KIT DE SURVIE CLÉ EN MAIN - POUR ANIMER DES COMMUNAUTÉS DIGITALES HORS SÉRIE #COVID-19 - Beeshake

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Ordinateurs et technique

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KIT DE SURVIE CLÉ EN MAIN - POUR ANIMER DES COMMUNAUTÉS DIGITALES HORS SÉRIE #COVID-19 - Beeshake

HORS SÉRIE #COVID-19

KIT DE SURVIE
CLÉ EN MAIN
POUR ANIMER DES
COMMUNAUTÉS DIGITALES

INTRODUCTION
Alors que l impact de Covid 19 s intensifie à l échelle mondiale, Beeshake a créé cette
' - ' '

ressource pour les organisations et leurs leaders, afin de les aider à communiquer
efficacement en ces temps difficiles et incertains. Ce nouveau livre blanc doit aussi
vous aider à adopter les bons réflexes, et vous donner des idées concrètes pour
continuer d engager vos collaborateurs dans un monde en transformation.
'

Cela inclut des conseils et des recommandations pratiques à mettre en oeuvre pour
maintenir la productivité, l intelligence collective et la communication au sein de vos
'

équipes. Car celles ci auront besoin de travailler et de collaborer à distance pendant
-

cette crise.

En ces temps de crise, l intelligence collective est plus que jamais essentielle. Car
'

l adversité grandit ceux qu elle n abat point. En effet, c est souvent face à l adversité que
' ' ' ' '

les individus redoublent de créativité, et parviennent à trouver collectivement les clés
d un monde nouveau, celui de l après.
' '

Bref, notre message reste plus que jamais le suivant : communiquez, animez, formez et
faites grandir, valorisez, engagez vos collaborateurs et encouragez les à faire entendre -

leurs idées.

SOMMAIRE
#1 Adoptez les bons réflexes d animation ......................................................................................... 4
'

#2 Communiquez ....................................................................................................................................... 7

#3 Animez .................................................................................................................................................... 11

#4 Formez ................................................................................................................................................... 16

#5 Valorisez ................................................................................................................................................ 19

#6 Engagez ................................................................................................................................................. 24

#7 Générez des idées ............................................................................................................................. 28

#1
ADOPTEZ LES
BONS RÉFLEXES
D'ANIMATION

PRENEZ LA PAROLE
RÉGULIÈREMENT
L incertitude peut amener les organisations à communiquer en interne moins
'

fréquemment et moins ouvertement. Mais en vérité, les situations ambiguës exigent de
communiquer encore plus qu en temps normal. Afin d instaurer une stabilité
' '

émotionnelle, vous devez partager vos propres émotions et reconnaitre celles de
vos collaborateurs. Faites leur savoir que ce qu ils ressentent n est pas grave ou
- ' '

anormal. Rassurez les sur votre engagement, et montrez-leur qu'ils peuvent compter
-

sur vous et sur votre organisation, malgré la période d incertitude. En prenant la
'

parole, vous vous présentez comme celui ou celle qui maintient les liens, et vous
entretenez ce qui fait de organisation un tout, et non une simple somme
d'individus. Ces prises de parole doivent être régulières, pour que le lien reste intact -

voire se trouve renforcé.

Par ailleurs, n'oubliez pas de regarder autour de vous et de vous inspirer. Profitez de
la sagesse des leaders d opinion. Observez et inspirez vous de l agilité de certains
' - '

acteurs pour être capables de naviguer dans l incertitude, individuellement et
'

collectivement. Les esprits les plus brillants et les plus inspirés sont à portée de
clic : articles, podcasts, interviews ou encore vidéos et webinaires sont autant de
manières d apprendre et de s adapter.
' '

RÉPONDEZ AUX QUESTIONS
Vos prises de parole ne peuvent pas être seulement descendantes. Maintenir un
dialogue ouvert vous permettra de garder l'ensemble des équipes alignées et
engagées jusqu'à la fin de la crise. Nous le verrons plus concrètement dans la suite de
ce document, mais il est donc indispensable d organiser des canaux de
'

questions réponses.
/

Pour ce faire, n hésitez pas à prendre la parole directement, mais aussi à faire appel à
'

l'expertise des autres. Car les périodes d incertitude et de changement peuvent
'

parfois isoler les dirigeants et leaders. Or, rappelez vous que vous n êtes pas seuls. Vous
- '

disposez d un réseau de personnes qui traversent des défis similaires, et le partage de
'

bonnes pratiques peut aider. N hésitez donc pas à solliciter ces experts et à leur
'

proposer de participer à vos côtés à des sessions de questions réponses. /

APPUYEZ-VOUS SUR LES
MANAGERS
Les managers sont vos relais auprès des équipes. Avec le travail à distance, vous devez
impérativement les embarquer dans votre plan d'action, et leur transmettre la bonne
posture à adopter. Cette posture consiste d'une part à fixer des règles, et d'autre part à
faire preuve de solidarité et d'esprit d'équipe. Les managers pensent souvent qu'ils
doivent "être forts" et faire cavalier seul pour montrer qu'ils sont compétents. Ce n'est
pas vrai, surtout en temps de crise. Comme n'importe quel collaborateur, les managers
peuvent et doivent savoir demander des conseils, des avis ou du soutien. C'est en
adoptant cette posture qu'ils montreront vraiment l'exemple. Votre organisation n'en
ressortira que plus soudée.

Pour ce faire, n'oubliez pas de proposer à vos collaborateurs et managers des
espaces d'échanges, globaux et communautaires. C'est pourquoi les fonctionnalités
de Beeshake permettent à chacun de poser leurs questions à l'ensemble de la
communauté, à des groupes spécifiques ou bien à des personnes en particulier.
N'hésitez pas à demander à vos managers d'animer ces espaces pour que chacun se
sente à l'aise de poser ses questions.

CRÉEZ DES RENDEZ-VOUS
ÉDITORIAUX
La distance induite par le télétravail peut facilement impliquer une perte de lien. Nous
ne parlons pas ici de travail, mais de toutes les interactions qui font d'un lieu de
travail le lieu du social et du collectif. Les discussions informelles à la machine à café,
les blagues lâchées au milieu de l'open space pour détendre l'atmosphère, etc. Toutes
ces petites choses divertissantes qui créent du lien et travaillent au vivre
ensemble.

Pour palier ce manque en temps de distanciation, créez des rendez-vous éditoriaux
fun et divertissants sur votre plateforme d'intelligence collective ou votre réseau social
interne. Ces rendez-vous peuvent prendre différentes formes : du fun fact, au did you
know, en passant par l'info inutile de la semaine, la citation de la semaine ou l'information
qu'il ne fallait pas manquer. Ces rendez-vous montreront à tous que même à distance,
ils partagent des choses au-delà du travail.

#2
COMMUNIQUEZ
Comment écouter, informer et répondre aux questions
de vos collaborateurs

8

LES SESSIONS "ASK ME
ANYTHING"
Les sessions "Ask me anything" ou "AMA", sont des moments durant lesquels une
personne lance un fil de conversation instantanée et se filme pour répondre en
direct aux questions de son public. Une AMA fonctionne ainsi comme une interview
ou une session de questions/réponses dans une atmosphère humaine et honnête. La
session vidéo n'a pas besoin d'être ultra-qualitative : il suffit à l'organisateur de se mettre
devant sa webcam pour répondre en direct aux questions de l'assistance.

Les AMA font partie de ces nouvelles initiatives qui aident les collaborateurs à mieux
comprendre la stratégie de leur entreprise. En temps de crise, elles permettent de
maintenir du lien, de vous mettre dans une posture d'écoute, et de décloisonner
les échanges. En développant une culture d’entreprise qui encourage le feedback
transversale, vous contribuerez largement à améliorer le sentiment de confiance et la
fierté d’appartenance.

          Concrètement
    Annoncez à l'avance une session de questions/réponses durant laquelle tous
    les collaborateurs pourront vous poser des questions
    Créez un événement sur Beeshake, qui accueillera votre vidéo-live
    Connectez-vous à cet événement avec votre webcam le bon jour et à la bonne
    heure
    Envoyez un mail de rappel à vos collaborateurs pour les inciter à participer
    Lancer votre session : en direct, les participants enverront leurs questions par
    écrit. Vous n'aurez qu'à y répondre - en modérant évenentuellement

             L’exemple d’IBM
    L’entreprise a décidé fin 2018 qu’il était nécessaire de passer plus de temps à
    expliquer les projets de l’entreprise aux collaborateurs. La CEO, Ginni Rometty,
    a déclaré qu’IBM allait se « concentrer sur l’accélération de tous les aspects de
    nos activités, et cela inclut la manière dont nous communiquons entre nous ».
    Une promesse qui s’illustre notamment par des sessions Ask Me Anything
    hebdomadaires pour répondre aux questions des collaborateurs.

9

LE JT
Inspiré du traditionnel Journal Télévisé, le JT est une vidéo de 5 à 15 minutes durant
laquelle un ou plusieurs présentateurs font le point sur les dernières actualités de
l'organisation. Ce format est très utile pour garder vos collaborateurs informés de
l actualité de votre organisation, du marché, mais aussi pour les rassurer, leur expliquer
'

des décisions prises, et leur parler de l avenir.
                                         '

Ce JT ne doit pas nécessairement être diffusé en direct. Vous pouvez tout à fait
préparer votre vidéo à l avance. Vous pourrez ainsi faire un peu de post production : en
                        '                                                   -

ajoutant un habillage visuel et audio à votre vidéo, ou en faisant un peu de montage.

Vous pouvez aussi choisir de co-animer un JT à distance : les co animateurs filmeront
                                                                      -

chacun leur partie, et il n y aura plus qu à assembler et monter les différentes vidéos
                            '                '

pour n en faire qu une.
      '           '

Vous n'êtes pas à l'aise avec la vidéo ? Votre JT peut prendre la forme d un podcast,
                                                                                '

format de plus en plus populaire en entreprise. Le déroulé restera le même.

          Concrètement pour chaque JT
    Identifiez les actualités, temps forts et sujets clés dont il faut parler
    Organisez ces informations et rédigez un fil conducteur éditorial
    Déterminez qui doit prendre la parole sur quel sujet
    Enregistrez ou tournez votre vos vidéo s ou podcast s
                                     /           (   )        (   )

    Procédez au montage et à l éventuel habillage
                                 '

    Diffusez votre JT sur votre Beeshake, au format vidéo ou audio, et préparez vous-

    à répondre aux éventuelles questions !

10

LA BOITE AUX LETTRES
Garder le contact avec vos collaborateurs est absolument indispensable. D autant plus                                                                 '

qu ils ont certainement beaucoup d interrogations en temps d incertitude. Néanmoins,
       '                                                                '                                                   '

certains de vos collaborateurs n'oseront pas poser leurs questions publiquement
sur votre plateforme. C est dommage, car les réponses auraient pu profiter à tous.
                                             '

C est pourquoi nous vous conseillons de mettre en place une boite mail dédiée aux
   '

questions de vos collaborateurs. Par exemple : vosquestions@monentreprise.com.

Communiquez sur cette adresse, en expliquant que les collaborateurs peuvent y
envoyer leurs questions, problèmes ou leurs doutes. Chaque semaine, sélectionnez
les questions qui vous semblent les plus pertinentes, partagez-les de manière
anonyme sur Beeshake par exemple sous la forme d articles et répondez y. Vous
                                                     -                                                        '                 -                         -

aiderez ainsi tout ceux qui n auront pas osé poser leurs questions !
                                                         '

                    Concrètement
           Créez la boite mail dédiée
           Communiquez sur l existence de cette boite mail en précisant que vous vous
                                                 '

           engagez à conserver l'anonymat de ceux qui poseront leurs questions
           Répondez bien sûr à chaque question par mail
           Chaque semaine, sélectionnez les questions dont les réponses profiteraient
           à tous
           Pour chaque question, créez un article dans lequel vous écrivez la question,
           accompagnée de votre réponse. Pensez à créer une catégorie d articles dédiée !                                                '

MES NOTES :

................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................

#3
ANIMEZ
Comment stimuler l'intelligence collective au travers de
formats faciles à digitaliser

LE ROTI
Le ROTI est l'acronyme de "Return On Time Invested". Plus spécifiquement, il s'agit
d'une méthode pour évaluer un événement passé, généralement une réunion ou un
workshop. Très utile en temps de crise et de distanciation pour continuer
d'organiser des réunions et événements utiles, même à distance ! Normalement, à
l'issu de l'événement, les participants évaluent son utilité, habituellement à main levée.
Pour cela, ils font un rapide "vote à 5 doigts" :
5 doigts : l'événement a été très utile, sa valeur dépasse largement le temps passé
4 doigts : l'événement a été utile, sa valeur dépasse le temps passé
3 doigts : l'événement a été utile, le participant n'a pas perdu son temps
2 doigts : l'événement a été utile, mais ne valait pas le temps passé à y participer
1 doigt : l'événement a été inutile, le participant n'a rien gagné ni appris

Vous devez ensuite faire la moyenne des notes données. Cette moyenne est annoncée
aux participants à voix haute. Enfin, vous pouvez demander aux participants "qu'aurait-
il fallu faire pour que vous leviez un doigt supplémentaire ?". Vous récolterez ainsi des
idées pour améliorer vos réunions/workshops.

Concrètement, sur Beeshake
Créez des événements pour organiser vos réunions, ateliers et momentum
Prévoyez une session d'interactivité à la fin de votre workshop, réunion ou
événement. Vos collaborateurs pourront l'évaluer de manière anonyme en
colorant 1 à 5 étoiles.
Les votes s'afficheront sur l'écran de chacun et évolueront en temps réel.
Juste après le vote, la session d'interactivité se prolonge avec une question
ouverte : comment nous améliorer pour avoir une étoile supplémentaire ? Vous
collecterez alors toutes les idées.

LE BROWN BAG LUNCH
Le Brown Bag Lunch fait référence au sac en papier marron dans lequel on glisse son
déjeuner. Il s'agit d'un moment informel où les collaborateurs apprennent les uns des
autres le temps d'une pause déjeuner. En temps normal, un groupe de collaborateurs
se réunit tous les mois pour déjeuner ensemble, généralement dans une salle de
réunion. L'un d'entre eux partage l'une de ses expertises avec les autres.

L occasion pour les autres d'éveiller leur curiosité, d'apprendre de nouvelles choses,
'

de s'ouvrir à de nouvelles compétences. Ils peuvent aussi poser toutes leurs
questions. Au Brown Bag Lunch suivant, un autre expert prendra la parole sur un
nouveau sujet. Car chacun a des choses à partager ! Bonne nouvelle, le Brown Bag
Lunch peut être digitalisé sur Beeshake.

Concrètement, sur Beeshake
Créez un événement sur Beeshake pour chaque Brown Bag Lunch. Chaque
événement ne sera visible que pour les collaborateurs qui y sont invités.
Grâce au fil de discussion dédié, les participants pourront commencer à
échanger avant le jour J. Ils pourront aussi continuer d échanger ou de poser
'

leurs questions bien après le BBL.
Beeshake vous permet aussi de filmer votre BBL et de diffuser la vidéo en
direct, directement sur la page de votre événement. Le présentateur du jour
pourra ainsi prendre la parole en vidéo, et les collaborateurs à distance pourront
échanger et poser leurs questions sur la page de l événement.
'

LE CONCOURS DE BONNES
PRATIQUES
Mettre en mouvement l intelligence collective nécessite de motiver vos collaborateurs.
'

Appuyez vous sur des mécaniques ludiques... mais de manière intelligente ! Deux fois
-

par mois, proposez un concours de bonnes pratiques de quelques jours pour
encourager vos collaborateurs à se mettre dans une posture de partage.

Le principe du concours de bonnes pratiques ? Pour participer, chaque
collaborateur doit publier une photo, une vidéo ou quelques lignes pour partager
une bonne pratique qu'il a mise en place et qui pourrait aider ou inspirer ses
collègues. Le gagnant est celui dont la bonne pratique est considérée comme étant la
meilleure par la majorité de ses pairs. En d autres termes, la bonne pratique gagnante
'

peut tout simplement être celle qui récoltera le plus de likes.

En ce qui concerne les lots, optez pour des idées qui renforcent l intelligence collective
'

ou développent les compétences des gagnants ex : des formations .
( )

Concrètement, sur Beeshake
Annoncez votre concours sur Beeshake et envoyez une newsletter pour le
promouvoir, directement depuis la plateforme.
Expliquez que pour participer, vos collaborateurs n'ont qu'à publier leurs
photos, vidéos, ou texte, directement dans le fil d'actualité. La publication la plus
likée à une date et à une heure donnée est désignée gagnante.
Demandez aux auteurs des meilleures bonnes pratiques de créer des MOOCs
ou des articles pour expliquer leur idée en détails.

L'APPEL À CONVERSATIONS
Lancez des discussions sur un thème en commençant par "Partage de bonnes
pratiques : comment feriez-vous pour...." et vous allez être surpris du nombre de
personnes qui s'engagent rapidement dans la discussion.

Bien souvent, un collaborateur à distance ne sait pas toujours vers qui se tourner
lorsqu'il a des questions. Grâce à l'appel à conversations, un collaborateur peut
poser une question, solliciter l'avis ou bien obtenir les idées de la communauté de
ses pairs, et ce de manière formalisée. L'appel à conversations tient en 3 étapes :
1. Le collaborateur pose sa question à l'ensemble de la communauté.
2. Les membres de la communauté répondent. L'émetteur de la question sélectionne
les réponses qu'il trouve les plus pertinentes.
3. Le collaborateur à l'origine de la question partage la ou les solution(s) qu'il a
retenue(s) et en fait un compte rendu.

Concrètement, sur Beeshake
Encouragez vos collaborateurs à faire des appels à conversations sur Beeshake
s'ils ont besoin d'échanger avec leurs pairs. Expliquez qu'une question doit être
"simple comme un tweet".

Lancez le hashtag #AppelàConversations, de manière à pouvoir retrouver en un
clic tous les appels déjà émis.
Expliquez qu'une question peut être adressée à l'ensemble des collaborateurs
de l'organisation, ou bien à une communauté spécifique.
Encouragez vos collaborateurs à liker les réponses les plus pertinentes afin
que celles-ci soient plus faciles à repérer.

LE CODEV'
Le Codev' consiste à partir d'expériences vécues pour s'améliorer. Il s'agit de constituer
un groupe de 5 à 8 personnes qui vont apprendre les unes des autres pendant
plusieurs séances. Car ce n'est pas parce que nous traversons une crise que vos
collaborateurs doivent cesser d'apprendre les uns des autres, bien au contraire !

Plusieurs rôles sont à définir :
Le "client" qui expose un irritant. Il change à chaque séance.
Les "consultants" apportent leur expérience pour résoudre les irritants
L'animateur, qui guide le groupe dans sa réflexion.

Les séances se déroulent de la manière suivante :
Le client expose son problème de manière claire et synthétique.
Les consultants posent toutes leurs questions, afin de comprendre la problématique
le plus précisément possible. Toute zone d'ombre doit être éclairée.
Le client annonce un contrat de consultation, approuvé par les consultants. S'ensuit
une consultation collégiale : les consultants exposent leurs visions, leurs
expériences sur ce terrain et leurs idées. Cette étape doit permettre d'inspirer le
client.
Le client fait la synthèse de ce qu’il retient de la consultation, et crée un plan
d’actions.
La dernière étape est un bilan : chacun évalue ce qu'il a appris durant la
consultation.

Concrètement, sur Beeshake
Constituez plusieurs groupes de Codev' dans votre organisation.
Dans Beeshake, créez une communauté pour chaque groupe. Ces
communautés digitales remplaceront pendant un temps les séances
physiques de Codev'. Les membres pourront y poser leurs questions et y
partager leurs réponses, leur veille et leurs expériences.
Encouragez les communautés à créer leurs propres événements pour chaque
séance de Codev'. Un événement = une problématique d'un "client" donné.
Expliquez aux groupes qu'ils pourront également monter une équipe projet s'ils
souhaitent soumettre un projet d'innovation conjointement, suite à cette
expérience.

#4
FORMEZ
Comment permettre à vos collaborateurs de continuer
de monter en compétences malgré le télétravail

DES TUTOS
Travail à distance oblige, vous demandez à vos collaborateurs d’utiliser des outils
digitaux. Ils doivent ainsi changer leurs habitudes et adapter leurs rituels pour s’adapter
à cette « transformation digitale forcée ». Ces nouvelles pratiques ne font qu’ajouter au
sentiment d’instabilité régnant.

C’est pourquoi nous vous suggérons d'aider vos collaborateurs à prendre en main
le mieux possible les outils digitaux qu’ils ont à disposition. Réalisez des tutoriels
très courts pour expliquer les fonctionnalités de vos outils digitaux, et notamment de
votre plateforme d’intelligence collective. Il vous suffit pour cela de vous rendre sur des
outils gratuit de screencast comme Screencast-O-Matic. Ces outils vous permettront
de faire des captures d’écran en vidéo. Sur chaque vidéo, vous devrez donc montrer
comment réaliser une action (par exemple, comment rédiger un article) en la
réalisant vous-mêmes, très concrètement. Vous pouvez également enregistrer votre
voix commentant vos actions afin d’expliquer à l’oral les étapes de votre action.

Concrètement

Définissez les fonctionnalités de vos outils digitaux nécessitant de réaliser des
tutoriels.
Déterminez, pour chaque fonctionnalité, un scénario, c’est-à-dire une série de
petites actions qui permettent d’atteindre un objectif.
Rendez-vous sur un site de screencast gratuit et réalisez les scénarios en filmant
votre écran, et en commentant vos actions.
Diffusez vos tutos. Ces screencasts pourront par exemple faire l’objet de MOOCs
dans le module dédié de Beeshake.

18

DES MOOCS
La crise ne doit pas empêcher vos collaborateurs de monter en compétences et de
grandir tous ensemble. Elle ne doit donc pas figer la formation, ou la repousser de
plusieurs mois. C’est pourquoi nous vous conseillons d’identifier les sujets clés de
formation pour vos collaborateurs, et de créer des MOOCs sur ces sujets grâce à
Beeshake. Ainsi, si le digital ne remplace pas toujours la formation en présentielle, il
permet de ne pas suspendre l’évolution de vos équipes pour autant.

          Concrètement

     Identifiez les sujets clés de formation pour vos collaborateurs.Identifier des
     contenus (texte, images, vidéos…) existants sur ces sujets. Ces contenus
     peuvent être internes à votre organisation, ou bien vous pouvez les trouver en
     ligne (sur YouTube par exemple).
     Créez des MOOCs sur Beeshake en insérant le contenu que vous aurez identifié,
     et éventuellement celui que vous aurez créé.
     Diffusez ces MOOCs largement et communiquez sur leur existence.

Exemple de MOOC sur Beeshake :

#5
VALORISEZ
Comment continuer de valoriser vos talents et le travail
de vos collaborateurs

DES ARTICLES "INSIGHTS"
Les articles que nous avons appelés "Insights" consistent à capitaliser sur les
contributions de vos collaborateurs sur Beeshake pour créer des contenus riches
et valorisants. Ainsi, dès qu'un collaborateur partage un article intéressant et pertinent
sur la plateforme, prenez contact avec lui - au téléphone ou par mail - et interviewez-
le : pourquoi as-t-il partagé cet article ? En quoi concerne-t-il votre organisation ? Bref,
demandez-lui de creuser en 3 à 5 questions seulement. Car l'interview ne doit pas
nécessairement être très longue. Publiez ensuite l'interview dans Beeshake sous la
forme d'un article.

Concrètement

Chaque semaine, identifiez et sélectionnez les contributions et articles
pertinents relayés par les collaborateurs.
Contactez les collaborateurs concernés et menez une rapide interview, au
téléphone ou par mail.
Publiez l'interview dans le module Articles de votre plateforme.

DES TÉMOIGNAGES
Lorsque vos collaborateurs travaillent à distance, ils peuvent très rapidement
développer un sentiment d’isolement. Continuer de leur donner la parole leur permet
non seulement de se sentir valorisés, mais également d’entretenir le lien aux autres.
Demandez à des collaborateurs volontaires de partager leur vision, leurs astuces
ou leur actualité métier. Vous pouvez également les faire témoigner sur leur usage de
la plateforme d’intelligence collective en temps de crise.

Les témoignages peuvent prendre différentes formes :

En vidéo : demandez à vos collaborateurs d’utiliser la webcam de leur ordinateur, et
de parler face caméra pendant une ou deux minutes. Ils leur suffit ensuite de vous
envoyer leur vidéo. Faites un montage basique, simplement dans un souci
d’harmonisation de toutes les vidéos que vous recevez, et publiez-les. Une manière
de mettre en lumière certaines personnes et de continuer de faire circuler
l’intelligence collective de manière incarnée, malgré la distance.

En image : demandez à vos collaborateurs - par écrit ou par téléphone - de partager
avec vous en quelques mots leur vision, astuces, leur actualité métier ou leur usage
de votre plateforme. Réalisez ensuite des photoquotes que vous publierez
régulièrement. Exemple :

Lorsque vous publiez ces contenus, n’hésitez pas à faire de ces publications la
base d’échanges avec tous les collaborateurs. Posez des questions type : « Et vous,
quelle est votre bonne pratique pour… ? ».

DES SONDAGES
Montrez à vos collaborateurs que leur avis compte ! Proposez un sondage par
semaine, par exemple le mercredi. Ce sondage peut tout aussi bien concerner la vie
de l’entreprise, sa stratégie ou les problématiques métiers. Il peut donner lieu à une
prise de décision (ex : « Que préférez-vous comme méthodologie entre ceci et cela ? »)
ou être simplement consultatif (ex : « Quel est selon vous le principal enjeu pour
nous ? »).
Rappelez-vous - et c’est peut-être l’occasion de le rappeler à vos collaborateurs - que
tous les sondages sur Beeshake sont anonymes. Chacun peut donc répondre
honnêtement et sans crainte d’être reconnu.
Pensez à communiquer sur les résultats de vos sondages, à l’issu de chacun. Vous
pouvez par exemple créer une datavisualisation toute simple pour mettre en valeur les
résultats de ce sondages. Vous créez ainsi un double rendez-vous éditorial
(publication du sondage et annonce des résultats), et ce dispositif simple vous permet

de montrer à quel point vous êtes à l’écoute de vos collaborateurs.

22

Exemple de sondage sur Beeshake :

Inspiration pour la datavisualisation :

          Concrètement

     Chaque semaine, déterminez un sondage avec quelques propositions de
     réponses (ou bien simplement « oui/non ».
     Publiez votre sondage et laissez-le en ligne pendant 2-3 jours.
     À l’issu du sondage, créez une datavisualisation pour mettre en valeur les
     résultats.
     Pensez à la publier en expliquant ce que révèle ce résultat, ou bien la décision
     qui sera prise à sa suite.

LA BONNE PRATIQUE DU MOIS
Vos collaborateurs ont déjà beaucoup de bonnes pratiques à partager avec leurs pairs,
que vous pouvez partager au quotidien sur votre plateforme d’intelligence collective.
Et dans l’adversité, ils développent sans doute encore plus de bonnes pratiques à
diffuser ! C’est pourquoi nous vous conseillons de rappeler régulièrement à vos
collaborateurs de partager leurs bonnes pratiques et astuces sur Beeshake.

Chaque semaine - ou toutes les deux semaines selon le nombre de bonnes
pratiques partagées - sélectionnez-en plusieurs que vous souhaiteriez mettre en
avant. Contactez leurs auteurs pour recueillir davantage de détails. Vous pourrez
ensuite en faire des articles qui détailleront les bonnes pratiques, leurs cas d’usage,
d’éventuels exemples ou photos, et pourquoi pas des interviews de leurs auteurs.

Concrètement

Chaque semaine, faites un rappel à vos collaborateurs (sur Beeshake, dans une
newsletter, etc.) : dites-leur de ne pas hésiter à profiter de votre plateforme
d’intelligence collective pour partager leurs bonnes pratiques.
N’hésitez pas à leur donner un cadre pour les aider à s’exprimer : notamment,
sur quel(s) sujet(s) souhaitez-vous qu’ils s’expriment ? (ex : « mes bonnes
pratiques du travail à distance »)
Régulièrement, sélectionnez une bonne pratique et entrez en contact avec son
auteur afin d’écrire un article détaillé sur le sujet.
Publiez votre article et relayez le sur la plateforme, par e-mail, etc.

MES NOTES :

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#6
ENGAGEZ
Comment créer des rendez-vous éditoriaux pour
motiver vos collaborateurs et leur donner envie de
rester engagés malgré la distance

DES CONTENUS D'INSPIRATION
Pendant la période de distanciation, il est important de garder vos collaborateurs
engagés...et inspirés ! Même de loin, envoyez leur des ondes positives !
-

Et si vous instauriez le mantra de la semaine dans votre organisation ? Un mantra est
une formule courte et inspirante sur un sujet donné. Chaque mois, contactez quelques
une de vos collaborateurs et demandez leur de vous livrer une phrase qui les inspire.
-

Mettez ensuite ces citations en forme visuellement. Le visuel peut être très simple !
Vous créerez ainsi un rendez vous éditorial inspirant.
-

Vous pouvez aussi instaurer un rituel inspirant autour de conférences TED. Publiez
chaque semaine une vidéo d un TED Talk pour continuer de nourrir vos collaborateurs
'

dans leurs réflexions, que celles ci soient plus ou moins éloignées de leur champ
-

professionnel.
Exemples de contenus inspirants :

LA DATA DE LA SEMAINE
Chaque semaine, proposez des contenus qui tiennent vos collaborateurs au
courant de l'actualité de votre organisation ou de votre secteur, sous la forme de la
data de la semaine. Il s agit de mettre en avant d une donnée chiffre clé, anecdote, did
' ’ (

you know, citation... sous forme graphique. L objectif est ici de créer un rendez vous
) ' -

éditorial et de délivrer une information percutante et attractive pour engager vos
collaborateurs.

26

Exemples :

         Concrètement

 Pour les contenus d inspiration et la data de la semaine :
                    '

   Identifiez les contenus et les informations que vous souhaitez partager avec vos
   collaborateurs.
   Interviewez vos collaborateurs si nécessaire pour récolter leur mantra ou des
   informations clés à mettre en avant.
   Créez un visuel pour mettre en valeur les mantras et les datas que vous aurez
   recueillis.
   Publiez ces contenus en n oubliant pas de poser une question pour re lancer la
                             '                                         (   )

   conversation sur votre plateforme.

"THANK GOD IT'S FRIDAY"
Les rendez-vous éditoriaux sont une manière de divertir et de fidéliser votre public. Et
parce que le travail n’est pas qu’une histoire de travail mais aussi de lien social, vous
pouvez proposer des contenus qui feront plaisir à vos collaborateurs et accroîtront
leur sentiment d’appartenance.

C’est pourquoi nous vous proposons le contenu « TGIF » ou « Thank God It’s Friday »
(« Dieu Merci, c’est vendredi ! »). En instaurant ce rendez-vous, vous maintenez une

forme de normalité dans votre communication : même en télétravail, les
collaborateurs peuvent se réjouir collectivement de la fin de semaine. C’est pourquoi
ce rendez-vous ne doit pas être en lien direct avec le travail. Ils doit avoir vocation à
faire sourire, rire, ou à générer des commentaire sympathiques parmi vos
collaborateurs.

Voici des idées de contenus que vous pouvez proposer :
Un GIF amusant
Un contenu « le saviez-vous » autour de sujets de culture générale
La chanson du vendredi
Une anecdote sur votre organisation

Le compte Instagram Les savoirs inutiles NEON recense tout un tas de
petits faits que vous pouvez partager pour divertir vos collaborateurs.

Dans une grande agence de communication française, les
collaborateurs reçoivent tous les vendredi « l’expression anglaise de la
semaine ». Une manière d’apprendre l’anglais autour d’un contenu
court et ludique.

MES NOTES :

#7
GÉNÉREZ DES
IDÉES
Comment continuer de faire grandir votre organisation
grâce à l'intelligence collective de vos collaborateurs

29

POURQUOI STIMULER
L'INNOVATION
COLLABORATIVE EN TEMPS DE
CRISE ?
Selon une enquête de l Insee, pendant la période de crise entre 2008 et 2010, 49% des
                                               '

entreprises de plus de dix salariés ont misé sur l'innovation pour passer le cap de la
crise. Pour être innovante, une organisation doit mobiliser les compétences
internes. D ailleurs, Ne pas prendre de risque, c’est en prendre pour plus tard . Cette
                         ’             «                                                                                                                     »

citation d Olivier Avril, DAF d Eliadis, souligne une constante que tout chef d entreprise
                     ’                                     ’                                                                                             ’

se doit d intégrer dans son business plan en dépit du contexte économique : Innover,
                 ’

c’est prendre des risques mais Innover, c’est surtout assurer sa pérennité.

L innovation est entendue au sens large : elle peut concerner la création ou
     ’

l amélioration de produits biens ou prestations de services , porter sur les procédés de
 ’                                                     (                                                               )

production, les modes d organisation ou encore les stratégies de vente.
                                                   ’

Et c’est souvent en période de crise que naissent de nombreuses idées pertinentes
et que leur développement s’avère le plus aisé. En effet, le ralentissement de
l activité permet de dégager du temps pour réfléchir à un projet d entreprise qui
 ’                                                                                                                                 ’

permettra de stimuler sa croissance et garantir ses emplois. En encourageant les
collaborateurs à être créatifs, vous lancez un puissant « think tank interne » qui
peut aider votre entreprise à sortir de la crise et à se projeter dans l’après-crise.

Les collaborateurs encouragés à être créatifs prendront l initiative de chercher de                               '

nouvelles façons de faire leur travail et des approches plus efficaces pour utiliser les
ressources de l entreprise. Ils apporteront une énergie nouvelle aux problèmes de
                              '

longue date et seront plus enclins à trouver des solutions préventives.

MES NOTES :

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8 FAÇONS D'ENCOURAGER
L’IDÉATION AU SEIN DE VOTRE
ORGANISATION
1 Donnez aux collaborateurs une totale liberté de proposer des idées. Faites leur
/ -

savoir que vous êtes ouvert aux idées à tout moment et sous toutes les formes : dans
des rituels d idéation que vous pouvez digitaliser, dans les espaces de discussions par
’

communauté ou global et bien entendu dans les espaces dédiés à l innovation
’

participative.
2 De même, encouragez les à partager les problèmes et les idées de solutions.
/ -

3 Reconnaissez toujours une idée. Informez les collaborateurs du statut de leurs
/

propositions.
4 Examinez les bénéfices de chaque idée. Quels seraient les avantages d une mise
/ '

en œuvre ? L idée est elle réalisable ? Si ce n est pas le cas, faites savoir au
' - '

collaborateur pourquoi.
5 Encouragez la prise de risques. Encouragez les collaborateurs à essayer même les
/

idées qu ils jugent un peu risquées.
'

6 Laissez les collaborateurs s'inspirer de leurs échecs. L échec peut être
/ '

l expérience d apprentissage ultime.
' '

7 Accueillez les idées de tous les niveaux de l'organisation. Lorsque la créativité est
/

un outil de base dans votre entreprise, les grandes idées peuvent provenir de sources
inattendues. Quelqu un qui n a jamais fait de suggestion utile auparavant peut avoir
' '

une idée révolutionnaire à laquelle vous auriez aimé penser. Faites le et donnez à
-

l innovateur tout le crédit qu il mérite.
' '

8 Encouragez les gens à vous aider à résoudre des problèmes chroniques ou
/

émergents. Si vous êtes confronté depuis longtemps à un problème particulier, de
nouvelles perspectives pourraient vous permettre de faire une percée.

POUR VOUS LANCER DEMAIN
SUR BEESHAKE, VOICI
CONCRÈTEMENT COMMENT
VOUS POUVEZ PROCÉDER
1/ Invitez les collaborateurs à mettre leur créativité au service de problèmes
persistants. Soyez clair et précis : "Vous savez combien d'efforts nous avons déployés
pour ….. Mais [problème à résoudre]. J'ai besoin que vous proposiez vos idées pour
[solution]. »

2/ Événementialisez le moment en créant par exemple une prise de parole pour
lancer le dispositif. Si l’innovation participative n’est pas encore la culture ou l’ADN de
votre organisation, expliquez aux collaborateurs pourquoi vous le faites et fournissez-
leur des exemples de cas inspirants.

3/ Mettez tout les collaborateurs dans le dispositif. Prévoyez des séances en vidéo
live de "planification de l'avenir" ou des « what-if sessions » au cours desquelles vous
expliquez le dispositif, répondez aux questions des collaborateurs et les aider à
comprendre qu’ils ont déjà des bonnes idées qu’il ne reste plus que partager pour les
déployer

4/ Organisez un "24 heures chrono" :
Créez un événement sur Beeshake au sein duquel les collaborateurs pourront
proposer leurs idées sur une thématique données pendant 24h.
Préparez une publication dans laquelle vous rappelez les règles (sur quelle
thématique proposer des idées, sous quelle forme publier une idée).
Épinglez cette publication
N'oubliez pas de commenter toutes les idées pour montrer qu'elles ont bien été
prises en compte
Relancez les conversations en posant des questions autour des idées les plus
intéressantes, mais aussi de tagguer des personnes qui pourraient être intéressées
par ces idées
Sélectionnez les idées les plus likées et proposez à leurs auteurs d'en faire des
projets dans le module Idéation. L'idée pourra ainsi aller plus loin, et peut-être être
déployée !

POUR PLUS D'INFORMATION,
     CONTACTEZ UNE VRAIE PERSONNE :

                        Cécile Le Galès
                    clegales beeshake.com
                            @

                         06 61 49 86 47

     VOUS AVEZ DES SUGGESTIONS ?

N hésitez pas à nous faire part de vos suggestions, nous serons
 '

          très heureux de les intégrer à ce livre blanc.
                C est ça, l intelligence collective !
                '       '

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