Directives d'organisation - Mille Gruyère
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Directives d’organisation
pour la préparation et le déroulement de la finale suisse MILLE
GRUYÈRE 2020
Version janvier 2020
Organisateur
Société : Président CO :
Date : Signature :
Swiss Athletics
Chef de projet Projets jeunesse Alain Croisier
Date : 31.1.2020 Signature :
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein NachwuchsprojektTable des matières
1 But................................................................................................................. 3
2 L’événement ................................................................................................... 3
2.1 Idée ........................................................................................................ 3
2.2 Buts ........................................................................................................ 3
2.3 Catégories ................................................................................................ 3
2.4 Distance ................................................................................................... 3
2.5 Qualification à partir des finales régionales ................................................... 4
2.6 Licence .................................................................................................... 4
2.7 Conditions de participation ......................................................................... 4
3 Organisation de la finale suisse .......................................................................... 5
3.1 Enregistrement ......................................................................................... 5
3.2 Infrastructure ........................................................................................... 5
3.3 Service médical ......................................................................................... 5
3.4 Restauration ............................................................................................. 5
3.5 Dossards .................................................................................................. 6
3.6 Chronométrage / Évaluation ....................................................................... 6
3.7 Distinction ................................................................................................ 6
3.8 Liste de résultats ....................................................................................... 7
3.9 Invités d’honneur ...................................................................................... 7
4 Sponsoring ...................................................................................................... 7
4.1 Le Gruyère AOP ........................................................................................ 7
4.2 Fondation Freude herrscht, Mizuno .............................................................. 7
4.3 Perü timing............................................................................................... 8
4.4 Autres sponsors Swiss Athletics .................................................................. 8
5 Communication ................................................................................................ 8
5.1 Entre organisateur et Swiss Athletics ........................................................... 8
5.2 Speaker ................................................................................................... 8
5.3 Médias ..................................................................................................... 9
5.4 Publicité ................................................................................................... 9
6 Finances ......................................................................................................... 9
6.1 Montant d’organisation ............................................................................... 9
6.2 Finance d’inscription .................................................................................. 9
6.3 Assurance ...............................................................................................10
7 Adresses de contact ........................................................................................10
8 Dispositions finales ..........................................................................................10
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt1 But
Les présentes directives d’organisation règlent les droits et les obligations du déroulement
de la finale suisse Mille Gruyère. Swiss Athletics désigne un organisateur (société) qui est
membre de Swiss Athletics et s’engage à organiser le concours selon les présentes
directives.
2 L’événement
2.1 Idée
Un kilomètre ou exactement 1000 mètres sont parcourus contre des concurrents du même
âge dans le cadre du MILLE GRUYÈRE de Swiss Athletics, le projet d'endurance pour jeunes
athlètes. L'objectif est de transmettre le plaisir au mouvement et au sport ainsi que de
découvrir et de gagner de nouveaux talents. Une série de compétitions avec des
éliminatoires régionales et une finale suisse permet de mesurer et d'améliorer les ambitions
sportives.
2.2 Buts
La qualité de l’organisation de la finale suisse Mille Gruyère doit être impeccable, de
manière à devenir un événement au sens positif pour tous les participants/es (y.c. parents,
frères et sœurs et spectateurs).
2.3 Catégories
La finale suisse Mille Gruyère 2020 comprend 12 catégories : 5 catégories de filles et 5 de
garçons (10 – 15 ans).
Catégorie Âge Année de naissance
W/M 10 10 ans 2010
W/M 11 11 ans 2009
W/M 12 12 ans 2008
W/M 13 13 ans 2007
W/M 14 14 ans 2006
W/M 15 15 ans 2005
Toutes les catégories doivent être proposées. Chaque année de naissance forme une
catégorie propre. Les garçons et les filles courent séparément et sont aussi classés
séparément.
• S’il y a moins de 4 coureuses/coureurs au départ dans une catégorie, elles/ils
peuvent être regroupés avec la catégorie masculine resp. féminine. L’évaluation
resp. le classement sera toutefois séparé.
2.4 Distance
Les 10 – 15 ans effectuent une course de 1000m (2 ½ tours sur une piste circulaire de
400m).
Les positions au départ sont définies dans le document « Position au départ Mille Gruyère
de la finale suisse ». L’ordre de départ est fixé à l’aide de la liste des meilleurs (état lundi
avant la finale). Le départ est donné sur deux rangs (courbe développante) 1/3 des
participants (les plus forts) s’aligne sur la 2e linge de départ (couloirs extérieurs). 2/3 des
participants s’alignent sur la 1ère ligne de départ (couloirs intérieurs). La répartition sur
les lignes de départ se fait de manière aléatoire.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt2.5 Qualification à partir des finales régionales
2.5.1 Mode
• À chaque finale régionale, les deux meilleurs athlètes de la région correspondante
se qualifient par catégorie (M/W 10-15).
• Une liste de Lucky Looser est en plus gérée avec tous les résultats obtenus à l’une
des 12 finales régionales. Les 6 athlètes avec les meilleurs résultats se qualifient
par catégorie.
• Aux deux courses U-Turn, le 1er classé par catégorie se qualifie.
2.5.2 Explication
• La répartition régionale des cantons dans les régions se trouve dans le document
« Répartition des cantons dans les régions 2020 ».
• Le lieu de la société avec laquelle s’inscrit l’athlète définit en premier lieu
l’appartenance à une région. Pour les athlètes qui ne font pas partie d’une société,
le domicile de l’athlète est décisif.
• À l’exception de BE + FR, toutes les finales régionales sont ouvertes à tous les
coureurs de toute la Suisse. Les athlètes qui ne sont pas de la région, peuvent se
qualifier uniquement via la liste des Lucky Looser.
Invitation à la finale suisse
• Les organisateurs désignent les athlètes qualifiés/es selon le processus de
qualification défini.
• Les organisateurs distribuent aux athlètes qualifiés/es lors de la remise des prix la
« Lettre de qualification pour la finale suisse » mise à disposition.
• Les responsables cantonal annoncent au chef de projet de Swiss Athletics, à l’aide
du formulaire mis à disposition « Annonce des qualifiés des finales régionales », les
informations nécessaires pour l’invitation à la finale suisse, de tous les athlètes qui
se sont qualifiés/es à leur manifestation.
• La liste des athlètes déjà qualifiés/es pour la finale suisse et la liste actuelle des
Lucky Looser est en permanence complétée par le chef de projet de Swiss Athletics
sur http://www.mille-gruyere.ch/de/final.html
• Le chef de projet annonce à l’organisateur de la finale suisse au plus trad 5 jours
avant la finale la liste de participants/départ y.c. les numéros de licence des
athlètes.
2.6 Licence
Une participation à la finale suisse n’est possible que si les coureuses et les coureurs
qualifiés possèdent une licence Swiss Athletics. Les organisateurs des finales régionales
sont tenus d'attirer l'attention des participants qualifiés pour la finale suisse de leur
manifestation sur cette exigence de licence lors des cérémonies de remise des prix. La
licence doit être achetée avant la finale suisse
Le chef de projet de Swiss Athletics contrôle si les athlètes inscrits des finales régionales
ont bien acheté une licence et note le numéro de licence sur la liste des participants.
2.7 Conditions de participation
Toutes les personnes habitant en Suisse et au Liechtenstein, qui se sont qualifiées à l’une
des 12 finales régionales et aux 2 courses U-Turn, ont le droit de participer.
L’affiliation à une société n’est pas une condition, mais la possession d’une licence en est
une.
À la finale suisse, des données personnelles des participants/es sont saisies, traitées et
publiées sur les listes de résultats (prénom, nom, année de naissance, société ou domicile
avec indication du canton correspondant, les résultats obtenus par cette personne et son
classement). De plus des photos et films sont faits et peuvent être utilisés à des fins
publicitaires sans aucune revendication.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein NachwuchsprojektL’organisateur de la finale suisse est tenu d’attirer l’attention sur ce fait de manière
appropriée. Il peut être fait référence aux conditions de participation, qui sont publiées sur
le site web de notre projet.
3 Organisation de la finale suisse
3.1 Enregistrement
L’organisateur annonce en ligne à Swiss Athletics la finale suisse MILLE GRUYÈRE sous son
numéro de société. L’outil correspondant se trouve sur :
https://www.swiss-athletics.ch/de/wettkampf-verwaltung-neu/
3.2 Infrastructure
Pour organiser une finale suisse, les installations suivantes sont indispensables :
• Piste synthétique de 400 m avec au moins 6 couloirs.
• 2e ligne de départ selon IWR 2018 163.5b ou fiche technique Piste circulaire
chapitre 9.
• Chronométrage électronique avec film d’arrivée (vidéo).
• Bureau des calculs y.c. équipements (PC, imprimante et photocopieuse)
• Vestiaires et douches pour env. 400 athlètes
• Panneau d’information sur lequel les listes de résultats sont publiées aussi
rapidement que possible après la course.
• En ce qui concerne la sonorisation du stade, les conditions suivantes doivent être
remplies :
o Si la qualité du son du stade n’est pas excellente (son propre et homogène),
il faut installer des haut-parleurs à large bande avec une diffusion
horizontale >100° (-6 dB) et pas de subwoofer (exemple : JBL SCS 8) afin
de couvrir parfaitement la zone de départ et d'arrivée (pour les interviews)
ainsi que la zone de restauration (où se trouvent la plupart des gens).
Il y a plusieurs possibilités :
▪ On utilise en partie le Soundsystem du stade : 3 haut-parleurs
supplémentaires sont ajoutés, pour couvrir parfaitement la zone de
départ et d’arrivée ainsi que la zone de restauration.
▪ Le système de sonorisation du stade est inutilisable : on peut par
exemple louer deux groupes de haut-parleurs pour couvrir l'ensemble
du stade depuis le centre du terrain.
o Il faut au moins 8 haut-parleurs.
o La salle principale de contrôle doit disposer d’une entrée 3,5-mm-Mini-Jack.
o L’équipe d’animation apporte ses propres microphones HF et un poste de
contrôle.
3.3 Service médical
Le CO assure un système médical impeccable pendant toute la manifestation.
3.4 Restauration
L’exploitation d’une cantine de fête est souhaitée. Swiss Athletics ne participe ni au
bénéfice ni à la perte de la cantine de fête. En ce qui concerne les fournisseurs,
l’organisateur est libre, à l’exception des produits fromagers, qui doivent provenir de Le
Gruyère AOP.
Dans la mesure du possible il faut renoncer à la vente d’alcool et de tabac. Cette action
peut très bien être publiée comme réclame „Exemple pour notre jeunesse“.
Il faut prévoir au moins un apéro pour les invités d’honneur.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein NachwuchsprojektPour les apéros des aides et la cantine de fête, Le Gruyère AOP met à disposition de
l’organisateur, sur demande, un bon pour du fromage.
3.5 Dossards
• Swiss Athletics met à disposition du CO des dossards jetables avec date et lieu de
la manifestation. Ceux-ci seront livrés au plus tard 15 jours avant la manifestation.
• Le CO se charge d’organiser la distribution des dossards.
• Les participantes et participants doivent porter les dossards sur la poitrine.
3.6 Chronométrage / Évaluation
Au préalable le CO coordonne le chronométrage électronique avec une précision à
1/100sec. Le CO organise une équipe expérimentée pour le bureau des calculs, qui maîtrise
le maniement du logiciel d’évaluation TAF3 de Seltec ou et qui a déjà travaillé en concours.
Les logiciels peuvent être téléchargés gratuitement sur les liens suivants :
https://www.swiss-athletics.ch/de/seltec/
https://www.swiss-athletics.ch/de/wettkaempfe/wettkampfsupport/athletica/
Pour un déroulement réussi les postes suivants doivent être occupés :
• 1 juge-arbitre formé
• 1 team de starters formé (au moins 2 personnes, starter et starter de rappel)
• 1 aide-starter
• 1-2 juge(s) d’arrivée
• 2 chronométreurs
• 1 secrétaire
• 1 estafette (pour assurer que la composition des séries et les listes de résultats
soient affichées aux panneaux d’info)
Le juge-arbitre et les starters sont convoqués par Swiss Athletics et doivent être
indemnisés par l’organisateur selon le règlement Swiss Athletics.
Le fonctionnement de l’installation de départ (haut-parleurs / volume sonore) doit être
testé avant la première série.
Si le départ n’est pas donné avec le pistolet de départ, l’aide-starter doit aviser les enfants
auparavant que le départ n’est pas donné avec un coup de pistolet, mais un signal
acoustique (bip sonore).
3.7 Distinction
• Chaque participant/e reçoit un prix souvenir de Le Gruyère AOP.
• Les trois premiers classés de chaque catégorie reçoivent une médaille.
• Les 8 premiers classés de chaque catégorie reçoivent un diplôme rempli par
l’organisateur.
Médailles et diplômes sont organisés par le chef de projet de Swiss Athletics et livrés par
un distributeur.
D’éventuelles autres distinctions peuvent rendre la finale suisse encore plus attractive, ceci
est de la compétence des organisateurs, qui doivent également les financer.
La proclamation des résultats représente un des moments forts de la manifestation. De
petits spectacle tels qu’enfants-artistes, groupes de jeunes musiciens, „Guggenmusik“,
troupes de danse etc. avant et au début de la proclamation des résultats sont souhaitables.
Il est également possible de prier les personnalités présentes (sport, politique, culture) de
remettre les médailles.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt3.8 Liste de résultats La couverture de la liste de résultats est mise à disposition par Swiss Athletics comme « Modèle liste de résultats » dans la rubrique téléchargements du site web. Seule la couverture originale peut être utilisée. La liste de résultats doit être mise en ligne le jour même sur le site web de l’organisateur et être envoyée au plus tard jusqu’à 24.00 heures du jour du concours sous forme de PDF (et si possible comme Excel) à l’adresse suivante : alaincroisier@swiss-athletics.ch. 3.9 Invités d’honneur L’organisateur convie par écrit et à temps les invités d’honneur à la finale suisse et leur donne les informations nécessaires (programme ou au moins horaire, informations générales, plan de situation et carte de parking). L’organisateur prévoit et désigne des personnes pour l’encadrement des invités d’honneur, (bienvenue, badge etc.). Swiss Athletics annonce à l’organisateur les participants à inviter du point de vue de Swiss Athletics. 4 Sponsoring 4.1 Le Gruyère AOP Les présences du sponsor principale et des Co-sponsors sont fixées dans des contrats entre les sponsors concernés et Swiss Athletics et sont mis en œuvre par l’agence d’événementiels DM-Events. Pour le branding de l’installation sportive, l’organisateur met à disposition de l’agence d’événementiels 4 aides pour le montage et le démontage (installation d’arcs, tentes etc.) Il faut garantir l’exclusivité à Le Gruyère AOP et Mizuno dans la zone de remise des prix. Le Gruyère AOP bénéficie de l’exclusivité de branche. Aucun autre sponsor de formages ou produits laitiers ne peut être engagé. Il faut également veiller à ce que seul du formage de Le Gruyère soit utilisé dans la cantine de fête ou à l’apéro VIP (voir point 3.4). Si un programme est réalisé (papier ou électronique) la présence d’autres sponsors est possible à l’exception des 4 pages de couverture, dans la mesure où ils ne concurrencent pas le sponsor principal Le Gruyère AOP par une autre marque de fromage (Emmentaler, Tilsiter, Appenzeller etc.) ni le Co-sponsor Mizuno par une autre marque d’articles de sport (Adidas, PUMA, asics, erima etc.). Le Gruyère AOP a le droit de distribuer des Giveaways (par ex. sticks de fromage) au public. Il faut également faire en sorte que les T-shirts des aides mis gratuitement à disposition soient portés de manière visible par les juges et fonctionnaires pendant toute la durée de la manifestation. Les publications doivent être mises en ligne visiblement sur le site web de la société avec le „ logo Mille Gruyère “. Dans l’idéal sur une sous-page spéciale. Le speaker doit régulièrement faire des annonces mentionnant soutien des sponsors principaux et Co-sponsors. 4.2 Fondation Freude herrscht, Mizuno Il faut suspendre deux banderoles de la fondation Freude herrscht ainsi que de Mizuno. En cas de besoin Mizuno peut tenir un stand avec des articles de sport. Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt
4.3 Perü timing
Si souhaité perü timing met gratuitement à disposition 1 personne comme conseiller et
aide pour le chronométrage à la finale CH. Les frais (hébergement, repas, kilomètres auto)
sont à charge de l’organisateur.
Si du matériel supplémentaire de perü timing est nécessaire, les frais de location du
matériel s’élèvent au maximum à CHF 500.—pour une installation complète de
chronométrage avec caméra à image de l’arrivée, départ électronique, caméra frontale, un
affichage des temps et traitement des données (router avec serveur DHCP, câble réseau
jusqu’à max. 100m jusqu’au PC du bureau de l’organisateur. Les frais seront moins élevés
s’il ne faut que certains composants (par ex. caméra frontale).
En contrepartie Perü timing doit être mentionné sur toutes les publications en relation
directe avec la finale suisse Mille Gruyère comme sponsor de prestation de service. En cas
d’intérêt, l’organisateur prend directement contact avec Perü timing
4.4 Autres sponsors Swiss Athletics
Les Leadingpartner de Swiss Athletics comme fédération sont
• UBS
• Le Gruyère AOP
• Puma
• Omega
Lors de la recherche de sponsors pour la finale suisse Mille Gruyère, il est important de
s'assurer qu'ils ne sont pas en concurrence avec les principaux partenaires de Swiss
Athletics. Les sponsors doivent être discutés avec le chef de projet.
L'UBS a le Right of first refusal. Cela signifie que d'autres banques ou compagnies
d'assurance sont autorisées. Toutefois, avant la conclusion d'un contrat, l'offre (soutien
financier, présence, etc.) doit être communiquée à l'UBS via Swiss Athletics, qui a la
possibilité d'offrir les mêmes conditions. Si elle y renonce, le contrat peut être exécuté
avec l'autre sponsor.
5 Communication
5.1 Entre organisateur et Swiss Athletics
L’organisateur rédige un bref procès-verbal de toutes les séances du CO et en envoie à
chaque fois un exemplaire au chef de Swiss Athletics.
L’organisateur réalise un programme (facultatif), un dépliant du concours avec directives,
horaire et plan de situation et le met à disposition du chef de projet. Ces informations
seront également publiées sur la page web du projet.
5.2 Speaker
L’organisateur est responsable d’une sonorisation optimale sur le terrain de compétition et
se charge d’une bonne ambiance (voir 3.2).
Le chef de projet propose l’équipe d’animation (team de speakers et DJ) et en assume les
frais. Les annonces doivent impérativement être faites en deux langues et au moins les
mots de bienvenue aussi en italien. Le speaker doit informer et motiver de manière
sympathique et correcte avant, pendant et après la course. Le speaker doit nommer les
partenaires de l'événement de manière récurrente et attirer l'attention sur leurs activités
sur place
Swiss Athletics prépare à l’attention du speaker un briefing « Info pour le speaker », qui
peut être utilisé comme aide.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt5.3 Médias
Avant la finale suisse les organisateurs veillent à faire de la publicité avec les documents
mis à disposition (dépliants, modèles de communiqués de presse) dans leur région pour la
manifestation. Le chef des médias de Swiss Athletics est responsable de la communication
avec les médias nationaux.
Le CO fournit un responsable des médias qui s’occupe d’informer les médias régionaux et
répond aux médias. Ses tâches sont :
• Fournit un préavis de la manifestation aux médias régionaux.
• Envoie après coup la liste de résultats et dans l’idéal un compte-rendu sur le
concours avec photos aux médias régionaux.
• Fournit au chef de projet Swiss Athletics tous les articles de presse de la presse
locale.
5.4 Publicité
La plus grande attention sera accordée à l’annonce de la finale suisse. Le CO doit aider à
promouvoir la manifestation.
5.4.1 Imprimés
Le „ Bon à tirer “ de tous les imprimés doit être présenté pour contrôle au chef de projet
Swiss Athletics.
Des dépliants réalisés en allemand et en français sont fournis à l’organisateur selon sa
commande.
La manifestation doit être mentionnée dans toutes les brochures d’information de la
commune et de l’association cantonale d’athlétisme.
5.4.2 Numérique
Des informations détaillées sur la série d’événements sont publiées sur le site web du
projet www.mille-gruyere.ch. Sur son propre portail Internet, le CO mentionne la
manifestation et met en ligne la publication.
Il faut viser une promotion via médias sociaux (Facebook, Instagram, Youtube, Snapchat,
etc.). Si des photos, vidéos ou autres articles sont téléchargés, ceux-ci doivent être
complétés avec les Hashtags #millegruyere et #swissathletics.
5.4.3 Sur place
Des clarifications doivent être faites avec les autorités compétentes concernant
l'autorisation des bannières publicitaires.
6 Finances
6.1 Montant d’organisation
Swiss Athletics indemnise l’organisateur avec CHF 1500.-. Pour le paiement l’organisateur
envoie un bulletin de versement au chef de projet de Swiss Athletics avec l’adresse correcte
de versement.
Pour payer l’indemnisation (complète), la liste de résultats avec couverture correcte et des
copies des articles de presse doivent être remises dans les délais.
6.2 Finance d’inscription
Pour la finale suisse Mille Gruyère il n’est pas permis de demander une finance
d’inscription.
Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt6.3 Assurance L'organisateur et Swiss Athletics déclinent toute responsabilité en cas d’accidents ou autres incidents survenus avant, pendant et après le concours. L'assurance est l’affaire des participants. Il faut mentionner l’assurance dans le programme. 7 Adresses de contact Chef de projet : Alain Croisier, alaincroisier@swiss-athletics.ch, Tél. 031 359 73 17 Marketing/Sponsoring: Marlis Luginbühl, marlisluginbuehl@swiss-athletics.ch RP/Médias : Beat Freihofer, beatfreihofer@swiss-athletics.ch Le Gruyère: Anouk Desobry, interprofession@gruyere.com, Tél. 0041 26 921 84 10 Perü timing: Peter Rüfli, perue-timing@bluewin.ch, Tél. 079 410 35 73 8 Dispositions finales Par leur signature, les organisateurs confirment leur accord d’organiser la finale suisse conformément aux présentes directives d’organisation. En cas de désaccord qui ne peut être résolu entre les parties en première instance, les parties au contrat se soumettent à la décision du tribunal arbitral de la fédération. Hauptsponsor Co-Sponsor Ermöglicht durch Ein Nachwuchsprojekt
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