CODE DE CONDUITE - FAIRE LES CHOSES COMME IL SE DOIT - PPD
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
FAIRE LES CHOSES COMME IL SE DOIT CODE DE CONDUITE Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
CONTENU
UNE INTRODUCTION À NOTRE CODE DE CONDUITE NOTRE MARCHÉ ET NOS COMMUNAUTÉS
Nous nous engageons à adopter des comportements éthiques. . . . 6 Nous nous conformons à la législation antitrust. . . . . . . . . . . . 34
Nous nous conformons à notre Code de conduite. . . . . . . . . . . 9 Nous respectons les règles régissant les marchés publics . . . . . . 34
Nous assumons nos responsabilités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Nous nous conformons à toutes les lois applicables en
Nous signalons les violations éventuelles de la loi, du présent matière de mise au point de médicaments. . . . . . . . . . . . . . . 35
Code ou d’autres politiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Nous respectons notre environnement et contribuons
au bien-être de nos communautés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
NOS COLLABORATEURS ET NOTRE SOCIÉTÉ Nous participons à la vie politique de manière responsable. . . . . 37
Nous nous respectons mutuellement et nous respectons PPD. . . . 14 Nous répondons aux médias de manière pertinente . . . . . . . . . 38
Nous travaillons ensemble dans le respect. . . . . . . . . . . . . . . 15
Nous maintenons un lieu de travail sûr et sain. . . . . . . . . . . . . 17 NOTRE PROGRAMME DE CONFORMITÉ DE L’ENTREPRISE
Nous nous conformons aux lois sur la santé et la sécurité. . . . . . 17 Notre Code de conformité de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . 40
Nous évitons les conflits d’intérêts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Dérogations et modifications au Code . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Nous assurons la protection des informations confidentielles. . . . 22
Nous reconnaissons le droit à la protection de la vie privée. . . . . 23 DEMANDER CONSEIL ET EXPRIMER DES PRÉOCCUPATIONS
Nous conservons des relevés exacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Nous posons des questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Nous respectons la législation fiscale. . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Nous tirons les leçons de nos expériences et continuons de nous
Nous nous conformons aux lois sur les valeurs immobilières . . . . 24 améliorer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Nous exigeons plus de nos cadres dirigeants . . . . . . . . . . . . . 24 Nous faisons partie d’une équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Nous utilisons les ressources de la société de manière responsable . . 26
Nous accédons aux médias sociaux en toute responsabilité. . . . . 26
NOS CLIENTS ET NOS PRESTATAIRES DE SERVICES
Nous garantissons la confidentialité des informations
exclusives de nos clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Nous interdisons l’offre et l’acceptation de pots-de-vin
et ne tolérons pas la corruption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Nous offrons et acceptons uniquement des cadeaux et
divertissements appropriés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Nous traitons nos prestataires de services de manière équitable . . 32
FAIRE LES CHOSES
2 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
AVANT LETTRE DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR
DE RÉAGIR GÉNÉRAL
FACE À UNE SITUATION
DONNÉE OÙ LA
Chers collègues employés et directeurs :
CONDUITE À AVOIR
N’EST PAS ÉVIDENTE, Depuis sa création, il y a plus 30 ans, PPD s’est fixé des critères
élevés en matière de code de conduite. Exercer nos activités de
façon intègre est devenu l’élément fondamental de notre culture et
NOUS DEVONS le fil conducteur intégré de ce que nous considérons comme l’ADN
TOUJOURS NOUS de PPD. Nous poursuivons aujourd’hui cet engagement envers
l’intégrité avec nos employés qui travaillent dans plus de 45 pays
DEMANDER : dans le monde pour aider nos clients à accélérer la distribution de
thérapeutiques sûres et efficaces aux patients.
Est-ce légal ? Notre engagement en faveur d’une éthique de comportement à
toute épreuve est exposé ici même, dans notre code de conduite, DAVID SIMMONS
Est-ce conforme à la et s’insère dans le cadre des principes qui nous définissent : nous
PRÉSIDENT-DIRECTEUR
politique de PPD ? faisons les choses comme il se doit. Ainsi, que signifie faire les choses
GÉNÉRAL DE PPD
Est-ce correct ? comme il se doit en tant qu’employés et directeurs ? Cela signifie se
conformer à des normes éthiques élevées dans notre travail quotidien. Le Code, notre charte
Que vont penser les des valeurs et notre programme de conformité d’entreprise constituent le cadre de référence
autres, au sein ou en indiquant notre façon de nous comporter et de gérer notre société de manière éthique.
dehors de PPD ?
Notre programme de conformité ne se résume pas seulement à un ensemble de règles ; c’est
un guide qui nous permet d’exercer nos activités de façon intègre. Avant de réagir face à une
situation donnée où la conduite à avoir n’est pas évidente, nous devons toujours nous demander :
++ Est-ce légal ?
++ Est-ce conforme à la politique de PPD ?
++ Est-ce correct ?
++ Que vont penser les autres, au sein ou en dehors de PPD ?
FAIRE LES CHOSES
3 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
Notre code de conduite est un guide qui couvre toutes sortes de situations de travail :
conflits d’intérêts, offre ou acceptation de cadeaux et divertissements, et conformité aux
lois et règlements qui s’appliquent à nos activités, entre autres. En comprenant le code
et en consultant les politiques spécifiques auxquelles il fait référence, nous devons bien
comprendre ce que nous sommes censés faire et ne pas faire.
Bien sûr, aucun code ou programme de conformité ne peut couvrir toutes les situations.
Nous vous encourageons à soulever toutes les questions que vous vous posez à propos
du Code et du programme de conformité avec votre responsable, la veille réglementaire
(compliance liaison) des ressources humaines ou les services d’assistance téléphonique
indépendants qui font partie de notre programme. Soyez assuré que vous ne ferez pas
l’objet de représailles si vous soulevez de bonne foi une question ou une préoccupation.
D’après mon expérience, nous ne pouvons que nous améliorer en réglant les problèmes au
fur et à mesure qu’ils surviennent. Nous avons tous le devoir de parler quand on voit des
choses qui ne sont pas correctes. Parfois les petits problèmes s’amplifient lorsqu’ils ne sont
pas réglés. Nous devons résoudre immédiatement les problèmes de conformité lorsqu’ils
surviennent. Sinon, nous faisons courir un risque à PPD et cela va à l’encontre de nos valeurs.
Il incombe à chacun de nous de connaître et de comprendre le Code et les politiques de
PPD. Soyez fiers de votre travail et gardez à l’esprit que notre intégrité définit notre identité.
Nous faisons les choses comme il se doit.
Je vous remercie pour votre engagement constant à servir PPD et votre conduite éthique.
David Simmons
Président-directeur général de
PPD
FAIRE LES CHOSES
4 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
UNE INTRODUCTION
À NOTRE CODE DE
CONDUITE
FAIRE LES CHOSES
COMME IL SE DOIT
Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
NOUS NOUS ENGAGEONS À
ADOPTER DES COMPORTEMENTS
ÉTHIQUES
PPD s’engage à adopter une conduite éthique
et licite et à agir de manière professionnelle
et équitable dans toutes ses transactions et
relations commerciales. Nous avons le souci
de maintenir des normes éthiques élevées
et de nous conformer à toutes les lois et
réglementations applicables.
FAIRE LES CHOSES
6 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
L’ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE ET DES CONDUITES
COMMERCIALES FORMENT LA BASE DE NOTRE
ACTIVITÉ. CET ENGAGEMENT EN FAVEUR DE
L’INTÉGRITÉ SE REFLÈTE DANS NOS PRINCIPES
DIRECTEURS : FAIRE LES CHOSES COMME IL SE DOIT.
FAIRE LES CHOSES
7 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
QUE SIGNIFIE L’INTÉGRITÉ ?
L’intégrité implique d’agir de manière honnête,
en conformité avec la loi et dans le respect des
normes et des principes éthiques les plus élevés
énoncés dans le Code de conduite de PPD et la
présente Politique.
La réputation de notre société repose sur
notre intégrité et sur nos capacités en tant
qu’employés et en tant que membres de notre
NOUS Conseil d’administration (les « directeurs »).
EXIGEONS Alors que notre industrie est soumise à de
L’INTÉGRITÉ nombreuses lois et réglementations auxquelles
dans tout ce que nous devons nous conformer, notre engagement
nous faisons, et envers la qualité de service et l’honnêteté dans
nous nous efforçons
nos relations avec nos clients exige que nous
constamment de faire
ce qui est juste. allions au-delà de ce qui est requis par la loi.
FAIRE LES CHOSES
8 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
NOUS NOUS CONFORMONS À NOUS NOUS
DEVONS DE
NOTRE CODE DE CONDUITE
Notre Code est spécifique à notre société. Il donne non seulement un FAIRE LES
aperçu des lois, règlements et politiques que nous devons respecter, CHOSES
mais il reflète aussi nos valeurs et notre culture ici chez PPD. Lorsqu’il
y a un conflit entre les lois américaines et celles d’un autre pays,
COMME IL
nous essayons de résoudre ce conflit avec l’aide de nos conseillers SE DOIT.
juridiques. Si vous prenez connaissance d’un conflit de lois, vous devez
immédiatement en informer le service juridique.
Les exigences légales et réglementaires sont les
premiers engagements qu’on attend de nous.
Nous exigeons l’intégrité. Nous devons nous assurer que dans nos
relations avec nos collègues ainsi qu’avec les directeurs, clients,
fournisseurs et fonctionnaires, nous prenons les bonnes décisions
aussi bien sur le plan déontologique que juridique. Nous devons nous
familiariser avec les politiques et procédures qui s’appliquent à nos
emplois et fonctions.
Nous ne devons pas nous laisser détournés par un sentiment de
loyauté envers PPD ou un désir de faire plus de chiffres ou de
profit — nous ne devons JAMAIS contrevenir à une quelconque loi
applicable, au présent Code ou à toute autre politique de la société
pour « favoriser sa croissance ». Le présent Code aborde plusieurs
sujets différents et présente nos politiques dans chaque secteur. En
fait, tout se résume à ceci : nous devons même éviter tout ce qui a
la simple apparence d’un comportement illicite ou est contraire à
l’éthique.
FAIRE LES CHOSES
9 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT
AVANT DE FAIRE QUOI QUE CE SOIT,
DEMANDEZ-VOUS :
++ Est-ce légal ?
++ Est-ce conforme à la politique de PPD ?
++ Est-ce correct ?
++ Que vont en penser les autres,
au sein ou en dehors de PPD ?
FAIRE LES CHOSES
10 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITLe non-respect des lois
applicables, du présent
Code ou d’autres politiques NOUS ASSUMONS NOS
de PPD, peut exposer la RESPONSABILITÉS
personne impliquée à des
mesures disciplinaires Nous devons nous conformer à toutes les lois applicables, au
pouvant aller jusqu’au
présent Code et à toutes les autres politiques de la société dans
licenciement. Cela pourrait l’exercice de nos fonctions et de nos responsabilités professionnelles.
également entraîner des
poursuites judiciaires à
l’encontre de la société et Nous évitons toute activité :
de la personne incriminée.
++ illicite ;
Il est donc important
de comprendre et de se ++ susceptible d’impliquer PPD dans des pratiques illicites ;
conformer aux exigences de
votre emploi et de poser des ++ non conforme au présent Code de conduite ou à toute autre
questions chaque fois que politique de PPD.
vous avez des doutes.
FAIRE LES CHOSES
11 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS SIGNALONS LES VIOLATIONS
ÉVENTUELLES DE LA LOI,
DU PRÉSENT CODE OU
D’AUTRES POLITIQUES
Nous encourageons le signalement des violations présumées du Code et de toute
autre loi ou politique. Notre politique d’absence de représailles vous assure que vous
pouvez signaler des violations présumées sans craindre des représailles. Notre Politique
d’absence de représailles stipule que vous ne pouvez pas faire l’objet de représailles
(être licencié ou faire l’objet de mesures disciplinaires, par exemple), si vous signalez
légitimement et de bonne foi une infraction ou violation présumée de la loi ou de la
politique, ou si vous participez à une enquête sur une telle infraction ou violation.
Si vous soupçonnez une violation du présent Code, d’une autre politique de la société
ou de toute autre loi ou principe éthique, vous êtes tenu de signaler cette information.
Dans la plupart des cas, vous devez discuter des violations potentielles avec votre
superviseur direct si vous êtes un employé, ou avec le directeur juridique ou le comité
d’audit du président du conseil d’administration, si vous êtes directeur. Bien entendu, si
vous estimez que vous ne pouvez pas discuter de la situation avec ces personnes, vous
pouvez signaler des violations présumées de l’une des façons suivantes :
++ Appelez le service d’assistance téléphonique de conduite :
++ Aux États-Unis et au Canada, composez +1 888 898 4087
++ Pour tous les autres pays, composez +1 770 613 6324
++ Envoyez un e-mail à la veille réglementaire des RH :
Corporate.Compliance@ppdi.com
Le service d’assistance téléphonique est géré par un service indépendant qui traitera
vos appels de manière confidentielle, comme l’autorise la loi en vigueur. De même, si
la loi applicable le permet et l’autorise, vous pouvez signaler un incident de manière
anonyme. Lorsqu’il existe une autre politique qui préconise une méthode pour signaler
une violation présumée de cette politique, vous pouvez soit appliquer les procédures de
cette politique, soit signaler cette violation comme indiqué ci-dessus.
FAIRE LES CHOSES
12 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOS COLLABORATEURS
ET NOTRE SOCIÉTÉ
FAIRE LES CHOSES
COMME IL SE DOIT
Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019NOUS NOUS RESPECTONS
MUTUELLEMENT ET PPD
Depuis de nombreuses années, nous travaillons
ensemble pour faire de notre société
l’organisation qu’elle est devenue aujourd’hui.
Notre réussite n’aurait pas été la même sans nos
employés et nos directeurs, et sans le respect
que nous leur témoignons et la façon dont nous
représentons PPD. Nous devons continuer à
respecter les autres, tant sur le plan personnel
que professionnel. Nous pouvons manifester de
plusieurs façons la considération que nous avons
les uns vis-à-vis des autres et vis-à-vis de notre
société.
FAIRE LES CHOSES
14 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS TRAVAILLONS ENSEMBLE
DANS LE RESPECT
Notre personnel est l’élément essentiel de la réussite de notre société. Il est important que
nous soyons très fiers de notre lieu de travail, en traitant nos collègues avec respect et en
participant de manière active à la création et au maintien d’un environnement de travail
positif. Cela signifie, en partie, que nous ne permettons aucune discrimination ni aucun
harcèlement sur notre lieu de travail.
Notre société prône l’égalité des chances, ce qui signifie que nous recrutons, formons et
promouvons nos employés uniquement sur la base de leur mérite, et non au moyen d’une
NOTRE PERSONNEL discrimination illégale. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination fondée sur la race,
EST la couleur de peau, le sexe, l’origine nationale, l’âge, la religion, le statut de citoyenneté, le
L’ÉLÉMENT handicap, l’état de santé, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression sexuelle, le statut
d’ancien combattant, le statut matrimonial, ou toute autre caractéristique faisant l’objet
ESSENTIEL DE d’une protection légale.
LA RÉUSSITE
De même, le harcèlement n’est jamais toléré chez PPD. En général, le harcèlement
est un comportement inacceptable qui crée un climat de travail intimidant, hostile
DE NOTRE
ou inconfortable. Qu’il soit de nature verbale, physique, sexuelle ou non sexuelle, le
harcèlement n’est jamais acceptable. Si vous pensez avoir été victime de harcèlement
ou de discrimination, vous êtes dans l’obligation, aux États-Unis, de signaler l’incident à
SOCIÉTÉ votre superviseur direct ou au représentant des RH. Si vous ne pouvez pas lui signaler cet
incident, contactez le service d’assistance téléphonique, ou envoyez un e-mail à la veille
réglementaire (Compliance liaison).
Il est important que
nous soyons très fiers Si vous pensez avoir été harcelé ou discriminé au sein de nos bureaux, veuillez contacter
votre superviseur, les RH, la veille réglementaire (Compliance liaison) des RH ou le service
de notre lieu de travail, d’assistance téléphonique. Pour rappel, la politique d’absence de représailles de PPD interdit
de traiter nos collègues tout traitement défavorable à votre égard pour avoir signalé ou participé à une enquête sur
une violation potentielle de la loi, du présent Code ou de toute autre politique de PPD.
avec respect et de
participer activement à Vous trouverez reproduits sur l’intranet un ensemble de lois et réglementations en
vigueur sur l’égalité des chances, notamment la loi US Equal Employment Opportunity
la création et au maintien (loi américaine sur l’égalité des chances en matière d’emploi) et le U.K. Equality Act
d’un environnement de 2010 (loi britannique sur l’égalité). Vous pouvez également y consulter la politique sur le
harcèlement sexuel.
travail positif.
FAIRE LES CHOSES
15 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITSCÉNARIO
Robert, le collègue de Collette, est venu dans son box pour lui
caresser le cou et les épaules. Collette s’est sentie vraiment
malaise et lui a demandé d’arrêter. Elle n’a pas signalé le
comportement de Robert à son supérieur parce qu’elle était
gênée. Mais si Robert recommençait ?
Le harcèlement sexuel peut être humiliant, et il est
compréhensible que Collette puisse se sentir gênée de parler
de cet incident à son superviseur. Mais il est important de ne
pas laisser perdurer ce comportement avec Collette, ou avec
une autre collègue. Cet incident peut être signalé de plusieurs
manières : Collette peut contacter les RH, appeler le service
d’assistance téléphonique ou envoyer un e-mail à la veille
réglementaire. Peu importe la ressource qu’elle choisit. Le
signalement de Collette fera l’objet d’une enquête menée en
toute discrétion et elle ne subira aucunes représailles.
FAIRE LES CHOSES
16 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS MAINTENONS UN
LIEU DE TRAVAIL SÛR ET SAIN
Notre société appuie notre système global de santé et de bien-être. C’est pour cette raison
que PPD met en place de solides programmes de bien-être, des programmes d’aide aux
employés et des comités sociaux. Ces mesures promeuvent non seulement le bien-être
individuel, mais aussi l’engagement professionnel et social positif parmi les employés.
PPD est aussi un lieu de travail exempt de drogue. Cela signifie que notre travail ne doit
pas se trouver affecté par des problèmes de drogues ou d’alcoolisme. La possession ou
l’utilisation de drogues illicites ou non autorisées, d’accessoires ou de substances de drogue,
ou l’usage abusif et impropre de drogues, d’alcool ou d’autres substances dans les locaux de
PPD ou pendant les heures de travail sont interdits.
NOTRE SOCIÉTÉ De plus, PPD étant un lieu de travail sûr et sain, nous devons résoudre nos conflits de
APPUIE NOTRE manière pacifique et professionnelle. Nous ne devons jamais tolérer ou recourir à la violence
ou à des menaces de violence contre nos collègues de travail ou des personnes avec
SYSTÈME lesquelles nous interagissons dans le cadre de notre travail.
GLOBAL DE
SANTÉ ET DE NOUS NOUS CONFORMONS AUX
BIEN-ÊTRE LOIS SUR LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ
C’est pour cette PPD s’engage à se conformer à toutes les lois applicables en matière de sécurité et de santé.
C’est pour cette raison que chacun de nous reçoit des informations et une formation sur la
raison que PPD met
sécurité lors de notre embauche dans la société. Lorsque vous travaillez dans un laboratoire
en place de solides de PPD, vous recevez également une formation plus spécialisée sur la conformité aux
programmes de bien- normes en matière d'hygiène et de sécurité. Si vous avez d’autres questions concernant
des problèmes de conformité en matière de sécurité, veuillez consulter le site intranet sur la
être, des programmes santé et la sécurité, ou contacter le service d’assistance téléphonique.
d’aide aux employés et
des comités sociaux.
FAIRE LES CHOSES
17 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITUNE PARTICIPATION
DANS LA SOCIÉTÉ
NOUS ÉVITONS LES CONFLITS D’UN CLIENT,
D’INTÉRÊTS FOURNISSEUR OU
CONCURRENT
Un conflit d’intérêts intervient lorsque nous laissons nos intérêts entrer en conflit avec
nos responsabilités envers PPD. Il est très important que nous agissions au profit de
notre société et que nous évitions toute situation susceptible d’entraîner de tels conflits NE SERA
ou d’être perçue comme tel par d’autres personnes. Lorsque nous laissons des activités
ou relations extérieures altérer notre sens du discernement ou entrer en conflit avec nos
CONSIDÉRÉE
responsabilités envers PPD, nous nuisons non seulement à notre société, mais aussi à nos
collègues de travail et aux autres personnes qui comptent sur nous ou nous font confiance.
COMME « NOMI-
Il en est de même pour les intérêts ou les investissements des membres de nos familles. NALE » QUE SI :
EXEMPLES ++ Elle est inférieure à 1 % des
titres en circulation de ce client,
Bien qu’il ne soit pas possible de passer en revue fournisseur ou concurrent et
toutes les situations de conflit, voici quelques exemples
++ elle a une valeur inférieure à 5 %
de conflits d’intérêts parmi les plus fréquents. du montant total de vos actifs ou
des actifs du membre de votre
famille.
++ Détenir une participation, ou avoir un membre de sa famille
qui détient une participation (autre qu’un montant « nominal »
d’actions dans une société privée ou cotée en bourse) dans la
société d’un client, d’un fournisseur ou d’un concurrent.
++ Entretenir une relation personnelle de conseil ou d’emploi avec un
client, un fournisseur ou un concurrent.
++ Participer de quelque manière que ce soit (en tant que conseiller,
consultant ou membre, par exemple) à un réseau d’experts, comité
d’experts ou un groupe similaire pour le compte d’une banque
d’investissement, un fonds spéculatif ou une activité similaire
à titre personnel — remarque : étant donné que cette activité
présente un conflit d’intérêts potentiel mais aussi des risques
inhérents relatifs à la divulgation d’informations confidentielles
et de violation des lois sur le délit d’initié, la participation à ces
réseaux ou groupes d’experts est interdite.
FAIRE LES CHOSES
18 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOIT++ Entrer en concurrence avec la société.
++ Échanger des cadeaux ou des gratifications (autre qu’un article
occasionnel de valeur modeste) ou des divertissements excessifs avec
une société avec laquelle nous avons des relations commerciales. Pour
en savoir plus sur ce sujet, consultez la politique sur la conformité aux
dispositions anticorruption.
++ Accepter un emploi externe qui entre en conflit avec notre travail et
notre engagement envers PPD.
++ Avoir une relation personnelle avec un supérieur hiérarchique sans
l’approbation du service des ressources humaines.
++ Vendre ou acheter quoi que ce soit à la société (à part dans un contexte
concurrentiel normal et/ou aux conditions offertes aux tiers non liés).
++ Utiliser des informations non publiques ou exclusives obtenues dans le
cadre de ses fonctions ou de son travail pour un investissement ou un
gain personnel ou pour l’investissement ou le gain personnel d’une autre
personne ou d’une autre partie, y compris les membres de la famille.
GARDEZ À L’ESPRIT QUE CES
RÈGLES S’APPLIQUENT
aussi aux membres de notre famille, ainsi qu’aux
conjoints, enfants, parents, grands-parents, frères
et sœurs, beaux-parents, beaux-frères et belles-
sœurs, et à tous les autres membres de notre foyer.
FAIRE LES CHOSES
19 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITSCÉNARIOS
++ Tony est un attaché de recherche clinique (ARC) chez PPD. Sa famille possède une
entreprise de traiteur chargée de l’organisation de toutes les réunions de travail.
C’est peut-être un conflit d’intérêts et doit être signalé et examiné.
++ Olga a travaillé pour Sergei pendant quatre ans avant d’épouser son fils. Cela
constitue un conflit d’intérêts, puisque Olga fait désormais partie de la famille de
Sergei et qu’elle est toujours supervisée par lui. Olga et Sergei devraient discuter de
cette situation avec le service des RH.
++ José travaille à temps plein chez PPD dans la journée, puis travaille le soir de 17 h 30
à 0 h 30 comme inspecteur dans l’équipe de nuit de la police locale. Les 35 heures
de travail que José doit effectuer dans le cadre de son second emploi créent un
conflit. Si José devait rester travailler tard pour PPD, il ne pourrait pas le faire en
raison de son deuxième emploi. Ses longues heures de travail font qu’il pourrait être
fatigué et moins attentif à ses responsabilités envers PPD.
++ Sarah est vice-présidente de la direction clinique. Un banquier d’affaires l’a contactée
pour travailler en tant que consultante dans le cadre d’une étude de marché portant
sur l’industrie pharmaceutique. Le fait d’agir à titre de consultante individuelle
auprès d’une une banque d’affaires entraîne un conflit d’intérêts, et notre Code
interdit ces pratiques.
++ Joe est un employé qui travaille dans le service de rédaction médicale de PPD. Après
ses heures de travail, il fournit également des services de rédaction médicale à Big
CRO, un concurrent de PPD. Le fait de travailler pour un concurrent direct de PPD
constitue un conflit d’intérêts et une violation du présent Code.
++ Maria a travaillé pour une grande société pharmaceutique. Cette société lui a demandé
récemment de travailler comme consultante pour elle les samedis et dimanches,
plutôt que de recruter PPD pour réaliser les mêmes services de consultance. Il s’agit
d’un conflit d’intérêts car Maria suscite une perte d’affaires pour PPD.
FAIRE LES CHOSES
20 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITCOMMENT SIGNALER UN
CONFLIT D’INTÉRÊTS ÉVENTUEL ?
++ Si vous êtes un employé, informez votre superviseur et contactez le
service juridique sur GeneralCorporate.LegalSM@ppdi.com.
++ Si vous êtes un directeur, contactez le directeur juridique ou le
président du comité d’éthique.
++ Dans tous les cas, vous devez contacter la ligne d’assistance
déontologique pour demander de l’aide.
REMARQUE : Les conflits d’intérêts potentiels seront examinés soit avec le
comité de conformité d’entreprise soit avec le conseil d’administration :
++ Si vous n’êtes pas un dirigeant de la société : le comité de conformité de
l’entreprise examinera votre situation et décidera de la présence ou non
d’un conflit d’intérêts. Le cas échéant, il pourra choisir de vous octroyer
une dérogation.
RAPPEL : ++ Si vous êtes un directeur ou un cadre supérieur : seul le conseil
d’administration déterminera si une dérogation relative à un conflit
d’intérêts sera accordée.
il est toujours préférable de
faire examiner la situation à Si vous donnez ou recevez un cadeau, un divertissement ou
l’avance. Cela nous permet à une invitation d’un client ou d’un fournisseur, vous devez :
tous d’éviter la simple ++ soumettre ces articles à une approbation préalable, via le registre
apparence d’un conflit des cadeaux et marques d’hospitalité de PPD, comme l’exige la
réglementation.
d’intérêts.
++ Pour en savoir plus, consultez la politique sur la conformité aux
dispositions anticorruption.
FAIRE LES CHOSES
21 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS ASSURONS LA INFORMATIONS
PROTECTION DES INFORMATIONS IMPORTANTES
CONFIDENTIELLES ET SENSIBLES :
Nous investissons beaucoup de temps dans le traitement ++ informations sur les
d’informations importantes et sensibles (informations sur les employés
employés, informations financières, informations médicales, ++ informations financières
informations sur les clients, informations sur les procédures
++ informations médicales
et autres informations exclusives importantes). Nous devons
assurer la confidentialité de toutes ces informations. ++ client
++ informations sur les
En tant qu’employés, nous avons accès aux informations procédures
exclusives de notre société uniquement à des fins
professionnelles. Nous devons protéger la confidentialité de ++ autres informations
exclusives importantes
ces informations, et nous sommes disposés à agir en ce sens,
que ce soit dans le cadre de nos fonctions au sein de PPD ou
après la fin de notre contrat de travail, sauf si la législation
locale interdit ce type d’accord concernant les activités
postérieures à l’emploi. Toutefois, même si vous n’avez pas
signé d’accord de cette nature, vous êtes tenus de garantir
la confidentialité de nos informations exclusives et de nos
inventions, conformément à la législation locale.
Nous avons également l’obligation de garantir la confidentialité
des informations exclusives de nos clients. Ces obligations sont
décrites en détail plus loin dans le présent Code.
FAIRE LES CHOSES
22 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS RECONNAISSONS LE DROIT À
LA VIE PRIVÉE
Nous respectons la vie privée de chacun. Toutes les informations personnelles des employés
que nous collectons, stockons, mettons à jour ou exploitons doivent être manipulées de
façon responsable. L’ensemble des noms, coordonnées, numéros d’identification émis par le
gouvernement et dossiers médicaux doivent être protégés, et il est interdit de les communiquer
à toutes personnes qui, au sein de PPD ou en dehors, ne font pas état d’un besoin professionnel
d’utiliser ces informations. Il en est de même pour les informations que nous collectons sur les
autres personnes avec lesquelles nous interagissons, comme les participants aux essais. Notre
politique de protection de la vie privée est accessible sur notre intranet et sur le site Web
externe de PPD. Il décrit les principes de protection des données que nous observons. Nous
respectons également toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection
de la vie privée.
SCÉNARIO NOUS CONSERVONS DES RELEVÉS
Pour pouvoir soumettre
des factures à nos clients
PRÉCIS
Il est indispensable de veiller à la bonne tenue des livres comptables et des relevés de nos
et être payés rapidement
résultats financiers, paiements d’impôts, fiches de paie, notes de frais, affaires juridiques
et correctement pour et rapport aux agences gouvernementales et fichiers clients, conformément aux règles et
déclarations comptables ainsi qu’aux autres lois et réglementations. L’incapacité à maintenir
notre travail, nous devons
des relevés précis ou à conserver des relevés conformément à la politique de gestion des
tenir des relevés exacts de dossiers de PPD peut constituer une violation de la politique sur la conformité aux dispositions
anticorruption et peut, dans certains cas, être illégale. Notre société compte sur nous pour
notre temps de travail et des
s’assurer que les informations que nous fournissons sont correctes et communiquées de
déplacements professionnels manière opportune.
éventuels. Nous devons tous
remplir et soumettre en NOUS RESPECTONS LA LÉGISLATION
temps opportun des fiches
de présences approuvées et FISCALE
remplir également des notes Nous nous conformons à la législation fiscale en vigueur. Nous adoptons une politique de
tolérance zéro face aux activités criminelles, notamment en matière d’évasion fiscale ou
de frais conformément à la d’activités facilitant ce type de procédés. Notre politique de lutte contre les pratiques facilitant
politique de PPD. l’évasion fiscale au Royaume-Uni est disponible sur notre intranet.
FAIRE LES CHOSES
23 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS NOUS CONFORMONS
AUX LOIS SUR LES VALEURS
IMMOBILIÈRES
Dans le cadre de notre travail chez PPD, nous voyons ou avons accès parfois à des
informations sensibles et confidentielles concernant PPD, nos clients ou nos concurrents.
Il pourrait s’agir d’informations financières, ou d’informations sur des produits ou
services en développement. Quel que soit le type d’information, il est important que
nous comprenions nos exigences en matière de traitement de l’information en vertu du
droit et de la politique de PPD sur le délit d’initié. Autrement dit, nous ne pouvons pas
utiliser des informations non publiques importantes pour en tirer un avantage personnel.
Les informations non publiques importantes sont des informations susceptibles
d’influencer la décision d’un investisseur raisonnable d’acheter, vendre ou de détenir des
actions ou des titres de la société à laquelle ils se rapportent. Cette règle s’applique non
seulement à nous, mais aussi aux d’autres personnes comme des membres de la famille
ou les amis. Veuillez noter que vous ne devez jamais communiquer des informations non
publiques importantes à une personne ne travaillant pas pour la société, et que vous
ne devez communiquer ces informations qu’en interne pour des besoins professionnels
et dans le respect des conventions applicables. En raison du risque de divulgation des
informations non publiques importantes et d’autres violations des lois sur le délit d’initié,
il est interdit de travailler comme membre d’un réseau d’experts ou d’un comité d’une
banque d’investissement ou de toute entité financière en vertu du présent Code.
NOUS EXIGEONS PLUS DE
NOS CADRES SUPÉRIEURS
Nous exigeons de nos cadres supérieurs qu’ils aient un comportement éthique
exemplaire. Leur fonction au sein de PPD signifie qu’ils ont une responsabilité
particulière dans le maintien et la communication d’informations financières. C’est pour
cette raison que nos présidents-directeurs généraux (PDG), le directeur financier (DF) et
le chef de la comptabilité (CC) ou le contrôleur de gestion doivent agir avec honnêteté,
de façon intègre et en toute bonne foi pour produire et favoriser des informations
financières précises, complètes et opportunes. Veuillez utiliser le service d’assistance
téléphonique pour signaler les préoccupations que vous avez concernant une violation
de notre Code par un cadre supérieur.
FAIRE LES CHOSES
24 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITSCÉNARIO
Sue a travaillé sur un essai clinique important de Phase III de
DiabetesPharma, une société cotée en bourse. Pendant qu’elle
travaillait sur cet essai clinique, elle a appris qu’il y avait très peu
d’effets secondaires et qu’aucun problème de sécurité important
n’a été signalé. Tout semblait indiquer que le médicament pourrait
être adopté rapidement. Sue rapporte à son beau-père ce qu’elle
a appris, sachant que cela l’intéresserait. Elle a appris peu de
temps après que son beau-père avait acheté des actions de
DiabetesPharma. Sue a-t-elle fait quelque chose de mal ?
OUI. Sue a violé le présent Code, notre politique sur le délit d’initié,
son entente de protection des informations exclusives avec PPD
et notre entente de confidentialité avec DiabetesPharma, ainsi
que certaines lois sur les valeurs mobilières, en communiquant ces
informations à un membre de sa famille. Sue ayant pris connaissance
des avantages de ce nouveau médicament à partir de son travail
dans un essai clinique, elle savait que l’information était importante et
qu’elle n’était pas accessible au public. En communiquant les résultats
de cet essai à une personne qui ne travaillait pas pour la société, Sue
a violé la loi, nos politiques et notre entente de confidentialité, ce qui
l’expose, sa famille et la compagnie à de graves conséquences qui
pourraient inclure des amendes, dommages-intérêts et une peine
d’emprisonnement.
Si vous ne savez pas si l’achat ou la vente de valeurs mobilières de PPD
ou des valeurs mobilières d’un client viole notre politique sur le délit
d’initié, contactez le service juridique avant de réaliser cet achat ou cette
vente. Il est toujours préférable de poser des questions avant d’agir.
FAIRE LES CHOSES
25 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS ACCÉDONS
AUX MÉDIAS
NOUS UTILISONS LES RESSOURCES SOCIAUX EN
DE LA SOCIÉTÉ DE MANIÈRE TOUTE
RESPONSABILITÉ
RESPONSABLE
Notre société comprend que les médi-
Notre société nous fournit des ordinateurs, des téléphones, des fax, des imprimantes, des
as sociaux occupent une grande place
photocopieuses et d’autres matériels de bureaux à utiliser pour nos besoins professionnels.
Nous sommes occasionnellement autorisés à faire un usage personnel de ce matériel, dans nos vies, tant au travail qu’en
comme le fait de passer des appels personnels ou d’accéder à des médias sociaux. Ceci dehors du milieu de travail. La politique
est un privilège ; il est donc important de ne pas abuser de ces ressources ou de les utiliser de PPD sur les médias sociaux traite
pour accéder à des documents illicites ou inappropriés. Sachez que PPD surveille l’usage de notre participation à toutes sortes
qui est fait des ressources de la société pour s’assurer qu’elles sont utilisées correctement et de médias sociaux, aussi bien pendant
conformément à nos politiques, lorsqu’elles sont autorisées par la législation locale. les heures de travail que les heures de
repos, et si nous utilisons nos appareils
Veuillez noter que PPD se réserve le droit de rechercher un bien quelconque, personnel
personnels ou ceux de PPD. En général,
ou autre, dans nos locaux à tout moment et avec ou sans autorisation, s’il y a un motif
notre politique vous donne des lignes
raisonnable que nos politiques ou procédures ont pu être violées et si la loi le permet.
directives sur l’utilisation des médias
SCÉNARIO sociaux, bon nombre de ces lignes
directrices applicables figuraient déjà
dans le présent Code, à savoir la confi-
Dirk a participé à un important projet nécessitant une date de dentialité, la protection de la vie privée
livraison rapide. Pendant plusieurs jours, il a déjeuné au bureau, passé et l’utilisation des équipements de la
société. Si vous avez d’autres questions
15 minutes environ à suivre l’actualité locale et à regarder les scores concernant la politique sur les médias
de son équipe de football et la composition de l’équipe pour le jour sociaux, veuillez contacter le groupe
de communication de l’entreprise ou le
suivant. Y a-t-il un problème à ce que Dirk fasse cela ?
service d’assistance téléphonique.
NON. Cette utilisation occasionnelle des ordinateurs de la société
n’est pas un abus des privilèges de Dirk. Si l’utilisation personnelle de
Dirk de son ordinateur commençait à perturber son travail ou distraire
d’autres personnes, cela pourrait devenir un problème.
FAIRE LES CHOSES
26 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOS CLIENTS ET NOS
PRESTATAIRES DE
SERVICES
FAIRE LES CHOSES
COMME IL SE DOIT
Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019NOUS GARANTISSONS LA
CONFIDENTIALITÉ DES
INFORMATIONS EXCLUSIVES
DE NOS CLIENTS
Nous accordons une grande importance à nos relations avec nos
clients et ils nous font confiance pour protéger la confidentialité
des informations sensibles qu’ils partagent avec nous. Pour
officialiser cet engagement, nous signons des accords de
confidentialité avec nos clients et clients potentiels. Dans le
cadre de ces accords, nous nous engageons à ne pas discuter
des informations confidentielles d’un client avec une tierce
personne, y compris avec un autre employé ou directeur de PPD,
qui n’est pas autorisée à accéder à ces informations. Lorsque ces
informations peuvent être communiquées, nous devons prendre
soin de ne pas en discuter d’une manière ou dans un lieu où elles
pourraient être divulguées par inadvertance ou être entendues
par d’autres.
FAIRE LES CHOSES
28 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITSCÉNARIO
Linda, une attachée de recherche clinique (ARC) de PPD
a fait un long voyage après avoir visité un site d’essai de
PharmaInc. Sur le dernier tronçon de son vol, elle a rencontré
Bob, un autre employé de PPD qui travaille dans la finance.
Bob et Linda ont pris un pot et Linda a confié à Bob que
l’essai de PharmaInc rencontrait des difficultés. Linda a
donné à Bob quelques précisions sur le protocole difficile
de l’essai qui exige plusieurs visites et l’impossible pour
PharmaInc d’embaucher des participants à l’étude, et lui a
dit que le médicament n’obtiendrait jamais l’autorisation.
Un employé de PharmaInc, qui se tenait derrière Linda et
Bob pendant le vol, a signalé cette information à PharmaInc.
Cela pourrait-il attirer des ennuis à Linda ?
OUI. Cette divulgation involontaire a violé les ententes
de confidentialité de PPD avec PharmaInc et l’entente de
protection des propres informations exclusives et inventions
de Linda avec PPD. Dès l’instant où Linda a divulgué
involontairement cette information, elle aurait dû le signaler
à son responsable et au service juridique pour permettre de
gérer la situation.
FAIRE LES CHOSES
29 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS NOUS
CONFORMONS NOUS INTERDISONS L’OFFRE ET
aux lois internationales
L’ACCEPTATION DE POTS-DE-VIN ET
de lutte contre la NE TOLÉRONS PAS LA CORRUPTION
corruption, y compris
la loi américaine sur les PPD adopte une politique de tolérance zéro en matière d’offre ou
pratiques de corruption d’acceptation de pots-de-vin et de corruption. Nous nous engageons à
à l’étranger (U.S. Foreign nous conformer aux lois anticorruption et à mettre en œuvre des systèmes
Corrupt Practices Act)
de lutte contre les pots-de-vin et la corruption dans notre entreprise à
et la loi britannique
relative à la répression l’échelle mondiale. Cet engagement est énoncé dans notre politique sur la
et à la prévention de la conformité aux dispositions anticorruption. Dans le cadre de cette politique,
corruption (U.K. Bribery Act). nous nous conformons aux lois internationales de lutte contre la corruption,
y compris à la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger
(U.S. Foreign Corrupt Practices Act) et l’U.K. Bribery Act (loi britannique
relative à la répression et à la prévention de la corruption).
La conformité à ces lois anticorruption signifie que nous ne
commettons ni ne tolérons aucun acte de corruption et que nous
n’offrons ni n’acceptons aucun pot-de-vin. Il nous est interdit d’offrir,
de proposer, de promettre ou d’autoriser des cadeaux, paiements
ou tout autre bien de valeur au nom de PPD dans le but d’obtenir un
avantage indu. De plus, il nous est interdit de solliciter, d’accepter ou de
recevoir des cadeaux, paiements ou tout autre bien de valeur lorsque
nous savons ou supposons qu’ils impliquent de fournir en échange un
avantage indu de la part de PPD.
Cette politique s’applique également aux partenaires commerciaux,
ainsi qu’aux consultants, sous-traitants, agents et autres représentants
qui agissent au nom de PPD. Pour de plus amples informations sur la
politique en matière de cadeaux et de divertissements, reportez-vous à
la section qui suit.
FAIRE LES CHOSES
30 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITNOUS OFFRONS ET QU’EST-CE QU’UN
ACCEPTONS UNIQUEMENT FONCTIONNAIRE ?
DES CADEAUX ET Un fonctionnaire peut représenter tout ce qui suit. Peu importe qu’il
DIVERTISSEMENTS s’agisse du gouvernement américain ou du gouvernement d’un autre
pays. Rappelez-vous aussi que dans les nombreux pays où nous
APPROPRIÉS sommes présents, les hôpitaux sont des établissements publics et les
médecins et autres personnels de l’étude (employés par l’hôpital) sont
Dans certains pays, il est parfois de coutume d’offrir des « fonctionnaires ».
à des fonctionnaires et des contacts commerciaux
des cadeaux, des repas d’affaires et des
divertissements de valeurs raisonnables à l’occasion
de réunions professionnelles et de certaines fêtes.
1. un agent ou employé (quelque soit le niveau
d’ancienneté) d’un État ou d’un service, d’une
agence ou d’un organe d’un État ;
Notre politique de conformité en matière de lutte
2.
contre la corruption autorise d’offrir ce type de une personne agissant en qualité d’agent pour
cadeaux et de divertissements s’ils répondent à
le compte ou au nom de l’État ou d’un service,
TOUS les critères suivants :
d’une agence ou d’un organe d’un État ;
++ Être raisonnable et habituel dans ces circonstances.
++ Être offert de manière directe et transparente. 3. un agent ou employé d’une société ou d’une
entreprise détenue en totalité ou en partie par
++ Ne pas être motivé par le désir d’influencer le un gouvernement ;
comportement d’un fonctionnaire ou d’un contact
commercial, ou d’en retirer un avantage commercial. 4. un agent ou employé d’une « organisation
publique internationale » ;
++ Répondre aux autres critères énoncés dans la politique.
Soyez particulièrement vigilant lors que vous envisagez
d’offrir un objet de valeur à un fonctionnaire (et n’oubliez
5. un agent ou employé d’un parti politique ou
toute personne agissant en qualité d’agent pour
pas que dans la plupart des pays où nous menons le compte d’un parti politique ;
des activités, les chercheurs et les autres membres du
personnel de l’étude sont des fonctionnaires). Veuillez vous 6. un candidat à un poste politique.
assurer d’avoir consulté la politique sur la conformité aux
dispositions anticorruption et toutes les conditions qui y
sont exposées.
FAIRE LES CHOSES
31 Politique PPD N° : 11-104r03 Date d’entrée en vigueur : 30 juin 2019
COMME IL SE DOITVous pouvez aussi lire
