Percer le mystère de l'archivage communal - pp. 7-21 - Union des Communes Vaudoises
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Journal officiel de l’Union des Communes Vaudoises
et des associations de professionnels communaux
No75 | hiver 2020
pp. 7-21
Point DOSSIER !
communal
de l’archivage
Percer le mystère
Pour la prévoyance de votre personnel Depuis 95 ans, la Caisse intercommunale de pensions (CIP) assure les collaborateurs des communes, services et institutions d’utilité publique du canton de Vaud pour la prévoyance professionnelle. Elle offre un plan de prévoyance attractif et une retraite à la carte. Avec plus de 20’500 assurés, une fortune de plus de 3,3 milliards de francs et un parc immobilier dépassant 2000 appartements, elle figure parmi les principales caisses de pensions publiques de Suisse romande. Contactez-nous : 021 348 21 11 www.cipvd.ch
Photo de couverture : Mme Friedmann, Directrice des
Archives cantonales vaudoises, 75 |leshiver
Nodans locaux2020
de No75 | hiver 2020
l’institution à Chavannes-près-Renens. © Steve Guenat
SOMMAIRE !
ÉDITO! Covid-19 :
quels enseignements ?
Point UCV !
L’essentiel p. 2
Le Comité de l’UCV, Nous y voilà ! Personne ne voulait y croire, mais finalement la
au plus près des communes p. 4 deuxième vague est arrivée et nous a frappés de plein fouet.
Point DOSSIER ARCHIVES !
Point
Claudine Wyssa té, grâce à des mesures locales sociales,
UCV !
Présidente de l’Union culturelles et économiques.
L’infographie p. 8 des Communes Vaudoises
Syndique de Bussigny A l’inverse, et c’est encore plus fla-
Les Archives de Montreux grant dans la gestion de la phase actuelle,
comme soutien à l’administration elles ne font qu’appliquer des dispositions
communale p. 10 Alors que le semi-confinement du prin- prises ailleurs. Tout en étant conforme à
1
temps nous avait surpris et fait vivre notre ordre institutionnel, l’application de
Les solutions des petites
une période exceptionnelle mais rela- règles différentes édictées par la Confé-
et moyennes communes
tivement courte, la deuxième vague dération ou par le Canton, qui changent
pour gérer leurs archives p. 15
nous semble être une version moins de jour en jour et dont il faut décortiquer
Arrêt sur deux invités extraordinaire, mais qui risque de durer les moindres détails pour essayer d’en
des Archives cantonales plus longtemps. Et cela plombe non trouver la bonne interprétation, est une
vaudoises p. 18 seulement l’économie, mais aussi la vie difficulté majeure pour l’échelon com-
sociale et le moral de nos concitoyens. munal. Alors que la population se tourne
Une association et
spontanément vers sa commune, celle-ci
une plateforme au service
des archives communales p. 20 « Les communes qui sont ne peut que se borner à appliquer tant
au plus près des citoyens, sont les bien que mal des dispositions parfois
compliquées. Sauf quand de vrais pro-
Point COMMUNES ! premières à être sollicitées
blèmes du terrain ont été oubliés par les
pour aider en cas de crise, autorités supérieures et que la commune
30 communes rassemblées
au sein du Parc Jura vaudois p. 23 pour soutenir et orienter. » doit alors suppléer.
Mon propos n’est pas ici de
Les jeunes Nyonnais Une dualité semble apparaître mettre en doute les décisions et op-
de 16 à 18 ans obtiennent quand on analyse ce qui s’est passé et tions prises en ce qui concerne la ges-
le droit de vote consultatif p. 26 ce qui se passe dans les communes. tion de cette crise, le confinement strict
CEP : la formation continue, Celles qui sont au plus près des citoyens ou pas, la sauvegarde de la santé ou de
là où vous êtes ! p. 29 sont les premières à être sollicitées l’économie. Notre pays est un pays de
pour aider en cas de crise, pour sou- compromis, de concordance, et nous
tenir et orienter. Elles ont prouvé, lors vivons cette pandémie en accord avec
Point RECETTES ! p. 30
de la première vague, qu’elles étaient ces principes. Reconnaissons cepen-
parfaitement en phase avec les besoins dant que les communes assument
Point ASSOCIATION ! de leurs concitoyens, qu’elles s’étaient pleinement leur rôle avec engagement,
adaptées en un temps record à de nou- flexibilité, loyauté et réalisme.
AVDCH ! Vers une Protection
velles conditions. Elles ont aussi montré Merci à elles. Merci à leurs Autorités
totale des attestations communales
qu’elles étaient capables de fournir les et à leurs collaboratrices et collaborateurs !
d’établissement p. 33
prestations usuelles tout en offrant des
AVSM ! Elections générales 2021 : services nouveaux, basés sur la solidari-
ale recommandée pour
quand il faut passer Taille minimale pour
comportant tous les
dans la cour des grands p. 34 tous les labels
IMPRESSUM !
éléments
Point CommUNE ! Le journal officiel de l’Union des Communes Vaudoises et des associations de professionnels
Point HÉRALDIQUE ! p. 35 communaux, paraît quatre fois par an, à 2500 exemplaires. Distribué gratuitement aux communes membres
et partenaires de l’UCV. Sur abonnement pour tout autre public via pointcommune@ucv.ch. Contenus disponibles
en ligne sur ucv.ch et sur l’application mobile UCV App.
Point AGENDA ! p. 36 Comité de rédaction
Patricia Audétat (AVSM) Laurent Lanz (aVDaas)
Impression
PCL Presses Centrales SA Av. de Longemalle 9
9 mm Jean-Marc Moreillon (ACVBC) Florence Nedrotti 1020 Renens 1 Tél. 021 317 51 51
(AVDCH) Pascal Petter (SOPV) Gianni Saitta (UCV) Régie des annonces
Charles Wernuss (AVIATCO) Chloé Wiss (UCV) Urbanic Régie publicitaire Ch. de Sous-Mont 21
6 mm la rédaction
Contacter 1008 Prilly Tél. 079 278 05 94 info@urbanic.ch
12 mm Chloé Wiss (UCV) – Chargée de communication et du Conception graphique et mise en page
Point CommUNE ! Av. de Lavaux 35 case postale idéesse, Steve Guenat 1083 Mézières
1009 Pully Tél. 021 557 81 35 chloe.wiss@ucv.ch Tél. 021 903 44 22 sg@ideesse.ch www.ideesse.ch
No75 | hiver 2020
L’essentiel
Les formations qui auraient dû avoir lieu en automne 2020 ont été reportées à 2021 en raison des
mesures sanitaires alors en vigueur. Nous vous remercions pour votre compréhension ! Le programme
2021 est maintenu avec, à choix, une vingtaine de cours qui auront lieu, si pos-
sible en présentiel. A noter que trois nouvelles formations seront proposées dès FORMATIONS
Point
l’année prochaine : une sur la gestion des déchets communaux, une sur la stratégie et le DE L’UCV EN 2021
UCV !
pilotage de l’action communale et une sur la mise en place des règlements du personnel.
Plus d’infos et inscriptions sur ucv.ch/formations
2
273 délégué·es de l’association
ont assisté à l’AG de l’UCV
du 17 septembre à Savigny.
Les mesures sanitaires en lien avec
© Sarah Carp
le Covid-19 étaient appliquées et
l’assemblée était masquée.
Le dépouillement du vote à
M. Roch, M. Muheim et Mme Luisier Brodard,
bulletin secret, en présence des
membres sortants du comité de l’UCV
scrutateurs, concernant l’accord
posant avec leur cadeau de départ.
sur la Participation à la cohésion
sociale (PCS) accepté à 75 %. Mme Claudine Wyssa, Présidente de l’UCV.
Lors de l’AG de l’UCV à Savigny, les communes ont ratifié l’accord sur la Participation à la
ASSEMBLÉE cohésion sociale (PCS) entre l’UCV et le Conseil d’Etat. Sans résoudre toutes les difficultés
GÉNÉRALE financières des communes, ce compromis constitue un premier pas nécessaire pour aborder
17 SEPTEMBRE 2020 la réforme du système péréquatif.
Soutenu par les organes de l’UCV (Comité, Conseil, Groupe des Villes, Groupe des Bourgs et Villages), l’accord sur
la PCS est aussi approuvé par les communes. Les 273 délégu·es de l’association – représentant 213 communes –
présents ont voté à 75 % en faveur de l’accord. Confrontées à des difficultés financières, les communes
ont insisté sur le fait que cet accord ne permettra de résoudre qu’une partie des problématiques communales et
qu’il sera important de faire le point régulièrement avec le Conseil d’Etat.
Cette assemblée générale était la première pour trois nouveaux membres du Comité, élus par vote électronique
en avril dernier pour représenter leur district. Ainsi, Mme Chantal Weidmann-Yenny (Syndique de Savigny), M. Guy
Delpedro (Syndic de Valbroye) et M. Frédéric Mani (Syndic de Dully) ont remplacé respectivement M. Gustave
Muheim, Mme Christelle Luisier Brodard et M. François Roch.
M. Eric Küng, nouveau Syndic de Payerne, a été désigné à l’Etablissement intercommunal pour l’accueil parascolaire.
Enfin, la candidature de Chavornay pour accueillir la Journée des communes vaudoises en 2022 a été approu-
vée. La prochaine assemblée générale de l’UCV aura lieu à Payerne le 12 juin 2021, sous une forme qui
dépendra des mesures sanitaires en vigueur à ce moment-là.
No75 | hiver 2020
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MIEUX COMPRENDRE
L’UCV propose une deuxième édition
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FINANCIÈRE la gestion financière communale. Les pré-
COMMUNALE commandes sont ouvertes ! Cet ouvrage,
spécialement conçu pour les élu·es,
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enrichie d’environ 50 pages supplémentaires, notamment sur les sujets de la
planification financière, les impôts et les taxes communales.
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ATELIERS
MCH2 PARTICIPATIFS
SUR LA RÉFORME DE
En vue d’une transition des communes vaudoises vers LA PÉRÉQUATION
le nouveau modèle comptable harmonisé 2 (MCH2),
INTERCOMMUNALE
l’UCV met à disposition un outil pratique pour accom-
pagner le traditionnel classeur et ses fiches papier : le Suite à la ratification de l’accord entre le Conseil
Plan comptable vaudois sous forme d’Etat et l’UCV sur la participation à la cohésion
de fichier tableur (Excel). sociale, les travaux sur la réforme de la péréqua-
A télécharger sur ucv.ch/mch2 tion intercommunale vaudoise se poursuivent.
Ainsi, l’UCV organise des ateliers participatifs, afin
que les communes vaudoises puissent partici-
per aux réflexions sur ce sujet. Le premier atelier
porte sur les enjeux du changement
et la péréquation des ressources .
En raison du Covid-19, il a finalement été orga-
10 personnes collaborent au nisé sous la forme d’une étude en ligne mais
secrétariat de l’UCV pour les prochains seront organisés en présentiel en
répondre à tous vos besoins ! Juristes, 2021, si possible, et porteront sur la péréquation
conseiller en aménagement du territoire, des besoins et les charges particulières des villes
conseillère en gestion financière centres, ainsi que sur la facture policière, la transi-
publique, entre autres, sont à votre LE CHIFFRE tion et les impacts financiers.
disposition pour vous renseigner
Gratuit, sur inscription
sur les rouages de la gestion communale.
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Vous pouvez contacter les spécialistes de
l’UCV pour toute question juridique, finan-
cière ou sur les planifications territoriales
via conseils@ucv.ch
Plus d’informations sur ucv.ch/secretariat
Mme Nathalie Greiner n’a pas été élue au
Conseil comme annoncé dans le numéro 74.
Il s’agit de M. André Bersier, Munici-
ERRATUM pal à Payerne, qui remplace M. Guy
Delpedro, élu au Comité de l’UCV.
No75 | hiver 2020
Le Comité de l’UCV,
au plus près des communes
En 2020, le comité de l’UCV a été renouvelé. C’est l’occasion de faire le point sur l’organe exécutif
de l’association tout en donnant la parole à ses trois nouveaux membres : Mme Chantal Weidmann
Yenny, Syndique de Savigny, M. Guy Delpedro, Syndic de Valbroye, et M. Frédéric Mani, Syndic
Point
de Dully.
UCV !
Chloé Wiss Qui sont les personnes qui En 2020, le Comité de l’UCV est composé
Chargée de communication composent les organes de l’UCV ? des personnes suivantes :
à l’UCV
Le Comité exécutif de l’UCV est com- • Mme Claudine Wyssa,
4
posé de 13 membres, tous syndiques Présidente de l’UCV (Bussigny)
et syndics en fonction. Précisément, le • M. Dominique Dafflon,
En avril 2020, un vote électronique orga- comité se compose d’un syndic par dis- Vice-président (Saint-Barthélémy)
nisé auprès des communes membres de trict. Le syndic de Lausanne, le président • Grégoire Junod,
l’association pour son assemblée géné- du Groupe des Villes ainsi que la prési- Vice-président (Lausanne)
rale extraordinaire a permis de désigner dente du Groupe des Bourgs et Villages • Mme Christine Chevalley,
trois nouveaux membres du comité : font partie de droit de cet organe (art. 14, Présidente du Groupe Bourgs
• M. Guy Delpedro, Syndic de Valbroye, al.1 des statuts de l’UCV). Mme Claudine et Villages (Veytaux)
a remplacé Mme Christelle Luisier Wyssa, la Présidente de l’association, est • M. Jean-Daniel Carrard, Président du
Brodard, désormais Conseillère d’Etat, également la Présidente du Comité exé- Groupe des Villes (Yverdon-les-Bains)
pour le district Broye-Vully. cutif et assure la présidence du Conseil, • M. Julien Cuérel (Baulmes)
• Mme Chantal Weidmann Yenny, organe qui représente les districts (cinq • M. Guy Delpedro (Valbroye)
Syndique de Savigny, a remplacé délégués élus par district). Le Groupe des • M. Vincent Jaques (Morges)
M. Gustave Muheim, Syndic de Villes représente les communes membres • M. Christophe Lanz (Roche)
Belmont-sur-Lausanne pour le dont la population dépasse 10’000 habi- • M. Frédéric Mani (Dully)
district Lavaux-Oron. tants alors que le Groupe des Bourgs et • M. Maurice Mischler (Epalinges)
• M. Frédéric Mani, Syndic de Dully, Villages représente celles de moins de • M. Laurent Wehrli (Montreux)
a remplacé M. François Roch, Syndic 7000 habitants. Les organes de l’UCV se • Mme Chantal Weidmann Yenny
de Perroy, pour le district de Nyon. réunissent à intervalles réguliers. Toutes (Savigny)
L’assemblée générale ordinaire du 17 les informations sur le fonctionnement
septembre était l’occasion de remercier des organes et l’agenda des séances se
les sortants tout en félicitant les nou- trouvent dans les statuts de l’UCV, dispo-
veaux arrivés ! nibles sur notre site www.ucv.ch.
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PRUDENCE
No75 | hiver 2020
Point
UCV !
5
© Sarah Carp
Le Comité de l’UCV, composé de Syndiques et Syndics, presque au complet durant l’assemblée générale extraordinaire du 17 septembre 2020 à
Savigny. De gauche à droite et de bas en haut : M. Maurice Mischler (Epalinges), Mme Chantal Weidmann Yenny (Savigny), Mme Claudine Wyssa
(Présidente de l’UCV, Bussigny), M. Vincent Jaques (Morges), M. Julien Cuérel (Baulmes), M. Dominique Dafflon (Saint-Barthélémy), M. Guy Delpedro
(Valbroye), M. Gianni Saitta (Directeur de l’UCV), M. Jean-Daniel Carrard (Yverdon-les-Bains), M. Frédéric Mani (Dully) et M. Christophe Lanz (Roche).
Manquent sur la photo : Mme Christine Chevalley (Veytaux), M. Grégoire Junod (Lausanne) et M. Laurent Wehrli (Montreux).
TROIS QUESTIONS AUX TROIS NOUVEAUX MEMBRES urbaines, périurbaines et rurales qui le composent néces-
sitent en effet parfois des politiques locales différenciées.
Que représente pour vous l’UCV ? Mais, sur plusieurs thématiques, l’unité fera toujours la force.
Frédéric Mani (FM) : Pour moi, l’association représente GD : Le district de la Broye-Vully est particulier de par sa
un centre de compétences complet et important pour les forme et sa longue frontière commune avec le canton
communes vaudoises. Je vois aussi l’UCV comme étant de Fribourg. Les sujets d’intercantonalité y sont particu-
l’interlocuteur principal sur les sujets Etat-Communes. lièrement importants. Comme ma commune, Valbroye,
Chantal Weidmann Yenny (CWY) : J’ai beaucoup d’estime il est principalement constitué de communes de tailles
pour cette association qui, sans relâche, informe et forme les moyennes, souvent fusionnées, qui sont des centres
élus, maintenant ainsi un système de milice fort. En défen- locaux importants. Et la spécificité de ces communes de
dant les intérêts de l’ensemble de ses communes membres, « moyenne importance » mérite d’être entendue.
elle renforce un volet important du principe de subsidiarité
du fédéralisme suisse. Est-ce qu’un dossier politique à défendre au sein
Guy Delpedro (GD) : L’UCV est le lieu où se retrouvent les du comité vous motive particulièrement ?
communes vaudoises pour délibérer, discuter, échanger, afin FM : Tous les dossiers ont leur importance ! Mais je pense
de défendre les intérêts de toutes les communes. En ces que les dossiers suivants ont des enjeux importants pour les
temps d’intenses négociations Canton-Communes et les communes : la péréquation, le scolaire, la police et l’aména-
défis de la nouvelle péréquation intercommunale, c’est l’ins- gement du territoire.
titution vitale au bon fonctionnement démocratique ! CWY : Ma thématique de prédilection est l’aménagement du
territoire et la 5e révision du Plan directeur cantonal à venir
Comment pensez-vous agir pour l’intérêt qui nécessitera toute notre attention. Mais la priorité actuelle
de votre district au sein du comité ? est la réforme de la péréquation intercommunale. Dossier très
FM : Je suis heureux de faire partie du Comité, notamment important afin que l’ensemble des communes puissent à nou-
pour faire remonter les inquiétudes et les problèmes des veau avoir un cadre pertinent pour leurs actions politiques.
communes mais également leurs suggestions. Je profite GD : La mise en œuvre de la loi sur l’aménagement du
aussi de mon rôle pour informer les communes de mon dis- territoire est particulièrement ardue dans les régions pé-
trict des actualités de l’association. riphériques à l’arc lémanique, ainsi que la répartition des
CWY : En relayant au mieux les problématiques très diverses zones industrielles ZIZA. Les discussions sur ces sujets
des communes du district de Lavaux-Oron. Les communes m’intéressent donc particulièrement.
No75 | hiver 2020
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No75 | hiver 2020 No75 | hiver 2020
Dossier Archives !
Percer le mystère
de l’archivage
communal
Classer, trier, archiver. La science de l’archivage est complexe
et nécessite de la rigueur et du professionnalisme. Les archives
des communes font partie du patrimoine et permettent de
comprendre le contexte d’aujourd’hui. Ce dossier spécial sur le
thème de l’archivage communal met en lumière ce thème spéci-
fique et technique, pourtant si essentiel au bon fonctionnement
des communes.
Plusieurs témoignages structurent ces pages. D’abord, la Com-
mune de Montreux présente l’importance des archives commu-
nales comme soutien à l’administration. Puis Trélex et Orbe nous
expliquent quel système est mis en place dans leur administration.
Mme Friedmann, directrice des Archives cantonales vaudoises et
son collègue nous éclairent sur le métier d’archiviste et ses défis.
Enfin, la présidente de l’Association vaudoise des archivistes nous
DOSSIER ARCHIVES !
en dit plus sur cette structure et sur la plateforme mise en place
pour diffuser les inventaires communaux. Bonne lecture !
L’infographie p. 8
Les Archives de Montreux comme soutien
à l’administration communale p. 10
Les solutions des petites et moyennes communes
pour gérer leurs archives p. 15
Arrêt sur deux invités des
Archives cantonales vaudoises p. 18
Une association et une plateforme au service
des archives communales p. 20
Point
No75 | hiver 2020
L’infographie Les archives vaudoises
en faits et chiffres.
38’265 mètres
linéaires
17’991
DOSSIER ARCHIVES !
Le nombre total d’images numériques produites
d’archives conservés aux Archives cantonales vaudoises (chiffre au par les Archives cantonales vaudoises en 2019 :
31.12.2019). Cette unité de mesure correspond à un mètre horizontal 8638 exécutées par l’atelier photo, 9353 par l’atelier
de rayonnage. Elle est propre aux archives et permet de prendre de numérisation. En effet, la rétro-numérisation
conscience du volet logistique de l’archivage : les stocker et les gérer joue un rôle important pour la sécurisation des fonds
nécessite une surface non négligeable et une organisation minutieuse ! analogiques et leur mise à disposition du public.
Point
1000 ans d’histoire
aux Archives cantonales vaudoises
970
Le premier original conservé dans le Canton date
8
de 970 (date supposée). Ce parchemin provient
du fonds du couvent de Romainmôtier qui fournit
Archives de la période des couvents et seigneurs
De 970 l’essentiel des originaux avant l’année 1050.
féodaux, de la Maison de Savoie, de l’Evêché
à 1536
de Lausanne et des rois de Bourgogne.
De 1536 Archives de l’administration bernoise
à 1798 dans le Pays de Vaud.
De 1798 Archives de la République lémanique C’est quoi un
fonds privé?
à 1803 et Canton du Léman.
Archives des autorités cantonales vaudoises
Dès 1803 (Parlement et Conseil d’Etat), de l’Ordre judiciaire Les fonds privés, dont les documents les plus
à nos jours et de l’administration cantonale, anciens remontent au XIe siècle, sont constitués
archives para-administratives et privées. d’archives issues de familles, d’entreprises,
d’associations, de partis politiques ou de
personnalités diverses ayant eu un lien
significatif avec le canton.
inventaires collections
Les
armoiries
d’archives
communales thématiques des familles
vaudoises
des Archives cantonales
registres dossiers
des notaires vaudoises regroupent généalogiques
parchemins et dossiers nécrologiques
papiers des registres cartes, plans et thématiques de
époques médiévale paroissiaux et reconnaissances et registres l’Agence télégraphique
et bernoise de l’état civil foncières jusqu’à cadastraux suisse (ATS)
la Révolution
vaudoise
Sources : Archives cantonales vaudoisesNo75 | hiver 2020
No75 | hiver 2020
Les Archives de Montreux
comme soutien à l’administration
communale
DOSSIER ARCHIVES !
Les archivistes se positionnent aujourd’hui de plus en plus dans un rôle de soutien aux adminis-
trations. Exemple à Montreux où la digitalisation des processus accentue encore cette tendance.
Nicole Meystre-Schaeren 3000 mètres linéaires de documents. plus exact de parler d’administrations
Archiviste communale Leur variété fait écho à l’histoire de la communales au pluriel, puisque la com-
de la Commune de Montreux
région, à la diversité des attributions de mune même de Montreux est née en
la troisième commune du Canton mais 1962 de la fusion des deux communes
Point
Julien Tièche également aux activités de ses acteurs des Planches et du Châtelard. Dans les
Archiviste adjoint
de la Commune de Montreux culturels, économiques ou sociaux. rayonnages, et conformément aux prin-
cipes archivistiques, les fonds de ces
Les archives publiques anciennes communes côtoient celui de
En janvier 2000, les autorités mon- dans une commune fusionnée la Commune de Montreux, constituant
10
treusiennes inaugurent leurs nouveaux Aujourd’hui, les Archives de Montreux trois unités distinctes. Ainsi, aux Archives
locaux d’archives, transformant une an- rassemblent près de 2000 mètres communales, il y a trois séries de procès-
cienne piscine scolaire en dépôts sécu- linéaires d’archives publiques, soit de verbaux de Municipalités, de police des
risés. Au fil des ans, les rayons se sont documents produits par l’administra- constructions ou encore de règlements
remplis et comptent à ce jour près de tion communale. Pour Montreux, il serait communaux.
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Gestion documentaire · Archivage · ProcessusNo75 | hiver 2020
DOSSIER ARCHIVES !
Les fonds privés comme compléments Avec l’appui de ce nouvel outil, les trative, légale ou financière. Qu’ils soient
à l’histoire communale archivistes de Montreux poursuivent les sous forme papier ou électronique, ils
En marge de ces archives publiques, missions que leur ont confiées les muni- sont essentiels au fonctionnement des
les Archives de Montreux accueillent de cipalités successives et s’inscrivent dans autorités et de l’administration commu-
nombreux fonds privés, émanant de col- une continuité. En 1909, un instituteur se nale. Ce n’est qu’au bout d’un laps de
lectivités, de familles ou de particuliers, voyait remettre le mandat de rédiger les temps déterminé que ces fonctions « pri-
qui contribuent à compléter les archives premiers inventaires et, il y a trente ans, maires » s’atténueront au profit de fonc-
publiques 1. Parmi l’éventail des fonds les autorités engageaient la première ar- tions « secondaires » ou de témoignage.
Point
représentés, on mentionnera des socié- chiviste professionnelle. Elles ouvraient Or, seule une fraction des documents
tés sportives locales, des hôtels et, au alors la voie à la réalisation des tâches d’activité possédera suffisamment de
rang des plus connus, Charles Chaplin, qui font aujourd’hui encore le quotidien valeur « secondaire » pour être conservée
Théodore Strawinsky ou encore le Mon- des Archives de Montreux : descriptions de façon définitive aux Archives. Un des
treux Jazz Festival. archivistiques, mais aussi recherches his- objectifs de la gestion des documents
11
toriques pour les services communaux, d’activité est de déterminer pour chaque
Des missions qui s’inscrivent accueil du public, portes ouvertes, mé- type de dossier si, après avoir servi de
dans une lignée diation et visites, ou encore expositions. support à l’administration, il possède
Pour veiller sur ce patrimoine, la Com- suffisamment de valeur secondaire pour
mune de Montreux emploie actuel- Eclairage sur une mission particulière : être conservé de façon définitive. Dans le
lement 2 EPT et une auxiliaire. Parmi la gestion des documents d’activité cas contraire, il est éliminé.
leurs missions, acquérir, conserver, Ces dernières années, le rôle des archi- La gestion des documents d’acti-
inventorier et valoriser les archives, vistes a évolué pour faire face à l’explo- vité a aussi pour objectif de mettre en
ainsi que les rendre accessibles au sion documentaire observée dans les place des systèmes de classification et
public. Ces tâches sont celles des ar- administrations et intègre désormais la de permettre un meilleur contrôle de
chivistes depuis longtemps, même si gestion des documents d’activité 2. l’accès aux documents. Ces différents
les outils ont évidemment évolué. A Lorsqu’on évoque les archives, éléments se matérialisent sous la forme
titre d’exemple, la migration des inven- on pense le plus souvent à des docu- de référentiels de classement et de
taires montreusiens sur la plateforme ments anciens, sur papier ou parchemin, conservation. L’élaboration de ces outils
vaud.archivescommunales.ch a consti- consultés épisodiquement à des fins de se fait en collaboration avec les unités
tué non seulement un grand pas en recherches historiques. Pourtant, avant administratives et nécessite la prise en
termes de visibilité, mais a également d’endosser un rôle de témoignage et de compte des cadres légaux et de l’évo-
permis des recherches croisées que les devenir des « archives », les documents lution des pratiques administratives. À
outils précédents ne permettaient pas. remplissent d’autres fonctions : adminis- cette fin, les archivistes communauxNo75 | hiver 2020
DOSSIER ARCHIVES !
Point
Photos : Edouard Curchod
12
Les locaux des Archives de Montreux.
peuvent bénéficier de différents outils la Commune de Montreux, il convient … à l’image des archives sur papier
proposés par les Archives cantonales de l’anticiper. En contribuant à maîtriser ou sur parchemin, dont la Commune
vaudoises, à l’instar du calendrier de un volume d’information en constante maîtrise la conservation et l’accès
conservation des archives communales progression en amont de la chaîne docu- depuis 1269, date de son plus ancien
vaudoises 3. Au final, les bénéfices de la mentaire et en identifiant son contexte document 4.
gestion des documents d’activité sont de création, la gestion des documents
multiples : gain de temps pour la re- d’activités est considérée comme essen- 1. La conservation d’archives privées fait partie des missions
des archives selon la loi sur l’archivage (LArch art.9 al.4,
cherche et le classement d’information, tielle à toute prise en charge d’archives applicable aux communes par analogie).
meilleure conformité aux dispositions dans un environnement électronique. 2. Selon la norme ISO 15489 sur le Records management, les
documents d’activité sont « des documents créés, reçus ou
légales, gain de place – tant physique Associée à un système d’archivage élec- préservés à titre de preuve et d’information par une per-
sonne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations
que virtuelle – et enfin, constitution d’un tronique, elle contribuera à permettre légales ou la conduite de son activité »
3. Archives cantonales vaudoises. Archives communales. Site
patrimoine documentaire représentatif aux archives de conserver leurs caracté- officiel de l’Etat de Vaud [en ligne]. [Consulté le 02.11.2020].
Disponible à l’adresse : https://www.vd.ch/themes/etat-droit-
des spécificités de l’institution. ristiques essentielles qui font d’elles des finances/communes/administration-generale/archives-
communales/#c2062354
preuves fiables des événements ou faits
4. Il s’agit d’un acte d’affranchissement fiscal daté de 1269 :
Et les documents électroniques ? qu’elles documentent. Un tel système « Affranchissement de Taille par Pierre d’Oron en faveur
des nommées Depasquier », référence CH 001228-4 -CHD-
Bien que les documents électroniques ne devra permettre aux archives électro- E-01-01
soient pas encore pris en compte dans niques d’être lisibles et compréhensibles
une perspective d’archivage au sein de sur le long terme…
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Les solutions des petites
et moyennes communes
pour gérer leurs archives
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Les petites et moyennes communes ont aussi des archives communales à gérer, classer, docu-
menter. Les témoignages des communes de Trélex (1434 habitants, district de Nyon) et d’Orbe
(7007 habitants, district du Jura-Nord vaudois) apportent des éclairages sur les possibilités sans
employé communal dédié aux archives.
A Trélex, la commune a fait le choix de Au cours du XXe siècle, la totalité reçus par la Commune et mettre à jour
mandater la société Pro Archives SA. des archives historiques des communes les outils existants (plan de classement,
Point
Fondée en 2009 à Nyon, elle est active vaudoises ont été inventoriées par les guide pratique, etc.). Cette maintenance
dans la gestion et l’organisation des ar- Archives cantonales ou des archivistes permet également de répondre en tout
chives d’associations intercommunales indépendants. A Trélex, le dernier inven- temps aux recherches et demandes de
et de 83 communes vaudoises. A Orbe, taire datait de 1947. Entre cette date et documents provenant de l’administra-
c’est l’ancien secrétaire municipal qui a 2010, aucun inventaire n’avait été réalisé. tion ou de particuliers.
15
pris les commandes des archives. Il s’agissait dès lors de traiter physique-
ment les documents accumulés depuis Si, par le passé, la gestion des
Pro Archives SA : au service les dernières décennies en procédant archives communales dépendait bien
des archives communales, à leur tri au moyen du calendrier de
souvent de la bonne mémoire
exemple à Trélex conservation des archives communales
de son greffier, la
La délégation sur site d’archivistes vaudoises. L’étape suivante a été de
professionnels issus des filières de les reconditionner avec des contenants complexification des
formation en information documen- adaptés à la conservation à long terme dossiers a désormais rendu nécessaire
taire permet aux communes d’assurer et de dresser leur inventaire selon les la professionnalisation
une gestion professionnelle de leurs normes internationales en vigueur pro- du classement.
archives communales, de mutualiser mues par le Conseil International des
les ressources (par exemple en termes Archives. Pour la Municipalité trélésienne,
d’achat de matériel) et de répondre La prochaine étape consistera à ce mandat est nécessaire
aux exigences formulées dans la loi sur valoriser le patrimoine documentaire tré- Si, par le passé, la gestion des archives
l’archivage (LArch). lésien en mettant l’inventaire des archives communales dépendait bien souvent
Pro Archives SA est mandatée à la disposition du personnel commu- de la bonne mémoire de son greffier, la
par la Commune de Trélex depuis 2010. nal et du grand public sur la plateforme complexification des dossiers a désor-
La première tâche réalisée a été de vaud.archivescommunales.ch. Cet outil mais rendu nécessaire la professionna-
structurer le classement et la recherche utilisé actuellement par 24 communes lisation du classement. Consciente de
des documents courants au moyen de vaudoises est proposé par l’Association son importance, la Municipalité a pris la
la classification proposée aux adminis- vaudoise des archivistes (AVA). Plus de décision, dès 2010, de s’octroyer les ser-
trations communales vaudoises par les précisions aux pages 14-15. vices de la société Pro Archives, car sans
Archives Cantonales Vaudoises (ACV). Enfin, il convient de pérenniser le passé, point d’avenir !
Pierre angulaire de la politique d’archi- travail accompli sur la durée. En effet, La Municipalité est ainsi assurée
vage, ce plan de classement est inspiré les pratiques éprouvées ont démontré d’un traitement documentaire de ses
du plan comptable vaudois et a été qu’une gestion régulière des archives dossiers courants et historiques de qua-
décliné pour les documents papier et est bien moins onéreuse qu’une mise à lité, et ceci en conformité avec la légis-
électroniques. Le personnel communal jour décennale. A travers un contrat de lation en vigueur. Grâce à cet important
a ensuite été formé à son utilisation maintenance, les collaborateurs de Pro travail, la Commune a également redé-
grâce à un guide mettant en place des Archives SA se rendent périodiquement couvert des trésors jusque-là oubliés.
bonne pratiques. à Trélex afin d’assurer l’archivage (tri et Un antiphonaire (recueil de partitions
inventaire) des documents produits ou liturgiques) datant de la fin du XIVeNo75 | hiver 2020
siècle a ainsi été mis à jour, sur lequel un dans le journal local, la Feuille d’Avis En août 2000, l’inventaire et le réper-
jugement entre les communes voisines d’Orbe d’abord, puis L’Omnibus qui sont toire des autres archives anciennes ont
de Gingins et Trélex avait été inscrit. reliés chaque année et soigneusement été réalisés, ce qui a permis de faire la
D’une qualité rare de conservation, ce classés aux archives afin de pouvoir être saisie informatique de ces documents.
document reflète la situation politique consultés le cas échéant. Après ma retraite, j’ai été offi-
et culturelle de l’époque. Depuis la nuit des temps, les an- ciellement confirmé comme archiviste
Par la connaissance éclairée de ciennes archives – notamment les par- communal dès le 1er juillet 1995 et j’ai dû
DOSSIER ARCHIVES !
son passé, la Municipalité est ainsi à chemins (le plus ancien qui concerne les subir les inconvénients du manque de
même d’étayer au mieux ses futures limites de la forêt de Chassagne date place, de la dispersion des locaux et de
décisions municipales. de 1296), les comptes communaux (dès multiples déménagements au gré de la
1404), les manuaux (anciens procès- reprise des locaux attribués aux archives
L’archiviste communal d’Orbe verbaux écrits à la main) et les procès- pour d’autres usages.
depuis 1967, M. Louis Ducraux, verbaux du Conseil (dès 1556) et de la Je consacre au minimum 200
partage l’expérience de sa Municipalité (dès 1799), les plans cadas- heures par année à mon travail d’archi-
responsabilité particulière traux et les registres de bourgeois, de fa- viste qui consiste à trier, épurer, clas-
Point
« Entré en fonction en tant que secrétaire mille et de décès – sont conservés dans ser, étiqueter et ranger les dossiers
municipal le 1er juillet 1967, je me suis les sous-sols de l’église Notre-Dame qui clôturés chaque début d’année par
occupé des archives dès le début. Par- faisaient autrefois partie des remparts les services communaux. Je dois faire
fois, je devais faire appel à l’Association comprenant des locaux militaires pour des recherches pour l’administration
du Vieil Orbe Pro Urba, qui possédait la surveillance et la sécurité de la localité. (anciennes décisions, correspondances,
16
de nombreux documents sur le passé En 1970, un tri et une mise à jour plans, dossiers d’enquête) et des parti-
urbigène. Les Archives cantonales m’ont de l’inventaire des anciens dossiers et culiers (historiens, travaux d’étudiants,
rendu également de précieux services. parchemins ont été effectués en colla- arbres généalogiques). En 2019, j’ai été
On trouve aussi moult renseignements boration avec les Archives cantonales. sollicité à 54 reprises.
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L’archiviste est tenu de conser- Des services appréciés
Un archiviste doit avoir une ver sans limite de durée tous les docu- de la Municipalité urbigène
bonne mémoire, s’intéresser au ments antérieurs à 1850, les registres Pour M. Henri Germond, Syndic d’Orbe,
la collaboration de M. Ducraux est plus
passé et au patrimoine de
et procès-verbaux des autorités et des
commissions, les comptes communaux, que bénéfique : « En ma qualité de res-
sa commune, être précis, disponible les plans et cadastres, les enquêtes pu- ponsable des archives communales, je ne
et faire preuve de discrétion ! bliques avec les permis de construire, peux qu’être heureux que la Commune
DOSSIER ARCHIVES !
les registres de la population, les résul- d’Orbe bénéficie depuis plus d’un demi-
tats des votations et des élections, les siècle des compétences et du précieux
Le travail d’archiviste est régi par la correspondances après épuration, les savoir de M. Ducraux que je remercie
loi cantonale sur l’archivage du 1er janvier archives des sociétés locales. Les pièces vivement de sa collaboration et de sa dis-
2012 qui a pour but « d’assurer la conti- comptables doivent être conservées ponibilité. Une réflexion est en cours pour
nuité, la rationalisation et le contrôle de pendant dix ans. qu’il puisse enfin prendre une retraite
la gestion de l’archivage, de garantir la L’Association vaudoise des ar- bien méritée l’année prochaine ! »
sécurité du droit, de protéger les inté- chivistes assure la formation de ses
Point
rêts légitimes des personnes et de sau- membres par des cours spécifiques
vegarder le patrimoine documentaire et des conférences, avec la collabora- Merci à M. Louis Ducraux, Archiviste communal
d’Orbe ; M. Henri Germond, Syndic d’Orbe ;
vaudois ». La loi précise entre autres tion des Archives cantonales. On peut
M. Vincent Guillot, Directeur de Pro Archives SA ;
que les communes gèrent leurs archives ajouter que l’archiviste doit avoir une Mme Lucia Suvà, Secrétaire municipale de
de façon indépendante et que c’est le bonne mémoire, s’intéresser au passé Trélex et M. Pierre Hofmann, Syndic de Trélex
17
et au patrimoine de sa commune, être pour leurs précisions !
syndic qui est responsable de la bonne
gestion des archives communales, tâche précis, disponible et faire preuve de
qu’il peut déléguer au secrétaire munici- discrétion ! »
pal ou à un archiviste professionnel.
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Arrêt sur deux invités des Archives
cantonales vaudoises
Delphine Friedmann et Mathias Walter sont arrivés aux Archives cantonales vaudoises (ACV) en 2019.
L’une en tant que Directrice, l’autre comme archiviste chargé des relations avec les communes. Cette
interview nous en dit plus sur leur métier et les défis de l’archivage pour nos institutions.
DOSSIER ARCHIVES !
Quel est le rôle primordial cités, qu’il faut respecter tout en veillant ayant une valeur patrimoniale doivent
des archivistes et des archives ? à évoluer vers une certaine uniformisa- être conservées sous forme papier ou
DF : Les archives sont une part fonda- tion des pratiques pour des questions être transférées dans un système d’ar-
mentale de notre identité et de notre de qualité et d’efficacité. Proche des chivage électronique indépendant. Pour
patrimoine culturel. Leur constitution autorités et des services communaux, que ce soit possible, la gestion du cycle
et gestion sont soumises, depuis 2011, à j’ai pu voir leur fonctionnement, accom- de vie des données doit être prise en
Point
la loi sur l’archivage, de même que leur pagner quelques évolutions et identifier compte préalablement à l’implémenta-
accès, aussi encadré par les lois sur l’in- certains impacts du numérique. tion d’un système de GED. Il convient
formation et la protection des données MW : Mes expériences aux Archives de s’assurer que ce dernier supporte la
personnelles. Les archives attestent, sur communales de Prilly et au sein de la création de dossiers d’affaire, rattachés
plusieurs siècles, des évolutions qui ont société Pro Archives ont été très forma- à un plan de classement et pouvant être
18
marqué notre territoire, ses autorités et trices. La variété des cas de figure ren- clos, afin d’assurer la gestion de leur du-
ses habitants. Essentielles à la compré- contrés est toujours une source d’intérêt. rée d’utilité. Les ACV ont l’ambition dans
hension de notre passé, elles permettent Ma dernière expérience à la Fondation les prochaines années de proposer aux
aussi d’éclairer le contexte actuel. Jean Monnet m’a permis d’acquérir un communes des outils adaptés à ce nou-
Chaque génération a la responsabilité large panel de compétences liées à la vel environnement, notamment un réfé-
de transmettre ce patrimoine aux sui- gestion d’un centre d’archives. rentiel de conservation. Concernant le
vantes, en le complétant. Les archivistes stockage des données, il est important
veillent quant à eux à la bonne conser- L’évolution de la technologie et de veiller à ce qu’elles soient répliquées
vation des archives et à leur diffusion. du stockage des données est-elle et stockées en Suisse afin de prévenir les
Ils ont aussi le devoir de restituer leurs un atout ou un enjeu pour la gestion usages non souhaités.
contextes de production, d’évaluation des archives ?
et de conservation, afin qu’elles restent DF : C’est surtout un grand défi ! La tech- Comment les ACV conservent-elles
intelligibles à travers les âges. nologie offre d’immenses potentialités, et valorisent-elles les documents
MW : Parallèlement à l’aspect patrimo- notamment en termes de gestion et de de l’administration vaudoise ?
nial, la dimension utilitaire des archives diffusion de l’information. Avec le papier DF : En mai 2019, l’Etat a accordé un cré-
est également importante. Certaines et les parchemins, nous avons une ex- dit de 17,6 millions de francs pour un pro-
permettent de garantir sur des temps périence de conservation qui dépasse jet de nouvelle gouvernance documen-
très longs les droits et les intérêts res- 1000 ans. Avec le numérique, nous taire et d’archivage numérique au sein
pectifs des autorités et des citoyens, n’avons ni le recul suffisant ni la garantie de l’Administration cantonale. Le projet,
comme les archives notariales ou, de absolue que les informations produites qui devrait aboutir à l’horizon 2024, per-
façon plus inattendue, celles relatives à aujourd’hui seront encore lisibles dans mettra la diffusion en ligne d’archives ré-
d’anciennes décharges. 50 ou 100 ans. Il faut être prudent, car tro-numérisées ou nées numériques et
il est souvent difficile, même après un pas seulement des inventaires, comme
Est-ce que vos expériences laps de temps très court, de prouver c’est le cas aujourd’hui.
précédentes influencent que les données produites sont fiables MW : Ce projet prévoit à terme la pos-
votre manière de travailler ? et authentiques. sibilité de proposer aux communes
DF : Les dix-huit années passées aux MW : Rappelons qu’implémenter un d’héberger leurs archives historiques
Archives intercommunales de Prilly, système de gestion électronique des numériques sur les serveurs de l’Etat de
Ecublens et Jouxtens-Mézery, ainsi documents (GED) ne signifie pas « faire Vaud. Dans l’intervalle, les ACV peuvent
qu’au sein de groupes de travail, aux de l’archivage électronique ». Quelle que déjà livrer des recommandations et des
niveaux cantonal et national, ont été soit l’application GED retenue, il faut à un informations sur les métadonnées à im-
passionnantes. J’ai eu l’impression de moment donné pouvoir procéder à une planter dans les systèmes d’information
voir de l’intérieur le « particularisme » évaluation (tri). Il est inutile et contre- communaux.
suisse : chaque commune a ses spécifi- productif de tout garder. Les donnéesVous pouvez aussi lire
