NOTE TECHNIQUE Cash Manager - myPMI

 
NOTE TECHNIQUE Cash Manager - myPMI
NOTE TECHNIQUE

Cash Manager
(Nouveauté de la v16.05.100)

Version 16.05.100 du 08/04/2019
Document Public
NOTE TECHNIQUE Cash Manager - myPMI
Cash Manager

                    Sommaire

                    1. INTRODUCTION ...................................................................................... 3

                    2. PARAMETRAGE ....................................................................................... 5

                    3. MODULE ACHAT .................................................................................. 10
                          Numérisation des factures ......................................................................................... 10
                          Scanner les factures .................................................................................................................................10
                          Charger les factures .................................................................................................................................11
                          Vérifier les factures ...................................................................................................................................11
                          Partager les factures ................................................................................................................................11

                          Rapprochement dématérialisation ............................................................................ 12
                          Intégration des factures .........................................................................................................................13
                          Historique.....................................................................................................................................................17
                          Photo Cash Manager ...............................................................................................................................17

                    4. MODULE COMPTABILITE ....................................................................... 18
                          Consultation des comptes .......................................................................................... 18

                          Saisie des règlements .................................................................................................. 19

                    5. ANNEXE ............................................................................................... 20
                          Création d’une API Key dans CegidLife .................................................................... 20

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1. Introduction

     Cash Manager est un outil de dématérialisation de factures. Il permet l'intégration des factures clients et
     fournisseurs.

     Les avantages techniques de Cash :
       •     Full web,
       •     Utilisable sur tablette et Acquisition sur mobile,
       •     Acquisition par scan, par arborescence disque, par mail, par relevé des boites de factures
             dématérialisée, par espace type "drop-box",
       •     OCR "illimité" sans tarification à la page,
       •     Découpage automatique d’un fichier multi-pages en x factures de x pages,
       •     Puissance de traitement OCR de +1.000.000 factures mois (2 sec/facture),
       •     Outil de pilotage de toutes les dématérialisations en attente de traitement.

     Les avantages fonctionnels de Cash :
       •     Plusieurs niveaux d’utilisation pour toutes les typologies d'entreprises : Scan seul, scan et contrôle,
             scan et enrichit,
       •     Recherche full-Text sur tous les documents,
       •     Traitement Fournisseurs :
              o      Base de données de 2 400 000 entreprises françaises pour créer une structure de comptabilité
                     auxiliaire unique,
              o      Reprise des fournisseurs automatique, à la volée sur les fournisseurs principaux,
              o      Vérification de l’existence du tiers en particulier pour les fournisseurs étrangers.
       •     Gestion des devises,
       •     TVA :
              o      Détection des multi taux de TVA.
              o      Rappel de la date limite de dépôt pour la TVA et alerte sur toute facture ayant dépassé la date
                     de déclaration.
       •     Gestion des échéances de règlement.

     Notez
     Les formats acceptés par Cash Manager sont exclusivement les formats Adobe® Acrobat™ PDF® ou images
     TIF, JPEG, PICT, GIF, BMP.

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Dans tous les cas, et ce quel que soit le mode d’ajout de factures choisi, dès que le téléchargement est
     effectué, Cash Manager s’emploie à tenter de retrouver les données utiles sur les factures :
       •    Identification du Tiers (Client ou Fournisseur),
       •    Date de la facture,
       •    N° de pièce de la facture,
       •    Montants totaux TTC, HT et TVA,
       •    Les éventuels taux de TVA utilisés avec les montants Hors Taxes associés,
       •    Les éventuels frais de transport,
       •    La date d’échéance principale avec son montant et son mode de règlement,
       •    S’il s’agit bien d’une facture (et non d’un devis ou d'un bon de livraison par exemple).

     Manufacturing PMI s'interface désormais avec Cash Manager et ouvre l'accès à certaines fonctionnalités.
     A savoir :
       •    Appel de l'outil Cash Manager directement à partir de Manufacturing PMI pour :
                    o      Scanner les documents : numérisation des factures fournisseurs afin de les enregistrer
                           au format PDF,
                    o      Charger les documents : c’est-à-dire intégrer dans Cash Manager les PDF des factures
                           fournisseurs scannées.
                    o      Partager : envoyer à Manufacturing PMI, les factures sélectionnées.
       •    Traitement du flux de factures à comptabiliser et retour de l'information à Cash Manager pour
            indiquer que la facture a été comptabilisée.
       •    Consultation de la facture PDF à partir de la visualisation des écritures (module Comptabilité,
            traitement),
       •    Envoi des informations du fournisseur lors du retour de statut de la facture comptabilisée.

     Attention !
     Manufacturing PMI ne gère que la partie intégration des factures fournisseurs.

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2. Paramétrage

     Module Paramètres, Paramétrage, Cash Manager

     Authentification
     L'authentification sur Cash Manager s'effectue via une API Key. Celle-ci, composée d'un Identifiant et d'un
     mot de passe (Secret), identifie une entité unique.
     L'obtention de ces 2 éléments de connexion s'effectue au niveau de CegidLife.
     Vous pouvez vous connecter à CegidLife, soit à partir de votre explorateur internet, soit directement à partir
     de cet écran en cliquant sur le bouton [Obtenir une clé sur CegidLife] présent à droite du champ "Identifiant
     de l'API Key".

    Voir l'annexe 1 : Création d'une APIKey dans CegidLife.

     Url serveur
     Indication de l'url du serveur. Le bouton [Url serveur par défaut] permet la récupération automatique de
     l'url.

     Activer Cash Manager
     Le fait d'activer cette case, permet la vérification et l'envoi des informations de connexion (identifiant,
     secret et url Serveur) à Cash Manager. De plus, certains paramètres s'alimentent d'une valeur par défaut.

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Paramètres Cash Manager – Factures d'achat

     Création automatique des fournisseurs
     Si coché, les fournisseurs détectés et non déjà présents dans la liste de vos Tiers, seront automatiquement
     ajoutés (à partir de la base de données de Cegid) à vos Tiers.
     La case est cochée par défaut.

     Soumis à TVA
     Cette case est cochée par défaut. Si votre activité n'est pas soumise à la TVA, décochez la case.

     Gestion des doublons
     Cash Manager vous assiste dans la sécurisation du traitement et de l’enregistrement de vos factures, en
     s’assurant que vos factures ne sont pas présentes en double dans votre liste.
     Pour cela, pour un fournisseur donné, si une facture dispose du même numéro de facture (ou s’il n’y a pas
     de numéro de facture mais la même date de facture et le même montant), celles-ci sont notifiées comme
     étant en doublon avec un surlignage (                  ) au niveau de Cash Manager.
     Notez : il ne s'agit que d'une indication ; il vous appartient de vérifier le bien-fondé de cette information.

     Fermeture automatique après import des factures
     Si cette option est cochée, la fenêtre de numérisation de document se ferme automatiquement dès que
     celui-ci a été transféré sur le serveur.
     Si vous désirez visualiser (voire supprimer) les factures ayant été scannées avant de les envoyer au serveur,
     il convient de décocher cette option.
     Cette case est cochée par défaut.

     Option de découpage des factures
     Choix de découpage des factures lors de l'import des fichiers.

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Gestion automatique : cette option tente d’identifier dans le fichier, les pages correspondantes à des factures
     différentes. Cette option n’est pas forcément toujours exhaustive quant au résultat, tant la complexité peut
     être élevée. De plus, le temps de traitement se voit considérablement allongé.
     Aucun découpage : toutes les pages du document sont réputées ne constituer qu’une seule facture. C’est le
     cas standard qu’il conviendrait de systématiser sur toutes vos factures : 1 fichier = 1 facture.
     Découper chaque page : chaque page du fichier devient alors une facture à part entière (il sera possible
     ultérieurement de fusionner 2 pages (ou plus) qui seraient d’une même facture). Cette option est à privilégier
     en cas de besoin d’un traitement rapide.
     Découper toutes les 2 pages : constitue des factures composées de 2 pages, chaque 2 pages. Cette option
     est presque similaire à la précédente en permettant de gérer des scanners qui seraient en numérisation
     recto-verso systématique.

     Notez
     D'une manière générale, pour une utilisation optimale de Cash Manager, nous vous conseillons d’opter pour
     la formule : 1 fichier = 1 facture (le fichier pouvant être composé des plusieurs pages de la même facture), et
     de choisir alors "Aucun découpage".

     Mode de règlement des factures
     Choix du mode de règlement par défaut qui sera appliqué, dans le cas où celui-ci n'est pas indiqué sur la
     facture ou dans la fiche tiers.

     Devise
     La devise affichée est celle issue du paramètre 202 des Paramètres Généraux de Manufacturing PMI. Ce
     champ n'est pas modifiable.

     Mode de prise en compte du taux de la devise

     Cash Manager se charge automatiquement de convertir les factures libellées en devise dans la devise
     d’affichage sélectionnée ci-dessus.

     Choisissez la règle que vous souhaitez appliquer pour la conversion automatique de vos factures. Par défaut
     le "Cours du jour" sera retenu (c’est-à-dire le cours de la devise de la facture par rapport à la devise
     d’affichage que vous avez sélectionnée).

     Important !
     Il s’agit du jour de la date de vos factures et non le jour d’aujourd’hui.

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Gestion des frais de port

     En fonction de vos souhaits de comptabilisation, vous pouvez ou non demander à Cash Manager de tenter
     d’identifier et d’extraire les éventuels frais de port sur vos factures.
     Gestion Automatique : le montant des frais de port sera affiché tel qu'il a été détecté sur la facture.
     Remarque : En cas de non détection, il sera toujours possible d'ajouter ceux-ci manuellement dans une zone
     de "HT" supplémentaire mais en choisissant "Port".
     Toujours afficher les frais de port : si vous souhaitez toujours voir s’afficher une zone pour la saisie des frais
     de port.
     Ne pas gérer de frais de port : si vous ne souhaitez pas du tout gérer les frais de port. Ainsi, même en
     ajoutant une zone de "HT" supplémentaire, il ne sera pas possible de spécifier qu’il s’agit d’une zone de
     "Port".

     Comptes par défaut

     Compte de frais de port
     Saisie du compte de frais de port à utiliser par défaut.

     Compte de charges
     Saisie du compte d'achat par défaut sur lequel sera imputé le HT des factures.

     Notez
     Il sera toujours possible ensuite de modifier ces comptes (frais de port et de charges) lors du rapprochement à
     postériori des factures.

     Compte de TVA
     Indication du compte de TVA par défaut. Celui-ci sera appliqué si aucun compte n'a été trouvé au niveau
     des paramètres de Manufacturing PMI.
     Lors de la récupération des factures Cash Manager, sont collectés le montant de TVA et la base de TVA. A
     partir de ces éléments, le taux de TVA appliqué est calculé. Pour identifier le compte comptable associé à ce
     taux :
       •       On essaie de trouver à plus ou moins 2%, le taux calculé au niveau du paramètre 824 "TVA sur Achat".
       •       Si aucun taux correspondant au niveau de ce paramètre, on regarde le paramètre 025 "TVA".
       •       Et si ce paramètre ne contient pas de taux correspondant, c'est le compte indiqué ici par défaut qui
               est pris en compte.

     Notez
     En étant positionné sur un des trois champs de comptes, le bouton [Liste des compte] permet l'ouverture du
     plan comptable.

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Lors de la validation et de la sortie de la fenêtre de saisie des paramètres, si aucun compte n'est indiqué, ce
     sont les comptes suivants qui seront renseignés par défaut : Frais de port (608000), Charges (601000) et TVA
     (445660).

     Important
     Après avoir renseigné cet écran de paramétrage, il est nécessaire de se déconnecter et de se reconnecter à
     la société afin d'implémenter les nouveaux menus Cash Manager.

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3. Module Achat

     Module Achat, Facturation, Cash Manager

     Le point d'entrée de l'application Cash Manager se situe au niveau du module des achats.
     Deux actions sont possibles :
         •   La numérisation des factures,
         •   Le rapprochement de la dématérialisation.

     Numérisation des factures
     Module Achat, Facturation, Cash Manager, Numérisation facture

    La fonction de numérisation des factures passe par l'appel de l'url Cash Manager, directement à partir d'une
    fenêtre de l'explorateur par défaut.

    Les factures déjà scannées et chargées sont présentes sur l'écran.
    Ci-dessous les différentes étapes de l'utilisation de Cash Manager en lien avec Manufacturing PMI :

     Scanner les factures
             La première étape de la dématérialisation des factures entrantes, consiste à scanner les factures
             fournisseurs. Ce bouton permet l'accès à la fonction de scannérisation des documents.
             Les fichiers Pdf sont stockés sur le disque dur du poste de travail.

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Charger les factures
             Après avoir scanné les factures, il convient de les importer dans Cash Manager.
             En appuyant sur le bouton [Charger les documents], il est possible de :
                    o    Charger un document (aller chercher une facture au format PDF stockée sur le poste de
                         travail pour l'implémenter dans Cash Manager),
                    o    Numériser une facture afin de la mettre au format PDF et de l'enregistrer sur le poste
                         de travail.

    Vérifier les factures
             Cette icone indique les factures n'ayant pas de fournisseur reconnu, et pour lesquelles il est
             nécessaire de renseigner les informations permettant son identification. C'est à partir de l'un des
             trois champs suivants que Manufacturing PMI peut retrouver le fournisseur correspondant :
             N° SIRET            Numéro SIRET du fournisseur,
             N° TVA              Numéro de TVA intra-communautaire,
             Regroupement        C'est dans ce champ qu'il convient d'indiquer le code du fournisseur existant au
                                 niveau de Manufacturing PMI.

            Cette icone identifie les factures correctes.
    Après avoir éventuellement complétées ou modifiées les informations de la facture, il est possible de les
    envoyer sur Manufacturing PMI.

     Partager les factures
             Après avoir scanné, importé et vérifié les factures fournisseur, il convient maintenant de les envoyer
             à Manufacturing PMI.
             Pour cela, il faut sélectionner les factures et appuyer ensuite sur le bouton [Sauvegarder et
             envoyer].

    Notez

    L'aide en ligne de Cash Manager est disponible directement à partir de cet écran (bouton          ).

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Rapprochement dématérialisation
     Module Achat, Facturation, Cash Manager, Rapprochement dématérialisation

     Ce programme de rapprochement permet la récupération des factures partagées au niveau de Cash
     Manager afin de les rapprocher des réceptions existantes dans Manufacturing PMI.

    Notez
    Le fonctionnement de ce programme est identique à celui du "Rapprochement des factures à postériori". Pour
    obtenir de l'aide sur cette fonction, reportez-vous à la note technique disponible dans l'aide en ligne.

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Intégration des factures
    Le bouton [Cash] permet l'import des factures partagées au niveau de Cash Manager.

                Cette case permet de cocher ou décocher l'ensemble des factures présentes au niveau du tableau.

                Suite à l'affichage du tableau selon différents tris (effectués au niveau des entêtes de colonnes), le
    bouton [Rétablir le tri d'origine] permet de revenir au tri par défaut des colonnes.

    Le champ "Filtrer sur" permet d'afficher :
         ✓    Tous les documents,
         ✓    Les documents sans anomalie,
         ✓    Les documents avec anomalie

    Notez
    Les limites de la fonction :
     •       L'accès à cette fonction est Mono-utilisateur !
     •       La durée de vie de l'écran est limitée à une journée calendaire. Quelle que soit l'heure d'accès à la
             fonction dans la journée, une fermeture de l'écran est imposée le lendemain (si vous ne vous étiez pas
             déconnecté de la fonction en fin de journée).
             Lorsque la session a expiré, il est impossible d'utiliser les fonctions "Recharger", "Départager" et Intégrer".
             Lors de l'utilisation de ces fonctions, et lors de l'entrée en saisie sur une ligne avec une session expirée, un
             message informe de l'expiration de la session et invite l'utilisateur à fermer et réouvrir la fiche.

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Tableau de factures

    La 1ère colonne
    Au niveau de cette colonne, il est possible de trouver un panneau "Sens interdit".
    Celui-ci informe d'une anomalie au niveau de la facture. Les champs en anomalies sont mis en évidence avec
    un fond rouge pastel. Il est nécessaire de corriger ces données.

    En passant la souris sur les champs identifiés en tant qu'anomalie, l'info bulle indique l'élément manquant
    ou erroné. Les anomalies détectées sont les suivantes :
        •    Pas de code fournisseur,
        •    Pas de libellé de facture,
        •    Date de facture non comprise dans un exercice comptable ouvert ou champ vide,
        •    Date d'échéance vide.

    La 2ème colonne
    Cette colonne permet la sélection des factures à rapprocher.

    Code fournisseur
    Indication du code fournisseur.

    Plusieurs lignes avec un fond de couleur identique
    En cas de factures avec multi-échéances, chaque échéance est détaillée sur une ligne spécifique.
    Toutes les lignes correspondant à la même facture sont regroupées sous un même code couleur.
    Les couleurs sont générées aléatoirement dans les tons pastel. En cas de nombreuses factures en multi-
    échéances, il se peut que certaines couleurs soient assez proches.

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Colonnes
         •    Tri
              Chacune des colonnes peut faire l'objet d'un tri.
              [Double Clic] sur l'entête d'une colonne permet le tri par ordre chronologique les informations de
              cette colonne.
         •    Recherche
              Le bouton [Loupe] présent au niveau du titre de chaque colonne, permet la recherche d'un ou
              plusieurs caractères au niveau de la colonne à partir de laquelle le bouton a été utilisé.

    Modification
    Les informations des colonnes suivantes peuvent être modifiées :
     •       Code fournisseur,
     •       Libellé de la facture
     •       Date du document,
     •       Mode de règlement,
     •       Date d'échéance

     Notez
     •       Pour des factures multi-échéances (présentées sur plusieurs lignes), la modification des éléments
             communs de la facture (le code fournisseur, le libellé de la facture ou la date du document) sur une des
             lignes d'échéance, applique cette même modification sur toutes les autres lignes d'échéance.
     •       La date de facture doit appartenir à un exercice comptable ouvert. Si ce n'est pas le cas, le champ Date
             document se colore en rouge pastel et la bulle d'aide indique le type d'anomalie.

     Les actions possibles

    Différentes actions sont possibles au travers des boutons suivants :
     •       [Liste (F3)] au niveau de la colonne "Code fournisseur" ouvre le plan comptable.
     •       [Historique] affiche le journal des différentes actions de partage Cash Manager remontées en
             anomalie.

Note technique - Cash Manager                                                                               Page 15 / 26
•   [Photo] ouvre l'url Cash Manager afin d'afficher la facture sur laquelle est positionné le curseur.
     •   [Recharger] permet de reprendre tous les éléments de Cash Manager, en remplacement de ceux
         présents à l'écran.

     •   [Départager] permet de supprimer de Manufacturing PMI les factures cochées, et de les retourner à
         Cash Manager avec le statut "non partagées".
     •   [Intégrer] permet de récupérer les factures cochées et les proposer dans la liste des factures
         fournisseurs dématérialisées, afin de les rapprocher des réceptions.

Note technique - Cash Manager                                                                         Page 16 / 26
Historique
     Ce bouton affiche le journal des différentes actions de partage Cash Manager remontées en anomalie.

     Photo Cash Manager
     Sur une ligne de facture, ce bouton permet l'affichage de la facture telle qu'elle a été scannée par Cash
     Manager.

Note technique - Cash Manager                                                                     Page 17 / 26
4. Module Comptabilité

     A partir du module Comptabilité, il est possible de consulter les factures fournisseurs scannées.

     Consultation des comptes
     Module Comptabilité, Traitement, Consultation des comptes et
     Module Comptabilité, Traitement, Consultation des cptes exercice préc.

     Notez
     Le bouton [Photo Cash Manager] n'est visible que lors de la consultation d'un compte fournisseur. Au
     niveau de :
       o     Consultation des comptes : Il s'affiche en remplacement du bouton [Photo fact.] dès lors qu'un
             compte fournisseur est saisi.
       o     Consultation des cptes exercice préc. : il n'apparaît que suite à la saisie d'un compte fournisseur.

     Si la facture fournisseur n'est pas présente dans la base, retour du message suivant :

Note technique - Cash Manager                                                                            Page 18 / 26
Saisie des règlements
     Module Comptabilité, Traitement, Saisie des règlements

     Notez
     Le bouton [Photo Cash Manager] n'est visible que lors de la saisie d'un règlement sur un compte
     fournisseur. Il s'affiche en remplacement du bouton [Photo] dès lors qu'un compte fournisseur est saisi.

Note technique - Cash Manager                                                                       Page 19 / 26
5. Annexe

     Création d’une API Key dans CegidLife
    Connectez-vous à CegidLife https://www.cegidlife.com avec vos identifiants habituels.

Note technique - Cash Manager                                                               Page 20 / 26
Vous arrivez sur l’écran d’accueil de CegidLife.

Note technique - Cash Manager                           Page 21 / 26
1.      Depuis l’item situé en haut à droite, sélectionnez le menu "Mon profil"

Note technique - Cash Manager                                                                  Page 22 / 26
Vous arrivez sur la page d’accueil du profil, cliquez sur le bouton [Catalogue de services].

Note technique - Cash Manager                                                                      Page 23 / 26
a)   Dans le catalogue de service, sélectionnez dans la Famille de classification, le choix "Services en ligne"
         et cliquez sur le bouton [Filtrer].

    b)   Cliquez sur l'icône "clé" de la ligne [Service Demat'Facture]. L'icône est présente à droite de la ligne
         concernée.

Note technique - Cash Manager                                                                          Page 24 / 26
c)   L’écran de création de l’API Key s’affiche, saisissez le Nom que vous voulez donner à votre clé, puis
         cliquez sur le bouton [Générer].

    d)   Vous venez de créer votre API Key. Celle-ci qui comporte un Identifiant et un Secret.

Note technique - Cash Manager                                                                     Page 25 / 26
Vous devrez copier ces deux éléments dans les paramètres de votre application Manufacturing Pmi.

    1.   Dans CegidLife, cliquez sur le bouton [Copier] au niveau de la zone "Identifiant de la clé d’API".

    2.   Au niveau des paramètres Cash Manager de Manufacturing PMI, positionnez-vous sur la zone
         "Identifiant de l'API Key" (50 caractères maximum) et coller votre Identifiant par un clic droit.

    3.   Il faut faire la même opération pour la zone Secret (100 caractères maximum), revenez dans Cegidlife
         et cliquez sur le bouton [Copier] au niveau de la zone "Secret de l’API Key".

    4.   Au niveau des paramètres Cash Manager de Manufacturing PMI, positionnez-vous sur la zone "Secret
         de l'API Key" et coller votre Secret par un clic droit.

Note technique - Cash Manager                                                                        Page 26 / 26
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