FORMATION 2014 LES ASSEMBLÉES RÉDACTION DE DOCUMENTS - (règles, contenu et forme) - ANCAI
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FORMATION 2014
LES ASSEMBLÉES
RÉDACTION DE DOCUMENTS
(règles, contenu et forme)
26 février 2014 1
INTRODUCTION
La formation traitera des documents à rédiger dans le cadre des assemblées, et ce,
tant pour l’assemblée générale annuelle, que pour les extraordinaires, celles du
conseil d’administration ou du comité exécutif.
Nous aborderons plus particulièrement les exigences quant au contenu de ces
documents, de même qu’à la façon de les rédiger, avec certaines consignes de base et
facilités liées au formatage de la structure de l’ensemble. Le tout sera additionné de
modèles dont vous pourrez ensuite vous servir pour la suite des choses.
Nous parlerons donc essentiellement des demandes d’assemblées, des avis de
convocation, des ordres du jour, des procès-verbaux et des extraits de résolution de
procès-verbaux.
Bien entendu que le tout sera étudié en prenant soin de rappeler par la même
occasion certaines prescriptions des règlements qui se rattachent à la transmission ou
aux délais à respecter pour produire ces documents.
Et pour terminer, il est important de souligner que ces documents doivent être bien
classés et conservés pour une période minimum de 5 ans. Pour ce classement, un
registre séparé doit être prévu, selon le type d’assemblée.
Espérant que cette formation vous sera utile, nous vous souhaitons donc maintenant
un bon atelier.
2
TABLE DES MATIÈRES
PROCÉDURE D’ASSEMBLÉE (ONGLET 43 DU CAHIER DES DIRECTEURS)
DOCUMENTS ET RÈGLES CONCERNANT LES ASSEMBLÉES
Assemblée générale
– Période permise pour tenir l’assemblée (*) et aide-mémoire des documents nécessaires
– L’avis de convocation – Règles (*), contenu et modèle
– Le procès-verbal (incluant l’ordre du jour) et celui du nouveau CA – Contenu, consignes et modèle
– Formulaire des présences – Modèle
Assemblées extraordinaires
– Règles pour tenir ces assemblées (*)
– La demande d’assemblée (demande ou résolution)- Règles, contenu et modèle
– L’avis de convocation – Règles (*), contenu et modèle
– Le procès-verbal (incluant l’ordre du jour) – Modèle
– Les extraits de résolutions – Règles, contenu et modèles
– Formulaire des présences (idem)
Conseils d’administration (réguliers ou spéciaux)
– La fréquence et les règles (*) pour en tenir
– L’avis de convocation et de renonciation – Règles (*), contenu et modèles
– L’ordre du jour – Modèle
– Le procès-verbal – Modèle sommaire
– Composition, démissions et destitutions (exécutif) - Règles
– Les extraits de résolutions – Règles, contenu et modèle
Comité exécutif (procès-verbal avec l’ordre du jour) – Modèle
Documents Word (exemples d’utilisation)
N.B. : (*) Les grandes règles à respecter en la matière sont résumées dans l’ensemble sur un document que
vous trouverez à la fin de ce recueil.
3PROCÉDURE D’ASSEMBLÉE
Depuis l’adoption de la nouvelle loi qui régit votre organisme de courtage, aucune
modification ne peut être apportée aux règlements généraux, au code de
déontologie, ainsi qu’au Règlement concernant les frais de courtage durant votre
assemblée générale.
Vous trouverez en annexe de vos Règlements généraux, l’ordre du jour conforme à
cette nouvelle loi pour votre assemblée générale annuelle.
Toutes modifications aux Règlements généraux, au Code de déontologie et au
Règlement concernant les frais de courtage doivent s’effectuer lors d’une assemblée
extraordinaire convoquée à cet effet. Les modifications proposées doivent être
expédiées avec l’avis de convocation quinze (15) jours avant la tenue de cette
assemblée et l’ordre du jour doit comporter uniquement sur les modifications
proposées. Aucun autre sujet ne pourra être abordé.
Prenez note que cette assemblée extraordinaire peut se tenir le même soir que votre
assemblée générale annuelle, mais vous devez quand même effectuer deux
convocations distinctes. Ces deux (2) avis de convocation peuvent être expédiés dans
la même enveloppe.
Vous trouverez en annexe, la partie de vos Règlements généraux traitant de ce sujet.
4Assemblée générale annuelle
Aide-mémoire
La convocation
□ – Poster l’avis au moins15 jours avant la date prévue de l’assemblée
□ – Inclure le procès-verbal de votre dernière AGA
□ – Inclure les procès-verbaux non adoptés de vos assemblées extraordinaires
□ – Inclure l’ordre du jour identique à celui de l’Annexe 1 de vos règlements
L’assemblée
□ – États financiers vérifiés
□ – Budget adoptés par le CA
□ – Règlements généraux APPROUVÉS par la CTQ
□ – Code de déontologie APPROUVÉS par la CTQ
□ – Frais de courtage APPROUVÉS par la CTQ
□ – Règlements dans les marchés autres que publics APPROUVÉS par la CTQ
□ – Rappeler au CA le point « Rapport du conseil d’administration »
□ – Bulletins de vote
□ – Tableau (si possible)
□–
□–
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Assemblée générale annuelle
20
Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle des membres, Les Transporteurs
en vrac , tenue le ,à
,à .
PRÉSENTS :
ABSENTS :
INVITÉS :
Sous la présidence d’assemblée de M. , le quorum
étant établi, l’assemblée est déclarée régulièrement constituée.
Signature (secrétaire)
Adopté à _________________, le _________________20__
7ITEM 7, RAPPORT DU VÉRIFICATEUR;
ITEM 1, OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE;
Monsieur , CA, procède à la présentation des états
AGA14-1 : Il est proposé par M. , appuyé par M.
financiers de la corporation et des résultats de son audit. On retiendra, qu’à
, et résolu à l’unanimité l’ouverture de l’assemblée à
son avis, les états financiers présentés donnent, à tous les égards
.
importants, une image fidèle de la situation financière de l’association au
20 .
ITEM 2, PRÉSENCES ET QUORUM ; En résumé, la corporation a dégagé un excédent significatif de $
de ses entrées de fonds sur ses sorties de fonds. L’excédent vient
Les membres étant présents et le quorum étant établi, l’assemblée est essentiellement de la hausse des cotisations des membres et des
légalement constituée. contributions des nouveaux membres.
ITEM 3, ÉLECTION DU PRÉSIDENT D’ASSEMBLÉE; ITEM 8, ACCEPTATION DES ÉTATS FINANCIERS;
AGA14-2 Il est proposé par M. , appuyé par M. Après la présentation des états financiers, M. , invite
, et résolu à l’unanimité que M. , agisse comme les membres à adresser leurs questions afin qu’il puisse y répondre,
président d’assemblée. après quoi;
AGA14-7 Il est proposé par M. , appuyé par M. ,
ITEM 3a, ÉLECTION D’UN SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE; et résolu à l’unanimité, l’adoption des états financiers de 20 vérifiés
par la firme comptable .
AGA14-3 Il est proposé par M. , appuyé par M. ,
et résolu à l’unanimité que M. , agisse comme
secrétaire d’assemblée. ITEM 9, LECTURE ET ADOPTION DES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES DE LA
PROCHAINE ANNÉE;
ITEM 4, LECTURE ET ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR; M. fait la lecture et explique le budget que le
conseil d’administration a adopté en 20 . Celui-ci
AGA14-4 Il est proposé par M. , appuyé par M. , doit être adopté par la présente assemblée et peut aussi être modifié par
et résolu à l’unanimité, l’adoption de l’ordre du jour. l’assemblée avant adoption. De façon générale, les entrées de fonds
prévues sont moins élevées que l’an dernier, ceci considérant qu’il y aura
moins de nouvelles réinscriptions et que la remise aux membres pour
ITEM 5, SUJETS À INSCRIRE À VARIA; paiement rapide passerait à 15$, comparativement à 5$ en 20 .
Du côté des sorties de fonds, on anticipe une augmentation du temps de
AGA14-5 Il est proposé par M. , appuyé par M. , répartition, on revoit à la baisse le budget de formation et à la hausse les
et résolu à l’unanimité, de laisser le varia ouvert. frais de déplacements des employés (présence accrue sur les chantiers
cette année). Après présentation et explication du budget;
ITEM 6, LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS VERBAL DE LA DERNIÈRE AGA14-8 Il est proposé par M. , appuyé par M.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE; et résolu à l’unanimité, l’adoption du budget d’opération pour l’année 20 ,
tel que présenté et adopté par le conseil d’administration.
Le directeur procède à la lecture du procès-verbal. Il invite ensuite les
membres présents à cette assemblée à en valider la conformité et à
l’adopter. À la suite de cette lecture; ITEM 10, RAPPORT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION;
AGA14-6 Il est proposé par M. , appuyé par M. , Le président de la corporation, M. , profite de ce point pour remercier les
et résolu à l’unanimité, l’adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du représentants de l’ANCAI, de s’être déplacés pour l’assemblée. Il s’adresse ensuite à tous les
20 , tel que lu. membres pour faire le bilan de la corporation pour l’année 20 .
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Documents Word (exemples d’utilisation)
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Vous pouvez aussi lire
