Executive Assistant, Office of the CEO

Supply Ontario is a new provincial agency with an ambitious mandate to transform and modernize the
province’s public sector supply chain management system.

Supply Ontario’s vision is to build world-class capability that harnesses Ontario’s buying power to
enable economic development, province-wide resilience and value for Ontarians.

As the procurement commercial face for government, Supply Ontario will work across the system to
build an integrated, efficient and strategic supply chain that benefits our economy, businesses,
customers and Ontarians.

Supply Ontario is an inclusive employer which respects equity, inclusion, diversity and anti-racism.

Executive Assistant, Office of the CEO
Supply Ontario is seeking a strong administrative leader to join the organization in the role of
Executive Assistant for the Office of the CEO. In this key foundational role reporting to the Chief of
Staff, you will provide executive administrative services and support to the Chief Executive Officer
(CEO) and Chief of Staff and manage the day-to-day operations of the executive office ensuring
effective and efficient protocols, processes and systems are in place. In this role, you will be
responsible for:
    • Supporting the CEO and Chief of Staff to maintain linkages with Supply Ontario leadership, the
        Board of Directors, government officials and stakeholders.
    • Developing, implementing and managing protocols and practices to address the administrative
        needs of the Office of the CEO and ensure effective processes and systems are in place for
        matters requiring CEO review and approval.
    • Providing confidential administrative support to the CEO and the Chief of Staff, including
        maintenance of calendars, preparation of agendas and documents for meetings, speaking
        engagements and presentations and coordinating the preparation and/or compilation of
        background materials.
    • Managing relationships and connections with a wide variety of internal and external
        stakeholders to provide general information and answer questions related to various functions
        of Supply Ontario on behalf of the CEO and Chief of Staff.
    • Coordinating the daily operations of the CEO’s office, developing and implementing processes
        that improve office functionality, efficiency, and professionalism.
    • Coordinating the flow and assignment of incoming requests and other issues to the
        appropriate area of Supply Ontario as necessary.
    • Planning and coordinating all accommodation requirements relating to executive onboarding,
        including equipment requirements and information technology needs.
    • Tracking and managing invoices and billing, including maintaining budget information for the
        executive office; reconciling p-card/invoice and expense statements.
    • Maintaining files and records (electronic and hard copy) in an organized, consistent, and
        confidential manner, using Supply Ontario’s procedures for protecting and maintaining the
        privacy of records, and following relevant document retention schedules.

•   Developing and maintaining guidelines and best practices for internal IT resources (e.g.,
       SharePoint, email, etc.).
   •   Leading and participating on a variety of projects as assigned by the CEO and Chief of Staff by
       researching topics, preparing business cases, developing project plans, determining project
       resource requirements and project methodology, participating in consultations and meetings
       with management, staff, and stakeholders.

Successful candidates will demonstrate the following:
   ✓ 4 - 6 years’ experience in providing executive level services and support within a highly
       demanding work environment with expertise in prioritizing and managing competing priorities
       and deadlines.
   ✓ Completion of a university degree from a college or university
   ✓ Knowledge of the protocols and practices of an executive office within a public & private
       sector environment.
   ✓ Knowledge of applicable policies, procedures, and guidelines pertaining to the delivery of
       administrative services (e.g., budget, expenditure, procurement card, and expense claim
       policies; contract management; IT; correspondence guidelines; records management, etc.).
   ✓ Analytical and evaluative skills to assess issues and inquiries in order to determine their
       urgency and impact.
   ✓ Critical thinking skills to recommend viable and effective administration solutions and review
       and coordinate information for the CEO and Chief of Staff.
   ✓ Interpersonal skills and professionalism to connect and build relationships with a wide range
       of stakeholders.
   ✓ Organizational and time management skills to prioritize activities, issues, and multiple
       demands; assess and reassess workload and priorities regularly to determine what time-
       sensitive priorities must be completed urgently while staying on top of other less urgent tasks.
   ✓ Political acuity to pro-actively identify issues for executive discussion and stakeholder
       consultation.
   ✓ Verbal and written communication skills to relay and clarify information in a manner adapted
       to the requirements of specific situations and audiences; ensure the high quality of all
       documents, submissions, and correspondence originating from the office of the CEO.
   ✓ Proficient with Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams) and other
       internal applications, as required.

How to Apply
To apply, please forward your resume and cover letter to HR@supplyontario.ca by 5pm September
15, 2021.

Supply Ontario will offer a competitive compensation package including benefits and a defined
benefit pension plan.

We thank all applicants for their interest, however, only those selected for further consideration will
be contacted. Accommodation, if required, will be provided throughout the hiring process in
accordance with the Human Rights Code.

ApprovisiOntario est un nouvel organisme provincial dont l’ambitieux mandat vise à transformer et à
moderniser le système de gestion de la chaîne d’approvisionnement du secteur public de la province.

La vision d’ApprovisiOntario consiste à bâtir une capacité de classe mondiale qui exploite le pouvoir
d’achat de l'Ontario pour habiliter le développement économique, la résilience à l’échelle de la
province et la valeur pour la population de l'Ontario.

À titre de visage commercial en matière d’approvisionnement pour le gouvernement,
ApprovisiOntario travaillera à l’échelle du système pour bâtir une chaîne d’approvisionnement
intégrée, efficiente et stratégique qui profite à notre économie, aux entreprises, aux consommateurs
et à la population de l'Ontario.

ApprovisiOntario est un employeur inclusif qui respecte l’équité, l’inclusion, la diversité et
l’antiracisme.

Adjointe ou adjoint de direction, bureau du directeur général
ApprovisiOntario est à la recherche d’une ou d’un solide chef de file au plan administratif qui se
joindra à l’organisme à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction du bureau du directeur général.
Dans le cadre de ce poste fondamental clé, vous relèverez du chef du cabinet, offrirez un soutien et
des services administratifs de direction au chef de cabinet et gérerez les activités quotidiennes du
bureau de la direction, en vous assurant de l’existence de protocoles, processus et systèmes efficaces
et efficients. Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :
    • Aider le directeur général et le chef de cabinet à maintenir des liens avec l’équipe de direction
         et le conseil d’administration d’ApprovisiOntario, les représentants du gouvernement et les
         intervenants.
    • Élaborer, mettre en œuvre et gérer des protocoles et façons de faire visant à répondre aux
         besoins administratifs du Bureau du directeur général, et veiller à l’existence de processus et
         systèmes efficaces pour les questions nécessitant l’examen et l’approbation du directeur
         général.
    • Fournir un soutien administratif confidentiel au directeur général et au chef de cabinet,
         incluant la mise à jour des calendriers, la préparation d’ordres du jour et de documents pour
         des réunions, allocutions et présentations, et coordonner la préparation ou la compilation de
         documents de référence.
    • Gérer les relations et liens avec différents intervenants à l’interne et à l’externe afin de fournir
         des renseignements d’ordre général et de répondre aux questions se rapportant à différentes
         fonctions d’ApprovisiOntario au nom du directeur général et du chef de cabinet.
    • Coordonner les activités quotidiennes du bureau du directeur général, élaborer et mettre en
         œuvre des processus qui améliorent la fonctionnalité, l’efficience et le professionnalisme du
         bureau.
    • Coordonner le flux et l’affectation des demandes entrantes et autres enjeux à la section
         appropriée d’ApprovisiOntario au besoin.
    • Planifier et coordonner toutes les exigences en matière d’adaptation se rapportant à l’accueil
         de l’équipe de direction, y compris les exigences en matière d’équipement et les besoins liés
         aux technologies de l’information.

•   Assurer le suivi et la gestion des factures et de la facturation, y compris mettre à jour les
       renseignements budgétaires pour le bureau de la direction; faire concorder les cartes de
       paiements ou factures avec les états des dépenses.
   •   Mettre à jour les dossiers et registres (électroniques et imprimés) de façon structurée,
       uniforme et confidentielle en suivant les procédures d’ApprovisiOntario visant à protéger et à
       maintenir la confidentialité des registres, et respecter les calendriers pertinents en matière de
       conservation des documents.
   •   Élaborer et mettre à jour des lignes directrices et pratiques exemplaires pour les ressources TI
       à l’interne (p. ex., SharePoint, courriel, etc.).
   •   Diriger différents projets - ou y participer - désignés par le directeur général et le chef de
       cabinet en effectuant des recherches sur les sujets, en préparant des analyses de rentabilité,
       en élaborant des plans de projet, en déterminant les exigences en ressources et la
       méthodologie du projet, ainsi qu’en participant à des consultations et réunions avec la
       direction, le personnel et les intervenants.

Les candidats retenus démontreront ce qui suit :
    ✓ De 4 à 6 ans d’expérience en offre de services et de soutien au niveau directionnel au sein d’un
       milieu professionnel hautement exigeant, avec une expertise en priorisation et en gestion de
       priorités et délais concurrents.
    ✓ Diplôme universitaire d’un collège ou d’une université
    ✓ Connaissance des protocoles et façons de faire d’un bureau de direction dans un milieu du
       secteur public et privé.
    ✓ Connaissance des politiques, procédures et lignes directrices applicables se rapportant à la
       prestation de services administratifs (p. ex., politiques en lien avec le budget, les dépenses, les
       cartes d’approvisionnement et les demandes de remboursement des dépenses, gestion des
       contrats, TI, lignes directrices en matière de correspondance, gestion de dossiers, etc.).
    ✓ Compétences en analyse et évaluation afin d’évaluer des enjeux et demandes de
       renseignements et de déterminer leur urgence et leur impact.
    ✓ Excellent sens critique afin de recommander des solutions administratives viables et efficaces
       et de coordonner l’information pour le directeur général et le chef de cabinet.
    ✓ Compétences relationnelles et professionnalisme afin de créer et d’établir des liens avec un
       large éventail d’intervenants.
    ✓ Compétences organisationnelles et en gestion du temps dans le but de prioriser les activités,
       enjeux et nombreuses demandes, d’évaluer et de réévaluer régulièrement la charge de travail
       et les priorités afin de déterminer quelles priorités à délai critique doivent être abordées de
       façon urgente tout en continuant de s’occuper d’autres tâches moins urgentes.
    ✓ Acuité politique afin de repérer de façon proactive les enjeux aux fins de discussion avec
       l’équipe de direction et de consultation auprès des intervenants.
    ✓ Compétences en communication à l’oral et à l’écrit afin de relayer et de préciser des
       renseignements d’une manière adaptée aux exigences de situations et audiences précises;
       assurer la grande qualité de l’ensemble des documents, des présentations et de la
       correspondance provenant du bureau du directeur général.
    ✓ Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams) et autres
       applications à l’interne au besoin.

Comment postuler
Pour postuler, veuillez transmettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à l’adresse
HR@supplyontario.ca au plus tard à 17 h le 9 septembre 2021.

ApprovisiOntario offrira un programme de rémunération concurrentiel incluant des avantages sociaux
et un régime de pension à prestations déterminées.

Nous remercions toutes les personnes qui présentent leur candidature; toutefois, nous ne
communiquerons qu'avec celles qui seront retenues. Au besoin, des mesures d’adaptation seront
fournies tout au long du processus d’embauche, conformément au Code des droits de la personne.