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POSITION DESCRIPTION
DESCRIPTION DE TRAVAIL
Position Title: Administrative Assistant, Negotiations,
Titre du poste : Essential Services and Exclusions/
Adjointe administrative ou adjoint
administratif, Négociations, Services
essentiels et Exclusions
Position Number: 2110-0004
Numéro du poste :
Supervisor Position Title: Coordinator, Negotiations /
Titre du poste de la superviseure ou du Coordonnatrice ou coordonnateur,
superviseur : Négociations
Supervisor Position Number:
Numéro du poste de la superviseure ou 2110-0000
du superviseur :
Bil. Des. / Dés. bil. :
PURPOSE OF POSITION OBJET DU POSTE
Under the direction of the Sous la direction de la coordonnatrice ou du
Coordinator, Negotiations, the coordonnateur, Négociations, l’adjointe
Administrative Assistant, Negotiations, administrative ou l’adjoint administratif,
provides administrative support to the Négociations, assure le soutien administratif
negotiations process. Through direct du processus de négociation. Par l’attribution
assignment to negotiators within the directe aux négociatrices et négociateurs
Section, the Administrative Assistant dans la Section, l’adjointe administrative ou
provides a full range of administrative l’adjoint administratif offre un éventail
support, such as preparation of complet de soutien administratif, tel que la
documents, correspondence, travel rédaction de documents, la
and meeting arrangements, and correspondance, les préparatifs de voyage
expense claim processing, for units et de réunion, et le traitement des demandes
assigned to those negotiators. de remboursement de frais pour les unités
assignées aux négociatrices et négociateurs.
The Administrative Assistant also acts L’adjointe administrative ou l’adjoint
as the administrative liaison between administratif assure également la liaison
the Negotiations Section and staff administrative entre la Section des
involved in negotiations in the négociations et le personnel qui participe aux
regional offices, provides négociations dans les bureaux régionaux, en
administrative support to other officers plus d’offrir un soutien administratif aux autres
in the Section and, working as part of agentes et agents de la Section et, en
a team of administrative assistants travaillant au sein d’une équipe composée
and other staff, contributes to the d’adjointes administratives et d’adjoints
effective administrative functioning of administratifs et d’autres employées et
the entire Section. employés, elle ou il contribue au
fonctionnement administratif efficace de
toute la Section.
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Position Title: Administrative Assistant, Negotiations,
Titre du poste : Essential Services and Exclusions/
Adjointe administrative ou adjoint
administratif, Négociations, Services
essentiels et Exclusions
Position Number: 2110-0004
Numéro du poste :
STATEMENT OF RESPONSIBILITIES ÉNONCÉ DES FONCTIONS
Provides general administrative Offrir un soutien administratif général au
support to staff officers : personnel de la Section :
• The position will be assigned by • La ou le titulaire offre un soutien
the Coordinator to provide administratif général aux négociatrices
general administrative support et négociateurs, aux agentes et agents
to a number of negotiators, de recherche ou à d’autres membres
research officers or other staff du personnel en exécutant un
officers, and will carry out a ensemble de tâches, c’est-à-dire :
range of functions for those
officers by:
• making travel arrangements • voir aux préparatifs de voyage
(booking travel and (réserver les billets et les chambres
accommodations, calculating d’hôtel, calculer les avance de fonds
and requesting advances) and et soumettre les demandes) et remplir
completing administrative forms les formulaires administratifs (heures
(overtime, leave, etc.); supplémentaires, congés, etc.);
• distributing mail and field • distribuer le courrier et les messages des
messages; régions;
• preparing documents, such as • rédiger des documents, tels que la
correspondence, forms and correspondance, remplir des
spreadsheets; formulaires et préparer des chiffriers;
• filing general correspondence. • classer la correspondance générale;
• The position will also provide • remplacer les autres adjointes
back-up to other staff officers in administratives ou adjoints administratifs
the absence of the de la Section lorsqu’ils sont absents;
Administrative Assistant
regularly assigned to that
officer.
• Update on a daily basis the G • mettre à jour quotidiennement
drive agenda, make sure l’agenda sur le lecteur G; vérifier que
negotiators, research officers, les permanents syndicaux qui lui sont
classification officers and other assignés (négociateurs, agents de
staff you are assigned to have recherche, agents de classification,
entered their events, leaves, etc.) ont entré l’information demandée
etc. (rendez-vous, congés, etc.)
• Verify and code the expense • vérifier et coder les demandes de
claims and ensure that they are remboursement; s’assurer qu’elles sont
complete and accurate, remplies correctement et
accompanied by the required
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Position Title: Administrative Assistant, Negotiations,
Titre du poste : Essential Services and Exclusions/
Adjointe administrative ou adjoint
administratif, Négociations, Services
essentiels et Exclusions
Position Number: 2110-0004
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documentation, prepare for accompagnées des documents requis;
signature. les préparer aux fins de signature;
• Process leave forms, overtime • traiter les demandes de congés ainsi
requests and overtime que les demandes et les autorisations
authorizations. d’heures supplémentaires;
• Compose and sign routine • rédiger et signer la correspondance
correspondence. courante.
• When negotiator or research • Lorsque le négociateur ou l’agente de
officer is not available, recherche ne sont pas disponibles, la
Arbitration/Conciliation briefs ou le titulaire doit faire livrer les
must be delivered to the PSLRB mémoires à la CRTFP dans les délais
within the deadline specified prescrits.
Provides full administrative support for Offrir un soutien administratif intégral aux
particular bargaining units assigned to unités de négociation particulières qui sont
full time negotiators, regional assignées aux négociatrices et négociateurs
representatives and national (en région et au bureau national) ainsi qu’aux
negotiators: représentants régionaux :
• Assists the negotiation process • appuyer le processus de négociation
with a wide range of avec un vaste éventail de documents,
documentation by: c’est-à-dire :
• preparing, distributing and • préparer, distribuer et faire le suivi
following up on Input Calls and relativement aux demandes de
Notices to Bargain; revendications et aux avis de négocier;
• monitoring each step of the • suivre chaque étape du processus de
negotiations process to ensure négociation afin d’assurer le respect
that timelines are respected des échéanciers et des échéances;
and deadlines are met;
• undertaking routine • rédiger la correspondance courante,
correspondence, such as tels les demandes de document et les
requests for documents and avis de réunion, et préparer la
meeting notices, and preparing correspondance, telle que les
correspondence, such as demandes d’aide d’un tiers, les
requests for third-party demandes et les autorisations de vote
assistance, strike vote requests de grève pour la signature de la
and authorizations, for the permanente ou du permanent
signature of the officer, syndical, de la coordonnatrice ou du
Coordinator or Regional coordonnateur, ou de la vice-
Executive Vice-President présidente exécutive régionale ou du
(REVP); vice-président exécutif régional (VPER);
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• assembling, typing and • assembler, taper et formater les
formatting bargaining proposals propositions de revendications à
for consideration by bargaining soumettre à la considération des
teams, and for presentation to équipes de négociation et à présenter
employers; aux employeurs;
• assembling, typing and • assembler, taper et formater les
formatting ratification kits; trousses de ratification;
• assembling, typing and • assembler, taper formater la version
formatting final versions of finale des conventions collectives en
collective agreements for vue de leur signature.
signing;
• for all negotiation documents, • vérifier tous les documents de
checking for grammatical and négociation pour relever les erreurs
typographical errors, and grammaticales et typographiques;
ensuring that consistent formats s’assurer que la mise en page est
are applied and that uniforme et que les documents satisfont
documents meet standards; aux normes;
• proofreading ratification kits • faire la correction d’épreuves des
and collective agreements trousses de ratification et des
against signed off language; conventions collectives en les
comparant au libellé approuvé;
• Preparing and arranging for the • prendre les dispositions nécessaires
translation of correspondence, pour faire traduire la correspondance,
bargaining proposals, les revendications contractuelles, les
ratifications kits, collective trousses de ratification, les conventions
agreements and other collectives et d’autres documents de
negotiation documents; négociation;
• arranging for the printing, • coordonner l’impression, la photocopie
copying and binding of et la reliure des conventions collectives
collective agreements or other ou d’autres documents et s’assurer que
documents, and requesting l’employeur assume sa part des coûts;
invoicing of the employer for
shared costs;
• ensuring appropriate • assurer la distribution appropriée de
distribution of all negotiation tous les documents de négociation;
documents;
• ensuring that documentation is • voir à ce que les documents soient
properly coded for correctement codés aux fins de la
record-keeping, and assisting tenue des dossiers et s’assurer que les
the negotiators in ensuring that négociatrices et les négociateurs
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proper documentation is conservent tous les documents
maintained. pertinents;
• Reviewing and coding all • vérifier l’exactitude des factures et les
invoices properly, make sure coder correctement; s’assurer qu’elles
they are accurate, sont accompagnées des documents
accompanied by the required requis; les préparer pour qu’elles soient
background documents. approuvées et signées par la
Prepare for recommendation of négociatrice ou le négociateur et les
payment from negotiator, for envoyer à la Section des finances;
signature and forwarding to
finance.
• Calculating amount to charge • calculer le montant à facturer à
to Employer and preparing l’employeur et préparer les formulaires
proper forms for approval aux fins d’approbation;
• Keep database, tracking sheets • mettre à jour quotidiennement la base
and g drive up-to-date on a de données, les fiches de suivi et le
daily basis on all bargaining lecteur sur les unités de négociation.
units.
• Acts as the main point of • La ou le titulaire est le point de contact
contact with negotiating team principal des membres des équipes de
members for travel and other négociation concernant les préparatifs
administrative arrangements de voyage et les autres préparatifs
associated with team administratifs qui sont associés aux
meetings by: réunions d’équipe, c’est-à-dire :
• compiling, maintaining and • dresser, tenir et distribuer les listes
circulating team lists; d’équipe;
• preparing information • préparer les trousses d’information;
packages;
• provide TAN# and Travel • remettre à l’agence de voyages le
Authorization forms for team NAV et les formulaires d’autorisation de
members to the travel agency; voyages des membres des équipes de
négociation
• calculate salary expenses, hotel • calculer les dépenses (perte de salaire,
and meal expenses to prepare hébergement, repas) liées aux
advances in accordance with négociations afin de préparer les
negotiations schedule, prepare avances, conformément aux
proper documents for approval calendriers de négociation; préparer
signature, forwarding to finance les documents requis aux fins de
signature, les transmettre à la Section
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Numéro du poste :
and faxing to travel agency des finances et les faxer à l’agence de
and regional office. voyages et au bureau régional;
• present Travel Authorization • présenter les demandes d’autorisation
and Requisition for Advance de voyages et les avances de fonds
Forms as per the bargaining conformément aux calendriers de
schedules; négociation;
• Maintain Negotiations • entrer dans la base de données
Conference Database (Access Conférences sur la négociation
DB) other format with team (logiciel Access) l’information fournie
members information. par les membres des équipes de
négociation;
• Follow up with finance to ensure • s’assurer que les avances de fonds sont
the advances are ready in time. prêtes à temps en faisant le suivi auprès
des Finances;
• Prepare advances with • préparer les avances de fonds à l’aide
expense claim forms, rate des demandes de remboursement, des
sheets, child care forms or other feuilles de taux, des formulaires pour la
documents needed. garde d’enfants ou d’autres
documents pertinents;
• Follow up with finance and • faire le suivi auprès des Finances et des
members if problems with membres s’il y a des problèmes avec
advances or expense claims. les avances de fonds ou les demandes
de remboursement;
• Transmitting team members (by • transmettre aux membres des équipes,
e-mail, fax or phone) of travel par courriel, télécopieur ou téléphone,
arrangements; les préparatifs de voyage;
• Follow up with travel agency • faire le suivi auprès de l’agence de
and the members and making voyages et des membres; s’assurer que
sure that the travel les préparatifs de voyage sont
arrangements are correct and conformes à la politique de l’AFPC;
the arrangements comply with
PSAC policy;
• being required to notify team • informer les membres des équipes de
members of last-minute changements de dernière minute, au
changes; besoin;
• liaising with team members who • communiquer avec les membres des
are requesting changes in équipes qui veulent changer leurs
travel or accommodation;
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Numéro du poste :
dispositions de voyage et
d’hébergement;
• arranging meeting space and • réserver des salles de réunion et
other services as required (e.g. d’autres services au besoin (p. ex.,
interpretation services), often in services d’interprétation simultanée)
conjunction with employer souvent conjointement avec les
representatives; représentantes et représentants de
l’employeur;
• verifying and coding the • vérifier et coder les demandes de
expense claims of team remboursement soumises par les
members to ensure that they membres des équipes; s’assurer
are complete and accurate, qu’elles sont remplies correctement et
accompanied by the required accompagnées des documents requis
documentation, and in et qu’elles sont conformes à la
compliance with PSAC policy, politique de l’AFPC; les préparer aux
for signature and forwarding to fins de signature et les acheminer à la
Finance; Section des finances;
• conducting follow-ups to • faire le suivi des demandes de
expense claims with members remboursement auprès des membres
to obtain additional information afin d’obtenir des renseignements
when necessary; supplémentaires au besoin;
• verifying and coding other • vérifier et coder d’autres factures
invoices related to negotiations, touchant aux négociations,
recommending payment and recommander le paiement et
requesting invoices to demander les factures des coûts
employers for shared costs, partagés auprès des employeurs;
prepare proper documents. préparer les documents requis;
• Verify and code salary invoices • coder les factures salariales soumises
received from Employer to par l’Employeur et en vérifier
make sure they are accurate, l’exactitude; s’assurer que les membres
verify that salary has not des équipes n’aient pas déjà touché
already been requested by leur salaire; y annexer les documents
team members, attach the requis et les soumettre au négociateur
required documents, prepare aux fins d’approbation; les envoyer à la
for recommendation of Section des finances.
payment from negotiator, for
signature and forwarding to
finance.
Acts as administrative liaison with full Offrir un soutien administratif aux
time negotiators, regional négociateurs à temps plein (régionaux et
nationaux), aux représentants régionaux et
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Numéro du poste :
representatives, national negotiators au personnel des bureaux régionaux,
and regional offices staff by: c’est-à-dire :
• providing guidance and formal • expliquer les exigences administratives
and ad hoc training sessions liées aux négociations aux
regarding the administrative représentants régionaux et au
requirements of negotiations to personnel administratif qui négocient
regional representatives and dans les régions; les former à cet égard;
administrative staff carrying out
negotiations for
regionally-assigned units;
• distributing ratification kits, • distribuer les trousses de ratification, les
collective agreements, strike conventions collectives, les
authorizations and other autorisations de grève et d’autres
documents as required; documents au besoin;
• tracking the progress of • suivre les progrès des négociations et
negotiation and following up faire un suivi auprès du personnel
with regional staff to acquire régional afin d’obtenir les documents
missing documents; manquants;
• ensuring that documentation • veiller à ce que les documents reçus
received from the regions is des régions soient convenablement
properly coded and filed. codés et classés;
• Arrange for printing and • s’occuper de l’impression et de la
shipping of collective distribution des conventions collectives;
agreements, prepare proper préparer les documents qui doivent
documents for print work and être envoyés aux centres de
mailroom. photocopie et de distribution postale;
• Calculate and charge the • Calculer les coûts d’impression et de
Employer for printing and livraison des conventions collectives et
shipping expenses for collective facturer l’employeur; préparer les
agreements, prepare proper documents nécessaires et les
documents for signature and acheminer aux Finances pour
forwarding to finance. approbation.
Provides general assistance to the Prêter un concours général au travail de la
work of the Section by: Section, c’est-à-dire :
• responding to information • répondre aux demandes de
requests from negotiators, other renseignements présentées par les
sections and elected officers, négociatrices et négociateurs, les
by locating information from autres sections et les dirigeantes et
files or information systems; dirigeants élus en repérant l’information
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Position Number: 2110-0004
Numéro du poste :
dans les dossiers ou les systèmes
d’information;
• responding to • répondre aux questions liées aux
negotiations-related questions négociations posées par les membres
from members via phone, au téléphone, par courrier électronique
e-mail and in writing; ou par écrit;
• maintaining the administrative • tenir les systèmes administratifs de la
systems of the Section, such as Section, tels que les dossiers centraux,
central files, , G drive and le lecteur G et les bases de données;
databases;
• carrying out other assigned • exécuter les autres fonctions assignées
work projects consistent with qui sont liées aux projets en conformité
the above range of duties, as avec l’éventail des tâches indiquées ci-
assigned by the Coordinator; dessus et qui ont été assignées par la
coordonnatrice ou le coordonnateur;
• operating office equipment; • faire fonctionner l’équipement de
bureau;
• greeting and screening visitors. • accueillir et filtrer les visiteuses et
visiteurs;
• Providing library with • donner à la bibliothèque les
information for distribution of renseignements nécessaires pour la
collective agreements, awards, distribution des conventions collectives,
briefs and all documents des décisions arbitrales, des mémoires
related to changes in the et des documents portant sur des
collective agreements. modifications aux conventions
collectives.
• Maintaining administrative • tenir à jour les manuels administratifs,
manuals, committee lists, les listes des membres de comités, les
schedules and other échéanciers et les autres systèmes
administrative systems used for administratifs utilisés pour coordonner le
the coordination of work. travail;
• Processing of incoming mail • traiter le courrier reçu et les fax, au
and faxes, when needed. besoin;
• Training newly hired • former le nouveau personnel
administrative assistant when administratif, au besoin;
requested.
• Lifting boxes and stocking • soulever des boîtes et stocker les
supplies. fournitures.
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Position Number: 2110-0004
Numéro du poste :
Conferences and Training Sessions Conférences nationale et régionales sur la
négociation et séances de formation
• Preparing, organizing and • Préparer les trousses, s’occuper de la
assisting at the national logistique, aider le personnel et les
bargaining conferences, participants et y assister,
regional bargaining conformément aux directives de la
conferences and training coordonnatrice ou du coordonnateur.
sessions as assigned by the
Coordinator.
• Maintaining database for • Administrer la base de données sur les
conferences and prepare conférences et produire des rapports
reports as required. au besoin.
• Preparing and packing • Rassembler, emballer et déballer le
materials for shipping and matériel destiné aux conférences.
unpacking of materials at
conferences.
• Preparing travel, advances and • Préparer les avances et prendre les
hotel arrangements. dispositions de voyage et
d’hébergement.
• Liaison between the members, • Être le point de contact entre les
travel agency and finance. membres, l’agence de voyages et la
Section des finances.
• Coordinating logistics such as • Coordonner la logistique
refreshments & equipment; (rafraîchissements, équipement, etc.);
ensure that facilities are s’assurer que les installations sont
accessible and that alternate accessibles, qu’on offre des médias
media is provided substituts (interprétation gestuelle, par
(interpretation, sign language, ex.).
etc).
• Assisting in problem solving. • Aider à résoudre des problèmes.
• Monitoring members and staff • Surveiller les frais de voyage engagés
travel expenditures and ensures par les membres et le personnel;
consistent application of s’assurer que les lignes directrices sont
guidelines appliquées de manière uniforme.
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Numéro du poste :
• Assisting members and staff • Aider les membres et le personnel
during the conferences and/or durant les conférences et autres
event. activités.
QUALIFICATIONS QUALITÉS REQUISES
• Successful completion of • Formation réussie en administration ou
business and/or secretarial en secrétariat assortie d’une
training, plus experience expérience en soutien administratif ou
providing administrative support en secrétariat acquise dans un milieu
and/or secretarial duties in a syndical, juridique, réglementaire ou
union, legal, regulatory or similar autre milieu semblable.
environment.
or ou
• An equivalent level of • Expérience et connaissances
experience and education équivalentes acquises après avoir offert
normally acquired through pendant plusieurs années des services
several years of experience in administratifs ou des services de
providing administrative or secrétariat propres aux fonctions du
secretarial services relevant to poste.
the duties of the position.
• Ability to effectively type, • Capacité à taper efficacement, à
transcribe and perform other transcrire ainsi qu’à exécuter d’autres
word processing functions using fonctions de traitement de texte en
Microsoft Word. utilisant Microsoft Word.
• Proficiency in the use of a • Maîtrise de l’ordinateur personnel, dont
personal computer, including l’utilisation de Windows, du courrier
the ability to use Windows, électronique et d’Internet.
e-mail and the Internet.
• Familiarity with spreadsheets • Bonne connaissance des chiffriers
(ideally Excel) and database (idéalement Excel) et des logiciels de
software (ideally Access). base de données (idéalement Access).
• Proficiency in spelling, • Connaissance approfondie de
vocabulary and in the l’orthographe, du vocabulaire et de
application and usage of l’usage de la grammaire française
French and/or English grammar et/ou anglaise (bilingue seulement si le
(bilingual only when it has been bilinguisme a été établi comme une
identified as an operational nécessité du service).
requirement).
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Numéro du poste :
• Written and oral English and/or • Maîtrise des techniques de
French communication skills communication écrite et orale en
(bilingual only when it has been français et/ou en anglais (bilingue
identified as an operational seulement si le bilinguisme a été établi
requirement). comme une nécessité du service).
• Ability to work independently • Capacité à travailler en autonomie et
and cooperatively with others in en collaboration avec d’autres
a team environment. personnes dans un environnement
d’équipe.
• High degree of initiative, good • Grand sens de l’initiative, jugement sûr,
judgment, good organizational bonnes aptitudes organisationnelles et
skills and the ability to work aptitude à travailler en fonction
under strict deadlines. d’échéances serrées.
• Ability to determine priorities • Capacité à déterminer les priorités et à
and problem solve with régler les problèmes avec un minimum
minimum supervision. de supervision.
• Knowledge of trade union role, • Connaissance du rôle, des objectifs et
objectives and activities, as well des activités d’un syndicat ainsi que
as an understanding of and compréhension des principes
commitment to union principles. syndicaux et adhésion à leur égard.
• Good knowledge of the • Bonne connaissance de l’organisation,
organization, functions and des fonctions et des politiques de
policies of the Public Service l’Alliance de la Fonction publique du
Alliance of Canada, in Canada, plus particulièrement du
particular the collective processus de négociation collective.
bargaining process.
• Some familiarity with the • Une certaine connaissance du
government, its practices and gouvernement, de ses pratiques et de
procedures. ses procédures.
• Knowledge of basic financial • Connaissance des procédures de base
procedures. de comptabilité financière.
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