Le guide ultime de la signature mail sur Office 365 - Découvrez à travers cet e-book comment centraliser et automatiser la gestion des signatures ...
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Email signature manager. Le guide ultime de la signature mail sur Office 365. Découvrez à travers cet e-book comment centraliser et automatiser la gestion des signatures mail de tous vos collaborateurs sous Office 365.
Les emails professionnels représentent de par le nombre grandissant
d’emails professionnels envoyés et reçus chaque jour par un employé,
une immense opportunité. Pourtant, les signatures mail restent pourtant
sous-utilisées. La difficulté d’intégration ou d’administration, la
configuration manuelle sur chaque poste, la conception
des signatures, leur actualisation, l’impact sur le système
d’information ou l’intégration au sein de la messagerie
constituent autant de freins.
Letsignit élimine tous ces points de friction. Proposé en SaaS,
le déploiement des signatures mail Office 365 est automatisé
et centralisé. Chacun peut bénéficier d’une signature conforme
à la charte de l’entreprise. Plus qu’une simple carte de visite,
Letsignit transforme la signature mail en vecteur de communication.
Que ce soit pour assurer la cohérence de marque, amplifier
des campagnes marketing ou s’aligner sur les règles d’une
organisation grande ou petite, les raisons de centraliser
les signatures email dans Outlook ne manquent pas.
SOMMAIRE 0 5 raisons de centraliser les signatures 1. mail dans Outlook............................................ 04 0 Comment centraliser et automatiser la 2. gestion des signatures mail ? ..................... 08 0 Comment administrer les 3. signatures sans souci ?................................... 10 0 Comment déléguer la gestion des 4. signatures mail ?................................................ 12 0 Pourquoi le choix du cloud 5. importe ?.............................................................. 14
5 raisons de centraliser
les signatures mail
dans Outlook.
Retrouver ses signatures mail sur L’interface de gestion claire de Letsignit donne
n’importe quel appareil est un problème accès à toutes les fonctions nécessaires pour
auquel beaucoup sont confrontés… gérer automatiquement les signatures de
Microsoft commence à s’attaquer au chacun des collaborateurs de l’entreprise
sujet des signatures mail dans Outlook avec une très fine capillarité. Chaque utilisateur
en proposant aux utilisateurs de peut contrôler et implémenter sa signature sans
synchroniser leurs signatures d’un poste aucune friction. Cette centralisation apporte
à l’autre. de nombreux bénéfices, tant pour l’expérience
utilisateur que pour l’entreprise. Revue de
La combinaison Microsoft Office 365 & détails.
Letsignit permet d’aller beaucoup plus
loin pour : soulager la DSI & transformer #1 - Un gain de temps et
les signatures mail en puissant canal d’argent pour la DSI.
de communication. Explications en 5
arguments décisifs. Laisser la main à chaque utilisateur ne va
pas sans poser problème. Sur l’aspect visuel,
Outlook est le client de messagerie de positionner un logo et des informations
facto de la majorité des entreprises. Malgré demande un minimum de connaissance en
les progrès fonctionnels d’Office 365, HTML, ou a minima de patience pour placer
paramétrer les signatures mail demeure une chacun des éléments. Le traitement des formats
opération laborieuse ; des scripts doivent être d’image peut aussi donner lieu à des dérives
paramétrés et déployés par IT, ce qui entraine dans la gestion des extensions et des définitions.
une réelle perte de temps, sans garantie que
toutes les informations soient à jour. Cela crée Résultat, les signatures varient d’un
aussi une gestion parfois erratique des visuels collaborateur à l’autre. Certains oublient
sur les différents canaux de messagerie. La de préciser leur poste, d’autres adoptent des
centralisation de ce déploiement et de la noms de service différents, au sein d’un même
gestion des signatures pour Outlook évite ces département ou entre les filiales. Tous ces
aléas. éléments nuisent à la cohérence de votre
marque.
4
Pour éviter ces errements possibles, un Avec un outil qui simplifie et centralise le
responsable de l’informatique peut bien sûr déploiement, plus de souci de gestion, des
prendre chaque poste en main et y créer signatures toujours harmonisées, une
une signature adaptée et chartée. Une actualisation facile en cas de changement de
option possible, mais chronophage : pour logo de nom, des événements et actualités
une entreprise de 200 collaborateurs, facilement promus avec une meilleure visibilité
configurer les signatures sur chaque poste et une communication renforcée : l’entreprise a
représente environ 100 heures de travail ! tout à y gagner.
Une tâche rébarbative qu’il faudra renouveler
si l’entreprise décide de changer de logo, de #2 - Transformer Office 365
nom ou tout simplement déménage. Pour tenter en outil de communication.
d’automatiser cette tâche, certaines entreprises
essayent de développent des scripts, mais cela Tout collaborateur est aussi un ambassadeur
revient à décaler le problème… Ces scripts sont de l’entreprise. Quel que soit son service
très sensibles au moindre changement et doivent ou sa fonction, chacune de ses interactions
donc faire l’objet d’une maintenance régulière dans un cadre professionnel nourrit votre
et minutieuse. Dommage de se contenter d’une communication. À ce titre, le mail est à la fois
demi-mesure, forcément imparfaite, alors qu’il le point de contact le plus intime et le plus
existe des solutions clés-en-main. fréquent ; la relation qu’il crée tisse un lien
entre votre marque et les interlocuteurs de vos
Automatiser les signatures mail : collaborateurs.
des bénéfices avérés.
Avec la gestion centralisée de Letsignit, la
Plutôt qu’une tâche chronophage et répétitive, conception des signatures offre un vaste choix
choisir d’automatiser et de centraliser la gestion de graphismes, avec une liberté créative totale
des signatures mail représente une option bien et en accord avec l’image que vous souhaitez
plus intéressante. Centraliser le déploiement véhiculer. L’éditeur graphique adaptera
évite à la fois un paramétrage individuel automatiquement la palette de couleur pour
aléatoire et une perte de temps pour l’utilisateur correspondre à votre logo. Outre le site web
comme pour le service informatique. et les liens que vous souhaitez partager, vous
pouvez aussi afficher vos différents comptes sur
En utilisant la solution SaaS Letsignit, il s’avère les réseaux sociaux. Choisissez simplement ceux
facile et rapide d’automatiser et de centraliser à promouvoir – compte Twitter ou Instagram
la création des signatures, ainsi que leur dé- de l’entreprise, du collaborateur ou des deux…
ploiement via Office 365. Vos réseaux sociaux bénéficieront grâce à ces
interactions d’une visibilité accrue.
Ainsi, chaque signature d’un email envoyé
par Outlook sera conforme, esthétique et
élégante sur tous les écrans, fixes comme
mobiles.
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#3 - S’appuyer sur O365 #4 - Faire d’Office 365 un
pour assurer la cohérence de outil au service de vos
marque. campagnes.
Assurer la cohérence de marque nécessite de C’est le rêve de tout communicant ou marketeur :
maîtriser chaque message émis. Quel que adresser une communication au ciblage
soit le média, l’affichage de la marque doit être parfait et avec un taux d’ouverture de
harmonisé auprès des clients et partenaires. En quasiment 100 %. Un rêve inaccessible… Sauf
tant que média, l’email permet de renforcer si vous utilisez une bannière dynamique dans vos
cette image de marque. signatures mail Outlook. Chaque mail envoyé,
enrichi avec des bannières personnalisées,
Avant la centralisation de la gestion des devient un relai pour les campagnes
signatures, répondre aux canons graphiques marketing ou de communication. Et ce avec
et identitaires de la marque était aléatoire. l’assurance qu’il n’y aura aucune dégradation
Maîtriser le HTML pour paramétrer sa signature dans l’affichage. Annoncer un évènement, un
n’était pas le cas de chacun des utilisateurs. nouveau produit, réaliser un sondage ou une
étude, relayer une annonce de recrutement…
En cas de changement de logo ou de nom, Autant de possibilités. Les mails de vos
l’actualisation des signatures sans interface collaborateurs deviennent un maillon essentiel
centralisée relevait du pensum. Le temps de de vos campagnes, et l’effet boule de neige
propagation de la nouvelle signature repose étend de manière exponentielle l’affichage de
alors sur la bonne volonté de vos utilisateurs et vos messages.
du temps dédié par chacun, IT ou collaborateur
pour la réaliser. De plus, la centralisation des campagnes
laisse une liberté totale au responsable de la
Avec un outil qui simplifie et centralise le communication ou du marketing pour affecter
déploiement, plus de souci de gestion, des des campagnes à des groupes choisis : une
signatures toujours harmonisées, une campagne d’acquisition pour le service
actualisation facile en cas de changement de marketing, de nouveaux produits pour les
logo de nom, des événements et actualités commerciaux, des ouvertures de postes pour
facilement promus avec une meilleure visibilité le service RH, etc.
et une communication renforcée : l’entreprise a
tout à y gagner.
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#5 - S’appuyer sur Office Letsignit offre aussi une vraie souplesse dans
365 pour différencier les l’attribution et la segmentation des rôles. Dans
signatures selon les rôles. le cadre de la gestion centralisée, chaque
utilisateur peut avoir la main sur tout ou
partie de l’administration de la plateforme.
Selon la fonction des utilisateurs, vous
Cette délégation est très utile, par exemple
pouvez décider de concevoir des signatures
pour déléguer à une personne la gestion de
différentes. Les messages que vous souhaitez
campagnes. En se connectant à la plateforme,
véhiculer seront personnalisés avec autant de
l’onglet équipe vous permet d’affecter un rôle
signatures qu’il existe de rôles ou fonctions
de votre choix à l’utilisateur, administrateur ou
au sein de l’entreprise. Par exemple, vous
autre. L’inverse est tout aussi simple.
pouvez décider que certains managers
auront une signature corporate, tandis que les
commerciaux bénéficieront de messages liés à
Souple, simple et efficace,
la centralisation de vos signatures au sein
la promotion de produits.
d’Office 365 apporte un bénéfice immédiat
à vos utilisateurs et à votre entreprise. En
quelques clics, vous êtes assurés d’avoir une
signature harmonisée pour tous vos utilisateurs et
un vecteur de communication ciblé et efficace.
Aperçu de l’application
Letsignit Outlook pour
Windows permettant
aux utilisateurs de
profiter de signatures
automatiquement
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Office 365 : comment
automatiser l’ajout
de signature mail ?
Il est impossible de configurer automati-
Autre bénéfice intéressant : tout nouvel utilisateur
quement les signatures depuis le compte
ajouté à votre répertoire sera automatiquement
administrateur pour Outlook. C’est l’utilisa-
importé dans Letsignit. Difficile de faire plus
teur qui, depuis ses paramètres d’Outlook,
simple !
doit configurer la signature de ses mails.
Pour aider les collaborateurs à gérer leurs #2 - Créer la signature
signatures, proposer une charte graphique Outlook désirée
et un modèle prédéfini peut sembler une
Vos utilisateurs sont synchronisés ? Reste à créer
piste intéressante. Mais en pratique, chacun
la signature. Rien de plus facile avec notre
va plus ou moins interpréter les éléments et
éditeur « Drag & Drop ». Selon vos compétences
les adapter selon ses capacités techniques et
graphiques ou vos goûts, vous pouvez choisir
graphiques.
parmi 16 modèles proposés celui qui vous
convient le mieux. Ce choix effectué, vous
Un déploiement simple et pouvez ouvrir l’éditeur «drag & drop» pour
conforme de la signature compléter la signature.
Outlook pour 10 ou 100 000
collaborateurs. C’est d’autant plus simple que toutes les infor-
mations des utilisateurs sont déjà préremplies
#1 - Se connecter à Letsignit et
grâce à la synchronisation automatique.
importer vos utilisateurs
La première étape consiste bien entendu à Profitez de cette signature pour promouvoir
créer son compte Letsignit en choisissant Office vos réseaux sociaux – c’est bien sûr prévu
365 pour vous connecter. Vous pouvez soit dans l’éditeur. À noter que les administrateurs
synchroniser votre répertoire avec Office 365, experts peuvent choisir de réaliser toutes ces
soit utiliser un import alternatif en utilisant un opérations en HTML : vos signatures seront
fichier CSV. alors créées sur une plateforme dédiée puis
importées directement.
Dans les deux cas, toutes les informations de
vos utilisateurs – les différents domaines, les
groupes, les attributs – sont immédiatement
importées et disponibles sur la plateforme en
quelques minutes…
8
#3 - Déployez et activez les Une fois le déploiement exécuté, en mode
signatures « client-side » ou « server-side », vos
collaborateurs bénéficient d’une signature
Il ne reste plus qu’à attribuer chaque type
élégante, harmonisée et actualisée, dès le
de signature aux utilisateurs, simplement en
premier mail envoyé. Et ce, quel que soit le
cochant les cases dans l’annuaire de la page
périphérique et client Outlook utilisé : application
d’administration. Ensuite, invitez les utilisateurs
de bureau, navigateur web ou application
à télécharger l’application et à se connecter
mobile.
sur Letsignit – il suffit d’utiliser son adresse mail
Office 365 – afin que tous bénéficient de la
signature sur Outlook Desktop.
L’’autre voie est dite « server side ». Avec elle,
votre flux mail fait un détour par les services de
Letsignit (hébergés dans le Cloud Azure) afin
de recevoir la signature mail. Ce reroutage
suppose de configurer un connecteur SMTP
depuis votre compte Office 365. Gros avantage
de ce procédé, la signature mail étant ajoutée
en quelque sorte « à la source », le procédé
fonctionne quel que soit le poste client qui
expédie un mail depuis le compte Office 365
(un PC, un Mac mais aussi un smartphone, une
tablette…).
9
Comment administrer
les signatures sans
souci ?
La meilleure option ? Utiliser une plateforme Et la nouvelle signature est déployée dès
Cloud centralisée pour automatiser les dé- l’envoi du premier mail. Autre bonne nouvelle,
ploiements. Elle procure à la DSI un réel gain cette fois pour le service IT, l’activation de ce
de temps avec un faible impact sur le système « Seamless SSO » ne demande aucun
d’information grâce à l’intégration avec Of- composant local.
fice 365 et Azure et apporte, dans le cadre
de la symétrie des attentions, un service à En termes de sécurité, cette fonction est
valeur ajoutée pour l’utilisateur. compatible avec n’importe quelle méthode
d’authentification Cloud, hachage de mot
L’authentification unique de passe ou authentification directe. Mieux,
transparente Azure : pour une cette fonction peut être déployée pour
expérience utilisateur optimale certains comptes ou pour l’ensemble des
C’est connu, la première cause d’appel à utilisateurs avec une stratégie de groupe. Cette
la hotline est la perte du mot de passe. Et approche sécurisée souple et robuste ne
ces sollicitations se multiplient avec chaque nécessite pas de lourd déploiement ni de
nouvelle application proposée aux utilisateurs. consignes sécuritaires particulières auprès
Pour éviter cet effet de bord, Letsignit permet des collaborateurs. Un souci de moins pour
une authentification unique et transparente. protéger l’entreprise des cyberattaques.
Explications : d’une part, Letsignit adopte le
même mot de passe que celui utilisé avec Un déploiement en
Office 365 – technique aussi appelée SSO quelques étapes
pour « Single Sign On » ; d’autre part, ce mot Comment déployer cette authentification
de passe, comme le nom d’utilisateur, sont unique? Les actions à mener du côté sur service
automatiquement échangés entre l’annuaire IT sont minimes. Si le seamless SSO est déjà uti-
et Letsignit – pour un SSO dit « seamless » (sans lisé, il faut veiller à actualiser la liste verte des
friction). Pour en profiter pleinement, cette option connexions aux URL des plages d’adresses IP
“seamless SSO” devra être activée depuis la du datacenter Azure. Ensuite, l’application se
consolde d’administration Office 365. charge de récupérer l’adresse mail de l’utili-
Résultat, l’utilisateur n’a plus besoin de sateur ou, à défaut son UPN (User Principal
saisir son mot de passe, ni même son nom Name) avant d’autoriser une connexion.
d’utilisateur.
10Aucune modification profonde des Heureusement, Letsignit prend en charge le
postes et serveurs n’est donc requise. Et déploiement des signatures au sein de ces
l’authentification s’effectue avec un niveau de environnements aussi simplement que pour
sécurité maximale, aligné sur la politique de un poste standard, dès l’installation par
chiffrement des entreprises et de protection via l’utilisateur de l’application.
le pare-feu.
Contrôler et superviser à distance
Créer des groupes pour Pour mesurer et évaluer l’usage de Letsignit
mieux administrer à des fins d’inventaire et de rationalisation,
Selon les fonctions, départements ou services, vous souhaitez sans doute savoir qui utilise
il est parfois utile de créer des groupes effectivement l’application. Un simple coup
d’utilisateurs avec, pour chacun d’entre eux, une d’œil sur l’onglet « Equipe » de l’interface
gestion de signatures mail Outlook spécifique. d’administration vous donnera l’information.
Par exemple, un groupe pour les services de Un regard également utile pour s’assurer
communication, un pour les managers, un autre qu’aucun utilisateur ne rencontre de problème
pour une filiale ou une entité, etc. Réaliser cette avec l’implémentation de sa signature.
opération au sein de l’annuaire nécessite de
définir des règles par utilisateur et de modifier les Sachez aussi que si vous souhaitez déléguer le
stratégies de groupe. Une tâche habituellement support à l’équipe Letsignit, c’est possible et ça
chronophage… mais réglée en quelques clics ne nécessite que quelques clics !
depuis l’interface d’administration de Letsignit.
Sur la plateforme, vous pouvez créer des Au final, les bénéfices sont nombreux. Les
groupes parallèles dédiés exclusivement à services informatiques et la DSI bénéficient
votre segmentation de signatures à partir de d’une application simple et robuste, sans
différentes règles (email, nom, département, qu’il soit nécessaire de modifier le système
etc.) d’information ou d’ajouter des couches
intermédiaires. Letsignit ôte toute complexité
Serveurs à distance et en se connectant nativement à l’annuaire de
environnement TSE/RDS l’entreprise, ce qui diminue d’autant le besoin en
Vous trouvez que la gestion de la signature ressources humaines pour assurer le déploiement
Outlook sur PC au sein de l’entreprise vous prend et la gestion de la solution.
trop de temps ? Il y a encore plus chronophage
et plus complexe : l’implémentation pour les De leur côté, les utilisateurs bénéficieront d’un
bureaux à distance. Elle exige de nombreuses service à haute valeur ajoutée. À cette symétrie
manipulations et des allers-retours entre des attentions s’ajoute une robuste couche
l’application et le serveur. de sécurité, idéale pour toutes les entreprises,
qu’elles soient privées ou de service public.
11Comment déléguer
la gestion des
signatures ?
Dans une organisation, petite ou grande, Localiser les opérations marketing avec la
pas d’efficacité sans délégation. Y compris réactivité nécessaire représente aussi un
pour la gestion des signatures mail en envi- argument de plus pour confier la gestion des
ronnement Office 365. Letsignit vous permet signatures mail à un administrateur local. Une
de déléguer l’administration des signatures fois cette gestion déléguée, chaque entité
pour répondre à de nombreux cas d’usages. mandatée peut assurer l’entière gestion des
signatures et annuaires de manière autonome.
Déléguer pour prendre en compte
les spécificités locales, légales et Pour réaliser cette délégation, il suffit depuis
culturelles l’interface d’administration Letsignit de choisir
Dans le cas de filiales réparties dans plusieurs l’onglet « filiale » dans le menu « Equipe ». De là
pays, les pratiques sont en effet très variées. vous entrez un critère unique pour créer votre
Outre la langue à utiliser, ces différences vont filiale, par exemple Pays et la valeur associée :
concerner les informations à embarquer dans le pays cible ou toute autre variable présente
les signatures, leur hiérarchisation ou encore dans l’active directory.
leur rendu visuel. Résultat, pour éviter des
échanges sans fin avec un administrateur global Une fois ces critères définis, reste à déléguer
contraint de jongler avec les fuseaux horaires, l’administration à un ou plusieurs collaborateurs
la meilleure solution consiste à déléguer la de la filiale cible.
gestion des signatures à un administrateur
local. Chaque filiale ou entité gagnera en Multi-tenant : une option pour
autonomie et en réactivité. administrer plusieurs annuaires
entre filiales
Dans la pratique, le cas le plus courant de Autre cas de figure, votre entreprise peut avoir
délégation concerne les filiales d’entreprise. à gérer plusieurs annuaires (avec différents
Chaque siège local peut bénéficier d’une noms de domaine) tout en souhaitant piloter
charte graphique spécifique, voire de logos les licences depuis un seul compte global
différents, en accord avec ceux adoptés dans d’administration. Une situation fréquente dans
chaque zone géographique. Letsignit permet les contextes de rachats de société. Pour y
d’ailleurs de choisir entre différents logos à parvenir, il suffit de s’appuyer sur la fonction dite
intégrer dans vos signatures mail. « multi tenant ».
12Avec elle, des tenants (en quelque sorte des De plus, ces attributs peuvent être
instances d’exécution) secondaires peuvent personnalisés au sein de Letsignit. Chaque
être ajoutés à un compte associé à un tenant filiale ou entité est en mesure de créer ses
principal. Une bonne manière d’isoler les champs spécifiques, pour ajouter une Baseline
différents annuaires au sein d’un même dans le corps de la signature Outlook ou
compte. Une fois le tenant créé et des licences une notice légale. Il existe de nombreuses
allouées, un administrateur délégué peut être personnalisations possibles, et chaque entité
nommé. Bien entendu, à sa création le tenant peut individualiser et enrichir ses champs,
est vide, il faut l’associer à un annuaire pour tant au niveau de l’annuaire que de l’interface
nourrir la liste des utilisateurs. d’administration de Letsignit.
Personnaliser et importer les Cloisonner et administrer les signatures mail par
atributs pour vos filiales filiale ou entité ouvre de nouvelles perspectives,
Selon les pays ou filiales, il faut parfois modifier tant pour la communication que pour l’image
les informations contenues dans les signatures de l’entreprise.
ou au sein des annuaires. Letsignit remonte
d’Azure AD toutes les informations naturellement La souplesse de Letsignit autorise une
éligibles à une signature mail. Mais pour délégation de son administration en
s’adapter aux contraintes liées à la signature quelques clics, sans manœuvre laborieuse ni
ou à la gouvernance d’une filiale, il est aussi dispositif technique complexe. Cette facilité
possible d’ajouter des attributs et variables. Il à créer des entités séparées et autonomes
peut s’agir d’attributs présents dans l’annuaire, tout en maintenant la supervision de l’outil par
un numéro d’identification (ID) pour recenser un « super administrateur » vous donne à la
les membres d’un service par exemple, ou toute fois un contrôle total sur la plateforme et une
autre variable de nomenclature. délégation très fine et capillaire. Le meilleur des
deux mondes.
Nicolas Brocq – Administrateur Systèmes et Réseaux
« Désormais, tout le monde a le même modèle de signature,
notre image de marque est uniformisée. Plus aucun doute n’est
aujourd’hui possible entre nos différentes entités. Les informations
sont toutes à jours, pour tous les collaborateurs et la gestion de
toutes les filiales se fait de façon centralisée. »
13Pourquoi le choix
du cloud importe ?
Pas de gestion centralisée, robuste et Mieux, la centralisation offerte par l’utilisation
sécurisée des signatures mail sans une d’Office 365 dans le cloud Azure offre aussi
plateforme cloud à la hauteur. Le choix une cohérence sécuritaire de bout en bout.
de Microsoft Azure répond à cet enjeu et Une fois l’option d’authentification implémentée,
ouvre de nombreuses possibilités pour le les utilisateurs bénéficient d’une authentification
traitement de vos signatures mail. transparente : leur compte Office 365 leur
Letsignit a résolument fait le choix du Cloud pour donne accès au service Letsignit sans qu’ils
développer sa plateforme. Proposer un service aient besoin de le saisir à chaque session.
en SaaS (Software as a service) offre aux
utilisateurs une souplesse d’exploitation et un Une sécurité et une confidentialité
haut niveau de sécurité difficiles à répliquer renforcées avec le cloud
avec un déploiement local. Les cybermenaces sont les principaux dangers
auxquels les systèmes d’information de
Azure et Microsoft Office 365 : l’entreprise sont confrontés. Sur ce versant, le
l’alliance parfaite Cloud permet de mutualiser la protection, les
L’alliance entre Office 365 et le cloud Azure entreprises bénéficiant des investissements
de Microsoft crée pour les entreprises un des équipes de Microsoft pour éradiquer les
environnement homogène et sans couture. diverses menaces liées à l’exploitation des
Pour le service de messagerie, cette continuité brèches. Les mises à jour des matériels et
de bout en bout offre des possibilités de logiciels sont réalisées régulièrement pour
déploiement et d’exploitation beaucoup plus pallier les failles connues, tandis que l’analyse
étendues, sans qu’il soit nécessaire de déployer des vulnérabilités est assurée par le centre
l’application « sur mesure ». Ainsi, l’accès à de sécurité de Microsoft (MSRC) et des
l’annuaire AD Azure permet de synchroniser évaluateurs indépendants, 24/7.
des milliers d’utilisateurs en quelques minutes
et d’importer toutes leurs informations sans Par ailleurs, les problèmes de confidentialité sont
passer par des procédures de requêtes eux aussi traités par le Cloud. Azure a obtenu
complexes et laborieuses. la certification pour le système PIMS (Privacy
Information Management System) en réponse à
la norme ISO/IEC 27 701.
14Azure fournit ainsi un ensemble de contrôles de Le Cloud Azure et Letsignit :
gestion et de fonctionnement pour démontrer idéal pour les entreprises
la conformité aux lois et réglementations en internationales
matière de confidentialité. Une certification Exploités par des entreprises qui utilisent Office
qui s’ajoute aux multiples autres qui régissent 365, les Datas Center Azure nous permettent
la sécurisation, dont l’indispensable norme d’être présent dans de multiples régions –
27001. De plus, le transfert de données peut France Centre, Brésil Sud, Canada Est, US Est
être chiffré pour assurer la confidentialité et et Asie Sud-Est – au plus près des entreprises. À
l’intégrité des données. Enfin, les données la clé pour les clients, une conformité avec les
clientes ne sont évidemment pas accessibles à réglementations en vigueur dans leur pays et
des tiers sans autorisation et identification. une faible latence pour l’accès service.
On Premise ou Cloud : une En outre, si l’administration de Letsignit est
connexion transparente centralisée, l’administrateur global peut
Bien sûr, toutes les entreprises n’ont pas encore désigner des administrateurs « auxiliaires » pour
fait le choix de basculer leur messagerie dans chaque filiale de l’entreprise. Chacune sera
le Cloud. Mais, là aussi, la souplesse du ainsi autonome dans sa gestion des signatures.
Cloud et des architectures de services autorise
une connexion rapide à la plateforme. Un Un accès plus rapide aux nouvelles
connecteur (ou agent de gestion) positionné fonctions de signature avec le
sur le serveur Exchange situé dans l’entreprise Cloud
assure le transfert d’informations de manière Autre bénéfice du Cloud, l’amélioration
fluide et transparente. Une API permet de continue, automatique et transparente
créer la connexion à l’Active Directory local et des services par Letsignit. De nouvelles
de transférer la data par HTTPs et JSON vers le fonctionnalités ou améliorations sont apportées
cloud Letsignit. régulièrement sur la base des retours utilisateurs.
Avec une plateforme SaaS, chaque nouveauté
En utilisant ce moteur de synchronisation,
est instantanément répercutée auprès de tous
toutes les informations sont traitées par
les utilisateurs. Un bénéfice réel pour les clients.
échanges réguliers, ce qui permet par exemple
d’actualiser en permanence les informations de
De plus, dans un but de toucher l’excellence,
vos annuaires, pour mettre à jour les signatures
Letsignit se lance un nouveau challenge :
ou pour intégrer de nouveaux collaborateurs.
obtenir la norme ISO 27001 qui sera garante
Une procédure équivalente est déployée pour la
de son savoir faire, son sérieux et de la prise
réception et l’envoi d’emails depuis des serveurs
en compte de la valeur qu’elle accorde à ses
Exchange locaux vers les infrastructures Letsignit,
clients.
où l’email se verra apposer sa signature avant
d’être envoyé à son destinataire.
15Si vous n’êtes pas équipés en
interne d’un outil vous permettant de
centraliser la gestion des signatures
mail de tous vos collaborateurs,
Letsignit est là pour vous. Avec un
prix unique et transparent, vous
capitaliserez enfin sur le potentiel
de vos emails quotidiens !
Découvrez plus d’informations
sur Letsignit dans la page
suivante !
16Empower
your signature.
Qu’est-ce que Letsignit ? Pourquoi un outil pour ça ?
Letsignit est la solution référente pour créer, •La DSI est sollicitée en permanence pour
attribuer et gérer les signatures mail de tous vos .....gérer les signatures.
collaborateurs et y ajouter des bannières. •La Com’ souhaite uniformiser les signatures
.....et ne plus dégrader son image de marque.
Comment ça marche ? •Le Marketing cherche de nouveaux leviers
.....pour amplifier ses campagnes digitales.
• Une interface centralisée pour créer des ...
......signatures et programmer des campagnes. Quels avantages ?
• Les signatures sont pré-remplies grâce à la
•C’est extrêmenent simple à utiliser.
......synchronisation avec l’annuaire interne.
•Vos signatures sont uniformisées et votre
• Les collaborateurs disposent automatiquement
......image de marque contrôlée.
......des signatures grâce à l’APP Desktop Letsignit
•Vous profitez d’un nouveau canal de
......pour Outlook et aux connecteurs natifs
.....communication gratuit pour booster la
......Office 365 (OWA) & G Suite (Gmail).
.....performance de votre site internet, vos
• Compatibilités :
.....évènements, vos offres, etc.
• Le + : Letsignit est disponible sur tous les
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signatures mails des collaborateurs. de signatures mail ! L’outil profite tant à
notre communication externe qu’à notre
Letsignit permet également de
communication interne : nos salariés
traiter la signature comme un adorent découvrir nos actualités
nouveau média. Il peut être via les campagnes ! »
utilisé comme un canal
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d’acquisition à faible coût. »
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« Pour atteindre toutes nos audiences, sa simplicité de mise en œuvre. L’un
nous raisonnons à 360°, tous supports. des grands atouts de la solution est
La signature de mail conçue par Letsignit, la mise à disposition d’une interface
aisément et rapidement customisable, métier qui permet aux services com-
devient alors un formidable munication de gérer l’outil sans le
territoire d’expression. »
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