Connexion internet et courrier électronique: quels choix pour les communes? - UVCW

Connexion internet et courrier électronique: quels choix pour les
communes?
Ludovic Decruyenaere - Novembre 2008

Ces dernières années, l'usage d'internet et du courrier électronique s'est généralisé dans
les communes. L'un et l'autre sont entrés dans les habitudes de travail d'un nombre
important de décideurs et d'agents communaux. Tant pour la connexion internet que pour
le courrier électronique, les communes ont le choix entre plusieurs solutions. Cet article
a pour objectif de les présenter.

La connexion à internet

Aujourd'hui, on n'imaginerait plus une commune non connectée à internet. Une telle
connexion est indispensable pour que l'administration communale puisse envoyer et
recevoir des courriers électroniques, consulter les sites internet des diverses
administrations régionales et fédérales, accéder à des services d'e-gouvernement ou à des
formulaires en ligne, alimenter le site internet communal, etc.

Cette multitude de services rendus accessibles par la connexion internet font de celle-ci
un élément stratégique de l'informatique communale. C'est pourquoi, il est important
qu'une commune dispose d'une connexion internet performante, c'est-à-dire stable (sans
déconnexions ou ralentissements intempestifs), avec un débit élevé et un quota de
téléchargement adapté à ses besoins. A cet égard, le choix du fournisseur d’accès à
internet est donc important.

Une première formule, largement répandue dans les communes, est d'opter pour l'option
internet de Publilink [1]. Celle-ci permet de se connecter à internet via la ligne Publilink
présente dans toutes les communes.

Le principal
                            Et pour les petites communes?
avantage de cette
formule est qu'elle         Contrairement aux idées reçues, même les petites communes
permet aux

permet aux            peuvent avoir un intérêt à faire appel à différents
communes de           fournisseurs pour leur connexion à internet et leur système
bénéficier pour       de messagerie électronique.
leur connexion
internet de la        Citons l’exemple d’une commune wallonne d’environ 5.000
sécurité du réseau    habitants. L’employé en charge de l’informatique nous confie
Publilink. En         avoir eu différents problèmes de lenteur avec sa connexion
effet, tout le trafic internet Publilink.
transite par les
équipements de        Pour résoudre ce problème, sa commune a décidé de faire
Publilink qui         installer une connexion internet par un autre fournisseur d’accès,
bloquent une          mais aussi d’externaliser la solution de messagerie électronique.
grande partie des
menaces existant      La nouvelle connexion internet lui a permis de séparer le trafic
sur internet (virus, web du trafic lié aux applications communales (Registre
spyware, …).          national , Belpic, …). Elle fait le bonheur de ses collègues qui
Notons toutefois      ont cessé de se plaindre des lenteurs lors de leur utilisation
que cela ne           d’internet.
dispense pas les
communes de se        D’autre part, l’externalisation du courrier électronique a permis
soucier de la         de réduire les coûts liés à la messagerie, mais a également donné
sécurité              au responsable informatique la possibilité de gérer lui-même les
informatique en       adresses électroniques avec beaucoup de souplesse.
interne,
notamment en équipant chaque ordinateur d'un logiciel antivirus.

Mais la sécurisation de la connexion Publilink présente deux inconvénients de taille:
- les lenteurs du trafic web sont récurrentes;
- certains accès internet ne sont pas disponibles en standard (télétravail, messagerie
externe, mise à jour du site internet communal, …) et doivent être négociés au cas par
cas avec Publilink.

Si, à l’heure actuelle, la ligne Publilink est un passage obligé pour accéder à divers

services fédéraux (Registre national, Banque Carrefour de la Sécurité sociale), ce n'est
pas le cas pour la connexion internet. Ainsi, un certain nombre de communes ont opté
pour une connexion internet distincte de la ligne Publilink, auprès d'un opérateur tel que
Belgacom, Voo ou WIN [2].

Un tel choix amène les avantages suivants:
- une connexion rapide avec une bande passante dédiée;
- la possibilité d’utiliser tous les services disponibles sur internet, sans restriction;
- l’installation possible d’une solution de messagerie électronique en interne.

Notons que l’installation d’une nouvelle connexion à internet au sein de l’administration
communale nécessite certaines compétences techniques. Les communes ne disposant pas
de celles-ci auront avantage à confier l’opération au fournisseur d’accès retenu.

La messagerie électronique

La messagerie électronique fonctionne avec un tandem "serveur de courrier/client de
messagerie". Le client de messagerie est le logiciel que vous utilisez pour écrire, lire et
envoyer vos messages. Il peut s’agir d’outils tels que Microsoft Outlook ou Mozilla
Thunderbird ou bien encore d'une interface web (webmail) accessible via un navigateur
internet.

Le serveur de courrier, lui, peut être comparé à un centre de tri postal. Son rôle est de
veiller au bon acheminement du courrier électronique, tant vers l'intérieur (pour les
courriers reçus) que vers l'extérieur (pour les courriers envoyés). Il s'agit d'un
programme installé sur une machine serveur qui est située soit dans les locaux de
l'administration communale, soit chez un prestataire de services.

Lorsque vous envoyez un message électronique, votre client de messagerie l’envoie à
votre serveur de courrier qui s’occupe ensuite de l’acheminer jusqu’aux serveurs de
courrier des destinataires.

Il existe une multitude de solutions pour gérer la messagerie électronique. Nous
aborderons ici les trois principales qui intéressent les communes.

Solution 1: le serveur de courrier est installé chez un prestataire externe et géré par
celui-ci

C’est dans cette catégorie que se trouve une grande partie des communes, notamment
celles qui ont choisi l'option mail de Publilink.

Cette solution présente l'avantage d'une grande facilité. En effet, l'administration
communale ne doit pas gérer sa messagerie elle-même et se contente d'adresser ses
demandes au prestataire (création, modification, suppression de boîtes e-mails,
redirection, …). Aucune compétence technique n'est donc nécessaire au sein de la
commune.

Le principal inconvénient de cette formule est l'absence de maîtrise par la commune de
son outil de messagerie et le manque de souplesse que cela peut entraîner. En effet,
toutes les opérations devant être menées par le prestataire, la commune est fort
dépendante de celui-ci et de sa vitesse de réaction.

Solution 2: le serveur de courrier est installé chez un prestataire externe et géré par la
commune

Cette solution combine la facilité du serveur de courrier situé hors administration
communale à une grande souplesse au niveau de la gestion quotidienne par la commune
de sa messagerie.

En effet, avec une solution de ce type, la commune peut entreprendre elle-même toutes
les opérations courantes sur sa messagerie à partir d'une interface web accessible au
moyen d'un simple navigateur internet.

Cette interface web propose généralement les fonctionnalités suivantes:
- création d’une adresse électronique en quelques minutes;
- possibilité de modifier la taille de la boîte de réception suivant les besoins des
utilisateurs;
- modification d’un mot de passe en cas de perte de celui-ci;

- création facile d’alias d’adresses emails existantes;
- création de listes de diffusion;
- possibilité d’accéder à ses e-mails de n’importe quel lieu via un navigateur web ou via
un smartphone.

En outre, cette solution offre l’avantage d’être, en général, très bon marché [3].

Solution 3: le serveur de courrier est installé sur un serveur de la commune et géré par
celle-ci

Cette solution offre le plus de flexibilité, mais demande aussi le plus grand
investissement de départ. En effet, outre le logiciel de serveur de courrier, une machine
serveur et une connexion internet séparée (autre que Publilink) sont nécessaires.

Différents serveurs de courrier sont disponibles sur le marché, se différenciant
principalement par leur prix et les options proposées, utiles ou non suivant les besoins.
Le produit Microsoft Exchange (www.microsoft.com/france/exchange) est fort répandu
et se marrie parfaitement avec les autres outils de Microsoft. Mais il en existe d’autres
tels que Alt-N MDaemon (www.altn.com) qui se distingue par un rapport qualité/prix
avantageux.

Si votre commune dispose des services d’un informaticien, celui-ci pourra facilement
s’occuper de la mise en place et de la maintenance d’une telle solution. Dans le cas
contraire, il est nécessaire de faire appel à un prestataire externe.

Outre la grande flexibilité qu’offre une telle formule, d’autres avantages peuvent être
mentionnés:
- la confidentialité: le courrier électronique de votre commune se trouve sur votre propre
serveur dans vos locaux;
- la sécurité: vous configurez l’antispam et l’antivirus en fonction de vos besoins
spécifiques;
- l’archivage: le courrier étant centralisé sur votre serveur, vous avez la possibilité de le
sauvegarder au moyen de votre solution de backup.

Le nom de domaine

La grande majorité des communes wallonnes sont propriétaires de leur nom de domaine.
Celui-ci permet notamment d’accéder à leur site web. Néanmoins, peu d’entre elles
utilisent ce nom de domaine comme terminaison pour leurs adresses emails, continuant à
utiliser des adresses @publilink.be.

Pourtant le recours à des adresses emails @nomdelacommune.be offre une bien
meilleure visibilité à la commune tant dans ses relations avec d'autres administrations et
organismes qu’avec les citoyens.

De plus, le passage à des adresses @nomdelacommune.be est gratuit et facile à opérer. Il
suffit de demander à votre gestionnaire de nom de domaine de rediriger le trafic mail de
votre domaine vers votre serveur de courrier ou celui de votre prestataire [4].

Il est bon de savoir que Publilink s’engage à migrer gratuitement (hors frais du nom de
domaine) et sur simple demande vos adresses électroniques de @publilink.be vers
@nomdevotrecommune.be.

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    1. [Remonter] Publilink est un réseau géré par Belgacom.

    2. [Remonter] Pour une liste des fournisseurs d'accès à internet, voy. l'annuaire des opérateurs de télécommunications sur le site de l'AWT:
       http://www.awt.be/web/dir/index.aspx?page=dir,fr,100,000,000&cat=107&souscat=003

    3. [Remonter] Mentionnons pour ex. les services proposés par les sociétés OVH (http://www.ovh.com) et Gandi (http://www.gandi.net).

    4. [Remonter] La Cellule E-communes de l'UVCW est à votre disposition si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche:

                                  Ce document, imprimé le 23-04-2019, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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