Reprenez le contrôle sur vos colis entrants - Suivez, contrôlez et livrez vos colis en toute sérénité
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Courrier et Expédition Gestion et suivit Reprenez le contrôle sur vos colis entrants Suivez, contrôlez et livrez vos colis en toute sérénité
Dites adieu aux colis
egarés, endommagés
L’information est primordiale.
ou mal livrés Tout transporteur Que se passe-t-il ensuite ?
le sait. Grâce aux
Il ne suffit pas qu’un colis soit identifié comme étant
technologies « reçu » chez vous. L’objectif est de le remettre à sa
numériques de destination finale, à la bonne personne et ce en temps
traçabilité, il est voulu. Pour y parvenir, les registres papier et procédés
possible de suivre manuels ne sont tout simplement pas adaptés. Vous
un colis où qu’il soit pouvez désormais automatiser chaque étape, accéder
aux informations dont vous avez besoin pour garder
et d’informer son le contrôle, consulter le statut des colis en temps réel,
destinataire de son gérer l’acheminement et Indiquer sa localisation dans la
cheminement. Du chaîne de livraison. Et mettre fin aux colis égarés
moins, jusqu’à ce ou mal livrés.
qu’il parvienne à
l’accueil ou au Optez pour le suivi des colis entrants.
service courrier.
Prenez le relai là où le transporteur s’arrête.
• Donnez un statut exact à tout instant
• Maîtrisez la chaîne de responsabilité
• Améliorez la satisfaction de vos clients
• Éliminez les recherches inutiles et chronophages
• Réduisez le nombre de colis égarés
2
Pour les organisations qui reçoivent plus de
Les attentes 100 colis par jour, nombre d’entre eux ne sont
pas livrés au bon destinataire en temps voulu.
sont élevées. Les principaux
transporteurs sont
Une récente étude a révélé que 2,5 % des colis
entrants sont quotidiennement livrés en retard ou
au mauvais destinataire. Ce chiffre atteint même les
efficaces lorsqu’il s’agit 3% dans les organisations possédant plusieurs sites.
d’effectuer le suivi
des colis puisque le Cette situation pénalise les activités commerciales en
destinataire final a générant des pertes financières et une insatisfaction
souvent une visibilité client accrue. Si vous procédez à l’enregistrement et
au suivi manuel des articles, le risque de perte, de vol
sur la réception du ou d’erreur de livraison est plus important.
colis dans vos locaux.
Tout retard de livraison Outre les coûts de communications et de ressources
entraine l’impatience liés à la recherche des colis, le remplacement
et une rapide des articles perdus représente une dépense non
négligeable. Dans les hôpitaux, par exemple, la
insatisfaction client. question peut être critique. Chaque année, environ
15 % des radiologies sont égarées ou perdues
définitivement. Les diagnostics n’étant valables que
L’impact considérable peu de temps, les radios doivent alors être refaites
des colis égarés engendrant ainsi une perte de temps et d’argent.
«Le personnel de l’hôpital attendait de
100 colis 650
moi que je suive chaque distribution
interne de colis comme si j’étais FedEx. » 250 colis 1 625
– Directeur de la gestion du matériel dans 500 colis 3 250
un grand hôpital pour enfants
1 000 colis 6 500
Plus vous recevez de colis, plus le nombre de colis perdus,
égarés ou volés est important.
3
Automatisez votre suivi interne pour éliminer les
Il est temps de casse-tête, les complications et les mauvaises surprises.
reprendre le contrôle. Grâce aux
technologies
Le suivi de colis entrant prend le relais là où les
transporteurs s’arrêtent :
• Envoyez des notifications de livraison de colis par
modernes, vous
par e-mail
pouvez facilement
• Automatisez votre zone de réception
vous assurer
• Répondez rapidement aux demandes de statut
que chaque colis • Créez des registres et rapports journaliers de
parvienne à son livraison interne
destinataire. • Recevez des alertes pour les colis urgents
Enregistrez, suivez • Réacheminez des colis et affectez-leur
et gérez les colis d’autres destinataires
entrants de bout
Que vos locaux soient répartis sur un même grand site,
en bout, pour une sur plusieurs sites ou sur plusieurs bâtiments au même
maîtrise de leur endroit, les technologies actuelles permettent de
emplacement, statut satisfaire à toutes les demandes.
et responsabilité à • Précision et souplesse exceptionnelles
tout instant. • Technologie axée sur la protection de la base
de données
Les organisations attendent une livraison dans les • Des rapports détaillés pour une fiabilité accrue
• Des notifications élaborées et des mises à jour de
temps du courrier interne.
statut automatiques
25 %
dans les 2 heures
52 %
dans les 4 heures
4
Le suivi des colis entrants génére un impact
Rendre compte positif sur votre organisation à tous les niveaux
de chaque colis,
Productivité accrue : Intégrité et sécurité garanties :
• Éliminez les erreurs dues aux • Offrez une preuve de livraison,
écritures illisibles à chaque fois
à chaque fois.
• Réduisez le temps passé à répondre • Documentez la chaîne de responsabilité
aux demandes de statut de livraison • Photographiez les articles suspects et
• Automatisez les communications validez-les avec leur destinataire avant
• Tracez à la fois chaque pli et chaque la livraison
courrier à l’intérieur • Prenez des décisions pertinentes sur le
Communiquez des informations exactes : statut de livraison
• Consultez avec précision le statut des colis Réclamations facilitées :
• Rendez des comptes sur le niveau de • Photographiez les articles endommagés
service effectivement rendu vis-à-vis • Partagez la preuve visuelle avec
des SLA définis l’expéditeur/le transporteur par e-mail
• Budgétez précisément • Réduisez le temps de traitement
• Réalisez des évaluations de performances des réclamations
annuelles précises
Augmentez Diminuez Améliorez
Efficacité Demandes de statut Fiabilité
Productivité Temps de recherche Sécurité du courrier
Vitesse de traitement Coûts de main-d’œuvre Conformité
Satisfaction Taux d’erreurs Chaîne de responsabilité
5Automatisez le 01. Réception 02. Bordereau 03. Livraison
statut du colis à
• Le transporteur livre • Des bordereaux de • Les tournées sont
les colis à votre accueil, distribution électroniques organisées automatiquement
service courrier ou quai sont créés et transmis dans à partir des régles que vous
de réception des terminaux portatifs avez pré-établies
chaque étape. • Scannez chacun des
articles directement
dans le système pour
• Changez le statut du colis
lors de la remise en mains
propres ou en point courrier
tracer leurs date et et enregistrez la signature
heure de réception électronique du destinataire
Le suivi des colis entrants vous aide à réaliser une
comme preuve de livraison :
distribution rapide avec un minimum d’erreurs, • Numériser des articles
– Livré
pour archivage
entre le moment où un colis arrive dans vos – Tentative de livraison
locaux et celui où il est effectivement remis à son – Refusé
– Livré en point courrier
destinataire. Un processus simple vous permet de
vous assurer que votre organisation distribue le • Envoyez des e-mails pour
informer un destinataire
courrier de manière efficace. que son courrier est en
cours d’acheminement
Les options avancées de suivi et de
communication vous permettent d’accéder
instantanément à de précieuses informations.
• Transférez automatiquement des données • Générez des rapports pour satisfaire aux SLA
depuis les terminaux portables jusqu’au – Registres de réception et de livraison
système central – Rapports détaillés des dommages
• Répondez aux demandes de statut – Analyse d’activité d’acheminement
par Internet
– Rapports de productivité
• Réduisez vos coûts et améliorez la précision
des livraisons
6Une performance améliorée à de nombreux niveaux
Secteur Défi Avantages
d’activité
«Dans un secteur
Assurance Nécessité de conformité à des réglementations • Aide à la mise en conformité
comme le nôtre exigeantes. Il s’agit souvent d’organisations • Réduit les coûts
décentralisées et très dispersées, dont certains
où le temps est sites reçoivent chaque jour plus de 1 000
• Booste la productivité
important et où les courriers, livraisons express et colis par jour.
communications
doivent être rapides, Services financiers Faire face à la pression réglementaire - dont • Traitement accéléré
celle des lois Sarbanes Oxley et Dodd-Frank. Un • Erreurs réduites
un système comme document perdu peut tout arrêter, faire chuter la •A
udit garanti et mise en
productivité, générer l’insatisfaction client, voire
celui-ci a une réelle conformité favorisé
entraîner des pénalités administratives.
•C
ourrier livré au bon destinataire
valeur ajoutée
et nous permet
finalement de mieux Secteur médical Des systèmes complexes à gérer avec peu • Visibilité en temps réel sur le statut des colis
répondre aux attentes voire pas de droit à l’erreur, un fonctionnement • Contrôle renforcé
souvent 24h/24 et 7j/7, avec des mouvements de
de nos clients. » personnel constants. La perte de matériel médical,
•R
éduction des risques, pertes et coûts
•G
arantie de la confidentialité
– Responsable Facilities rapports urgents ou courrier important peut avoir
de sérieuses conséquences. • Documentation de la chaîne de possession
Management, AIG
7Secteur
Défi Avantages
d’activité
Juridique La ponctualité et l’exactitude sont essentielles. Les dépositions, •Documentation et garantie de la chaîne
dépôts au tribunal et autres documents juridiques doivent être de responsabilité
communiqués dans les temps, des documents papier sensibles • Vitesse accrue
doivent parvenir à la bonne personne. La chaîne de possession • Vérification du destinataire
et de responsabilité doit être documentée. Les communications
perdues, en retard ou livrées à la mauvaise personne peuvent
«En éliminant les colis engendrer des délais judiciaires coûteux, de l’insatisfaction chez
les clients et une perte de productivité.
perdus, égarés, volés
et impossibles à livrer, Enseignement La pression relative à la gestion des dépenses est forte, tout • Obtenir une visibilité en temps réel sur le statut des colis
nous économisons des supérieur comme la demande d’une grande qualité d’enseignement • Répondre rapidement aux demandes
afin de rester compétitif – pour les étudiants comme pour • Faciliter les livraisons
sommes importantes les facultés. Les changements d’horaires sont fréquents, la
• Désengorger le service courrier et réduire les
population étudiante est passagère et les emplois du temps
auparavant imputées des universités évoluent. Manuels scolaires, colis envoyés
ressources nécessaires pour la réception et la
distribution de colis et courrier
au budget réservé à la par les familles et achats en ligne accroissent la pression sur
• Communiquer automatiquement avec les destinataires
le service courrier.
gestion du matériel. »
Campus Avec des équipes réparties sur plusieurs bâtiments, le • Traitement accéléré
– Brian Fischer, responsable logistique,
d’entreprise besoin d’un suivi automatisé peut s’avérer critique. De • Erreurs réduites
Centre Médical Providence Yakima
nombreuses entreprises reçoivent plus de 1 000 plis et • Distribution rationalisée
colis chaque jour ; certaines plus de 10 000.
• Efficacité opérationnelle accrue
• Respect des SLA
• Satisfaction client accrue
Commerce et Des échantillons de produits, des livraisons de fournisseur • Obtenir une visibilité en temps réel sur le statut des colis
Grande Distribution et des articles promotionnels sont réceptionnés tous les • Répondre rapidement et précisément aux demandes
jours. Un échantillon perdu ou en retard peut arrêter la • Réduire le temps passé à chercher des articles perdus
composition d’une vitrine ou une séance photo et, ainsi,
• Résoudre les erreurs de livraison en garantissant
ralentir le lancement d’un produit en engendrant des
que les bons articles sont reçus à temps et
dépenses et pertes imprévues. Les détaillants attendent des
correctement facturés
fournisseurs qu’ils assurent des livraisons ponctuelles et des
facturations précises.
8Mettez un terme
aux colis perdus.
Adoptez la traçabilité automatisée avec SendSuite™.
Pitney Bowes propose une solution de bout en bout offrant un contrôle
instantané du suivi de vos colis entrants. Elle apporte une vue exhaustive sur :
• Ce que vous avez reçu
• L’heure à laquelle vous avez reçu le colis
• Les identités de l’expéditeur et du destinataire
• Le statut en cours dans vos locaux
• L’heure exacte de livraison au destinataire prévu
SendSuite définit une nouvelle norme de précision et d’exactitude qui vous
permet de gérer le courrier entrant en toute sérénité. Il fait partie de notre
engagement à vous aider à faire face aux exigences du monde complexe et
interconnecté du commerce moderne.
9France
Immeuble Le Triangle
9 rue Paul Lafargue
pbsoftware.sales@pb.com
Se renseigner sur les solutions de colis entrants
pour davantage d’informations, contactez le
ou rendez-vous sur pitneybowes.com/fr
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