FACTURES FOURNISSEURS - DEMATERIALISATION d e s Solution prête à l'emploi et simple pour une dématérialisation - Mercuria
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DEMATERIALISATION d e s
Témoignage
client
FACTURES FOURNISSEURS
Solution prête à l’emploi et simple pour une dématérialisation
de vos factures fournisseurs facile
Intervenants :
Christine LAMBERT – ACTUAL
Olivier BRUNELLE - MERCURIA
Frédéric DUPRÉ - ELO
Sommaire
ELO Digital Office Frédéric DUPRE,
Présentation éditeur Directeur des ventes ELO France
La solution ELO Professional
Dématérialisez vos factures achats
Optimisez vos processus de validation Olivier BRUNELLE,
Chef de projet MERCURIA
Démonstration : exemple de traitement d’une facture
Extraction des données - Processus de validation
Témoignage client : Christine LAMBERT,
Groupe ACTUAL Chef Comptable
ELO DIGITAL OFFICE
ELO est le leader du marché allemand des solutions
d’Enterprise Content Management (ECM).
La société ELO a été Créée en 1996
Siège social situé à Stuttgart, en Allemagne
Près de 480 employés dans le monde, dont 250
en Allemagne
Présence à l’international : 42 pays
CA de 52 mil. EUR (2015)
Plus de 850 partenaires ELO
3
PERIMETRE FONCTIONNEL DES SOLUTIONS ELO
NOTRE PROTFOLIO DE SOLUTIONS
ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise
Votre entrée dans le monde de la gestion Solution ECM client-serveur modulaire Plateforme ELO évolutive pour les
documentaire conçue pour les besoins des petites et infrastructures plus complexes.
moyennes entreprises. PRA, load balancing…
ELO DocXtractor ELO BLP
Classement, traitement intelligent et Intègre de manière efficace les systèmes
automatique de documents entrants ERP/CRM à la plateforme ECM d’ELO
LAD / RAD
ELO Professional ECM* :
une intégration parfaite dans votre système d’information
Courriers, CV
Factures d’achat Procédures,
ou de vente documents RH Solution ELO
. Solution unique pour
Commandes,
Mails
tous vos documents
bons de livraison . Intégration dans votre
système d’information
Une véritable
Demandes
d’achat, contrats GED …
d’entreprise
* Enterprise content management
Des interfaces adaptées à tous
Multi support
. Client Web
. Client administrateur
WEB ou JAVA
. Application mobile
IOS ou Android
Solution ELO Factures
Numérisation ou
intégration
e-factures Processus complet
. De la numérisation à la
Synchronisation Reconnaissance comptabilisation
n° pièce fournisseur,
comptable données de
et règlement facture
5 étapes clef Traçabilité complète
Numérisation . Dès la numérisation
traitement
des PDF
. Suivi de toute modification
Intégration
Circuit
écritures en
d’imputation et
comptabilité ou
validation
export ERP
Archivage, Indexation, Recherche
Processus de dématérialisation des factures d’achat
Processus basé
sur une table de
décision
Notes, pièces
jointes, Formulaires
signatures, graphiques Une solution complète
tampons adaptés à chaque
utilisateur . La richesse fonctionnelle du
Une plateforme produit permet de s’adapter à
adaptée votre mode de
fonctionnement
Flux collaboratif Gestions des
statuts de
validation
Recherche
indexée et plein
texteProcessus de dématérialisation des factures d’achat
Données métiers
. Structure d’accueil
standardisée
. Import de fichiers CSV
ou alimentation directe
des tables
Données spécifiques
. Autonomie pour
alimenter les données
complémentairesELO Professional : les bénéfices de la solution
Un R.O.I. rapide
Accélération et
Mise en place fiabilisation du
d’une GED traitement de vos Traçabilité complète
d’entreprise factures d’achat
Un confort apprécié de tous
Autonomie dans Interface intuitive
la recherche Réduction des
dépenses
pour tousTémoignage Client Christine Lambert, Responsable comptable, Société Actual
Sommaire
Présentation de la société
L’organisation avant la mise en place d’ELO
Les objectifs et raisons du changement
Les raisons du choix d’ELO plus qu’une autre solution
L’utilisation d’ELO en pratique
Les bénéfices déjà obtenus et projets autour d’ELOPrésentation de la société
L’organisation avant la mise en place d’ELO
Environ 33 000 factures sur 250 sociétés
Comptabilité SIGMA : TOTEM
Factures réceptionnées sur 200 sites
BAP manuels
Comptabilisation après BAP
Perte de factures et de temps
Comptabilisation tardive
Gestion manuelle des paiementsObjectifs du projet :
Centraliser les factures
améliorer le suivi des
dépenses des services
Générer les flux Simplifier le Accélérer et fiabiliser
comptables (Ecritures, processus de le processus de
BAP, lien PDF) vers le validation de factures règlement
logiciel de fournisseurs
comptabilité
Tracer des flux de
factures conformément
aux obligations légales
(piste d’audit fiable)Pourquoi ELO et MERCURIA
Potentiel pour Solution unique:
Déjà client avec d’autres
GED et Budget
un partenaire de applications
optimisation des maîtrisé
confiance (bulletin paie
intérimaire) flux fournisseurs
Tout en un :
Solution
paramétrable
Savoir-faire de Budget GED et
optimisation
MERCURIA maîtrisé des flux
et sécurisée
fournisseursLa solution et le calendrier du projet
Analyse et Phase Mise en
spécifications pilote : Juin production :
Avril 2016 2016 Octobre 2016
Solutions ELO utilisées :
• DocXtractor :
• Reconnaissance et lecture des factures
• ELO Professionnel 9 :
• La gestion des processus d’imputation et BAP , l’archivage et la recherche des documentsFacteurs de succès et difficultés rencontrées
Difficultés :
Périmètre réseau d’environ
Gestion des droits Révision du flux physique Pression de la direction
200 agences y compris
utilisateurs des factures pour un démarrage rapide
nouvelles arrivées,
Facteurs de succès :
Ergonomie, simplicité Respect des règles internes du
Projet soutenu par la Interface comptable et
d’accès et d’utilisation par Groupe (validation et
direction BAP
les utilisateurs délégation de paiement)Les bénéfices avec ELO Professional
Facilité de
Structuration du Sécurisation des validation
processus BAP
& de recherche
Déjà obtenus
Gain de temps à Sécurisation des
tous les niveaux décaissements
En cours d’acquisitionEvolutions de l’utilisation du produit
Montée en Mise en place
compétences d’une GED
interne intérim
Dématérialisation Etude de la
de la gestion du
documentation courrier entrant
juridique siègeVous pouvez aussi lire
