Brussel Travel Expo Dossier de présentation BTExpo 2008 - www.btexpo.com
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Dossier de présentation BTExpo 2008
Brussel Travel Expo
5ème édition : 10 & 11 DECEMBRE 2008
@ Tour & Taxis
www.btexpo.com
Dossier de présentation
BTExpo 2008
P. 2
Table des Matières
1. Information générale P. 3
2. Les atouts de BTExpo P. 4-5
3. BTExpo témoignages P. 6
4. Business, Networking & Convivialié P. 6
5. Marketing & Communication P. 7
6. Partenaires & Supports P. 8
7. Plan d’exposition P. 10
8. Formules de stands P. 11-12
9. Offre Sponsoring P.13-15
10. Liste exposants 2007 P. 16
11. Règlement de participation P.18
12. Annexes P.20
Dossier de présentation
BTExpo 2008
P. 3
1. Information générale
BTExpo
Brussels Travel Expo
Le Rendez-vous annuel des professionnels du tourisme en Belgique
5ème Edition
Mercredi 10 & Jeudi 11 décembre 2008
Tour et Taxis Bruxelles
Visiteurs Exposants
Agents de Voyages, en réseaux ou indépendants Tour opérateurs
Vendeurs en plateaux d'affaires et implants Transporteurs Leisure
Agences de tourisme d'Affaires et MICE Réceptifs Corporate
Vendeurs en plateaux d'affaires et implants Hôtels et hébergement Event& Meeting
Agences de tourisme d'Affaires et MICE Croisiéristes, tourisme fluvial Business
Chargés de Voyages et Acheteur en entreprise Offices de tourisme
Voyageurs corporate Technologie 264 exposants
Dirigeants du Tourisme Associations professionnelles 3 900 professionnels
Autocaristes Evénementiel
Associations et groupistes Associations professionnelles
Chefs de Marchés et Chef de Produits Assurances
Agences de communication Golf
Journalistes Wellness et Thalassothérapie
Etudiants dernière année Loueurs de voitures
Edition, presse, media
Education, Formation
Forfait communication & Sponsoring : A partir de 300,- € Prix d’exposition
Services « à la carte » è voir dossier sponsoring Stand « Space Only » apd 261,25€/m²
Stand équipé apd 294,50€/m²
Meeting Desk apd 1.187,50€
Dossier de présentation
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2. Les atouts de BTExpo
Qualité, Professionnalisme, Diversité des visiteurs Répartition des visiteurs BTExpo 2007
100% professionnel Autres
55% du réseau de distribution Belge visite chaque année BTExpo professionnels
56 % des visiteurs sont agents de voyages Officiels
Toutes les branches de l’industrie du tourisme sont présentes TO
Un équilibre entre vendeurs et directions
Autocaristes
Meeting&Incentive&
Agents de voyage
corporate buyers
Plate-forme unique de networking, et de formation en Belgique Media
Diversité des exposants
Orientation business du salon Hotels&DMC
Des moments et des espaces dédiés au networking : workshops, Forum,
Etudiants
Vip, Lounge, networking dinner, soirée agents de voyages,
rencontres professionnelles,…
Répartition visiteurs 2007 par fonction
Soutien et appui des représentants de l’industrie du tourisme
belge francophone et néerlandophone
Direction
Présence média forte
agents de autre
comptoir
Des opportunités de sponsoring, d’événements et
de marketing étendues Avant, Pendant et Après le salon
REPARTITION EXPOSANTS 2007
Communication multi-marques, multi-canaux vers tous D.M.C.& réceptifs 85 Media 10
les segments de l’industrie Hôtels 50 Transport terrestre 8
Aérien 43 Croisière 7
Tour Opérateurs 40 Assurance 6
Des organisateurs expérimentés,
Offices de tourisme 39 Organisations événements 5
une équipe orientée résultats
Technologies 13 Service & Logistique 5
Associations 11 Education & Recrutement 3
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… Les atouts de BTExpo …
Meeting table à partir de 1.187,50 €
Stand équipé à partir de 294,50 €
Des tarifs accessibles à toutes les sociétés 30 partenaires en 2007 : associations
professionnelles, institutions, réseaux de
distribution, média
Soutien et appui des représentants de l’industrie du tourisme
belge francophone et néerlandophone 140 journalistes, 60 supports de presse
représentés en 2007
Remise du Prix Walter Baeke au meilleur
journaliste tourisme de l’année
Présence média forte
Base de données de 9 800 contacts en
Belgique et pays limitrophes
Des opportunités de sponsoring, d’événements et de marketing étendues 5 années au service des professionnels du
Avant, pendant et après le salon tourisme
Communication multi-marques, multi-canaux auprès de
tous les segments de l’industrie
Des organisateurs expérimentés, une équipe orientée résultats
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3. BTExpo témoignages
« Nous avons reçu de nombreux échos positifs de la part des visiteurs. Cette édition était effectivement un bon cru » Valérie Wynants
responsable marketing Mondial Assistance
« PTC Hotels ne peut que se réjouir de ce salon : nous avons enregistré une très nette progression du nombre de visiteurs sur le stand
avec beaucoup de demandes de contrats. » David Sprecher Directeur PTC Hotel
« Excellent ! » Philippe Kempinaire Manager Jobs4tourism
« J'ai trouvé que votre évènement était vraiment bien organisé, j'ai été très contente des contacts que j'ai pu faire pendant ces deux
jours, et j'ai été tout particulièrement impressionnée par le Networking Dinner. L'idée est extraordinaire et très riche en échanges.
BRAVO! Je félicite toute l’équipe pour cet évènement plus que réussi. » Martine Deschepper Managing director Be gold Worldwilde
«Notre 1ère participation a BTExpo a tapé dans le mille : déjà beaucoup d’agents de voyages recommandent Kuoni. Keep up the good
job » Luc Maes, Kuoni
« Excellent, visiteurs sont vraiment en quête d’info, nbre de visiteurs sans cesse en augmentation, développement de réseaux qui ne
venaient pas avant, BTExpo est de + en+ professionnel, de mieux en mieux organisé, bonne prises en compte des remarques chaque
année. Notre stand n’a quasiment pas désempli. Les améliorations par rapport aux 2 précédentes éditions font de BTExpo un
événement quasiment incontournable sur le marché touristique belge » Benoit Hodeige,Sales Executive Arthema
« Beaucoup de nouveaux contacts et d’opportunités pour rencontrer ses clients. Très bonne ambiance” Johan Mertens, Senior Product
Manager Live2 Travel
Dossier de présentation
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4. BTExpo 2008 : Business, Networking, Convivialité
Pré-programme
Mercredi 10 décembre 2008
9h30 -10 h15 Meet & Greet Breakfast exposants Jeudi 11 décembre 2008
10h30 Ouverture BTExpo 2008 11h00 Ouverture
11h30 Inauguration officielle du salon 18h00-21h30 Nocturne et walking cocktail BTExpo
18h Fermeture visiteurs 21h30 –01h00 Travel agents party
18h30- 23h30 Networking dinner
Les événements BTExpo 2008
Meet & Greet Breakfast : nouveau RDV réservé aux exposants. Un moment à votre disposition pour faciliter et favoriser vos contacts
avant même l’ouverture officielle de l’exposition. Ouvert à tous les exposants.
Networking dinner : 2ème Edition de ce dîner exclusif de travail très apprécié en 2007. Cet « événement dans l’événement» vous propose
de vous faire connaître et de développer votre carnet d’adresses. Un RDV business très efficace. 250 participants, dont 50 des plus
grandes agences de voyages et les « incontournables » de l’industrie du tourisme. Résultats garantis. Sur inscription.
La nocturne BTExpo 2008 : Pour la 1ère fois BTExpo ouvrira ses portes jusqu’à 21h30 offrant l’opportunité à tous les agents de voyages de
profiter de votre présence. Tout en restant dans un cadre très professionnel, la convivialité de cette nocturne ne sera pas en reste
puisqu’un walking cocktail sera servi dans l'ensemble de l'espace de l'exposition. Le catering est assuré par l’organisateur afin de
décharger les exposants de la logisitque.
Travel agents party : BTExpo fête son 5ème anniversaire : une soirée « must » pour les agents de voyages en 2008. Une clôture du salon
dans la convivialité
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5. BTExpo 2008 : Marketing & Communication
Plan Média presse professionnelle (tourisme et économique) : Travel Mag, Tour Mag,
Info Travel, Travel Express, BBT online, Freesun News, Travel2
E-mailing (8000 addresses email actives)
Phone marketing dans toutes les agences de voyages de Belgique
Invitation des travel managers des plus grandes sociétés
Flyers, lettres, cartes postales…marketing direct vers les agences de voyages
Conférences de presses et communiqués de presse réguliers
Soirée de networking et d’information avec les exposants 2 mois avant le salon
(objectif : mettre en place des opérations de communication et
faire se rencontrer les intervenants)
Palette d’actions très ciblées auprès de certains publics (autocaristes, acheteurs
et travel managers, réseaux d’agences de voyages,...)
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6. BTExpo 2008 : Partenaires & Supports
BTExpo travaille avec le soutien et les conseils des associations et des organismes suivants :
ABTO : Association Belge des Tours Opérateurs
VVR : Association Flamande des agences de voyages
UPAV : Union Professionnelle des agents de Voyages
FAVI : Association d’agences de voyages
VLARA : Association Flamande des agences de voyages
BTO : Belgian Travel Organisation
BAPCO : Association Belge des organisateurs professionnels de conférences
BATM : Association Belge des Travel Managers
FBAA: Fédération Belge des autocaristes et autobus et organisateurs de voyages
GFG : Fond de Garantie Voyages
SKAL Club International
Les réseaux et les groupements d’intérets communs tel que: SELECTAIR, FAVI, TRAVELGROUP, TRAVELCOOP, AVITOUR, VOYAGES
WASTEELS,MERCATOUR
Principaux Sponsors BTExpo 2007
Dossier de présentation
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7. BTExpo 2008 : Plan d’exposition
RESTAURANT VIP RESTAURANT
PARKING
Aviation Destination
Tour & Taxis
Village Zone
Service CONFERENCES
navettes
GOH
Service
navettes
ENTREE FORUMDossier de présentation
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8. Formules de stands
LES ESPACES NUS – OU PRESQUE…
A) STAND SPACE ONLY - min 12m² / max 72m² par marque
Un espace pour une liberté d’aménagement maximale, idéal pour les grandes surfaces. A partir de 261,25€/m².
o Le chauffage du Hall d’exposition
o L’éclairage général du Hall d’exposition
o La mise à disposition des toilettes, des vestiaires & d’une équipe d’hôtesses à l’accueil
o Le tapis général d’exposition
Constructeur Agrée : Exhibit International – Eric Vandenhulle Tel : 0032 2/219.51.36 Email : eric.v@exhibit-international.com
B) STAND SMART SPACE (min 12m² - max 72m² par marque)
Un espace nu Intelligent, construit pour vous! Gain de temps & d’argent assuré, idéal si vous exposez à plusieurs partenaires !
SMART SPACE sur base d’un 12m² - A partir de 380,-€/m².
o Descriptif d’un stand Space Only (A)
o Structure en Truss (structure métallique)
o 4 spots, prise électrique de courant
o Choix de la couleur du tapis
o Impression de banners à votre image réutilisables
SMART SPACE +
Tarif complémentaire avantageux pour les commandes
de mobilier, de parois, de plantes, multiprises …
Possibilité d’afficher vos propres bannersDossier de présentation
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… Formules de stands …
LES ESPACES EQUIPES
C) STAND BASIC (Pré équipé) - min 6m²
Un espace au tarif compétitif, entièrement aménagé à
personnaliser avec votre propre mobilier.
Minimum de 6m² ou 9m² - A partir de 294,50€/m².
o Descriptif du stand Space Only
o Les panneaux couleur blanc cassé – hauteur 2m50
o Les panneaux obliques 2,75cm
jaunes ou verts en bord d’allée D) STAND ALL IN (Clé sur Porte) – min 6m²
o 1 frise reprenant le nom de la Une offre complète, pratique pour une efficacité maximale !
société – 100cm x 40cm Minimum de 6m² ou 9m² - A partir de 308,75€/m²
2 frises pour les stands de coin o Descriptif du stand Basic (C)
o Eclairage : 1 rail & 3 spots*, 1 prise o Le mobilier : 1 table ronde & 3 chaises* « Isis »
de courant & leur consommation o Corbeille à papier * + 1 plante « Ficus » 160cm
o Tapis de couleur * Modifié pour les stands de 6m²: Une table ronde & 2 chaises &
Modifié pour les stands de 6m²: 2 spots. Choix et localisation pas de plante.
limités. Possibilité sur demande de modifier le mobilier.
E) MEETING DESK – choix & localisation limités
Visibilité sur le marché à petit coût ! – A partir de 1.187,50€
o Descriptif du stand Space Only (A)
o Les panneaux de fond blanc cassé hauteur 2m50, largeur : 95 cm
o 1 comptoir fermant à clé, 1 tabouret, 1 corbeille à papier
o 1 étagère individuelle de brochures (3 tablettes)
o 1 enseigne standardisée : lettrage blanc
o Le tapis de couleur & une prise de courant
o Le Forfait « Services Exposants »Dossier de présentation
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9. L’offre Sponsoring
Une offre sur mesure
BTExpo a conçu et imaginé de nombreuses possibilités pour développer la visibilité des marques, accroître leur notoriété et valoriser leur
image auprès des professionnels de l’industrie du tourisme.
Pour tout type de budget
En fonction de votre stratégie marketing et de vos budgets, BTExpo offre la possibilité d’étudier les meilleures options de sponsoring.
Quelques exemples :
· Visibilité
BTExpo vous propose d’augmenter votre visibilité en installant des drapeaux à l’entrée du salon ainsi qu’un peu partout dans le parking.
De plus, certains endroits à l’intérieur du salon seront réservés pour tout type d’affichage. Ces formules vous permettront d’être visible de
partout à l’intérieur du salon comme à l’extérieur.
· Soirée
Si vous voulez ajouter une image plus festive à votre entreprise, BTExpo vous propose de sponsoriser la soirée.
· Message et notoriété
BTExpo offre la possibilité à tous ses sponsors d’utiliser notre base de donnée afin de toucher en une fois toute l’industrie du tourisme par
le biais d’une newsletter personnalisée. (la newsletter sera envoyé par BTExpo)
Remarques :
· Tous les sponsors seront indiqués sur le site web et dans les différentes communications de BTExpo (newsletters, publicités,
présentations presse, …)
· Il existe une multitude de possibilité de sponsoring et BTExpo s’engage à étudier toutes nouvelles idéesDossier de présentation
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L’offre Sponsoring
PRIOR TO BTExpo SPONSORSHIP DURING BTExpo
Newsletter Flags/cover 35€/ flag
personalized by BTExpo 250€ / newsletter (flags + support supplied and placed by the sponsor)
Newsletter Flags 70€/ flag
personalized by the sponsor 100€/ newsletter (with support supplied and placed by BTExpo)
Newsletter BTExpo Flags 150€/ flag
Short announcement 50€/ announcement (produced by BTExpo with files by the sponsor)
Fax BTExpo Shuttles 800€
Logo and short advertising placed 100€/ announcement (on the parking, shuttles supplied by
in our faxes send to all travel agencies the sponsor and drivers supplied by BTExpo)
Web Logo 1250 € Advertising placed 150€/ folder
Main sponsor: www.btexpo.com inside the shuttles
Web banner 150€/ mois Poster 35€/m²
(Poster on strategic locations)
Postcard 600€/ +/- 4000 cartes
Postcard personalized by the sponsor Press room (Poster) 40€/m²
but produced and sent to all
travel agencies by BTExpo Catalogue
- Standard 550€/p
- 2nd cover Page (inside) 700€/p
- Back cover 800€/p
- Double Page 1100€/p
- The logo (showing the 150€
location of your booth on the catalogue map)Dossier de présentation
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L’offre Sponsoring
… cont SPONSORSHIP DURING BTExpo
Access to the VIP zone 550€ / sponsor Gifts 300€
The sponsor receives a two-day pass for the two exhibition days Any light object offered by the sponsor
giving access to the VIP zone. and introduced in each bag by BTExpo
In addition he/she will receive 4 one-day entries for his/her
guests. Rental of a 550€
The sponsor’s name will appear on a panel at the entry of the conference room (45min)
zone and on all BTExpo communications. (For press conference, workshops…)
The access to this zone is strictly reserved to those exhibitors in
possession of an entry and to their guests! Logo on the badge 1500€
The sponsor can purchase additional invitations at the price of
25€ pass/person. The VIP zone will provide complimentary quality BTE Quiz 130€
service (beverage, alcohol, appetizers). Attracts more visitors to your booth
by putting a precise question on your enterprise
Snack 1500€
Increase your visibility and personalize a snack! Logo on the menu 300€
of the restaurant
Ground Marks 2000€
Advertising on the ground every X meter from First day Cocktail 4200€
the entry of the exhibition to the booth Cocktail offered at the end of the first day at 7:00 p.m.,
(sort of treasure hunt to attract maximum people on the location of the Guest of Honor
to your booth!) Maximum 10 advertisers.
Second day Cocktail 3500€
Visitors bags 2000€ Farewell cocktail given the second day
at 5:30p.m. on the location of the Guest of Honor
Logo 1000€
On each bag given to visitors, supplied by Sign boards 250€
the sponsor two weeks prior to the exhibition) in the exhibition area:
Your name, number of your booth and logo
(if possible) on our road sign boards.Dossier de présentation
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10. Liste Exposants 2007
Airlines Aviareps Destination Management Robinson Scandinavia
Adria Airways Kales Rsi Travel - Italy
Companies
Air Austral Savanna Tours & Safaris
Andrew The Travel Company - Sri
Air Baltic Airports Seychelles Reservation
Lanka Baltic Travel Group
Air Namibia Aeroport De Lille Sikiliza Adventure - Africa
Bbt Barry Guinea
Air Seychelles Brussels Airport Supravia Incoming & Incentives -
Bolshoi Tourism - Russia
Air Tahiti Nui Brussels South Charleroi Airport Slovakia
Bourbon Tourisme & Papangue
Air Transat Liege Airport Taï-Yang - China
Tours - Reunion Island
Austrian Airlines Transmeeting - Maroc
China Tours
Bangkok Airways Uday Tours & Travel - India
Associations Concorde Travel & Tours - Mauritius
Urga - Mongolia
Brussels Airlines Les Receptifs Leaders Dallago Tours & Safaris - Kenya
Chapman Freeborn Airchartering Viva Latina Tours - Chile
Les Receptifs Reunis Detone Travel Solutions - Slovakia
China Airlines Voyages De L'île
Mercatour Doni Cocarcera - Moldavia
Condor Selectair Eastwind Holidays - India
Ethiopian Airlines Travel Alliance Flash Tour - Egypt Education & Recruitment
Egyptair Travelcoop Fulani Travel - Mali Ecsedi - Isalt
Estonian Air Etnotur - Moldova Flexpoint
Etihad Airways Executiv Tours - Cabo Verde Jobs4hotels
Car Rental
Hainan Airlines Geo Solutions - America Jobs4tourism
Avis
Jet Airways Gerenuk Safaris - Tanzania
Holiday Autos
Lan Airlines Global Tourisme International - Entertainment Parks
Holiday Cars
Malev Hungarian Airlines Canada Puy Du Fou
Sixt Rent A Car / Sixt Holiday Cars
Qantas Airways Hesperides Voyages - Libya )
Sunny Cars
Royal Air Maroc Inkaterra - Peru
Sky Europe Event Support Services
Indochina Incentive House/ Toan
Sri Lankan Airlines Cruises & Ferries Operators Companies
Vinh Tours - Asia Onetec
Tacv Cabo Verde Airlines Companies Des Îles Du Ponant
Jcm Australia - New Zealand
Thai Airways International Costa Cruises
Karaweik - Birma
The Aviation Factory Msc Cruises
Kms Central Asia Events Management
Vlm Airlines Navicruise Company
Kompas - Slovenia
Plein Cap Beat The Event
Italvision - Italy
Silversea Cruises
Airlines Brokers & Sncm Corsica
Mctransylvania - Roumania
Representatives Native Trails - Mexico Export Promotion Bureau
Fly2 Day Orient Voyages - Uzbekistan Camera Di Commercio Di
Skyways Pro Chile Cuneo
Travelex Promenada - PolandDossier de présentation
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Ci - Cape Verde Investment Europ Assistance
Prochile Mapfre Asistencia Tour Operators Tourism Boards
Mondial Assistance 7 Plus Abu Dhabi
Hotels & Hotel Chains Touring Africadona Arbois Tourisme
Accor Andrews Travel Sri Lanka Association Tourisme Sud Réunion
Best Western Hotels Media Antipodes Bulgaria
Goeres Hotel Group Luxembourg Dv Productions Arthema (Voyages Art Et Culture) Cameroon
Grand Hotel Europe - St Peterburg Infotravel – I-Mail Bb Voyage Croatia
Groupe La Mere Poulard Kreo Media Beltur Cuba
Groupe Pierre & Vacances Travel Express Christophair Cyprus
Hilton Northolme Seychelles Travel Productions Corsica Travel Czech Tourism
Hotel Le Royal 5* - Leading Hotel Of Donatello Egypt
The World Rail Escape (T.A.) Grand Duche De Luxembourg
Hoteles Elba / Sheraton Rail 1 Euram Graubünden Tourism (Switzerland)
Fuerteventura Rail Europe Exclusive Destinations Greece
Hotellerie Creole, Independante Et Expair Tours Guinea Tourism
Familiale Frantour India Tourism Authority
Service & Logistic
Hotels Circuits France Horizon Select Belgium Jamaica
Jardines De Nivaria Companies Intermed Luxembourg City Tourist Office &
Le Saint Alexis Ace Ricoh Kuoni Convention Bureau
Limak Intl. Hotels & Resorts / Atlantis Be Gold Worldwide Lagrange
& Limra & Arcadia & Lara Hotels & Comptoir Corail - Reunion Island Live2travel Maison De La France :
Resorts Connections - Reunion Island Mondotours Cci Lot
Maritim Mauritius Euro Top Service (E.T.S.) Morabeza Corsica Tourisme Digest
Mondorf Parc Hotel**** Promo Planning Morabitur Crt Pays De La Loire
Naiade Resorts Select Service Partner (Ssp) Odysseus Ct Guyane
Oasis Atlantico Seychelles Connect Orient Voyages Ct Reunion Island - Guest Of
Pressburg Hotels Pam Vermeulen Honour 2007
Sani Resorts Technology Companies Qantas Holidays Guadeloupe
Sava Hoteli Bled Amadeus Rainbow Martinique
Tatrahotel Welcome Belgian Travel Network (Btn) Rantour Malta Tourism Authority
Villa Belrose Boostonline Raphaello Nouvelle Caledonie Tourisme
Wow Resort Hotels (Tk) Digidyn Rsi Travel Group - Italy Pakistan
Evolutive Systems Satur Travel Postojnska Jama Turizem (Slovenia)
Hotels Reservation Center Gateway Sensations Region Apulia
Transhotel Net Computer Terre D'afrique Roumania
Ptc Hotels.Com - Bte Hotel Partner O.Media Transeurope Seychelles
Servico Transorient Slovakia
Win-R2 (Evolutive Systems) Uniglobe Spain
Insurances Worldspan By Travelport & Galileo Vakantiegenoegens Tahiti Tourisme
Artas By Travelport Your Travel
De Europese - L'europeenneDossier de présentation
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11. Règlement de participation
1. Définition. 4., aucun montant ne sera remboursé au candidat 9. Publicité, règles de bon voisinage et nuisances
Le présent règlement définit par « exposant », l’exposant exposant ou à l’exposant qui viendrait à se désister pour sonores.
lui-même et la société dont les références se trouvent quel- que motif que ce soit. Sous peine de fermeture immédiate du stand sans
au recto du présent bon de commande, ses employés, Toute facture est payable au grand comptant. Dans le préavis aucun ni indemnité aucune, il est formellement
préposés ou mandataires et par « organisateur », la cas où la facture ne sera pas acquittée dans les 30 jours défendu à l’exposant :
société anonyme « BTExpo ». suivant la date de facturation, l’exposant sera en outre 1) de faire, pour attirer le client, toute
2. Objet. redevable d’une indemnité de 20 € pour frais de démonstration ou publicité, quelle qu’elle soit,
Le présent règlement concerne toute manifestation gestion. Les sommes dues porteront intérêt au taux de 7 de nature à gêner les occupants des stands
organisée par la S.A. « BTExpo », manifestation ci-après % par an, de plein droit, sans aucun préavis et sans voisins et de leurs visiteurs
dénommée « le salon ». nécessité de mise en demeure. 2) de placer des objets en saillie sur le côté
3. Admission. Par ailleurs, conformément à la loi du 2 août 2002 contre extérieur du stand
Compte tenu de la conception même du présent salon, le retard de paiement dans les transactions, 3) de placer une construction (cloisons,
l’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de l’organisateur sera en droit, en cas de recouvrement panneaux ou tout objet) dépassant 1m10 de
refuser toute demande de participation sans avoir à judiciaire, de réclamer les frais de recouvrement. hauteur dans le 1er mètre de chaque côté de
justifier des motifs de son éventuel refus. De même, L’exposant ne pourra disposer de son stand qu’après votre stand
l’organisateur peut annuler, sans justification, à tout paiement de l’intégralité des sommes facturées. 4) de détériorer, de quelque façon que ce soit, le
moment, une demande qu’il aurait acceptée 6. Plan du salon. matériel mis à sa disposition
antérieurement. Le refus ou l’annulation d’une L’organisateur s’efforcera de satisfaire les demandes de 5) de peindre, clouer…quoi que ce soit sur les
demande de participation ne pourra donner lieu au localisation précise dans l’ordre d’arrivée des panneaux mis à sa disposition.
paiement d’aucune indemnité autre que le réservations. L’organisateur accueille volontiers les animations pour
remboursement intégral de l’acompte versé. 7. Appareils, machines, mobilier. autant que celles-ci correspondent à l’esprit général de
4. Réservation. (ci-après dénommés « matériel ») l’exposition. Ces animations se dérouleront dans un
Toute réservation doit être faite uniquement au moyen De façon générale, l’exposant doit veiller à n’utiliser espace spécifique déterminé par l’organisateur et
du formulaire distribué par l’organisateur et intitulé « Bon que du matériel conforme aux normes techniques et seront sujettes à une acceptation ainsi qu’à un planning
de commande ». Exceptionnellement, la réservation légales. Aucun matériel ne peut troubler par le son, la préalable de la part de l’organisateur.
pourra se faire par courrier simple ou par fax moyennant lumière… la qualité des stands voisins. L’organisateur est Il est également défendu à l’exposant de faire dans son
l’accord de l’organisateur. Toutefois pareille réservation seul juge de tout litige à ce sujet. stand de la publicité ou toute autre démonstration ou
sera réputée faite aux conditions formulées sur le bon Par ailleurs, tout exposant devra couvrir par une présentation de matériel, produit ou service autres que
de commande distribué par l’organisateur. En signant le assurance tout problème ou dégât pouvant survenir au ceux qui ont justifié sa participation et qui sont
bon de commande l’exposant s’oblige à payer les matériel qu’il dispose dans son emplacement/son régulièrement vendus par lui et, en particulier, de
sommes dues dans les délais fixés et selon les modalités stand. En tout état de cause, aucun matériel ne peut matériel, produits ou services vendus, prêtés ou loués
décrites au bon de commande. être introduit dans les salles sans l’accord de par d’autres sociétés que celle(s) de l’exposant. Toute
La réservation étant personnelle et incessible, aucune l’organisateur. Celui-ci pourra mettre à la disposition de infraction à cette interdiction sera pénalisée d’une
modification de locataire ou d’occupant de l’exposant qui le souhaite un ensemble divers de astreinte de 1.000,00 € par jour d’infraction et par
l’emplacement ou du stand ne pourra se faire sans matériel. Les documents relatifs à ce matériel sont produit ou service concerné.
l’accord écrit de l’organisateur. La réservation est ferme disponibles auprès de l’organisateur. 10. Aménagement.
et définitive et ne pourra être annulée que pour autant 8. Produits exclus. L’exposant est tenu de se conformer strictement au
que l’exposant présente un remplaçant à l’organisateur Aucun produit toxique ou explosif ou d’une dangerosité dossier technique qui lui est remis par l’organisateur. La
et moyennant l’agrément de ce dernier. similaire ne peut être introduit dans les salles du salon. description précise des emplacements, stands montés
5. Paiement. et stands « clé sur porte » y est indiquée. Tout exposant
Tout bon de commande envoyé à l’organisateur qui réserve un stand « sol nu » (individuel ou de groupe),
implique le paiement intégral de la totalité du montant sait qu’il ne dispose d’aucun service complémentaire
prévu. Sauf en cas de remplacement évoqué au pointDossier de présentation
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(ni électricité, ni meubles…) qu’il doit se fournir en par suite de vol ou incendie, ou par toute autre cause l’heure indiqués dans le dossier technique et donc – au
complément. que ce soit. Ils ne pourront être tenus pour responsables plus tôt – 5 minutes après la fermeture officielle du salon.
La tenue des stands doit être impeccable. Les des pertes et dommages de quelque ordre que ce soit, Par ailleurs, les emplacements doivent être vidés et
emballages, objets ne servant pas à la présentation, subi par l’exposant ou par un tiers, résultant d’un défaut nettoyés à la date prévue. Passé ce délai,
papier, caisses…devront être mis à l’abri des regards du bâtiment ou occasionné par l’incendie, l’orage, la l’organisateur procèdera à l’évacuation de tout
des visiteurs. tempête, la foudre, les désordres civils, la guerre, les matériel ou marchandises restants, ainsi qu’à la remise
Les stands de dégustation ou de préparation actions syndicales, la grève ou le lock-out, les en état des lieux, tels qu’ils ont été mis à la disposition
d’aliments, mets ou boissons sont strictement interdits. explosions, les accidents, les cas de force majeure, les de l’exposant et ce, aux risques et périls de ce dernier
Afin de respecter les règles de construction en vigueur menaces terroristes ou pour toute autre cause et à ses frais.
au site de Tour & Taxis, l’exposant qui construit lui-même échappant à leur contrôle. L’organisateur se réserve en outre le droit de rétention
son stand doit soumettre à l’organisateur un plan L’exposant ne pourra pas, de même, les tenir pour sur les marchandises et matériels de l’exposant qui
détaillé (dimensions exactes et visualisation) de son responsables si, en pareilles circonstances, le salon était n’aurait pas satisfait à toutes les clauses et conditions du
projet pour approbation. Ces documents doivent empêché, retardé, reporté ou annulé, ou ne pourrait présent règlement. L’organisateur n’aura aucune
parvenir 5 semaines au plus tard avant le début de la être tenu en raison de l’impossibilité d’utiliser les formalité à remplir à cet égard.
manifestation aux fins de vérification et d’obtention bâtiments en tout ou en partie. 16. Catalogue.
d’une approbation écrite. L’exposant agrée ce qui précède et s’engage à faire L’inscription de l’exposant dans le catalogue officiel est
Tous les matériaux utilisés seront ignifugés et en couvrir par une assurance, pour la valeur totale de assurée par l’organisateur. Les renseignements publiés le
conformité avec les standards internationaux de remplacement, le contenu de son stand ainsi que tous seront sur base des éléments fournis dans les documents
sécurité. De plus, aucune installation ne pourra obstruer les équipements et matériels y afférents. L’accès au remplis par l’exposant et qui lui seront remis
l’accès aux bouches d’incendies, coffrets et tableaux stand pourra être refusé à tout exposant qui ne pourrait spécialement à cet effet. L’organisateur décline toute
électriques. justifier du paiement préalable des primes d’assurance responsabilité pour les erreurs ou omissions qui
11. Constructeur de stands agréé. qu’il aura prise pour couvrir sa responsabilité civile. pourraient exister dans le catalogue. La conception
La société Exhibit International, constructeur agréé de 14. Ajournement et annulation. générale et l’impression de ce catalogue sont réalisées
l’exposition se tient à la disposition de l’exposant pour L’empêchement, l’ajournement ou l’annulation du par l’organisateur dans les formes qu’il jugera utiles.
tout renseignement concernant l’aménagement des salon, résultant des incidences énumérées à l’article 13 17. Présence au stand – Droit d’occupation.
stands (Exhibit International – rue Royale, 232, ci-dessus ou de l’inutilisation partielle ou totale du L’exposant s’oblige, dans son intérêt, à maintenir au
Koningstraat, Bruxelles B -1210 Brussel – tél. : +32 2 219 51 bâtiment ne peuvent en aucun cas donner lieu à une stand en permanence, pendant les heures d’ouverture
36 – fax : +32 2 219 36 92 – www.exhibit- réclamation contre l’organisateur ou le propriétaire des de la manifestation, un délégué ayant qualité pour
international.com). bâtiments. recevoir et renseigner les visiteurs. La tenue du stand
L’exposant qui souhaite une assistance pour la En outre, l’organisateur du salon se réserve le droit, sans doit être exclusivement assurée par des personnes
construction de son stand, peut, s’il le souhaite, faire que les participants ne puissent réclamer aucune désignées par l’exposant.
appel aux services de ce contractant officiel et lui indemnité, de décider à tout moment la prolongation, 18. Dispositions spéciales.
demander d’établir un devis sans obligation d’achat. l’ajournement, le report ou la fermeture anticipée du L’organisateur est autorisé à modifier les conditions du
Les coûts de construction du stand seront directement salon ou le déplacement de celui-ci dans un autre lieu présent règlement si la situation économique générale
réclamés et facturés par Exhibit International à que celui initialement prévu ou encore le changement rendait une telle mesure inévitable.
l’exposant. de date, et cela pour le bien et/ou l’intérêt du salon. 19. Règlement.
12. Produits et services. Dans le cas où le salon ne pourrait définitivement avoir L’exposant s’engage formellement à respecter toutes
L’exposant est censé posséder les droits et autorisations lieu, les demandes d’emplacement seront annulées les clauses, quelles qu’elles soient, du présent
nécessaires à la présentation des produits et services purement et simplement. Les sommes restant règlement, qui sont de stricte exécution. L’organisateur
exposés dans son stand. L’organisateur n’assume disponibles, après paiement de toutes les dépenses est seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne
aucune responsabilité à ce sujet, pas même en cas de engagées, seront réparties entre les exposants, au l’application des dites clauses.
concurrence déloyale entre exposants ou à l’égard de prorata des sommes versées par chacun d’eux, sans 20. Juridiction.
tiers. qu’il puisse être exercé de recours, à quelque titre que En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles en
13. Assurance obligatoire. ce soit et pour quelque cause que ce soit contre Belgique seront compétents. L’exposant étranger
L’organisateur et le propriétaire des bâtiments où se l’organisateur. renonce expressément à faire valoir une clause
tient le salon déclinent toute responsabilité pour la 15. Démontage. quelconque de territorialité
perte, la destruction ou l’endommagement des Sauf autorisation écrite de l’organisateur, aucun
matériels et marchandises appartenant à l’exposant ou exposant ne peut procéder au démontage, même
à toute autre personne, pour les dommages survenus partiel, même silencieux, de son stand avant le jour etDossier de présentation
BTExpo 2008
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ANNEXES
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