Mission ESR dématérialisation des déplacements professionnels - Présentation de l'accord-cadre Amue/CNRS
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Mission ESR
dématérialisation des
déplacements professionnels
Présentation de l’accord-cadre Amue/CNRS
Jeudi 17 mars 2022
Les objectifs de l’accord-cadre Mission ESR
Agence de Dématérialisation
voyage on line / + Carte logée + de bout-en-bout
= off line
Mission ESR
+ Simplification pour les UMR
2
Déroulé de la matinée
Modalités juridiques et
financières de l’accord-cadre
Présentation de FCM et des
(20 min)
prestations d’agence de voyage
(30 min)
Présentation de Notilus et de
l’interface avec SIFAC
Impact organisationnel du projet Calendrier vague 2023
(30 min)
et accompagnement de l’Amue et étapes à venir
Accueil (15 min) (20 min)
Mission ESR
10h00 10h05 10h35 11h05 11h20 11h40 12h00
3
Les intervenants
Mission ESR
Guirec MANCEAU Aurélie GARDE EmmanuelleVENETSAID Hakim IDIL Guillaume DAUDET
Directeur du département
développement et Chargée de relation
Account manager Account manager CTO
accompagnement des établissement
compétences
Amue Amue Notilus FCM Risk&Co
4
Présentation des prestations
d’agence de voyage - FCM
5
Présentation FCM Mars 2022
INTRODUCTION
Discover the Alternative
SERVICE & QUALITÉ
Agenda
TECHNOLOGIES
FACTURATION
SECURITE DES VOYAGEURS
7
5 0 0 8 , 0 0 0 + 9 7 +
B U R E A U X E M P L OY E S PAY S
Une présence
FLIGHT CENTRE
TRAVEL GROUP
internationale
CREATION DE FCM
2004
270
EMPLOYES
305 M€
VOLUME AFFAIRE
FCM
France
3 BUREAUX
Paris
Bordeaux
BarceloneNos Clients
MÉTHODES DE RÉSERVATION
SERVICES OFFLINE
SERVICES ONLINE
• Demandes complexes
• Demandes simples
• VIP, groupes, services complémentaires et
• Accompagnement réservations sur votre OBT
après-vente
Accès OBT Support en ligne Equipe dédiée Equipe VIP
Equipe GroupesEQUIPES DEDIÉES
Air
Numéro de téléphone et email
unique dédiés
Accessible de 8h à 20H Car
Service 24/7 servi depuis la France Hôtel
Un même Conseiller Voyage est
responsable de la gestion d’un dossier de A Rail
àZ
$ Facturation
Les Conseillers Voyage sont formés sur votre
politique voyage et ils suivent le programme de
progression FCM AutresRESERVATION DE GROUPE
Fiche synthétique offre groupes
1 ENGAGEMENTS DU MARCHE CNRS/AMUE
✓ Périmètre de la prestation : France Métropolitaine, Outre- Mer et étranger
✓ Demandes prises en charge par le Offline et par des équipes expertes sur ce type de
prestations spécifiques
✓ Offre Groupes : demandes de réservation à partir de 10 voyageurs nécessitant que le
fournisseur traite la requête avec le service groupe du transporteur ou de la chaine d’hôtel
donnant droit à une tarification préférentielle et des conditions d’après-vente restrictives, et
permettant d’optimiser un aller/retour collectif à 10 personnes ou plus.
2 MODALITES DE RESERVATION
✓ Online : N/A
✓ Offline : envoi de la demande à event@fr.fcm.travel pour toute réservation de 10 personnes ou plus. Pour les réservations
de moins de 10 personnes, c’est l’équipe dédiée qui doit être sollicitée sur l’adresse mail habituelle.
✓ Le service groupe soumet la demande de devis au transporteur ou à l’hôtelierDescriptif des services – CNRS/AMUE
✓ Accès à toutes les prestations de voyages d’affaires :
billetterie, hébergement, location de voiture,
assistance 24/24, visa…
✓ Réservation en ligne sur le moteur de réservation
(paramétrage personnalisé de l’outil en amont) ou
OFFLINE ONLINE
directement auprès d’un conseiller voyage pour les
demandes complexes
Gestion des Réconciliation
✓ Module de gestion des ordres de mission et Etat de ordres de mission des factures et
frais interfacé avec le moteur de réservation (OM) & Etat de des OM
frais (EF)
✓ Un suivi personnalisé de votre compte (chargé de
clientèle désigné, revues de compte, indicateurs Outils statistiques
qualité, suivi des anomalies outils) + reporting détaillé Conseil et gestion
en ligne
de vos consommations (statistiques, bilan carbone, de compte
suivi des économies)
✓ Un paiement centralisé de toutes vos prestations – Facturation consolidée mensuelle
carte logée AMEXFOCUS SUR LA SATISFACTION CLIENT
ENQUETES DE SATISFACTION ENGAGEMENT FCM
Réalisée 1 fois par an par un cabinet externe Un feedback est demandé après chaque réservation
Garantie d'un minimum de 80 % de satisfaction Réactivité sur la résolution des demandes
Mesure continue de la satisfaction
Votre itinéraire
Back NextSOLUTION GLOBALE PROPOSEE
ACCOUNT MANAGEMENT
Analyse des données
Optimisation
Satisfaction client
des dépenses
Amélioration Continue
Votre FCM Account Manager
RSE Conformité
.PARTENAIRES TECHNOLOGIQUES
OM et EF OBT HBT PAIEMENT SECURITEENVIRONNEMENTS TECHNIQUES
Marché AMUE - CNRS
Agence de voyage
•Utilisation d’une solution de réservation en ligne (Rydoo OBT) interfacée à l’outil de
Ordre de missions gestion d’ordre de mission et état de frais (Notilus InOne)
•Utilisation d’une plateforme de réservation hôtelière (Rydoo HBT) permettant le
chargement des tarifs négociés et la facturation centralisée des réservations
Etat de frais
•Sollicitation de l’agence de voyage (FCM) pour toute demande complexe, urgente ou
spécifique
OBT
HBT ( ex IALBATROS)FONCTIONNEMENT DE LA CARTE LOGEE
D E V O I R D E P R OT E C T I O N
Code du travail, chapitre Ier :
L4121-1 Obligations de l'employeur
Former, informer, suivre
Le cas échéant
Communiquer, intervenir
Avec Anticip Travel vous répondez
à toutes les exigeances légales à
grace à nos :
- Applications
- Contenus
- ServicesCOMMENT CA MARCHE ?
Information
(alertes, fiches pays,..)
Voyageurs ANTICIP TRAVEL FSD
Voyages (FCM)L E M E M O V O YA G E Envoi au voyageur dès qu’une réservation est effectuée chez FCM Contient toutes les informations du MEAE, une formation, le lien vers Ariane, une confirmation de lecture,…
L’A P P L I C AT I O N M O B I L E
L E B O U TO N S O S
=> Rappel immédiat du voyageur
=> Levée de doute et conseils
=> Cascade opérationnelle établissement
avant engagement de moyensL A Z O N E D ’ I M PA C T
=>Si voyageurs impactés, un
email d’alerte envoyé au FSD
=> Vision sur la carteUne solution simple, personnalisable, intégrée au marché … & automatisée
Présentation de l’outil de
gestion des ordres de missions
et des état de frais - Notilus
32PRÉSENTATION NOTILUS ESR MISSION Emmanuelle VENET SAID
Agenda
1. Présentation de Notilus
2. La solution « InOne » dans le cadre du projet ESR MISSION
3. Démonstration
4. Annexes
34Notilus en chiffres
14 M€
CA 2020/2021
1500 3
Clients Solutions
22% 25 ans
International d’expérience
2M 130
Utilisateurs Collaborateurs
4
Implantations
35Parmi nos clients…
36VOYAGES ET FRAIS PROFESSIONNELS Gestion des missions et frais de déplacements du secteur public
Une solution intégrée et modulable
ETATS
DE FRAIS
VOYAGES &
MISSIONS FACTURES
Outil de réservation MOBILITE
en ligne Saisie des dépenses sur
(RYDOO) smartphone
ARCHIVAGE
Valeur probante des
justificatifs
38Les échanges de flux
Système d’information SIFAC / Référentiel Etablissement
Flux Entrants: Utilisateurs, profils, structure hiérarchique, structure analytique..
…
Demandes
Offline
Agence de Voyages
FCM
Relevé
d’opérations
Self Booking Tool Prestataires Voyages
MISSIONS ETATS DE FRAIS FACTURES
RYDOO Réservations FCM
Online Gestion des ordres de missions Gestion des états de frais Gestion des factures fournisseurs Factures
Engagement de dépenses
et demandes d’avances
Intégration cartes logées
AMEX
Indemnités journalières Politique de remboursement Factures fournisseurs
Réservation Online & Offline Indemnités journalières Rapprochement
Politique voyages Numérisation des justificatifs commandes/factures
Frais prévisionnels Intégration des frais cartes Gestion des litiges
Gestion budgétaire Liquidations
Flux Sortants: Réservation de crédits pour frais prévisionnels, commande d’achat pour
les prestations, avances, liquidations d’état de frais
Système d’information SIFAC
39L’ordre de mission
Offline Consolidation des
Saisie Ordre de (agence FCM) FCM informations et
Validations
mission Online Online / Offline Valorisation du voyage
RYDOO dans Notilus
• Type de mission • Alerte validation en • Emission des billets
ponctuelle avec/sans • Orientation du attente • Facturation
frais ou permanente voyageur vers le bon • Visualisation rapide des
• Lieux, dates, objet canal de réservation écarts vs politique
• Type de transport • Prise en compte du voyage
• Réservation profil voyageur • Validation/refus
• Indemnités (Abonnement, classe,
journalières préférences…)
• Frais prévisionnels
• Envoi en validation
• Budget prévisionnel
de la mission
• Engagement
Chargé de saisie
Mission service voyage
• Traitement des demandes
• Réservation
• Duplication missionGestion des ordres de mission • Gestion des missions ponctuelles et permanentes • Réservations online et offline avec le SBT et l’agence de voyages FCM • Calcul automatique des indemnités journalières & demandes d’avances • Valorisation de l’ordre de mission (frais ancillaires, factures prévisionnelles…) • Validations hiérarchiques/budgétaires de la demande de mission valorisée • Contrôle de disponibilité des crédits et engagement de dépenses (SIFAC) • Confirmation des réservations et émission des billets
Gestion des états de frais
Flux papier
Saisie de l’état Vérification respect Interface comptable
politique Validations Liquidation SI Financier
de frais SIFAC
remboursement
Alerte validation
validation en
en • Contrôle Final
• Type de note / OM • Contrôle •• Alerte
attente • Validation / Refus Liquidation
• Type de note /des
Récupération OMIJ automatique attente comptabilité
Visualisation rapide
rapide des
des frais
• Récupération
Date des IJ
d’imputation • Ventilation •• Visualisation Ordre de Virement
écarts • Analyse
• Date d’imputation
Saisie des natures de automatique écarts
Validation/refus :: note
note • Paiement
• Saisie des natures de
frais • Workflow •• Validation/refus
ou frais
ou frais
• frais
Intégration des frais
• Justificatifs scannés
cartes
• Justif scannésGestion des états de frais • Saisie des dépenses : taxis, parkings, péages, etc. • Intégration des indemnités journalières et frais prévisionnels de l’OM • Indemnités kilométriques : barèmes fiscal et SNCF, gestion des tournées, calcul de distances avec ViaMichelin • Numérisation des justificatifs / OCR • Archivage à Valeur Probante • Vérification du service fait et liquidation des dépenses
Traitement des factures
Flux papier
Interface
comptable
Réconciliation
Intégration SI FI
automatisée et SIFAC
automatisée du Validations Liquidation
enrichissement
relevé AMEX
analytique
▪ Validation hiérarchique /
▪ Import relevés • Liquidation de la
▪ Import factures ou ▪ Rapprochement automatique avec ▪ budgétaire
Validations
d’opérations carte
relevés d’opérations ▪ ▪ Contrôle desdes
imputations dépense
l’ordre de mission et le devis, Contrôle imputations
logée
carte logée ▪ Mise en exergue des écarts ▪ ▪ Envoi de de
Envoi notifications
notifications
▪ saisie des factures
▪ saisie des factures ▪ Informations analytiques de l’OM
▪ Informations du voyageurTraitement des factures • Import des relevés d’opérations AMEX • Réconciliation automatique avec l’ordre de mission et le devis • Mise en exergue des écarts • Suivi des litiges et gestion des avoirs • Enrichissement de la facture à partir des données de la mission / du voyageur • Vérification du service fait et liquidation des dépenses
Impacts organisationnels et
accompagnement Amue
46Enjeux de standardisation des processus
Missionnaire Demande de Réservation Réservation
Etats de frais
mission hébergement transport
et Justificatifs
(Enseignant-Chercheurs, Self Booking Tools (SBT)
Chercheurs, Etudiants, Réception Réception titre
Administratifs…) OM
Voucher de transport
Supérieur
(avec rang de Valideur
Validation Validation*
hiérarchique ou
Responsable de projet) mission* frais mission
* et selon stratégie de validation
Validation
hébergement et saisie Validation transport et
Gestionnaire saisie engagement Saisie des droits à
Accompagnement Amue
Saisie, Edition OM engagement
rembourser et
(En composante recherche ,
enseignement ou direction
centrale)
SI Mission
Réception
Voucher
SF :
Réception titre
de transport
SF :
édition état liquidatif
constat constat
Ordonnateur
Ou Supérieur avec rang
d’ordonnateur : DU,
Signature OM*
Signature de
l’engagement SIFAC Signature
engagement
Signature état
liquidatif
Directeur composante
enseignement..
SF : SF :
* et selon stratégie de validation certif certif
Contrôle, validation et
Comptable Réception, contrôle et Réception, contrôle et comptabilisation état
° Service facturier dépenses saisie Facture° saisie Facture° liquidatif
Flux mission
47 MEP 47
Flux achat MEP facture MEP facture 47
état liquidatif 47
missionLes points de vigilance
La connaissance des L’évolution
processus actuels de organisationnelle à
L’équipe projet
déplacements prévoir pour s’adapter
pluridisciplinaire
professionnels dans au processus cible
Accompagnement Amue
l’établissement (Core model)
La communication sur L’accompagnement des
les avantages du projet utilisateurs lors de la
en amont mise en production
48Le dispositif d’accompagnement « impact orga » de
l’Amue
• D i a g n o st i c d e l ’ex i sta nt
Octobre
2022
• A n a l ys e d u p ro c e s s u s c i b l e
Novembre
Accompagnement Amue
2022
• A n a l ys e d ’ i m p a c t s
Décembre
2022
• A c co m p a g n e m e nt a u c h a n ge m e nt
Janvier à
juin 2022
49Modalités juridiques et
financières
50Rappel du contenu de l’accord-cadre
Titulaire Groupement 3 MUNDI (FCM, NOTILUS,
Accord cadre : Groupement des
prestations
RYDOO, AMEX)
Durée de l’accord-cadre : 6 ans plus 1 an
Solution de gestion des OM et des états (réversibilité) à partir de juin 2021 soit jusqu’en juin
de frais (Notilus)
+ 2028 (marché subséquent s’inscrivent dans la
Modalités juridiques et financières
Plateforme de réservation en ligne limite de l’accord-cadre)
hébergement /transportSBT (SBT Rydoo)
+ +
Agence de voyages (FCM) Solution tout en un, avec obligation de
+ dématérialisation du processus mission.
Plateforme hôtelière
Carte logée (Amex)
Interface avec SIFAC développée par l’Amue avec le
bus iWay. Pour les établissements n’utilisant pas
SIFAC, il est possible de rejoindre l’accord-cadre,
mais les interfaces sont à développer en propre.
Échange automatique de flux financier
SIFAC Chaque établissement peut paramétrer sa
politique de voyage.
51Montage contractuel
ACCORD-
Modalités juridiques et financières
AMUE CADRE
Établissements Marché Marché Marché
adhérents subséquent subséquent subséquent
52Etapes de la mise en concurrence
1 Préparation du projet de MS
2 Intégration des éléments nécessaires liés à la politique voyage, niveaux des transactions
3 Préparation de la consultation, personnalisation de la lettre de consultation
Modalités juridiques et financières
4 Envoi du projet de marché sur PLACE
5 Délai de consultation du titulaire (maxi 20 jours)
6 Réception de l’offre / Analyse de la réponse/adéquation avec demande
7 Notification du MS
8 Réunion de lancement du marché subséquent
53Composition du KIT Marché Subséquent
Disponible sur le site de l’Amue
https://www.amue.fr/presentation/
presentation-amue/centrale-
dachats/
Modalités juridiques et financières
Accès restreint avec identifiant et
mode de passe
ID = offremissionesr
MdP = &MEsr1907
Contenu du kit
- Marché subséquent type à compléter
- Règlement de consultation type
- BPU type
- Mode opératoire
- Outil de simulation financière
54Modèle économique du marché
Ce que paye l’établissement
• déploiement de la solution, qui est payé une fois après implémentation de Notilus
• coût d’utilisation de Notilus, qui est facturé à chaque fois qu’un ordre de mission est
validé par le missionnaire (émis dans le workflow)
Modalités juridiques et financières
• frais d’agence pour l’ensemble des réservations effectuées offline ou sur les
modifications des dossiers voyages
Le bordereau des prix (BPU)
• fixe des prix plafond au niveau de l’accord-cadre
• dispose de pallier permettant des tarifs plus avantageux en fonction du nombre
d’établissements rejoignant l’accord-cadre
55Modalités juridiques et financières 56
Calendrier de la vague 2023
57Planning de recrutement et de déploiement vague D
Calendrier de la vague 2023
Recrutement vague D
Signature Marchés
subséquents
Accompagnement métier
Amue
58Se préparer à la vague D
+ Vague D > Processus de candidature
• Retour du questionnaire de positionnement avant le 22 mars 2022
• Confirmation de la candidature à adresser par mail au département relation
établissement : drem@amue.fr avant le 30 juin 2022
Calendrier de la vague 2023
• Conclusion des marchés subséquents avant la fin de l’année 2022
59Prochains rendez-vous
Salle ouverte le mardi 22/03/2022 de 14h à 16h
Calendrier de la vague 2023
https://www.amue.fr/seminaires-formations/catalogue-des-
evenements/details/?tx_fheventmanager_pi1%5BshowUid%5D=13174&cHash=e1b5ffca5333f7cf435f58b9f5bb4fef
60Merci de votre
attention
amue.fr
Nos réseaux : @amue_com
Contact : drem@amue.frVous pouvez aussi lire
