexte, nous n’aurions pas laissé notre Directeur, seul face à lui-
même.

La question était pourtant simple et très pratique : passer d’une vue globale Top 10 à un peu plus de
détail sur un Top 3.

Le Data Storytelling, associé à un outil performant, aurait pu lui permettre de naviguer facilement dans
les données pour aller récupérer en quelques secondes l’information.

Le Data Storytelling : rendre la donnée actionnable !
La complexité des projets data en entreprise réside dans la réunion d’indicateurs provenant de
différentes sources : chiers plats, données d’outils internes, données en provenance des outils
commerciaux, …

 L’objectif est de faire le lien entre toutes ces données pour en ressortir une information actionnable. A
l’échelle d’un grand groupe, un tel projet peut prendre des allures de labyrinthe sans n. On ne parle

même pas du cas où le projet à une dimension internationale, avec des dizaines de pays et liales à
aligner sur le même référentiel.

Le challenge est d’obtenir une vision uni ée de la donnée, quel que soit la zone géographique ou les
outils déployés dans chacun des services.

Aujourd’hui, les besoins changent. Il faut en n être capable d’utiliser la donnée à disposition de manière

intelligente : c’est une mine d’or d’information pour prendre de meilleures décisions au quotidien !

Heureusement, le Data Storytelling s’adresse à toutes les personnes qui veulent comprendre l’essentiel
des données pour prendre les bonnes décisions, au quotidien.

Quel que soit votre projet, gardez à l’esprit que l'interactivité, le storytelling et la collaboration doivent
être les piliers d’un projet data réussi !

Comment les données peuvent elles
augmenter votre performance ?

Beaucoup de managers n’ont pas d’appétence signi cative pour les chiffres. L’analyse de données peut
alors devenir décourageante, voire même pénible dans la collecte, l'agrégation et la présentation. Or, les
entreprises ont aujourd’hui de plus en plus de datas à leur disposition, qu’elles soient internes ou
externes.

Leur maîtrise devient donc un réel enjeu permettant d’identi er par exemple de nouvelles opportunités
de marché. Il est indispensable d’exploiter ses data pour mettre en place de nouvelles solutions et faire
face à chaque nouveau challenge.

Ne pas prendre en compte la multiplication de ces données, c’est prendre le risque de voir sa croissance
ralentir.

Anticipez le succès avec une vision claire de votre activité
grâce aux datas
Devenir un bon manager est un travail de tous les instants. Un des points clés réside dans la
communication et la transmission de l’information au sein de ses équipes. Elles doivent avoir une
vision claire de la stratégie et de l’orientation de leurs activités à court, moyen et long terme.

Sans cela, vos collaborateurs ne seront plus alignés. Leurs performances ne seront pas celles attendues
et la collaboration avec chacun deviendra alors con ictuelle. Le danger derrière cela ? Envoyer un

signal fort à vos clients. In ne, c’est un signal de fragilité de votre vision et de vos équipes.

C'est pourquoi vous devez être au clair avec vos objectifs et vos priorités. Si votre expérience vous
permet de les identi er avec con ance, votre instinct ne doit pas vous induire en erreur.

Il faut orienter vos efforts là où ils auront de l’impact et pour cela, il faut analyser et comprendre les
datas à votre disposition. À la manière des OKR - pour Objectifs et Key Results”, mis en place chez
Google, les orientations stratégiques doivent être évaluées de façon tangible et objective.

Vos collaborateurs sont vos meilleurs atouts
Autre challenge en matière de management : la bonne répartition des tâches au sein des équipes.
Généralement, les managers se ent aux points forts et aux réussites de chacun. Bien que cela soit
important à prendre en compte, ce n’est pas suf sant.

La donnée permet d’évaluer de façon plus ef cace la performance de vos employés.

La gestion des compétences par la data est un outil de pilotage transversal. Il vous permet d’identi er
des pistes d’amélioration et de proposer de nouvelles formations adaptées.

Cette visualisation permet par exemple d’analyser les axes de progression et d’amélioration des
compétences d’un point de vue général et de cibler les domaines où il est nécessaire d’accentuer la
formation.

C’est aussi un très bon moyen d’envisager la mobilité interne sur des postes adaptés aux compétences
et aux aspirations de vos collaborateurs. Il faut donc comprendre le ux de vos effectifs pour en
anticiper les changements possibles entre les différentes équipes.

Impliquez vos équipes pour une stratégie gagnante

Quelle que soit la taille de votre entreprise, mettre en place de nouvelles stratégies et processus
demande du temps. Nous tendons tous à suivre des politiques et des orientations auxquelles nous
croyons, et que nous comprenons.

Lorsque vos employées ont conscience que leur contribution quotidienne est prise en compte et
évaluée, ils sont d’autant plus motivés à poursuivre leurs efforts.

Vos datas vous permettent d’avoir à disposition du contenu objectif et sûr, pour échanger avec votre
équipe. Les feuilles Excel, souvent indigestes et les présentations Powerpoint échangées sont sources
d’erreurs et d’incompréhension.

En revanche, la Business Intelligence permet de comprendre son environnement et de transmettre les
bonnes informations aux managers d’entreprise. Ces outils leur permettent de prendre de meilleures
décisions en ayant une vision claire et objective de la situation.

Vos datas doivent vous permettre de gagner du temps
Beaucoup d’entre vous sont submergés par la quantité de datas qu’il faut parfois réussir à traiter.
Parallèlement, l'entreprise doit faire face à l'incessante évolution des technologies et à la nécessaire
adaptation qui en découle.

Prendre des décisions rapidement est devenu un vrai challenge. Pour gagner en ef cacité, il faut gagner
du temps, sans pour autant perdre en qualité et en ef cacité.

Les solutions de Business Intelligence vous permettent d’être plus ef cace dans la compréhension de
vos données. C'est le cas de Toucan Toco, grâce à la data visualisation.

Nos small apps vous permettent d’avoir accès à tous vos indicateurs clés de performance. Vous êtes
ainsi capable de comprendre d'aller plus ou moins loin dans le détail, de manière extrêmement simple
et intuitive.

Outil de reporting : comment motiver
ses équipes ?

Quelles solutions peuvent alors être mises en place pour motiver de nouveau vos collaborateurs? Un
outil de reporting est une solution crédible pour renforcer la communication et la relation manager-
employé mais aussi pour faciliter la gestion des objectifs.

La multiplication des données disponibles au sein de l’entreprise offre une vision plus précise sur ses
activités. Les performances sont maintenant plus facilement quanti ables et peuvent être suivies
grâce à de nombreux

indicateurs. Dé nir et comprendre ces indicateurs permet d’identi er les leviers de succès de
l’entreprise. Cette vision claire des objectifs et des facteurs clés de performance permet, de ce fait,
d’aligner ses collaborateurs avec l’entreprise tout en valorisant leur travail.

Il y a quelques année, Elton Mayo, psychologue australien a observé une corrélation entre l’intérêt que
porte la direction à leurs salariés et leur productivité et motivation. On appelle ça, l’effet Hawthorne.

C’est pourquoi les solutions de reporting aujourd’hui, permettent d’apporter plus de transparence dans
la relation entre le manager et ses équipes. Les employés se sentent ainsi impliqués dans la dé nition
des objectifs et de leurs tâches journalières.

 Aussi, ces outils d’analyse de données permettent au top management de redescendre facilement les
informations sur la stratégie de l’entreprise. C’est également un très bon moyen de pouvoir aligner
l’ensemble des départements sur des objectifs communs.

Valoriser ses employés grâce à un outil de reporting
Si l’on regarde la pyramide de Maslow, le besoin d’estime se retrouve en haut de celle-ci. Maintenant, si
nous regardons la France à l’échelle européenne, elle est en tête du classement concernant la
démotivation de ses employés. Pourquoi vos salariés se démobilisent-ils ? Cela est certainement lié à
un manque de reconnaissance, des conditions de travail inadaptées ou encore des objectifs annoncés
peu clairs.

Pour redonner du sens au travail de chacun, les solutions de reporting

rendent possibles la visualisation d’objectifs et l’amélioration de la communication au sein des équipes.
Ces outils permettent de suivre la progression de chacun grâce, par exemple, à des graphiques animés,
simples et lisibles.

Il faut offrir plus d’autonomie aux salariés. Aujourd’hui, chacun doit être capable d’évaluer sa propre
performance sur les dernières années et ainsi la comparer à son ef cacité actuelle. Suis-je moins
productif ? Pourquoi ? Mes résultats sont-ils cohérents avec l’activité de mon secteur ? Quelle est ma
position par rapport à l’équipe en termes de performance ?

 Les outil de reporting sont aussi d’excellents moyens de communication pour des entretiens annuels.
Ils facilitent le suivi régulier de chacun pour les valoriser au sein des équipes.

 Cette valorisation va permettre au salarié d’y voir plus clair sur ses points d’amélioration et ses axes de
travail, co-construits avec son manager. Les objectifs sont donc plus clairs pour le salarié et ses efforts
sont alignés avec la stratégie de l’entreprise. Le deal est win-win.

La motivation passe par le groupe
Les motivations matérielles et autres compensations nancières jouent aussi un rôle sur la motivation
et les efforts fournis par vos collaborateurs. En revanche, être valorisés dans son équipe est
extrêmement important dans le bien-être de vos salariés. Il faut donc être capable de démontrer la
valeur de chacun pour développer un sentiment d’appartenance fort, essentiel au bon fonctionnement
de votre entreprise.

 Un outil de reporting est pertinent pour piloter l’évolution des compétences et des résultats de votre
équipe. Ces outils peuvent également servir à des ns pédagogiques et offrir la possibilité d’identi er
rapidement les leviers clés de productivité. Bien entendu, il va sans dire que des rapports simples et

visuels facilitent grandement la communication en interne.

La multiplication des outils collaboratifs permet donc de créer des échanges constructifs, tout en
valorisant le travail accompli. Vos collaborateurs se sentent ainsi responsabilisés et autonomes dans la
dé nition de leurs méthodes de travail pour atteindre leurs objectifs xés en amont !

La dé nition des objectifs doit être claire
Google utilise la méthode OKR pour aligner ses équipes et structurer leur travail. L’entreprise dé nit des
objectifs et “résultats-clés” quanti ables. Les collaborateurs, tout comme les managers, ont alors une
vision précise des axes de travail sur une période donnée.

Lorsque ces axes sont dé nis en amont, cela permet de suivre l’avancement de chacun de ses
collaborateurs. Le pilotage de ces OKR rend vos employés plus indépendants dans l’accomplissement
de leurs tâches. Cette liberté et cette vision du management les motivent davantage et leur
épanouissement professionnel s’en ressent.

Les règles d’or de la construction
d’un tableau de bord.

Un tableau de bord est une représentation visuelle de votre travail.

Elle donne aux décisionnaires une manière de facilement visualiser les performances de leur
entreprise et de leurs projets en temps réel.

La construction d’un tableau de bord doit répondre à des règles spéci ques, et nous vous donnons les
nôtres dans cet article !

Règle n°1 : Privilégiez les con gurations par défaut.
La première règle est une règle de simplicité. La majorité des solutions de tableau de bord sont
fortement personnalisables. Imaginez un Excel doppé aux fonctionnalités.

Ces outils vous permettent d’aller très loin, d’imbriquer plusieurs graphiques sur un même écran et de
croiser des milliers de données entre elles. Un conseil: ne le faites pas. Visez la simplicité.

Laissez les croisements complexes aux data scientist. Nos clients sont des grands groupes, leurs
problématiques sont complexes. Cependantnous avons toujours le même conseil, faites simple.

Plus une problématique est complexe plus un tableau de bord se doit d’être simple. C’est cela qui vous
permet de piloter ef cacement votre activité.

Par ailleurs pensez utilisateur nal. Que ce soit vous ou une autre équipe, vous ne voulez pas obtenir
une information en 3 clics, ou en ayant 10 ltres à paramétrer.

Proposez une seule manière de consommer votre graphique. Pro tez en pour faire parler vos données
en les scénarisant, faites du data storytelling.

Mon conseil est donc de faire con ance à l’outil que vous utilisez. Suivez les modèles par défaut.

Règle n°2 : Design First, Data Second.
Pourquoi Design First ? La collecte de donnée est une étape des plus cruciales, certes. Mais le design
  rst permet un gain de temps considérable grâce à la capacité d’itérer sans avoir investi de temps dans
la structuration des données.

Testez votre utilisateur nal avec une feuille de papier et proposez une manière de consommer la
donnée. Tout ce qui compte c’est le besoin exprimé par votre utilisateur.

Les premières itérations lui permettent de se projeter et de mieux dé nir ses besoins avec vous. Une
fois l’utilisateur satisfait, faites le gros travail de conceptions et connections des données.

L’avantage du design rst est de pouvoir projeter son utilisateur et de prendre des retours immédiats
sans avoir investi trop de temps.

À l’inverse la méthode traditionnelle vous fait prendre un tunnel de plusieurs semaines pour créer un
graphique connecté avec les données pour prendre le premier retour de votre utilisateur.

Généralement il aura d’autres besoins à exprimer ou pire, vous devrez peut être tout refaire et vous
aurez perdu beaucoup de temps. La méthode en cascade est une des raisons pour lesquels autant de
projets IT ont échoué ces dernières années.

L’objectif nal est simple : il s’agit de décider de ce que va représenter notre tableau de bord avant

l’étape de la connection de données.

Cette étape permet ainsi de plus facilement faire le tri dans ce que nous voulons réellement raconter à
travers nos visualisations.

Règle n°3 : Un graphique pour un besoin
Le choix de plusieurs graphiques sur un seul tableau de bord correspond souvent à notre peur de ne pas
voir un indicateur clé. C’est pour cela qu’autant de tableaux de bord sont exhaustifs. Seulement dans la
prise d’information au jour le jour c’est la simplicité et la pertinence de l’information qui l’emporte sur

l’exhaustivité.

Votre tableau de bord doit avant tout être un outil de communication et de pédagogie.

Il est plus facile de comprendre une information si elle est unique . La grande problématique des outils
de BI, c’est le côté trop exhaustif et de ce fait incompréhensible des dashboards.

Avec un message pour un écran, l’histoire que vous voulez raconter à travers votre graph est tout de
suite plus claire. Après tout, l’utilité d’un tableau de bord est de raconter une histoire à travers vos datas.

De plus, le choix d’un seul graphique par écran vous permet d’intégrer des actions sur ce même
graphique. Un clic pour agrandir une zone plonger dans un niveau de granularité plus élevé pour
obtenir des informations plus précises. Vous alliez ainsi simplicité et capacité d’exploration.

  Règle n°4 : Les humains ne sont pas des robots
Une règle qui traite strictement de la forme, une règle pour les gouverner tous.

Lors de la construction de votre tableau de bord, vous vous devez de ne laisser aucune ambiguïté dans
votre mise en forme.

 Par exemple, vous voulez éviter d’écrire 10.5.2017 mais plutôt 10 Mai 2017 lorsque vous traitez une
date/période. Cela évite la confusion avec la mise en forme des dates. Prenons pour exemple les dates
internationales.

Aux Etats-Unis, le format de date est Mois/Jour/Année, et à l’inverse le format international tend vers le
Jour/Mois/Année.

Vous pouvez donc créer une confusion en écrivant 10.5.2017 plutôt que 10 Mai 2017. En fonction du pays
où vous vous trouvez, on se devinera pas forcément à quelle date cela correspond.

Les humains ne sont pas des robots, évitez de les traiter comme tel.

Règle n°5 : 3 ltres par écran maximum
Le maître mot est encore une fois simplicité. Cette règle se rapproche de celle d’un message pour un
écran. Trop de ltres sur une seule visualisation entraîne forcément des problèmes de lisibilité. Et c’est
quelque chose que nous voulons absolument éviter.

Si vous souhaitez dépasser les 3 ltres sur un seul écran, c’est que vous avez besoin de raconter une
nouvelle histoire. Pensez cela comme le choix de votre tenue le matin. La règle de “pas plus de 3
couleurs” est bien valable, sinon vous perdez l’harmonie de votre accoutrement !

Après avoir suivi ces règles d’or, vous êtes maintenant capables de construire les plus belles histoires
imaginables grâce à des tableaux de bords à la fois simples, précis et pédagogues ! Licence Toucan
mention Très bien pour tous !

4 règles pour construire des KPIs qui
ont du sens !

La mise en place de KPIs ef caces - indicateurs clés de performance, fait partie des principales
préoccupations des grandes entreprises.

Mais alors, quels indicateurs mettre en place ? Comment s’y retrouver parmi les montagnes de données
à disposition ?

    Pourquoi dé nir des KPIs est essentiel au succès de votre business ?

    Les techniques pour apprendre à mettre en place vos propres indicateurs

    Comment utiliser les KPIs comme outil de partage entre vos collaborateurs ?

Peter Drucker, considéré comme un des fondateurs du Management moderne, disait :

“ Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer. “

Vous ne pouvez pas savoir où se place le curseur de votre réussite sans en dé nir des objectifs et un
pilotage clair.

KPIs, facteur clé de succès dans votre entreprise
Commençons par une dé nition simple. Un KPI est un indicateur de performance pour votre entreprise.
Cet indicateur est donc chiffré et permet de suivre l’ef cacité d’une action par rapport à des objectifs
dé nis.

Un KPI peut prendre différentes formes : croissance du chiffre d’affaires, taux d’absentéisme ou taux de
pénétration sur votre marché.

Les deux catégories d’indicateurs clés de performance

On trouve généralement deux types d’indicateurs au sein des équipes. Les premiers sont en lien étroit
avec l’activité du service ou de l’entreprise - activity metrics.

Quelques exemples : le nombre d’employés formés à de nouvelles méthodologies de travail, le nombre
de produits sortis du département Recherche et Développement sur les six premiers mois de l’année.

La seconde catégorie d’indicateurs concerne l’impact de vos actions sur votre marché - impact
metrics.

Quelques exemples : votre part de marché sur une catégorie de produit, les ventes de vos produits en e-
commerce ou le taux de désabonnement à votre service.

Dé nir vos KPIs : étape obligatoire

Ces KPIs se retrouvent dans tous les services de l’entreprise : du Marketing à la Production en passant
par les Ressources Humaines. Ils sont la première étape pour piloter votre activité, analyser votre
positionnement par rapport à la concurrence et identi er vos points d’amélioration.

Ces indicateurs doivent être alignés avec les objectifs de l’entreprise. Il ne sert à rien de récolter des
données et de construire des indicateurs pour les présenter simplement en réunion. Vous allez
nécessairement passer du temps et de l’énergie à les produire. Il n’y aura rien de plus décourageant que
de ne pas pouvoir les rendre actionnables à terme.

UN CONSEIL : ne mesurez que ce dont vous avez besoin pour piloter vos objectifs trimestriels et
annuels.

 N’hésitez pas à partager vos idées, vos indicateurs pour discuter et en évaluer la pertinence. Vos
collaborateurs doivent aussi se sentir impliqués dans ce processus de création. Après tout, ils seront le
re et de leur travail quotidien.

KPIs : partagez l’information !
Les indicateurs mis en place par vos collaborateurs et vous-même doivent être l’huile de votre moteur.
Ils font partie inhérente du bon fonctionnement de votre équipe.

Créez une atmosphère d’apprentissage pour tous

Être capable de mesurer votre état d’avancement par rapport à vos objectifs permet de partager
l’information et d’aligner tout le monde vers un même but. Ces objectifs permettent d’alimenter les
conversations et de rendre les réunions plus actionnables. Vous avez des données et des résultats
concrets à présenter.

Ces indicateurs sont également une manière d’évaluer la qualité du travail d’un collaborateur. C’est

donc une bonne opportunité d’accompagner les équipes pour atteindre les prochains objectifs. A ce
sujet, on ne vous rappelle pas combien la pédagogie et la façon de communiquer sont importantes :
faites preuve d’empathie !

De l’autonomie vers plus de responsabilités

Vos collaborateurs ont besoin d’autonomie dans leur travail. Pour la plupart d’entre eux, ils n’ont pas
besoin que vous soyez derrière eux à longueur de journée.

La mise en place d’indicateurs pertinents va dans ce sens : vous les

responsabilisez. Ils se sentiront alors impliqués et auront à coeur de sortir les meilleurs résultats
possible.

Le plus est l'ennemi du bien

Petit point d’attention. Lorsque l’on manipule de nombreuses données, nous avons tendance à
multiplier le nombre d’indicateurs à suivre. Le plus est l’ennemi du bien. Beaucoup de reportings sont
surchargés de données, sans que l’on puisse comprendre facilement chacun des indicateurs présentés.

 Construire un reporting, c’est se poser la question sur la pertinence du nombre de KPIs à présenter pour
retenir l’attention de tout le monde.

Nous avons déjà abordé la question des reportings dans un précédent article : Comment choisir le bon
graphique pour ses reportings ?

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de Business Intelligence vous permettant d'agréger
simplement la donnée pour la rendre lisible et compréhensible rapidement.

 Gardez à l’esprit que ces KPIs ne sont qu’un moyen de comprendre ce qui fonctionne ou non et de
prendre les bonnes décisions rapidement. Prenez le temps de les exploiter, de les comprendre et d’en
tirer les leçons pour votre stratégie.

Reporting : comment choisir le bon
graphique pour ses données

Quelles solutions peuvent alors être mises en place pour motiver de nouveau vos collaborateurs? Un
outil de reporting est une solution crédible pour renforcer la communication et la relation manager-
employé mais aussi pour faciliter la gestion des objectifs.

La multiplication des données disponibles au sein de l’entreprise offre une vision plus précise sur ses
activités. Les performances sont maintenant plus facilement quanti ables et peuvent être suivies
grâce à de nombreux

indicateurs. Dé nir et comprendre ces indicateurs permet d’identi er les leviers de succès de
l’entreprise. Cette vision claire des objectifs et des facteurs clés de performance permet, de ce fait,
d’aligner ses collaborateurs avec l’entreprise tout en valorisant leur travail.

Il y a quelques année, Elton Mayo, psychologue australien a observé une corrélation entre l’intérêt que
porte la direction à leurs salariés et leur productivité et motivation. On appelle ça, l’effet Hawthorne.

C’est pourquoi les solutions de reporting aujourd’hui, permettent d’apporter plus de transparence dans
la relation entre le manager et ses équipes. Les employés se sentent ainsi impliqués dans la dé nition
des objectifs et de leurs tâches journalières.

 Aussi, ces outils d’analyse de données permettent au top management de redescendre facilement les
informations sur la stratégie de l’entreprise. C’est également un très bon moyen de pouvoir aligner
l’ensemble des départements sur des objectifs communs.

Valoriser ses employés grâce à un outil de reporting
Si l’on regarde la pyramide de Maslow, le besoin d’estime se retrouve en haut de celle-ci. Maintenant, si
nous regardons la France à l’échelle européenne, elle est en tête du classement concernant la
démotivation de ses employés. Pourquoi vos salariés se démobilisent-ils ? Cela est certainement lié à
un manque de reconnaissance, des conditions de travail inadaptées ou encore des objectifs annoncés
peu clairs.

Pour redonner du sens au travail de chacun, les solutions de reporting

rendent possibles la visualisation d’objectifs et l’amélioration de la communication au sein des équipes.
Ces outils permettent de suivre la progression de chacun grâce, par exemple, à des graphiques animés,
simples et lisibles.

Il faut offrir plus d’autonomie aux salariés. Aujourd’hui, chacun doit être capable d’évaluer sa propre
performance sur les dernières années et ainsi la comparer à son ef cacité actuelle. Suis-je moins
productif ? Pourquoi ? Mes résultats sont-ils cohérents avec l’activité de mon secteur ? Quelle est ma
position par rapport à l’équipe en termes de performance ?

 Les outil de reporting sont aussi d’excellents moyens de communication pour des entretiens annuels.
Ils facilitent le suivi régulier de chacun pour les valoriser au sein des équipes.

 Cette valorisation va permettre au salarié d’y voir plus clair sur ses points d’amélioration et ses axes de
travail, co-construits avec son manager. Les objectifs sont donc plus clairs pour le salarié et ses efforts
sont alignés avec la stratégie de l’entreprise. Le deal est win-win.

La motivation passe par le groupe
Les motivations matérielles et autres compensations nancières jouent aussi un rôle sur la motivation
et les efforts fournis par vos collaborateurs. En revanche, être valorisés dans son équipe est
extrêmement important dans le bien-être de vos salariés. Il faut donc être capable de démontrer la
valeur de chacun pour développer un sentiment d’appartenance fort, essentiel au bon fonctionnement
de votre entreprise.

 Un outil de reporting est pertinent pour piloter l’évolution des compétences et des résultats de votre
équipe. Ces outils peuvent également servir à des ns pédagogiques et offrir la possibilité d’identi er
rapidement les leviers clés de productivité. Bien entendu, il va sans dire que des rapports simples et

visuels facilitent grandement la communication en interne.

La multiplication des outils collaboratifs permet donc de créer des échanges constructifs, tout en
valorisant le travail accompli. Vos collaborateurs se sentent ainsi responsabilisés et autonomes dans la
dé nition de leurs méthodes de travail pour atteindre leurs objectifs xés en amont !

La dé nition des objectifs doit être claire
Google utilise la méthode OKR pour aligner ses équipes et structurer leur travail. L’entreprise dé nit des
objectifs et “résultats-clés” quanti ables. Les collaborateurs, tout comme les managers, ont alors une
vision précise des axes de travail sur une période donnée.

Lorsque ces axes sont dé nis en amont, cela permet de suivre l’avancement de chacun de ses
collaborateurs. Le pilotage de ces OKR rend vos employés plus indépendants dans l’accomplissement
de leurs tâches. Cette liberté et cette vision du management les motivent davantage et leur
épanouissement professionnel s’en ressent.

5 règles à connaître pour un bon
tableau de bord nancier

Aujourd’hui dans la plupart des entreprises, les communications sont éclatées : communications
 nancières à l’intention des investisseurs, prise en compte des nouvelles normes comptables,
supervision des fonctions de gestion, comptabilité et nances…

 De plus en plus de directions nancières songent aujourd’hui à l’opportunité d’un reporting uni é et le
tableau de bord nancier est devenu le principal outil en appui à la prise de décision. Voici quelques
règles à connaître pour maîtriser le reporting nancier.

1. Bien comprendre le besoin de l'utilisateur avant de
démarrer
Avant de vous lancer, interrogez-vous sur la nature de votre entreprise, le marché sur lequel elle évolue
et spécialement sur le besoin de l'utilisateur nal. Pour être capable de scénariser la donnée – étape
incontournable pour donner vie à votre tableau de bord nancier –, il faut connaitre le contexte de
l'utilisation. Chaque entreprise et métier de la nance a une utilisation particulière et unique de ses
données.

Se focaliser sur les métiers permet d’identi er les données les plus importantes : principales sources de
revenus de l’entreprise (par produit, par région, par canal de distribution, etc.), principales sources de
coûts de l’entreprise (coûts xes, coûts variables en valeur ou en pourcentage, etc.), ressources clés de
l’entreprise...

Il n'y a pas de tableau de bord type en nance. Chaque département, métier, industrie a ses propres
codes et c'est cette pluralité qui exige un niveau de personnalisation poussé.

2. Un tableau de bord nancier ne doit pas être exhaustif !
Le risque de se noyer dans la masse d’informations nancières est un des premiers écueils qu’on
rencontre lors de l’élaboration d’un tableau de bord nancier. Un premier moyen de le contourner est de
se concentrer sur l’information disponible au moment voulu.

Le second est de hiérarchiser ses KPI par importance. Un seul mot d’ordre : aller à l’essentiel. N’oubliez
pas qu’un tableau de bord a deux fonctions : servir la prise de décision et permettre de la communiquer
à ses managers ou son équipe. C'est contre intuitif, les créateurs de dashboards nanciers ont souvent
peur de laisser des données capitales de côté. Cependant personne ne veut et ne peut suivre l'activité
de son entreprise avec 20 indicateurs.

 Léonard De Vinci a écrit: la simplicité est l’ultime sophistication. Une visualisation claire permet à
l’audience de se focaliser sur les données plutôt que sur le déchiffrage d’une slide. Une présentation
réussie c’est un message fort, contextualisé et appuyé par ses données.

3. Choisir des indicateurs de performance qui racontent une
histoire
Quel est votre objectif à travers l’élaboration d’un tableau de bord nancier ? S’agit-il d’appuyer la
gestion d’un projet en particulier, de porter un regard analytique sur l’activité de l’entreprise (tableau de
bord contrôle de gestion) ou bien, tout simplement, d’avoir une vision des principaux indicateurs
 nanciers à un instant « t » ?

 Les nouvelles technologies en Data Visualisation permettent de générer des graphiques et des tableaux
de bords interactifs aux designs captivants. La Dataviz permet de naviguer facilement d’une
information à une autre, tout en traitant des bases de données extrêmement importantes.

 Lors d’une présentation, le but n’est pas simplement de dire ses résultats, mais d’offrir une vue
d’ensemble de son activité. Il faut plonger en granularité et comprendre les raisons d’une uctuation
précise. A n de permettre à une audience de comprendre les données, un effort pédagogique doit être
réalisé a n de les contextualiser. C'est que l'on appelle le data storytelling.

Chaque KPI raconte une histoire sur l’activité de l’entreprise. Que ce soit en RH sur l’évolution des
effectifs ou en nance dans la compréhension du bilan, toute donnée est porteuse de message.
Confucius disait: une image vaut mille mots. Chaque graphique doit avoir un message clair et précis
a n de faciliter la compréhension d’informations complexes.

4. Un tableau de bord est un outil évolutif
Votre tableau de bord nancier n’est pas une n en soi. Considérez-le comme une étape dans un
processus de décision. Dès lors, il est absolument nécessairement de l’actualiser périodiquement et d'en
af ner la pertinence.

Cela permettra aux décideurs de l’entreprise d’ajuster les cycles de décision sur le rythme de parution
du tableau de bord et de faire de celui-ci un véritable instrument de pilotage de la performance de

l’entreprise.

Votre environnement, vos projets, vos objectifs et vos contraintes évoluent, un bon tableau de bord
accompagne cette évolution, s’il ne la guide pas. Il faut donc à tout moment véri er que votre tableau de
bord comporte des indicateurs qui correspondent toujours à vos besoins et qui poussent vos équipes à
agir.

Un indicateur qui ne déclenche aucune action en cas de changement brusque est un mauvais
indicateur.

5. Un indicateur pour un écran
Fatigué de ne jamais comprendre les tableaux de bord des autres ? Ne faites pas la même chose.

 Plus les données sont faciles à lire, plus leur compréhension sera rapide. La prise de décision sera alors
facilitée. Par ailleurs, les lecteurs ne sont pas toujours familiers au format des données qui leur sont
présentées. Il est donc important de rendre l’information accessible.

Un graphique doit porter un seul message. Les tableaux de bord présentent trop souvent des dizaines
d’indicateurs et de graphiques qui perdent une audience. N’accumulez pas vos graphiques. Présentez
une idée, une visualisation pour un écran. Déroulez vos idées sur plusieurs slides.

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Vous l’aurez compris, construire un bon tableau de bord nancier ne revient pas à essayer de condenser
le maximum d’informations techniques dans un support le plus court possible, mais bien plutôt à
rendre ces informations intelligibles pour le plus grand nombre.

Sélectionnez les informations les plus pertinentes et mettez-vous dans la peau de votre lecteur. Il faut
que le tableau de bord parle de lui-même. Si vous pouvez l’envoyer au destinataire sans commentaires
en accompagnement, c’est que vous avez réussi l’exercice !

Construire un tableau de bord de
suivi de l'absentéisme

Dans cet article, l’objectif est de pouvoir comprendre les nouvelles préoccupations des DRH. Nous
voulons vous aider dans la construction de votre tableau de bord RH pour devenir les leaders agiles du
changement dans l’entreprise.

Dé nition d’un tableau de bord RH
Commençons par une dé nition simple. Si l’on en croit la sous-dé nition du mot “tableau”, c’est un
“ensemble d’indicateurs permettant à une entreprise de véri er la bonne marche des différents services
et d’en assurer le pilotage.”

Ainsi, on se rend bien compte qu’un tableau de bord RH dédié n’est autre qu’un outil de pilotage de

l’activité, de suivi et d’évaluation des équipes.

Le tableau de bord : outil de pilotage !
Les enjeux autour du tableau de bord RH

 Cet outil de pilotage n'est pas gé dans le temps. Il doit être modi é facilement en fonction du contexte
de votre entreprise. Pour que celle-ci soit plus agile, vous devez être capable d’agréger de nouveaux
indicateurs de suivi RH. Il vous faut communiquer sur vos bilans sociaux, réorganiser en temps réel vos
tableaux de bord RH et identi er des nouveaux leviers de performance. Ces actions doivent vous
permettre de gagner en ef cacité dans vos prises de décision et votre communication.

 De ce fait, les entreprises doivent apprendre à mieux collecter et analyser leurs données. Pourquoi
? Pour répondre aux nouveaux enjeux business, à la transformation des métiers et aux nouvelles
contraintes organisationnelles et budgétaires.

Indicateurs RH, de quoi parle-t-on ?

Dans un premier temps, revenons sur ce qu'est un bon indicateur. Puis, nous rentrerons sur le détail des
indicateurs RH que nous pouvons prendre en compte pour le pilotage stratégique et opérationnel des
ressources humaines.

Généralement appelé KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, il permet de piloter et
mesurer des données préalablement dé nies. Ces données peuvent, par exemple, être des valeurs
actualisées mensuellement pour être comparées à un objectif poursuivi et dé ni par votre entreprise.

Comment communiquer grâce à votre tableau de bord RH ?
Un reporting RH digitalisé

Plus de 50% des coûts opérationnels d’une entreprise sont dédiés aux employés. C'est pourquoi le
département des ressources humaines a alors tout intérêt à s’équiper de tableaux de bord RH
performants. Ainsi, ces outils de reporting RH lui permettent de suivre au plus juste l’ensemble de son

activité quotidienne.

Automatiser la gestion des données et se concentrer sur l’analyse et la prise de décision n’est plus un
rêve, c’est une réalité. Et si ce n’est pas le cas dans votre entreprise, cela doit le devenir !

Lorsque vous êtes Directeur ou Responsable des ressources humaines, votre métier n’est pas de passer
votre temps sur la gestion de chiers Excel.

Votre objectif est d’analyser et de comprendre ce qui fonctionne ou non au sein de votre entreprise.
Pourquoi votre turnover est en augmentation ? Pourquoi le taux d’absentéisme augmente sur tel
département ? Comment vos équipes progressent-elles ?

Votre reporting est un outil de communication

“Une image vaut mille mots”. Confucius n’avait pas encore d’ordinateurs lorsqu’il a prononcé cette
phrase. Et pourtant, elle est aujourd’hui plus que jamais porteuse de sens. La data visualisation vous
permet alors de communiquer des messages clairs et simples à vos interlocuteurs.

Lorsque vous devez présenter votre reporting RH mensuel, il faut avoir en tête que vos interlocuteurs
ne sont pas familiers avec les données présentées. En effet, ils n’ont que quelques minutes pour
comprendre le sujet.

La data visualisation, clé de succès de vos présentations

La data visualisation permet ainsi de transformer des données et des informations complexes en
visualisation interactive et facile à comprendre. Il n’y a plus de place pour l’interprétation subjective des

données.

Quels sont les indicateurs RH à privilégier ?
Des indicateurs pour le recrutement

Le processus de recrutement démarre lorsqu’une offre d’emploi et mise sur le marché du travail. Il se
termine lorsqu’un candidat est recruté pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Durant cette période, certaines actions peuvent être suivies pour en tirer des analyses et optimiser le
processus RH sur le long terme.

En effet, les indicateurs et KPI ne sont plus l’exclusivité du marketing. Ils doivent être utilisés par les
autres départements de votre entreprise et notamment pour les Ressources Humaines. C'est pourquoi
nous avons décidé de vous présenter 5 exemples de tableau de bord RH utilisé par nos clients.

Exemple 1 : Tableau de bord RH pour le pilotage des effectifs

 Ce premier tableau de bord pour le pilotage des effectifs vous aide à connaître l’évolution et la
répartition de vos effectifs a n d’en déceler des tendances et ainsi prédire vos besoins en recrutement.
C’est un très bon moyen pour anticiper des actions et dépenses liées au recrutement de vos équipes.

Exemple 2 : Tableau de bord RH pour le suivi de l’absentéisme

 L’absentéisme est un problème pour l’entreprise. Construire un tableau de bord pour le suivi de
l’absentéisme est primordial pour en évaluer son taux et en comprendre les raisons. Un tableau de bord

clair permettra d’extrapoler rapidement et de pouvoir comparer ce taux au secteur ou aux autres
départements de l’entreprise.

Exemple 3 : Tableau de bord RH sur la gestion des rémunérations et de la
masse salariale

Chaque entreprise doit être capable de maîtriser sa politique salariale grâce à un tableau de bord
ef cace sur la gestion des rémunérations.

L’impact des rémunérations n’est généralement pas sans conséquence sur la performance en