L'outil HP Marketing Development Funds (MDF Tool) - Guide des partenaires Version nº2, juin 2012
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L’outil HP Marketing Development Funds (MDF Tool) Guide des partenaires Version nº2, juin 2012 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.
Comment fonctionne le processus
Vous n'êtes plus obligé d’établir votre facture avant d’envoyer votre demande
de remboursement.
Dès lors que vos justificatifs ont été validés par HP, un e-mail contenant les
Les principales étapes instructions de facturation sera envoyé à votre service comptabilité
Vous transmettez
Vous confirmez HP prépare la
HP configure les les justificatifs
votre HP valide vos demande de
activités pour Vous réalisez relatifs à votre HP procède au
approbation pour justificatifs dans facture pour
vous dans l’outil votre activité demande de règlement
les activités dans l’outil MDF votre service de
Étapes MDF
l’outil MDF
remboursement
dans l’outil MDF
comptabilité
E-mail donnant le feu vert : Rappel de demande de Mises à jour du statut : vous
Notification vous serez informé lorsqu'une remboursement : vous serez notifié en cas de
activité vous a été attribuée et recevrez une série de rappels modification du statut de votre
par e-mail nous vous demanderons avant la date limite de dépôt activité, ex. : validée ou rejeteé
l'approuver/rejeter. Veuillez de la demande
ne pas réaliser une activité
tant que cette notification n'a Avis de paiement : votre
pas été reçue contact pour le paiement recevra
des instructions de facturation
pour le paiement
2 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.
Demander votre remboursement
Transmettre votre demande directement dans l'outil
Sur la page « Mes
activités », vous pouvez
filtrer les activités pour
lesquelles une demande
est attendue et
soumettre votre
demande directement
dans l'outil en cliquant
sur « demander
maintenant »
3 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.Transmettre une demande
Télécharger et soumettre votre documentation
1. Joindre des documents : les documents requis varient en
fonction du Type d'activité
− Justificatif de performance
− Justificatif de frais
2. Entrez le montant de votre demande hors taxe
3. Vérifier les détails : vérifiez si la demande est précise et vérifiez
les coordonnées bancaires de votre entreprise et l’interlocuteur
pour le paiement afin de vous assurer que le montant réglé
corresponde au montant facturé
Cliquer sur Envoyer : la demande sera ensuite validée et vous pourrez
voir son statut dans le MDF TOOL.
Remarque importante : pour les activités co-financées par des
alliances, il vous sera demandé de fournir Alliance reference ID
4 © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.Matrice d'éligibilité
Justificatif de mise en œuvre du
Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles Partenaire requis avec la soumission
soumission de la demande
de la demande de remboursement
Publicité Presse écrite, radio ou spots télévisés, ◦ Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus 1. Publicité écrite : Copie/fichier PDF de la
panneaux publicitaires, bannières ou billets d'avion détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec parution (mentionnant le titre et la date)
autres supports publicitaires pour les ◦ Coûts d'infrastructure de Partenaires/Revendeurs l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de 2. Publicité radio : Copie du script, longueur
produits, solutions ou services HP comme le mobilier (chaises, bureaux, tables, etc.) l'activité. du spot, heure et date de diffusion.
proposés à l'utilisateur final ◦ Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire 3. Publicité en extérieur : Photographie du
en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une panneau publicitaire. (mentionnant la date)
lettre à en-tête stipulant la date, le placement
publicitaire et le détail des coûts.
Catalogues Catalogues imprimés ou électroniques ◦ Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus Exemplaire de catalogue, fichier PDF, lien
(imprimés/en ligne) ou page de catalogue , brochures de billets d'avion détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec Web ou copie d'écran du catalogue en ligne.
produits, newsletters ou flyers imprimés ◦ Pénalités ou frais d'annulation l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de
pour une distribution massive aux l'activité.
clients potentiels. ◦ Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire
en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une
lettre à en-tête stipulant les dates, le nom du catalogue
et le détail des coûts.
Education/Briefings/ Activités assurées par un Partenaire ◦ Temps passé par les employés du partenaire en ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus Copie de l'invitation ou du programme
client visant à informer la clientèle sur les dehors du bureau détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec
produits, les services et les solutions HP. ◦ Frais de transport ou d'hébergement pour les l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de
Séminaires/Webinaires
employés HP l'activité.
Remarque : Si l'activité implique des ◦ Commissions versées à un employé HP ◦ Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire
déplacements, les coûts de transport et ◦ Les achats de billets d'avion sont limités en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une
d'hébergement peuvent faire l'objet d'un exclusivement à la classe économique lettre à en-tête stipulant les dates et le détail des coûts.
remboursement pour ce type d'activité. ◦ Tous les frais de transport jugés excessifs par HPMatrice d'éligibilité
Justificatif de mise en œuvre du
Justificatif de coûts du Partenaire requis
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles Partenaire requis avec la soumission
avec la soumission de la demande
de la demande de remboursement
Évaluations du client : Évaluation ou consultation du client à la demande du ◦ Temps passé par les employés du Les partenaires doivent fournir une facture de tiers Copie du retour de l'évaluation indiquant les
partenaire ou du client avec un plan stratégique précis partenaire en dehors du bureau ou une facture détaillée (générée en interne) du dates auxquelles l'évaluation a été réalisée
visant à distancer un concurrent de HP, en développant ◦ Frais de transport ou d'hébergement partenaire si l'évaluation a été réalisée dans le
l'activité de la société par l'ajout d'un nouveau compte pour les employés HP cadre temporel de l'activité.
client ou d'une nouvelle division au sein d'un compte ◦ Commissions versées à un employé HP
client existant. L'évaluation est généralement assurée ◦ Les achats de billets d'avion sont limités
par un intégrateur de systèmes ou un consultant tiers. exclusivement à la classe économique
Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les
coûts de transport et d'hébergement peuvent faire
l'objet d'un remboursement.
Publipostage/Télémarketing Campagnes de marketing par publipostage (par voie ◦ Coûts de repas, d'hébergement, de ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures ou Exemplaire de la sollicitation commerciale
écrite ou électronique) ou campagnes par télémarketing transport ou de billets d'avion reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien ou copie du script de télémarketing (le cas
pour la création d'opportunités, les suivis des ◦ Pénalités ou frais d'annulation direct avec l'activité et qui stipulent les dates de la échéant)
campagnes de marketing, l'étude de marché, les mises à campagne de publipostage et de télémarketing.
jour de la clientèle de programmes, produits et services ◦ Si l'activité est effectuée en interne, les
HP. partenaires doivent fournir une facture ou une
lettre à en-tête stipulant le détail des coûts,
notamment le nombre de pièces envoyées ou
d'appels passés ainsi que la(/les) date(s) auxquelles
l'activité a été effectuée.
Publicité électronique Publicités Internet, bannières électroniques, flyers ◦ Coûts de repas, d'hébergement, de ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures ou Lien Web, capture d'écran et/ou e-mail
électroniques ou contenu Web où figurent les produits, transport ou de billets d'avion reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien envoyé.
solutions ou services HP. ◦ Pénalités ou frais d'annulation direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et
la nature de l'activité.
◦ Si l'activité est effectuée en interne, les
partenaires doivent fournir une facture ou une
lettre à en-tête stipulant le détail des coûts,
notamment l'adresse du site Web du contenu Web
ou un exemple de contenu de publicité Internet
ainsi que les dates auxquelles l'activité a été
effectuée.Matrice d'éligibilité
Justificatif de coûts du Partenaire Justificatif de mise en œuvre du
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles requis avec la soumission de la Partenaire requis avec la soumission
demande de la demande de remboursement
Équipement (exp./dév.) Investissements effectués pour l'achat, la location ou le leasing Produits et équipements non-HP ◦ Les Partenaires doivent fournir une facture Les Partenaires doivent indiquer les numéros
de matériel et logiciels HP destinés à l'exposition, au ◦ Coûts de rénovation des pièces d'exposition fournisseur où figure le prix payé pour le de série des produits.
développement d'applications ou à l'évaluation des clients. ◦ Coûts de réparation des équipements matériel ou les logiciels.
Les modalités et conditions suivantes s'appliquent : ◦ Coûts de consommables tels que le papier
◦ Un co-investissement du Partenaire est requis pour cette et l'encre
activité. Le co-investissement de HP dans l'équipement ◦ Coûts de repas, d'hébergement, de
d'exposition du Partenaire ne peut pas matériellement excéder transport ou de billets d'avion
la valeur du matériel après amortissement lorsqu'il sert
d'équipement d'exposition
◦ Il incombe aux Partenaires d'assurer la mise à jour de la
documentation détaillée et
la disposition de l'équipement d'exposition.
◦ Le matériel doit être utilisé par le Partenaire à des fins
d'exposition uniquement et ne peut pas être revendu pendant
six mois.
◦ Une fois ce délai de six mois expiré, tout matériel d'exposition
vendu aux clients doit inclure tous les équipements d'origine du
fabricant, notamment toute les pièces, la documentation et les
logiciels, sans quoi la garantie ne pourra s'appliquer.
◦ Il incombe au Partenaire de se conformer à toutes les lois et
réglementations régissant la vente de ce type de systèmes
lorsqu'un matériel d'exposition est vendu à un client utilisateur
final.
◦ Le partenaire de distribution doit informer les utilisateurs
finaux que le produit a servi de modèle d'exposition.
◦ Les produits éligibles ne peuvent pas être vendus à un autre
revendeur ou intermédiaire.
◦ Il incombe aux Partenaires d'assurer la mise à jour et la mise à
disposition de la documentation pendant au moins 2 ans.
◦ HP se réserve le droit d'effectuer des audits pour vérifier que
les équipements n'ont pas été vendus et qu'ils sont bien
utilisés à des fins d'expositionMatrice d'éligibilité
Justificatif de coûts du Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles Partenaire requis avec la avec la soumission de la demande de
soumission de la demande remboursement
Salons & Événements, expositions, conférences, expositions itinérantes ou ◦ Temps passé par les employés du partenaire en Les Partenaires doivent fournir Copie du programme, de l'invitation ou du détail de
Événements salons organisés par des partenaires où sont présentés les produits, dehors du bureau les factures ou reçus datés l'événement.
services et solutions HP pour les clients. ◦ Les coûts de réparation ou d'entretien de détaillés de fournisseurs tiers
Événements organisés par HP et auxquels participent des l'équipement d'exposition qui sont en lien direct avec
partenaires. ◦ Frais de transport ou d'hébergement pour les l'activité, notamment la(/les)
Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les coûts de employés HP date(s) et la nature de l'activité.
transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un ◦ Coûts des billets d'avion limités à la classe ◦ Si l'activité de marketing est
remboursement. Les événements organisés par HP sont limités économique, pour les employés du Partenaire effectuée par le Partenaire en
uniquement aux coûts de transport, frais d'hébergement et droits de uniquement interne, le Partenaire doit fournir
participation des partenaires participants. ◦ Tous les frais de transport jugés excessifs par HP une facture ou une lettre à en-
◦ Dons de charité ou parrainages d'œuvres de tête stipulant le détail des coûts
bienfaisance associés au salon ou à l'événement* et la(/les) date(s) du salon/de
sauf si une autorisation des Services Commerciaux l'événement.
de HP a été émise au préalable
Formation Formations techniques, commerciales ou autres, dispensées par HP ◦ Formations pour clients utilisateurs finaux Les Partenaires doivent fournir Certificat de formation ou copie du programme ou du
ou par des formateurs agréés par HP, et suivies par les employés du ◦ Temps passé par les employés du partenaire en les factures ou reçus datés contenu de la formation.
Partenaire pour accroître le potentiel de dynamisation de la dehors du bureau détaillés de fournisseurs tiers
demande de produits et services HP du Partenaire. Il peut s'agir de ◦ Frais de transport ou d'hébergement pour les qui sont en lien direct avec
formations théoriques, de formations en salle de classe, de employés HP l'activité, notamment la(/les)
formations sur site, de formations sur le Web, de déjeuners- ◦ Coûts des billets d'avion limités à la classe date(s) et la nature de l'activité
conférences, d'auto-formations, de formations en compétences économique, pour les employés du partenaire
générales de vente, de coaching. uniquement.
Remarque : Si l'activité de formation implique des déplacements, les ◦ Tous les frais de transport jugés excessifs par HP
coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un
remboursement.Matrice d'éligibilité
Justificatif de coûts du Partenaire Justificatif de mise en œuvre du Partenaire
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles requis avec la soumission de la requis avec la soumission de la demande de
demande remboursement
Prime sur les ventes Allocation d'encouragement versée par les ◦ Remises sur articles et sur produits en fin de Le cas échéant, reçus et factures de tiers 1. Description détaillée du concours ou de la prime sur
Partenaires à leurs employés, ou par un vie détaillés : les ventes, notamment :
Distributeur à un Partenaire, pour la vente d'un ◦ Primes sur les ventes aux clients utilisateurs ◦ Cadeaux et prix de concours a. modalités et conditions du concours ou de la prime
produit HP spécifique dans le délai à court terme finaux ◦ Cartes-cadeaux/certificats b. RTM (à savoir, Distributeur, OEM, ODP, Revendeur,
prédéfini. ◦ Primes sur objectif de croissance Détaillant)
Exemple : SPIF (prime au rendement), concours de ◦ Primes sur programme de réalisation c. Articles et produits présentés
vente, ou autres types d'activités de vente avec d'objectif de vente d. dates/délai de la prime
mesures incitatives (prix, cartes-cadeaux, ◦ Programmes incitatifs ou SPIF gérés par HP e. nature de la récompense
voyages, séjours en hôtel, etc.) pour les employés
du Partenaire pour vendre des produits, solutions 2. Réalisations/résultats, notamment une liste des noms
ou services HP des représentants (ou numéros d'employé) des ventes
Le montant à rembourser sera couvert selon un réalisées, précisant le SKU des produits, la quantité
plafond convenu. vendue, le prix unitaire et le prix total pour chaque
représentant
HP Champions Ressources du partenaires (marketing, techniques ◦ Les achats de billets d'avion sont limités Non applicable Les partenaires doivent remplir les Annexes D, E et F du
ou commerciales) axées sur la planification, la exclusivement à la classe économique « Guide HP Champion » (formulaires Remboursement et
mise en œuvre et l'évaluation de l'efficacité des ◦ Tous les frais de transport jugés excessifs par Plan d'activité)
programmes destinés à promouvoir, vendre et HP
faire valoir les produits et services HP.
Remarque : Si l'activité implique des
déplacements, les coûts de transport et
d'hébergement peuvent faire l'objet d'un
remboursement.
Merchandising Articles promotionnels tels que crayons, stylos, ◦ Coûts d'infrastructure de ◦ Les Partenaires doivent fournir les factures Non applicable
briquets, casquettes, t-shirts, mugs, clés USB Partenaires/Revendeurs comme le mobilier ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui
(portant le logo HP) offerts comme cadeaux aux (chaises, bureaux, tables, etc.) sont en lien direct avec l'activité.
clients lors d'événements, de salons, de ◦ Si l'activité est effectuée en interne, les
conférences ou de portes ouvertes promouvant les partenaires doivent fournir une facture ou
produits HP. une lettre à en-tête stipulant le détail des
coûts.Matrice d'éligibilité
Justificatif de coûts du Partenaire Justificatif de mise en œuvre du
Type d'activité Descriptions et exemples Exemples de dépenses inéligibles requis avec la soumission de la Partenaire requis avec la soumission
demande de la demande de remboursement
Activités de marketing en Affichages des produits en magasin/point de ◦ Coûts d'infrastructure de Les Partenaires doivent fournir les factures Photographies du rayon/présentoir. Copie
magasin vente sur les fenêtres, baies vitrées, murs ou en Partenaires/Revendeurs comme les ou reçus datés détaillés de fournisseurs du planogramme, du point de vente sur site.
tête de gondole pour exposer les produits HP et aménagements, les rénovations ou le tiers qui sont en lien direct avec l'activité, OU
générer une demande. mobilier (chaises, bureaux, tables, etc.) notamment la(/les) date(s) et la nature de Photographie du merchandising sur le site
Les MDF ne peuvent EN AUCUN CAS être l'activité. des différents points de vente de produits
Démonstrations : dépenses pour des activités utilisés pour financer des remises en caisse, ◦ Si l'activité de marketing est effectuée par HP
de démonstration en magasin proposées par le des bons ou des produits. Les MDF peuvent le Partenaire en interne, le Partenaire doit
Partenaire, le Promoteur ou un service être utilisés uniquement pour faire fournir une facture ou une lettre à en-tête
externalisé de tiers. connaître la promotion. stipulant le détail des coûts et la(/les)
date(s) du salon/de l'événement.
Services ou outils permettant aux revendeurs
d'évaluer et de gérer l'assortiment du magasin,
le placement des produits (planogramme), le
réassort des produits, les présentations des
produits, la gestion des promotions ou d'autres
activités conçues pour attirer le consommateur
et maximiser les performances (vente) des
magasins de distribution.Merci © Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.
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