Manuel d'accréditation des Comités Nationaux Olympiques - Janvier 2016 - Olympic.org
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Manuel d’accréditation des Comités Nationaux Olympiques Janvier 2016
Manuel d’accréditation des Comités Nationaux Olympiques Janvier 2016
1 Introduction............................................................................................................4
1.1 | Objectif du manuel......................................................................................4
1.2 | Éléments à retourner à Rio 2016............................................................... 5
1.3 | Compte d’utilisateur et accès au site eAccreditation..........................6
1.4 | Échéances d’accréditation.......................................................................... 7
1.5 | Définition et fonction de l’accréditation................................................. 7
1.6 | Lignes directrices générales.......................................................................8
1.7 | Visas et permis de travail............................................................................9
1.8 | Adresses e-mail et profils des médias sociaux des athlètes .............9
1.9 | Aide pour l’accréditation...........................................................................10
2 Préparation à l’envoi des demandes d’accréditation.................................... 11
3 Envoi des demandes d’accréditation................................................................13
3.1 | Options de soumission.............................................................................. 13
3.2 | Connexion au systeme eAccreditation (ECR)....................................... 13
3.3 | Soumission de demandes individuelles dans ECR............................. 15
3.4 | Soumission de données par transfert groupé.....................................16
3.5 | Formats requis............................................................................................. 17
3.6 | Champs requis............................................................................................. 18
3.7 | Envoi et enregistrement des demandes par
soumission individuelle............................................................................27
3.8 | Spécifications pour les photos................................................................ 28
3.9 | Envoi de photos par soumission individuelle..................................... 30
3.10 | Envoi de photos par transfert groupé................................................... 30
4 Vérification des données....................................................................................31
4.1 | Participants.................................................................................................. 31
4.2 | Rapports........................................................................................................32
4.3 | Exportation des données..........................................................................32
5 Délégation............................................................................................................. 33
5.1 | Direction de la délégation et officiels d’équipe principaux.............33
5.2 | Officiels d’équipe supplémentaires........................................................34
5.3 | Autres catégories de personnel...............................................................34
5.4 | Droits d’accès pour les officiels d’équipe..............................................35
5.5 | Accréditations nominatives transférables............................................35
5.6 | Cartes «plus»................................................................................................ 37
5.7 | Substitution et rôles multiples................................................................ 37
5.8 | Athlètes remplaçants, partenaires d’entraînement
et entraîneurs personnels (catégorie P).........................................................38
5.9 | Propriétaires de chevaux des CNO.........................................................39
5.10 | Chauffeurs des CNO...................................................................................39
5.11 | Accréditation des dignitaires...................................................................39
6 5.12 | Personnel de protection internationale (catégorie X)...................... 40
Formulaire de conditions de participation.....................................................42
7 Processus des réunions préliminaires d’enregistrement
des délégations................................................................................................... 44
8 Production, livraison et distribution des cartes provisoires (PVC).......... 46
8.1 | Production et livraison des cartes provisoires.................................... 46
8.2 | Confirmation de la réception des cartes provisoires........................ 46
8.3 | Distribution des cartes provisoires aux participants........................ 46
8.4 | Cartes provisoires perdues, volées ou endommagées......................47
9 Entrée au Brésil.................................................................................................... 48
9.1 | Conditions d’entrée................................................................................... 48
9.2 | Processus d’entrée pour les participants
non-détenteurs de carte provisoire...................................................... 48
10 Réunions d’enregistrement des délégations.................................................49
11 Validation des cartes provisoires......................................................................51
11.1 | Aéroport international Tom Jobim (GIG)...............................................51
11.2 | Installations et services d’accréditation................................................52
12 Privilèges................................................................................................................ 53
12.1 | Symboles et codes d’accès........................................................................53
12.2 | Matrice des privilèges................................................................................54
12.3 | Épreuves phares ........................................................................................561 Introduction
1.1 | OBJECTIF DU MANUEL
Ce manuel a été élaboré par le Comité d’organisation des
Jeux Olympiques et Paralympiques de Rio 2016 (Rio 2016) afin
d’aider les Comités Nationaux Olympiques (CNO) à préparer
et à réaliser le processus d’accréditation de leurs délégations.
Toutes les organisations qui participeront aux Jeux Olympiques
doivent compléter le processus d’accréditation afin d’obtenir les
Cartes d’identité et accréditation olympiques (CIAO) pour les
membres de leurs délégations.
Ce manuel est disponible en anglais, français, portugais et
espagnol. En cas de divergence entre les traductions, le texte
anglais fera foi sauf indication contraire. Tous les autres
documents nécessaires à l’inscription seront disponibles en
anglais et en français.
Tableau 1 : Terminologie commune
TERME DÉFINITION
CNO Comité National Olympique
CIAO Carte d’identité et d’accréditation olympique
Carte Carte provisoire, qui est une CIAO n’ayant pas été validée
provisoire
Pré-DRM Réunion préliminaire d’enregistrement des délégations
DRM Réunion d’enregistrement des délégations
eAccreditation Le système d’accréditation internet eAccreditation est un site permettant à
(ECR) une organisation responsable de soumettre des candidatures d’accréditation
directement à Rio 2016.
Pour plus de détails concernant les laissez-passer invités au
Village Olympique, les laissez-passer administratifs et les laissez-
passer pour les sites d’entrainement, veuillez contacter votre
représentant des Services et Relations aux CNO. Veuillez noter
que les détenteurs de ces laissez-passer ne recevront pas de carte
provisoire et doivent prendre leurs propres dispositions pour
obtenir le visa d’entrée au Brésil.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 4Veuillez-vous référer au Manuel d’accréditation de la presse
(novembre 2015) pour plus de détails sur le processus
d’accréditation pour les représentants de la presse dont les
demandes relèvent de la responsabilité des CNO.
1.2 | ÉLÉMENTS À RETOURNER À RIO 2016
Les CNO recevront les documents d’accréditation par courrier
électronique du Spécialiste Rio 2016 en charge de vos demandes
d’accréditation. Veuillez répondre à l’e-mail pour confirmer que
vous avez bien reçu tous les documents d’accréditation. Ces
documents sont également disponibles sur Rio Exchange, dans
la section Accréditation. Veuillez trouver ci-dessous la liste des
formulaires devant être remplis et renvoyés :
i. Formulaire de consentement d’organisation – à renvoyer
avant le 25 janvier 2016 :
Ce formulaire autorise le service Accréditations de Rio 2016 à
partager les informations personnelles des individus de votre
organisation avec les autorités brésiliennes compétentes et
d’autres organisations, comme indiqué sur le formulaire, afin
de contrôler et délivrer des autorisations de voyage pendant
la période des Jeux (le cas échéant).
Il est de la responsabilité de chaque CNO d’informer et
d’obtenir le consentement de chacun des membres de sa
délégation. Le Formulaire de consentement d’organisation
doit être signé par une personne habilitée à signer au
nom de votre CNO – cela peut être le président du CNO, le
secrétaire général ou le chef de mission.
• Aucune demande d’accréditation ne pourra être effectuée
tant que Rio 2016 n’aura pas reçu ce formulaire
• Les copies originales ou scannées avec signature originale/
numérique seront acceptées
Veuillez remplir et retourner ce formulaire à
noc.accreditation@rio2016.com.
ii. Formulaire de demande de compte d’utilisateur – à renvoyer
avant le 25 janvier 2016 :
Ce formulaire est utilisé pour créer un nom d’utilisateur
et un mot de passe pour pouvoir accéder au système
d’accréditation internet eAccreditation (ECR). Si vous avez
indiqué que vous souhaitez utiliser d’autres modules tels
que les Inscriptions sportives ou les Laissez-passer invités,
nous transmettrons ces informations aux départements
concernés. Les utilisateurs ayant accès à plusieurs modules
auront un seul nom d’utilisateur et mot de passe pour
accéder à tous les modules demandés.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 5Veuillez remplir et retourner ce formulaire à
noc.accreditation@rio2016.com.
iii. Formulaire de demande d’accréditation pour les Dignitaires
(DARF) – à renvoyer avant le 18 mars 2016 :
• Un DARF doit être rempli pour chaque dignitaire
• Il doit être signé par le président du CNO, le secrétaire
général ou le chef de mission
• Veuillez consulter la section 5.11 pour plus d’informations
sur le processus DARF
Veuillez remplir et retourner ce formulaire à
noc.accreditation@rio2016.com.
iv. Formulaire de demande de personnel de protection
internationale (catégorie X) – à renvoyer avant le
18 mars 2016 :
• Ce formulaire peut être retourné conjointement avec le DARF
• Les CNO dont des membres accrédités disposent d’un
statut protégé peuvent demander des accréditations
pour du personnel de protection internationale dans la
catégorie X
• Veuillez vous rendre à la section 5.12 pour de plus amples
informations
Veuillez remplir et retourner ce formulaire à
noc.accreditation@rio2016.com.
1.3 | COMPTE D’UTILISATEUR ET ACCÈS AU SITE
EACCREDITATION
Rio 2016 se réserve le droit de limiter pour chaque organisation
le nombre de comptes d’utilisateurs donnant accès au système
eAccreditation. Seules les organisations ayant rempli et
renvoyé le Formulaire de consentement d’organisation et le
Formulaire de demande de compte d’utilisateur seront en
mesure d’accéder au système d’accréditation en ligne via
l’adresse https://accreditation.rio2016.com.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 61.4 | ÉCHÉANCES D’ACCRÉDITATION
Tableau 2 : échéances d’accréditation
DATE ACTION
4 janvier 2016 Rio 2016 envoie par e-mail les documents
d’accréditation à votre CNO. Les documents
d’accréditation pourront également être
téléchargés sur Rio Exchange
25 janvier 2016 Date limite pour l’envoi par les CNO du
Formulaire de consentement d’organisation
et du Formulaire de demande de compte
d’utilisateur
18 mars 2016 Date limite pour le renvoi par les CNO du
Formulaire de demande d’accréditation pour
les Dignitaires et du Formulaire de demande
de personnel de protection internationale
(catégorie X)
29 avril 2016 Date limite pour toutes les demandes
d’accréditation des CNO
4-20 mai 2016 Réunions préliminaires d’enregistrement des
délégations (Pré-DRM).
Juin 2016 Le service Accréditations de Rio 2016 produit et
distribue les cartes provisoires
DRM Date limite pour le renvoi par les CNO des
Formulaires de conditions de participation
originaux signés.
18 juillet 2016 Les réunions d’enregistrement des délégations
commencent au Village Olympique (la
validation à l’aéroport international Tom
Jobim (GIG) commencera une fois la réunion
d’enregistrement des délégations terminée)
24 juillet 2016 Ouverture officielle du Village Olympique
5 août 2016 Cérémonie d’ouverture des Jeux Olympiques
21 août 2016 Cérémonie de clôture des Jeux Olympiques
1.5 | DÉFINITION ET FONCTION DE L’ACCRÉDITATION
Conformément à l’article 52 de la Charte Olympique (2015), la carte
d’identité et d’accréditation olympique (CIAO) est un document
établissant l’identité de son détenteur et lui conférant le droit de
prendre part aux Jeux Olympiques.
Conjointement avec un passeport ou d’autres documents de
voyage officiels du titulaire, la CIAO autorise l’entrée sur le territoire
de la ville hôte. Elle permet à son détenteur d’y séjourner et d’y
exercer ses fonctions pendant la durée des Jeux Olympiques.
La CIAO autorise pour son détenteur plusieurs entrées au Brésil
entre le 5 juillet 2016 et le 28 octobre 2016. Cependant, elle ne peut
pas servir de visa de transit dans d’autres pays.
Avant la validation, la CIAO est dénommée « carte provisoire ».
Une fois validée, la carte provisoire devient la CIAO officielle
de son détenteur pendant toute la période des Jeux Olympiques
de Rio 2016.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 7Les cartes provisoires peuvent être validées jusqu’au jour de la
Cérémonie de clôture, le 21 août 2016 inclus.
1.6 | LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES
• Votre organisation a pour responsabilité d’enregistrer tous les
membres potentiels de votre délégation avant le 29 avril 2016.
Ce délai permettra aux autorités brésiliennes et à Rio 2016 de
vérifier les informations avant les Jeux
• Un représentant autorisé de votre CNO devra signer le
Formulaire de consentement d’organisation avant que toute
demande ne puisse être effectuée
• Les accréditations délivrées pour des catégories spécifiques
ne peuvent pas être utilisées par d’autres personnes ne
remplissant pas les exigences applicables à ces catégories. Si
une accréditation est liée à l’exercice d’une fonction spécifique,
la personne utilisant cette accréditation doit être qualifiée en
conséquence et devra réellement exercer cette fonction
• Tous les candidats dont les données auront été reçues avant le
29 avril 2016 seront éligibles pour recevoir une carte provisoire.
Celles-ci seront produites à l’issue de votre réunion préliminaire
d’enregistrement des délégations (Pré-DRM)
• Vous devez soumettre une photo numérique couleur récente
de bonne qualité (voir section 3.8) pour chaque membre de
votre délégation. Les candidatures envoyées sans photo à date
limite ne seront pas prises en compte pour recevoir une carte
provisoire.
• Avant de délivrer les cartes provisoires, le service
Accréditations de Rio 2016 travaillera en étroite collaboration
avec chacune des organisations afin de finaliser la liste des
délégués éligibles à recevoir une accréditation
• Les CNO recevront les cartes provisoires après les Pré-DRM. Si
un membre de votre délégation doit entrer plus tôt au Brésil,
veuillez vous reporter à la section 1.7. Toute carte provisoire
reçue mais qui ne sera pas utilisée doit être retournée
au service Accréditations de Rio 2016 lors de la réunion
d’enregistrement des délégations (DRM)
• Les personnes dont les données d’accréditation seraient
reçues après la date limite ne recevront pas de carte provisoire
et devront suivre les procédures de visa standards pour entrer
et travailler au Brésil. Pour plus de détails (en Portugais),
veuillez vous rendre sur le site : http://www.portalconsular.
mre.gov.br/sites-dos-postos/por-ordem-alfabetica
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 81.7 | VISAS ET PERMIS DE TRAVAIL
Si des membres de votre délégation participent à des événements
officiels de Rio 2016 avant le 5 juillet 2016, veuillez-vous référer au
manuel Rio 2016 Visa and Work Permit Guide ou contactez votre
représentant des Services et Relations aux CNO. Cela ne remplace
pas les CIAOs et tous les membres de la délégation doivent faire
la demande d’une CIAO par le biais de leur CNO.
1.8 | ADRESSES E-MAIL ET PROFILS DES MÉDIAS SOCIAUX DES
ATHLÈTES
Dans le cadre de la procédure d’accréditation, le CIO demande
aux CNO de fournir l’adresse e-mail et le profil des médias
sociaux des athlètes. Ces informations ne sont pas obligatoires.
Le CIO tient à rester en contact avec les athlètes tout au long de
l’année et à partager avec eux régulièrement des informations
utiles, renforçant ainsi son soutien sur et en dehors du terrain.
Les CNO sont invitées à fournir l’adresse e-mail de leurs
athlètes (voir section 3.6) afin que ceux-ci puissent profiter
des informations liées aux Jeux et poursuivre leur expérience
olympique en dehors des Jeux. Le CIO utilisera cette adresse
uniquement pour partager des informations pertinentes
sur les Jeux et les activités du Mouvement olympique avant,
pendant et après les Jeux. Les informations recueillies ne seront
pas utilisées à d’autres fins ou partagées avec des tiers sans
le consentement des athlètes. En revanche, certaines filiales
et sous-traitants du CIO (y compris en dehors de la Suisse ou
de l’Espace économique européen) peuvent utiliser l’adresse
e-mail pour aider le CIO dans sa communication avec les
athlètes à conditions qu’ils s’engagent par écrit à en assurer la
confidentialité.
Le CIO invite également chaque athlète olympique à partager
ses profils sociaux officiels (et publics), comme par exemple son
profil Facebook, Instagram ou Twitter. Le CIO inclura ces profils
dans son agrégateur de médias sociaux, accessible à travers les
différentes plateformes du CIO. Grâce à cet outil, les fans des
Jeux Olympiques pourront suivre leurs athlètes préférés tout au
long de l’année sur leurs principaux médias sociaux.
Si un athlète ou un CNO a des questions concernant
l’utilisation des données par le CIO, ne désire plus recevoir des
informations ou souhaite que le CIO retire ses profils publics
de son agrégateur de médias sociaux, il peut contacter le CIO à
l’adresse suivante : jessy.numan@olympic.org.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 9Le CIO tient à souligner qu’avant tout envoi de données à
Rio 2016, le CNO a la responsabilité d’informer correctement
chaque athlète sous quelles conditions ses données
personnelles seront envoyées et utilisées. L’athlète devra
confirmer sa bonne compréhension et donner son accord pour
le transfert et l’utilisation de ses données. Lorsque les données
fournies concernent un mineur (c’est-à-dire, toute personne de
moins de 18 ans ou n’ayant pas atteint l’âge de la majorité dans
son pays de résidence), le consentement du parent/tuteur légal
du mineur devra également être assuré au préalable.
Le NOC devra également s’assurer qu’il se conforme à tout
moment aux lois en vigueur dans son propre pays en ce qui
concerne la collecte, l’utilisation, la conservation et le transfert
des informations.
1.9 | AIDE POUR L’ACCRÉDITATION
Une aide pour eAccreditation (ECR) et pour le
processus d’accréditation sera disponible par e-mail sur
noc.accreditation@rio2016.com ou en contactant
directement votre Spécialiste accreditations. Vous pouvez
également accéder au ECR Technical Guide via la rubrique
« Aide » dans ECR.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 102 Préparation à l’envoi des
demandes d’accréditation
Rio 2016 travaille en étroite collaboration avec les agences de
sécurité compétentes pour assurer la protection et la sécurité de
tous les participants aux Jeux Olympiques de Rio 2016. L’une des
mesures jugée indispensable à ces fins est le contrôle d’identité et
l’évaluation de toute personne accréditée.
Il est de votre responsabilité d’informer les délégués dont vous
aurez fourni les données d’accréditation à Rio 2016, que cette
évaluation aura lieu.
Nous vous recommandons vivement d’obtenir et de
sauvegarder une photocopie ou un scan de la pièce d’identité
de tous vos délégués potentiels. Ceci s’avérera utile pour
rechercher de potentielles erreurs avant de soumettre la
demande, et pour contrôler les informations lors de la phase
de vérification des données.
Les pièces d’identités acceptées pour les Jeux Olympiques de
Rio 2016 sont les suivantes :
Tableau 3 : Pièces d’identité acceptées
CARTE
NATIONALITÉ NATIONALE PASSEPORT
D’IDENTITÉ
√
Citoyens brésiliens
(Registro Geral)
Citoyens d’Argentine, Bolivie, Chili,
Colombie, Equateur, Paraguay,
√ √
Pérou, Uruguay et Venezuela
(membres et associés Mercosur)
Toute autre nationalité √
Les pièces d’identité des demandeurs doivent être valides au
moins jusqu’au 31 décembre 2016.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 11Lors de la validation ou de la collecte des cartes d’accréditation
au moment des Jeux, chaque demandeur devra présenter
personnellement la même pièce d’identité que celle utilisée
lors de la demande d’accréditation.
Un citoyen brésilien pourra présenter son permis de conduire
brésilien au lieu de son Registro Geral (RG), à condition qu’y
soit mentionné le même numéro de RG que celui utilisé lors
de la demande d’accréditation. Le permis doit être valide à la
date du retrait de l’accréditation.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 123 Envoi des demandes
d’accréditation
3.1 | OPTIONS DE SOUMISSION
Toutes les demandes d’accréditation doivent être soumises en ligne
par le système eAccreditation (ECR).
Les CNO ont deux options pour soumettre des demandes
d’accréditation :
• Soumission individuelle – Le système eAccreditaion (ECR)
vous permet de soumettre vos demandes individuelles
directement à Rio 2016. Il permet aussi de sauvegarder dans
votre compte les fiches de demande complètes et incomplètes,
afin de les finaliser et soumettre à une date ultérieure. Les
fiches sauvegardées ne sont pas envoyées automatiquement à
Rio 2016. Par conséquent, elles ne seront pas prises en compte
tant que l’envoi n’aura pas été effectué. Une explication sur la
soumission individuelle est disponible dans la section 3.3
• Transfert groupé – ECR vous permet de soumettre plusieurs
demandes à la fois par un transfert groupé. Si vous possédez
déjà une base de données avec les informations de vos
délégués, vous pourrez l’importer directement dans un fichier
Excel personnalisé fourni par Rio 2016. Votre Spécialiste
accréditations entrera en contact avec vous si cette option est
recommandée pour votre organisation. Une explication sur le
transfert groupé est est disponible à la section 3.4
À partir du 29 avril 2016, l’accès au système ECR sera limité au
mode lecture seule.
3.2 | CONNEXION AU SYSTEME EACCREDITATION (ECR)
Lors la création de votre compte d’utilisateur, vous recevrez deux
e-mails différents :
• Le premier e-mail confirmera votre nom d’utilisateur et votre
mot de passe. Il est important de ne pas perdre cet e-mail, car
il contient votre identifiant nécessaire pour réinitialiser votre
mot de passe ECR
• Le deuxième e-mail confirmera que votre compte est prêt
à l’usage. Cet e-mail vous sera envoyé à partir de l’adresse
noc.accreditation@rio2016.com
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 13Ce n’est qu’après réception du second e-mail que
vous pourrez vous connecter à ECR en suivant le lien
https://accreditation.rio2016.com.
ECR est compatible avec la plupart des navigateurs internet.
Néanmoins, Rio 2016 vous recommande l’utilisation de
Microsoft Internet Explorer 10 (ou version ultérieure) pour vous
assurer un fonctionnement optimal. Plusieurs étapes requièrent
l’activation de fenêtres pop-up. Le procédé d’autorisation pour
ces pop-ups varie en fonction du navigateur utilisé.
Enregistrer l’adresse https://accreditation.rio2016.com dans vos
favoris ou dans les signets de votre navigateur internet vous
facilitera l’accès au site.
Sur la page de connexion (voir image 1), entrez votre nom
d’utilisateur et votre mot de passe dans les champs appropriés.
La première fois que vous accédez à votre compte, vous devrez
choisir un nouveau mot de passe. Celui-ci devra comporter
entre 8 et 18 caractères, dont au moins un chiffre, une lettre
majuscule et une lettre minuscule.
Rio 2016 vous recommande de vous connecter au système
dès que vous recevez le deuxième e-mail afin de vérifier que
votre nom d’utilisateur et votre mot de passe fonctionnent
correctement.
Image 1 : Page de connexion
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 143.3 | SOUMISSION DE DEMANDES INDIVIDUELLES DANS ECR
Pour soumettre une nouvelle demande d’accréditation, cliquez sur
le menu ‘Participants’. Sélectionnez ‘Enregistrement’ et ensuite
‘Participants’. La page ‘Participants’ s’affichera (voir image 2).
Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ dans le coin inférieur droit.
Image 2 : Page des participants
Ceci ouvrira la page dans laquelle vous pourrez choisir pour
quelle sous-catégorie de participant vous désirez soumettre la
demande (voir image 3).
Image 3 : Formulaire de nouveau participant
Sélectionnez la sous-catégorie souhaitée et cliquez sur ‘Ajouter’
pour accéder à la page ‘Informations du participant’ (voir image
4). Vous trouverez une explication détaillée des champs de
données dans la section 3.6 de ce manuel.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 15Image 4 : Formulaire de demande d’accréditation individuelle (capture d’écran partielle)
3.4 | SOUMISSION DE DONNÉES PAR TRANSFERT GROUPÉ
Votre Spécialiste accréditations vous contactera si l’utilisation
d’un transfert groupé est recommandée pour votre organisation.
Le cas échéant, le service Accréditations de Rio 2016 vous enverra
par e-mail un tableau Excel personnalisé ainsi que des instructions
sur la procédure à suivre. Certains champs spécifiques à votre
organisation auront été préalablement remplis.
À la réception du modèle, vous serez en mesure de saisir les
informations dans le tableau Excel, soit manuellement, soit
en exportant les informations des bases de données existantes.
Chaque champ doit être rempli selon un format spécifique.
Vous trouverez une description détaillée des champs de données
dans la section 3.6 de ce manuel.
Après avoir rempli le modèle de téléchargement, vous
recevrez des consignes pour préparer un fichier .txt à importer
dans le système ECR. Votre Spécialiste accréditations sera
en mesure de vous aider en vous donnant des consignes
au niveau de l’importation dans ECR.
Le tableau Excel doit être entièrement rempli avant d’être
envoyé. Un tableau incomplet ou dans un format incorrect
sera refusé par ECR. La date limite pour l’envoi du transfert
groupé est le 29 avril 2016.
Vous pourrez envoyer les photos numériques des délégués soit
en même temps que le fichier Excel, soit en les insérant une par
une dans ECR une fois que les dans données auront été importées
(voir section 3.10). Une fois importées dans ECR, vous aurez accès
aux données pour les réviser via les fonctions ‘Participants’,
“Rapports” et “Exporter” (voir section 4).
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 163.5 | FORMATS REQUIS
Les champs de données doivent être remplis utilisant
des caractères latins. Les noms propres doivent être écrits
exactement comme indiqués sur la pièce d’identité. Si le nom
provient d’une langue qui n’utilise pas l’alphabet latin, veuillez
remplir sa transcription latine dans le champ de données,
exactement comme indiquée dans le passeport.
Vous pouvez aussi bien utiliser des lettres majuscules
que minuscules ; le système convertira automatiquement
les minuscules en majuscules si nécessaire.
Veuillez ne pas remplir les champs optionnels quand ils ne sont pas
d’application. Veuillez ne pas écrire « comme ci-dessus », « idem »,
« pas applicable », « n/a », etc., car ceci entrainera des erreurs.
Pour les champs de nom, prénom, autre(s) prénom(s), nom
de la mère et autorité d’émission, les caractères acceptés
sont les suivants :
• A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
• apostrophe : ’
• trait d’union : -
• caractère espace
Si le nom du demandeur d’accréditation apparait dans la pièce
d’identité avec des caractères latins diacritiques (c’est-à-dire, avec
accent), ou si son nom préféré en contient, ces caractères pourront
dans la plupart des cas être insérés tels quels dans les champs de
données, sans devoir les convertir au préalable.
Les caractères acceptés dans les champs de numéro
de téléphone sont :
• 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0
• plus : +
• trait d’union : -
• parenthèses : ( )
• caractère espace
Si vous devez saisir un caractère ne figurant pas parmi
les caractères acceptés ci-dessus, veuillez contacter votre
Spécialiste accréditations.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 173.6 | CHAMPS REQUIS
Cette section répertorie en détail les champs de données
à remplir lors de vos demandes d’accréditation. Elle décrit
entre autres le format de dates utilisé ainsi que la longueur
maximale de chaque champ, et donne des exemples. Veuillez
noter que le format et les exemples peuvent varier entre la
méthode de soumission individuelle et de transfert groupé.
Sauf indication contraire, tous les champs sont obligatoires
pour chaque demande.
Organisation responsable
Soumission individuelle – Rio 2016 aura rempli ce champ au
préalable. Vous verrez uniquement l’option qui s’applique à
votre organisation.
• Exemple : BRÉSIL
Transfert groupé – Inserez le code pays correspondant à votre
CNO. La liste complète des codes peut être trouvée dans la page
‘Codes’ du tableau Excel.
• Exemple : BRA
Fonction principale
Sélectionnez la fonction correspondant au rôle principal du
participant pendant les Jeux.
Soumission individuelle – Cliquez sur le symbole « plus » à
droite du champ et sélectionner la fonction correspondant au
rôle du participant pendant les Jeux.
• Exemple : ATHLÈTE
Transfert groupé – Insérez le code correspondant à la fonction.
La liste complète des codes peut être trouvée dans la page
‘Codes’ du tableau Excel. Le code doit correspondre exactement
à celui dans la liste.
• Exemple : AA01
Nom de famille
Entrez le nom de famille du demandeur exactement tel qu’il
figure sur la pièce d’identité (voir tableau 4). Le champ est limité
à 25 caractères..
Soumission individuelle – Saisissez le nom requis dans le champ
nom de famille.
• Exemple : DA SILVA
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 18Transfert groupé – Saisissez le nom requis dans le champ nom
de famille.
• Exemple : DA SILVA
Prénom
Saisissez le prénom du demandeur exactement comme il
apparaît sur la pièce d’identité de la personne. Pour une
explication sur les prénoms, voir le tableau 4. Le champ est
limité à 25 caractères.
Soumission individuelle – Saisissez le prénom requis dans le
champ prénom.
• Exemple : ANA CARLA
Transfert groupé – Saisissez le prénom requis dans le champ
prénom.
• Exemple : ANA CARLA
Autre(s) prénom(s)
Saisissez le reste du nom du participant exactement comme
il apparaît sur sa pièce d’identité. Pour une explication sur les
noms des demandeurs, voir le tableau 4. Le champ est limité à
25 caractères.
Soumission individuelle – Entrez les autre noms du demandeur
dans le champ autre(s) prénom(s).
• Exemple : RODRIGUES
Transfert groupé – Entrez les autre noms du demandeur dans le
champ autre(s) prénom(s).
• Exemple : RODRIGUES
Tableau 4 : Explication des noms et prénoms
NOMS À INSCRIRE
NOMS À INSCRIRE NOMS À INSCRIRE
DANS LE CHAMP
NOM DU DEMANDEUR DANS LE CHAMP DANS LE CHAMP
AUTRE(S)
PRÉNOM NOM DE FAMILLE
PRÉNOM(S)
Ana da Silva Ana da Silva
Ana Carla da Silva Ana Carla da Silva
Ana Carla Rodrigues Ana Carla Rodrigues
Ana Carla Rodrigues da Silva Ana Carla Rodrigues da Silva
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 19Nom de famille préféré – facultatif
À compléter si le demandeur désire être connu sous un autre
nom de famille que celui qui figure sur sa pièce d’identité.
C’est le nom de famille préféré qui apparaitra sur la CIAO du
demandeur. Ce champ est limité à 25 caractères. Le nom de
famille préféré pour les athlètes doit être le nom utilisé par
leur Fédération Internationale.
Soumission individuelle – Saisissez le nom requis dans le champ
nom de famille préféré.
• Exemple : DA SILVA
Transfert groupé – Saisissez le nom requis dans le champ nom
de famille préféré.
• Exemple : DA SILVA
Prénom préféré- facultatif
À compléter si le demandeur désire être connu sous un autre
prénom que celui qui figure sur sa pièce d’identité. C’est le
prénom préféré qui apparaitra sur la CIAO du demandeur.
Ce champ est limité à 25 caractères. Sinon, veuillez laisser ce
champ vide. Le prénom préféré pour les athlètes doit être le
prénom utilisé par leur Fédération Internationale.
Soumission individuelle – Saisissez le prénom requis dans le
champ prénom préféré.
• Exemple : ANA
Transfert groupé – Saisissez le prénom requis dans le champ
prénom préféré.
• Exemple : ANA
Sexe
Sélectionnez le sexe du demandeur.
Soumission individuelle – Sélectionnez masculin ou féminin.
• Exemple : FEMININ
Transfert groupé – Saisissez M pour masculin ou F pour féminin
dans le champ sexe.
• Exemple : F
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 20Date de naissance
Saisissez la date de naissance du demandeur comme celle
figurant sur sa pièce d’identité.
Soumission individuelle – Saisissez la date requise dans le
champ date de naissance au format jj/mois/aaaa.
• Exemple : 24/Avril/1995
Transfert groupé – Saisissez la date requise dans le champ date
de naissance en utilisant le format sélectionné dans l’onglet
d’accueil du tableau Excel.
• Exemple : 24/04/1995
Nationalité
Entrez la nationalité du demandeur. Dans le cas d’une double
nationalité, sélectionnez la nationalité figurant sur la pièce
d’identité utilisé pour la demande d’accréditation. Les Brésiliens
avec une double nationalité doivent utiliser leur document
et nationalité brésiliens.
Soumission individuelle – Cliquez sur le symbole « plus » à
droite du champ et sélectionner la nationalité du demandeur.
• Exemple : BRÉSIL
Transfert groupé – Entrez le code du pays. Vous trouverez une
liste complète des codes dans l’onglet ‘Codes’ du tableau Excel.
• Exemple : BRA
CPF – Pour les ressortissants brésiliens seulement
Saisissez le numéro CPF de la personne. Le CPF est utilisé par les
ressortissants brésiliens. Il apparait sur le Registro Geral (carte
d’identité brésilienne) et sur d’autres documents propres au
demandeur.
Soumission individuelle – Saisissez le numéro CPF en utilisant le
format nnn.nnn.nnn-nn
• Exemple : 123.201.620-16
Transfert groupé – Saisissez le numéro CPF en utilisant le format
nnn.nnn.nnn-nn
• Exemple : 123.201.620-16
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 21Pièce d’identité
Sélectionnez le type de pièce d’identité utilisée pour la demande
d’accréditation (voir tableau 5). Veuillez noter que pour les
citoyens brésiliens, l’État qui a délivré le Registro Geral devra
être mentionné.
Soumission individuelle – Sélectionnez le type de document
approprié.
• Exemple : RG-RJ RIO DE JANEIRO
Transfert groupé – Entrez le code du type de pièce d’identité
appropriée. Vous trouverez une liste complète des codes sur
l’onglet ‘Codes’ du tableau Excel.
• Exemple : RJ
Tableau 5 : Piéce d’identité acceptées
CARTE
NATIONALITÉ NATIONALE PASSEPORT
D’IDENTITÉ
√
Citoyens brésiliens
(Registro Geral)
Citoyens d’Argentine, Bolivie, Chili,
Colombie, Equateur, Paraguay,
√ √
Pérou, Uruguay et Venezuela
(membres et associés Mercosur)
Toute autre nationalité √
Numéro de la pièce d’identité
Saisissez le numéro de la pièce d’identité choisie, utilisant des
lettres et chiffres et sans laisser d’espace.
Soumission individuelle – Saisissez le numéro requis dans
le champ numéro de la pièce d’identité. Le champ est limité
à 20 caractères.
• Exemple : V20162016
Transfert groupé – Saisissez le numéro requis dans le champ
numéro du numéro de la pièce d’identité.
• Exemple : V20162016
Autorité d’émission
Saisissez l’autorité d’émission exactement comme indiqué sur la
pièce d’identité. Le champ est limité à 250 caractères.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 22Soumission individuelle – Saisissez l’autorité d’émission.
• Exemple : DETRAN-RJ
Transfert groupé – Saisissez l’autorité d’émission.
• Exemple : DETRAN-RJ
Date d’émission
Saisissez la date d’émission de la pièce d’identité.
Soumission individuelle – Saisissez la date requise dans le
champ date d’émission au format jj/mois/aaaa.
• Exemple : 24/juillet/2010
Transfert groupé – Saisissez la date requise dans le champ
date d’émission en utilisant le format sélectionné dans l’onglet
d’accueil du tableau Excel.
• Exemple : 24/07/2010
Date d’expiration – obligatoire pour les passeports
Saisissez la date d’expiration de la pièce d’identité sélectionnée.
Les passeports doivent être valides au moins jusqu’au 31
décembre 2016.
Soumission individuelle – Saisissez la date requise dans le
champ date d’expiration au format jj/mois/aaaa.
• Exemple : 24/Juillet/2020
Transfert groupé – Saisissez la date requise dans le champ date
d’expiration en utilisant le format sélectionné dans l’onglet
d’accueil du tableau Excel.
• Exemple : 24/07/2020
Nom complet de la mère
Entrez le complet de la mère du demandeur, comme indiqué
sur sa pièce d’identité. Si le nom de la mère n’y apparait pas,
entrez le nom complet de la mère comme il apparait sur le
certificat de naissance (ou d’adoption) du candidat. Le champ
est limité à 120 caractères.
Soumission individuelle – Saisissez le nom complet de la mère
du demandeur.
• Exemple : JULIANA MARIA DA SILVA
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 23Transfert groupé - Saisissez le nom complet de la mère du
demandeur.
• Exemple : JULIANA MARIA DA SILVA
Téléphone domicile – facultatif
Entrez le numéro de téléphone fixe (y compris indicatif du pays)
du délégué au moment de la demande. Le format requis est :
+(indicatif du pays) (indicatif de la ville ou région, si d’application)
(numéro de téléphone). Le champ est limité à 25 caractères.
Soumission individuelle – Saisissez le numéro requis dans le
champ téléphone domicile.
• Exemple : +552120162016
Transfert groupé – Saisissez le numéro requis dans le champ
téléphone domicile.
• Exemple : +552120162016
Téléphone portable – facultatif
Entrez le numéro de téléphone portable (y compris indicatif
du pays) du délégué au moment de la demande. Le format
requis est : +(indicatif du pays) (indicatif de la ville ou région,
si d’application) (numéro de téléphone). Le champ est limité
à 25 caractères.
Soumission individuelle – Saisissez le numéro dans le champ
téléphone portable.
• Exemple : +5521123456789
Transfert groupé – Saisissez le numéro dans le champ téléphone
portable.
• Exemple : +5521123456789
Adresse e-mail – facultatif
Saisissez l’adresse e-mail du demandeur. Le champ est limité
à 80 caractères.
Veuillez-vous reporter à la section 1.8 pour davantage de
renseignements sur l’utilisation faite des adresses e-mail
et des profils de médias sociaux des athlètes par le CIO.
Les adresses e-mail d’autres catégories de personnes ne
seront pas transmises au CIO.
Soumission individuelle – Saisissez l’adresse dans le champ
adresse e-mail.
• Exemple : ana.dasilva@email.br
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 24Transfert groupé – Saisissez l’adresse dans le champ adresse
e-mail.
• Exemple : ana.dasilva@email.br
Taille – Pour les athlètes uniquement
Saisissez la taille de l’athlète.
Soumission individuelle — Sélectionnez l’unité (cm/inches)
dans le champ unité de taille. Saisissez la valeur dans le champ
taille.
• Exemple :
• Unité : cm
• Taille : 170
Transfert groupé — Saisissez l’unité (cm/in) dans le champ
unité de taille. Saisissez la valeur dans le champ de taille
correspondant sans aucun suffixe (cm/in).
• Exemple :
• Unité de taille : cm
• Taille : 170
Poids – Pour les athlètes uniquement
Saisissez le poids de l’athlète.
Soumission individuelle — sélectionnez l’unité (kg/pounds)
dans le champ unité de poids. Saisissez la valeur dans le champ
poids.
• Exemple :
• Unité : kg
• Poids : 80
Transfert groupé — Saisissez l’unité (kg/lb) dans le champ
unité de poids. Saisissez la valeur dans le champ de poids
correspondant sans aucun suffixe (kg/lb).
• Exemple :
• Unité de poids : kg
• Poids : 80
Utilisateur de fauteuil roulant? – facultatif
Indiquez si le demandeur utilise un fauteuil roulant.
Soumission individuelle – Sélectionnez « Oui » dans la liste
déroulante si le participant est un utilisateur de fauteuil roulant.
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 25La valeur par défaut de la liste déroulante est “Non”.
Transfert groupé – Saisissez O (Y) pour Oui ou N pour Non dans
le champ utilisateur de fauteuil roulant.
Référence de l’organisation – facultatif
Ce champ peut être rempli avec un numéro de référence pour le
demandeur issu de la base de données du CNO. Veuillez contacter
votre Spécialiste accréditations pour davantage de renseignements
sur la façon dont ce champ peut convenir à votre CNO.
Types de médias sociaux – Pour les athlètes seulement ;
facultatif
Pour chaque athlète, vous pouvez sélectionner jusqu’à quatre
types de médias sociaux dans la liste suivante :
Facebook - Fan page ou page personnelle (URL)
Twitter (géré par Twitter)
Instagram (géré par Instagram)
Snapchat (géré par Snapchat)
YouTube (URL)
VK.com en (URL)
Weibo Sina (géré par les utilisateurs)
Weibo Tencent (géré par les utilisateurs)
Wechat (géré par les utilisateurs)
Kakao (géré par les utilisateurs)
Veuillez-vous reporter à la section 1.8 pour davantage de
renseignements sur l’utilisation des adresses e-mail et des
profils de médias sociaux par le CIO.
Soumission individuelle – Sélectionnez le type de média social et
saisissez le profil utilisateur dans le champ de texte. Le champ est
limité à 120 caractères.
• Exemple : Type de média social : Facebook
Profil sur média social :
https://www.facebook.com/rio2016
Transfert groupé – Saisissez le code correspondant au type de
média social. Ces codes sont disponibles sur l’onglet d’accueil
du tableau Excel. Saisissez ensuite le nom du compte du média
social selon l’exemple ci-dessous. Le champ est limité à 120
caractères.
• Exemple : Type de média social : FCB
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 26Profil sur média social :
https://www.facebook.com/rio2016
Discipline(s) – Athlètes Aa, officiels d’équipe Ao, catégorie P
seulement
Indiquez le(s) sport(s)/discipline(s) du demandeur. Pour indiquer
l’intention d’attribuer un accès total (ALL/TOUS) Sports/
disciplines à un Ao, le service Accréditations de Rio 2016 vous
demande d’attribuer cinq sports/disciplines dans lesquels
votre CNO s’est qualifié. Lors de la DRM, votre Spécialiste
accreditations assignera le reste des sports/disciplines dans
lesquels votre CNO s’est qualifié.
Soumission individuelle – Sélectionnez le sport/discipline dans
la fenêtre “Disponibles” et cliquer sur la flèche de gauche pour
déplacer le sport/discipline dans la fenêtre “Assignés”.
• Exemple : AVIRON
Transfert groupé – Saisissez le code discipline(s) requis dans le
champ discipline(s). Une liste de tous les codes sport/discipline
est disponible sur l’onglet d’accueil du tableau Excel. Le code
sport/discipline utilisé doit correspondre au/aux code(s) de
cet onglet.
• Exemple : RO
3.7 | ENVOI ET ENREGISTREMENT DES DEMANDES PAR
SOUMISSION INDIVIDUELLE
Une fois la demande complétée, vous pourrez l’envoyer au
service Accréditation de Rio 2016 en cliquant sur le bouton
‘Envoyer’ situé au bas de l’écran.
Si vous ne disposez que des informations partielles d’un
délégué, vous pourrez néanmoins les saisir et enregistrer en
cliquant sur ‘Sauvegarder’ situé au bas de l’écran. Vous pourrez à
tout moment accéder à la fiche du délégué pour la compléter et
l’envoyer à Rio 2016, et ce jusqu’à la date limite du 29 avril 2016.
Cette option de sauvegarde s’avérera particulièrement utile
dans la gestion de vos demandes.
Le service Accréditations de Rio 2016 ne traitera pas les
MANUEL D’ACCRÉDITATION DES COMITÉS NATIONAUX OLYMPIQUES - JANVIER 2016 27Vous pouvez aussi lire
