NOTE TECHNIQUE Cash Manager - myPMI
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NOTE TECHNIQUE Cash Manager (Nouveauté de la v16.05.100) Version 16.05.100 du 08/04/2019 Document Public
Cash Manager
Sommaire
1. INTRODUCTION ...................................................................................... 3
2. PARAMETRAGE ....................................................................................... 5
3. MODULE ACHAT .................................................................................. 10
Numérisation des factures ......................................................................................... 10
Scanner les factures .................................................................................................................................10
Charger les factures .................................................................................................................................11
Vérifier les factures ...................................................................................................................................11
Partager les factures ................................................................................................................................11
Rapprochement dématérialisation ............................................................................ 12
Intégration des factures .........................................................................................................................13
Historique.....................................................................................................................................................17
Photo Cash Manager ...............................................................................................................................17
4. MODULE COMPTABILITE ....................................................................... 18
Consultation des comptes .......................................................................................... 18
Saisie des règlements .................................................................................................. 19
5. ANNEXE ............................................................................................... 20
Création d’une API Key dans CegidLife .................................................................... 20
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1. Introduction
Cash Manager est un outil de dématérialisation de factures. Il permet l'intégration des factures clients et
fournisseurs.
Les avantages techniques de Cash :
• Full web,
• Utilisable sur tablette et Acquisition sur mobile,
• Acquisition par scan, par arborescence disque, par mail, par relevé des boites de factures
dématérialisée, par espace type "drop-box",
• OCR "illimité" sans tarification à la page,
• Découpage automatique d’un fichier multi-pages en x factures de x pages,
• Puissance de traitement OCR de +1.000.000 factures mois (2 sec/facture),
• Outil de pilotage de toutes les dématérialisations en attente de traitement.
Les avantages fonctionnels de Cash :
• Plusieurs niveaux d’utilisation pour toutes les typologies d'entreprises : Scan seul, scan et contrôle,
scan et enrichit,
• Recherche full-Text sur tous les documents,
• Traitement Fournisseurs :
o Base de données de 2 400 000 entreprises françaises pour créer une structure de comptabilité
auxiliaire unique,
o Reprise des fournisseurs automatique, à la volée sur les fournisseurs principaux,
o Vérification de l’existence du tiers en particulier pour les fournisseurs étrangers.
• Gestion des devises,
• TVA :
o Détection des multi taux de TVA.
o Rappel de la date limite de dépôt pour la TVA et alerte sur toute facture ayant dépassé la date
de déclaration.
• Gestion des échéances de règlement.
Notez
Les formats acceptés par Cash Manager sont exclusivement les formats Adobe® Acrobat™ PDF® ou images
TIF, JPEG, PICT, GIF, BMP.
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Dans tous les cas, et ce quel que soit le mode d’ajout de factures choisi, dès que le téléchargement est
effectué, Cash Manager s’emploie à tenter de retrouver les données utiles sur les factures :
• Identification du Tiers (Client ou Fournisseur),
• Date de la facture,
• N° de pièce de la facture,
• Montants totaux TTC, HT et TVA,
• Les éventuels taux de TVA utilisés avec les montants Hors Taxes associés,
• Les éventuels frais de transport,
• La date d’échéance principale avec son montant et son mode de règlement,
• S’il s’agit bien d’une facture (et non d’un devis ou d'un bon de livraison par exemple).
Manufacturing PMI s'interface désormais avec Cash Manager et ouvre l'accès à certaines fonctionnalités.
A savoir :
• Appel de l'outil Cash Manager directement à partir de Manufacturing PMI pour :
o Scanner les documents : numérisation des factures fournisseurs afin de les enregistrer
au format PDF,
o Charger les documents : c’est-à-dire intégrer dans Cash Manager les PDF des factures
fournisseurs scannées.
o Partager : envoyer à Manufacturing PMI, les factures sélectionnées.
• Traitement du flux de factures à comptabiliser et retour de l'information à Cash Manager pour
indiquer que la facture a été comptabilisée.
• Consultation de la facture PDF à partir de la visualisation des écritures (module Comptabilité,
traitement),
• Envoi des informations du fournisseur lors du retour de statut de la facture comptabilisée.
Attention !
Manufacturing PMI ne gère que la partie intégration des factures fournisseurs.
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2. Paramétrage
Module Paramètres, Paramétrage, Cash Manager
Authentification
L'authentification sur Cash Manager s'effectue via une API Key. Celle-ci, composée d'un Identifiant et d'un
mot de passe (Secret), identifie une entité unique.
L'obtention de ces 2 éléments de connexion s'effectue au niveau de CegidLife.
Vous pouvez vous connecter à CegidLife, soit à partir de votre explorateur internet, soit directement à partir
de cet écran en cliquant sur le bouton [Obtenir une clé sur CegidLife] présent à droite du champ "Identifiant
de l'API Key".
Voir l'annexe 1 : Création d'une APIKey dans CegidLife.
Url serveur
Indication de l'url du serveur. Le bouton [Url serveur par défaut] permet la récupération automatique de
l'url.
Activer Cash Manager
Le fait d'activer cette case, permet la vérification et l'envoi des informations de connexion (identifiant,
secret et url Serveur) à Cash Manager. De plus, certains paramètres s'alimentent d'une valeur par défaut.
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Paramètres Cash Manager – Factures d'achat
Création automatique des fournisseurs
Si coché, les fournisseurs détectés et non déjà présents dans la liste de vos Tiers, seront automatiquement
ajoutés (à partir de la base de données de Cegid) à vos Tiers.
La case est cochée par défaut.
Soumis à TVA
Cette case est cochée par défaut. Si votre activité n'est pas soumise à la TVA, décochez la case.
Gestion des doublons
Cash Manager vous assiste dans la sécurisation du traitement et de l’enregistrement de vos factures, en
s’assurant que vos factures ne sont pas présentes en double dans votre liste.
Pour cela, pour un fournisseur donné, si une facture dispose du même numéro de facture (ou s’il n’y a pas
de numéro de facture mais la même date de facture et le même montant), celles-ci sont notifiées comme
étant en doublon avec un surlignage ( ) au niveau de Cash Manager.
Notez : il ne s'agit que d'une indication ; il vous appartient de vérifier le bien-fondé de cette information.
Fermeture automatique après import des factures
Si cette option est cochée, la fenêtre de numérisation de document se ferme automatiquement dès que
celui-ci a été transféré sur le serveur.
Si vous désirez visualiser (voire supprimer) les factures ayant été scannées avant de les envoyer au serveur,
il convient de décocher cette option.
Cette case est cochée par défaut.
Option de découpage des factures
Choix de découpage des factures lors de l'import des fichiers.
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Gestion automatique : cette option tente d’identifier dans le fichier, les pages correspondantes à des factures
différentes. Cette option n’est pas forcément toujours exhaustive quant au résultat, tant la complexité peut
être élevée. De plus, le temps de traitement se voit considérablement allongé.
Aucun découpage : toutes les pages du document sont réputées ne constituer qu’une seule facture. C’est le
cas standard qu’il conviendrait de systématiser sur toutes vos factures : 1 fichier = 1 facture.
Découper chaque page : chaque page du fichier devient alors une facture à part entière (il sera possible
ultérieurement de fusionner 2 pages (ou plus) qui seraient d’une même facture). Cette option est à privilégier
en cas de besoin d’un traitement rapide.
Découper toutes les 2 pages : constitue des factures composées de 2 pages, chaque 2 pages. Cette option
est presque similaire à la précédente en permettant de gérer des scanners qui seraient en numérisation
recto-verso systématique.
Notez
D'une manière générale, pour une utilisation optimale de Cash Manager, nous vous conseillons d’opter pour
la formule : 1 fichier = 1 facture (le fichier pouvant être composé des plusieurs pages de la même facture), et
de choisir alors "Aucun découpage".
Mode de règlement des factures
Choix du mode de règlement par défaut qui sera appliqué, dans le cas où celui-ci n'est pas indiqué sur la
facture ou dans la fiche tiers.
Devise
La devise affichée est celle issue du paramètre 202 des Paramètres Généraux de Manufacturing PMI. Ce
champ n'est pas modifiable.
Mode de prise en compte du taux de la devise
Cash Manager se charge automatiquement de convertir les factures libellées en devise dans la devise
d’affichage sélectionnée ci-dessus.
Choisissez la règle que vous souhaitez appliquer pour la conversion automatique de vos factures. Par défaut
le "Cours du jour" sera retenu (c’est-à-dire le cours de la devise de la facture par rapport à la devise
d’affichage que vous avez sélectionnée).
Important !
Il s’agit du jour de la date de vos factures et non le jour d’aujourd’hui.
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Gestion des frais de port
En fonction de vos souhaits de comptabilisation, vous pouvez ou non demander à Cash Manager de tenter
d’identifier et d’extraire les éventuels frais de port sur vos factures.
Gestion Automatique : le montant des frais de port sera affiché tel qu'il a été détecté sur la facture.
Remarque : En cas de non détection, il sera toujours possible d'ajouter ceux-ci manuellement dans une zone
de "HT" supplémentaire mais en choisissant "Port".
Toujours afficher les frais de port : si vous souhaitez toujours voir s’afficher une zone pour la saisie des frais
de port.
Ne pas gérer de frais de port : si vous ne souhaitez pas du tout gérer les frais de port. Ainsi, même en
ajoutant une zone de "HT" supplémentaire, il ne sera pas possible de spécifier qu’il s’agit d’une zone de
"Port".
Comptes par défaut
Compte de frais de port
Saisie du compte de frais de port à utiliser par défaut.
Compte de charges
Saisie du compte d'achat par défaut sur lequel sera imputé le HT des factures.
Notez
Il sera toujours possible ensuite de modifier ces comptes (frais de port et de charges) lors du rapprochement à
postériori des factures.
Compte de TVA
Indication du compte de TVA par défaut. Celui-ci sera appliqué si aucun compte n'a été trouvé au niveau
des paramètres de Manufacturing PMI.
Lors de la récupération des factures Cash Manager, sont collectés le montant de TVA et la base de TVA. A
partir de ces éléments, le taux de TVA appliqué est calculé. Pour identifier le compte comptable associé à ce
taux :
• On essaie de trouver à plus ou moins 2%, le taux calculé au niveau du paramètre 824 "TVA sur Achat".
• Si aucun taux correspondant au niveau de ce paramètre, on regarde le paramètre 025 "TVA".
• Et si ce paramètre ne contient pas de taux correspondant, c'est le compte indiqué ici par défaut qui
est pris en compte.
Notez
En étant positionné sur un des trois champs de comptes, le bouton [Liste des compte] permet l'ouverture du
plan comptable.
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Lors de la validation et de la sortie de la fenêtre de saisie des paramètres, si aucun compte n'est indiqué, ce
sont les comptes suivants qui seront renseignés par défaut : Frais de port (608000), Charges (601000) et TVA
(445660).
Important
Après avoir renseigné cet écran de paramétrage, il est nécessaire de se déconnecter et de se reconnecter à
la société afin d'implémenter les nouveaux menus Cash Manager.
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3. Module Achat
Module Achat, Facturation, Cash Manager
Le point d'entrée de l'application Cash Manager se situe au niveau du module des achats.
Deux actions sont possibles :
• La numérisation des factures,
• Le rapprochement de la dématérialisation.
Numérisation des factures
Module Achat, Facturation, Cash Manager, Numérisation facture
La fonction de numérisation des factures passe par l'appel de l'url Cash Manager, directement à partir d'une
fenêtre de l'explorateur par défaut.
Les factures déjà scannées et chargées sont présentes sur l'écran.
Ci-dessous les différentes étapes de l'utilisation de Cash Manager en lien avec Manufacturing PMI :
Scanner les factures
La première étape de la dématérialisation des factures entrantes, consiste à scanner les factures
fournisseurs. Ce bouton permet l'accès à la fonction de scannérisation des documents.
Les fichiers Pdf sont stockés sur le disque dur du poste de travail.
Note technique - Cash Manager Page 10 / 26Charger les factures
Après avoir scanné les factures, il convient de les importer dans Cash Manager.
En appuyant sur le bouton [Charger les documents], il est possible de :
o Charger un document (aller chercher une facture au format PDF stockée sur le poste de
travail pour l'implémenter dans Cash Manager),
o Numériser une facture afin de la mettre au format PDF et de l'enregistrer sur le poste
de travail.
Vérifier les factures
Cette icone indique les factures n'ayant pas de fournisseur reconnu, et pour lesquelles il est
nécessaire de renseigner les informations permettant son identification. C'est à partir de l'un des
trois champs suivants que Manufacturing PMI peut retrouver le fournisseur correspondant :
N° SIRET Numéro SIRET du fournisseur,
N° TVA Numéro de TVA intra-communautaire,
Regroupement C'est dans ce champ qu'il convient d'indiquer le code du fournisseur existant au
niveau de Manufacturing PMI.
Cette icone identifie les factures correctes.
Après avoir éventuellement complétées ou modifiées les informations de la facture, il est possible de les
envoyer sur Manufacturing PMI.
Partager les factures
Après avoir scanné, importé et vérifié les factures fournisseur, il convient maintenant de les envoyer
à Manufacturing PMI.
Pour cela, il faut sélectionner les factures et appuyer ensuite sur le bouton [Sauvegarder et
envoyer].
Notez
L'aide en ligne de Cash Manager est disponible directement à partir de cet écran (bouton ).
Note technique - Cash Manager Page 11 / 26Rapprochement dématérialisation
Module Achat, Facturation, Cash Manager, Rapprochement dématérialisation
Ce programme de rapprochement permet la récupération des factures partagées au niveau de Cash
Manager afin de les rapprocher des réceptions existantes dans Manufacturing PMI.
Notez
Le fonctionnement de ce programme est identique à celui du "Rapprochement des factures à postériori". Pour
obtenir de l'aide sur cette fonction, reportez-vous à la note technique disponible dans l'aide en ligne.
Note technique - Cash Manager Page 12 / 26Intégration des factures
Le bouton [Cash] permet l'import des factures partagées au niveau de Cash Manager.
Cette case permet de cocher ou décocher l'ensemble des factures présentes au niveau du tableau.
Suite à l'affichage du tableau selon différents tris (effectués au niveau des entêtes de colonnes), le
bouton [Rétablir le tri d'origine] permet de revenir au tri par défaut des colonnes.
Le champ "Filtrer sur" permet d'afficher :
✓ Tous les documents,
✓ Les documents sans anomalie,
✓ Les documents avec anomalie
Notez
Les limites de la fonction :
• L'accès à cette fonction est Mono-utilisateur !
• La durée de vie de l'écran est limitée à une journée calendaire. Quelle que soit l'heure d'accès à la
fonction dans la journée, une fermeture de l'écran est imposée le lendemain (si vous ne vous étiez pas
déconnecté de la fonction en fin de journée).
Lorsque la session a expiré, il est impossible d'utiliser les fonctions "Recharger", "Départager" et Intégrer".
Lors de l'utilisation de ces fonctions, et lors de l'entrée en saisie sur une ligne avec une session expirée, un
message informe de l'expiration de la session et invite l'utilisateur à fermer et réouvrir la fiche.
Note technique - Cash Manager Page 13 / 26Tableau de factures
La 1ère colonne
Au niveau de cette colonne, il est possible de trouver un panneau "Sens interdit".
Celui-ci informe d'une anomalie au niveau de la facture. Les champs en anomalies sont mis en évidence avec
un fond rouge pastel. Il est nécessaire de corriger ces données.
En passant la souris sur les champs identifiés en tant qu'anomalie, l'info bulle indique l'élément manquant
ou erroné. Les anomalies détectées sont les suivantes :
• Pas de code fournisseur,
• Pas de libellé de facture,
• Date de facture non comprise dans un exercice comptable ouvert ou champ vide,
• Date d'échéance vide.
La 2ème colonne
Cette colonne permet la sélection des factures à rapprocher.
Code fournisseur
Indication du code fournisseur.
Plusieurs lignes avec un fond de couleur identique
En cas de factures avec multi-échéances, chaque échéance est détaillée sur une ligne spécifique.
Toutes les lignes correspondant à la même facture sont regroupées sous un même code couleur.
Les couleurs sont générées aléatoirement dans les tons pastel. En cas de nombreuses factures en multi-
échéances, il se peut que certaines couleurs soient assez proches.
Note technique - Cash Manager Page 14 / 26Colonnes
• Tri
Chacune des colonnes peut faire l'objet d'un tri.
[Double Clic] sur l'entête d'une colonne permet le tri par ordre chronologique les informations de
cette colonne.
• Recherche
Le bouton [Loupe] présent au niveau du titre de chaque colonne, permet la recherche d'un ou
plusieurs caractères au niveau de la colonne à partir de laquelle le bouton a été utilisé.
Modification
Les informations des colonnes suivantes peuvent être modifiées :
• Code fournisseur,
• Libellé de la facture
• Date du document,
• Mode de règlement,
• Date d'échéance
Notez
• Pour des factures multi-échéances (présentées sur plusieurs lignes), la modification des éléments
communs de la facture (le code fournisseur, le libellé de la facture ou la date du document) sur une des
lignes d'échéance, applique cette même modification sur toutes les autres lignes d'échéance.
• La date de facture doit appartenir à un exercice comptable ouvert. Si ce n'est pas le cas, le champ Date
document se colore en rouge pastel et la bulle d'aide indique le type d'anomalie.
Les actions possibles
Différentes actions sont possibles au travers des boutons suivants :
• [Liste (F3)] au niveau de la colonne "Code fournisseur" ouvre le plan comptable.
• [Historique] affiche le journal des différentes actions de partage Cash Manager remontées en
anomalie.
Note technique - Cash Manager Page 15 / 26• [Photo] ouvre l'url Cash Manager afin d'afficher la facture sur laquelle est positionné le curseur.
• [Recharger] permet de reprendre tous les éléments de Cash Manager, en remplacement de ceux
présents à l'écran.
• [Départager] permet de supprimer de Manufacturing PMI les factures cochées, et de les retourner à
Cash Manager avec le statut "non partagées".
• [Intégrer] permet de récupérer les factures cochées et les proposer dans la liste des factures
fournisseurs dématérialisées, afin de les rapprocher des réceptions.
Note technique - Cash Manager Page 16 / 26Historique
Ce bouton affiche le journal des différentes actions de partage Cash Manager remontées en anomalie.
Photo Cash Manager
Sur une ligne de facture, ce bouton permet l'affichage de la facture telle qu'elle a été scannée par Cash
Manager.
Note technique - Cash Manager Page 17 / 264. Module Comptabilité
A partir du module Comptabilité, il est possible de consulter les factures fournisseurs scannées.
Consultation des comptes
Module Comptabilité, Traitement, Consultation des comptes et
Module Comptabilité, Traitement, Consultation des cptes exercice préc.
Notez
Le bouton [Photo Cash Manager] n'est visible que lors de la consultation d'un compte fournisseur. Au
niveau de :
o Consultation des comptes : Il s'affiche en remplacement du bouton [Photo fact.] dès lors qu'un
compte fournisseur est saisi.
o Consultation des cptes exercice préc. : il n'apparaît que suite à la saisie d'un compte fournisseur.
Si la facture fournisseur n'est pas présente dans la base, retour du message suivant :
Note technique - Cash Manager Page 18 / 26Saisie des règlements
Module Comptabilité, Traitement, Saisie des règlements
Notez
Le bouton [Photo Cash Manager] n'est visible que lors de la saisie d'un règlement sur un compte
fournisseur. Il s'affiche en remplacement du bouton [Photo] dès lors qu'un compte fournisseur est saisi.
Note technique - Cash Manager Page 19 / 265. Annexe
Création d’une API Key dans CegidLife
Connectez-vous à CegidLife https://www.cegidlife.com avec vos identifiants habituels.
Note technique - Cash Manager Page 20 / 26Vous arrivez sur l’écran d’accueil de CegidLife. Note technique - Cash Manager Page 21 / 26
1. Depuis l’item situé en haut à droite, sélectionnez le menu "Mon profil" Note technique - Cash Manager Page 22 / 26
Vous arrivez sur la page d’accueil du profil, cliquez sur le bouton [Catalogue de services]. Note technique - Cash Manager Page 23 / 26
a) Dans le catalogue de service, sélectionnez dans la Famille de classification, le choix "Services en ligne"
et cliquez sur le bouton [Filtrer].
b) Cliquez sur l'icône "clé" de la ligne [Service Demat'Facture]. L'icône est présente à droite de la ligne
concernée.
Note technique - Cash Manager Page 24 / 26c) L’écran de création de l’API Key s’affiche, saisissez le Nom que vous voulez donner à votre clé, puis
cliquez sur le bouton [Générer].
d) Vous venez de créer votre API Key. Celle-ci qui comporte un Identifiant et un Secret.
Note technique - Cash Manager Page 25 / 26Vous devrez copier ces deux éléments dans les paramètres de votre application Manufacturing Pmi.
1. Dans CegidLife, cliquez sur le bouton [Copier] au niveau de la zone "Identifiant de la clé d’API".
2. Au niveau des paramètres Cash Manager de Manufacturing PMI, positionnez-vous sur la zone
"Identifiant de l'API Key" (50 caractères maximum) et coller votre Identifiant par un clic droit.
3. Il faut faire la même opération pour la zone Secret (100 caractères maximum), revenez dans Cegidlife
et cliquez sur le bouton [Copier] au niveau de la zone "Secret de l’API Key".
4. Au niveau des paramètres Cash Manager de Manufacturing PMI, positionnez-vous sur la zone "Secret
de l'API Key" et coller votre Secret par un clic droit.
Note technique - Cash Manager Page 26 / 26Vous pouvez aussi lire
