GRACES COMMUNITY AMF - Nouvelle application ROSA Actualisation de l'instruction AMF 2008-03

05/12/2018

GRACES COMMUNITY
AMF – Nouvelle application ROSA
Actualisation de l’instruction AMF 2008-03

                                       novembre 2020

AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Sources

Contexte :
•   L’AMF a lancé un important programme de refonte de son système d’information GECO, utilisé pour les activités
    d’agrément et de suivi des Tiers et des Produits. Ce programme de refonte du système, nommé ROSA, va être
    lancé prochainement : L’étape 1, qui concerne l’agrément des sociétés de gestion, va être déployée à partir de
    début décembre 2020.

Conférence virtuelle du 04/11/2020
•   Lors de cette conférence virtuelle, les représentants de l’AMF ont informé les sociétés de gestion membres de
    l’AFG, de l’ASPIM et de France Invest des modalités de lancement du nouveau système BIO3, destiné à remplacer
    progressivement le système GECO :
         •   Calendrier du déploiement progressif du système et cohabitation GECO / BIO3 ;
         •   Principes sous-jacents à l’évolution de l’Instruction AMF n°2008-03 sur les Procédures d’agrément des
             sociétés de gestion de portefeuille, obligations d’information et passeport ;
         •   Modalités de lancement du système ROSA ;
         •   Fonctionnement du nouvel applicatif ROSA, point central de connexion et de communication avec l’AMF.

Veille AGAMA Conseil
Ce support reprend les éléments du :
•   Support des interventions (accès aux membres des associations
professionnelles)
•   Le replay de la vidéo (accès libre, video Youtube)

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Contexte et synthèse

Contexte :
•   Dans la perspective du lancement du nouvel Extranet ROSA, qui a vocation à remplacer l’actuel outil GECO, l’AMF
    a mis à jour l’instruction 2008-03 concernant la procédure d’agrément des SGP, obligations d’information et
    passeport. Le communiqué de presse du 28 octobre présente cette évolution qui prendra effet début décembre
    2020.

En complément, l’AMF attire l’attention des SGP sur les quelques points suivants :
•   Calendrier :
         •   La mise en ligne de ROSA est prévue, à ce stade, pour le 7 décembre 2020. La nouvelle version de
             l’instruction 2008-03 et ses annexes entreront également en vigueur à la date de la mise en ligne de
             ROSA. Vous recevrez une notification dès que la plateforme sera lancée.
•   Documentation :
         •   La nouvelle version de l’instruction 2008-03 et des annexes sont donc d’ores et déjà disponibles sur le
             site internet de l’AMF.
         •   Un webinar s’est tenu le 4 novembre 2020 pour présenter les principaux objectifs et fonctionnalités de
             ROSA. Ce dernier est disponible auprès de vos associations professionnelles, puis dans l’Extranet.
         •   Un guide utilisateur et une FAQ seront également mis à votre disposition, dans votre Extranet, pour vous
             accompagner sur ROSA (pour rappel l’univers d’homologation ROSA sera disponible à partir du 16
             novembre).

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Contexte et synthèse

Evolutions clés :
•   Dans une logique de simplification et d’approche par les risques, certaines modifications soumises jusqu’alors à
    autorisation préalable de l’AMF seront désormais déclarées par la SGP et pourront faire l’objet d’une revue a
    posteriori. Indépendamment des extensions d’agrément, seules 5 modifications seront soumises à autorisation
    préalable de l’AMF.
•   Le programme d’activité sera désormais scindé en sections thématiques, selon le plan présenté en Annexe II de
    l’instruction 2008-03. Sur le fonds, le contenu du programme d’activité demeure pratiquement inchangé (à
    l’exception de précisions sur le dispositif de cybersécurité et de lutte contre le blanchiment des capitaux et le
    financement du terrorisme). Le programme d’activité devra faire l’objet d’une mise à jour dans ROSA,
    principalement en « copiant/collant » les informations de votre programme d’activité actuel dans les nouvelles
    sections de ROSA, pendant la période transitoire de 3 mois (c’est-à-dire jusqu’au 7 mars 2021).
•   A compter de la mise en ligne de ROSA, vous pourrez réaliser les mises à jour de votre programme d’activité
    directement dans ROSA. Pour faciliter le suivi, nous vous invitons à identifier dans les documents qui seront
    déposés les évolutions réalisées (documents Word en version « suivi des modifications » par rapport à la
    précédente version déposée).
•   ROSA comprend un système de messagerie (et d’alertes) qui permettront d’échanger sur chacun de vos dossiers.

L’AMF invite les SGP, dès à présent, à :
•   Préparer leurs programmes d’activité en Word sous le nouveau format.
•   Vérifier les données sous ROSA lorsque l’univers d’homologation sera ouvert, soit a priori le 16 novembre 2020.

Pour toute question relatif à ROSA / identification d’erreurs / écarts avec la réalité, il conviendra de remonter ces
anomalies aux adresses supportbio3@amf-france.org & supportrosa@amf-france.org , en mettant votre chargé de
portefeuille en copie.

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Déploiement progressif et cohabitation GECO/ ROSA

     Source : Présentation AMF

     A l’issue des étapes de déploiement progressives, GECO devrait disparaitre fin 2021 ou début 2022

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Nouvelle instruction AMF 2008-03 : Réorganisation et principes sous-jacents

3 enjeux majeurs :
•   Réorientation de la stratégie de régulation vers plus de suivi a posteriori.
•   Responsabilisation des acteurs dans la mise en œuvre de leurs changements organisationnels et dans le
    monitoring de leurs données, disponibles dans ROSA.
•   Limitation des démarches administratives par un recentrage sur les éléments les plus structurants selon une
    approche par les risques.
2 évolutions principales :
•   Le Programme d’activité tel qu’il existe aujourd’hui a été totalement revu :
      • Expurgé des données qui seront désormais intégrées dans le
         référentiel
      • Scindé en « sections » thématiques »
      • Les fiches complémentaires sont également supprimées : chaque
         section thématique traitera dorénavant de l’ensemble des activités
         et stratégies menées afin d’éviter l'éparpillement des informations
         ou les redondances entre le corps du programme d’activité et les
         fiches complémentaires (exemples : valorisation, rémunération, etc.)

•   Un allègement des dossiers soumis à autorisation ou validation de l’AMF.
Ce qui ne change pas :
•   La relation entre le chargé de portefeuille AMF et la Société de gestion : les possibilités d’échanges demeureront
    en cas de difficulté, d’incertitude ou de complexité particulière sur un projet/une modification,
•   Le niveau d’information attendu par l’AMF : les éléments tels que demandés aujourd’hui, même sans validation,
    devront être fournis par les Sociétés de gestion,
•   Le plan-type d’un dossier d’agrément demeure inchangé, facilitant par ailleurs le lien avec le guide d’élaboration
    du programme d’activité 2012-19 (actualisation de la forme)

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Allègement des dossiers soumis à autorisation / validation préalable de l’AMF

Principales évolutions :
•   Réorientation de la stratégie de régulation vers plus de suivi a posteriori
•   La modification du périmètre des décisions rendues par l’AMF avec la fin des fiches de modifications A1 à G3 :
         •   Seules 5 modifications feront l’objet d’un dossier instruit et validé par l’AMF (avec retour formel) au lieu
             des 14 actuelles :
              • Modification de l’actionnariat direct ou indirect soumise à autorisation préalable,
              • Changement / nomination de dirigeant,
              • Changement du responsable de la gestion ou d’un gérant financier (si moins de 5 gérants financiers),
              • Changement de RCCI (ou en cas de première externalisation de la fonction),
              • Changement de contrôleur des risques indépendant.
•   L’ensemble des autres modifications feront l’objet d’une simple déclaration ou dépose de documents dans
    l’Extranet (y compris donc les mises à jour du programme d’activité sans extension d’agrément).

Ce qui ne change pas :
•   Rappel : les échanges avec les chargés de portefeuilles seront toujours possibles notamment en amont de la
    mise en œuvre de modifications structurantes, quand bien même l’AMF n’apporterait pas de validation formelle.
•   Chaque modification sera notifiée au chargé de portefeuille : des demandes complémentaires, a posteriori,
    pourront être formulées.

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AMF
      1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
      Les demandes d’extension d’agrément

•   Les fiches complémentaires ayant
    été supprimées, des « formulaires »
    d’aide à la demande d’extension ont
    été créés afin d’identifier les sections
    modifiées et les mises à jour du
    référentiel    effectuées      (ou     à
    effectuer).
•   Ce document sera à joindre lors de
    la soumission de la demande dans
    l’Extranet.

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AMF
1- PCCI – Lancement de l’application ROSA
Délais de mise à jour

Extensions et agréments initiaux :
•   Les extensions et agréments initiaux sont toujours soumis à autorisation préalable avec un délai d’instruction de
    3 mois prorogeable une fois.

Modifications :
•   Les modifications soumises à autorisation font l’objet d’une autorisation préalable. L’AMF dispose d’un mois
    prorogeable pour répondre (hors actionnaires avec délai de 60 jours). Silence vaut acceptation.
         •   Ex : un dirigeant effectif ne sera considéré comme tel qu’à compter de la validation formelle par l’AMF.

Mises à jour et mise en conformité du programme d’activité :
•   La mise à jour du référentiel pour les déclarations et les envois de documents doit se faire au fil de l’eau et au
    plus tard dans un délai d’un mois à compter de la modification. Il est recommandé pour les mises à jour
    (exemple de la fiche A1 sur les mises à jour) de le faire préalablement à leur mise en œuvre.
         •   La tenue à jour du référentiel est de la responsabilité des Sociétés de gestion
•   La mise en conformité des programmes d’activité selon le nouveau modèle devra être réalisée avant le 7 mars
    2021 (sauf décalage du lancement de ROSA).
•   Cependant, toute nouvelle demande (agrément, extension, mise à jour, etc.) à compter de la mise en service de
    l’outil devra se faire selon les modalités exposées dans la nouvelle instruction.

Créations et mutations de vos OPC français :
•   Les démarches de création d’OPC ou de mutation des OPC existants restent identiques et sont traités via GECO
    jusqu’à la fin de l’année 2021.

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                                         Philippe LEVREL                                                                 Louis-Grégoire LOGRE
                                         Associé                                                                         Associé
                                         +33 (0)6 22 37 41 07                                                            +33 (0)6 82 03 55 46
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