COMITE DE CONCERTATION FINANCES 15.07.2021 - CIRB.Brussels
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COMITE DE CONCERTATION
FINANCES
15.07.2021
COMITE DE CONCERTATION
FINANCES
AGENDA Validation compte-rendu réunion du 27 mai 2021
Statut questionnaire/membres COC Finances
Statut GT processus et ROI
Présentation des initiatives en cours (Quick Win)
Présentation Quick Win Factures hôpitaux
Etapes suivantes et Actions
Questions & Réponses
Annexes : Infos utiles
2 15.07.21
VALIDATION COMPTE- RENDU REUNION COC DU 27 MAI 2021
COMPTE RENDU DE LA RÉUNION
DU 27 MAI 2021
A RETROUVER SUR LE SITE WEB DU CIRB
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
4 15.07.21STATUT QUESTIONNAIRES – MEMBRES COC FINANCES
STATUT QUESTIONNAIRES FINANCES
C O M M U N E S C P A S
9 CPAS ont complété le questionnaire. Il nous manque à
11 Communes ont complété le questionnaire. Il nous manque
ce jour les questionnaires pour les CPAS suivants:
à ce jour les questionnaires pour les AC suivantes:
- Berchem-Sainte-Agathe
- Bruxelles
- Bruxelles
- Etterbeek
- Evere
- Ixelles (a remis entretemps dossier « applications » en
- Ganshoren
cours de revue par équipe WePulse)
- Ixelles
- Koekelberg
- Watermael-Boitsfort
- Molenbeek-Saint-Jean
3 CPAS n’ont pas adhéré:
3 communes n’ont pas adhéré:
- Uccle
- Uccle
- Woluwe-Saint-Lambert
- Woluwe-Saint-Lambert
- Etterbeek
- Evere
6 15.07.21STATUT COC FINANCES COMMUNES
C O M M U N E S AYANT COMMUNIQUE LES
COORDONNEES DE LEURS REPRESENTANT.ES DANS LES
COMITES DE CONCERTATION
Représentants COMMUNES manquants
à ce jour :
14 COMMUNES ONT COMMUNIQUE
- Etterbeek
- Saint-Josse
COMMUNES N’ONT PAS ENCORE
2 COMMUNIQUE
3 COMMUNES N’ONT PAS ADHERE
AU DOMAINE FINANCE
7 15.07.21STATUT COC FINANCES - CPAS
C P A S AYANT COMMUNIQUE LES COORDONNEES
DE LEURS REPRESENTANT.ES DANS LES COMITES DE
CONCERTATION
Représentants CPAS manquants à ce
14 CPAS ONT COMMUNIQUE
jour :
- Auderghem
- Watermael-Boitsfort
2 CPAS N’ONT PAS ENCORE
COMMUNIQUE
3 CPAS N’ONT PAS ADHERE AU
DOMAINE FINANCE
8 15.07.21STATUT GT PROCESSUS & ROI
GT PROCESSUS
Réalisé
• GT mis en place avec 3 volontaires (AC Watermael-Boitsfort, Schaerbeek et Ganshoren)
• Elargissement du GT à un 4ème participant (Jette)
• Sensibilisation des fédérations
• Consolidation des processus identifiés dans les questionnaires et collecte des processus existants
Points d’attention
• Pas de CPAS actuellement dans le GT
Etapes suivantes
• Liste des processus existants consolidée et validée par GT processus
• Liste des processus existants validée par COC
• Gap analysis vers processus To Be
10 15.07.21GT ROI
Réalisé
• Pas de volontaire
Points d’attention
• Pas de gouvernance officielle au sein du COC → difficulté de formaliser les décisions
Etapes suivantes
• Voir ce qui existe au niveau COMIGOV ou autres COCs (besoin de cohérence)
• Faire circuler/amender/valider
11 15.07.21STATUT INITIATIVES EN COURS
STATUT INITIATIVES EN COURS
Contexte
• Une série d’initiatives, de quick win et autres idées ont déjà été initiés, sont en discussion; celles-ci auront des impacts
sur le programme WePulse.
• Plusieurs approches sont possibles
• Les traiter comme Quick Win mais cela doit dans ce cas répondre à certains critères (délivrer des résultats
endéans les 6 mois, avoir un coût faible, ne pas entrer en conflit avec la cible)
• Les intégrer dans la liste des processus cibles, qui seront également étayés par une analyse détaillée, et les
prioritiser.
• Les abandonner (manque de relevance, pas d’intérêt, ni d’obligations)
• Le but de la revue de ces initiative est de
• Confirmer l’intérêt pour l’initiative
• Composer/compléter un GT pour travailler à l’’expression des besoin
13 15.07.21STATUT INITIATIVES EN COURS
Avis du
COC ?
Initiatives proposées sur base de l’’existant.
ID Description Statut Actions/étapes suivantes Initiateur
1 Installation du module « Contentieux avancé » chez les 8 Pas démarré • Identification des AC/CPAS Initiative
administrations utilisatrices du logiciel « Onyx » ne potentiels en cours proposée sur
disposant pas de cette option. • Demande de details auprès As Is
de CIVADIS (budget, planning, Avis COC?
etc.)
• Confirmation besoins par COC
2 Installation du module BCE (Banque Carrefour des Pas démarré Initiative
Entreprise) chez les 14 clients ONYX. Générera un email proposée sur
avec les entreprises de la commune impactées As Is
Avis COC?
14 15.07.21STATUT INITIATIVES EN COURS
Avis du
COC ?
Initiatives proposées sur base de l’’existant.
.
ID Description Statut Actions/étapes suivantes Initiateur
3 Installation du module de dématérialisation des factures Analyse en • Analyse faite et identification Initiative
entrantes (certaines communes passent encore par une cours de de 7 AC proposée sur
version « pdf » alors que le format électronique est revue • Demande de chiffrage As Is
disponible) CIVADIS Avis COC?
4 Mise en œuvre du déploiement de la dématérialisation • Description des différents flux Initiative
du processus de facturation/taxation au citoyen à produire proposée sur
• Analyse dépendance avec As Is
GRC Avis COC?
• Analyse des solutions
proposées
15 15.07.21STATUT INITIATIVES EN COURS Avis du
COC ?
Autres Initiaives: Fix the Basics
ID Description Statut Actions/étapes suivantes Initiateur
5 Envoi des factures dans l'outil Onyx pour les écoles Pas démarré • Collecte d’info en cours Fix The Basics
néerlandophones et francophones
6 Dématérialisation des remboursements des mutuelles Pas démarré • NA Fix The Basics
Initiatives Transverses
ID Description Statut Actions/étapes suivantes Initiateur
7 GED: mise en place d’une solution GED couplée à un Offre faite • Analyse faite AC Forest
workflow de validation pour les factures entrantes. • Remarques WePulse
communiquées
• Offre reçue par AC Forest
16 15.07.21STATUT INITIATIVES EN COURS
Initiatives démarrées:
ID Description Statut Actions/étapes suivantes Initiateur
8 Factures des Hôpitaux: avoir un outil permettant la saisie En cours • Analyse en cours avec les 3 3 CPAS
des factures des hôpitaux (papier ou électronique) et lien CPAS (Schaerbeek,
avec module sociale pour decision avant integration dans • Présentation au COC Forest et
la compta Finances (cf. slides suivants) Molenbeek-
• Validation intérêt COC sur Saint-Jean)
scope We Pulse
.
17 15.07.21STATUT INITIATIVE FACTURES HÔPITAUX
OBJECTIFS
L’INDUSTRIALISATION DU TRAITEMENT
• des factures hospitalières IRIS , NON-IRIS
• des factures médicales (adressée directement aux patients),
• des factures venants des pharmacies, des médecins traitants
EN TRAVAILLANT SUR LES LEVIERS SUIVANTS
Interface de traitement des factures performants
Abandon du papier dans le journalier opérationnel
Automatisation des flux financiers
19 15.07.21QUELQUES CHIFFRES
NOMBRE DE FACTURES
FACTURES IRIS : 25000 / AN
FACURES HÔPITAUX PRIVÉS : 2000/AN
PHARMACIES/MED TRAITANTS (FACTURES RÉCAPITULATIVES ASSEZ COMPLEXES PAR OFFICE DE
TARIFICATION): 200 / AN
FACTURATION ADRESSÉS PATIENTS : 4000/AN
PERSONNEL EN PLACE
FACTURATION IRIS/PRIVES : 10 FTE
FACTURATION PHARMACIES/MED TRAITANTS : 6 FTE
FACTURATION ADRESSÉS PATIENTS : 6 FTE
20 15.07.21ARCHITECTURE
Papier/Documents numérisés
Flux de données Sincrho
Hospi Compta
Acceptation/refus/refus partiel
Lien avec les avis
Injection des pièces comptables
Facturier d’entrée, engagements
Imputations budgétaires
Suivi des paiements ?
Traitement factures
- Acceptation de la facture poste/poste
Pharma - Lien avec l’usager, ses droits
- Éclatement budgétaire
- …
Vérification des droits
(médiprima, carte médicale, réquisitoires, …)
Renvoi vers prestataire hors Sincrho Récupération SPP IS / Formulaires
Medic
Logiciel
21 15.07.21
social22 15.07.21
23 15.07.21
24 15.07.21
SWOT DANS LE CONTEXTE WEPULSE
Strength Weaknesses
Effort limité pour un Gain important Risque de devoir revoir la solution en cible WePulse
Utilisation de flux existants (ex: social --> compta)
Facilite réco compta vs situation citoyen bénéficiaire
Contrôle interne et budgétaire
Threats Oportunities
Possibilité d'élargir le protocal d'accord à d'autres CPAS
Désir des hopitaux d'automatiser --> réduire délais de paiement
Démarrer discussions avec réseaux hôpitaux pour usage fitur par WePulse
Pas de point bloquant au niveau du programme WePulse si ce n’est le fait de potentiellement devoir revoir la solution sur base de la cible, qui est
un risque identifié
MAIS
Cette inititiative permettant à l’équipe WePulse d’engager une discussion avec les réseaux hospitaliers sur un format de facture électronique
nous semble opportune
25 15.07.21ETAPES SUIVANTES
ETAPES SUIVANTES
• Organisation d’ateliers pour les AC/CPAS qui n’ont pas encore
remis leurs questionnaires
• Implication des AC/CPAS non représentés dans le COC
• Échéance proposée : prochain COC
• Création groupe de travail ROI
• Organisation des travaux du groupe de travail
• Envoi d’une proposition aux membres du COC
• Échéance proposée : prochain COC
• Validation des PROCESSUS existants par GT processus: 31 Août
• Identification des processus Cibles et des gaps par rapport à l’existant: 15
Septembre
• Présentation des résultats au COC Finances
• Échéance proposée : COC d’Octobre
• Prochaine réunion : Fin août
27 15.07.21QUESTIONS & RÉPONSES
M ER C I
ANNEXES
INFORMATIONS UTILES
Site web pour le projet WePulse:
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
Contacts
Si vous avez des questions/remarques, n’hésitez pas à contacter
Domaine Finances: Michaël Rogiers
mrogiers@cirb.brussels
+32 475 29 97 40
Programme WePulse: Rudy Therasse
rtherasse@cirb.brussels
+32 475 21 13 95
31 15.07.21Vous pouvez aussi lire
