Digital Purchasing Comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise intégrée des dépenses de l'entreprise ?

 
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Digital Purchasing Comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise intégrée des dépenses de l'entreprise ?
Digital Purchasing
Comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise intégrée
des dépenses de l’entreprise ?
Le « digital purchasing » : vers une maîtrise intégrée des
dépenses de l’entreprise
Si beaucoup d’experts avaient annoncé la révolution                Figure 1 - Processus et acteurs de la maîtrise des dépenses
électronique des achats dès le tournant du
millénaire, celle-ci ne s’est pas encore produite. Et
pourtant, elle semblait inéluctable dans un contexte
où :
                                                                         Stratégies d’achats                                               Procure to Pay
ƒƒ
 le développement des enchères inversées allait                                                             Management
 confirmer la suprématie des acheteurs,
                                                                                                           Définit le besoin
ƒƒ
 les plateformes de marchés devaient se
 transformer en super-centrales d’achats.

Il n’en reste pas moins que l’approche digitale des                                                                        Contrôle
                                                                                                     Achats
achats est aujourd’hui, plus que jamais, le levier le                                                Gère la              budgétaire
plus puissant des Directeurs Achats pour mener à                                               performance Achats      Suit les dépenses
bien la transformation de leur fonction et maîtriser
plus globalement la dépense de l’entreprise (figure1).
                                                                       Suivi des dépenses                                                    Optimisation des gains
Le « digital purchasing » a ainsi pour ambition
de proposer un continuum dans le processus de
dépense, de l’achat au paiement au travers de deux
volets :
                                                                       Et dans votre entreprise ?
ƒƒ
 le déploiement de l’outil « spend analysis »
 qui apporte une rentabilité exceptionnelle par le                     ƒƒ
                                                                        Quelles politiques Groupe avez-vous lancées en vue de réduire
 pilotage transverse des catégories d’achats,                           vos dépenses ?
ƒƒ
 la mise en œuvre des macro-processus                                  ƒƒ
                                                                        Mesurez-vous l’efficacité de ces politiques ?
 « procure-to-pay » et le renforcement durable de
                                                                       ƒƒ
                                                                        Quelle est votre maturité en termes d’outillage liée aux achats/
 la maîtrise managériale de la dépense.
                                                                        dépenses de l’entreprise ?
Indispensable à la modernisation de la fonction,
                                                                   Figure 2 – Taux de couverture* de la dépense par les Achats
le potentiel de déploiement reste à ce jour très
important puisque « 60% des organisations Achats
                                                                      Taux de couverture
déclarent que 40% seulement de leur dépense sont
correctement analysées et optimisées au travers de
solutions » (figure 2).                                              100%

                                                                                                                           43% des CPO couvrent
                                                                                                                           moins de 70% de leur
                                                                                   57% des CPO                             dépense
                                                                                   couvrent plus de
                                                                                   70% de leur dépense

                                                                                                                                                            Cumul des
                                                                                                                                                            réponses
                                                                        0%                                                                                  des CPO
                                                                                                                                             100%
                                                                                                     Dépense visée par les acheteurs
                                                                        *Taux de couverture =
                                                                                                      Dépense totale de l’entreprise

                                                                    Source : Capgemini Consulting CPO Survey

  2        Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?
Le « spend analysis » : un pilotage transversal de la dépense
qui génère des gains significatifs
Figure 3 – Organisation schématique en silo de l’entreprise                                La révolution du « spend analysis »
vs. transversalité des catégories d’achats
                                                                                           Les Directeurs Achats attendent des solutions
                                                                                           digitales qu’elles fournissent une information
                                    Corporate Center                                       structurée sur les dépenses engagées. L’exploitation
                                 Business Units                                            de ces données doit permettre une meilleure
             P&L              P&L              P&L                      P&L                gestion des dépenses de l’entreprise, un suivi des
              1                2                3                        4
                                                                                           économies et nourrir efficacement les relations avec
                                                                                           les fournisseurs.
                           Catégories d’achats omni-BU
                                Ex : Frais généraux
                                                                                           Dans ce domaine, nous assistons enfin à une
                                                                                           petite « révolution », avec l’avènement du « spend
              Catégories d’achats                      Catégories d’achats                 analysis » qui s’est traduit par la multiplication des
                   multi-BU                                 multi-BU                       solutions mises sur le marché ces dernières années
                                                                                           et le grand nombre de projets lancés dans diverses
          Catégories       Catégories           Catégories           Catégories            organisations Achats pour les mettre en œuvre.
           d’achats         d’achats             d’achats             d’achats
          mono-BU          mono-BU              mono-BU              mono-BU
                                                                                           La finalité du « spend analysis » est de procéder à
                                                                                           l’analyse en temps réel de la masse des dépenses
                                                                                           engagées auprès des fournisseurs.

                                                                                           Cette technologie permet dès lors de restituer une
                                                                                           cartographie fine par catégorie d’achats qui
   Et dans votre entreprise ?                                                              renforce la compréhension qu’ont les manageurs de
                                                                                           leurs dépenses.
   ƒƒ
    Analysez-vous les dépenses à travers une vue :
    - verticale (P&L de Business Unit une par une) ?                                       C’est, de plus, un atout crucial dans le suivi et le
    - ou horizontale (maîtrise des typologies de dépenses) ?                               pilotage du déploiement des stratégies d’achats, et
   ƒƒ
    Etes-vous aptes à mesurer vos dépenses en temps réel ?                                 donc de la réalisation effective des économies.
    De manière automatique ?
                                                                                           A côté d’un contrôle de gestion focalisé sur les seuls
   ƒƒ
    Comment utilisez-vous (ou utiliseriez) ce genre d’informations ?                       P&L, qui suit le découpage de l’activité des grands
                                                                                           groupes en centres de profit, le « spend analysis »
                                                                                           permet un suivi efficace de la dépense en direct par
                                                                                           catégorie d’achats. Ainsi, la dépense est suivie de
                                                                                           manière transversale par rapport aux différents P&L
 « C’est incroyable ! En 2012 nous ne connaissons toujours
                                                                                           et amène ainsi l’acheteur et le prescripteur à piloter
 pas la cartographie de nos dépenses »
                                                                                           de façon transverse les catégories (figure 3).
            CPO, membre du Comité Exécutif d’un leader des Utilities
                                                                                           La connaissance de la formation de la dépense,
                                                                                           avec le contrôle de la chaîne de management, doit
                                                                                           entraîner une réduction de 3% à 5% du montant
                                                                                           total des dépenses, et constitue ainsi un Business-
                                                                                           Case très attractif.

                             Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?   3
Focus sur la mise en œuvre du « spend analysis »
Sans l’aide d’un outil, un acheteur souhaitant connaître les montants d’achats                             Le « spend analysis » dans le Top 5
consolidés pour sa catégorie devra suivre un chemin pavé d’embuches :                                      des priorités des CPO en 2011
ƒƒ
 segmentation inhomogène,
                                                                                                            1. Réduction de coût / Cost cutting
ƒƒ
 imputations par les utilisateurs soumises à interprétation,
                                                                                                            2. Introduction ou extension du
ƒƒ
 fournisseur apparaissant sous de multiples identités…                                                         Category management
Le « spend analysis » applique des algorithmes basés sur la « fuzzy logic » pour                            3. Amélioration de la disponibilité
procéder à des analyses sémantiques sur les intitulés de commandes ou les                                      des informations sur les dépenses
désignations fournisseur et rapprocher entre elles des dépenses «analytiquement »
                                                                                                            4. Amélioration de la gestion de la
homogènes.
                                                                                                               relation fournisseurs
Ces outils de « spend analysis » ne permettent pas encore d’éviter toute intervention                       5. Achats durables
manuelle, puisqu’il reste nécessaire de guider l’analyse automatique en paramétrant                        Source : Capgemini Consulting CPO Survey
les structures de segmentation désirées.

Ils permettent cependant aux acheteurs de faire, à moindre frais, un pas de géant dans
l’exploitation des données Achats disponibles dans les systèmes Achats type ERP ou
e-Procurement.

Glossaire
Procure-to-pay («P2P») : macro-processus regroupant l’achat, l’approvisionnement et
le paiement par catégorie de l’entreprise et couvrant le cycle de vie de la dépense, de la
naissance du besoin chez un prescripteur jusqu’au règlement fournisseur.

e-Procurement : solutions technologiques soutenant le macro processus « procure to pay ».

Strategic Sourcing : analyse stratégique de la dépense de l’entreprise, du marché
fournisseurs et étude des leviers de gains par catégorie d’achats.

Spend Analysis : cartographie exhaustive des dépenses d’une entreprise par catégorie
d’achats, fournisseur et Business Unit, souvent établie à l’aide d’un outil qui interroge
directement les ERP et opère la classification via des outils d’intelligence artificielle.

Solutions «on demand» (ou SaaS, Software as a Service) : solutions hébergées à distance
dont l’accès se fait via Internet. Elles ne nécessitent pas la mise en œuvre d’infrastructure ou
d’organisation dédiées au sein de l’entreprise.

  4         Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?
A terme, le macro-processus « procure-to-pay » – de
l’expression du besoin au règlement – met durablement et
solidement la dépense sous contrôle
Le « procure-to-pay » devient le                                 Figure 4 – Macro-processus « procure-to-pay »
bras armé des stratégies Achats et
agit pour la maîtrise des dépenses
                                                                                                      Besoin de dépense

La finalité première du « procure-to-pay » consiste à
conduire l’utilisateur final à faire son choix d’achats
                                                                                                          Filtre managérial
sur la base de catalogues de produits aux conditions                                                                                            Maîtrise
commerciales prédéfinies.
                                                                                                          Filtre budgétaire
                                                                     Actualisation
La demande est orientée ainsi vers les produits
présentant le meilleur rapport qualité-prix chez des
                                                                                            Catalogues                        Fonction Achats
fournisseurs référencés en amont (figure 4).                                         Dépenses courantes

L’ergonomie des solutions et leur flexibilité se sont
                                                                                                            Commande
nettement améliorées depuis deux ans avec :
ƒƒ
 des interfaces beaucoup plus conviviales,
                                                                                                   Facturation fournisseurs
ƒƒ
 sur des supports mobiles.

Ainsi, sans révolutionner la finalité fonctionnelle
initiale des outils « procure-to-pay », ces évolutions
techniques ont rendu leur utilisation moins
                                                                     Et dans votre entreprise ?
contraignante pour l’utilisateur final, plus
naturelle et réactive en améliorant leur acceptation.                ƒƒ
                                                                      La validation budgétaire et/ou managériale est-elle systématique ?
                                                                     ƒƒ
                                                                      Existe-t-il des catalogues internes pour les dépenses les plus
Au-delà de la convivialité, le développement des
                                                                      récurrentes ?
solutions « on demand » – hébergées sur Internet
et non poste par poste – simplifie la mise en œuvre                  ƒƒ
                                                                      Etes-vous outillés pour :
et améliore les ROIs de ce type d’outils.                             - réconcilier vos dépenses et votre budget par direction,
                                                                        par catégorie d’achats,… ?
Les manageurs peuvent désormais se constituer                         - contrôler la bonne application de vos contrats et de vos achats ?
facilement des portefeuilles applicatifs « à la
carte », composés des processus standards de
« procure-to-pay » et de ceux spécifiques à telle ou
telle catégorie d’achats (Intérim, MRO, Voyages,…).
                                                                   « Grâce au « procure-to-pay », nous avons réalisé 3,2%
Ces outils, en adressant des problématiques de                     d’économies sur les volumes traités »
processus multifonctionnels – Achats, Finance,
Supply chain, Manufacturing, Contrôle interne –                                       CPO d’un leader mondial des services aux collectivités
sont des leviers au service de la transformation des
Achats.                                                            « 10% des dépenses de frais généraux ont réintégré très
                                                                   rapidement la couverture de notre direction, permettant
                                                                   ainsi la mise en œuvre plus efficace de nos achats »

                                                                                                            DG d’un leader mondial de l’assurance

                            Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?           5
La digitalisation des Achats devient la voie préférée de
modernisation de la fonction
L’approche digitale des Achats                                        « Tant que les systèmes ne sont pas ordonnés,
permet de repenser l’organisation                                     mes équipes brassent du vide »
des achats sur des bases durables
                                                                                                       CPO d’un leader de l’industrie automobile
Conscientes de l’intérêt de la digitalisation des
Achats, les entreprises sont désormais de plus
en plus nombreuses à faire le choix d’orchestrer
la transformation de leur fonction en mettant la                        Et dans votre entreprise ?
priorité sur l’axe digital.
                                                                        ƒƒ
                                                                         Quelle est la vision de votre fonction Achats :
L’idée nouvelle est d’en faire le point d’entrée de                      - orientée vers les fournisseurs ?
la transformation, au préalable du renforcement                          - ou orientée vers la performance interne de votre entreprise ?
des équipes et des recrutements nécessaires pour                        ƒƒ
                                                                         Vos SI Achats sont-ils cohérents avec votre organisation et vos
améliorer le taux de couverture des dépenses par                         processus achats ?
les acheteurs. La digitalisation de la fonction Achats
devient le socle indispensable sur lequel la fonction                   ƒƒ
                                                                         Votre organisation Achats a-t-elle le socle digital nécessaire pour
pourra se construire.                                                    maîtriser les dépenses et trouver les leviers de gains ?

C’est une fois que la base digitale est fixée que
l’organisation des Achats peut alors être redessinée,
structurée de façon plus efficace et plus productive
et générer plus de gains pour le métier. Les dépenses
sont ainsi cadrées suivant les politiques Achats
clairement établies :
ƒƒ
 ne sont portés dans les catalogues que les
 références agréées ;
ƒƒ
 seules les dépenses budgétées sont engagées, sauf
 agrément défini ;
ƒƒ
 mais surtout, chaque décision d’engagement est
 visée par un responsable du management et un
 acheteur professionnel qui s’assurent tous deux de
 la légitimité de l’action.
Ce socle digital permet alors au « strategic
sourcing » de se déployer sur des bases pérennes
et non comme un feu d’artifice dont l’importance
des gains dégagés en quelques mois annonce
l’incapacité qu’à l’organisation de les maintenir et les
approfondir dans la durée.

  6         Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?
La révolution digitale dans les Achats,
c’est maintenant possible !
L’émergence d’Internet et des Achats dématérialisés
                                                                   Les atouts de Capgemini Consulting en France
ont révolutionné le comportement des particuliers.
                                                                   ƒƒ
                                                                    Une vision globale des conditions de la transformation des
De la même façon, au sein des entreprises, la
                                                                    systèmes humains pour faire évoluer durablement pratiques et
mise en place des outils de « spend analysis » et
                                                                    comportements
de « procure to pay » améliore la performance
des acheteurs professionnels en s’intégrant dans
                                                                   ƒƒ
                                                                    Des méthodologies différenciantes, dont :
le processus global de la maîtrise des dépenses
de l’entreprise. Peut-être moins spectaculaire que
                                                                      - l’Université de la Transformation™, pour équiper les managers
pour les particuliers, le « digital purchasing » dans
                                                                        dans leur nouveau rôle en les dotant des compétences requises,
l’entreprise conduit pourtant à une transformation
                                                                        et en mettant l’accent sur les leviers comportementaux de la
fortement génératrice de valeur.
                                                                        performance
Cette mutation est une nouvelle frontière pour
                                                                      - l’Accelerated Solutions Environment (ASE) : méthodologie de
la fonction Achats, lui permettant de maîtriser le
                                                                        co-construction de visions stratégiques favorisant coopération et
processus complet de production, de l’expression
                                                                        intelligence collective
du besoin au règlement, la rapprochant ainsi des
fonctions régaliennes comme la Finance avec ses
                                                                      - la sociologie des organisations pour lire les modes de
usines de comptabilité, ou encore les Ressources
                                                                        fonctionnement réels, au-delà des organigrammes
Humaines avec la production de la paie.
                                                                      - des méthodes d’expérimentation permettant de réinventer
                                                                        les modes de fonctionnement sur le terrain, avec des effets
                                                                        immédiats sur la performance

                                                                   Des parutions thématiques régulières
                                                                   ƒƒ
                                                                    Digital Transformation Review (2012) : entretiens, résultats
                                                                    d’études et points de vue sur l’étape incontournable de la
                                                                    transformation digitale

                                                                   ƒƒ
                                                                    Le Global Chief Procurement Officer Survey (édition annuelle)
                                                                    identifie les stratégies Achats mises en œuvre au regard des objectifs
                                                                    des entreprises et appréhende les sujets Achats qui font l’actualité

                                                                   ƒƒ
                                                                    Des études et points de vue publiés régulièrement
                                                                    « Innovation in procurement - A new era of innovation in procurement
                                                                    process »
                                                                    « Supplier Relationship Management (SRM) Research »...

                                                                   ƒƒ
                                                                    Triggers (2010) : de larges développements consacrés aux
                                                                    ressources humaines et au management, facteurs clés de réussite
                                                                    des transformations

                                                                      Documents disponibles sur demande

                            Digital Purchasing : comment la digitalisation des Achats permet la maîtrise durable de la dépense des entreprises ?   7
A Propos de Capgemini

            Fort d’environ 120 000 collaborateurs et présent dans 40 pays, Capgemini est l’un des leaders mondiaux du conseil,
            des services informatiques et de l’infogérance. Le Groupe a réalisé en 2011 un chiffre d’affaires de 9,7 milliards d’euros.
            Avec ses clients, Capgemini conçoit et met en œuvre les solutions business et technologiques qui correspondent à leurs
            besoins et leurs apportent les résultats auxquels ils aspirent. Profondément multiculturel, Capgemini revendique un style
            de travail qui lui est propre, la « Collaborative Business ExperienceTM », et s’appuie sur un mode de production mondialisé,
            le « Rightshore® ».

            Plus d’informations sur : www.capgemini.com

            Rightshore® est une marque du Groupe Capgemini

            A Propos de Capgemini Consulting

            Capgemini Consulting est la marque de conseil en stratégie et transformation du groupe Capgemini. Leader dans la
            transformation des entreprises et des organisations, Capgemini Consulting aide ses clients à concevoir et mettre en
            œuvre des stratégies innovantes au service de leur croissance et de leur compétitivité. La nouvelle économie numérique
            est synonyme de ruptures mais aussi d’opportunités. Les 3600 consultants de Capgemini Consulting travaillent avec des
            entreprises et des organisations de premier plan pour les aider à relever ces défis en menant à bien leur transformation
            numérique.

            Plus d’informations sur : www.capgeminiconsulting.fr

            Contacts :
            Philippe Remy
            Senior Vice President
            philippe.remy@capgemini.com

            Jean-Gabriel Padovani
            Vice President
            jean-gabriel.padovani@capgemini.com

        Tour Europlaza
        20, avenue André Prothin
        92927 La Défense Cedex
        Tél. : +33 (0) 1 49 67 30 00

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