ARMEN 6 Convergence des marchés des GHT - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
ARMEN 6 Convergence des marchés des GHT
Sommaire
1. LE PÉRIMÈTRE
2. L’ANALYSE DE LA SITUATION ACTUELLE
3. LES BONNES PRATIQUES RECENSÉES
4. LES OPPORTUNITÉS
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
Membres du groupe de travail
GHT Lille Métropole
Olivier BRICHORY GHT Cotentin Flandre Intérieure
GHT Eure-Seine Pays
CH de Saint-Brieuc – GHT Armor
d’Ouche
GHT Plaine de France
Pierre-Marie HUET
CH de Montélimar – GHT Sud Drôme-Ardèche
GHT Haute-Alsace
Jean-Claude LE GUEN GHT Armor
CH public du Cotentin – GHT Cotentin
David LEBON GHT Sud Drôme-Ardèche
CH Eure-Seine – GHT Eure-Seine Pays d’Ouche
Nicolas LUBREZ
CH Roubaix – GHT Lille Métropole Flandre Intérieure CHT Vaucluse
Alicia PEREIRA
CH de Carpentras – GHT Vaucluse
François CAPITAIN
LEADER
Chargé de mission achat et logistique - RESAH
Agnès RAMPANT
CH Saint-Denis – GHT Plaine de France
Barthélémy MAYOL
Sébastien TAUPIAC
PARRAIN Directeur général du CH de Martigues
UGAP
Rodolphe TRIQUET Charles LEPAS
ASSISTANT
CHRU Lille – GHT Lille Métropole Flandre Intérieure Assistant Programme PHARE - DGOS
Nadia RAGHA
GHRMSA – GHT Haute Alsace
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
Remerciements aux établissements contributeurs
GHT du Gers GHT Cotentin
GHT Sud Lorraine
GHT Loire-Atlantique
GHT Hainaut- GHT Somme Littoral Sud
GHT Vaucluse Cambrésis
GHT Eure-Seine Pays
GHT Yvelines-Nord
d’Ouche
GHT Rhône Centre
GHT Brocéliande Atlantique
GHT Cotentin
MERCI GHT Lille Métropole
Flandre Intérieure
GHT d’Armor GHT Rance Emeraude
GHT Psychiatrie Nord GHT Centre Alsace
GHT Mont Saint-Michel Pas-de-Calais
GHT Yvelines Nord
GHT Grand Est 10
GHT Vaucluse
GHT Sud GHT Saône et Loire
Bretagne Bresse-Morvan
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
Notre méthodologie et nos sources
L’ensemble des données présentées dans les diapositives qui suivent proviennent de différentes sources:
• La synthèse des résultats de l’autodiagnostic de la fonction achat remonté par chaque GHT à la DGOS (version
décembre 2018) pour les items liés au périmètre du processus de convergence.
• Les résultats du point de situation de la fonction achat mené par la DGOS entre février et avril 2019 auprès de
39 GHT: synthèse statistique des réponses aux questions concernant la convergence des marchés.
• Un questionnaire sur la convergence des marchés adressé aux GHT s’étant autoévalués sur des niveaux 3 et 4
sur les items de l’autodiagnostic liés à la convergence renseigné par 10 GHT.
• Et les expériences professionnelles riches, complémentaires et variées de chacun des membres du groupe.
Aperçu de l’autodiagnostic de la DGOS Aperçu du questionnaire « Convergence » Aperçu du point de situation de la fonction achat
exemple exemple
choix GHT n°1 choix GHT n°2
organisation du recensement
des besoins des etab parties et 3 3
consolidation par l'etab support
l'organisation de la production
des documents de consultation est
2 2
organisée au niveau du GHT (D.C.E, cahier
des charges…)
formalisation de la
délégation de signature au profit du
Sécurisation de l'organisation Directeur des achats du GHT et de
du nouveau process achat 1 3
certains des membres de l'équipe
"fonction achat mutualisée" multi-
établissements
Capacité d'émission des bons de
commande par les étab parties au titre 1 2
des marchés conclus par l'étab support
Alignement du comptable public sur le
2 3
nouveau processus achat
Définition de l'organisation cible 3 4
création d'une "cellule juridique des
contrats" ou nomination d'un " juriste 3 4
marchés"
sécurisation juridique organisation du contrôle juridique 2 3
des marchés
Harmonisation au niveau du GHT des
catégories homogènes de fournitures et 1 4
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
de services
Périmètre
Définition de la convergence des marchés :
Dans son acception large, la convergence des marchés peut se définir comme un processus
visant à mettre en place une procédure unique pour les besoins homogènes des
établissements d’un même groupement hospitalier de territoire
Ce que la convergence est Ce que la convergence n'est pas
• L'anticipation et la consolidation des • Un marché unique dans tous les cas
besoins des établissements du GHT afin de • Une perte d’autonomie des établissements
définir une stratégie achat partagée parties: ils sont consultés obligatoirement
(computation des seuils ; allotissement en amont de la passation et restent
etc.) (convergence par les besoins) compétents pour l’exécution financière et
• La synchronisation des dates de début de technique des marchés
marché (convergence par les
procédures)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
La convergence des marchés, une orientation fortement contrainte
« Il est envisagé que la démarche de convergence des marchés soit initiée le 1er janvier 2017 avec un
objectif de convergence des marchés au 31 décembre 2020. À cette échéance, tous les marchés
actifs auront pu être instruits par la fonction achats mutualisée du GHT ».
Vademecum de la mise en place des GHT, 2016, p.62
« L’établissement support est chargé de la politique, de la planification, de la stratégie d’achat et
du contrôle de gestion des achats pour ce qui concerne l’ensemble des marchés et de leurs avenants.
Il assure la passation des marchés et de leurs avenants »
Article R. 6132-16 du Code de santé publique
L’établissement support est pleinement responsable de l’animation et la structuration de la démarche
de convergence
Le calcul de la valeur estimée du besoin pour la détermination des seuils de procédure applicables
doit être effectué au niveau du GHT (…) quand bien même la passation des marchés de services ou de
fournitures considérés comme homogènes ne serait pas lancée simultanément ou selon le même dispositif
pour l'ensemble des établissements du groupement présentant un besoin
Articles R2121-1 à R2121-9 du Code de la commande publique
La computation des besoins homogènes à l’échelle du GHT induit, pour une forte proportion des
achats, l’atteinte de seuils de procédure obligeant le recours à des MAPA ou des appels d’offre là où
auparavant des contrats de gré à gré constituaient la norme pour certains établissements
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
Modalités de computation des seuils
La computation des besoins au niveau du GHT emporte deux conséquences pour les établissements dans le
cadre de la convergence:
• L’atteinte beaucoup plus fréquente des seuils par effet mécanique
• La nécessite d’harmoniser les référentiels et notamment la définition des besoins dans chaque établissement
via la nomenclature NCHFS (cf. diapo suivante)
41% des GHT déclarent ne pas avoir commencé à harmoniser les catégories homogènes de fournitures
et de services
15% des GHT déclarent avoir mis en place la nomenclature NCHFS de la DGOS
RAPPEL
• Pour les marchés publics de travaux : valeur totale des travaux se rapportant à une opération ainsi que
la valeur totale estimée des fournitures et des services mis à la disposition du titulaire par l’acheteur
lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution des travaux. Il y a opération de travaux lorsque l’acheteur prend
la décision de mettre en œuvre, dans une période de temps et un périmètre limité, un ensemble de
travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique ;
• En ce qui concerne les marchés publics de fournitures ou de services : estimation de la valeur totale
des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs
caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.
(…) dans le cas où certaines de ces procédures sont confiées à des opérateurs externes de
mutualisation (…) le calcul de la valeur estimée du besoin pour les procédures lancées en propre par le
GHT ne prend pas en compte les besoins confiés à ces opérateurs Voir Q5 de la FAQ sur la mise
en place des fonctions achat de GHT, DGOS, 2018
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7
Focus: les nomenclatures de la DGOS
L’exemple de la famille médicaments
Le code nomenclature achat, s’il est
C’est ce code NHFS, associé à
implémenté, permet de générer
plusieurs produits, qui permet
automatiquement des cartographies
d’agréger les besoins au niveau du
par extraction. Il permet également
GHT afin de déterminer le seuil
de générer automatiquement le code
applicable
NHFS
• 12 nouvelles familles d’achat ont été définies: médicaments, dispositifs médicaux, informatique, équipements
biomédicaux, équipements généraux (non médicaux), fournitures générales, travaux-fournitures-prestations
techniques et énergie, hôtellerie, laboratoires de biologie, transports et véhicules, prestations générales,
prestations commerciales.
• Chaque famille se décline ensuite en domaines, catégories, segments, sous-segments et produits élémentaires
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
Périmètre du processus de convergence (1/2)
Voir diapo suivante
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9Périmètre du processus de convergence (2/2)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10Sommaire
1. LE PÉRIMÈTRE
2. L’ANALYSE DE LA SITUATION ACTUELLE
3. LES BONNES PRATIQUES RECENSÉES
4. LES OPPORTUNITÉS
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11De forts enjeux s’inscrivant dans le cadre des projets stratégiques du GHT
La convergence des marchés au sein des GHT doit permettre aux personnels médicaux et soignants d’obtenir
des environnements de travail, des équipements et des systèmes d’information homogènes au sein des
différents établissements. Elle s’inscrit dans le cadre de projets stratégiques mais peut également les préfigurer.
Illustrations
Projet médical partagé Mise en place d’une filière de soins GHT
sur l’imagerie
Convergence des SI Interopérabilité des logiciels d’imagerie entre
établissements
Obj.1: Concourir à la qualité des soins
Politique achat Obj. 2: Mener des démarches achat
performantes
Harmoniser le parc d’équipements favorisant
Stratégie de convergence une prise en charge commune et graduée des
patients
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12Au 1er semestre de 2018, les directions achat des GHT ont cherché à se conformer au cadre
juridique et sécuriser leur approvisionnement
Au 1er janvier 2018, dans un contexte de mise en place et de structuration des fonctions achat
mutualisées, la plupart des GHT a cherché à se conformer aux nouvelles exigences
réglementaires tout en sécurisant l’approvisionnement des établissements parties :
Signature ou prolongation de marchés avant le 1er janvier
Octroi de délégations de signature larges
Recours massif aux centrales d’achat
Mise en place d’accords-cadres avec allotissement par établissement
Ces tactiques ont parfois permis de L’augmentation du nombre de La performance économique des
réaliser des gains du fait : procédures à gérer pour marchés convergés n’est pas
1. De l’effet massification ; l’établissement support à effectif systématique pour l’ensemble des
2. De l’existence de coopérations constant n’a pas permis établissements du fait :
antérieures au GHT (coopérations 1. une réelle planification des 1. d’un prix pas nécessairement
historiques, groupements de procédures à faire converger ; favorable par rapport au prix
commandes locaux, CHT etc.). 2. la mise en place de stratégies historique ;
adaptées. 2. d’un cahier des charges inadapté
aux contraintes existantes.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 13Pour réussir la convergence les GHT doivent pouvoir anticiper et planifier la prise en compte des
besoins
• La computation des seuils à l’échelle du GHT nécessite une organisation achat structurée au moment des
étapes de consolidation des besoins et d’élaboration des stratégies d’achat
• Cette convergence des stratégies induit de fait une démarche de convergence des marchés
• Ces objectifs nécessitent d’adopter une logique d’anticipation, de centralisation et une vision à long terme des
besoins
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 14Analyse SWOT du processus de la convergence
Forces actuelles Faiblesses actuelles
• Contribution à la qualité des soins • Charge de travail et temps de coordination
• Harmonisation des pratiques • Gains hétérogènes entre établissements
• Participation effective des établissements aux choix • Manque de réactivité dans le lancement des procédures
• Sécurisation juridique • Non prise en compte systématique des spécificités
• Efficience locales
• Performance économique • Délégations de signature parfois trop larges
• Meilleur lisibilité pour les opérateurs économiques
• Bénéfice de l’expérience des structures de coopération
préexistantes aux GHT (GCS, groupements de
commande, CHT etc.)
Opportunités futures Menaces
• Approfondissement de la connaissance des • Difficulté d’accès aux marchés pour les PME locales
établissements entre eux • Complexité des cahiers des charges qui peut être
• Gains de productivité (allègement des charges désincitative
administratives) • Effet massification sans impact sur les prix provoquant
• SI ACHAT des ruptures d’approvisionnement
• Développement des entreprises à dimension régionale • Risque accru de contentieux
• Rééquilibrage de la relation acheteur / fournisseur
notamment pour les petits établissements
• Systématisation de la négociation
• Professionnalisation
• Suivi d’exécution partagé des marchés convergés
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 15L’avancement du processus de convergence au sein des GHT : encore beaucoup d’étapes à
franchir
Etapes clefs Etapes en cours Prochaines étapes sur
franchies de développement lesquelles investir
Planification des marchés Identification du hors Harmonisation des
marché catégories homogènes de
fournitures et de services
. 31% 59% 54%
13% 41%
en partie réalisé en partie 38%
réalisé non
en partie
réalisé
Priorisation des marchés Mise en place d’actions Mise en place des
correctives nomenclatures de la DGOS
51% 23% 41% 41%
26% 15%
réalisé réalisé en partie en
en partie réalisé
partie
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 16Définir et mettre en place les modalités de pilotage du projet
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 4. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Les modalités de pilotage du projet convergence ont été, et sont aujourd’hui encore au centre de l’efficience des achats
groupés de territoire…
- Définition des objectifs et de la stratégie achat
- Définition des acteurs, mise en place d’équipes en charge des actions
achat et répartition des tâches
- Planification et suivi du projet convergence
Implique des outils, des acteurs,
différents processus et A titre d’exemple, aujourd’hui :
différentes pratiques (Remontée AUTO DIAG DGOS juin/décembre 2018)
- 67 % des GHT ont une organisation cible définie
et opérationnelle
Cartographie, SI, fiche projet achat…
- 58 % des GHT ont mis en place des départements et
Chef de projet, responsable achat, filières achat
responsable de filière… - 74 % des GHT ont mis en place une cellule juridique des
Comitologie, harmonisation, marchés
massification…
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 17La gouvernance de la convergence des marchés
La convergence nécessite
Chef de Projet Convergence des
certains outils
marchés
- Outils informatiques
Garant de la gouvernance et de la Cartographie, fiche projet achat, tableau
cohérence globale des actions de nomenclature, TDB procédures…
Recensement et centralisation des
convergence du GHT
informations en termes de besoins et
d’achat - Outils juridiques
Résiliation, non reconduction, avenant de
Il pourra s’agir tour à tour d’une
Communication avec les responsables de prolongation, groupement de
personne dédiée à cette fonction, ou de chaque domaine d’achat commandes, dates d’entrée différées,
plusieurs personnes prenant en charge clause de réexamen…
certaines de ses missions
Connaître toutes les démarches d’achat
entreprises sur le territoire - Outils fonctionnels
Groupes de travail, communication,
comité achat…
Gérer et connaître les différents
Par exemple, le GHT Sud calendriers et échéances
Bretagne a désigné la
cellule des marchés
comme responsable de Mettre en application la stratégie achat
la convergence, avec préalablement définie
maitrise du calendrier
des marchés, tandis que Être partie prenante dans l’opération de
le GHT du Gers a désigné
son responsable achat
massification et d’harmonisation des
pour endosser ce rôle achats et des pratiques du GHT
Il existe par conséquent plusieurs
modalités d’animation du projet
de convergence Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18Cartographier et analyser l’existant
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
• Effectuer un état des lieux objectivant la situation des achats au sein du GHT et organiser le
recensement et le traitement des nouveaux besoins
• Repérer les segments à enjeux (ex. analyses Pareto, ABC)
• Organiser les travaux de convergence : priorisation des dossiers achat, répartition des rôles de
pilotage, de contribution, de suivi et de mise en œuvre, définition du calendrier
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 19Focus: l’analyse des échéances des marchés, une étape indispensable
• Initier la démarche de convergence des marchés avec un objectif d’instruction de tous les marchés actifs des
établissements du GHT
Objectif
• Ce tableau permet par famille d’achat de connaitre les convergences possibles à court, moyen et long termes
• Disposer d’une vision calendaire synthétique des échéances clés par marché (date de début et de fin) de chaque
établissement
• Identifier les niveaux de mutualisation actuels (part des achats réalisés en groupements national, régional ou local et en
Utilité propre)
• Identifier les marchés communs, les adhésions aux groupements de commande, les éventuels avenants à mettre en
place, les procédures à lancer et leurs durées
• Mettre en place un tableau synthétique de suivi des marchés de chaque établissement pour faire apparaitre les
Comment échéances clés et préparer la convergence des marchés.
• L’extraction des données peut se faire via les GEF des établissements. Le tableau est alors alimenté automatiquement.
Facteurs clés de succès Risques
• Absence de recensement des contrats Exemple de planning des marchés GHT
• Centralisation de la saisie de données
dans les petits établissements
(par ex. le contrôleur de gestion) mais
• Données non fiables, incomplètes
communication large (responsables
• Tableau trop exhaustif (vision par lot)
de filière, acheteurs, cellule des
chronophage à renseigner ou trop
marchés)
macro (risque de mauvaise définition
• Juste définition des informations
du périmètre de convergence à
demandées
considérer)
• Utilisation d’alertes
• Absence de rigueur dans
• Facilité d’utilisation
l’actualisation des données Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 20Focus : l’identification et l’analyse du hors-marché
Vrai ou faux hors-marché ?
Constats
• Certains montants hors-procédure sont
87% des GHT n’ont pas ou ont partiellement identifié leur hors-marché
justifiés: fournisseur en monopole, opérateur
de mutualisation, grossiste, convention,
48% des GHT n’ont pas encore mis en place d’actions correctives urgence impérieuse etc.
• C’est le « vrai » hors-marché qui doit faire
l’objet d’une analyse approfondie pour mettre
en place une stratégie adaptée
1. Identification et analyse du hors-marché
Analyse au fil de l’eau
• La plupart des établissements réalisent aujourd’hui des 2. Mise en place d’actions correctives
extractions de commandes non rattachées à un numéro
de marché
• Le retraitement et l’analyse sont ensuite faits au niveau • L’analyse du hors-marché doit permettre de déterminer les
de chaque segment par les acheteurs et experts métier dépenses pour lesquelles une procédure est nécessaire
afin de déceler le « vrai » du « faux » hors-marché
• Cette démarche doit être pilotée au niveau de chaque
segment d’achat et peut faire l’objet d’actions dédiées
dans le cadre du plan d’actions achat de territoire
Fonctionnement en routine
• Une identification et une analyse fiabilisée du « hors- • Les procédures à lancer peuvent s’ajouter ou
marché » passe par la mise en place de la nomenclature compléter (si le périmètre initial prévu était sous-évaluée)
NHFS et la codification du hors-marché dans la GEF (cf. les procédures convergentes planifiées
encadré en haut à droite)
• Des extractions régulières avec un retraitement minimal
permettent de concentrer l’action de l’acheteur sur la
définition de la stratégie à adopter
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 21Identifier et prioriser les marchés convergents
1. Définir et 3. Identifier
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place et prioriser
et analyser œuvre la processus de
les modalités de les marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Objectif : Identifier les marchés à faire converger pour ensuite les hiérarchiser.
Comment les identifier ?
Réaliser un recensement exhaustif des contrats en cours, avec les types de marchés, les modalités de résiliation, les dates de
début et de fin de marché ;
Organiser les informations de façon à pouvoir les analyser facilement : l’analyse par segment est pertinente car elle permet de
faire le lien avec la cartographie des achats (vérification du taux de couverture des marchés) ;
Faire des benchmarks inter-établissements pour voir la performance de chacun des marchés ;
Comparer les opérateurs de mutualisation ;
Faire le choix de la rationalisation (moins de contrats, moins de fournisseurs) pour une meilleure gestion ;
Dès lors que des contrats performants sont disponibles en centrale d’achat, se poser la question d’une mise à disposition ou
d’une aide pour une utilisation optimale des contrats;
Profiter de cette occasion pour réduire la part de hors marché et assurer la sécurité juridique des marchés ;
Voir en la cartographie des marchés une base pour le dialogue acheteur prescripteur.
Points d’attention :
Le GHT ne disposant pas de la personnalité morale, il n’est pas possible d’étendre un contrat en cours à un autre
établissement partie au GHT. Les procédures doivent être passées de façon conjointe.
Priorisez ! Ne lancez pas toutes les procédures en même temps, certaines choses sont essentielles, au regard notamment du
projet médical partagé du GHT, d’autres sont moins stratégiques et peuvent attendre.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22Identifier et prioriser les marchés convergents
1. Définir et 3. Identifier
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place et prioriser
et analyser œuvre la processus de
les modalités de les marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
ACHATS LEVIERS ACHATS STRATÉGIQUES
Les critères de priorisations des marchés :
Marché concurrentiel Marché peu concurrntiel,
• Enjeu stratégique (importance des familles d’achat/risques du Volume important sans substitution possible
Substitution possible Relation de dépendance
marché associé, harmonisation des pratiques, ressources
volume d'achat
Forte opportunité de Peu de marge de négociation
disponibles) ; négociation
ACHATS SIMPLES ACHATS CRITIQUES
• Enjeu économique (atteinte d’une masse critique) ;
Marché concurrentiel avec Marché mono/oligopolistique
• La réduction du hors-marché ; nombreux opérateurs éco. Achat technique, spécificités
Spécificités standardisées précises
• Les échéances et les écarts entre elles. Substitution facile Substitution difficile
risques courus
Les marchés à faire converger sont-ils comparables ?
• Faut-il scinder certains marchés ? Question annexes :
Achat ou location ? Avec ou sans
• Faut-il en regrouper d’autres ? entretien ?
Maintien de l’objet du marché ? Maintien
• Faut-il allotir différemment ? du périmètre ?
Quels sont les enjeux financiers ? 51% des établissement ont réalisé leur
priorisation
• Le même potentiel de gains est-il envisageable pour chaque
établissement ? 26% l’ont partiellement réalisé
• Chaque établissement a-t-il les moyens de financer le projet
d’achat ? Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23Focus: les orientations nationales sur les niveaux de mutualisation
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
• La définition de la stratégie de convergence incluant le choix du niveau de mutualisation peut utilement
s’appuyer sur les orientations données par la DGOS basées sur l’échelle de consolidation des besoins et
l’offre du marché fournisseur.
• Ces recommandations n’ont pas de caractère impératif mais doivent permettre de concentrer l’action de
l’acheteur GHT sur les procédures où sa valeur ajoutée est plus forte et constituer un gisement d’efficience
significatif. Cela ne dispense pas les GHT d’une analyse approfondie des besoins de chaque établissement et
d’un sourçage régulier pour évaluer la pertinence notamment financière de ces orientations et de leur
adéquation avec son besoin.
Exemples d’orientations de niveau de mutualisation préconisés par la DGOS
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24L’allotissement, vrai ou faux-ami de la convergence ?
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
La durée des accords-cadres ne peut dépasser quatre ans pour les pouvoirs adjudicateurs (article L. 2125-1 CCP)
• Allotir un marché consiste à fractionner l'objet d'une consultation en lots, en fonction des caractéristiques
techniques distinctes des prestations, ou de la structure du secteur économique concerné.
• L'allotissement peut être technique, fonctionnel, géographique ou lié à des considérations de capacité ou de
sécurité.
Absence de convergence justifiée Convergence uniquement procédurale
• Un lot par type de prestation (assurances) • Allotissement géographique par établissement dans le
• Un lot par établissement afin de sécuriser seul but de respecter les exigences de seuil sans
l’approvisionnement et favoriser les entreprises locales interroger ou consolider les besoins d’un point de vue
(ex. pain, entretien des bâtiments). fonctionnel
• Un lot géographique pour les GHT très étendus où le tissu
fournisseur est hétérogène pour certains besoins
• Un lot commun et un lot pour un établissement spécifique.
Ex. si dans un GHT un établissement a une pratique
spécifique pédiatrique, on peut envisager des lots
généraux et des lots pédiatriques
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25Mettre en œuvre la convergence pour les marchés en cours
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Afin de coordonner les dates de fin de marché et d’éviter le hors-marché, plusieurs options peuvent être envisagées:
• Décision de non reconduction: un marché public peut prévoir une ou plusieurs reconductions à condition que ses
caractéristiques restent inchangées et que la mise en concurrence ait été réalisée en prenant en compte sa durée totale.
• Avenants de prolongation ou pour la couverture de besoins complémentaires (option plus souple mais plus encadrée
juridiquement): ces avenants ont vocation à allonger la durée du marché. Pour rappel la jurisprudence estime qu’une
augmentation par avenant est possible dans la limite de 10% (marché public de fournitures ou de services ou d’un contrat de
concession) à 15% (marchés publics de travaux ) du montant total du marché. Les avenants de prolongation pour les
accords-cadres et anciens marchés à bons de commande sont interdits. L’avenant de prolongation pour un marché arrivé à
échéance n’est pas possible.
• La passation de nouveaux marchés par ou pour les établissements parties si la période de « prolongation » des
marchés locaux est importante. Il s’agit d’une option lourde et consommatrice de temps qui nécessite que la catégorie de
marché soit adaptée
• La résiliation des marchés en cours: cette solution est envisageable lorsqu’il est plus avantageux pour l’acteur public de
recourir immédiatement à un marché commun unique du GHT (gains estimés du marché GHT vs indemnité de résiliation)
Cas A:
Convergence
Cas B:
Pas de
convergence
immédiate Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26Mettre en œuvre la convergence pour les marchés à lancer
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Afin d’aligner les dates d’entrée des établissements dans le futur marché GHT plusieurs procédés peuvent être
utilisés:
Intégration de dates d’entrée différée dans le marché GHT :
Il est possible que l’établissement support lance un marché dans lequel tous les établissements n’ont pas la même date de
début. Il doit être explicitement indiqué dans le marché que certains établissements auront une date de début d’exécution
différée. Pour cela il est nécessaire d’indiquer dans un calendrier prévisionnel établi par établissement la date de début des
prestations ainsi que les quantités prévisionnelles. Le détail des dates de démarrage peut être précisé dans une annexe au
CCTP « Etat des besoins du GHT xxx ».
Recours aux centrales d’achats :
Cette solution permet aux établissements de ne pas être en situation de hors-marché le temps qu’un marché commun GHT
soit notifié. L’établissement support peut adhérer pour l’ensemble des établissement parties (cotisation budget G).
Utilisation des clauses de réexamen :
En application de l’article R2194-1 du code de la commande publique, un marché public peut être modifié « lorsque les
modifications, quel qu’en soit leur montant, ont été prévues dans les documents contractuels initiaux sous la forme de clauses
de réexamen.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27Focus: le rôle de la clause de réexamen dans la convergence
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
On peut envisager différentes utilisations des clauses de réexamen: lauses de reconduction du
marché, clauses de variation du prix, clauses relatives au fractionnement du marché, clauses
d’intégration des établissements parties en cours de marché (rôle dans la convergence), clauses
permettant le changement de titulaire, ou encore mettant en œuvre la possibilité de marchés
complémentaires de fournitures visée dans le code de la commande publique.
L’utilisation actuelle de clauses de réexamen pour la convergence des marchés est le plus souvent faite
par la prévision d’intégration d’établissements parties en cours de marché et l’ajout de prestations .
• Permet une convergence des procédures sans • Attention à ne pas franchir les seuils des procédures
avoir recours aux autres outils juridiques plus formalisées
complexes dans leur mise en œuvre
• Manque de visuel sur la production et l’organisation
• Facilité de mise en œuvre de la convergence : des prestations pour le/les futur titulaire(s) s’il n’est
par simple décision du pourvoir adjudicateur pas fait référence à des quantités : notamment dans
les accord cadres passés sans minimum, ni
• Permet de sécuriser le marché sur les maximum (article R2162-4.3° code de la commande
évènements imprévisibles et l’évolution des publique)
besoins
• Impact sur l’offre : difficulté pour le candidat de définir
• Apporte une solution de secours rapide et un tarif car il ne connait pas le nombre
facile pour les établissements souhaitant d’établissements définitif, ni les quantités pour la
adhérer au marché GHT en cours d’exécution durée total de l’exécution
Directiondu marché
générale de l’offre de soins - DGOS | 28Focus: le rôle des opérateurs de mutualisation dans la convergence
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Avantages Inconvénients
• L’accès à une offre globale : Achat/revente et Intermédiaire • Frais d’adhésion et/ ou de mise à disposition parfois élevés
(mise à disposition du contrat) (selon l’opérateur) pour les petits établissements. Sujet à
analyser au regard des coûts internes de production des
• Sécurité juridique: respect de fait des règles de publicité et de marchés et du ROI généré par les opérateurs.
mise en concurrence (article L2113-4 CCP)
• Fragilisation potentielle du tissu des TPE/PME du GHT
• Dérogation au principe de la computation des seuils : le
calcul de la valeur estimée du besoin pour les procédures • La marge de l’opérateur peut parfois contrebalancer l’effet prix
lancées en propre par le GHT ne prend pas en compte les issu de la massification ou du prix historique obtenu par
besoins confiés à ces opérateurs Source: FAQ de la DGOS certains établissements en contractualisant directement avec
certains fabricants, notamment pour des marchés de petit
• Economies d’échelle devant en théorie permettre d’obtenir montant.
des prix plus bas
• Perte d’expertise en interne au sein du GHT pour apprécier
• Mise à disposition d’une expertise juridique et achat la stratégie pertinente sur certains achats stratégiques
• Réduction des coûts relatifs à la passation des marchés
publics permettant de concentrer les acheteurs et les juristes
sur des procédures où leur valeur ajoutée serait plus
significative
• Dispositif transitoire pour préparer une future procédure GHT
ou « permanent » pour faire converger les procédures vers cet
opérateur Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29Piloter le processus de convergence
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Suivre la mise en œuvre du S’adapter à l’évolution des
processus de convergence contraintes : évolution des besoins,
évolution de la politique achat
(modification des priorités
médicales), évolution des priorités
financières, évolution du marché
Accompagner les changements
: la convergence entraine parfois
des changements de pratique
Valoriser les réussites et communiquer:
faire de la convergence un cercle
Evaluer le processus de vertueux valorisant les gains en termes
convergence: les forces et de performance économique,
faiblesses organisationnelles d’efficience, de qualité etc.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30FOCUS : le SI Achat, un outil pour la convergence des marchés des GHT
Qu’est-ce qu’un système d’information achat ?
Un système d’information achat (SI Achat) regroupe l’ensemble des moyens (humains,
organisationnels, techniques et informatiques) dédiés au traitement d’informations au
sein du métier des achats.
Par abus de langage, le terme SI Achat désigne plus particulièrement les solutions
informatiques déployées pour collecter, partager, traiter et restituer les données concernant
les achats.
Pour ces solutions informatiques, la tendance est de proposer deux types de prestations :
• SaaS (Solution as a Service = Logiciel en tant que service) : le logiciel est une
solution clefs-en-main mise à disposition par l’éditeur sur internet (sur les serveurs
de l’éditeur). Il n’y a alors plus de licence mais un coût d’utilisation.
• On Premise (=sur site) : le logiciel est installé physiquement sur les serveurs du
client qui gère, le plus souvent avec ses propres équipes la maintenance physique
et logicielle. Une licence doit être achetée.
A l’heure actuelle, seule l’étape de rédaction des DCE est régulièrement outillée par
les CH / GHT.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31FOCUS : le SI Achat, un outil pour la convergence des marchés des GHT
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
2018 2019 2020 2021 2022
Janvier
Février
MarsAvril Mai Juin Juillet
AoûtSeptembre
Octobre
Novembre
Décembre
Janvier
Février
MarsAvril Mai Juin Juillet
AoûtSeptembre
Octobre
Novembre
Décembre
Janvier
Février
MarsAvril Mai Juin Juillet
AoûtSeptembre
Octobre
Novembre
Décembre
Janvier
Février
MarsAvril Mai Juin Juillet
AoûtSeptembre
Octobre
Novembre
Décembre
Janvier
Février
MarsAvril Mai Juin Juillet
AoûtSeptembre
Octobre
Novembre
Décembre
Cartographier et analyser l’existant
Marché 1
Marché 2
Marché 3
Marché 4
Marché 5
Marché 6
Marché 7
Marché 8
Marché 9
Le système d’information achat permet de tenir en
Marché 10
Marché 11
Marché 12
Marché 13
Marché 14
Marché 15
Marché 16
permanence à jour : Marché 17
Marché 18
Marché 19
Marché 20
Marché 21
• La cartographie des marchés en cours, à venir et
Marché 22
Marché 23
Marché 24
Marché 25
Marché 26
Marché 27
passés
Marché 28
Marché 29
Marché 30
Marché 31
Marché 32
Marché 33
• Des dépenses des établissements, des GHT
Marché 34
Exemple de calendrier des marchés
• Le détail des procédures (HM, GA, etc.)
L’usage d’un système d’information achat pour cette fonctionnalité présuppose
un travail conséquent de construction d’un gestionnaire de référentiel commun à
tous au sein du GHT (produits, fournisseurs, marchés, etc.)
Identifier et prioriser les marchés convergents
Même s’il ne permet pas directement de prioriser, le SI Achat permet de disposer des
données nécessaires à la priorisation des convergences en s’appuyant sur des extractions
chiffrées et des statistiques d’achats.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32La mise en pratique de la convergence grâce au SI Achat (1/4)
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Module de recueil des besoins : ce module permet aux acteurs d’échanger sur le Existe sur
le marché
besoin en question et d’en finaliser une expression synthétique
Module de quantification : il permet au référent de chaque établissement de saisir Existe
pour l’expression de besoin les quantités estimatives ainsi que des éléments de sur le
marché
contexte : quantités historiques, prix historiques, etc.
Module de sourcing : il permet de proposer, sur recherche, des listes de Existe
prestataires potentiels sur un thème ou sujet donné mais facilite également la prise sur le
marché
de contact avec les candidats potentiels.
Gains attendus : traçabilité, exhaustivité, temps, sécurité juridique,
visibilité
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33La mise en pratique de la convergence grâce au SI Achat (2/4)
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Module d’allotissement : ce module permet de recueillir des propositions Existe
sur le
marché
d’allotissement de la part des établissements ou du GHT, d’échanger autour de ces
allotissements et finalement d’en sélectionner un.
Evolution
Il est probable que dans le futur des solutions se basant sur l’intelligence artificielle possible
permettent de proposer directement les meilleurs allotissements possibles à partir
des critères de volumes, géographiques ou intrinsèques au besoin !
A travers la question de l’allotissement apparait la question du choix du type de
procédure : Marché, hors-marché, centrale d’achat, etc.
Gains attendus : traçabilité, temps, visibilité, réactivité
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34La mise en pratique de la convergence grâce au SI Achat (3/4)
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Module de calendrier de procédure : il permet, le plus souvent de définir les durées des Existe
différentes phases du projet achat et d’ainsi réaliser un suivi temporel de l’avancement. sur le
marché
Un des grands avantages de s’appuyer sur un SI Achat est de pouvoir disposer d’un large
choix d’alertes et notifications (mail, SMS, push, etc.) tout au long de la procédure de réponse à
un besoin achat.
Ces notifications peuvent être de plusieurs natures :
• Évènements sur un dossier : nouveau participant, nouveau besoin, etc.
• Évènement de la vie d’un dossier : rappel 6 et 9 mois avant la fin du marché, etc.
Gains attendus : traçabilité, temps, visibilité, communication
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35La mise en pratique de la convergence grâce au SI Achat (4/4)
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
Module d’aide à la rédaction des DCE : il permet très simplement d’orienter lors de la
Existe sur
rédaction d’un DCE (description du contexte et pré-sélection de rubriques usuelles et le marché
adaptées).
C’est un outil indispensable en perspective d’une harmonisation des documents achats.
Module de validation du DCE : une fois le DCE rédigé, ce module permet de recueillir et tracer
l’approbation des participants ainsi que les potentiels échanges préalables à cette validation.
Module de partage avec les établissements : une fois le marché notifié (ou la procédure Existe sur
d’achat
le marché
réalisée le cas échéant), ce module permet de diffuser l’information
Gains attendus : traçabilité, temps, visibilité, sécurité juridique,
harmonisation des pièces administratives
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36Le pilotage de la convergence
1. Définir et 3. Identifier et
2. Cartographier 4. Mettre en 5. Piloter le
mettre en place prioriser les
et analyser œuvre la processus de
les modalités de marchés
l’existant convergence convergence
pilotage du projet convergents
De part son concept même, le SI Achat permet de donner de la visibilité à l’ensemble des
acteurs du métier des achats, de mieux communiquer et de faciliter le partage.
Il a aussi un rôle de facilitateur de pilotage :
• Générer des tableaux de bords : vue globale, vue par filière, vue par acheteur,
vue par type de produit, vue par fournisseur Existe sur
le marché
• Extraire des données
• Associer et agréger des données (computation des seuils, etc.)
• Cartographie instantanée
Certaines solutions permettent de réaliser un suivi des fournisseurs (évaluation, Existe sur
le marché
suivi des affaires, etc.) pour ainsi de disposer de données fines utiles lors des phases
de négociation.
Si le SI Achat est cohérent (que tous les outils du SI Achat communiquent entre eux), il est
possible de disposer rapidement des données nécessaires aux PAAT et d’ainsi les suivre
en temps réel.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 37Vous pouvez aussi lire
