Dispositif interministériel d'accompagnement des missions pour l'archivage numérique - Appel à projets 2021
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MINISTÈRE DE LA CULTURE
Direction générale des Patrimoines
Service interministériel des archives de France
Dispositif interministériel d’accompagnement des
missions pour l’archivage numérique
Appel à projets 2021
Dossier de candidature
Janvier 2021
1
Le Dispositif Interministériel d’Accompagnement des Missions pour l’Archivage
Numérique (DIAMAN), piloté par le service interministériel des archives de France (SIAF), est
destiné aux grands corps de l'État (Conseil d’État, Conseil constitutionnel, Conseil économique,
social et environnemental...) ainsi qu’aux ministères et leurs opérateurs rattachés qui souhaitent
bénéficier d’une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage dans le cadre de la mise en œuvre de
leurs projets d’archivage numérique.
Le présent document précise les objectifs du dispositif et les critères de sélection des projets, il
décrit les modalités organisationnelles du dispositif et présente les rôles des différents acteurs ainsi
que leurs obligations. Il contient le formulaire à remplir en réponse à l’appel à projets (p.13).
PRÉSENTATION DU DISPOSITIF
Enjeux et contexte
La transformation numérique des administrations publiques est au coeur des préoccupations de
l’État et apparaît dès 2007, comme un biais stratégique de modernisation de l’action publique.
Le programme « Action publique 2022 » inscrivait dans ses objectifs un service public 100%
dématérialisé d’ici 2022, avec pour but de fluidifier les relations aux usagers et de rendre plus
efficace, le service qui leur est rendu.
Au cours de l’année 2020, marquée par le confinement et la généralisation du télétravail, les projets
et travaux relatifs à la dématérialisation des procédures administratives ont connu une vive
accélération.
Dans ce contexte, une gestion maîtrisée par les administrations des archives électroniques qu’elles
produisent et conservent, ainsi que la garantie de leur accès à court, moyen et long terme, par les
agents publics eux-mêmes, mais également par les citoyens, devient un véritable enjeu.
Dès 2015, les travaux du programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour
mémoire) ont été engagés afin de répondre à cette problématique et ont ainsi permis
l’aboutissement, en 2019, d’une solution logicielle d’archivage numérique, libre, permettant la prise
en charge, la conservation et la consultation sécurisée de très gros volumes d’archives électroniques
définitives, intermédiaires, voire courantes. Les Archives nationales, partenaire de VITAM dès son
lancement, ont pu développer sur cette base, leur plateforme d’archivage numérique (programme
ADAMANT), en production depuis novembre 2018.
Plus récemment, en 2019, le projet Vitam accessible en Service (« VaS »), qui permettra aux minis-
tères de gérer leurs archives électroniques intermédiaires, a été lancé par le ministère de la Culture
et les ministères de la Transition Écologique et Solidaire (MTES) et de la Cohésion des Territoires
et des Relations avec les Collectivités Territoriales (MCTRCT), avec l’appui de la direction intermi-
nistérielle du numérique (DINUM) et des Archives de France (SIAF). D’autres ministères ont déjà
rejoint, ou sont amenés à rejoindre le projet, tout au long de son élaboration, prévue jusqu’en 2021.
VaS, qui vise à réutiliser la solution logicielle VITAM en assurant sa mise en œuvre sur une infra-
structure interministérielle mutualisée et en y ajoutant un front office générique (outil de versement,
de gestion et de consultation des archives), s’adressera également à partir de 2022 à tout service et
opérateurs de l’État.
2
En appui au développement de ces outils, le cadre stratégique commun de modernisation des
archives pour la période 2020-2024 porté par le Délégué interministériel aux Archives de France
(DIAF), fixe les grands objectifs de la politique de gestion des archives en France pour les quatre
années à venir et décline un ensemble d’actions visant à améliorer et renforcer davantage
l’archivage numérique.
Historique du dispositif
Le dispositif DIAMAN a été initié en 2014 dans l’objectif de mutualiser les diagnostics et
réflexions autour de l’archivage numérique.
Entre 2014 et 2017, ce sont 15 projets qui ont en ont bénéficié auprès des services du Premier
ministre, de quatre ministères (Transition écologique et solidaire, Affaire sociales, Culture et
Agriculture), de la Cour de Cassation et de trois opérateurs de l’État (musée du Quai Branly, ASIP
Santé et ANSES). Après cette première étape, les Archives de France (SIAF) ont souhaité réviser le
processus des projets DIAMAN afin de les rendre plus opérationnels.
L’appel à projets 2018-2019 a ainsi permis de sélectionner trois demandes de prestations allant dans
ce sens : le Conseil d’État avec une étude sur les modalités d’archivage de son application de
gestion et de suivi des contentieux, Télérecours ; l’ANSES avec la définition de profils d’archivage
et la conception de modules d’archivage entre deux applications métier vers leur système
d’archivage électronique basé sur VITAM (PROSAE) ; et les services du Premier ministre
conjointement au ministère de la Culture, pour un accompagnement dans l’archivage de courriers
institutionnels contenus dans la solution Maarch Courrier.
Enfin, dans le cadre de l’appel à projet 2020-2021, ce sont quatre projets qui ont été retenus, tous
caractérisés par une mise en œuvre opérationnelle forte : l’Autorité de Sûreté Nucléaire (ASN)
engage une étude relative à l’implémentation d’une solution basée sur VITAM dans son
environnement ; les Ministères sociaux prévoient de travailler sur le versement des documents et
des données de leur application de contentieux, Contix+ et par là même, identifier des évolutions
possibles sur l’outil de traitement d’archives, Archifiltre ; l’Institut national de la statistique et des
études économiques, dans le cadre de son plan de relance des versements aux Archives nationales,
souhaite préparer le versement des données de la sources A1083 (mariages) et établir par ce biais,
un manuel méthodologique ; le Conseil d’État, dans la poursuite des travaux engagés en 2019-2020
sur son application Télérecours, pourra finaliser les profils d’archivage prévus dans le cadre de la
mise en œuvre concrète des versements des dossiers et données de Télérecours vers la plateforme
d’archivage numérique des Archives nationales.
Objectifs du dispositif
Pour 2021-2022, les Archives de France (SIAF) renouvellent leur appel à projets avec les mêmes
ambitions que les deux appels à projets précédents : soutenir le déploiement de systèmes
d’archivage électronique dans les administrations de l’État et intensifier le versement d’archives
électroniques définitives dans la plateforme dédiée des Archives nationales.
Les projets d’archivage numérique d’application concrète seront donc encore cette année,
privilégiés. Une attention particulière sera portée aux projets qui seront conduits dans une
logique interministérielle de mutualisation.
3À noter que cette année, indépendamment du dispositif DIAMAN, mais pouvant
intervenir en complément (par exemple suite à une étude ou un état des lieux financé dans le
cadre de DIAMAN) ou pour tout projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage de plus grande
envergure et qui ne pourrait entrer dans le cadre de DIAMAN, vous avez la possibilité de
candidater à l’appel à projet (pour les projets de plus de 100 000 euros) ou au guichet (pour
les projets compris entre 10 000 et 100 000 euros) mis en place par la Direction
interministérielle du Numérique (DINUM) dans le cadre de France Relance1, et plus
spécifiquement à ceux relatifs au cycle de vie de la donnée 2 (dont la problématique de son
archivage).
Ces dispositifs d’accompagnement et de soutien des administrations publiques dans leurs
projets numériques ont vocation à permettre d’accélérer les projets liés, entre autres, à la
dématérialisation, l’utilisation de la donnée et le développement d’outils de communication
et de collaboration, par le financement à une hauteur de 75 % du coût global des projets
qui seront retenus.
La première session d’appel à projet a été lancée le 16 novembre et s’est achevée le 19
décembre 2020. Une seconde session sera lancée au deuxième trimestre 2021 puis une
dernière, au quatrième trimestre 2021. La date d’ouverture du guichet a été fixée quant à elle
au 18 janvier 2021.
Prestations couvertes par le dispositif
L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) menée dans le cadre du dispositif DIAMAN peut couvrir
différentes phases d’un projet d’archivage numérique, à l’exception des prestations d’aide à la
rédaction de cahiers des charges ou d’une politique d’archivage et de ses documents afférents
qui ont été largement documentés depuis le lancement du dispositif3.
Exemples de projets qui pourraient bénéficier d’une prestation d’AMO :
1. Dans le cadre d’un déploiement de système d’archivage électronique (SAE) :
Assistance au pilotage d’un déploiement de SAE ;
Accompagnement et conseil à la préparation technique du versement de données et de
métadonnées d’applicatifs métier dans le SAE ;
1
Pour plus d’informations sur France Relance, cliquez ici
2
Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page dédiée à l’appel à projet et guichet, https://france-
relance.transformation.gouv.fr/96c0-developper-lutilisation-de-la-donnee-dans-vot
3
Des documents-types sont publiés par le service interministériel des archives de France. Des ressources et
informations sont disponibles sur le portail France Archives (https://francearchives.fr/fr/article/91524885)
4 Aide à la rédaction de profils d’archivage conforme au SEDA (standard d’échange de
données pour l’archivage).
2. Dans le cadre de versements de documents et/ou données numériques aux Archives na-
tionales :
Accompagnement et conseil à la préparation technique du versement de données et de méta-
données sur la plateforme d’archivage numérique des Archives nationales ;
Aide à la rédaction de profils d’archivage conforme au SEDA (standard d’échange de don-
nées pour l’archivage) ;
Assistance à la massification dans la plateforme d’archivage numérique des Archives natio-
nales, des flux de données générées par des applicatifs métier ;
Pilotage ou assistance à la mise en place d’interface ergonomique et intuitive pour le verse-
ment des données dans la plateforme d’archivage numérique des Archives nationales.
Organismes éligibles
- Grands corps de l’État
- Ministères
- Opérateurs de l’État
Acteurs du projet et rôle de chacun
Pour bénéficier du dispositif DIAMAN, sont obligatoirement identifiés :
Un porteur de projet ou maître d’ouvrage. C’est-à-dire une direction ou un service
ministériel, une direction ou un service d’un grand corps de l’État ou d’un opérateur de
l’État (service à compétence nationale, établissement public…).
Dans le cas où le porteur de projet n’est pas un service d’archives, il est indispensable
d’associer au projet :
Un référent « Archives » : il s’agit d’un représentant d’une mission ou d’un service des
archives en ministère, ou d’un archiviste ou référent archives au sein d’un grand corps ou
opérateur de l’État. Il est impliqué dès la réponse à l’appel à projet puis il intervient au
moment de la validation du cahier des charges, du lancement et de la conclusion de la
prestation. Il est informé de la conduite de la prestation, en lien constant avec le porteur de
projet, durant tout le temps de la prestation.
Dans le cas où le porteur de projet n’est pas un service de pilotage des systèmes
d’information, il est indispensable d’associer au projet :
5Un référent « SI » : il s’agit d’un représentant du service pilotant la politique informatique
et de déploiement des systèmes d’information au sein de l’institution porteur projet. Il est
impliqué dès la réponse à l’appel à projet puis il intervient au moment de la validation du
cahier des charges, du lancement et de la conclusion de la prestation. Il est informé de la
conduite de la prestation, en lien constant avec le porteur de projet, durant tout le temps de
la prestation.
Dans le cas où le projet touche ou est susceptible de toucher à des données à caractère
personnel, il est indispensable d’associer :
Le délégué à la protection des données : il est le garant au sein du porteur de projet de la
conformité en matière de protection des données. À ce titre, il est chargé d’informer et de
conseiller le porteur de projet, plus particulièrement sur la réalisation d’une analyse
d’impact relative à la protection des données, de contrôler le respect du règlement et du droit
national en matière de protection des données, de coopérer avec la CNIL et d’être son point
de contact. Dans le cadre de la prestation, si celle-ci touche à des données à caractère
personnel, il est impliqué dès la réponse à l’appel à projet puis il intervient au moment de la
validation du cahier des charges, du lancement et de la conclusion de la prestation. Il est
informé de la conduite de la prestation, en lien constant avec le porteur de projet, durant tout
le temps de la prestation.
Pour assurer le suivi technique, administratif et financier des prestations au sein du SIAF, est
désigné également :
Un pilote du dispositif : il participe à tous les comités de pilotage organisés lors de la
prestation, recueille l’ensemble des livrables produits lors de la prestation et veille à son bon
déroulement.
MODALITÉS DE DÉPÔT DE CANDIDATURE
Toute demande de prestation doit être formalisée dans le formulaire d’appel à projet (p.13 du
présent document) dont la rédaction pourra préalablement avoir fait l’objet d’une concertation entre
le porteur de projet, le référent « Archives » et le SIAF.
Le formulaire permet de décrire la prestation attendue et le contexte dans lequel elle va se dérouler,
de rendre compte d’une estimation du nombre de jours nécessaires à sa réalisation et d’expliciter
comment elle aboutira à des réalisations concrètes4.
L’objectif de ce document est de permettre d’une part un cadrage précis de la prestation et d’autre
part une sélection des projets, sur la base de critères fiables et objectifs.
Critères de sélection des projets
En premier lieu, le demandeur doit remplir tous les critères d’éligibilité au dispositif : statut
juridique de l’organisme demandeur5, respect de la date limite de dépôt et validation du formulaire
4
Voir les exemples cités p.4 et 5 dans la partie « Prestations couvertes par le dispositif ».
5
Les organismes éligibles au dispositif sont précisés p. 5
6d’appel à projet par toutes les parties (porteur de projet, responsable des systèmes d’information,
responsable ou référent Archives, personne chargée du contrôle scientifique et technique).
Ensuite, les projets seront appréciés en fonction de critères qualitatifs, chacun notés sur un nombre
de points définis, associés à la pertinence du projet au regard des objectifs du dispositif décrits plus
haut6 et se déclinant ainsi :
Contexte de la prestation (/4 points) : contexte institutionnel, contexte numérique, moyens
prévus (budget et ressources humaines) ;
Description du projet (/4 points) : définition du périmètre d’intervention, expression des
besoins, faisabilité, objectifs opérationnels du projet ;
Coûts estimés pour la prestation (/2 points) : pertinence des coûts estimés ou du nombre
de jours estimés pour la prestation ;
Gouvernance et méthodologie du projet (/4 points) : modalités de pilotage prévues,
calendrier, méthodologie mise en œuvre ;
Expression des spécifications techniques (/4 points) : respect des normes et référentiels,
attention portée à la vie des données sur le long terme, infrastructures de stockage.
Enfin, le SIAF souhaite favoriser la mutualisation des projets ou la réutilisation des travaux qui
seront produits ainsi que la collaboration à de nouveaux travaux, et pourra ainsi attribuer jusqu’à 2
points supplémentaires aux projets qui présenteront les spécificités suivantes :
La mutualisation. Elle peut par exemple concerner le développement et l’usage mutualisé
d’un système d’archivage électronique ou encore le développement d’un connecteur sur une
application commune à plusieurs institutions.
La réutilisation. Elle est marquée par l’engagement du porteur de projets à fournir au SIAF
les contenus intellectuels (études fonctionnelles et techniques, documentation) pour
diffusion au réseau (après anonymisation si nécessaire ou suppression d’éléments jugés
confidentiels). Le porteur de projet peut également s’engager à publier sous licence libre
pour réutilisation les développements spécifiques (éléments de code, connecteurs, etc.)
financés dans le cadre de l’appel à projets.
La collaboration à des travaux VITAM ou à des groupes de travail en lien avec l’archivage
numérique, pilotés par le SIAF ou les Archives nationales.
Modalités de sélection des projets
Les dossiers seront sélectionnés sur la base des critères décrits ci-dessus par un jury présidé par la
cheffe du SIAF, composé d’archivistes du SIAF et d’acteurs impliqués dans l’archivage numérique
(VaS, Maintenance et amélioration continue de Vitam, DINUM, Archives nationales par exemple).
Deux à trois projets sont susceptibles d’être sélectionnés pour bénéficier du dispositif.
6
Voir la partie « Objectifs du dispositif » p. 3
7Les candidats recevront une notification écrite à l’issue de la sélection pour leur indiquer si leur
projet est ou non retenu dans le cadre de DIAMAN 2021.
CALENDRIER DE L’APPEL A PROJET 2021
Janvier 2021 : lancement et diffusion de l’appel à projet
Fin mars 2021 : clôture de réception des candidatures
Juin 2021 : sélection et notification des résultats
Juin à novembre 2021 : préparation des cahiers des charges, demandes de devis et
engagement budgétaire des prestations.
1er semestre 2022 : lancement des prestations
2ème semestre 2022 : bilan et synthèse des travaux issus des prestations réalisées dans le
cadre de DIAMAN 2020
NB : l’engagement budgétaire des prestations devra obligatoirement être fait avant le 31 octobre
2021.
CADRAGE ET SUIVI DE LA PRESTATION
Le cadrage et le suivi administratif et financier des prestations est mené par le pilote du dispositif au
sein du SIAF7.
Déroulement des prestations
Dès la confirmation que son projet a été retenu dans le cadre du dispositif, le porteur de projet doit
rédiger un cahier des charges, en collaboration avec son référent « Archives », le pilote du dispositif
au sein du SIAF et les éventuels référents du bureau du contrôle et de la collecte et du bureau de
l'expertise numérique et de la conservation durable.
Toute prestation DIAMAN doit obligatoirement comporter les éléments suivants :
Une réunion de cadrage au début de la prestation, qui marque le lancement de la
prestation. Elle définit les modalités de gestion de la prestation ainsi que le calendrier qui
sont soumis à validation de l’équipe projet. Cette dernière se compose a minima du
prestataire, du porteur du projet et de son référent « Archives » ainsi que du pilote du
dispositif au sein du SIAF.
Une réunion finale de présentation du livrable et des perspectives du projet, à laquelle
assistent les mêmes personnes.
Une note de synthèse doit être rédigée puis transmise au pilote du dispositif au sein du
SIAF, soit par le prestataire soit par le porteur du projet. Cette note, qui doit être fournie en
plus du livrable, permet de faciliter la gestion des DIAMAN et est destinée à être diffusée
auprès du réseau des Archives de France (SIAF). Cette synthèse sert en outre à enrichir
l’historique des réalisations. Elle doit préciser le contexte de la prestation, les principales
étapes du travail accompli, la méthodologie adoptée et donner une synthèse des résultats.
7
Voir p.5 et 6 « Acteurs du projet et rôle de chacun ».
8Modalités de pilotage administratif des prestations
Deux cas de figure sont possibles pour la réalisation de prestations dans le cadre de DIAMAN.
Mise en concurrence simple avec émission de trois devis pour la prestation (dont le
montant estimé est obligatoirement inférieur à 40 000 euro HT)
Une fois le cahier des charges validé par le porteur de projet et le SIAF, ces derniers peuvent
demander plusieurs devis à des prestataires différents et sélectionner la meilleure offre au regard de
la proposition technique et financière remise par les prestataires.
Le devis choisi est ensuite directement transmis par le pilote du dispositif au sein du SIAF à la
Délégation à la coordination et au pilotage des services publics d’archives au sein du SIAF, qui se
charge de le transmettre à la Sous-direction des affaires générales et financières (SDAFIG) du
ministère de la Culture. Un bon de commande est émis et la prestation peut débuter.
9 Le SIAF fait appel à l’UGAP pour la prestation
Une fois validé par le porteur de projet et le SIAF, le cahier des charges est transmis par le SIAF à
l’UGAP, qui le transmet à la société titulaire de son marché « Prestations intellectuelles » (PI). Le
titulaire fait ensuite appel à un de ses partenaires pour y répondre.
La réponse se matérialise sous la forme d’un mémoire technique dont le contenu est issu du cahier
des charges transmis par le porteur de projet et le SIAF ainsi que d’échanges entre le porteur de
projet, le SIAF et le partenaire présélectionné pour la prestation.
Une fois l’offre technique définitivement validée, l’UGAP fait parvenir un devis au pilote du
dispositif au sein du SIAF qui le transmet lui-même à la Délégation à la coordination et au pilotage
des services publics d’archives du SIAF. Le devis est ensuite transmis par la Délégation à la Sous-
direction des affaires financières et générales (SDAFIG) du ministère de la Culture pour validation
et traitement. Un bon de commande est alors émis et transmis à l’UGAP. Un accusé de réception du
bon de commande est ensuite transmis au pilote du dispositif au sein du SIAF. La prestation peut
alors débuter.
10Fin de la prestation
Une séance finale aura lieu pour conclure la prestation, avec si possible les mêmes personnes que
lors de la réunion de cadrage. Elle doit présenter les résultats de la prestation, les livrables – notam-
ment la note de synthèse –, les éventuelles remarques et améliorations possibles sur la prestation et
être l’occasion d’échanges sur les perspectives apportées par la prestation au projet global.
Le pilote du dispositif au sein du SIAF devra s’assurer que le formulaire de service fait a bien été
communiqué par le prestataire au SIAF, qui le signent et en renvoient une copie directement au
prestataire. Il est rappelé que tout prestataire doit déposer sa facture dans l’outil dédié CHORUS.
Enfin, le rôle du pilote du dispositif au sein du SIAF est de tenir à jour les documents de suivi des
prestations DIAMAN et de s’assurer que tous les livrables produits lui ont bien été remis, dans leur
version définitive, afin de les mettre à disposition d’autres services publics d’archives si besoin.
1112
DOSSIER DE CANDIDATURE A REMPLIR PAR LE PORTEUR DE PROJET
Le présent formulaire est destiné aux grands corps de l’État, aux directions ou services ministé-
riels et aux opérateurs de l’État qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement des Archives de
France (SIAF) par le biais du dispositif DIAMAN.
À noter :
Le suivi de la prestation et son bilan seront menés par le porteur de projet en collaboration
avec les agents en charge du suivi des DIAMAN aux Archives de France (SIAF). Le
pilotage administratif du DIAMAN sera assuré par les Archives de France (SIAF).
Les notes de synthèse des travaux réalisés dans le cadre des DIAMAN, sous réserve qu’elles
soient librement communicables, pourront être partagées dans le cadre d'autres projets d'ar-
chivage numérique.
Les bénéficiaires du DIAMAN s'engagent à participer aux travaux d’archivage numérique
du SIAF au moins en répondant aux enquêtes et en faisant remonter leurs expériences et
leurs cas d’usage quand cela est demandé.
Contenu du dossier de candidature :
Le dossier de candidature doit être constitué des éléments suivants :
Le présent formulaire rempli et cosigné par le porteur de projet, le responsable du service
d’archives, le responsable de la direction des systèmes d’information et dans le cas d’un
grand corps de l’État, d’un ministère ou d’un opérateur de l’État, le visa de la personne en
charge du contrôle scientifique et technique sur les archives du porteur de projet ;
Pour les services ayant déjà déposé un projet dans le cadre des DIAMAN, bilan des actions
réalisées à la suite de ce DIAMAN ;
Toute pièce complémentaire utile à la compréhension et contextualisation du projet (cahier
des charges, études, compte rendu de réunion, lettres de mission, politiques d'archivage,
contrats de service…).
Si vous candidatez à l’appel à projet ou guichet de France Relance, en lien avec le projet
proposé dans le cadre de DIAMAN, merci de nous l’indiquer dans votre dossier de
candidature, à titre d’information.
L'ensemble des documents doit parvenir au format électronique au bureau des missions et de la co-
ordination interministérielle du service interministériel des archives de France, à l'attention de Mme
Françoise Janin, cheffe du bureau (francoise.janin@culture.gouv.fr) et de Mme Nathalie Badet-Wy-
ler, pilote du dispositif (nathalie.badet-wyler@culture.gouv.fr). Si cet ensemble dépasse une volu-
métrie supérieure à 5 Mo, les pièces jointes pourront être envoyées par le biais de la plateforme
France Transfert. Dans ce cas, merci de contacter la pilote du dispositif afin de recevoir une adresse
électronique pour le dépôt des pièces.
La date limite pour le dépôt des candidatures à l’appel à projets est fixé au 26 mars 2021.
13FORMULAIRE D’APPEL À PROJETS
1. Identification du porteur de projet et des acteurs du projet
1.1. Description du porteur de projet
Nom, adresse et statut juridique de l’institution
Nom et adresse de l’entité « porteur de projet » (Direction, service, département,
Mission…)
Nom, adresse, titre, coordonnées téléphoniques et courriel du responsable du projet
1.2. Description du service d’archives
Nom et adresse du service d’archives. Préciser à quelle entité le service des archives est
rattaché.
Nombre de personnes affectées au service d’archives
Nom, adresse et titre du responsable du service d’archives
14Nom, adresse, titre, coordonnées téléphoniques et courriel du référent « Archives » pour
le projet
1.3. Description du service informatique
Nom et adresse du service informatique
Nombre de personnes affectées au service informatique
Nom, adresse et titre du responsable du service informatique
Nom, adresse, titre, coordonnées téléphoniques et courriel du référent « SI » pour le
projet
1.4. Identification du Délégué à la protection des données (dans le cas où le projet touche à
des données à caractère personnel)
Nom, adresse, titre, coordonnées téléphoniques et courriel du délégué à la protection
des données
151.5. Avis de la personne chargée du contrôle scientifique et technique (CST) sur les ar-
chives de l’institution (par exemple chef.fe de mission des Archives, responsable du
service ministériel des archives, archiviste du SIAF chargé de CST sur les grands
corps et les opérateurs de l’État)
Nom et adresse de la personne chargée du CST sur les archives du porteur de projet
Avis de la personne chargée du CST sur le projet
2. Description de la prestation attendue dans le cadre du dispositif
DIAMAN
2.1. Définition de la prestation attendue
Préciser l’intitulé de la prestation, l’historique du projet et présenter un résumé
synthétique de la prestation attendue.
2.2. Contexte de la prestation
Préciser l’état des réflexions en cours sur l’archivage numérique dans l’institution, les
étapes éventuellement déjà franchies et celles restant à programmer (préciser le
calendrier global pour l’archivage numérique, s’il existe). Préciser si un budget est
prévu pour le développement de projets d’archivage numérique.
16Le cas échéant, préciser le périmètre et les fonctionnalités de solutions d’archivage
électronique déjà existantes au sein de l’institution.
2.3. Périmètre et objectifs de la prestation
Préciser le périmètre de la prestation (archives courantes, intermédiaires ou définitives,
typologie des archives, volumétrie, etc).
Préciser si des études, diagnostics ou audits ont été menés au préalable sur le périmètre
retenu.
Expliciter les attentes et les objectifs poursuivis par la prestation, le calendrier envisagé
et les livrables attendus.
2.4. Dans le cas où le formulaire s’accompagne de pièces jointes complémentaires, indi-
quer leur intitulé ainsi que le contexte dans lequel elles ont été produites
173. Organisation de la prestation attendue dans le cadre du dispositif
DIAMAN
3.1. Gouvernance du projet
Préciser si le porteur de projet est assisté par des instances de gouvernance au sein de
son institution, des groupes de travail ou d’autres experts.
3.2. Équipe projet
Préciser combien de personnes seront affectés au projet, leurs noms, coordonnées
téléphoniques et courriels, ainsi que leurs titres.
Préciser quel seront leurs rôle et responsabilités dans la conduite de la prestation.
3.3. Estimation des coûts de la prestation
Expliciter les différentes étapes du projet.
Donner une estimation du nombre de jours nécessaires à la réalisation de la prestation
et si possible une estimation du coût de la prestation.
4. Prérequis techniques
4.1. Normes et référentiels
Préciser si les acteurs du projet ont connaissance des règles normatives liées à
l’archivage numérique (OAIS, SEDA, 42-013 etc).
Préciser si les impératifs de l’archivage numérique sont bien connus (authenticité,
intégrité, traçabilité, pérennité…).
184.2. Maîtrise des cycles de vie et flux des données
Préciser si une attention a été portée, au sein de l’institution, au cycle de vie des
données et sous quelle forme cela s’est matérialisé (cartographie des applications,
audits, diagnostics, tableaux de gestion…).
4.3. Infrastructures de stockage
Préciser si l’institution dispose d’infrastructures sécurisées de stockage et qui en est
responsable. Dans le cas où l’institution externalise ses archives électroniques, préciser
les moyens de contrôle mis en place.
5. Mutualisation, réutilisation et collaboration
5.1. Mutualisation
Si une mutualisation est mise en œuvre, présenter les différents partenaires et
l'organisation proposée.
5.2. Réutilisation et collaboration
Identifier les possibilités de réutilisation des résultats par d'autres acteurs publics.
Indiquer les possibilités de collaboration avec d'autres acteurs publics. Préciser
comment les résultats seront diffusés (moyens, droits, usages...).
Préciser en particulier quel mode de collaboration aux travaux d’archivage numérique
(VITAM, groupes de travail SIAF…) est envisagé et quels seront les contacts pour ces
travaux.
19Date et signature du porteur de projet Date et signature du responsable des systèmes
d’information
Date et signature du responsable des archives ou du Date et signature de la personne chargée du contrôle
référent Archives scientifique et technique
[dans le cas d’un projet porté par un grands corps ou
un opérateur de l’État]
20Vous pouvez aussi lire
