DIRIGER LE DISTRICT La commission Fondation Rotary 2018/2021 - My Rotary
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DIRIGER
LE DISTRICT
La commission
Fondation Rotary
2018/2021
300-FR—(717)
L’édition de juin 2017 de la publication Diriger le district : la commission Fondation Rotary (300) s’adresse aux Rotariens qui seront chargés de la Fondation dans leur district en 2018/2019, 2019/2020 et 2020/2021. Les informations qu’elle contient sont fondées sur les statuts et le règlement intérieur du Rotary, le règlement intérieur de la Fondation et le Rotary Foundation Code of Policies. Toute modification apportée à ces documents par le Conseil de législation remplace les directives énoncées dans cette publication. Le Récapitulatif des programmes de la Fondation contient toutes les informations importantes sur la Fondation, et le Guide des subventions mondiales pour les subventions. D’autres informations utiles sur les subventions sont présentées à la page rotary.org/fr/grants. Partagez ce document avec les membres de votre commission et renvoyez-les vers les ressources ci-dessus pour plus d’informations. Si vous avez des questions ou des commentaires à propos de cette publication, contactez le service suivant : Formation learn@rotary.org Tél. : +1-847-866-3000
TABLE DES MATIÈRES
1 STRUCTURE DE LA COMMISSION FONDATION DE DISTRICT
Responsable Fondation de district................................................................................................................................... 1
Les sous-commissions..................................................................................................................................................................................... 2
Subventions........................................................................................................................................................................................................... 3
Gestion des fonds.................................................................................................................................................................................... 3
PolioPlus........................................................................................................................................................................................................................ 4
Collectes de fonds................................................................................................................................................................................... 4
Facultatif : Coordinateur Cercle Paul Harris................................................................... 4
Sous-commissions facultatives.......................................................................................................................... 4
Commission Action internationale de district.................................................................................. 6
2 ADMINISTRATION
Soutenir les commissions Fondation de club........................................................................................ 7
Formuler des objectifs...................................................................................................................................................................................... 8
Formation......................................................................................................................................................................................................................................... 8
3 FINANCEMENT DE LA FONDATION
Cycle triennal.......................................................................................................................................................................................................................... 11
Allocation du Fonds spécifique de district.................................................................................................... 13
Subventions mondiales.................................................................................................................................................................................. 14
4 SUBVENTIONS ET PROGRAMMES DE LA FONDATION
Subventions de district................................................................................................................................................................................... 16
Subventions mondiales.................................................................................................................................................................................. 21
Centres du Rotary pour la paix.................................................................................................................................................... 22
Anciens de la Fondation............................................................................................................................................................................... 23
5 RECHERCHE DE FONDS
Fonds annuel............................................................................................................................................................................................................................. 24
Fonds de dotation.......................................................................................................................................................................................................... 25
Fonds PolioPlus................................................................................................................................................................................................................. 25
Objectifs................................................................................................................................................................................................................................................ 26
Campagnes..................................................................................................................................................................................................................................... 26
Témoignages de reconnaissance............................................................................................................................................ 26
Conseils ................................................................................................................................................................................................................................................ 29
Rapports .............................................................................................................................................................................................................................................. 30
6 PROTOCOLE D’ACCORD DU DISTRICT
Partie 1 : Modalités de la certification....................................................................................................................... 32
Partie 2 : Responsabilités des dirigeants de district............................................................. 33
Partie 3 : Certification des clubs............................................................................................................................................... 35
Partie 4 : Plan de gestion financière................................................................................................................................ 37
Partie 5 : Évaluation financière annuelle........................................................................................................... 41
Partie 6 : Comptes bancaires............................................................................................................................................................. 44
Partie 7 : Rapport sur l’utilisation des fonds de subvention.............................. 46
Partie 8 : Conservation des documents.................................................................................................................. 47
Partie 9 : Procédure pour signaler et résoudre tout cas
de mauvaise utilisation des fonds de subvention.............................................................. 50
7 RESSOURCES
Soutien aux districts et aux zones....................................................................................................................................... 52
Publications par sujet......................................................................................................................................................................................... 53
Ressources en ligne.................................................................................................................................................................................................. 53
Soutien du secrétariat du Rotary........................................................................................................................................... 54
1
STRUCTURE DE
LA COMMISSION
FONDATION DE DISTRICT
La commission Fondation Rotary de district est composée de Rotariens
expérimentés et engagés qui secondent le gouverneur pour informer les
Rotariens et les inciter à participer aux activités de la Fondation. Elle sert de lien
entre la Fondation et les membres des clubs. Le gouverneur du district en est
membre de droit.
RESPONSABLE FONDATION DE DISTRICT
Votre rôle est d’apporter direction et continuité à la commission Fondation
du district durant les trois années de votre mandat. Vous travaillerez avec
le personnel régional pour aider les sous-commissions à mener à bien leur
mission. Avec vos membres, et sous la houlette du gouverneur, vous travaillerez
pour préparer, coordonner et évaluer les activités du district se rapportant à la
Fondation
Responsabilités
• Coordonner et promouvoir la participation aux programmes et aux collectes
de fonds.
• Aider le gouverneur à organiser un séminaire Fondation Rotary dans le
district.
• Avec la commission Formation du district, organiser des séances sur la
Fondation lors du séminaire annuel de formation des présidents élus et de
l’assemblée de formation du district.
STRUCTURE DE LA COMMISSION FONDATION DE DISTRICT 1
• Proposer aux clubs qu’ils organisent au moins deux programmes sur la
Fondation par an, dont un en novembre, mois de la Fondation.
• Encourager les dons majeurs et annuels à la Fondation.
• En consultation avec le gouverneur et le gouverneur élu, fixer la répartition
du Fonds spécifique de district (FSD) et autoriser l’utilisation des fonds.
• Aider les clubs à définir des objectifs dans Rotary Club Central.
• Certifier le district et mettre en œuvre le Protocole d’accord. Veiller à ce que
les rapports soient envoyés à la Fondation dans les délais.
• Organiser des séminaires Gestion des subventions et certifier les clubs pour
les subventions de la Fondation.
• Être le principal contact pour des conseils sur les subventions, l’accès aux
documents, l’examen des dossiers et l’approbation du financement des
actions.
• Participer à la sélection des lauréats pour les prix Fondation
du district.
LES SOUS-COMMISSIONS FONDATION
Ces sous-commissions sont chargées des activités liées aux programmes, aux
subventions et aux collectes de fonds. D’autres peuvent être ajoutées en fonction
des besoins du district.
Les présidents de sous-commissions, nommés par le gouverneur, deviennent
automatiquement membres de la commission Fondation du district. Vous
travaillez avec le gouverneur pour identifier les volontaires dotés des
compétences recherchées.
SOUS-COMMISSION SUBVENTIONS
Cette sous-commission gère la mise en œuvre des subventions de la Fondation
et encourage la participation au programme des Centres du Rotary pour la Paix.
Responsabilités
• Être la référence du district pour toutes les questions ayant trait aux
subventions de la Fondation. Collaborer avec la commission Action
internationale pour trouver des partenaires et des ressources afin de monter
des actions bénéficiant de subventions.
• Appliquer les modalités d’attribution des subventions de district et
mondiales, et former les clubs à leurs responsabilités dans
ce domaine.
• Avec l’aide du responsable Fondation de district, débloquer les subventions
et veiller à la bonne tenue des comptes en prévision de l’établissement des
rapports.
• Avec la sous-commission Gestion des fonds, mettre en place de bonnes
pratiques financières et de gestion de toutes les subventions, notamment en
matière de rapports à la Fondation.
• Recruter des candidats potentiels aux bourses du Rotary pour la paix, puis
sélectionner les candidats qualifiés.
2 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARY
• Organiser l’orientation (au niveau régional si possible) de tous les futurs
boursiers (y compris des Centres du Rotary pour la paix) et membres des
équipes de formation professionnelle avant leur départ ou à leur arrivée.
• Avec le responsable Anciens du district, inclure les boursiers et les membres
des équipes de formation professionnelle dans les activités des Anciens de la
Fondation.
• Conseiller sur l’allocation du Fonds spécifique du district.
SOUS-COMMISSION GESTION DES FONDS
Cette sous-commission est chargée de la bonne gestion des fonds de subvention
de la Fondation et de la formation des Rotariens en la matière.
Responsabilités
• Contribuer à la mise en œuvre du protocole d’accord du club et du district, y
compris à l’élaboration du plan de gestion financière.
• Participer aux séminaires de gestion des subventions et à la certification des
clubs.
• Avec la sous-commission Subventions, mettre en place de bonnes pratiques
de gestion des fonds de subvention, notamment en matière de rapports à la
Fondation.
• Contrôler et évaluer les pratiques de gestion des fonds de toutes les
subventions.
• Vérifier qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts, réel ou perçu comme tel, pour
les personnes ayant un lien avec une subvention.
• Mettre en place une procédure pour résoudre toute fraude ou irrégularité
constatée dans le cadre d’activités financées par une subvention de la
Fondation, les signaler à la Fondation et mener une enquête préliminaire
localement.
• Veiller à ce qu’ait lieu le contrôle annuel du plan de gestion financière.
SOUS-COMMISSION POLIOPLUS
Cette sous-commission informe les Rotariens et le public des actions réalisées
par la Fondation Rotary pour éradiquer la poliomyélite, et organise des collectes
de fonds.
Responsabilités
• Encourager les dons au programme PolioPlus de la part des Rotariens, des
clubs et du Fonds spécifique de district (FSD).
• Organiser au moins une collecte de fonds par an au profit de PolioPlus.
• Travailler avec la commission Fondation, la commission Image publique et le
gouverneur pour que les activités exemplaires des clubs et du district en faveur
de l’éradication de la polio soient mises en avant.
• Aider le gouverneur et le formateur du district à préparer des présentations
sur PolioPlus lors des réunions de formation sur la Fondation.
STRUCTURE DE LA COMMISSION FONDATION DE DISTRICT 3
• Coordonner, avec les commissions PolioPlus nationales et régionales et les
organismes publics, la mise en place d’activités d’éradication de la maladie.
• Conseiller sur l’allocation du Fonds spécifique du district.
L’organisation des sous-commissions PolioPlus dépend du statut de la maladie
dans le district. Dans les pays endémiques, elles peuvent travailler de façon très
étroite avec la commission PolioPlus nationale. Vous devrez encourager les
présidents de club à nommer une commission PolioPlus.
SOUS-COMMISSION COLLECTES DE FONDS
Cette sous-commission pilote les collectes de fonds et les témoignages de
reconnaissance dans le district.
Responsabilités
• Conseiller les clubs sur les objectifs de collecte à définir et les moyens de les
atteindre.
• Organiser des collectes à l’échelle des clubs et du district.
• Inciter les clubs à participer aux campagnes de collectes de la Fondation et
les conseiller dans ce domaine.
• Coordonner les hommages aux donateurs du district.
• Conseiller sur l’allocation du Fonds spécifique du district.
Cette sous-commission doit être adaptée au district, par exemple en lui
attribuant des missions particulières comme un dîner en l’honneur de la
Fondation. Dans tous les cas, la structure doit correspondre aux objectifs du
district et essayer de renforcer les domaines qui en ont besoin.
FACULTATIF : COORDINATEUR CERCLE PAUL HARRIS
• Collabore avec les dirigeants de zone et de district pour identifier des
Rotariens et des amis du Rotary ayant la volonté et la capacité de soutenir la
Fondation au niveau du Cercle Paul Harris
• Facilite la reconnaissance appropriée des membres du Cercle
• Remet l’insigne de membre du Cercle Paul Harris lors de manifestations de
club, ou de dîners et réceptions de la Fondation
• Utilise les rapports de la Fondation pour identifier des membres potentiels,
remercier ceux qui honorent leur engagement annuel et rappeler à ceux qui
ne l’ont pas encore fait de faire leur don annuel
SOUS-COMMISSIONS FACULTATIVES
Votre district peut créer d’autres sous-commissions, telles que celles présentées
ci-après, qui seront déclarées en ligne par le gouverneur. Leurs responsabilités,
à adapter selon les besoins, seront alors retirées des sous-commissions
permanentes. Le district détermine également le mode de fonctionnement de
toutes les sous-commissions et la coordination de leurs travaux.
4 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARY
Fonds annuel
• Aider les clubs à fixer des objectifs de dons au Fonds annuel sur Rotary Club
Central.
• Encourager les dons pour soutenir les objectifs des clubs et du district ainsi
que la participation aux collectes de fonds.
• Rendre hommage aux Rotariens et amis du Rotary pour leurs dons à la
Fondation.
• Promouvoir les programmes Un don chaque année (EREY), Sustaining
Members de la Fondation et Cercle Paul Harris.
• Encourager les dons à la Fondation, notamment les dons réguliers et les dons
en ligne, le mécénat d’entreprise et les dons de fondations locales.
• Publier les progrès mensuels des clubs et du district.
• Coordonner les actions avec les responsables des sous-commissions Fonds
de dotation/Dons majeurs, le cas échéant, et Subventions.
• Collaborer avec le responsable Anciens du district pour impliquer les
Anciens de la Fondation dans les collectes de fonds.
Fonds de dotation/Dons majeurs
• Établir sur Rotary Club Central des objectifs de district pour les
Bienfaiteurs, le Cercle des testateurs et les dons majeurs.
• Informer les Rotariens sur les possibilités de legs, comme avec le formulaire
Léguer au Rotary.
• Travailler avec les présidents de club pour rendre hommage aux Bienfaiteurs
et aux membres du Cercle des testateurs.
• Coordonner les actions avec le responsable de la sous-commission Fonds
annuel, le cas échéant.
• Coordonner le travail d’identification, d’entretien de liens et de sollicitation
des donateurs potentiels au Fonds de dotation.
• Impliquer les conseillers Fonds de dotation/Dons majeurs et des
professionnels de la gestion de patrimoine.
Bourses des Centres du Rotary pour la paix*
• Distribuer les dossiers de candidature aux clubs.
• Nommer une commission de sélection.
• Sélectionner les candidats.
• Organiser un séminaire d’orientation pour les boursiers.
• Collaborer avec le responsable Anciens du district pour impliquer les
diplômés de la paix dans les collectes de fonds.
Bourses d’études
• Coordonner l’orientation des boursiers.
• Obtenir du district d’accueil la confirmation de sa participation et vérifier si
le conseiller hôte a besoin d’être briefé.
• Informer les Rotariens du district d’accueil de l’arrivée d’un boursier.
*
À compter du 1er juillet 2019, la sous-commission Bourses des Centres du Rotary pour la paix
sera autonome et la sous-commission Subventions ne sera plus chargée de ces bourses d’études.
STRUCTURE DE LA COMMISSION FONDATION DE DISTRICT 5
• Garder le contact avec les boursiers durant leurs études.
• Servir de ressource pour tout candidat à une bourse bénéficiant d’une
subvention mondiale qui souhaiterait étudier dans le district.
• Collaborer avec le responsable Anciens du district pour impliquer les
boursiers dans leurs activités.
Équipes de formation professionnelle
• Interviewer des candidats et sélectionner un chef d’équipe, les membres et
les suppléants.
• Trouver des districts partenaires.
• S’assurer que tous les critères du programme sont respectés.
• Définir les itinéraires.
• Coordonner les besoins en matière d’orientation des équipes et de formation
linguistique.
• Collaborer avec le responsable Anciens du district pour impliquer les
membres de l’équipe dans leurs activités.
COMMISSION ACTION INTERNATIONALE
DE DISTRICT
Dans le cadre de la commission Fondation de district, vous travaillez avec les
commissions Action internationale pour monter des actions durables avec
des subventions mondiales qui soutiennent la mission humanitaire du Rotary.
La promotion de ces actions permettra de mettre en avant l’importance de
participer aux programmes de la Fondation.
Votre commission Action internationale soutient l’amélioration de la
planification des subventions mondiales et le développement de partenariats
pour monter des actions. Elle diffuse les ressources destinées aux parties
qui collaborent, et trouve des experts pour améliorer la qualité, l’impact et la
pérennité des actions de subvention mondiale.
Responsabilités
• Recruter localement des Rotariens et des Anciens dotés de compétences
dans la planification de projets et dans les axes stratégiques et les
subventions du Rotary.
• Servir de contact principal pour la base de données d’experts locaux du
district que les clubs peuvent consulter pour renforcer leurs actions et leurs
projets avec des subventions mondiales.
• Diffuser auprès des clubs toutes les ressources nécessaires et soutenir le
travail mené par la commission Fondation de district dans le domaine des
subventions.
• Collaborer avec les Amicales d’action, les conseillers techniques et les
représentants des Anciens, des Rotaractiens et des boursiers pour la paix du
district afin d’identifier des experts capables de faciliter le développement
d’actions et le montage des dossiers de subvention mondiale.
6 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARY2
ADMINISTRATION
L’efficacité de la commission Fondation du district dépend de la qualité de la
communication établie entre le district et les clubs. La commission Fondation
du district remplit de multiples tâches administratives vis-à-vis du district et de
ses clubs.
SOUTENIR LES COMMISSIONS FONDATION
DE CLUB
La commission Fondation du district encourage les clubs à créer une
commission consacrée à la Fondation, à les former/sensibiliser à son œuvre et à
mieux la faire connaître.
Proposez aux clubs les conseils suivants :
• Consacrer une partie des réunions à la Fondation, notamment en novembre.
• Utiliser le site Web pour informer leurs membres des activités de la
Fondation.
• Encourager leurs membres à s’inscrire sur Mon Rotary pour consulter
l’historique de leurs contributions.
• Avec la commission Image publique, médiatiser les activités de la Fondation.
• Inviter les Anciens à parler de leur expérience aux manifestations et aux
actions des clubs.
• Organiser une manifestation locale pour recueillir des fonds et promouvoir
la Fondation.
• Rendre hommage aux Rotariens et autres personnes pour leur service
exceptionnel ou leur générosité envers la Fondation.
• Encourager les clubs à recruter des candidats qualifiés pour les Centres du
Rotary pour la paix.
ADMINISTRATION 7Tissez des liens FORMULER DES OBJECTIFS
avec des districts
Votre commission travaille avec le gouverneur élu pour aider les clubs à
partenaires pour
définir des objectifs de participation et de contribution pour l’année à venir.
collaborer sur de
futures actions. Votre commission doit suivre les tendances, l’historique et les rapports des
contributions dans Rotary Club Central pour recommander des objectifs
réalistes. Votre sous-commission Recherche de fonds peut, tout au long de
l’année, les conseiller sur des activités qui les aideront à atteindre leurs objectifs.
Vous devez donc suivre la progression de vos clubs vers l’atteinte de leurs
objectifs sur Rotary Club Central.
Pour définir les objectifs du district, il est nécessaire de savoir ce que les clubs
veulent réaliser durant les trois années à venir. En effet, parrainer un boursier,
monter une action humanitaire de grande envergure ou contribuer au fonds
PolioPlus nécessitent une préparation qui comprend des collectes de fonds pour
mettre en place ces activités trois ans plus tard.
Si les clubs souhaitent monter des actions internationales ou bénéficiant d’une
subvention mondiale, les objectifs du district doivent inclure la création d’un
réseau de Rotariens et d’Anciens locaux qui pourront les conseiller durant la
phase de planification et de conception. Le Guide de planification du district est
un excellent outil pour définir ces objectifs.
FORMATION
La commission Fondation du district participe à la préparation des séminaires
avec la commission Formation. Ils peuvent être regroupés ou échelonnés pour
qu’un maximum de clubs puisse y participer. Les membres de votre commission
doivent assister aux séminaires régionaux organisés par le coordinateur régional
de la Fondation.
SÉMINAIRE FONDATION DE DISTRICT
Vous devez organiser ce séminaire annuel entre juillet et novembre. Destiné
aux dirigeants de club, il vise à les informer sur les programmes de la Fondation
et à les inciter à prend part à ses initiatives. Impliquez les membres des sous-
commissions dans sa préparation et faites-vous aider du coordinateur régional
de la Fondation. Le manuel Séminaire Fondation Rotary de district contient
des exemples de sessions.
8 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYSÉMINAIRE GESTION DES FONDS
L’organisation d’un tel séminaire est un critère de certification du district et les
clubs souhaitant être certifiés pour faire des demandes de subvention mondiale
doivent y participer. C’est au responsable Fondation de district qu’il revient
de confirmer la participation à ce séminaire dans le cadre du processus de
certification des clubs.
Il leur permet de comprendre l’importance du protocole d’accord et d’une bonne
gestion des fonds de subvention. Vous devez vérifier que la formation inclue le
responsable Action internationale et les autres représentants clés du district
pour optimiser l’expertise locale des Rotariens et d’Anciens sur les subventions
mondiales.
Veillez aussi à inviter les membres des clubs qui géreront ou participeront à des
actions bénéficiant d’une subvention mondiale. Demandez aux représentants
de club de consulter le guide des subventions mondiales avant d’assister au
séminaire.
Vous avez également la possibilité de le remplacer par un webinaire que vous
animerez ou un cours en ligne sur le centre d’e-learning. Consultez les sujets
et les conseils pour les webinaires et les cours en ligne dans le Manuel de
l’instructeur du séminaire Gestion des subventions.
SÉMINAIRE DE FORMATION DES PRÉSIDENTS ÉLUS (SFPE)
Le séminaire couvre le rôle des présidents élus de club et leur travail avec les
adjoints pour définir des objectifs. Au cours des séances, les présidents élus de
club doivent apprendre à :
• Définir des objectifs qui seront transmis à la Fondation début mai.
• Nommer un responsable Fondation de club avant l’assemblée de formation
de district.
• Élaborer avant le 1 er
juillet une stratégie pour atteindre leurs objectifs
Fondation.
ASSEMBLÉE DE FORMATION DE DISTRICT
Cette réunion prépare les dirigeants de club à leurs fonctions et les aide à
créer leur équipe. Vous aiderez le chargé de formation du district à adapter les
séances sur la Fondation aux besoins des clubs. Reportez-vous aux exemples
de séances du dossier Guide de l’instructeur de l’Assemblée de formation de
district.
ADMINISTRATION 9RESSOURCES EN LIGNE
La Fondation met à votre disposition de multiples ressources pour vous
aider dans votre rôle. Prenez-en connaissance et proposez aux
dirigeants de club de les consulter.
Mon Rotary vous donne un accès personnalisé à diverses informations. Vous pouvez :
• certifier le district pour demander des subventions au Rotary
• demander des subventions de district et mondiales via l’Espace Subventions
• consulter les rapports mensuels sur les contributions, SHARE et PolioPlus
• vous connecter à Rotary Club Central pour suivre la progression des clubs et
du district vers l’atteinte des objectifs
• trouver des idées d’actions sur Rotary Ideas
• donner à la Fondation Rotary.
Le gouverneur élu ou le gouverneur doit communiquer les nominations
du district sur Mon Rotary pour que ces dirigeants puissent accéder aux
informations réservées à leur fonction. Les présidents ou secrétaires de club
doivent eux-aussi communiquer les coordonnées du responsable Fondation de
leur club.
Tous les Rotariens devraient s’inscrire sur Mon Rotary pour mettre à jour leurs
coordonnées personnelles et consulter l’historique de leurs contributions et
témoignages de reconnaissance.
10 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARY3
FINANCEMENT
DE LA FONDATION
Votre commission encourage une forte participation aux programmes et
aux initiatives de la Fondation Rotary. Le Fonds annuel est alimenté par
les contributions des Rotariens et des amis du Rotary. Le système SHARE
transforme ces contributions et les dons majeurs en subventions et en
programmes à vocation humanitaire.
CYCLE TRIENNAL
Le cycle de financement est de trois ans : les fonds sont utilisés trois ans plus
tard, laissant suffisamment de temps aux districts pour choisir et préparer leurs
actions pendant que les contributions génèrent des revenus qui serviront à
financer les charges d’exploitation et de recherche de fonds de la Fondation.
À l’issue des trois années d’investissement, la moitié des dons de votre district
au Fonds Annuel–SHARE sont répartis en deux fonds : 50 % est crédité au Fonds
mondial et 50 % au Fonds spécifique du district (ou FSD). La Fondation utilise
le Fonds mondial pour financer les subventions et les programmes auxquels ont
accès tous les Rotariens. Les districts utilisent leur FSD pour participer aux
programmes et à des actions bénéficiant de subventions. Une partie du Fonds
mondial pouvant atteindre 5 % sert à couvrir les charges d’exploitation.
Exemple : 50 % des contributions au Fonds annuel-SHARE de 2017/2018
produiront les FSD qui pourront être utilisés en 2020/2021.
FINANCEMENT DE LA FONDATION 11Le système SHARE
Contributions au Fonds annuel – SHARE
Croissance des investissements sur trois ans ;
Couvre les coûts administratifs
La contribution initiale est répartie en deux moitiés
Fonds spécifique de district (FSD) Fonds mondial*
Dons** Jusqu’à 50 % pour les Une contrepartie de 100 % Subventions et programmes**
subventions de district pour les subventions mondiales
SUBVENTIONS MONDIALES
SUBVENTIONS DE DISTRICT Actions internationales et
Activités flexibles de court-terme pérennes de long-terme
répondant aux axes stratégiques
*5 % des contributions sont mis de côté pour couvrir les
charges d’exploitation si les revenus d’investissement ne sont pas suffisants
**incluent PolioPlus, les Centres du Rotary pour la paix, les
autres districts et le Fonds de dotation (axes stratégiques)
12 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYALLOCATION DU FONDS
SPÉCIFIQUE DE DISTRICT
Chaque année, votre district reçoit le kit SHARE contenant : un rapport SHARE
(SHARE System Report) ; la liste approuvée par les administrateurs des options
SHARE et des formulaires de dons. Le rapport indique le montant de FSD que le
district pourra utiliser durant l’année rotarienne à venir.
Vous êtes chargé d’identifier les subventions et les programmes qui intéressent le
plus les Rotariens de vos clubs, par exemple à l’aide d’un sondage.
Après consultation avec le gouverneur, le gouverneur élu et le gouverneur nommé
(s’il est connu), votre commission va décider de l’utilisation du FSD. N’oubliez pas
que vous êtes responsable de la tenue de dossiers sur l’utilisation de ce fonds.
Le gouverneur et vous-même cosignez ensuite l’utilisation du FSD, conformément
aux décisions de votre commission. La Fondation Rotary débite le fonds du district
lorsque des demandes sont approuvées ou des dons effectués.
Reportez-vous à la Politique d’attribution du Fonds spécifique de district, en fin
de chapitre, qui récapitule les éléments à prendre en compte lors de la procédure
d’allocation des fonds.
OPTIONS SHARE/FSD
Les districts peuvent dépenser leur FSD pour :
• Des subventions de district
• Des subventions mondiales
• Des dons
–– PolioPlus
–– Centres du Rotary pour la paix
–– Fonds de dotation (y compris les Centres du Rotary pour la paix et les axes
stratégiques)
–– Fonds mondial
–– Autres districts
Lors de votre choix, tenez compte des points suivants :
• Le FSD inutilisé l’année précédente est automatiquement reporté sur le FSD
total disponible pour des subventions mondiales et des dons.
• Le solde de l’année précédente n’est pas pris en compte dans le calcul du
montant disponible pour les subventions de district.
• Jusqu’à la moitié du FSD de l’année peut être utilisé directement pour des
subventions de district.
À tout moment durant l’année de programme, les districts peuvent accéder
au rapport SHARE pour consulter leur solde de FSD. Le Rotary a produit un
document expliquant comment y accéder. Seules les subventions approuvées
y figurent.
FINANCEMENT DE LA FONDATION 13SUBVENTIONS MONDIALES
Pour les subventions mondiales, la contrepartie versée par le Fonds mondial
est de 100 % pour les contributions de FSD et de 50 % pour les contributions
en espèces. En plus des contributions au Fonds annuel-SHARE trois ans
auparavant, les subventions mondiales peuvent être financées par :
• Le Fonds annuel – Fonds pour les axes stratégiques
Pour toute • Le Fonds mondial
question sur le
FSD, veuillez
• Les contributions en espèces pour des subventions mondiales spécifiques
contacter le • Les revenus du Fonds de dotation affectés à des utilisations spécifiques
coordinateur • Les dons directss
SHARE à
share.mailbox@ La sous-commission Subventions est chargée de gérer la politique du district en
rotary.org. matière d’affection du FSD pour les clubs et le district.
Utilisez la feuille ci-après pour organiser votre commission.
14 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYPOLITIQUE D’AFFECTATION DU FSD – FEUILLE DE TRAVAIL
Le district décide de l’utilisation du montant total de son FSD : pour les subventions de district et les
subventions mondiales, ou pour des dons à PolioPlus, aux Centres du Rotary pour la paix ou à d’autres
districts. Demandez l’avis aux clubs pour mieux les inciter à participer aux subventions de la Fondation.
La sous-commission Subventions doit rapidement leur communiquer la procédure à suivre pour qu’ils ne
ratent pas les échéances du district.
Les questions suivantes vous aideront à établir cette procédure :
Quel est le solde du FSD ?
Quelles sont les priorités de financement du district ?
Quels sont les intérêts des membres des clubs ?
Comment optimiser la contrepartie du Fonds mondial au travers de l’affectation du FSD ?
Quels sont les délais du district pour l’acceptation des demandes de subventions mondiales et de district ?
Quelle sera la procédure du district pour les subventions de district et mondiales ?
Comment encourager une plus forte utilisation du FSD dans le district ?
Les clubs doivent-ils être certifiés pour recevoir des subventions de district ?
FINANCEMENT DE LA FONDATION 154
SUBVENTIONS ET
PROGRAMMES DE LA
FONDATION
Les membres du district apportent compétences et soutien financier aux
programmes de la Fondation mis en œuvre à travers le monde. La Fondation
offre deux types de subventions (de district et mondiale) pour financer les
actions, bourses d’études et formations mises en œuvre par les Rotariens. Le
district doit être certifié pour en bénéficier, et il doit certifier ses clubs si ces
derniers veulent recevoir une subvention mondiale. Voir le chapitre 6 relatif à la
procédure de certification du district et des clubs.
SUBVENTIONS DE DISTRICT
Ces subventions financent des activités à court terme et de taille modeste
choisies par le district pour répondre à des besoins locaux ou internationaux.
Les possibilités sont nombreuses :
• Actions humanitaires, y compris les déplacements de bénévoles et les
secours en cas de catastrophe
• Bourses d’études pour tout niveau, durée, lieu ou discipline
• Équipes de formation partant à l’étranger pour dispenser ou recevoir
une formation
16 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYPLANIFICATION
Pour en savoir plus
sur les subventions Les districts peuvent utiliser jusqu’à 50 % de leur FSD sous forme de subvention
de district, annuelle. Ce pourcentage est calculé sur la base du FSD généré à partir des dons
consultez versés au Fonds annuel du district trois ans auparavant, y compris des revenus
Rotary.org. du Fonds de dotation.
Si la somme demandée est inférieure, le district peut consacrer les sommes
restantes à des subventions mondiales, à PolioPlus, aux Centres du Rotary pour
la paix ou à des dons à d’autres districts. Les fonds reportés sur l’année suivante
ne peuvent être utilisés pour les subventions de district.
Ces subventions sont gérées par votre district auquel les clubs adressent leurs
demandes de financement pour des actions et activités suivantes :
• Actions humanitaires
• Bourse d’études
• Formation professionnelle
Caractéristiques des subventions de district
• Les clubs ont un plus grand pouvoir de décision dans la répartition du FSD.
• Les districts jouissent d’une plus grande souplesse.
• Les fonds peuvent être utilisés pour des actions locales et internationales.
• Plusieurs clubs peuvent s’associer pour monter des actions de grande envergure.
• Les districts accèdent plus rapidement aux fonds ; les demandes auprès de la
Fondation et le processus d’envoi des rapports sont simplifiés.
CALENDRIER
Vous devrez travailler avec votre gouverneur et le président de la sous-
commission Subventions pour établir un plan d’allocation des fonds qui prend
en compte les demandes de financement des clubs du district. Le plan est
soumis en ligne.
Votre équipe soumet et autorise la demande sur l’Espace Subventions, sous
Mon Rotary. Le processus s’étale généralement sur deux ans : la première année
est consacrée aux préparatifs et la seconde au paiement et à la mise en œuvre des
différentes actions.
Paiement
Les fonds sont versés dès que le plan d’allocation des fonds est approuvé sous
réserve que les conditions préalables au paiement ont été remplies (soumission
des rapports de subvention à la Fondation, clôture de la subvention de
district antérieure, etc.). Les districts ne peuvent plus déposer de demande de
subvention après le 15 mai de chaque année rotarienne.
Les fonds approuvés sont débloqués en une fois entre le 1er juillet et le 15 mai, à
condition que toutes les subventions de district antérieures aient été clôturées et
que votre district soit à jour dans la soumission de ses rapports de subvention à
la Fondation.
SUBVENTIONS ET PROGRAMMES DE LA FONDATION 17Rapports
Votre district doit soumettre à la Fondation un rapport final dans les 12 mois
suivant la date de réception du paiement, avec la liste finale des activités
financées par la subvention. Le rapport est soumis selon le même format que le
plan d’allocation des fonds du district.
Tout changement intervenu dans le financement des actions entre le plan
d’allocation des fonds initial et le rapport final doit figurer sur ce rapport.
Envoyez ce dernier lorsque la totalité des fonds de subvention a été distribuée.
Si vous envoyez votre rapport immédiatement après cette distribution, les fonds
pour des actions qui ne sont pas terminées et qui n’ont pas été documentés
comme dépensés dans le rapport doivent être restitués à la Fondation. Seules
les actions faisant l’objet d’un rapport peuvent recevoir des financements.
Certains districts attendent avant d’envoyer le rapport d’avoir distribué les fonds
non utilisés à d’autres actions pour que l’ensemble des fonds de subvention du
district ait été dépensé pour l’année.
Si vous envoyez votre rapport immédiatement après cette distribution, les fonds
pour des actions qui ne sont pas terminées et qui n’ont pas été documentés
comment dépensés dans le rapport doivent être restitués à la Fondation, car
seules les actions faisant l’objet d’un rapport peuvent recevoir des financements.
Dès qu’un club a dépensé ses fonds, il doit envoyer un rapport au district. Le
district récupère et archive les rapports des clubs ainsi que tous les reçus exigés.
Une fois par an, les districts doivent informer leurs clubs de l’utilisation de leur
FSD. Afin d’encourager la transparence et le contrôle des dépenses, tous les
membres du district devraient consulter ce rapport pour vérifier que les fonds
ont été dépensés dans le respect des directives du district.
PASSEZ À L’ACTION : www.rotary.org/fr/grants
TRANSFORMEZ
VOTRE VISION
EN RÉALITÉ
AVEC UNE SUBVENTION
DU ROTARY
SUBVENTION DE DISTRICT SUBVENTION MONDIALE
Apporter des solutions Avoir un impact majeur
Activités variées à court terme Actions durables à long terme et bourses d’études
18 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYSUBVENTIONS DE DISTRICT – FEUILLE DE TRAVAIL
Les questions suivantes vous aideront à déterminer le processus de subvention de district. Les meilleures
pratiques utilisées par divers districts pourront vous guider dans votre réflexion.
Comment encouragez-vous la Réunions ou enquêtes auprès
participation des clubs ? des clubs pour identifier des
actions et déterminer comment
répondre à leurs besoins
financiers.
Quelle part de la subvention Certains districts suggèrent aux
de district sera réservée, clubs de faire une demande de
respectivement, aux activités du FSD, puis la commission évalue
district et aux activités des clubs ? ce qu’il reste pour les activités du
district.
Organisation d’une action à
laquelle tous les clubs peuvent
participer à des niveaux divers.
La financer en priorité.
Quels types d’activités seront Définition de critères pour
financés (bourses, formations les demandes de subvention
professionnelles ou actions (préférence aux actions
humanitaires) ? internationales dans des pays en
développement, par exemple) et
diffusion auprès des clubs.
Les clubs seront-ils sollicités pour Selon que l’action est locale
contribuer à l’action ? ou internationale, les districts
peuvent exiger une contrepartie
du club.
Fixer une somme minimum/
maximum du FSD pour chaque
club et une taille minimum pour
l’action. Plusieurs clubs peuvent
s’associer pour une action.
Demande aux clubs de couvrir
20 % des coûts de l’action ou de
doubler la part du FSD.
Votre district définira-t-il Exiger des clubs qu’ils nomment
d’autres critères pour les un responsable Fondation de
subventions de district ? club et soient à jour de leurs
rapports de subventions.
Exiger qu’ils soient certifiés et à
jour de leurs cotisations.
SUBVENTIONS ET PROGRAMMES DE LA FONDATION 19Question Meilleures pratiques Notre procédure
Quels critères utiliserez-vous Octroi de subventions
pour les bourses d’études ? « forfaitaires ».
Le montant de la bourse couvre
les frais de scolarité et le voyage,
ou tout domaine d’études.
Seules des études dans le district
sont possibles.
Élaborer un dossier de
candidature.
Quels critères utiliserez-vous Octroi de subventions « forfaitaires »
pour les activités de formation ou montants flexibles.
professionnelle ?
Déterminer si les candidats pour
intégrer l’équipe seront acceptés
pour un échange culturel, ou
préciser l’axe stratégique.
Soutenir des équipes locales et
internationales.
Les districts devront déterminer
l’intervalle des rapports qui
devront leur être transmis et leur
format, et être fermes sur les
obligations.
Quels sont les délais imposés Effectuer les démarches deux
aux clubs par le district pour mois avant le début de l’année
les demandes de subvention de rotarienne de sorte que les fonds
district ? sont versés en juillet.
Attendre que les dirigeants des
clubs soient en place pour lancer le
processus.
Comment informerez-vous Articles dans les newsletters et le
les clubs sur le processus de site Web du district.
demande de subvention ?
Communication lors des
séminaires de formation des
présidents élus et des assemblées
de district.
Communication auprès des clubs
lors du séminaire Gestion des
subventions
Comment notifierez-vous les Envoi d’une note à chaque
clubs dont les projets n’ont pas président de club stipulant les
été retenus ? raisons du non-financement de
son projet et offrant des conseils
sur la façon de présenter un
autre dossier dans l’avenir.
20 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYSUBVENTIONS MONDIALES
Ces subventions augmentent notre capacité à répondre aux besoins
humanitaires à travers le monde. Elles financent des activités internationales de
grande envergure qui visent des résultats durables et mesurables dans les axes
stratégiques du Rotary. Les districts ou clubs parrains des subventions peuvent
former des partenariats internationaux pour répondre à des besoins précis. Ces
activités doivent répondre aux critères suivants :
• Intégrer un plan pour en assurer le succès une fois les fonds de la subvention
épuisés.
• Impliquer la participation active des Rotariens et des populations locales.
• Répondre aux modalités des subventions.
Axes stratégiques du Rotary :
Paix et prévention/résolution des conflits
Prévention et traitement des maladies
Eau et assainissement
Santé de la mère et de l’enfant
Alphabétisation et éducation de base
Développement économique et local
Le montant minimum de la contrepartie versée par le Fonds mondial à une
subvention mondiale est de 15 000 dollars pour un budget total minimum
de 30 000 dollars.
Cette contrepartie est de 50 % sur les contributions en espèces et de 100 % sur
les contributions de FSD.
Les subventions mondiales doivent avoir au moins deux parrains, clubs ou
districts certifiés : l’un dans le pays bénéficiaire (parrain local), l’autre en dehors
de ce pays (parrain international). Pour atteindre le budget minimum, les
parrains font souvent appel au partenariat avec d’autres clubs et/ou districts.
Les subventions mondiales financent :
• Des actions humanitaires aux résultats durables et quantifiables pour la
communauté bénéficiaire.
• Des bourses d’études pour des étudiants de niveau Master dont le domaine
d’étude et les objectifs professionnels s’inscrivent dans l’un des axes
stratégique.
• Des formations professionnelles dispensées par des professionnels
étrangers pour renforcer les compétences des collectivités bénéficiaires ou
pour former les professionnels.
SUBVENTIONS ET PROGRAMMES DE LA FONDATION 21Le pouvoir des partenariats internationaux
Les participants :
• développent l’entende mondiale et la paix ;
• appliquent les enseignements tirés des actions
antérieures ;
• partagent ressources et expertise pour renforcer les
actions.
CALENDRIER
Demande
Les demandes de subvention mondiale peuvent être soumises à la Fondation
tout au long de l’année via l’Espace Subventions. Le personnel de la Fondation
vérifie que les dossiers sont complets et conformes aux critères. Si la
subvention est approuvée, les parrains en sont informés, puis ils reçoivent les
instructions relatives au versement.
Paiement
Les fonds de la subvention sont débloqués lorsque les parrains valident l’accord
et que toutes les contributions en espèces ont été reçues. Pour les actions de
grande envergure, les versements sont échelonnés selon le plan d’allocation des
fonds.
Rapports
Des rapports intermédiaires doivent être envoyés à la Fondation tous les 12
mois à partir de la date de réception du premier versement. Un rapport final est
à envoyer dans les deux mois suivant la fin de l’action. Ces deux types de rapport
sont soumis en ligne via l’Espace Subventions.
NOTE : La Fondation n’accepte aucune nouvelle demande de subvention si l’un
ou l’autre des parrains n’est pas à jour dans la remise des rapports.
CENTRES DU ROTARY POUR LA PAIX
Le programme des Centres du Rotary pour la paix permet d’obtenir un master
dans les disciplines des relations internationales, de la paix et de la résolution
des conflits ou un certificat professionnel dans ces mêmes domaines.
Chaque année, les districts sont invités à présenter des candidats qualifiés
à la sélection mondiale qui aboutit à l’octroi d’une centaine de bourses.
Les candidats ont jusqu’au 31 mai pour déposer leur dossier auprès de leur
district. La date limite pour le dépôt des candidatures validées par les districts
est fixée au 1er juillet. Les districts qui couvrent des régions en conflit sont
particulièrement encouragés à rechercher des candidats motivés.
22 DIRIGER LE DISTRICT : LA COMMISSION FONDATION ROTARYVous pouvez aussi lire
