La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies indépendantes ? - Version 01 Document créé le : ...
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Version 01
Document créé le : 08/04/2018
Véronique BACKERT (introduction, solutions)
Bertrand PICARD (étude)
La dématérialisation des factures fournisseurs
présente-t-elle un intérêt
pour les librairies indépendantes ?
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Introduction pages 3 à 9
Etude pages 10 à 42
Synthèse de l’étude qualitative (Libraires) page 43
Synthèse de l’étude quantitative (Libraires) page 44
Synthèse de l’étude qualitative (Distributeurs) page 45
Schéma de circulation et de traitement des factures papier page 46
Schéma de circulation et de traitement des factures électroniques page 47
Conclusion de l’étude page 48
Recommandations page 49
Solutions de facture électronique avec des niveaux différents d’intégration pages 50 à 52
Textes de référence page 53
Nous écrire page 54
Sommaire
2
2 000 000
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
1 800 000
1 600 000
1 400 000
1 200 000
1 000 000
800 000
600 000
400 000
200 000
0
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Le nombre de factures échangées en 10 ans dans le cadre de DILIFAC a
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progressé de + 356,26%.... 3
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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… or les librairies indépendantes n’utilisent pas le service DILIFAC.
Elles continuent à recevoir et à traiter des factures papier. 4
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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5
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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DILICOM a chargé Bertrand PICARD (BPConseil) de mener une étude
sur la circulation et le traitement des factures auprès des librairies
indépendantes fin 2017-début 2018. 6
Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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1ère étape : décrire et analyser la circulation des factures fournisseurs
pour mieux appréhender les enjeux de leur dématérialisation. 7Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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2e étape : Formuler les hypothèses et les vérifier auprès d’une
population élargie. 8Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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3e étape : Formuler des recommandations.
9Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
La dématérialisation des factures
fournisseurs présente-t-elle
un intérêt pour les librairies
indépendantes ?
Étude qualitative et quantitative
sur la circulation et le traitement des factures
et sur les enjeux de leur dématérialisation
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dans ce réseau.
Problématique de l’étude
10Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
CA 2016 M€
(source LH)
RDV interlocuteur principal Compta MAP 5+ 5-1 1- Prestataire
Atout Livre 29/11 David REY X X TMIC
P Chantelivre 10/11 Boris FLACSU X X TL
A Compagnie 03/11 Josette VIAL X X TL
R Divan 24/11 Philippe TOURON X X TL
I Ecriture (Vaucresson) 16/11 Pascal LIONETTI X TMIC
S Ecume des pages 14/11 Loïc DUCROQUET X X TL
Eyrolles 28/11 Emmanuel KONSTANTIN X X X Praxiel
Flammarion (Beaubourg) 15/11 Laurence FRUITIER X X X TL
Grand Cercle (Eragny) 24/11 Charlotte ROUX X Praxiel
Nouveautés 18/10 Dominique MONIN X X TL
T Etudes 05/12 Sylvie TINÉ X X X TMIC
O Lois 05/12 Catherine CHOURAQUI X TMIC
U Ombres blanches 06/12 Emmanuelle SICARD X X X TMIC
L Préface (Colomiers) 07/12 Michele CAPDEQUI X X TMIC
Privat 06/12 Anne & Benoît BOUGEROL X X TL
D Belles Lettres 28/11 Pierre BADY
I Dilisco 07/12 Murielle PINAULT / Patrice ARNAUD
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S Hachette 26/10 Stéphane MENAGE / Bruno FAUVE
T Interforum 18/10 Philippe BUDIN / Alain ROSSI
R Makassar 10/11 Vincent DODIVERS
MDS 23/11 Bruno DELRUE / François BENET / Christophe GUILLEMAILLE / Aline ROUFFIGNAC
SODIS 20/11 Hélène de LAPORTALIERE / Odile SUZANO / Sylvain BARREIRA
Entretiens semi-directifs : les personnes interrogées
11Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
L’enquête quali a permis d’identifier des pratiques existantes liées à la gestion
des factures et avoirs,
L’objectif de l’enquête quanti est de valider et de quantifier ces pratiques,
Le questionnaire quanti a été limité à environ 25 questions,
Une invitation à répondre à ce questionnaire a été envoyée à près de 1800
libraires indépendants clients de Dilicom,
Un quart d’entre eux (441) ont répondu au questionnaire, dont plus de 80%
jusqu’au bout.
nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
invitations envoyées 1 766
questionnaires ouverts 1 050 59%
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réponses 441 25% 369 59 14
1 CA 441 100% 84% 13% 3% > % représentatif clients Dilicom
Enquête quantitative : les modalités
12Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS RECTIFS RET OURS
COMMANDE EXTRACTION
LIVRAISON EXPEDITION
RECEPTION RECLAMATION RECEPT REFUSES
RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT
CONTRÔLE CONTRÔLE CONTRÖLE
RAPPRO RELEVÉS
SAISIE
© DILICOM 2018
REGLEMENT
ARCHIVAGE
Des opérations successives
13Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • Les livraisons font l’objet de bons de transport par distributeur mais sont
souvent en vrac et les séries de colis ne sont pas regroupées (1).
COMMANDE • Les libraires doivent valider le nombre de colis reçus sur chaque bon de
transport mais ils n’ont pas toujours la possibilité (temps et espace) de
LIVRAISON
reconstituer les distributeurs et les séries.
• La livraison d’une série de colis peut s’échelonner sur plusieurs jours.
• Un colis manquant est souvent retrouvé et livré un jour suivant.
RECLAMATION
• Un colis définitivement manquant fait l’objet d’une réclamation auprès
du distributeur (2) qui se retourne vers le transporteur, puis d’un avoir.
-----------------
(1)En province, la livraison est en vrac (hors distributeurs locaux et dépôts) et il n’y a
qu’un seul bon de transport mais le libraire doit valider la livraison sur le site Prisme : le
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bipage de chaque colis permet d’identifier facilement les manquants éventuels.
(2)En province, la réclamation est postée sur le site Prisme qui instruit le dossier
ALLERS : arrivage des livraisons
14Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS Dans les colis, il y a toujours un document papier : soit une facture,
soit un BL. La plupart des principaux fournisseurs mettent des BL
COMMANDE valorisés dans les colis (Hachette, Sodis-UD et Dilisco
systématiquement et Interforum en option).
LIVRAISON
Par ailleurs, les Avis d’expédition (AEX) sont importables dans le
RECEPTION logiciel de gestion. L’utilisation de l’AEX est très variable :
• pas utilisé sur les offices à cause de l’écrasement des codes-
rayons,
RECLAMATION • utilisé sur les offices pour réception théorique avant réception
physique,
• utilisé QUE sur les offices car il n’y a pas d’erreurs,
• pas utilisé car pas de gain de temps par rapport à une réception
manuelle,
• pas utilisé en validation de masse à cause des commandes-clients,
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• utilisé mais problèmes (gratuits, PLV, produits papeterie sans
remise, cumul des remises, souscriptions,…)
ALLERS : réception des marchandises (1)
15Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • L’enquête quanti montre qu’environ 60% des libraires utilisent l’AEX,
• Le taux d’utilisation est légèrement proportionnel à la taille des
COMMANDE librairies,
LIVRAISON • L’AEX est plutôt utilisé en automatique (sans biper chaque livre),
• Le taux d’AEX auto baisse en fonction inverse de la taille,
RECEPTION
• Les libraires moyens pratiquent différemment.
RECLAMATION
RECEPTION nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
5 RECEPTION oui 222 57% 55% 67% 69%
Avis Exp non 167 43% 45% 33% 31%
total 389 100% 100% 100% 100%
6 RECEPTION tout auto 141 60% 68% 54% 44%
Avis Exp tout bipé 65 28% 29% 29% 56%
comment nouv auto 9 4% 3% 11% 0%
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nouv bipé 4 2% 2% 0% 0%
réa auto 8 3% 3% 6% 0%
réa bipé 8 3% 3% 9% 0%
total 235 100% 109% 109% 100% > plusieurs réponses posibles
ALLERS : réception des marchandises (1)
16Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • La réception des marchandises consiste principalement à vérifier
que les quantités/titre annoncées correspondent bien à ce qui est
COMMANDE livré (1). L’enjeu est de mettre à jour précisément les stocks
informatiques, de mettre à part les commandes-clients et de
LIVRAISON repérer les éventuelles réclamations à faire.
RECEPTION • La plupart des libraires réceptionnent les séries de colis en une
seule fois mais certains réceptionnent au colis ce qui leur permet
de rapprocher la valorisation du BL et de leur fiche de réception ou
de valider l’AEX en masse si les quantités globales sont OK.
RECLAMATION
• Les réclamations portent exclusivement sur des quantités erronées
et sont pour la plupart faxées avec le document-colis annoté.
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------------------
(1) Les écarts par rapport à la commande ne sont pas vérifiés (sauf
par un libraire qui en déduit les erreurs de préparation)
ALLERS : réception des marchandises (2)
17Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • L’enquête quanti montre effectivement un contrôle élevé des
quantités livrées # annoncées, mais aussi une vérification livré #
COMMANDE commandé, ainsi que des remises,
LIVRAISON
• Ceux qui ne le font pas n’ont majoritairement pas le temps de le
faire ou pensent que c’est inutile.
RECEPTION
RECEPTION nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
7 RECEPTION oui, syst 336 88% 88% 88% 77%
Q livr # Q anno oui, ponct 38 10% 10% 8% 15% non, jamais :
non jamais 8 2% 2% 4% 8% > pas le temps : 60%
total 382 100% 100% 100% 100% perte de temps : 40%
8 RECEPTION oui, syst 264 69% 69% 67% 77% non, jamais :
Q livr # Q cdées oui, ponct 83 22% 23% 17% 15% pas le temps : 34%
non jamais 35 9% 8% 15% 8% > perte de temps : 17%
total 382 100% 100% 100% 100% difficile : 11%
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9 RECEPTION oui, syst 230 60% 61% 60% 46% non, jamais :
remises oui, ponct 130 34% 33% 35% 46% pas le temps : 50%
non jamais 22 6% 6% 6% 8% > perte de temps : 18%
total 382 100% 100% 100% 100% difficile : 10%
ALLERS : réception des marchandises (2)
18Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • Quand la facture n’est pas dans le colis, elle arrive ultérieurement par
poste et est le plus souvent récapitulative (regroupement des livraisons
COMMANDE
de la décade ou du mois précédents)
LIVRAISON • Cette étape consiste à rapprocher tous les BL correspondant à une
facture avec cette facture et est plus ou moins facile :
RECEPTION
o factures avec tableau récapitulatif des BL (Hachette),
RAPPROCHEMENT o factures mono-échéances mais multi-BL (SODIS-UD),
o Liasse mensuelle de factures non consolidées (Dilisco).
• Ce rapprochement permet de se rendre compte qu’un BL manque, ce
qui signifie qu’un colis n’est jamais arrivé (1) ou que le BL s’est perdu.
• Cette étape qui prend plusieurs heures par semaine est effectuée par le
responsable et/ou le comptable et peut être partiellement sous-traitée
(libraires en caisse par exemple).
Ce travail fastidieux est unanimement considéré comme étant le point
noir du sujet mais jusqu’à présent peu de libraires avaient imaginé
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que la facture électronique leur permettrait de supprimer cette étape.
-----------------
(1)En province, avec la validation Prisme, ce risque est quasi nul et certains
libraires ne font plus ce rapprochement (après étude et validation du CAC).
ALLERS : rapprochement des documents
19Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • L’enquête quanti montre que 50% seulement des libraires
rapprochent systématiquement BL et factures, et la moitié de ceux
COMMANDE que ne le font jamais pensent que ce serait une perte de temps,
LIVRAISON
• Ce rapprochement est effectué par le responsable qui le délègue
en interne quand la structure le permet, d’abord au comptable,
RECEPTION mais aussi aux libraires et même aux réceptionnaires.
RAPPROCHEMENT
FACTURES nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
10 FACTURES oui, syst 192 51% 50% 56% 54% non, jamais :
rappro BL/Fact oui, ponct 103 27% 27% 23% 38% pas le temps : 50%
non jamais 85 22% 23% 21% 8% > perte de temps : 40%
total 380 100% 100% 100% 100% difficile : 5%
11 FACTURES responsable 234 70% 87% 54% 21% autres :
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qui rapproche comptable 61 18% 15% 49% 43% libraires : 43%
autres 37 11% 10% 17% 36% > réceptionnaires : 16%
total 332 100% 112% 120% 100% administratif : 11%
ALLERS : rapprochement des documents
20Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • Cette étape engage le paiement des factures, indépendamment des réclamations
éventuelles.
COMMANDE • Cette validation concerne toutes les factures arrivées dans les colis ou par la
poste.
LIVRAISON
• Toutes les factures ne sont pas forcément pointées dans le détail :
RECEPTION - On cherche d’abord à valider les quantités globales en tenant compte d’éventuelles
réclamations,
RAPPROCHEMENT - Une vérification globale du montant en PAHT de la facture par rapport à la fiche de
réception est souvent faite avec des seuils de tolérance,
CONTRÔLE - On essaye de vérifier les remises : il arrive souvent que l’écart provienne du logiciel
de gestion et non du distributeur et les conditions négociées (surremises et/ou
échéances) ne sont pas complètement gérées dans le logiciel à la réception (1)
RECLAMATION
• Quand elle est effectuée par le responsable, cette étape lui permet aussi de voir
défiler l’activité d’achat et de réception de ses équipes.
• Une fois validées, les factures partent en compta pour la saisie.
--------------------------
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(1) :
- les commandes négociées sont peu saisies dans le logiciel de gestion,
- la gestion des surremises dans les AEX ne permet pas toujours de les valider en réception.
- les échéances ne sont pas véhiculées dans l’AEX
ALLERS : contrôle et bon à payer
21Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • Une grosse moitié des libraires contrôle systématiquement les
quantités, le montant des factures, les autres pensant surtout qu’il
COMMANDE s’agit d’une perte de temps,
LIVRAISON • Certains confirment qu’il est difficile, voire impossible de contrôler
remises et donc prix d’achat, compte tenu des infos disponibles
RECEPTION dans le logiciel de gestion.
FACTURES nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
12 FACTURES oui, syst 214 59% 61% 53% 45%
Q livr # Q recept oui, ponct 96 27% 27% 22% 36% non, jamais :
non jamais 51 14% 12% 24% 18% > pas le temps : 29%
total 361 100% 100% 100% 100% perte de temps : 43%
13 FACTURES oui, syst 176 49% 50% 41% 45% non, jamais :
Mt PAHT fact#réc oui, ponct 100 28% 28% 27% 27% pas le temps : 29%
non jamais 85 24% 22% 33% 27% > perte de temps : 22%
total 361 100% 100% 100% 100% impossible : 5%
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14 FACTURES oui, syst 205 57% 60% 41% 27% non, jamais :
conditions OK oui, ponct 132 37% 33% 51% 64% pas le temps : 45%
non jamais 24 7% 6% 8% 9% > perte de temps : 21%
total 361 100% 100% 100% 100% difficile : 10%
ALLERS : contrôle et bon à payer
22Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS • L’enquête quanti montre que ce contrôle aide à piloter sa trésorerie
(certains ressaisissant montant et échéances sur excel),
COMMANDE
• Comme le rapprochement, le contrôle est effectué par le
LIVRAISON responsable dans les petites structures et délégué dans les plus
grandes.
RECEPTION
FACTURES nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
14 FACTURES échéances 35 19%
autres contrôles frais port 13 7%
manquants 11 6%
total 182 32%
16 FACTURES responsable 300 65% 89% 59% 36% autres :
qui contrôle comptable 111 24% 25% 55% 82% libraires : 33%
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autres 48 10% 12% 16% 27% > réceptionnaires : 17%
total 459 100% 126% 131% 145% administratif : 10%
ALLERS : contrôle et bon à payer
23Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS RECTIFS RET OURS
COMMANDE EXTRACTION
LIVRAISON EXPEDITION
RECEPTION RECLAMATION RECEPT REFUSES
RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT
CONTRÔLE CONTRÔLE CONTRÖLE
RAPPRO RELEVÉS
SAISIE
© DILICOM 2018
REGLEMENT
ARCHIVAGE
Des opérations successives
24Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • Selon la périodicité choisie par le responsable, les libraires passent
en revue leurs rayons et sortent les livres à retourner.
EXTRACTION
• Les livres sont triés par distributeur et mis en attente dans des
casiers placés en réception.
• A cette étape, les livres ne sont pas bipés et restent en stock
informatique.
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RETOURS : extraction de la liste de livres
25Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • Quand les casiers sont pleins ou à l’approche de l’inventaire, les
réceptionnaires reprennent les livres pour faire le retour chez le
EXTRACTION distributeur.
EXPEDITION • Il ouvre un bordereau de retour dans le logiciel de gestion pour le
distributeur concerné et bipe les livres.
• Sur la base des circuits éditeurs connus, le logiciel alerte en cas de
mauvais distributeur, mais cela n’évite pas totalement les « pas du
fonds » qui peuvent aussi être dus à une erreur de manipulation.
• Selon l’organisation de la librairie, les bordereaux de retour sont
faits par colis ou par série de colis.
• Sur le colis, le réceptionnaire reporte le numéro du bordereau pour
faciliter son report sur l’avoir et appose une étiquette spécifique
numérotée pour Hachette.
• L’expédition des retours fait l’objet d’un transport spécifique avec
un bon d’enlèvement associé.
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• Un double des bordereaux de retour est conservé pour le
rapprochement des avoirs
RETOURS : expédition des colis
26Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • Quand le distributeur traite les retours d’un libraire, il refuse les
« pas du fonds » mais aussi les livres hors droits de retour (1).
EXTRACTION • Ces ouvrages sont la plupart du temps signalés sur l’avoir,
renvoyés au libraire, avec des frais de port voire de traitement, ou
EXPEDITION conservés par le distributeur puis détruits sans réponse du libraire.
RECEPT REFUSES • Ces colis de retours refusés sont réceptionnés et les ouvrages
retournent en librairie.
• Dans ces colis, il y a un « bon de livraison » mais qui ne génèrera
aucune pièce comptable : ce document sera rapproché avec l’avoir.
--------------------------
(1) : un distributeur signale que ce problème pourrait être réduit avec
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les messages RETIN/RETAN tout en reconnaissant qu’une
fonctionnalité de simulation de retours existant sur son ancien site web
était très peu utilisée.
RETOURS : réception des retours refusés
27Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • Les distributeurs traitent les retours des libraires comme ils arrivent
et font des avoirs qui peuvent regrouper plusieurs retours et la
EXTRACTION reprise des numéros des bordereaux est variable :
- Interforum ne peut reprendre qu’un nombre limité de numéros,
EXPEDITION
- Hachette ne reprend que les numéros de ses étiquettes-colis.
RECEPT REFUSES
• Emettre un bordereau de retour par colis facilite le rapprochement.
RAPPROCHEMENT • Le rapprochement consiste à regrouper un avoir avec les
CONTRÖLE bordereaux de retours concernés et d’éventuels retours refusés
associés.
• Contrairement aux factures, il n’y a pas d’avoirs mensualisés : le
RECLAMATION rapprochement se fait donc au fil de l’eau, et le contrôle est souvent
fait en même temps.
• Le rapprochement/contrôle des avoirs est toujours sous-traité au
comptable ou se fait en temps masqué en librairie ou en caisse.
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RETOURS : rapprochement et contrôle…
28Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • L’enquête quanti montre un niveau de rapprochement des avoirs
plus important que pour les factures,
EXTRACTION
• Ce niveau de rapprochement croît avec la taille de la librairie,
EXPEDITION • Toujours la même remarque sur la délégation de ce rapprochement
dans les grandes structures.
RECEPT REFUSES
RAPPROCHEMENT
Ö
RETOURS nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
18 RETOURS oui, syst 280 78% 76% 84% 91% non, jamais :
rappro BR/Avoirs oui, ponct 51 14% 15% 8% 9% pas le temps : 35%
non jamais 29 8% 8% 8% 0% > perte de temps : 28%
total 360 100% 100% 100% 100% difficile : 14%
© DILICOM 2018
19 RETOURS responsable 264 70% 86% 44% 23% autres :
qui rapproche comptable 61 16% 13% 37% 54% libraires : 60%
autres 50 13% 13% 19% 23% > réceptionnaires : 18%
total 375 100% 112% 100% 100% administratif : 4%
RETOURS : rapprochement et contrôle…
29Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • Le contrôle des retours est difficile et est fait de façon plus ou
moins complète suivant les libraires.
EXTRACTION
• Le premier objectif est de vérifier que tous les colis ont bien été
EXPEDITION traités, ce qui peut déclencher une réclamation au distributeur.
RECEPT REFUSES • On cherche ensuite à vérifier les quantités globales et tous les
libraires ont des seuils de tolérance.
RAPPROCHEMENT
CONTRÖLE • Le contrôle de la valorisation des avoirs peut être compliqué par la
reprise de conditions spéciales obtenues à l’aller, voire par le non-
crédit de retours de gratuits.
RECLAMATION Ce rapprochement/contrôle est la seconde tâche fastidieuse du
processus de comptabilisation : le temps passé à cette tâche est
très variable et peut atteindre une demi-journée par semaine.
© DILICOM 2018
RETOURS : …contrôle et bon à payer
30Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RET OURS • A la suite du rapprochement, le niveau de contrôle des retours est
élevé sur les quantités, beaucoup plus que sur les valeurs,
EXTRACTION
• Même responsabilité et délégation.
EXPEDITION
RETOURS nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
20 RETOURS oui, syst 269 76% 75% 77% 91% non, jamais :
Q envo # Q cred oui, ponct 63 18% 18% 21% 9% pas le temps : 41%
non jamais 22 6% 7% 2% 0% > perte de temps : 23%
total 354 100% 100% 100% 100% difficile : 5%
21 RETOURS oui, syst 265 75% 74% 74% 91% non, jamais :
écarts # refusés oui, ponct 60 17% 17% 19% 9% pas le temps : 34%
non jamais 29 8% 9% 6% 0% > perte de temps : 26%
total 354 100% 100% 100% 100% difficile : 3%
22 RETOURS oui, syst 235 66% 68% 55% 64% non, jamais :
Mt PAHT avoir#ret oui, ponct 84 24% 23% 32% 18% pas le temps : 14%
non jamais 35 10% 9% 13% 18% > perte de temps : 11%
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total 354 100% 100% 100% 100% impossible : 20%
23 AVOIRS responsable 290 71% 89% 55% 15% autres :
qui contrôle comptable 73 18% 14% 49% 62% libraires : 45%
autres 44 11% 11% 19% 23% > réceptionnaires : 11%
total 407 100% 114% 123% 100% personne : 5%
RETOURS : …contrôle et bon à payer
31Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS RECTIFS RET OURS
COMMANDE EXTRACTION
LIVRAISON EXPEDITION
RECEPTION RECLAMATION RECEPT REFUSES
RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT
CONTRÔLE CONTRÔLE CONTRÖLE
RAPPRO RELEVÉS
SAISIE
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REGLEMENT
ARCHIVAGE
Des opérations successives
32Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
RECTIFS • L’essentiel des réclamations porte sur des erreurs de livraison
identifiées en réception
• Les réclamations sont surtout émises par fax en réception : il suffit de
griffonner le problème sur le BL et de faxer ( le mail et le téléphone
RECLAMATION sont utilisés par les « bureaux ») (1)
RAPPROCHEMENT • Un double papier est transmis au comptable pour en suivre la
résolution.
CONTRÔLE
• Les réclamations ne sont donc connues ni du logiciel de gestion, ni du
logiciel de compta.
• Les réclamations validées par le distributeur génèrent un avoir qui est
rapproché par le comptable.
• Les libraires considèrent que leurs réclamations sont aujourd’hui
correctement prises en compte.
Le processus des réclamations au regard du nombre limité de
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réclamations n’est pas considéré comme chronophage et fastidieux.
---------------------------
(1) La possibilité de déclarer en ligne des réclamations proposée par certains distributeurs ne
semble pas être très utilisée
RECTIFS : processus des réclamations
33Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS RECTIFS RET OURS
COMMANDE EXTRACTION
LIVRAISON EXPEDITION
RECEPTION RECLAMATION RECEPT REFUSES
RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT
CONTRÔLE CONTRÔLE CONTRÖLE
RAPPRO RELEVÉS
SAISIE
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REGLEMENT
ARCHIVAGE
Entrée en comptabilité
34Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Les principaux fournisseurs génèrent des relevés de compte
mensuels reprenant toutes les pièces comptables du mois.
RAPPRO RELEVÉS • Certains comptables, avec l’accord du CAC (1), peuvent saisir le
relevé global en compta à la place des documents comptables
• Le relevé doit préciser tous les montants à saisir, en particulier
différencier les montants de TVA :
- Hachette, Interforum, Sodis et UD peuvent être saisis,
- MDS, Dilisco, Harmonia, Humensis et Belles Lettres ne peuvent
pas être saisis.
• Si le relevé n’est pas saisi, cette étape de rapprochement se fait
après saisie en compta des factures et avoirs et commence par la
vérification des montants globaux du mois entre le relevé et le
logiciel de compta
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------------
(1) : il ne s’agit pourtant pas de pièces comptables au sens fiscal et en région
parisienne, cela implique que les frais de port sont noyés dans les achats
COMPTABILITE : Rapprochement des relevés
35Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• La saisie du relevé à la place des factures/avoirs est pratiquée par
un petit tiers des interrogés, dont plus de la moitié des gros
libraires.
RAPPRO RELEVÉS
COMPTABILITÉ nbre % petits moyens gros précisions / commentaires
non :
25 COMPTA oui 100 29% 27% 33% 64% ne sait pas : 7%
Saisie Relevés non 244 71% 73% 67% 36% > interdit compta : 3%
total 344 100% 100% 100% 100% manque infos : 2%
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COMPTABILITE : Rapprochement des relevés
36Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Pour saisir une facture/avoir en compta, il faut :
- Appeler le fournisseur,
RAPPRO RELEVÉS - Ouvrir une saisie,
SAISIE - Saisir le numéro de la facture,
- Saisir la date de la facture,
- Saisir le montant HT et le montant de la TVA pour chaque TVA et
chaque échéance,
- Saisir le port (pour la région parisienne),
- Vérifier que les montants TTC correspondent.
• Les librairies reçoivent entre 300 et 1000 factures/avoirs par
mois.
• Les comptables interrogés estiment passer plus de 80% de leur
temps de travail sur la compta fournisseur.
• Cette étape très minutieuse est la troisième tâche
chronophage et fastidieuse du processus.
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COMPTABILITE : Saisie des documents
37Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Les règlements sont préparés ou contrôlés par le comptable
• Le responsable valide les règlements :
RAPPRO RELEVÉS - Certains font les virements bancaires,
SAISIE - Un libraire préfère les chèques accrochés à la facture dans le
REGLEMENT
parapheur.
• En général, les règlements ne font l’objet d’aucun blocage :
- Les fournisseurs réguliers sont payés,
- Les fournisseurs plus occasionnels sont surveillés sur le crédit
de leurs retours.
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Règlements
38Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Avant saisie, les documents sont stockés dans des bannettes ou
des parapheurs :
RAPPRO RELEVÉS
- BL réceptionnés en attente de facture,
SAISIE - Factures réceptionnées à saisir,
REGLEMENT - Réclamations en attente d’avoir,
ARCHIVAGE
- Doubles des bordereaux de retour en attente d’avoir.
• Après saisie, les documents sont classés dans des armoires à
portée de main :
- Classement par fournisseur et par mois,
- Exercice en cours plus un ou deux exercices précédents,
- Peut représenter jusqu’à une armoire métallique par exercice.
• Au-delà, les documents sont archivés dans des boîtes-archives :
- Soit dans un recoin de la librairie (cave, dessous escalier),
- Soit dans un garage ou un local du propriétaire de la librairie,
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- Soit dans les entrepôts de l’actionnaire de la librairie.
• Toute cette manipulation et ce stockage ne semblent pas vraiment
préoccuper les personnes rencontrées.
COMPTABILITE : classement et archivage
39Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
VOLUMETRIE nbre % petits moyens gros
26 FACTURES < 101 163 47% 53% 18% 9%
Nbre mensuel 101 - 300 141 41% 42% 41% 18%
301 - 500 20 6% 2% 30% 9%
501 + 12 3% 0% 9% 64%
nsp 9 3% 3% 2% 0%
total 345 100% 100% 100% 100%
27 FOURNISSEURS < 50 240 69% 76% 36% 27%
50 - 100 76 22% 20% 42% 0%
100 - 200 15 4% 3% 11% 18%
200 - 300 3 1% 0% 4% 9%
300 - 500 1 0% 0% 0% 0%
500 + 5 1% 0% 2% 27%
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nsp 7 2% 1% 4% 18%
total 347 100% 100% 100% 100%
Volumétrie des pièces comptables et nombre de fournisseurs
40Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Le rapprochement et le contrôle des documents comptables occupe
plusieurs heures par semaine, prises en grande partie sur les fonctions
commerciales (responsable et libraires) : au-delà, les heures en plus
sont déléguées à la structure (comptable et/ou réceptionnaire).
FACTURES AVOIRS
heures nbre % heures nbre %
DOCS COMPTABLES 0 21 6% 0 34 9%
Nbre heures sem 1 76 21%
Rappro+Contrôle 2 91 25%
3 54 15% 1 229 63%
17 Factures 4 26 7%
24 Avoirs 5 42 12% 2 48 13%
6 14 4% 3 16 4%
7 3 1%
8 15 4% 4 9 2%
5 12 3%
10 9 3% 6 1 0%
7 2 1%
15 5 1%
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16 1 0% 10 11 3%
20 1 0%
40 1 0%
52 1 0% 12 1 0%
total 360 100% total 363 100%
Temps passé sur le rapprochement et le contrôle
41Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Le comptable d’une librairie saisit en « brouillard » comptable tous les BL et les
bordereaux de retour au fil de l’eau :
- le rapprochement avec les factures et les avoirs se fait dans le logiciel de compta en rappelant les BL/BR par
leur numéro.
• Dans une autre librairie, on a développé dans le logiciel de gestion un export quotidien des
fiches de réception et des bordereaux de retour vers le logiciel de compta :
- Ceci permet de générer en compta des «engagements» pour piloter la trésorerie,
- Mais le processus de rapprochement /saisie des factures/avoirs reste classique.
• Un autre comptable utilise un logiciel d’OCR connecté à la compta pour réduire le temps
de saisie :
- Le logiciel a été paramétré pour reconnaître les infos sur chaque modèle de document,
- Le format doit être en A4, les valeurs dans les zones grisées ne sont pas lues,…
- Le processus se fait document par document avec contrôle et validation manuelle
• Un petit libraire dépose toutes les factures reçues dans les colis ou par la poste, tous les
avoirs et tous les relevés en vrac dans un caisson :
- Deux à trois fois par mois , le contenu du caisson est déposé chez la comptable qui se charge de les trier, de
les saisir et de régler les fournisseurs,
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- Le seul rapprochement est celui des relevés pour vérifier que tous les documents comptables sont bien
saisis.
Quelques traitements particuliers
42Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Le processus de traitement factures/avoirs est très fastidieux et chronophage :
- BL dans le colis => processus de rapprochement très laborieux,
- Traitement différencié des retours libraire/distributeur => rapprochement compliqué des avoirs,
- Saisie en compta de centaines de documents chaque mois.
• Le niveau de rapprochement est variable :
- Temps passé élevé au regard des erreurs constatées : rapprochement plus saisie peuvent représenter
jusqu’à 1 ETP complet (resp/libr/comptable),
- Arbitrages contraints ou volontaires permettant à certains de réduire ce temps,
- Suivi des colis : absence de traçage électronique en Ile de France versus pointage sur site Prisme en
province
• Les responsables rencontrés n’ont pas de solution :
- Coût méconnu d’un processus considéré comme inéluctable,
- Peu d’informations sur la facture électronique qui « ne concerne que la compta ».
• L’utilisation de l’AEX est représentative d’une pratique partielle et éclatée :
- Persistance de contenus problématiques dans le message,
- Intégration brouillonne (mode opératoire, formation, management).
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Synthèse de l’enquête qualitative (libraires)
43Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• L’avis d’expédition est utilisé par 60% des libraires, quelle que soit leur taille :
- Le mode automatique est surtout pratiqué par les petits libraires,
- La moitié des moyens et gros libraires bipent les volumes.
• Les niveaux de rapprochement + contrôle des factures sont importants :
- 50% des libraires rapprochent systématiquement les factures,
- 60% des libraires contrôlent systématiquement les factures (volumes et montants),
• Les niveaux de rapprochement + contrôle des avoirs sont plus élevés :
- 80% des libraires rapprochent systématiquement les avoirs,
- 75% des libraires contrôlent systématiquement les avoirs (volumes surtout),
• Rapprochement et contrôle sont concentrés sur les fonctions commerciales en l’absence de
comptable salarié :
- Le manque de temps est la raison principale du non-contrôle,
- De façon marginale, rapprochement et contrôle peuvent faire partie de la mission du réceptionnaire
• Les outils et pratiques actuels ne répondent pas au besoin de pilotage de la trésorerie des
libraires :
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- La mise à disposition manuelle et tardive des documents comptables ne facilite pas cette gestion
Synthèse de l’enquête quantitative (libraires)
44Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Les distributeurs sont favorables au déploiement de la facture électronique :
- La part de FE ne dépasse pas les 20% chez les fournisseurs non mensualisés,
- La production est rodée et « il suffit d’appuyer sur le bouton » pour raccorder un libraire,
- La normalisation apportée par la FE supprime les différences importantes entre les distributeurs,
- Le coût de fabrication et surtout d’expédition des factures papier même mensualisés est important.
• Mais Ils pensent aussi que les enjeux pour les libraires indépendants sont limités :
- Des gains réels de productivité sont difficiles à faire sur de petites structures,
- Ils n’ont quasiment pas de demandes venant de la librairie indépendante,
• Certains considèrent que les rapprochements BL/factures et BR/avoirs sont inutiles :
- Le contrôle principal est celui de la réception car les factures ne sont que le reflet du BL/AEX,
- L’automatisation des chaînes de retours apporte un niveau de qualité très élevé,
- Ils ont des « gros » clients ne font plus qu’un contrôle colis.
• Les distributeurs sont aussi favorables à la mise en place du message normalisé de
réclamation :
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- Le niveau de réclamation en % des flux est faible mais le traitement administratif est coûteux,
- La normalisation du message pourrait permettre un traitement plus automatique des cas simples.
Synthèse de l’enquête qualitative (distributeurs)
45Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
ALLERS RECTIFS RET OURS
LOG LIBRAIRE CDE Réassort CGV CDE Nouveautés CDE Réassort Spé LIBRAIRE
GEST BON CDE - EDI Représentant Représentant EXTRACTION
METTEUR METTEUR LOG
A PART LIVRAISON EXPEDITION A PART GEST
BON RETOUR
BL colis AEX FACTURE colis
RECEPTION RECEPT. REFUSÉS
FICHE RECEPTION FICHE RECEPTION
FACTURE poste AVOIR poste
LIBRAIRE
RESP LIB COMPTA
COMPTA
RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT LIBRAIRE
RESP LIB
COMPTA CONTRÔLE CONTRÔLE COMPTA
RECLAMATION
AV/FA rectif poste LEGENDE
COMPTA RAPPROCHEMENT Bon Commande démat
CONTRÔLE
Bon Livraison papier
Avis d'Expédition
Fiche Réception papier
RELEVÉ MENSUEL Fiche Réception démat
RAPPROCHEMENT Facture/Avoir papier
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LOG COMPTA SAISIE RELEVÉS SAISIE FACTURES AVOIRS Réclamation papier
CLASSEMENT CLASSEMENT Bon Retour papier
Relevé de compte papier
RESP LIB REGLEMENT
ARCHIVAGE Tâches fastidieuses
DESTRUCTION
Passer des factures (et avoirs) papier….
46Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
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LOG LIBRAIRE LIBRAIRE
GEST COMMANDE EXTRACTION
METTEUR METTEUR LOG
A PART LIVRAISON EXPEDITION A PART GEST
BON RETOUR
BL colis AEX
RECEPTION RECEPT. REFUSÉS
FICHE RECEPTION FICHE RECEPTION
FACTURE électronique AVOIR électronique
RESP LIB COMPTA
RAPPROCHEMENT AUTO RAPPROCHEMENT AUTO
COMPTA CONTRÔLE CONTRÔLE
RECLAMATION
AV/FA rectif électronique LEGENDE
COMPTA RAPPROCHEMENT Bon Livraison papier
CONTRÔLE
Fiche Réception démat
Facture/Avoir démat
TRANSMISSION AUTOMATIQUE FACTURES/AVOIRS > LOGICIEL COMPTABLE
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RELEVÉ MENSUEL Réclamation démat
LOG CONTRÔLE ECHÉANCES Bon Retour démat
COMPTA RESP LIB REGLEMENT
Relevé de compte papier
DILIFAC ARCHIVAGE ELECTRONIQUE FACTURES/AVOIRS
…aux documents électroniques
47Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• La facture électronique apporte des réponses aux problématiques identifiées :
- Elle permet de remplacer le rapprochement manuel BL/facture et le rapprochement manuels BR/Avoirs
par un rapprochement électronique systématique à la ligne qui extrait automatiquement les écarts,
- Elle permet de choisir le niveau de contrôle souhaité en paramétrant des seuils de tolérance à ces écarts,
- Elle permet enfin de supprimer entièrement la saisie et la gestion des pièces comptables.
• Elle est éprouvée et facile à déployer par les distributeurs.
• Compte tenu de la structure des librairies indépendantes, les gains à attendre de
cette transformation sont :
- De la productivité en compta (si interne),
- Beaucoup de « temps libraire » rendu au commerce (responsable en premier).
• En complément de la facture électronique, il serait pertinent de travailler sur l’AEX,
les réclamations et la gestion de la trésorerie.
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Conclusion de l’étude
48Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
• Définir les niveaux de contrôle des documents comptables pour construire des
offres adaptées (FE complète, FE en compta, PDF)
• Pour chaque offre :
- Mettre en place et animer un groupe projet de libraires,
- Définir avec les libraires le mode opératoire,
- Développer un argumentaire spécifique,
- Accompagner les SSII sur l’implémentation dans leur logiciel.
Et aussi :
• Reprendre le message des avis d’expédition dans le même esprit,
• Développer la réclamation électronique en la mettant au cœur du processus de
réception du logiciel de gestion,
• Intégrer la notion d’échéance dans le logiciel de gestion pour générer un échéancier
fournisseur.
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Recommandations
49Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Coffre fort
électronique
Fichier factures Facture PDF
structuré
simple
(EDI)
Création de la + piste
Création du OU d’audit
facture
fichier pour le fiable
originale de
destinataire obligatoire
l’émetteur Facture
Fichier PDF imprimée
(éditique)
Emetteur DILIFAC Destinataire
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Solution de dématérialisation (1) : Permet aux distributeurs de
dématérialiser 100% de leur facture sans imposer les mêmes
contraintes aux libraires. 50Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Coffre fort
électronique
factures
Création de la Création de la Création du Fichier (CVS
Fichier ou XML)
facture facture fichier +PDF
structuré [pied de
originale de originale du pour le facture/avoir]
(EDI)
l’émetteur destinataire destinataire +PDF
Emetteur DILIFAC Destinataire
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Solution de dématérialisation (2) : Fichier + PDF
Le fichier CSV ou XML (pied de facture/avoir) peut être intégré dans le
comptabilité de la librairie 51Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Coffre fort
électronique
factures
Création de la Création de la Création du
Fichier Fichier
facture facture fichier
structuré structuré
originale de originale du structuré pour
(EDI) (EDI)
l’émetteur destinataire le destinataire
Emetteur DILIFAC Destinataire
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Solution de dématérialisation (3) : fichiers de facture structurés
Le détail de la facture peut être intégré dans le système d’information
de la librairie (gestion et comptabilité) 52Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Sur les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent, http://archives-bofip.impots.gouv.fr/bofip-
sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients A/g2/g5/g3/g1/19102-AIDA.html
sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver
sous forme papier le double des factures ainsi transmises. (Solution )
Article 289 V, VI et VII du Code général des impôts https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArti
cle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069577
&idArticle=LEGIARTI000006309544&dateT
exte=&categorieLien=cid
Décret 2013-350 du 25/04/2013 https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/201
3/4/25/EFIE1309378D/jo/texte
Piste d’audit fiable, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-
PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
20-30-20-20131018
Signature électronique qualifiée, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30-20131018 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8867-
PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
20-30-30-20131018
Message structuré, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8868-
PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-
20-30-40-20131018
Les textes de référence sur la facture électronique
53Circulation et traitement des factures fournisseurs dans
les librairies indépendantes – Avril 2018
Pour tout renseignement ou suggestion : dilifac@dilicom.fr
54Vous pouvez aussi lire
