La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies indépendantes ? - Version 01 Document créé le : ...

 
La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies indépendantes ? - Version 01 Document créé le : ...
Version 01
                       Document créé le : 08/04/2018
                       Véronique BACKERT (introduction, solutions)
                       Bertrand PICARD (étude)

La dématérialisation des factures fournisseurs
         présente-t-elle un intérêt
     pour les librairies indépendantes ?
La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies indépendantes ? - Version 01 Document créé le : ...
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                                        les librairies indépendantes – Avril 2018

Introduction                                                                               pages 3 à 9
Etude                                                                                      pages 10 à 42
Synthèse de l’étude qualitative (Libraires)                                                page 43
Synthèse de l’étude quantitative (Libraires)                                               page 44
Synthèse de l’étude qualitative (Distributeurs)                                            page 45
Schéma de circulation et de traitement des factures papier                                 page 46
Schéma de circulation et de traitement des factures électroniques                          page 47
Conclusion de l’étude                                                                      page 48
Recommandations                                                                            page 49
Solutions de facture électronique avec des niveaux différents d’intégration                pages 50 à 52
Textes de référence                                                                        page 53
Nous écrire                                                                                page 54

                                         Sommaire
                                                                                                             2
La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies indépendantes ? - Version 01 Document créé le : ...
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1 800 000

1 600 000

1 400 000

1 200 000

1 000 000

 800 000

 600 000

 400 000

 200 000

       0
            2008   2009   2010   2011   2012   2013           2014         2015        2016        2017

Le nombre de factures échangées en 10 ans dans le cadre de DILIFAC a
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                    progressé de + 356,26%....                     3
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                 … or les librairies indépendantes n’utilisent pas le service DILIFAC.
                    Elles continuent à recevoir et à traiter des factures papier.                              4
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                 DILICOM a chargé Bertrand PICARD (BPConseil) de mener une étude
                  sur la circulation et le traitement des factures auprès des librairies
                                   indépendantes fin 2017-début 2018.                    6
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                 1ère étape : décrire et analyser la circulation des factures fournisseurs
                     pour mieux appréhender les enjeux de leur dématérialisation. 7
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
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                 2e étape : Formuler les hypothèses et les vérifier auprès d’une
                                       population élargie.                                                  8
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                 3e étape : Formuler des recommandations.
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                 La dématérialisation des factures
                    fournisseurs présente-t-elle
                    un intérêt pour les librairies
                          indépendantes ?

                         Étude qualitative et quantitative
                 sur la circulation et le traitement des factures
                  et sur les enjeux de leur dématérialisation
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                                 dans ce réseau.

                                 Problématique de l’étude
                                                                                       10
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                                                                                                     CA 2016 M€
                                                                                                      (source LH)
                                               RDV    interlocuteur principal    Compta   MAP       5+ 5-1 1-             Prestataire
                     Atout Livre              29/11   David REY                            X               X                 TMIC
                 P   Chantelivre              10/11   Boris FLACSU                  X               X                TL
                 A   Compagnie                03/11   Josette VIAL                          X              X         TL
                 R   Divan                    24/11   Philippe TOURON               X               X                TL
                 I   Ecriture (Vaucresson)    16/11   Pascal LIONETTI                                      X                TMIC
                 S   Ecume des pages          14/11   Loïc DUCROQUET                        X              X         TL
                     Eyrolles                 28/11   Emmanuel KONSTANTIN           X       X       X                              Praxiel
                     Flammarion (Beaubourg)   15/11   Laurence FRUITIER             X       X       X                TL
                     Grand Cercle (Eragny)    24/11   Charlotte ROUX                                X                              Praxiel
                     Nouveautés               18/10   Dominique MONIN                       X                   X    TL
                 T   Etudes                   05/12   Sylvie TINÉ                   X       X                   X           TMIC
                 O   Lois                     05/12   Catherine CHOURAQUI                                  X                TMIC
                 U   Ombres blanches          06/12   Emmanuelle SICARD             X       X       X                       TMIC
                 L   Préface (Colomiers)      07/12   Michele CAPDEQUI              X                      X                TMIC
                     Privat                   06/12   Anne & Benoît BOUGEROL                X       X                TL

                 D   Belles Lettres           28/11   Pierre BADY
                 I   Dilisco                  07/12   Murielle PINAULT / Patrice ARNAUD
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                 S   Hachette                 26/10   Stéphane MENAGE / Bruno FAUVE
                 T   Interforum               18/10   Philippe BUDIN / Alain ROSSI
                 R   Makassar                 10/11   Vincent DODIVERS
                     MDS                      23/11   Bruno DELRUE / François BENET / Christophe GUILLEMAILLE / Aline ROUFFIGNAC
                     SODIS                    20/11   Hélène de LAPORTALIERE / Odile SUZANO / Sylvain BARREIRA

                                Entretiens semi-directifs : les personnes interrogées
                                                                                                                                             11
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                 L’enquête quali a permis d’identifier des pratiques existantes liées à la gestion
                 des factures et avoirs,
                 L’objectif de l’enquête quanti est de valider et de quantifier ces pratiques,
                 Le questionnaire quanti a été limité à environ 25 questions,
                 Une invitation à répondre à ce questionnaire a été envoyée à près de 1800
                 libraires indépendants clients de Dilicom,
                 Un quart d’entre eux (441) ont répondu au questionnaire, dont plus de 80%
                 jusqu’au bout.

                                                     nbre     %        petits   moyens    gros        précisions / commentaires

                            invitations envoyées     1 766
                          questionnaires ouverts     1 050   59%
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                                        réponses       441   25%         369       59        14

                 1 CA                                441     100%       84%      13%        3%    > % représentatif clients Dilicom

                                      Enquête quantitative : les modalités
                                                                                                                                      12
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS                           RECTIFS                          RET OURS

                   COMMANDE                                                               EXTRACTION

                   LIVRAISON                                                              EXPEDITION

                   RECEPTION                      RECLAMATION                        RECEPT REFUSES

                 RAPPROCHEMENT                  RAPPROCHEMENT                       RAPPROCHEMENT
                    CONTRÔLE                       CONTRÔLE                            CONTRÖLE

                                                RAPPRO RELEVÉS
                                                    SAISIE
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                                                  REGLEMENT
                                                  ARCHIVAGE

                                  Des opérations successives
                                                                                                       13
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                              les librairies indépendantes – Avril 2018

                 ALLERS        •   Les livraisons font l’objet de bons de transport par distributeur mais sont
                                   souvent en vrac et les séries de colis ne sont pas regroupées (1).
                  COMMANDE     •   Les libraires doivent valider le nombre de colis reçus sur chaque bon de
                                   transport mais ils n’ont pas toujours la possibilité (temps et espace) de
                  LIVRAISON
                                   reconstituer les distributeurs et les séries.
                               •   La livraison d’une série de colis peut s’échelonner sur plusieurs jours.
                               •   Un colis manquant est souvent retrouvé et livré un jour suivant.
                 RECLAMATION
                               •   Un colis définitivement manquant fait l’objet d’une réclamation auprès
                                   du distributeur (2) qui se retourne vers le transporteur, puis d’un avoir.

                               -----------------
                               (1)En province, la livraison est en vrac (hors distributeurs locaux et dépôts) et il n’y a
                               qu’un seul bon de transport mais le libraire doit valider la livraison sur le site Prisme : le
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                               bipage de chaque colis permet d’identifier facilement les manquants éventuels.
                               (2)En province, la réclamation est postée sur le site Prisme qui instruit le dossier

                                      ALLERS : arrivage des livraisons
                                                                                                                                14
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                 ALLERS        Dans les colis, il y a toujours un document papier : soit une facture,
                               soit un BL. La plupart des principaux fournisseurs mettent des BL
                  COMMANDE     valorisés dans les colis (Hachette, Sodis-UD et Dilisco
                               systématiquement et Interforum en option).
                  LIVRAISON
                               Par ailleurs, les Avis d’expédition (AEX) sont importables dans le
                  RECEPTION    logiciel de gestion. L’utilisation de l’AEX est très variable :
                               •   pas utilisé sur les offices à cause de l’écrasement des codes-
                                   rayons,
                 RECLAMATION   •   utilisé sur les offices pour réception théorique avant réception
                                   physique,
                               •   utilisé QUE sur les offices car il n’y a pas d’erreurs,
                               •   pas utilisé car pas de gain de temps par rapport à une réception
                                   manuelle,
                               •   pas utilisé en validation de masse à cause des commandes-clients,
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                               •   utilisé mais problèmes (gratuits, PLV, produits papeterie sans
                                   remise, cumul des remises, souscriptions,…)

                               ALLERS : réception des marchandises (1)
                                                                                                        15
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS        • L’enquête quanti montre qu’environ 60% des libraires utilisent l’AEX,
                                • Le taux d’utilisation est légèrement proportionnel à la taille des
                   COMMANDE       librairies,
                    LIVRAISON   • L’AEX est plutôt utilisé en automatique (sans biper chaque livre),
                                • Le taux d’AEX auto baisse en fonction inverse de la taille,
                   RECEPTION
                                • Les libraires moyens pratiquent différemment.

                  RECLAMATION
                   RECEPTION                    nbre     %        petits   moyens    gros          précisions / commentaires

                 5 RECEPTION             oui    222     57%        55%      67%      69%
                   Avis Exp             non     167     43%        45%      33%      31%
                                       total    389    100%       100%     100%     100%
                 6 RECEPTION      tout auto     141     60%        68%      54%      44%
                   Avis Exp       tout bipé      65     28%        29%      29%      56%
                   comment       nouv auto        9      4%         3%      11%       0%
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                                 nouv bipé        4      2%         2%       0%       0%
                                   réa auto       8      3%         3%       6%       0%
                                   réa bipé       8      3%         3%       9%       0%
                                       total    235    100%       109%     109%     100%    >      plusieurs réponses posibles

                                ALLERS : réception des marchandises (1)
                                                                                                                                 16
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                              les librairies indépendantes – Avril 2018

                 ALLERS        •   La réception des marchandises consiste principalement à vérifier
                                   que les quantités/titre annoncées correspondent bien à ce qui est
                  COMMANDE         livré (1). L’enjeu est de mettre à jour précisément les stocks
                                   informatiques, de mettre à part les commandes-clients et de
                  LIVRAISON        repérer les éventuelles réclamations à faire.
                  RECEPTION    •   La plupart des libraires réceptionnent les séries de colis en une
                                   seule fois mais certains réceptionnent au colis ce qui leur permet
                                   de rapprocher la valorisation du BL et de leur fiche de réception ou
                                   de valider l’AEX en masse si les quantités globales sont OK.
                 RECLAMATION
                               •   Les réclamations portent exclusivement sur des quantités erronées
                                   et sont pour la plupart faxées avec le document-colis annoté.
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                               ------------------
                               (1) Les écarts par rapport à la commande ne sont pas vérifiés (sauf
                               par un libraire qui en déduit les erreurs de préparation)

                               ALLERS : réception des marchandises (2)
                                                                                                          17
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                 ALLERS               •    L’enquête quanti montre effectivement un contrôle élevé des
                                           quantités livrées # annoncées, mais aussi une vérification livré #
                 COMMANDE                  commandé, ainsi que des remises,
                 LIVRAISON
                                      •    Ceux qui ne le font pas n’ont majoritairement pas le temps de le
                                           faire ou pensent que c’est inutile.
                 RECEPTION

                   RECEPTION                              nbre     %       petits   moyens    gros        précisions / commentaires

                 7 RECEPTION                oui, syst     336     88%       88%      88%      77%
                   Q livr # Q anno         oui, ponct      38     10%       10%       8%      15%         non, jamais :
                                          non jamais        8      2%        2%       4%       8%    >     pas le temps : 60%
                                                 total    382    100%      100%     100%     100%          perte de temps : 40%

                 8 RECEPTION                oui, syst     264     69%       69%      67%      77%         non, jamais :
                   Q livr # Q cdées        oui, ponct      83     22%       23%      17%      15%          pas le temps : 34%
                                          non jamais       35      9%        8%      15%       8%    >     perte de temps : 17%
                                                 total    382    100%      100%     100%     100%          difficile : 11%
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                 9 RECEPTION                oui, syst     230     60%       61%      60%      46%         non, jamais :
                   remises                 oui, ponct     130     34%       33%      35%      46%          pas le temps : 50%
                                          non jamais       22      6%        6%       6%       8%    >     perte de temps : 18%
                                                 total    382    100%      100%     100%     100%          difficile : 10%

                                      ALLERS : réception des marchandises (2)
                                                                                                                                      18
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                 les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS         •   Quand la facture n’est pas dans le colis, elle arrive ultérieurement par
                                     poste et est le plus souvent récapitulative (regroupement des livraisons
                   COMMANDE
                                     de la décade ou du mois précédents)
                   LIVRAISON     •   Cette étape consiste à rapprocher tous les BL correspondant à une
                                     facture avec cette facture et est plus ou moins facile :
                   RECEPTION
                                      o factures avec tableau récapitulatif des BL (Hachette),
                 RAPPROCHEMENT        o factures mono-échéances mais multi-BL (SODIS-UD),
                                      o Liasse mensuelle de factures non consolidées (Dilisco).
                                 •   Ce rapprochement permet de se rendre compte qu’un BL manque, ce
                                     qui signifie qu’un colis n’est jamais arrivé (1) ou que le BL s’est perdu.
                                 •   Cette étape qui prend plusieurs heures par semaine est effectuée par le
                                     responsable et/ou le comptable et peut être partiellement sous-traitée
                                     (libraires en caisse par exemple).
                                 Ce travail fastidieux est unanimement considéré comme étant le point
                                 noir du sujet mais jusqu’à présent peu de libraires avaient imaginé
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                                 que la facture électronique leur permettrait de supprimer cette étape.
                                 -----------------
                                 (1)En province, avec la validation Prisme, ce risque est quasi nul et certains
                                 libraires ne font plus ce rapprochement (après étude et validation du CAC).

                                 ALLERS : rapprochement des documents
                                                                                                                  19
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                     les librairies indépendantes – Avril 2018

                   ALLERS            •    L’enquête quanti montre que 50% seulement des libraires
                                          rapprochent systématiquement BL et factures, et la moitié de ceux
                    COMMANDE              que ne le font jamais pensent que ce serait une perte de temps,
                     LIVRAISON
                                     •    Ce rapprochement est effectué par le responsable qui le délègue
                                          en interne quand la structure le permet, d’abord au comptable,
                     RECEPTION            mais aussi aux libraires et même aux réceptionnaires.

                 RAPPROCHEMENT

                    FACTURES                          nbre      %       petits   moyens     gros        précisions / commentaires

                 10 FACTURES            oui, syst     192     51%        50%       56%      54%         non, jamais :
                    rappro BL/Fact     oui, ponct     103     27%        27%       23%      38%          pas le temps : 50%
                                      non jamais       85     22%        23%       21%       8%    >     perte de temps : 40%
                                             total    380    100%       100%      100%     100%          difficile : 5%

                 11 FACTURES         responsable      234     70%        87%       54%      21%         autres :
© DILICOM 2018

                    qui rapproche      comptable       61     18%        15%       49%      43%          libraires : 43%
                                          autres       37     11%        10%       17%      36%    >     réceptionnaires : 16%
                                            total     332    100%       112%      120%     100%          administratif : 11%

                                     ALLERS : rapprochement des documents
                                                                                                                                    20
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                   les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS         •     Cette étape engage le paiement des factures, indépendamment des réclamations
                                       éventuelles.
                   COMMANDE      •     Cette validation concerne toutes les factures arrivées dans les colis ou par la
                                       poste.
                   LIVRAISON
                                 •     Toutes les factures ne sont pas forcément pointées dans le détail :
                   RECEPTION           -     On cherche d’abord à valider les quantités globales en tenant compte d’éventuelles
                                             réclamations,
                 RAPPROCHEMENT         -     Une vérification globale du montant en PAHT de la facture par rapport à la fiche de
                                             réception est souvent faite avec des seuils de tolérance,
                   CONTRÔLE            -     On essaye de vérifier les remises : il arrive souvent que l’écart provienne du logiciel
                                             de gestion et non du distributeur et les conditions négociées (surremises et/ou
                                             échéances) ne sont pas complètement gérées dans le logiciel à la réception (1)

                  RECLAMATION
                                 •     Quand elle est effectuée par le responsable, cette étape lui permet aussi de voir
                                       défiler l’activité d’achat et de réception de ses équipes.
                                 •     Une fois validées, les factures partent en compta pour la saisie.
                                 --------------------------
© DILICOM 2018

                                 (1)   :
                                 -     les commandes négociées sont peu saisies dans le logiciel de gestion,
                                 -     la gestion des surremises dans les AEX ne permet pas toujours de les valider en réception.
                                 -     les échéances ne sont pas véhiculées dans l’AEX

                                           ALLERS : contrôle et bon à payer
                                                                                                                                       21
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                          les librairies indépendantes – Avril 2018

                 ALLERS                 •      Une grosse moitié des libraires contrôle systématiquement les
                                               quantités, le montant des factures, les autres pensant surtout qu’il
                   COMMANDE                    s’agit d’une perte de temps,
                   LIVRAISON            •      Certains confirment qu’il est difficile, voire impossible de contrôler
                                               remises et donc prix d’achat, compte tenu des infos disponibles
                   RECEPTION                   dans le logiciel de gestion.

                    FACTURES                               nbre     %        petits   moyens    gros         précisions / commentaires

                 12 FACTURES                  oui, syst     214    59%        61%      53%      45%
                    Q livr # Q recept        oui, ponct      96    27%        27%      22%      36%          non, jamais :
                                            non jamais       51    14%        12%      24%      18%    >      pas le temps : 29%
                                                   total    361   100%       100%     100%     100%           perte de temps : 43%

                 13 FACTURES                  oui, syst     176    49%        50%      41%      45%          non, jamais :
                    Mt PAHT fact#réc         oui, ponct     100    28%        28%      27%      27%           pas le temps : 29%
                                            non jamais       85    24%        22%      33%      27%    >      perte de temps : 22%
                                                   total    361   100%       100%     100%     100%           impossible : 5%
© DILICOM 2018

                 14 FACTURES                  oui, syst     205    57%        60%      41%      27%          non, jamais :
                    conditions OK            oui, ponct     132    37%        33%      51%      64%           pas le temps : 45%
                                            non jamais       24     7%         6%       8%       9%    >      perte de temps : 21%
                                                   total    361   100%       100%     100%     100%           difficile : 10%

                                                 ALLERS : contrôle et bon à payer
                                                                                                                                         22
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                        les librairies indépendantes – Avril 2018

                   ALLERS               •    L’enquête quanti montre que ce contrôle aide à piloter sa trésorerie
                                             (certains ressaisissant montant et échéances sur excel),
                    COMMANDE
                                        •    Comme le rapprochement, le contrôle est effectué par le
                     LIVRAISON               responsable dans les petites structures et délégué dans les plus
                                             grandes.
                     RECEPTION

                    FACTURES                            nbre     %        petits   moyens    gros          précisions / commentaires

                 14 FACTURES             échéances       35     19%
                    autres contrôles      frais port     13      7%
                                        manquants        11      6%
                                               total    182     32%

                 16 FACTURES           responsable      300     65%        89%      59%      36%           autres :
                    qui contrôle         comptable      111     24%        25%      55%      82%            libraires : 33%
© DILICOM 2018

                                            autres       48     10%        12%      16%      27%     >      réceptionnaires : 17%
                                              total     459    100%       126%     131%     145%            administratif : 10%

                                               ALLERS : contrôle et bon à payer
                                                                                                                                       23
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS                           RECTIFS                          RET OURS

                   COMMANDE                                                               EXTRACTION

                   LIVRAISON                                                              EXPEDITION

                   RECEPTION                      RECLAMATION                        RECEPT REFUSES

                 RAPPROCHEMENT                  RAPPROCHEMENT                       RAPPROCHEMENT
                    CONTRÔLE                       CONTRÔLE                            CONTRÖLE

                                                RAPPRO RELEVÉS
                                                    SAISIE
© DILICOM 2018

                                                  REGLEMENT
                                                  ARCHIVAGE

                                  Des opérations successives
                                                                                                       24
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS      •   Selon la périodicité choisie par le responsable, les libraires passent
                                   en revue leurs rayons et sortent les livres à retourner.
                  EXTRACTION
                               •   Les livres sont triés par distributeur et mis en attente dans des
                                   casiers placés en réception.
                               •   A cette étape, les livres ne sont pas bipés et restent en stock
                                   informatique.
© DILICOM 2018

                               RETOURS : extraction de la liste de livres
                                                                                                            25
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS      •   Quand les casiers sont pleins ou à l’approche de l’inventaire, les
                                   réceptionnaires reprennent les livres pour faire le retour chez le
                  EXTRACTION       distributeur.
                  EXPEDITION   •   Il ouvre un bordereau de retour dans le logiciel de gestion pour le
                                   distributeur concerné et bipe les livres.
                               •   Sur la base des circuits éditeurs connus, le logiciel alerte en cas de
                                   mauvais distributeur, mais cela n’évite pas totalement les « pas du
                                   fonds » qui peuvent aussi être dus à une erreur de manipulation.
                               •   Selon l’organisation de la librairie, les bordereaux de retour sont
                                   faits par colis ou par série de colis.
                               •   Sur le colis, le réceptionnaire reporte le numéro du bordereau pour
                                   faciliter son report sur l’avoir et appose une étiquette spécifique
                                   numérotée pour Hachette.
                               •   L’expédition des retours fait l’objet d’un transport spécifique avec
                                   un bon d’enlèvement associé.
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                               •   Un double des bordereaux de retour est conservé pour le
                                   rapprochement des avoirs

                                     RETOURS : expédition des colis
                                                                                                            26
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS         •   Quand le distributeur traite les retours d’un libraire, il refuse les
                                      « pas du fonds » mais aussi les livres hors droits de retour (1).
                  EXTRACTION      •   Ces ouvrages sont la plupart du temps signalés sur l’avoir,
                                      renvoyés au libraire, avec des frais de port voire de traitement, ou
                   EXPEDITION         conservés par le distributeur puis détruits sans réponse du libraire.
                 RECEPT REFUSES   •   Ces colis de retours refusés sont réceptionnés et les ouvrages
                                      retournent en librairie.
                                  •   Dans ces colis, il y a un « bon de livraison » mais qui ne génèrera
                                      aucune pièce comptable : ce document sera rapproché avec l’avoir.

                                  --------------------------
                                  (1) : un distributeur signale que ce problème pourrait être réduit avec
© DILICOM 2018

                                  les messages RETIN/RETAN tout en reconnaissant qu’une
                                  fonctionnalité de simulation de retours existant sur son ancien site web
                                  était très peu utilisée.

                                  RETOURS : réception des retours refusés
                                                                                                              27
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS         •   Les distributeurs traitent les retours des libraires comme ils arrivent
                                      et font des avoirs qui peuvent regrouper plusieurs retours et la
                  EXTRACTION          reprise des numéros des bordereaux est variable :
                                       - Interforum ne peut reprendre qu’un nombre limité de numéros,
                   EXPEDITION
                                       - Hachette ne reprend que les numéros de ses étiquettes-colis.
                 RECEPT REFUSES
                                  •   Emettre un bordereau de retour par colis facilite le rapprochement.
                 RAPPROCHEMENT    •   Le rapprochement consiste à regrouper un avoir avec les
                    CONTRÖLE          bordereaux de retours concernés et d’éventuels retours refusés
                                      associés.
                                  •   Contrairement aux factures, il n’y a pas d’avoirs mensualisés : le
                  RECLAMATION         rapprochement se fait donc au fil de l’eau, et le contrôle est souvent
                                      fait en même temps.
                                  •   Le rapprochement/contrôle des avoirs est toujours sous-traité au
                                      comptable ou se fait en temps masqué en librairie ou en caisse.
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                                  RETOURS : rapprochement et contrôle…
                                                                                                                28
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                  RET OURS              •   L’enquête quanti montre un niveau de rapprochement des avoirs
                                            plus important que pour les factures,
                    EXTRACTION
                                        •   Ce niveau de rapprochement croît avec la taille de la librairie,
                     EXPEDITION         •   Toujours la même remarque sur la délégation de ce rapprochement
                                            dans les grandes structures.
                  RECEPT REFUSES

                 RAPPROCHEMENT
                        Ö

                    RETOURS                             nbre     %        petits   moyens     gros        précisions / commentaires

                 18 RETOURS               oui, syst     280     78%        76%       84%      91%         non, jamais :
                    rappro BR/Avoirs     oui, ponct      51     14%        15%        8%       9%          pas le temps : 35%
                                        non jamais       29      8%         8%        8%       0%     >    perte de temps : 28%
                                               total    360    100%       100%      100%     100%          difficile : 14%
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                 19 RETOURS            responsable      264     70%        86%       44%      23%         autres :
                    qui rapproche        comptable       61     16%        13%       37%      54%          libraires : 60%
                                            autres       50     13%        13%       19%      23%     >    réceptionnaires : 18%
                                              total     375    100%       112%      100%     100%          administratif : 4%

                                       RETOURS : rapprochement et contrôle…
                                                                                                                                      29
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS         •   Le contrôle des retours est difficile et est fait de façon plus ou
                                      moins complète suivant les libraires.
                  EXTRACTION
                                  •   Le premier objectif est de vérifier que tous les colis ont bien été
                   EXPEDITION         traités, ce qui peut déclencher une réclamation au distributeur.
                 RECEPT REFUSES   •   On cherche ensuite à vérifier les quantités globales et tous les
                                      libraires ont des seuils de tolérance.
                 RAPPROCHEMENT
                    CONTRÖLE      •   Le contrôle de la valorisation des avoirs peut être compliqué par la
                                      reprise de conditions spéciales obtenues à l’aller, voire par le non-
                                      crédit de retours de gratuits.
                  RECLAMATION     Ce rapprochement/contrôle est la seconde tâche fastidieuse du
                                  processus de comptabilisation : le temps passé à cette tâche est
                                  très variable et peut atteindre une demi-journée par semaine.
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                                      RETOURS : …contrôle et bon à payer
                                                                                                              30
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                           les librairies indépendantes – Avril 2018

                 RET OURS                 •    A la suite du rapprochement, le niveau de contrôle des retours est
                                               élevé sur les quantités, beaucoup plus que sur les valeurs,
                  EXTRACTION
                                          •    Même responsabilité et délégation.
                  EXPEDITION

                       RETOURS                                nbre    %       petits   moyens   gros       précisions / commentaires

                    20 RETOURS                   oui, syst    269     76%      75%      77%      91%       non, jamais :
                       Q envo # Q cred          oui, ponct     63     18%      18%      21%       9%        pas le temps : 41%
                                               non jamais      22      6%       7%       2%       0%   >    perte de temps : 23%
                                                      total   354    100%     100%     100%     100%        difficile : 5%

                    21 RETOURS                   oui, syst    265     75%      74%      74%      91%       non, jamais :
                       écarts # refusés         oui, ponct     60     17%      17%      19%       9%        pas le temps : 34%
                                               non jamais      29      8%       9%       6%       0%   >    perte de temps : 26%
                                                      total   354    100%     100%     100%     100%        difficile : 3%

                    22 RETOURS                   oui, syst    235     66%      68%      55%      64%       non, jamais :
                       Mt PAHT avoir#ret        oui, ponct     84     24%      23%      32%      18%        pas le temps : 14%
                                               non jamais      35     10%       9%      13%      18%   >    perte de temps : 11%
© DILICOM 2018

                                                      total   354    100%     100%     100%     100%        impossible : 20%

                    23 AVOIRS                 responsable     290     71%      89%      55%      15%       autres :
                       qui contrôle             comptable      73     18%      14%      49%      62%        libraires : 45%
                                                   autres      44     11%      11%      19%      23%   >    réceptionnaires : 11%
                                                     total    407    100%     114%     123%     100%        personne : 5%

                                              RETOURS : …contrôle et bon à payer
                                                                                                                                       31
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS                           RECTIFS                          RET OURS

                   COMMANDE                                                               EXTRACTION

                   LIVRAISON                                                              EXPEDITION

                   RECEPTION                      RECLAMATION                        RECEPT REFUSES

                 RAPPROCHEMENT                  RAPPROCHEMENT                       RAPPROCHEMENT
                    CONTRÔLE                       CONTRÔLE                            CONTRÖLE

                                                RAPPRO RELEVÉS
                                                    SAISIE
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                                                  REGLEMENT
                                                  ARCHIVAGE

                                  Des opérations successives
                                                                                                       32
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                 les librairies indépendantes – Avril 2018

                   RECTIFS       •  L’essentiel des réclamations porte sur des erreurs de livraison
                                    identifiées en réception
                                 • Les réclamations sont surtout émises par fax en réception : il suffit de
                                    griffonner le problème sur le BL et de faxer ( le mail et le téléphone
                  RECLAMATION       sont utilisés par les « bureaux ») (1)
                 RAPPROCHEMENT   • Un double papier est transmis au comptable pour en suivre la
                                    résolution.
                   CONTRÔLE
                                 • Les réclamations ne sont donc connues ni du logiciel de gestion, ni du
                                    logiciel de compta.
                                 • Les réclamations validées par le distributeur génèrent un avoir qui est
                                    rapproché par le comptable.
                                 • Les libraires considèrent que leurs réclamations sont aujourd’hui
                                    correctement prises en compte.
                                 Le processus des réclamations au regard du nombre limité de
© DILICOM 2018

                                 réclamations n’est pas considéré comme chronophage et fastidieux.
                                 ---------------------------
                                 (1) La possibilité de déclarer en ligne des réclamations proposée par certains distributeurs ne
                                 semble pas être très utilisée

                                     RECTIFS : processus des réclamations
                                                                                                                                   33
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                  ALLERS                           RECTIFS                          RET OURS

                   COMMANDE                                                               EXTRACTION

                   LIVRAISON                                                              EXPEDITION

                   RECEPTION                      RECLAMATION                        RECEPT REFUSES

                 RAPPROCHEMENT                  RAPPROCHEMENT                       RAPPROCHEMENT
                    CONTRÔLE                       CONTRÔLE                            CONTRÖLE

                                                RAPPRO RELEVÉS
                                                    SAISIE
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                                                  REGLEMENT
                                                  ARCHIVAGE

                                      Entrée en comptabilité
                                                                                                       34
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                  les librairies indépendantes – Avril 2018

                                    •   Les principaux fournisseurs génèrent des relevés de compte
                                        mensuels reprenant toutes les pièces comptables du mois.
                 RAPPRO RELEVÉS     •   Certains comptables, avec l’accord du CAC (1), peuvent saisir le
                                        relevé global en compta à la place des documents comptables
                                    •   Le relevé doit préciser tous les montants à saisir, en particulier
                                        différencier les montants de TVA :
                                         - Hachette, Interforum, Sodis et UD peuvent être saisis,
                                         - MDS, Dilisco, Harmonia, Humensis et Belles Lettres ne peuvent
                                             pas être saisis.
                                    •   Si le relevé n’est pas saisi, cette étape de rapprochement se fait
                                        après saisie en compta des factures et avoirs et commence par la
                                        vérification des montants globaux du mois entre le relevé et le
                                        logiciel de compta
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                                    ------------
                                    (1) : il ne s’agit pourtant pas de pièces comptables au sens fiscal et en région
                                    parisienne, cela implique que les frais de port sont noyés dans les achats

                                  COMPTABILITE : Rapprochement des relevés
                                                                                                                       35
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                     les librairies indépendantes – Avril 2018

                                       •   La saisie du relevé à la place des factures/avoirs est pratiquée par
                                           un petit tiers des interrogés, dont plus de la moitié des gros
                                           libraires.
                   RAPPRO RELEVÉS

                    COMPTABILITÉ                      nbre      %        petits   moyens     gros           précisions / commentaires

                                                                                                            non :
                 25 COMPTA                    oui     100     29%         27%       33%       64%            ne sait pas : 7%
                    Saisie Relevés           non      244     71%         73%       67%       36%       >    interdit compta : 3%
                                            total     344    100%        100%      100%      100%            manque infos : 2%
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                                     COMPTABILITE : Rapprochement des relevés
                                                                                                                                        36
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                              les librairies indépendantes – Avril 2018

                                  •   Pour saisir une facture/avoir en compta, il faut :
                                      -   Appeler le fournisseur,
                 RAPPRO RELEVÉS       -   Ouvrir une saisie,
                     SAISIE           -   Saisir le numéro de la facture,
                                      -   Saisir la date de la facture,
                                      -   Saisir le montant HT et le montant de la TVA pour chaque TVA et
                                          chaque échéance,
                                      -   Saisir le port (pour la région parisienne),
                                      -   Vérifier que les montants TTC correspondent.
                                  •   Les librairies reçoivent entre 300 et 1000 factures/avoirs par
                                      mois.
                                  •   Les comptables interrogés estiment passer plus de 80% de leur
                                      temps de travail sur la compta fournisseur.
                                  •   Cette étape très minutieuse est la troisième tâche
                                      chronophage et fastidieuse du processus.
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                                  COMPTABILITE : Saisie des documents
                                                                                                            37
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                                  •   Les règlements sont préparés ou contrôlés par le comptable
                                  •   Le responsable valide les règlements :
                 RAPPRO RELEVÉS        - Certains font les virements bancaires,
                     SAISIE            - Un libraire préfère les chèques accrochés à la facture dans le
                   REGLEMENT
                                          parapheur.
                                  •   En général, les règlements ne font l’objet d’aucun blocage :
                                      - Les fournisseurs réguliers sont payés,
                                      - Les fournisseurs plus occasionnels sont surveillés sur le crédit
                                         de leurs retours.
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                                                         Règlements
                                                                                                           38
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                                  •   Avant saisie, les documents sont stockés dans des bannettes ou
                                      des parapheurs :
                 RAPPRO RELEVÉS
                                       - BL réceptionnés en attente de facture,
                     SAISIE            - Factures réceptionnées à saisir,
                   REGLEMENT           - Réclamations en attente d’avoir,
                   ARCHIVAGE
                                       - Doubles des bordereaux de retour en attente d’avoir.
                                  •   Après saisie, les documents sont classés dans des armoires à
                                      portée de main :
                                       - Classement par fournisseur et par mois,
                                       - Exercice en cours plus un ou deux exercices précédents,
                                       - Peut représenter jusqu’à une armoire métallique par exercice.
                                  •   Au-delà, les documents sont archivés dans des boîtes-archives :
                                      - Soit dans un recoin de la librairie (cave, dessous escalier),
                                      - Soit dans un garage ou un local du propriétaire de la librairie,
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                                      - Soit dans les entrepôts de l’actionnaire de la librairie.
                                  •   Toute cette manipulation et ce stockage ne semblent pas vraiment
                                      préoccuper les personnes rencontrées.

                                  COMPTABILITE : classement et archivage
                                                                                                           39
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                           les librairies indépendantes – Avril 2018

                         VOLUMETRIE                           nbre      %         petits      moyens   gros

                      26 FACTURES                < 101         163     47%         53%         18%       9%
                         Nbre mensuel         101 - 300        141     41%         42%         41%      18%
                                              301 - 500         20      6%          2%         30%       9%
                                                 501 +          12      3%          0%          9%      64%
                                                    nsp          9      3%          3%          2%       0%
                                                   total       345    100%        100%        100%     100%

                      27 FOURNISSEURS              < 50        240     69%         76%         36%      27%
                                               50 - 100         76     22%         20%         42%       0%
                                              100 - 200         15      4%          3%         11%      18%
                                              200 - 300          3      1%          0%          4%       9%
                                              300 - 500          1      0%          0%          0%       0%
                                                 500 +           5      1%          0%          2%      27%
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                                                    nsp          7      2%          1%          4%      18%
                                                  total        347    100%        100%        100%     100%

                 Volumétrie des pièces comptables et nombre de fournisseurs
                                                                                                              40
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   Le rapprochement et le contrôle des documents comptables occupe
                     plusieurs heures par semaine, prises en grande partie sur les fonctions
                     commerciales (responsable et libraires) : au-delà, les heures en plus
                     sont déléguées à la structure (comptable et/ou réceptionnaire).
                                                                 FACTURES                      AVOIRS
                                                           heures nbre       %       heures     nbre      %
                           DOCS COMPTABLES                     0     21      6%          0        34      9%
                           Nbre heures sem                     1     76     21%
                           Rappro+Contrôle                     2     91     25%
                                                               3     54     15%           1        229   63%
                          17 Factures                          4     26      7%
                          24 Avoirs                            5     42     12%           2         48   13%
                                                               6     14      4%           3         16    4%
                                                               7      3      1%
                                                               8     15      4%           4          9    2%
                                                                                          5         12    3%
                                                              10       9     3%           6          1    0%
                                                                                          7          2    1%
                                                              15      5       1%
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                                                              16      1       0%         10         11    3%
                                                              20      1       0%
                                                              40      1       0%
                                                              52      1       0%         12          1     0%
                                                          total     360     100%       total       363   100%

                       Temps passé sur le rapprochement et le contrôle
                                                                                                                41
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   Le comptable d’une librairie saisit en « brouillard » comptable tous les BL et les
                     bordereaux de retour au fil de l’eau :
                     -   le rapprochement avec les factures et les avoirs se fait dans le logiciel de compta en rappelant les BL/BR par
                         leur numéro.
                 •   Dans une autre librairie, on a développé dans le logiciel de gestion un export quotidien des
                     fiches de réception et des bordereaux de retour vers le logiciel de compta :
                     -   Ceci permet de générer en compta des «engagements» pour piloter la trésorerie,
                     -   Mais le processus de rapprochement /saisie des factures/avoirs reste classique.
                 •   Un autre comptable utilise un logiciel d’OCR connecté à la compta pour réduire le temps
                     de saisie :
                     -   Le logiciel a été paramétré pour reconnaître les infos sur chaque modèle de document,
                     -   Le format doit être en A4, les valeurs dans les zones grisées ne sont pas lues,…
                     -   Le processus se fait document par document avec contrôle et validation manuelle
                 •   Un petit libraire dépose toutes les factures reçues dans les colis ou par la poste, tous les
                     avoirs et tous les relevés en vrac dans un caisson :
                     -   Deux à trois fois par mois , le contenu du caisson est déposé chez la comptable qui se charge de les trier, de
                         les saisir et de régler les fournisseurs,
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                     -   Le seul rapprochement est celui des relevés pour vérifier que tous les documents comptables sont bien
                         saisis.

                                            Quelques traitements particuliers
                                                                                                                                          42
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                      les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   Le processus de traitement factures/avoirs est très fastidieux et chronophage :
                     -   BL dans le colis => processus de rapprochement très laborieux,
                     -   Traitement différencié des retours libraire/distributeur => rapprochement compliqué des avoirs,
                     -   Saisie en compta de centaines de documents chaque mois.

                 •   Le niveau de rapprochement est variable :
                     -   Temps passé élevé au regard des erreurs constatées : rapprochement plus saisie peuvent représenter
                         jusqu’à 1 ETP complet (resp/libr/comptable),
                     -   Arbitrages contraints ou volontaires permettant à certains de réduire ce temps,
                     -   Suivi des colis : absence de traçage électronique en Ile de France versus pointage sur site Prisme en
                         province

                 •   Les responsables rencontrés n’ont pas de solution :
                     -   Coût méconnu d’un processus considéré comme inéluctable,
                     -   Peu d’informations sur la facture électronique qui « ne concerne que la compta ».

                 •   L’utilisation de l’AEX est représentative d’une pratique partielle et éclatée :
                     -   Persistance de contenus problématiques dans le message,
                     -   Intégration brouillonne (mode opératoire, formation, management).
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                                   Synthèse de l’enquête qualitative (libraires)
                                                                                                                                 43
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                         les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   L’avis d’expédition est utilisé par 60% des libraires, quelle que soit leur taille :
                     -   Le mode automatique est surtout pratiqué par les petits libraires,
                     -   La moitié des moyens et gros libraires bipent les volumes.

                 •   Les niveaux de rapprochement + contrôle des factures sont importants :
                     -   50% des libraires rapprochent systématiquement les factures,
                     -   60% des libraires contrôlent systématiquement les factures (volumes et montants),

                 •   Les niveaux de rapprochement + contrôle des avoirs sont plus élevés :
                     -   80% des libraires rapprochent systématiquement les avoirs,
                     -   75% des libraires contrôlent systématiquement les avoirs (volumes surtout),

                 •   Rapprochement et contrôle sont concentrés sur les fonctions commerciales en l’absence de
                     comptable salarié :
                     -   Le manque de temps est la raison principale du non-contrôle,
                     -   De façon marginale, rapprochement et contrôle peuvent faire partie de la mission du réceptionnaire

                 •   Les outils et pratiques actuels ne répondent pas au besoin de pilotage de la trésorerie des
                     libraires :
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                     -   La mise à disposition manuelle et tardive des documents comptables ne facilite pas cette gestion

                                    Synthèse de l’enquête quantitative (libraires)
                                                                                                                              44
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   Les distributeurs sont favorables au déploiement de la facture électronique :
                     -   La part de FE ne dépasse pas les 20% chez les fournisseurs non mensualisés,
                     -   La production est rodée et « il suffit d’appuyer sur le bouton » pour raccorder un libraire,
                     -   La normalisation apportée par la FE supprime les différences importantes entre les distributeurs,
                     -   Le coût de fabrication et surtout d’expédition des factures papier même mensualisés est important.

                 •   Mais Ils pensent aussi que les enjeux pour les libraires indépendants sont limités :
                     -   Des gains réels de productivité sont difficiles à faire sur de petites structures,
                     -   Ils n’ont quasiment pas de demandes venant de la librairie indépendante,

                 •   Certains considèrent que les rapprochements BL/factures et BR/avoirs sont inutiles :
                     -   Le contrôle principal est celui de la réception car les factures ne sont que le reflet du BL/AEX,
                     -   L’automatisation des chaînes de retours apporte un niveau de qualité très élevé,
                     -   Ils ont des « gros » clients ne font plus qu’un contrôle colis.

                 •   Les distributeurs sont aussi favorables à la mise en place du message normalisé de
                     réclamation :
© DILICOM 2018

                     -   Le niveau de réclamation en % des flux est faible mais le traitement administratif est coûteux,
                     -   La normalisation du message pourrait permettre un traitement plus automatique des cas simples.

                              Synthèse de l’enquête qualitative (distributeurs)
                                                                                                                              45
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                                      les librairies indépendantes – Avril 2018

                                                ALLERS                                                       RECTIFS                              RET OURS

                  LOG   LIBRAIRE     CDE Réassort CGV     CDE Nouveautés    CDE Réassort Spé                                                                         LIBRAIRE
                 GEST                BON CDE - EDI         Représentant       Représentant                                                EXTRACTION
                        METTEUR                                                                                                                                      METTEUR        LOG
                         A PART                           LIVRAISON                                                                       EXPEDITION                  A PART       GEST
                                                                                                                                            BON RETOUR
                                               BL colis          AEX          FACTURE colis

                                                          RECEPTION                                                                 RECEPT. REFUSÉS
                                                                FICHE RECEPTION                                                           FICHE RECEPTION

                                          FACTURE poste                                                                                    AVOIR poste
                        LIBRAIRE
                        RESP LIB                                                                                                                                     COMPTA
                        COMPTA
                                      RAPPROCHEMENT                                                                                      RAPPROCHEMENT               LIBRAIRE
                        RESP LIB
                        COMPTA                            CONTRÔLE                                                                         CONTRÔLE                   COMPTA

                                                                                                           RECLAMATION

                                                                                                      AV/FA rectif poste                                          LEGENDE

                        COMPTA                                                                             RAPPROCHEMENT                                    Bon Commande démat
                                                                                                              CONTRÔLE
                                                                                                                                                            Bon Livraison papier
                                                                                                                                                            Avis d'Expédition

                                                                                                                                                            Fiche Réception papier
                                                                   RELEVÉ MENSUEL                                                                           Fiche Réception démat

                                                                   RAPPROCHEMENT                                                                            Facture/Avoir papier
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                                     LOG COMPTA                     SAISIE RELEVÉS                              SAISIE FACTURES AVOIRS                      Réclamation papier
                                                                     CLASSEMENT                                       CLASSEMENT                            Bon Retour papier
                                                                                                                                                            Relevé de compte papier
                          RESP LIB                                                             REGLEMENT

                                                                                               ARCHIVAGE                                                    Tâches fastidieuses
                                                                                              DESTRUCTION

                                                        Passer des factures (et avoirs) papier….
                                                                                                                                                                                          46
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                              les librairies indépendantes – Avril 2018

                                        ALLERS                                     RECTIFS                                RET OURS

                   LOG     LIBRAIRE                                                                                                    LIBRAIRE
                  GEST                         COMMANDE                                                        EXTRACTION
                           METTEUR                                                                                                    METTEUR           LOG
                            A PART              LIVRAISON                                                      EXPEDITION              A PART          GEST
                                                                                                                 BON RETOUR
                                          BL colis            AEX

                                                RECEPTION                                                    RECEPT. REFUSÉS
                                                FICHE RECEPTION                                                FICHE RECEPTION

                                             FACTURE électronique                                             AVOIR électronique

                           RESP LIB                                                                                                    COMPTA
                                        RAPPROCHEMENT AUTO                                              RAPPROCHEMENT AUTO
                           COMPTA               CONTRÔLE                                                       CONTRÔLE
                                                                                 RECLAMATION

                                                                            AV/FA rectif électronique                                    LEGENDE

                           COMPTA                                               RAPPROCHEMENT                                      Bon Livraison papier
                                                                                   CONTRÔLE
                                                                                                                                   Fiche Réception démat

                                                                                                                                   Facture/Avoir démat
                                                      TRANSMISSION AUTOMATIQUE FACTURES/AVOIRS > LOGICIEL COMPTABLE
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                                                                                RELEVÉ MENSUEL                                     Réclamation démat

                   LOG                                                        CONTRÔLE ECHÉANCES                                   Bon Retour démat
                 COMPTA      RESP LIB                                             REGLEMENT
                                                                                                                                   Relevé de compte papier
                 DILIFAC                                            ARCHIVAGE ELECTRONIQUE FACTURES/AVOIRS

                                                      …aux documents électroniques
                                                                                                                                                              47
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   La facture électronique apporte des réponses aux problématiques identifiées :
                     -   Elle permet de remplacer le rapprochement manuel BL/facture et le rapprochement manuels BR/Avoirs
                         par un rapprochement électronique systématique à la ligne qui extrait automatiquement les écarts,
                     -   Elle permet de choisir le niveau de contrôle souhaité en paramétrant des seuils de tolérance à ces écarts,
                     -   Elle permet enfin de supprimer entièrement la saisie et la gestion des pièces comptables.

                 •   Elle est éprouvée et facile à déployer par les distributeurs.
                 •   Compte tenu de la structure des librairies indépendantes, les gains à attendre de
                     cette transformation sont :
                     -   De la productivité en compta (si interne),
                     -   Beaucoup de « temps libraire » rendu au commerce (responsable en premier).

                 •   En complément de la facture électronique, il serait pertinent de travailler sur l’AEX,
                     les réclamations et la gestion de la trésorerie.
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                                                        Conclusion de l’étude
                                                                                                                                      48
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                                       les librairies indépendantes – Avril 2018

                 •   Définir les niveaux de contrôle des documents comptables pour construire des
                     offres adaptées (FE complète, FE en compta, PDF)
                 •   Pour chaque offre :
                     -   Mettre en place et animer un groupe projet de libraires,
                     -   Définir avec les libraires le mode opératoire,
                     -   Développer un argumentaire spécifique,
                     -   Accompagner les SSII sur l’implémentation dans leur logiciel.

                 Et aussi :
                 •   Reprendre le message des avis d’expédition dans le même esprit,
                 •   Développer la réclamation électronique en la mettant au cœur du processus de
                     réception du logiciel de gestion,
                 •   Intégrer la notion d’échéance dans le logiciel de gestion pour générer un échéancier
                     fournisseur.
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                                                           Recommandations
                                                                                                            49
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                                  Coffre fort
                                 électronique
                  Fichier          factures                                                     Facture PDF
                 structuré
                                                                                                  simple
                   (EDI)
                                 Création de la                                                                  + piste
                                                             Création du                             OU         d’audit
                                      facture
                                                           fichier pour le                                       fiable
                                  originale de
                                                             destinataire                                      obligatoire
                                   l’émetteur                                                     Facture
                 Fichier PDF                                                                     imprimée
                                                                                                 (éditique)

                  Emetteur                        DILIFAC                                       Destinataire
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                     Solution de dématérialisation (1) : Permet aux distributeurs de
                      dématérialiser 100% de leur facture sans imposer les mêmes
                                       contraintes aux libraires.                                                     50
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                                              Coffre fort
                                             électronique
                                               factures

                                 Création de la         Création de la             Création du    Fichier (CVS
                   Fichier                                                                          ou XML)
                                      facture              facture                 fichier +PDF
                  structuré                                                                          [pied de
                                  originale de           originale du                 pour le     facture/avoir]
                    (EDI)
                                   l’émetteur            destinataire              destinataire       +PDF

                  Emetteur                                DILIFAC                                 Destinataire
© DILICOM 2018

                             Solution de dématérialisation (2) : Fichier + PDF
                 Le fichier CSV ou XML (pied de facture/avoir) peut être intégré dans le
                                       comptabilité de la librairie                    51
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                             les librairies indépendantes – Avril 2018

                                              Coffre fort
                                             électronique
                                               factures

                                 Création de la         Création de la              Création du
                   Fichier                                                                             Fichier
                                      facture              facture                    fichier
                  structuré                                                                           structuré
                                  originale de           originale du             structuré pour
                    (EDI)                                                                               (EDI)
                                   l’émetteur            destinataire             le destinataire

                  Emetteur                                DILIFAC                                   Destinataire
© DILICOM 2018

                    Solution de dématérialisation (3) : fichiers de facture structurés
                 Le détail de la facture peut être intégré dans le système d’information
                                   de la librairie (gestion et comptabilité)           52
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                                          les librairies indépendantes – Avril 2018

Sur les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent,   http://archives-bofip.impots.gouv.fr/bofip-
sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients    A/g2/g5/g3/g1/19102-AIDA.html
sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver
sous forme papier le double des factures ainsi transmises. (Solution )
Article 289 V, VI et VII du Code général des impôts                            https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArti
                                                                               cle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069577
                                                                               &idArticle=LEGIARTI000006309544&dateT
                                                                               exte=&categorieLien=cid
Décret 2013-350 du 25/04/2013                                                  https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/201
                                                                               3/4/25/EFIE1309378D/jo/texte

Piste d’audit fiable, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018                       http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-
                                                                               PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
                                                                               20-30-20-20131018

Signature électronique qualifiée, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30-20131018           http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8867-
                                                                               PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
                                                                               20-30-30-20131018

Message structuré, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40                                   http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8868-
                                                                               PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
                                                                               20-30-40-20131018

                 Les textes de référence sur la facture électronique
                                                                                                                               53
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
                     les librairies indépendantes – Avril 2018

Pour tout renseignement ou suggestion : dilifac@dilicom.fr
                                                                        54
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