Digital Purchasing Comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise intégrée des dépenses de l'entreprise ?
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Digital Purchasing Comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise intégrée des dépenses de l’entreprise ?
Le « digital purchasing » : vers une maîtrise intégrée des
dépenses de l’entreprise
Si beaucoup d’experts avaient annoncé la révolution Figure 1 - Processus et acteurs de la maîtrise des dépenses
électronique des achats dès le tournant du
millénaire, celle-ci ne s’est pas encore produite. Et
pourtant, elle semblait inéluctable dans un contexte
où :
Stratégies d’achats Procure to Pay
le développement des enchères inversées allait Management
confirmer la suprématie des acheteurs,
Définit le besoin
les plateformes de marchés devaient se
transformer en super-centrales d’achats.
Il n’en reste pas moins que l’approche digitale des Contrôle
Achats
achats est aujourd’hui, plus que jamais, le levier le Gère la budgétaire
plus puissant des Directeurs Achats pour mener à performance Achats Suit les dépenses
bien la transformation de leur fonction et maîtriser
plus globalement la dépense de l’entreprise (figure1).
Suivi des dépenses Optimisation des gains
Le « digital purchasing » a ainsi pour ambition
de proposer un continuum dans le processus de
dépense, de l’achat au paiement au travers de deux
volets :
Et dans votre entreprise ?
le déploiement de l’outil « spend analysis »
qui apporte une rentabilité exceptionnelle par le
Quelles politiques Groupe avez-vous lancées en vue de réduire
pilotage transverse des catégories d’achats, vos dépenses ?
la mise en œuvre des macro-processus
Mesurez-vous l’efficacité de ces politiques ?
« procure-to-pay » et le renforcement durable de
Quelle est votre maturité en termes d’outillage liée aux achats/
la maîtrise managériale de la dépense.
dépenses de l’entreprise ?
Indispensable à la modernisation de la fonction,
Figure 2 – Taux de couverture* de la dépense par les Achats
le potentiel de déploiement reste à ce jour très
important puisque « 60% des organisations Achats
Taux de couverture
déclarent que 40% seulement de leur dépense sont
correctement analysées et optimisées au travers de
solutions » (figure 2). 100%
43% des CPO couvrent
moins de 70% de leur
57% des CPO dépense
couvrent plus de
70% de leur dépense
Cumul des
réponses
0% des CPO
100%
Dépense visée par les acheteurs
*Taux de couverture =
Dépense totale de l’entreprise
Source : Capgemini Consulting CPO Survey
2 Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?Le « spend analysis » : un pilotage transversal de la dépense
qui génère des gains significatifs
Figure 3 – Organisation schématique en silo de l’entreprise La révolution du « spend analysis »
vs. transversalité des catégories d’achats
Les Directeurs Achats attendent des solutions
digitales qu’elles fournissent une information
Corporate Center structurée sur les dépenses engagées. L’exploitation
Business Units de ces données doit permettre une meilleure
P&L P&L P&L P&L gestion des dépenses de l’entreprise, un suivi des
1 2 3 4
économies et nourrir efficacement les relations avec
les fournisseurs.
Catégories d’achats omni-BU
Ex : Frais généraux
Dans ce domaine, nous assistons enfin à une
petite « révolution », avec l’avènement du « spend
Catégories d’achats Catégories d’achats analysis » qui s’est traduit par la multiplication des
multi-BU multi-BU solutions mises sur le marché ces dernières années
et le grand nombre de projets lancés dans diverses
Catégories Catégories Catégories Catégories organisations Achats pour les mettre en œuvre.
d’achats d’achats d’achats d’achats
mono-BU mono-BU mono-BU mono-BU
La finalité du « spend analysis » est de procéder à
l’analyse en temps réel de la masse des dépenses
engagées auprès des fournisseurs.
Cette technologie permet dès lors de restituer une
cartographie fine par catégorie d’achats qui
Et dans votre entreprise ? renforce la compréhension qu’ont les manageurs de
leurs dépenses.
Analysez-vous les dépenses à travers une vue :
- verticale (P&L de Business Unit une par une) ? C’est, de plus, un atout crucial dans le suivi et le
- ou horizontale (maîtrise des typologies de dépenses) ? pilotage du déploiement des stratégies d’achats, et
Etes-vous aptes à mesurer vos dépenses en temps réel ? donc de la réalisation effective des économies.
De manière automatique ?
A côté d’un contrôle de gestion focalisé sur les seuls
Comment utilisez-vous (ou utiliseriez) ce genre d’informations ? P&L, qui suit le découpage de l’activité des grands
groupes en centres de profit, le « spend analysis »
permet un suivi efficace de la dépense en direct par
catégorie d’achats. Ainsi, la dépense est suivie de
manière transversale par rapport aux différents P&L
« C’est incroyable ! En 2012 nous ne connaissons toujours
et amène ainsi l’acheteur et le prescripteur à piloter
pas la cartographie de nos dépenses »
de façon transverse les catégories (figure 3).
CPO, membre du Comité Exécutif d’un leader des Utilities
La connaissance de la formation de la dépense,
avec le contrôle de la chaîne de management, doit
entraîner une réduction de 3% à 5% du montant
total des dépenses, et constitue ainsi un Business-
Case très attractif.
Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ? 3Focus sur la mise en œuvre du « spend analysis »
Sans l’aide d’un outil, un acheteur souhaitant connaître les montants d’achats Le « spend analysis » dans le Top 5
consolidés pour sa catégorie devra suivre un chemin pavé d’embuches : des priorités des CPO en 2011
segmentation inhomogène,
1. Réduction de coût / Cost cutting
imputations par les utilisateurs soumises à interprétation,
2. Introduction ou extension du
fournisseur apparaissant sous de multiples identités… Category management
Le « spend analysis » applique des algorithmes basés sur la « fuzzy logic » pour 3. Amélioration de la disponibilité
procéder à des analyses sémantiques sur les intitulés de commandes ou les des informations sur les dépenses
désignations fournisseur et rapprocher entre elles des dépenses «analytiquement »
4. Amélioration de la gestion de la
homogènes.
relation fournisseurs
Ces outils de « spend analysis » ne permettent pas encore d’éviter toute intervention 5. Achats durables
manuelle, puisqu’il reste nécessaire de guider l’analyse automatique en paramétrant Source : Capgemini Consulting CPO Survey
les structures de segmentation désirées.
Ils permettent cependant aux acheteurs de faire, à moindre frais, un pas de géant dans
l’exploitation des données Achats disponibles dans les systèmes Achats type ERP ou
e-Procurement.
Glossaire
Procure-to-pay («P2P») : macro-processus regroupant l’achat, l’approvisionnement et
le paiement par catégorie de l’entreprise et couvrant le cycle de vie de la dépense, de la
naissance du besoin chez un prescripteur jusqu’au règlement fournisseur.
e-Procurement : solutions technologiques soutenant le macro processus « procure to pay ».
Strategic Sourcing : analyse stratégique de la dépense de l’entreprise, du marché
fournisseurs et étude des leviers de gains par catégorie d’achats.
Spend Analysis : cartographie exhaustive des dépenses d’une entreprise par catégorie
d’achats, fournisseur et Business Unit, souvent établie à l’aide d’un outil qui interroge
directement les ERP et opère la classification via des outils d’intelligence artificielle.
Solutions «on demand» (ou SaaS, Software as a Service) : solutions hébergées à distance
dont l’accès se fait via Internet. Elles ne nécessitent pas la mise en œuvre d’infrastructure ou
d’organisation dédiées au sein de l’entreprise.
4 Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?A terme, le macro-processus « procure-to-pay » – de
l’expression du besoin au règlement – met durablement et
solidement la dépense sous contrôle
Le « procure-to-pay » devient le Figure 4 – Macro-processus « procure-to-pay »
bras armé des stratégies Achats et
agit pour la maîtrise des dépenses
Besoin de dépense
La finalité première du « procure-to-pay » consiste à
conduire l’utilisateur final à faire son choix d’achats
Filtre managérial
sur la base de catalogues de produits aux conditions Maîtrise
commerciales prédéfinies.
Filtre budgétaire
Actualisation
La demande est orientée ainsi vers les produits
présentant le meilleur rapport qualité-prix chez des
Catalogues Fonction Achats
fournisseurs référencés en amont (figure 4). Dépenses courantes
L’ergonomie des solutions et leur flexibilité se sont
Commande
nettement améliorées depuis deux ans avec :
des interfaces beaucoup plus conviviales,
Facturation fournisseurs
sur des supports mobiles.
Ainsi, sans révolutionner la finalité fonctionnelle
initiale des outils « procure-to-pay », ces évolutions
techniques ont rendu leur utilisation moins
Et dans votre entreprise ?
contraignante pour l’utilisateur final, plus
naturelle et réactive en améliorant leur acceptation.
La validation budgétaire et/ou managériale est-elle systématique ?
Existe-t-il des catalogues internes pour les dépenses les plus
Au-delà de la convivialité, le développement des
récurrentes ?
solutions « on demand » – hébergées sur Internet
et non poste par poste – simplifie la mise en œuvre
Etes-vous outillés pour :
et améliore les ROIs de ce type d’outils. - réconcilier vos dépenses et votre budget par direction,
par catégorie d’achats,… ?
Les manageurs peuvent désormais se constituer - contrôler la bonne application de vos contrats et de vos achats ?
facilement des portefeuilles applicatifs « à la
carte », composés des processus standards de
« procure-to-pay » et de ceux spécifiques à telle ou
telle catégorie d’achats (Intérim, MRO, Voyages,…).
« Grâce au « procure-to-pay », nous avons réalisé 3,2%
Ces outils, en adressant des problématiques de d’économies sur les volumes traités »
processus multifonctionnels – Achats, Finance,
Supply chain, Manufacturing, Contrôle interne – CPO d’un leader mondial des services aux collectivités
sont des leviers au service de la transformation des
Achats. « 10% des dépenses de frais généraux ont réintégré très
rapidement la couverture de notre direction, permettant
ainsi la mise en œuvre plus efficace de nos achats »
DG d’un leader mondial de l’assurance
Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ? 5La digitalisation des Achats devient la voie préférée de
modernisation de la fonction
L’approche digitale des Achats « Tant que les systèmes ne sont pas ordonnés,
permet de repenser l’organisation mes équipes brassent du vide »
des achats sur des bases durables
CPO d’un leader de l’industrie automobile
Conscientes de l’intérêt de la digitalisation des
Achats, les entreprises sont désormais de plus
en plus nombreuses à faire le choix d’orchestrer
la transformation de leur fonction en mettant la Et dans votre entreprise ?
priorité sur l’axe digital.
Quelle est la vision de votre fonction Achats :
L’idée nouvelle est d’en faire le point d’entrée de - orientée vers les fournisseurs ?
la transformation, au préalable du renforcement - ou orientée vers la performance interne de votre entreprise ?
des équipes et des recrutements nécessaires pour
Vos SI Achats sont-ils cohérents avec votre organisation et vos
améliorer le taux de couverture des dépenses par processus achats ?
les acheteurs. La digitalisation de la fonction Achats
devient le socle indispensable sur lequel la fonction
Votre organisation Achats a-t-elle le socle digital nécessaire pour
pourra se construire. maîtriser les dépenses et trouver les leviers de gains ?
C’est une fois que la base digitale est fixée que
l’organisation des Achats peut alors être redessinée,
structurée de façon plus efficace et plus productive
et générer plus de gains pour le métier. Les dépenses
sont ainsi cadrées suivant les politiques Achats
clairement établies :
ne sont portés dans les catalogues que les
références agréées ;
seules les dépenses budgétées sont engagées, sauf
agrément défini ;
mais surtout, chaque décision d’engagement est
visée par un responsable du management et un
acheteur professionnel qui s’assurent tous deux de
la légitimité de l’action.
Ce socle digital permet alors au « strategic
sourcing » de se déployer sur des bases pérennes
et non comme un feu d’artifice dont l’importance
des gains dégagés en quelques mois annonce
l’incapacité qu’à l’organisation de les maintenir et les
approfondir dans la durée.
6 Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?La révolution digitale dans les Achats,
c’est maintenant possible !
L’émergence d’Internet et des Achats dématérialisés
Les atouts de Capgemini Consulting en France
ont révolutionné le comportement des particuliers.
Une vision globale des conditions de la transformation des
De la même façon, au sein des entreprises, la
systèmes humains pour faire évoluer durablement pratiques et
mise en place des outils de « spend analysis » et
comportements
de « procure to pay » améliore la performance
des acheteurs professionnels en s’intégrant dans
Des méthodologies différenciantes, dont :
le processus global de la maîtrise des dépenses
de l’entreprise. Peut-être moins spectaculaire que
- l’Université de la Transformation™, pour équiper les managers
pour les particuliers, le « digital purchasing » dans
dans leur nouveau rôle en les dotant des compétences requises,
l’entreprise conduit pourtant à une transformation
et en mettant l’accent sur les leviers comportementaux de la
fortement génératrice de valeur.
performance
Cette mutation est une nouvelle frontière pour
- l’Accelerated Solutions Environment (ASE) : méthodologie de
la fonction Achats, lui permettant de maîtriser le
co-construction de visions stratégiques favorisant coopération et
processus complet de production, de l’expression
intelligence collective
du besoin au règlement, la rapprochant ainsi des
fonctions régaliennes comme la Finance avec ses
- la sociologie des organisations pour lire les modes de
usines de comptabilité, ou encore les Ressources
fonctionnement réels, au-delà des organigrammes
Humaines avec la production de la paie.
- des méthodes d’expérimentation permettant de réinventer
les modes de fonctionnement sur le terrain, avec des effets
immédiats sur la performance
Des parutions thématiques régulières
Digital Transformation Review (2012) : entretiens, résultats
d’études et points de vue sur l’étape incontournable de la
transformation digitale
Le Global Chief Procurement Officer Survey (édition annuelle)
identifie les stratégies Achats mises en œuvre au regard des objectifs
des entreprises et appréhende les sujets Achats qui font l’actualité
Des études et points de vue publiés régulièrement
« Innovation in procurement - A new era of innovation in procurement
process »
« Supplier Relationship Management (SRM) Research »...
Triggers (2010) : de larges développements consacrés aux
ressources humaines et au management, facteurs clés de réussite
des transformations
Documents disponibles sur demande
Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ? 7A Propos de Capgemini
Fort d’environ 120 000 collaborateurs et présent dans 40 pays, Capgemini est l’un des leaders mondiaux du conseil,
des services informatiques et de l’infogérance. Le Groupe a réalisé en 2011 un chiffre d’affaires de 9,7 milliards d’euros.
Avec ses clients, Capgemini conçoit et met en œuvre les solutions business et technologiques qui correspondent à leurs
besoins et leurs apportent les résultats auxquels ils aspirent. Profondément multiculturel, Capgemini revendique un style
de travail qui lui est propre, la « Collaborative Business ExperienceTM », et s’appuie sur un mode de production mondialisé,
le « Rightshore® ».
Plus d’informations sur : www.capgemini.com
Rightshore® est une marque du Groupe Capgemini
A Propos de Capgemini Consulting
Capgemini Consulting est la marque de conseil en stratégie et transformation du groupe Capgemini. Leader dans la
transformation des entreprises et des organisations, Capgemini Consulting aide ses clients à concevoir et mettre en
œuvre des stratégies innovantes au service de leur croissance et de leur compétitivité. La nouvelle économie numérique
est synonyme de ruptures mais aussi d’opportunités. Les 3600 consultants de Capgemini Consulting travaillent avec des
entreprises et des organisations de premier plan pour les aider à relever ces défis en menant à bien leur transformation
numérique.
Plus d’informations sur : www.capgeminiconsulting.fr
Contacts :
Philippe Remy
Senior Vice President
philippe.remy@capgemini.com
Jean-Gabriel Padovani
Vice President
jean-gabriel.padovani@capgemini.com
Tour Europlaza
20, avenue André Prothin
92927 La Défense Cedex
Tél. : +33 (0) 1 49 67 30 00
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