Helen Wilkie MHW Communications - Neuf règles de "nétiquette" pour des courriels parfaits

Neuf règles de «nétiquette» pour des courriels parfaits
                Helen Wilkie
             MHW Communications

Règle Nº 1

Allez droit au but

Allez droit au but

• Les gens sont occupés et impatients
• Leur intérêt s’émousse vite
• Message supprimé, sans avoir été lu

Allez droit au but

   • La première phrase est cruciale
   • Elle doit fournir le contexte
   • Elle doit inciter le destinataire à
     lire votre courriel

Allez droit au but

Comme vous le savez, pendant notre journée de réflexion
annuelle qui s’est tenue le mois dernier, nous avons
longuement discuté de la stratégie visant l’intégration de
nouvelles technologies et la formation du personnel sur la
façon d’utiliser celles-ci. Nous nous sommes tous entendus
pour réfléchir à notre rôle aux fins du plan de mise en œuvre et
informer les autres membres de l’équipe de nos plans. Ce
courriel est ma réponse à cet engagement.

                                    Ouf! 75 mots!

Allez droit au but

Comme entendu lors de la journée de
réflexion, je joins le calendrier et les plans
relatifs au rôle de mon groupe dans la mise en
œuvre de la stratégie d’intégration des
nouvelles technologies.

                       33 mots : beaucoup mieux!

Règle Nº 2

Structurez votre
    message

Structurez votre message

Écrire en suivant le flot de vos pensées
Bla bla bla bla bla bla bla bla bla…

                C’est bien si cela correspond à votre
                façon de faire, mais...

                   …vous DEVEZ considérer ce
                   premier jet comme un brouillon!

Structurez votre message

Faites un plan avant
de commencer à écrire
                        Modèle à suivre :
                        • Motif de votre message
                        • Explication point par
                          point
                        • Conclusion

Structurez votre message

           Motif du message

Nous devons coordonner dès maintenant la
logistique du séminaire du 15 novembre
pour que tout se déroule bien.

Structurez votre message

         Explication point par point
Notez des mots clés       • Ces mots constituent
                            la base de ce que
   • Heure?
                            vous écrirez dans
   • Repas?                 votre courriel
   • Traiteur?            • Cela permet de vous
                            assurer que vous
   • Nombre de
                            n’avez rien oublié
     participants?
                          • N’oubliez pas :
   • Lieu?
                            seulement des mots
   • Invitations?           clés à cette étape-ci

Structurez votre message

 Transformez chaque point en phrase; certaines
 phrases peuvent contenir plusieurs points.

• Nous devons déterminer à quelle heure se tiendra le
  séminaire et si un repas devra être servi.

 • Vérifiez l’ordre des points
 • Vérifiez l’organisation des paragraphes

Structurez votre message

                 Liste à puces

 ƒ Bon outil de communication
 ƒ Met les mots en évidence
 ƒ Canalise l’attention du lecteur en moins de
   mots

Structurez votre message

            Liste numérotée

   •   Lorsque l’ordre est important
   •   Lorsque la liste est longue
   •   Utile à des fins de référence

Structurez votre message

              Pièces jointes
 La liste ci-jointe contient des suggestions
 de traiteurs, accompagnées des
 commentaires de clients qui ont déjà fait
 appel à leurs services. Vous pouvez
 ajouter vos propres commentaires dans
 l’espace prévu à cette fin.

Structurez votre message

                Prochaines étapes, le cas échéant

La conclusion   Mesures à prendre, le cas échéant

                Soyez clair et exhaustif

Structurez votre message

 «Comme nous travaillerons conjointement sur ce projet,
auriez-vous l’obligeance de prendre connaissance de la
pièce jointe le plus tôt possible? Je vous appellerai
mercredi à 10 h pour discuter du projet. Si ce moment ne
vous convient pas, veuillez m’indiquer des périodes qui
vous conviendraient mieux. Merci.»

Le contraire de la confusion

▬ Ça me va
▬ Ok, c’est fait
▬ Je m’en charge   ?

Le contraire de la confusion

    Oui, je vais aviser le reste de
    l’équipe cet après-midi, par
    courriel, des changements
    concernant la réunion.

Règle Nº 3

 Laissez vos mots
parler d’eux-mêmes

Laissez vos mots parler d’eux-mêmes

   Vos destinataires ne
  peuvent pas voir votre
       expression

Laissez vos mots parler d’eux-mêmes

         Évitez les émoticônes

Laissez vos mots parler d’eux-mêmes

     N’abusez pas des signes
      de ponctuation!!!!!!!!!!!

Laissez vos mots parler d’eux-mêmes

    Au lieu de ceci :
                        Essayez plutôt :
    Pouvez-vous le
    croire????          • Cela ne me
                          surprend pas.
                        • Je ne peux
                          pas le croire.
                        • Pouvez-vous
                          le croire?

Règle Nº 4

Tirez parti de la ligne
       «Objet»

Tirez parti de la ligne «Objet»

                     Soyez précis

Réunion sur les ventes    Réunion sur les ventes
mensuelles                mensuelles : changement de
                          date et de lieu

                  Pourquoi?

Tirez parti de la ligne «Objet»

Dites à vos destinataires ce qu’ils doivent faire...

  Pour info
  À titre indicatif         Jennifer, mesures à prendre
  Mesures à prendre         Jennifer, RSVP
  Urgent

   …ils seront plus susceptibles de le faire!

Tirez parti de la ligne «Objet»

            Déjouez les filtres antipourriels

                      Gratuit, cash, profit,
                      prime, dollars, caché,
                      et bien d’autres

Mots associés aux pourriels selon diverses listes tirées de Google

Règle Nº 5

Utilisez une mise en
   page conviviale

Utilisez une mise en page conviviale

   Il n’est pas facile de lire un
   bloc de texte serré

                               Courts paragraphes

                               Paragraphes espacés

                                Majuscules et minuscules

Utilisez une mise en page conviviale

Appel et salutation : suivre le modèle de la correspondance traditionnelle

                     Communication externe : Lettre
                         Appel
                         Monsieur,
                         Madame,
                         Madame la Docteure,
                         Cher Robert,

                         Salutation
                         Sincères salutations,
                         Cordialement,

Utilisez une mise en page conviviale

Appel et salutation : suivre le modèle de la correspondance traditionnelle

                 Communication interne : Note de service
                     Pas d’appel ni de salutation

                 Formules à caractère plus personnel
                 Mary, Bonjour Maria, Cher Dave,
                 Certainement Robert, je serais heureux de
                 prendre la parole à votre colloque.

Utilisez une mise en page conviviale

                         Signature

       • Créez plusieurs signatures de façon à pouvoir
         choisir celle qui convient à votre destinataire
       • Ajoutez l’avis de confidentialité seulement
         lorsque cela est nécessaire
       • Signature relativement courte

Règle Nº 6

Utilisez les pièces
    jointes avec
     modération

Utilisez les pièces jointes avec
           modération

                      • Évitez d’annexer des
                        documents non sollicités
Elles peuvent
                      • Portez attention à la taille
contenir des virus
                        des documents annexés
                      • YouSendIt.com

Décrivez le contenu    Remplacez la pièce
de la pièce jointe     jointe par un lien vers
                       une page Web

Règle Nº 7

Ne cliquez pas trop
 vite sur «Envoyer»

Ne cliquez pas trop vite sur «Envoyer»

    • Les histoires    • Indiquez le       * Utilisez avec
      d’horreur          destinataire en     précaution la
      abondent           dernier lieu        fonction
                                             «Répondre à
    • Les mots qui     • Relisez votre       tous»
      apparaissent à     message
      l’écran            attentivement     * Vous pouvez
      comportent une     avant de            retirer votre
      charge émotive     l’envoyer           nom de la
                                             liste des
                                             destinataires

Règle Nº 8

Créez un système de
gestion des courriels
    et utilisez-le

Gestion traditionnelle du courrier
                   papier
• Le courrier est déposé dans votre corbeille/boîte d’arrivée.
• Vous lisez votre courrier.
• Puis :
   – vous vous en occupez immédiatement et archivez les documents ou
     les faites suivre à quelqu’un d’autre OU BIEN
   – vous décidez de vous en occuper plus tard et vous classez les
     documents concernés dans votre chemise «dossiers en cours».
• Lorsque le temps est venu, vous savez où se trouvent les
  documents à traiter.
• Lorsqu’un document est traité, vous l’archivez ou vous le
  faites suivre à la personne responsable de l’archivage.
• Un système d’archivage permet de retrouver facilement un
  document, au besoin.

Boîte courriel

Réception          Envoi

Créez un système de gestion des
     courriels et utilisez-le

      Dossier «Information du service»
      • Réunion sur les ventes
      • Rapports mensuels
      • Sujets récurrents
      • Courriels du patron

Créez un système de gestion des
     courriels et utilisez-le

    Dossier «Mesures à prendre»
      • Faites le nécessaire ou retirez le
        courriel de ce dossier
      • Videz ce dossier régulièrement
    Dossier «Personnel»

Créez un système de gestion des
     courriels et utilisez-le

                    Filtres automatiques

  Classent automatiquement les courriels pour consultation future
  Les courriels ainsi filtrés n’apparaissent jamais dans la boîte de
  réception
  Pratique pour les cybermagazines, bulletins électroniques, etc.
  Pour vous désabonner
  Si vous ne souhaitez plus recevoir cette publication
  Nom du bulletin électronique
  Nom de l’éditeur du bulletin électronique
  Courriels personnels

Créez un système de gestion des
     courriels et utilisez-le

Avez-vous vraiment besoin de conserver ce courriel?

 - A-t-il été conservé ailleurs?
 - À des fins d’archivage? Archiver une copie papier.

Supprimez régulièrement des courriels pour éviter
d’engorger le système.

Règle Nº 9

 Établissez un horaire
de gestion des courriels

Établissez un horaire de gestion des
              courriels

                        • Vérifiez votre boîte   • Ne laissez pas
 • C’est vous le          courriel à heures        votre boîte
   maître après tout!     fixes                    courriel affichée à
                                                   l’écran à longueur
                        • En fonction de           de journée
                          votre charge de
                          travail personnelle    • Désactivez la
                                                   fonction d’alerte
                                                   ou ignorez-la

 Collaborez avec vos collègues afin de rendre le système efficace

Les neuf règles de nétiquette
         pour des courriels parfaits
1.     Allez droit au but
2.     Structurez votre message
3.     Laissez vos mots parler d’eux-mêmes
4.     Tirez parti de la ligne «Objet»
5.     Utilisez une mise en page conviviale
6.     Utilisez les pièces jointes avec modération
7.     Ne cliquez pas trop vite sur «Envoyer»
8.     Créez un système de gestion des courriels et utilisez-le
9.     Établissez un horaire de gestion des courriels
     Pour obtenir de plus amples informations sur les services qu’offre Helen
                Wilkie à titre de conférencière/animatrice, allez à
                             http://www.mhwcom.com.

Neuf règles de nétiquette pour des
        courriels parfaits

         Des questions?