Retraite/Pension/Vie Manuel de flux de travail - Date de révision : March 8, 2021 Pour Applied Epic 2018 MU7 - HUB ...
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Retraite/Pension/Vie
Manuel de flux de travail
Date de révision : March 8, 2021
Pour Applied Epic 2018 MU7
Table des matières
Ajouter Compte ..................................................................................................................... 3
Ajouter Police ........................................................................................................................ 8
Statut de la police ...........................................................................................................................8
Rangées de résumés de service ........................................................................................................8
Modification ........................................................................................................................ 11
Activités de modification ............................................................................................................... 11
Activité RAMD – Si le client accepte la modification et les tarifs qui l’accompagnent, l’activité RAMD
est créée par l’action d’approuver/réviser la ligne existante..................................................................... 11
Flux de travail des modifications..................................................................................................... 11
Renouvellements ................................................................................................................. 12
Activités de renouvellement .......................................................................................................... 12
Activité RREN – Chaque semaine, un rapport est généré avec des polices collectives qui seront
renouvelées dans la période de temps entre 4 et 5 semaines à compter du jour où le rapport est
exécuté. L’équipe utilisera ce rapport comme liste de choses à faire pour le renouvellement. Le
RREN est créé avec Actions>Renouvellement et fermé avec succès par défaut. ............................... 12
Résiliation ........................................................................................................................... 14
Raisons pour la résiliation .............................................................................................................. 14
Résiliation d’une police ........................................................................................................................................ 14
Résiliation de toutes les polices sur un compte ................................................................................................... 14
Résiliation pour nettoyage ............................................................................................................. 14
Activités de résiliation ................................................................................................................... 14
Activité RCAN – L’activité RCAN est ouverte avec l’événement Annuler la police . L’activité est
l’indicateur principal qu’une durée de contrat a été raccourcie de sa durée initiale à une date
d’expiration antérieure. Puisque l’activité représente une perte (résultat non souhaité), elle sera
fermée sans succès avec une raison pour la perte. ................................................................................... 14
Activité RLOS – L’activité RLOS indiquera que nous avons reçu un avis de perte de compte. Elle est
ouverte après que toutes les polices ont été annulées et est fermée sans succès avec un motif de
perte du compte, à moins que l’AOR ne soit annulé. L’activité est ensuite fermée avec succès. Le
rapport de perte d’affaires doit rechercher l’activité RLOS fermée sans succès pour identifier toutes
les pertes d’affaires. Toutes les polices ne doivent pas être perdues pour utiliser cette activité, mais
assez pour classer le compte comme étant perdu. .................................................................................... 14
Compte entier perdu (majorité des polices) .................................................................................... 16
Page 2 | © March 8, 2021 HUB International Limited.
Ajouter Compte
Avant tout flux de travail de processus dans Epic, trois flux de travail principaux faciliteront la
saisie des données de compte, de contact et de police. Ces données sont essentielles à la
fonctionnalité des flux de travail de processus, ce qui donne à ces flux de travail une base selon
laquelle ils doivent opérer.
Depuis la barre d’options, cliquez sur Repérer
1. Repérez le Compte – Client
2. Repérer par – Compte/Nom d’entreprise
3. Vérifier les assurés, clients potentiels, actifs et inactifs
4. Tapez quelques mots du nom du client
5. Cliquez sur Repérer
6. Lorsque la liste des comptes apparaît, faites une recherche pour vous assurer que le compte
Rechercher n’existe pas déjà dans Epic
le Compte
7. Si le compte n’existe pas déjà dans Epic, cliquez sur l’icône « add » pour ajouter un compte.
1. Type – Client potentiel ou Assuré
2. Format –Entreprise Conseils de navigation :
3. Saisissez un nom dans le champ Nom et cliquez sur Générer un
code Utilisez la touche de tabulation
4. Saisissez les données dans ces champs pour avancer dans les champs
a. SIC
Ajouter
b. NAICS Cliquez sur l’icône de loupe pour
Compte
c. Agence rechercher des valeurs
d. Succursale
e. Courriel lié au compte Les champs indiqués en rouge
f. Adresse sont obligatoires, les champs
g. Numéros de téléphone principaux indiqués en jaune sont souhaités
h. Informations du contact principal
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i. Le champ « Formal » est utilisé pour la
salutation
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer
Sélectionnez Services financiers dans le type d’entreprise
Onglet
Ajoutez un site Web, si le compte en a un ou « Aucune présence sur le Web » (No Web Presence) s’il
Account
n’en a pas.
Si le compte est lié à d’autres comptes :
Dans le volet Relations
1. Cliquez sur l’icône pour ajouter un compte
connexe
2. Choisir Client potentiel ou Assuré
3. Rechercher où > Nom du compte > Contient– Saisissez
un ou deux mots dans le nom et cliquez sur
Rechercher
Onglet 4. Localisez le compte connexe dans la liste et utilisez la flèche vers le bas pour déplacer
Account le nom du compte dans le volet Sélectionné.
5. Choisir le type de relation et le rôle du compte connexe que vous ajoutez
6. Cliquez sur Ajouter pour ajouter une autre relation ou terminer pour revenir aux détails du compte.
Le producteur principal et l’agent serveur principal désignent l’équipe propriétaire du compte. S’il n’y a
qu’une seule équipe sur le compte, il s’agira d’avantages sociaux ou d’assurances multirisques, mais s’il
s’agit d’un compte partagé, le « premier saisi » pourrait ne pas être le principal selon le volume de
commission.
1. Si le Producteur principal est vide, saisissez le producteur d’avantages sociaux comme Producteur
principal
2. Si l’Agent serveur principal est vide, saisissez l’agent serveur d’avantages sociaux comme Agent
Onglet serveur principal
Service
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3. Saisissez le nom du producteur des
avantages sociaux
4. Saisissez le nom de l’agent serveur des
avantages sociaux
Ajouter des noms supplémentaires, le cas
échéant, dans Producteur de compte C&D et
Agent serveur de compte C&D.
1. S’il y a un courtier associé à ce compte, choisissez-le dans le menu
déroulant.
Ajouter les 2. Si nous allons facturer ce compte, choisissez le format de facture
détails de appropriée à partir du menu déroulant, ce qui inclut toute la
facturation facturation à l’intérieur de Hub.
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Ajouter/Modifier des contacts
Cliquez sur le bouton Contacts depuis le volet de
navigation
Modifier des 1. Mettez en surbrillance le contact désiré et cliquez
soit sur l’icône du crayon, soit sur le contact
2. Choisissez une valeur pour la Description de la
personne-ressource (Contact Description)
contacts
La personne-ressource principale de l’entreprise
(Main Business Contact) sera utilisée pour saisir le
nombre d’employés sur le compte et sera remplie
automatiquement pour tous les services
1. Modifiez la personne-ressource principale de
Modifier la l’entreprise et cliquez sur l’onglet Informations sur
Personne-
l’entreprise (Business Info)
ressource
2. Remplissez le champ Nombre de
d’entreprise
membres/responsables avec le nombre
d’employés
Remarque : C’est ici que se trouvent les codes NAICS et SIC au cas où ils devraient être
mis à jour ou modifiés.
Cliquez sur le bouton Contacts depuis le volet de
navigation
1. Cliquez sur l’icône Ajouter .
2. Choisir Individuelle pour une personne ayant un
prénom et un nom de famille ou s’il s’agit d’une
entreprise, choisissez Entreprise
3. Saisissez le Préfixe Prénom et Nom de famille
4. Choisissez une valeur pour la Description de la
personne-ressource
Ajouter un
Contact Conseils de navigation :
Utilisez la touche de tabulation pour
avancer dans les champs.
Cliquez sur l’icône de loupe pour
rechercher des valeurs.
5. Si la personne-ressource est à l’adresse principale,
cliquez pour vérifier Utiliser l’adresse du compte
sinon, saisissez l’adresse du contact.
Page 6 | © March 8, 2021 HUB International Limited.
6. Si le contact a un numéro de téléphone différent
du numéro de téléphone du compte, saisissez-le
dans le champ Numéro principal
7. Saisissez un courriel pour ce contact.
8. Cliquez sur Détail.
Vos Saisissez tout numéro de téléphone ou de courriel supplémentaire unique à ce contact
coordonnées
Employeur Saisissez les données dans ces champs :
• Employeur (si différent du compte)
• Service (au besoin)
• Titre – titre officiel, utilisez les commentaires pour une description du rôle
Lorsque vous avez terminé, fermez le contact en cliquant sur le petit X dans
le panneau de navigation.
Pour faciliter la vente croisée, ajoutez toujours un contact ASE ou Multirisques après avoir ajouté des
contacts Avantages sociaux.
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Ajouter Police
Statut de la police
L’état de la police décrit l’état actuel de la police et contrôle souvent la façon dont la commission
est payée lorsqu’une agence paie la commission sur les nouvelles affaires différemment des
affaires renouvelées. Le tableau ci-dessous répertorie tous les statuts de police actifs
configurés pour Hub International.
Code Description Cas d’utilisation HUB
d’état
AOR Obtenu par l’agent/courtier du dossier
CAN Annulé
CRW Annulé/Réécrit
CTR Annulation/transfert de structure
DEC Refusé
ERR Créé par erreur
NEW Nouvelle police - Nouveau client
NEX Nouvelle police - Client existant
NRW Non-renouvellement
ONE Non-récurrent
QUO Devis/commercialisé
REN Renouvellement
REW Réécrire
RNR Renouvellement non action - Renouvellement
SLD Livre de commerce vendu
XCU Nettoyage de conversion
ZAU Téléchargement seulement - Audit de prime
ZEN Téléchargement uniquement - Avenant
ZRE Téléchargement seulement - Émettre de
nouveau
ZRI Téléchargement seulement - Remise en vigueur
ZSY Téléchargement seulement - Synchronisation de
la base de données
Rangées de résumés de service
Les rangées de résumés de service sont spécifiques à la ligne et décrivent souvent
« le parcours » d’une ligne au fil du temps entre les dates d’entrée en vigueur et d’expiration. Un
changement à une étape du résumé de service est un événement dans Epic et les étapes de
résumé de service ne sont pas configurables.
Les étapes de résumé de service ont un cycle de vie qui commence par « En traitement » et se
termine par « Émis, Non émis ou Annulé ».
Action de résumé de Description de l’activité
service
Nouveau Une nouvelle police est ajoutée à Epic
Renouveler Une police existante apparaît en utilisant Actions/Renouveler .
Annuler Une police est annulée en utilisant Actions>Annuler .
Approuver/Réviser Une police émise est révisée en utilisant
Actions>Avenant/Réviser .
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Remettre en vigueur Une police annulée est restaurée avec sa date d’expiration la plus
(Reinstate) récente.
Étapes du sommaire des
services
En cours de traitement Vous travaillez toujours sur la politique. Les détails ne sont
pas complets et le formulaire personnalisé peut être modifié.
Soumis Elle est destinée à la compagnie d’assurance pour action et
le formulaire personnalisé est maintenant verrouillé.
Émis/Non émis Émis – la documentation a été reçue par la compagnie
d’assurance et la demande est verrouillée.
Migration effectuée Utilisation unique pour la conversion et simulation de l’étape
« soumis ».
Activités
Code Généré Propriétaire Par Jours de Description Tâches Autres
par défaut suivi mesures
O/C
RADP Ajouter un ID Fermée 0 Nouvelle politique Aucune Aucune
événement d’utilisateur d’avantages sociaux
de ajoutée
politique
Si la police que vous ajoutez fait partie d’un ensemble, vous pouvez utiliser la
fonction Copier la police pour reproduire une police pour un client et ajouter la
même police à un autre client.
Cliquez sur le bouton Polices depuis le volet de navigation
1. Cliquez sur l’icône Ajouter
2. Choisir Potentiel ou Avec contrat
3. Choisir un type de police
4. Saisissez les données dans les champs Détails de la police :
• Numéro de police - Saisir un numéro de police ou de groupe
• Date d’entrée en vigueur (Effective Date)
• Date d’expiration
Ajouter Police • Choisissez Agence, Succursale, Service
• Prime estimée de la police
• Commission estimée de la police
5. Saisissez les données dans ces champs Secteurs d’activité
• Choisissez le type de ligne, l’état, l’emplacement d’émission, le centre de profit
• Choisissez la compagnie émettrice et l’entité de la prime à payer
6. Saisir un pourcentage de commission
7. Cliquez sur Détail
Quand la fenêtre Ajouter et activité apparaît, choisissez RADP
Page 9 | © March 8, 2021 HUB International Limited.
Si la police contient plusieurs secteurs d’activité
1. Sous Secteurs d’activité , cliquez sur l’icône Ajouter
2. Remplissez les champs suivants :
• Sélectionnez le secteur d’activité
• Confirmez l’état
• Profit Center
• % de Commission de ligne
3. Cliquez sur Terminer
Choisissez des noms pour les Fonctions
de service pour les prestations.
Obligatoire
• Producteur de la police
• Agent serveur de la police
Service
Appliquer à toutes les lignes, le cas
échéant
1. PrBr – PPAY
2. Code – Choisir le nom du producteur
3. Ajouter une convention de commission si disponible
4. Pourcentage – Si une convention de commission n’est pas disponible, saisissez le
pourcentage de la commission totale de l’agence que ce producteur recevra
5. Crédit de production – 100 % pour le premier producteur
a. Le crédit de production peut être ajusté s’il
y a plus d’un Producteur sur le compte et
Commissions Pr/Br
qu’ils doivent partager le crédit pour le
compte. Le total doit être égal à 100 %
6. Commande – 0 pour le premier producteur, 1 pour le
deuxième producteur, et ainsi de suite
7. Cliquez sur Appliquer à toutes les lignes , le cas échéant
Répétez les étapes 1 à 7 pour tous les producteurs de
cette ligne
Commentaires
1. Ajoutez une remarque pour toute garantie de tarif dans les commentaires.
2. Cliquez sur Appliquer à toutes les lignes , le cas échéant.
Catégories/Historique Historique
3. Confirmez que la Première agence écrite est égale à la date d’entrée en vigueur de la
police.
4. Cliquez sur Appliquer à toutes les lignes , le cas échéant.
Page 10 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Modification
Activités de modification
Il y a trois activités majeures dans le flux de travail de la modification
Activité RAMD – Si le client accepte la modification et les tarifs qui l’accompagnent, l’activité
RAMD est créée par l’action d’approuver/réviser la ligne existante.
Tâches RAMD
Non
Flux de travail des modifications
Mettez la police en surbrillance et cliquez sur Actions
(Actions) > Approuver/Réviser - Ligne(s)
existante(s)
1. Saisissez la date d’entrée en vigueur de la modification
du plan
2. Saisissez une description de la modification, p. ex.,
cotisation de l’employeur ou changement de période
d’attente de l’employé
Client accepte – Mettre à jour Epic
3. Cliquez sur Détails
Activité générée – sélectionnez RAMD
1. Mettez à jour la description
2. Cliquez sur Terminer
Avec la police ouverte :
1. Mettez à jour les Champs de prime/commission
estimée au niveau de la police et de la ligne.
2. Fermez la police en cliquant sur le petit X dans le
volet de navigation.
3. Sélectionnez « Oui – Mettre à jour l’étape vers
Soumis » (Yes – Update Stage to Submitted).
4. Une fenêtre d’activité s’affiche – sélectionnez USTS
Activité, qui se fermera automatiquement.
Joindre la correspondance à l’activité RAMD et mettez
à jour les remarques au besoin.
•
Page 11 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Renouvellements
Activités de renouvellement
Il y a trois activités majeures dans le flux de travail de renouvellement.
Activité RREN – Chaque semaine, un rapport est généré avec des polices collectives qui seront
renouvelées dans la période de temps entre 4 et 5 semaines à compter du jour où le rapport est
exécuté. L’équipe utilisera ce rapport comme liste de choses à faire pour le renouvellement. Le
RREN est créé avec Actions>Renouvellement et fermé avec succès par défaut.
Tâches RREN
Aucune
Code Généré par Propriétaire O/C Jours Description Tâches Autres
par de mesures
défaut suivi
RREN Actions > ID Ouverte 0 Avantages sociaux 0 Aucune
Renouvellement d’utilisateur
Renouvellement avec
Eff.
Renouvellement de la décision du client
Si le client décide de renouveler son contrat avec l’assureur
titulaire :
Si la couverture n’a pas été commercialisée :
1. Dans la barre Options, choisissez Actions > Renouvellement
2. Lorsque la fenêtre Renouvellement apparaît :
a. Mettez à jour la prime totale et la commission pour toutes les
Décision du client - lignes concernées
Renouveler b. Cochez les lignes qui seront renouvelées
c. Mettez à jour le pourcentage de
commission
d. Cliquez sur Terminer
3. Lorsque la fenêtre Ajouter activité s’affiche :
a. Code – RREN
b. Cliquez sur Terminer
Police
• Description
• Nº de la police
• Prime/Commission estimée
Mettre Epic à jour
Assurance
• Prime de l’assurance / Commission
• Numéro de la police
• Statut
Page 12 | © March 8, 2021 HUB International Limited.• Société émettrice/Société à payer la prime
• Producteurs Pr/Br
L’émission d’une police indiquera clairement que tout le travail sur
la police est terminé.
Pour émettre la police :
1. Cliquez sur Actions > Émettre/Ne pas émettre la Police.
2. Vérifier que le numéro de police, les dates d’entrée en vigueur et
d’expiration sont exacts.
3. Choisir Émettre ou Ne pas émettre pour chaque ligne de la liste.
Émettre la politique
4. Choisir un état de ligne pour chaque ligne dans la liste.
5. Cliquez sur Terminer.
Page 13 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Résiliation
Raisons pour la résiliation
Le flux de travail de résiliation est conçu pour vous guider tout au long du processus lorsque les
clients demandent une résiliation de leur couverture. Cette résiliation pourrait être causée par :
Résiliation d’une police
• Le client a choisi de mettre fin à l’une de ses couvertures dans son ensemble d’avantages
sociaux
• Le client n’a pas payé sa prime
• La couverture a été ajoutée à une autre police
Résiliation de toutes les polices sur un compte
• Un autre agent a été nommé comme agent du dossier
• Le client a cessé ses activités Motifs d’échec pour la perte d’une police
• Le client est fusionné ou vendu à une autre entité CANC - Couverture en double
CANC - Compte fusionné/séparé
Résiliation pour nettoyage
CANC - Ajouté à une autre police
Il y a des moments où des erreurs sont commises dans
Epic et les polices doivent être résiliées. Votre trousse CANC - Changement d’agence/de structure
de bienvenue vous expliquera comment corriger ces CANC - Nettoyage de conversion
erreurs. CANC - Assuré décédé/déménagé
Activités de résiliation CANC - Politique sur les erreurs internes en
vigueur
Il y a deux activités majeures dans le flux de travail de
Résiliation. CANC - Lettre de courtage
Activité RCAN – L’activité RCAN est ouverte avec CANC - Commodité de localisation
l’événement Annuler la police . L’activité est l’indicateur CANC - Perdu à un autre courtier
principal qu’une durée de contrat a été raccourcie de sa CANC - NON paiement de la prime
durée initiale à une date d’expiration antérieure. Puisque CANC - N’est plus en activité
l’activité représente une perte (résultat non souhaité),
CANC - Police créée par erreur
elle sera fermée sans succès avec une raison pour la
perte. CANC - Prix
Tâches RCAN CANC - Biens vendus
Aucune CANC - Débloqué par l’obligataire
CANC - Renouvellement retourné
Activité RLOS – L’activité RLOS indiquera que nous avons CANC - Retourné au gouvernement
reçu un avis de perte de compte. Elle est ouverte après CANC - Auto assuré
que toutes les polices ont été annulées et est fermée
CANC - Problème de service
sans succès avec un motif de perte du compte, à moins
que l’AOR ne soit annulé. L’activité est ensuite fermée CANC - Travail terminé
avec succès. Le rapport de perte d’affaires doit rechercher l’activité RLOS fermée sans succès
pour identifier toutes les pertes d’affaires. Toutes les polices ne doivent pas être perdues pour
utiliser cette activité, mais assez pour classer le compte comme étant perdu.
Tâches RLOS
Aviser les autres services de la perte (le cas échéant)
Page 14 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Code Généré Propriétaire O/C par Jours Description Tâches Autres
par défaut de suivi mesures
RCAN Annuler ID Ouverte 0 Annulation/Résiliation de la 0 Aucune
Police d’utilisateur Lorsque pension/retraite
fermée,
elle échoue
par défaut
RLOS F9 ID Ouverte 0 Toutes les polices/Tous les 1 Aucune
d’utilisateur produits de pension/retraite
perdu(e)s
Résilier une police
1. Cliquez pour mettre en surbrillance la police que
vous devez annuler
2. Dans la barre Options, choisissez Actions>Annuler
3. Lorsque les fenêtres Annuler apparaissent :
a. Saisissez les données pour indiquer que le
nouvel AOR a été nommé
b. Description –
Annuler la ou les
polices
Remarque : vous ne
pouvez annuler que
les polices « émises »
c. Cliquez sur Terminer
4. Lorsque la fenêtre Ajouter activité
s’affiche :
a. Code = RCAN
b. Fermée = Non réussie
c. Raison – Choisir dans la liste CANC
Cliquez sur Terminer
Pour finaliser ce processus et appliquer
vos dates d’annulation à la ligne :
1. Dans la barre Options, choisissez
Actions>Émettre l’annulation
Établir l’annulation 2. Vérifiez de nouveau que votre date
d’expiration est correcte
3. Laissez la description de votre statut
intacte
4. Cliquez sur Terminer
Répétez ces deux dernières étapes (Annuler/Émettre) pour chaque police perdue. Si
toutes (ou la majorité) des polices ont été perdues, passez à l’étape suivante.
Page 15 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Compte entier perdu (majorité des polices)
1. Trouvez le bon compte
2. Cliquez sur Nouveau>Activité (New>Activity) (ou sur F9)
3. Choisissez Ajouter>compte cliquez sur Continuer
4. À partir
de la catégorie
Créer une activité Retraite/Pension, choisissez l’activité RLOS
RLOS 5. Saisissez la date d’entrée en vigueur de la perte dans la description de
l’activité
Annexez la 1. Glissez-déplacez toute la correspondance que vous avez reçue
correspondance à concernant la perte de ce compte dans l’activité RLOS
l’activité 2. Nommez vos pièces jointes conformément aux directives de la
convention d’appellation de HUB
Documentez la perte 1. Dans les remarques de l’activité, documentez brièvement les détails
de la perte :
• Quand perdons-nous le compte?
• Pourquoi perdons-nous le compte?
• Est-ce que nous perdons à la fois les avantages sociaux et les
assurances multirisques?
• Quel agent/agence le client nomme-t-il comme son nouvel agent
de dossier?
2. Si les autres producteurs ont été avisés, marquez la tâche comme
Terminée, sinon, indiquez Sans objet (Not Applicable).
3. Quittez l’activité ou passez à l’étape suivante.
Clôturez l’activité 1. Ajoutez toute documentation finale dans les
RLOS remarques de l’activité RLOS et fermez sans
succès
2. Dans la barre d’options (ou cliquez avec le
bouton droit), choisissez Actions>Fermer
3. Fermée = Non réussie
4. Raison = Choisissez une raison CANC dans la
liste
Page 16 | © March 8, 2021 HUB International Limited.S’il s’agit de la dernière perte d’affaires (c’est-à-dire qu’il n’y a
aucune police active pour les lignes/services)
1. Ajoutez une activité de REMARQUE (F9 – Aucune catégorie) pour vous
rappeler de désactiver le compte. Elle peut être ajoutée au niveau du
Désactiver le compte
compte.
2. Fixez un suivi pour 365 jours
Lorsque l’activité REMARQUE apparaît dans les détails du compte,
cliquez sur Actions / Désactiver le compte
Page 17 | © March 8, 2021 HUB International Limited.Vous pouvez aussi lire
