COMPTE-RENDU DU CONSEIL DE DÉPARTEMENT - DU 18 JANVIER 2021 - ENS

CR DU CONSEIL DE DÉPARTEMENT DU 18 JANVIER 2021

        COMPTE-RENDU DU CONSEIL DE DÉPARTEMENT
                                  DU 18 JANVIER 2021

PRÉSENTS (PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE) : ALLEMAND JEAN-FRANÇOIS, ALLYS ERWAN, ANDRIEU OLIVIER,
BARON-LEDEZ LAURA, BERDOU CAMILLE, BERNARD DENIS, BERROIR JEAN-MARC, BILAL ADEL, BIROLI
GIULIO, BOCQUILLON ERWANN, BRUNE MICHEL, CHEVY FRÉDÉRIC, COCCO SIMONA, DA SILVA QUINTAS
JOSÉ, DEVAUD LOUISIANE, GARROUM NABIL, GIGAN SYLVAIN, GUINEVEU ERIC, GUSDORF ANTOINE,
HEIDMANN ANTOINE, ISAC JEAN-MICHEL, ISNEL LISE, KASHANI-POOR AMIR-KIAN, LOUSSIER JULIE, MAHREZ
MÉDINA, MORFIN PASCAL, NACHER PIERRE-JEAN, ORAGEUX RODRIGUE, PALOMO JOSÉ, VOISIN CHRISTOPHE,
WERNER FÉLIX

ABSENTS : PHILIPPE MALBRANQUE, ROMAIN RYBKA

DOCUMENTS ANNEXES :

       PAS DE DOCUMENT ANNEXE

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La séance débute à 09h34.

Les différents points à l’ordre du jour sont présentés et discutés.

Travaux CPER2

         Jean-Marc Berroir commence par rappeler globalement le projet CPER2, notamment
les différentes phases et le calendrier :

Les travaux CPER2 comprennent 2 chantiers, tous deux concernant le département de
physique. La maîtrise d’ouvrage est l’EPAURIF pour les 2 chantiers.

        La 1ère phase, dont les travaux débuteront en juin 2021, consiste en la rénovation
des bureaux des couloirs Erasme (2ème étage) et Lhomond (1 er et 2ème étage), de la salle
Conf IV, de la bibliothèque de physique théorique et de l’atelier d’électronique.
Pour cette phase, menée simultanément avec la rénovation des locaux du département de
chimie, le maître d’œuvre est A.F.E. Architecture. Depuis la fin mai 2020, des réunions
hebdomadaires ont lieu avec A.F.E. Les premières réunions ont porté sur le phasage des
travaux, les suivantes sur le programme technique. La procédure de choix de l’entreprise qui
réalisera les travaux débutera en février.
Jean-Marc Berroir précise donc que, compte-tenu de ce calendrier, nous devons dès
maintenant préparer la libération des locaux et le relogement des personnels concernés
pendant les travaux qui s’étaleront de mai-juin 2021 à janvier 2022.

         La 2ème phase est la rénovation (reconstruction) du Grand Hall, dont le début des
travaux est prévu en juin 2022.
Pour cette phase, le choix du maître d’œuvre est en cours.
Mi-mai 2020, 4 candidats ont été autorisés à concourir. Ces 4 candidats ont remis leur projet
à la mi-décembre 2020. L’étude de ces projets est en cours, le résultat sera connu lors du
jury final du 8 février 2021.
Il sera d’abord procédé à la couverture des terrasses de la plateforme de mécanique, et à
l’installation d’un nouveau liquéfacteur dans le bâtiment Lhomond (1 er sous-sol). Le
financement du liquéfacteur est acquis (1M€ PSL, 600k Région Ile-de-France, 200k€ ESPCI,
75k€ Collège de France).
A propos du liquéfacteur, Olivier Andrieu demande des précisions sur le calendrier. Jean-
Marc Berroir répond que les travaux de cette pièce ne commenceront pas avant juin 2022,
et que l’installation du liquéfacteur aura lieu début 2023. La date de la commande du
liquéfacteur conditionnera sa date d’installation.

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Il faut donc commencer à réfléchir à la libération du Grand Hall au premier semestre 2022 et
au fonctionnement du département pendant cette période.
Jean-Marc Berroir rappelle que la location de locaux tampons pendant la période des
travaux qui avait été initialement envisagée a finalement été abandonnée car elle s’avère
extrêmement coûteuse sans garantie que les locaux tampons soit effectivement utilisés. Une
enquête réalisée auprès des membres de l’axe Physique Statistique du LPENS montre en
effet que 70 % des 53 qui ont répondu n’iraient pas du tout à Montrouge même si nous y
disposions de locaux.
L’idée générale proposée par Jean-Marc Berroir pour affronter les 2 phases de travaux est de
maintenir l’ensemble des activités de recherche sur le site Lhomond et de délocaliser
l’enseignement afin de transformer des salles du 3ème étage Lhomond en open-spaces pour
des non-permanents. Concrètement, se l’on garde une salle pour les séminaires et quelques
TD, une salle de convivialité et le FabLab, cela représente 5 salles disponibles, c’est-à-dire
250-300m². Ces salles seront réaménagées afin de les rendre le plus agréable possible.
Évidemment, il faudra également un effort de tous pour se serrer dans les bureaux
disponibles.

       1. Phase 1 : rénovation des bureaux

        Ces travaux débuteront en juin 2021.
Initialement, il était envisagé de procéder par phases successives (une phase pour chaque
couloir). Mais cette idée a finalement été écartée car elle présentait un trop grand risque de
recouvrement avec le début du chantier du GH. Les travaux de rénovation se feront donc
tous en même temps, avec une fin de travaux prévu en janvier 2022. Les travaux de la
chimie, qui seront plus conséquents, se termineront fin 2022/début 2023.

Enseignement et concours d’entrée :
Il faut délocaliser l’enseignement de L3 à partir des vacances de Pâques 2021.
Une solution qui permet à nos étudiants de première année de rester sur le Campus Ulm a
déjà été trouvée pour le L3 pour toute la durée du CPER2 (c’était une demande forte d’Adel
Bilal, directeur des études) : nous bénéficierons de 2 salles au 29 rue d’Ulm. La salle Émile
Borel remplacera la ConfIV. La salle Assia Djebar et une salle du 3ème serviront pour les TD.
Adel Bilal précise que ce plan ne fonctionne que si la situation sanitaire permet d’occuper les
salles à leur pleine capacité. Jean-Marc répond qu’il n’a pas d’autre choix que de faire cette
hypothèse mais que le problème du relogement est beaucoup plus simple si nous sommes
tous confinés chez nous.

Concernant le M1 et le M2, pour lesquels il n’y a plus du tout d’enseignement à partir du
mois d’avril, la délocalisation doit être effective à partir de la rentrée 2021. Il n’y a pas de
solution concrète pour le moment, mais des pistes sont étudiées en concertation avec Giulio
Biroli, Kris Van Houcke et Adel Bilal, notamment celles de demander plus de salles à nos
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partenaires universitaires (Sorbonne Université, Université de Paris) tout en veillant à
conserver une partie des enseignements sur des sites du périmètre de PSL. Des contacts ont
été pris avec le Collège de France, l’IHP, l’Observatoire de Paris, Chimie Paris... D’autres
possibilités sont également étudiées, comme celles d’occuper des salles à Montrouge ou
encore de louer des salles dans d’autres établissements.

Les oraux du concours d’entrée 2021 auront lieu à Montrouge, dans les locaux de la
préparation à l’agrégation.

Relogement :
Jean-Marc Berroir présente au conseil une proposition précise de relogement pour chacun
qui permet de loger tous les permanents et émérites dans des bureaux partagés, tout en
gardant voire en améliorant la cohérence scientifique de notre implantation. Dans ce plan,
     - la direction et l’administration du LKB occupent 3 des 4 bureaux HL101. Cela
     nécessite de reloger 3 non-permanents et un émérite.
     - le service finances du LPENS occupent les 4 bureaux HL001, ce qui nécessite de
     reloger les post-docs de l’IPM.
     - l’atelier d’électronique est déplacé dans l’une des salles du 3ème qui accueille
     également les bureaux des électroniciens. La pièce L382 semble la plus adaptée.
     - la partie du couloir Erasme, située après la conf IV en direction du Laboratoire de
     Météorologie Dynamique et qui ne sera pas concernée par les travaux, est utilisée
     pour reloger les permanents et émérites des équipes 6, 10 et 11 du LPENS.
     - quelques bureaux des 2ème et 3ème étage du Grand Hall occupés par des non-
     permanents sont libérés pour accueillir des permanents.
     - 35 non-permanents sont logés dans les salles du 3ème étage restantes, facilement
     accessibles depuis les zones de bureaux.
     - chacune des zones de bureaux (2ème Erasme et GH) bénéficie d’une salle de
     convivialité et d’une, voire 2 salles de réunion.

Jean-Marc Berroir précise qu’il faut craindre des nuisances sonores dans la zone Erasme en
raison des travaux en Chimie. Jean-Michel Isac veillera à avertir à l’avance les personnes
concernées lorsqu’il aura connaissance de gros travaux qui engendreraient beaucoup de
bruit, de façon à ce que chacun puisse éventuellement télétravailler ces jours là.

Adel Bilal souhaite que les bureaux de l’IPM restent groupés. Jean-Marc Berroir répond que
le plan proposé ne concerne que la 1ère phase, à l’issue de laquelle l’IPM retrouvera ses
locaux actuels.
Adel Bilal demande ce qui va être rénové dans la bibliothèque de physique théorique. Jean-
Marc Berroir répond que la mezzanine va être entièrement démontée, que des rayonnages
vont être installés, qu’un second jour va être créé, qu’un vidéo-projecteur sera installé au
plafond,...

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Antoine Heidmann demande si durant la 1ère phase, les accès aux salles de manip seront
assurées. Jean-Marc Berroir répond que les couloirs seront divisés en 2, de façon à
permettre l’accès à toutes les salles de manip. Par ailleurs, l’accès sera suffisamment grand
pour faire circuler un bidon d’hélium.

Adel Bilal demande où seront installées les imprimantes. Jean-Marc Berroir répond qu’il est
trop tôt pour donner une localisation précise mais que des imprimantes multifonctions (co-
pie, scanner) seront installées dans chaque zone.

Erwan Allys demande si le laboratoire peut apporter une aide aux doctorants et post-
doctorants pour faciliter le télétravail, comme par exemple l’achat d’un écran, ou d’une
chaise de bureau. Jean-Marc Berroir répond que cela est envisageable. Au LPENS, chaque
équipe reçoit une dotation annuelle de 1000€ par étudiant. Ces crédits pourraient en partie
être utilisés à ces fins. Antoine Heidmann ajoute qu’il faut aussi vérifier auprès des tutelles
ce qu’il est possible de faire. Par exemple, un agent qui prend son ordinateur chez soi doit
vérifier qu’il est crypté.

Jean-Marc Berroir sollicite l’avis du conseil sur le plan qu’il a présenté. L’avis général semble
positif. Jean-Marc précise qu’il va très rapidement préciser les détails de ce plan avec la
direction du LKB et avec les responsables des équipes et des services concernés. Un plan
précis et nominatif du relogement de tous les personnels permanents et non-permanents
sera très vite diffusé à tous les personnels. L’organisation des déménagements et du
stockage du mobilier et des affaires personnelles sera ensuite étudiée et mise en œuvre.

Julie Loussier demande si l’ENS ou le département vont engager quelqu’un pour
l’organisation et la supervision de ces déménagements comme cela avait été le cas pour le
CPER1. Jean-Marc Berroir répond qu’a priori Jean-Michel Isac, lui-même, et le service
patrimoine de l’ENS les organiseront et veilleront à leur bon déroulement. Ils précise qu’il
sera fait appel à des entreprises extérieures pour les déménagements et le stockage.

2. Phase 2 : chantier du Grand Hall

        Jean-Marc Berroir a reçu les 4 projets juste avant les vacances de Noël. Son souhait
aurait été de porter ces projets à la connaissance de tous, de façon à ce que chaque agent
puisse s’exprimer sur les différents projets. Après discussion avec la direction de l’ENS, ceci
s’est avéré impossible car des règles strictes de confidentialité doivent être respectées pour
permettre le bon déroulement du concours. Jean-Marc Berroir a tout de même obtenu
qu’un petit groupe de personnes puisse consulter les versions papier des projets dans son
bureau ou dans celui de jean-Michel Isac.

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Ces personnes, au nombre de 13, sont :
Jean-Marc Berroir, Jean-Michel Isac, Antoine Heidmann, Denis Bernard, Michel Brune,
Bernard Plaçais, Carole Diederichs, Amir-Kian Kashani-Poor, Tarik Yefsah, Olivier Andrieu,
Didier Courtiade, Catherine Gripe, Laura Baron-Ledez.
Parmi eux, Denis Bernard, Bernard Plaçais, Michel Brune et Didier Courtiade avaient travaillé
très activement au sein de la commission « Croquette » qui avait contribué à élaborer le
programme technique du projet.
Jean-Michel Isac, Olivier Andrieu, Didier Courtiade et Catherine Gripe ont particulièrement
étudié les aspects techniques liés au bâtiment, au magasin et à la cryogénie.
Une réunion de ce groupe a eu lieu le 13 janvier pour faire la synthèse des remarques et avis
du département.

Jean-Marc présente le calendrier à venir concernant la phase 2 :
      - 15 janvier : première réunion entre le service patrimoine de l’ENS et le département
      (Jean-Michel Isac et Jean-Marc Berroir).
      - 22 janvier : commission technique réunissant l’EPAURIF et l’ENS.
      ll s’agit de préparer le travail du jury.
      Participeront à cette réunion Jean-Marc Berroir, Jean-Michel Isac, Antoine Heidmann,
      Carole Diederichs, Amir-Kian Kashani-Poor et Olivier Andrieu.
      - 27 janvier : réunion entre la direction de l’ENS et la direction de l’EPAURIF
      - 8 février : le jury sélectionnera le projet retenu.
      Constitution du jury : Marc Mézard, Laurence Corvellec, Jean-Marc Berroir, des
      représentants de l’EPAURIF, de la Ville de Paris, du Rectorat, de la Région, et des
      experts architectes.

L’assemblée souhaite avoir un retour sur l’avis général des personnels qui ont eu accès aux
projets. Jean-Marc Berroir répond que l’on ne peut pas rentrer dans les détails mais que les
projets sont de très bonne qualité, qu’ils regroupent tous les éléments qui avaient été
demandés et qu’ils donnent envie de travailler dans le futur Grand Hall. Antoine Heidmann
ajoute que les projets présentés permettent de se faire une très bonne idée de ce à quoi
pourrait ressembler le Grand Hall. Il précise également que pour chaque projet, des points
difficiles qui pourraient être bloquants ont été identifiés. Jean-Marc précise que ces points
seront transmis à l’EPAURIF de façon à ce qu’ils puissent être corrigés avec l’architecte
retenu avant la signature du contrat. Denis Bernard ajoute que pour certains projets, les
espaces ont été très bien pensés. Amir-Kian Kashani-Poor ajoute avoir été sensible à
l‘esthétique générale des projets et Michel Brune confirment que les projets sont très réussis
et intéressants.
Jean-Marc Berroir ajoute qu’il sera en mesure de communiquer assez rapidement sur le
projet retenu. Dans le mois qui suivra la réunion du jury, chacun pourra en avoir
connaissance.

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Olivier Andrieu demande quelles sont les règles de vote pour le jury final du 8 février. Jean-
Marc Berroir répond qu’un vote = 1 voix. En cas d’égalité, la voix de Marc Mézard compte
double.
Christophe Voisin demande si le projet retenu pourra être amendable. Jean-Marc Berroir
répond que le projet sera bien sûr amendable s’il s’agit de modifications mineures
(déplacement de cloisons par exemple) qui ne dénaturent pas le projet architectural.

Relogement pendant les travaux du Grand Hall :
Si on se base sur l’état actuel des personnels travaillant sur le site Lhomond, pendant les
travaux du Grand Hall, nous devrons être capables de trouver des bureaux pour :
        - 104 chercheurs/enseignants-chercheurs (dont 64 rang A)
        - 26 administratifs
        - 17 personnels techniques qui n’ont pas de bureaux dans leurs ateliers
        - 160 non-permanents (environ 40 non-permanents ont leur bureau dans une salle de
        manip et ne sont pas comptés)
        - 18 émérites
Il faudra donc trouver 325 places de bureau.

Pour cela, il y aura :
         - 205 places disponibles dans le bâtiment Lhomond (à raison de 3 personnes dans
         18m², 2 personnes dans 12m²)
         - 80 places au 3ème étage Lhomond, conf IV,…
         - et éventuellement 2 salles à la BSE
Le relogement sur le site Lhomond de tous les permanents et non-permanents sera donc
nettement plus compliqué que dans la phase 1 et il faut probablement réfléchir à une
utilisation différente de certains bureaux. Par ailleurs, certains projets de l’ENS comme Qbio
ou le Centre des données pourraient permettre des soulager la pression sur les locaux
Lhomond pendant cette période.

Jean-Marc Berroir dit quelques mots sur le projet Qbio. E. Macron a annoncé récemment la
création du Campus Paris Santé dans l’ancien Hôpital du Val-de-Grâce. A terme (2028), les
locaux rénovés devraient entre autres accueillir le projet Qbio (le projet immobilier au 46 rue
d’Ulm n’étant plus d’actualité), l’Institut Prairie (Intelligence Artificielle), des équipes de
l’INSERM...
Il a été décidé de lancer un centre préfigurateur du futur Val de Grace. Pour ce faire, le
ministère envisage, à partir de l’automne 2021, la location de locaux dans le quartier de
Bercy. Massimo Vergassola a été sollicité pour indiquer très rapidement si des équipes du
LPENS seraient intéressées pour rejoindre ce centre. Les 2 équipes de Biophysique théorique
(équipes 10 et 11, 47 permanents et non-permanents) sont a priori intéressées par
l’opportunité scientifique d’un rapprochement avec PRAIRIE et des équipes de l’INSERM si
les conditions d’accueil à Bercy sont satisfaisantes et si des garanties leurs sont données à la
fois sur la possibilité de garder des liens forts avec le site Lhomond pendant cette période et
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sur leur retour lorsque le nouveau GH sera disponible. Des discussions sont en cours avec la
direction ENS et les autres départements (DEC, Biologie, Chimie…) visant à préciser les
effectifs concernés et les conditions de cette opération. Il est clair que le départ temporaire
de 2 équipes à Bercy, pendant la période des travaux du GH, faciliterait notablement la
gestion de ces travaux. Quelques personnes du département pourraient également rejoindre
le Centre des Données de l’ENS dont les locaux devraient être disponibles à l’automne 2021.

Olivier Andrieu demande dans quel établissement reviendront ces personnes (ENS ou Val de
Grâce?). Jean-Marc Berroir répond que Qbio n’ayant pas vocation à devenir une UMR, ils
reviendront a priori à l’ENS, et ce dès que le nouveau Grand Hall sera disponible. Pour que
cette opération se fasse, il faut d’ailleurs apporter des garanties solides aux personnels
concernés qu’ils seront complètement impliqués dans les réflexions et discussions sur
l’occupation de nos locaux après les travaux du Grand Hall et qu’ils y auront toute leur place.

Denis Bernard ajoute qu’il faut prévoir un espace au département qui leur permettre de
revenir très régulièrement pendant les travaux. Jean-Marc Berroir est d’accord avec cette
remarque, c’est d’ailleurs une demande qui a été formulée par les personnes concernées.

Erwan Allys demande des précisions sur le calendrier pour le centre des données. Giulio
Biroli répond que ce dernier devrait être opérationnel dès septembre 2021, et qu’il devrait y
avoir de la place pour y accueillir temporairement des chercheurs du LPENS.

Christophe Voisin se montre inquiet pour la période des travaux, notamment parce qu’elle
succédera à la période très difficile que nous traversons actuellement, où les interactions
scientifiques sont compliquées. Il souhaite donc insister sur la nécessité de maintenir des
salles de réunion et des espaces de discussion pendant les travaux, où pourront avoir lieu les
séminaires et les différents évènements qui rythment la vie d’un laboratoire. Jean-Marc
Berroir partage cet avis et répond qu’il n’est pas inquiet pour la 1ère phase, car ces salles
existeront. Pour la 2ème phase, ce sera beaucoup plus compliqué et même si nous avons un
peu plus de temps, il faut déjà commencer à réfléchir à optimiser l’utilisation de nos locaux
pour permettre ces interactions.

La séance se termine à 11h28.

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