Guide du partenaire - Réinventez vos événements ! Grand Quai du Port de Montréal
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1
Réinventez vos événements !
Grand Quai du Port
de Montréal
Guide du partenaire
2
Nous sommes très heureux de vous
compter à titre de partenaire d’Expérience !
Ce guide vous donnera tous les outils
nécessaires pour mettre votre expertise
de l’avant lors de l’événement !
Faites vivre une expérience !
Démontrer aux 1000 visiteurs la multitude
de possibilités qui s’offrent à eux ; VOUS
êtes la clé qui leur permettra de réinventer
leurs événements ! Nous vous conseillons
d’éviter de tenir un espace d’exposition
classique incluant une table, 2 chaises et
d’y distribuer des brochures. Faites preuve
de créativité !
3
Table des matières
Informations générales 4
Détails de l’espace d’exposition 5-6
Dates importantes 7
Montage et démontage 11-14
Engagement de l’exposant 154
Informations
générales Lieu
Grand Quai
du Port
de Montréal
200, rue de la Commune Ouest
Montréal (Québec)
H2Y 4B2
Le Grand Quai du Port de Montréal
Personnes - se situe en face du Musée Pointe-
à-Callière, à l’angle de la rue de
ressources Callière et la rue de la Commune
Ouest / Promenade du Vieux-Port.
Logistique
Comment s’y rendre
Benoit Duhamel
T : 514 392-4116 En voiture Stationnement payant
benoit.duhamel@tc.tc disponible au Grand Quai
Mélissa Landre En métro Station Place d’Armes
T : 514 392-2059 En autobus veuillez consulter
melissa.landre@tc.tc http://stm.info/fr
Horaire de
l’événement
Montage
des exposants
19 février 2020
9h30 à 19h
Pour le public
20 février 2020 Stationnement
8h30 à 19h30
250 espaces de stationnement
Pour les exposants sont disponibles au Grand
20 février 2020 Quai (Terminal 2) au tarif
7h à 19h30 fixe de 25 $ par véhicule.
Une fois le stationnement
Cocktail Expérience
du Terminal 2 complet,
20 février 2020 les participants seront
17h à 19h automatiquement redirigés
Démontage vers les stationnements
des exposants de la société du Vieux-Port.
20 février 2020
17h15 à 20h5
Détails
de l’espace
d’exposition
L’espace 5’ x 10’ L’espace 10’ x 10’ L’espace 20’ x 10’
ou l’espace 20’ x 20’
Client Événement Projet Dessiné par
1
TC MÉDIA EXPÉRIENCE Salon EXPÉRIENCE JPK
2019-11-13 3
L’espace 5’ x 10’ inclut une table L’espace 10' x 10' inclut un mur L’espace 20’ x 10’ ou
Client Événement Projet Dessiné par
2
TC MÉDIA EXPÉRIENCE Salon EXPÉRIENCE JPK
2019-11-13 3
cocktail uniquement. Il n’y aura arrière de PVC blanc de 10’ x 8’ Client
20’ x 20’ collé à un mur, sera
Événement Projet Dessiné par
pas de mur blanc dans le fond avec 2 côtés de 15’’ x 8’h aussi
3
TC MÉDIA EXPÉRIENCE Salon EXPÉRIENCE JPK
accompagné d’un mur arrière
2019-11-13 3
de votre espace. Le plancher de en PVC blanc. Vous aurez à de PVC blanc de 20’ x 8’ avec
votre espace est en béton gris. votre disposition dans votre 2 côtés de 15’’ x 8’h aussi en
Vous aurez à votre disposition espace une prise électrique PVC blanc. Vous aurez à
dans votre espace une prise 15 amp. Le plancher de votre votre disposition dans votre
électrique 15 amp. espace est en béton gris. espace une prise électrique de
15 amp. Le plancher de votre
espace est en béton gris.
L’Espace 20’ x 20’ central
Personnalisation de votre espace kiosque Si votre espace 20’ x 20’ est
central, un marquage au sol
Vous souhaitez ajouter votre marque et personnaliser votre délimitera votre espace.
espace kiosque sur mesure ? Vous avez la possibilité d’offrir
Voici quelques options que le Groupe ABP vous propose : une expérience 360 degrés
● Ajouter de la couleur, une image ou un logo sur votre mur blanc lors de l’aménagement de
● Conception de kiosque sur mesure votre espace. Vous aurez
● Décor, mobilier, plantes et enseignes à votre disposition dans
Veuillez contacter notre fournisseur officiel ABP votre espace une prise
Marie-Claude Dufour
électrique de 15 amp.
T : 418 654-0029 #3200
exposition@standex.ca Le plancher de votre espace
est en béton gris.
Vous avez besoin de matériel audio-visuel et/ou d’éclairage
pour votre espace kiosque ?
Veuillez contacter notre fournisseur officiel FMAV
Marie-Josée Desrosiers
T : 514 843-1971
mjdesrosiers@fmav.ca
Pour ajouter ces services, veuillez contacter les fournisseurs officiels de l’événement
pour recevoir une soumission. À noter qu’en tant qu’exposant, vous bénéficier
d’un tarif préférentiel pour les commandes à l’avance.6
Règles
d’exposition
Permis Gestion des
d’alcool matières résiduelles
Par un souci d’écoresponsabilité, divers bacs
Il n’est pas possible de servir,
de triage seront disponibles pour assurer la gestion
offrir ou vendre de l’alcool
écologique de vos matières résiduelles lors
dans votre espace kiosque
du montage et du démontage. L’exposant est
sans avoir un permis émis
responsable de la gestion de ses matières résiduelles.
par la Régie des courses
Les boîtes et les cartons surdimensionnés doivent
et des jeux du Québec. Une
être pliés par l’exposant. Les palettes de bois doivent
copie de votre permis devra
être prises en charge par l’exposant.
obligatoirement être
remis au promoteur
avant l’événement.
Tirage
Les exposants désirant organiser
un concours, tirage ou jeu
de hasard à leur kiosque doivent
Hauteur se conformer aux exigences
de la Régie des Alcools
La hauteur des objets exposés
des Courses et des Jeux.
(incluant les décorations) ne
L’exposant est responsable
Accrochage doit pas dépasser 12 pi de
hauteur. Tous les appareils
d’aviser le promoteur.
et affichage d’affichage doivent être
confinés dans l’espace de
L’accrochage au plafond l’exposant. Aucune partie
n’est pas permis. L’affichage d’équipement ou de panneau
autocollant au sol est interdit ; ne doit être affichée, clouée WIFI
les tapis sont permis. Pour ou autrement attachée aux Le Grand Quai dispose du réseau
toutes questions relatives colonnes, murs, planchers ou WIFI public exclusif à #Telus.
à l’accrochage et l’affichage, à d’autres parties du bâtiment Le réseau WIFI peut accueillir
veuillez communiquer avec ou à des meubles, de manière un maximum de 800 connections
le promoteur. à ne pas les dégrader. en simultané et partage
une bande passante limitée à
10mb/s. Ce réseau sera optimal
pour la prise de courriel ou
encore accéder à des pages
Services alimentaires web uniquement. Les modalités
Vous pouvez offrir des aliments et/ou boissons de connexion vous seront
non-alcoolisés à votre espace d’exposition. données lors de la journée
Veuillez en aviser le promoteur avant l’événement. du montage. Si vous avez
Des cuisines pourraient être disponibles sur place besoin d’une connexion WIFI
pour votre utilisation. Pour plus de détails, avec un plus haut débit, veuillez
veuillez communiquer avec le promoteur. communiquer avec le promoteur.
Des frais s’appliqueront.7
Dates importantes
Logistique
MAINTENANT Compléter votre profil 17 Rencontre
JANV préparatoire
Compléter votre profil dans votre espace partenaire
pour activer votre page web dédiée sur le site web Rencontre préparatoire
de l’événement logistique pour
Vous recevrez un courriel d’invitation qui vous permettra les exposants – sous
de vous connecter à votre espace partenaire. forme d’un webinaire
7
FÉV
Inscription
invités
7
FÉV
Inscription
employés
17
FÉV
Réception de
votre badge
Inscription de vos Inscription des Réception de
laissez-passer (invités) employés de votre votre badge pour
via votre espace kiosque via votre l’événement par
partenaire espace partenaire courriel
Votre participation en tant que partenaire à l’événement vous donne droit
à un certain nombre de billets gratuits valides pour l’expérience découverte.
L’expérience découverte inclut :
● Accès à l’exposition
● Accès aux conférences et démonstrations de la scène FMAV uniquement
● Le cocktail Expérience
● La plateforme de réseautage
Pour avoir accès à l’expérience complète et assister aux conférences des autres scènes, veuillez vous inscrire :
https://experience.lesaffaires.com/inscription8 Dates butoirs pour profiter
des tarifs préférentiels
Commandes auprès
des fournisseurs officiels
Les bons de commande des fournisseurs ci-bas sont disponibles sur le site web de l'événement dans l'espace partenaire.
Dates limites
Fournisseurs
Description pour bénéficier Tarifs réguliers
Services officiels et
du service des tarifs et dates limites
ressources
préférentiels
Conception GROUPE ABP
de kiosque Mobilier, enseignes, plantes, Marie-Claude Dufour À partir du
31 janvier 2020
sur mesure, fleurs etc. T : 418 654-0029 #3200 1er février 2020
décor et matériel exposition@standex.ca
FMAV
Moniteurs, écrans, trépieds, Marie-Josée
Desrosiers À partir du
Audio-visuel ordinateurs, tablettes, éclairage, Chargée de Projets
5 février 2020
6 février 2020
micros, haut-parleurs T : 514 843-1971
mjdesrosiers@fmav.ca
exclusif Réception de votre matériel à
l’avance à l’entrepôt du Groupe
ABP, livraison et déchargement
au Grand Quai de votre GROUPE ABP Votre matériel doit être reçu
Manutention
matériel, livraison à votre Marie-Claude Dufour à l’entrepôt du Groupe ABP
de marchandises
espace, entreposage pendant T : 418 654-0029 #3200 entre le 22 et le 31 janvier 2020
à l’avance exposition@standex.ca inclusivement
l’événement, retour de vos
boîtes vides et/ou palettes de
bois, retour de votre matériel
à l’entrepôt ABP.
exclusif Déchargement de votre
matériel au Grand Quai,
livraison à votre espace, En tout temps
Manutention
entreposage pendant
sur place Groupe ABP sera sur place
l’événement, retour de vos pour vous offrir ce service sur place
boîtes vides et/ou palettes
de bois après l’événement.
exclusif Collecte de vos boîtes vides
et/ou palettes de bois à
votre espace d’exposition GROUPE ABP En tout temps
une fois votre montage Marie-Claude Dufour
Entreposage
terminé, entreposage pendant T : 418 654-0029 #3200 Groupe ABP sera sur place
l’événement et retour de vos exposition@standex.ca pour vous offrir ce service au besoin
boîtes vides et/ou palettes de
bois après l’événement9
Grand Quai du Port de Montréal
1 Stationnement Terminal 2
2 Terminal 1
Événement Expérience et accès aux portes doubles
pour le montage et le démontage
3 Grande Allée
Entrée et sortie pour le montage et démontage
4 Promenade du Vieux-Port
1 2
3
410 Plan logistique du Grand Quai
pour la livraison des partenaires
A Préposé A File
Confirme votre heure d’arrivée pour le montage
Moins de 30 minutes - accès à la file d’attente Déchargement
Plus de 30 minutes - l’exposant doit revenir plus tard
Barricades
B Préposé B
Vous donne accès à la file d’attente
1 Portes doubles
Ouverture de la barrière selon les directives du préposé A
Toute livraison au Grand Quai devra
Ouverture de la barrière à la sortie des exposants 3 s’effectuer par les portes doubles.
Dirige les exposants vers le stationnement
5 La dimension d’une porte double est de :
6’ de large par 8,75’ de haut
C Préposé C 7
Vous donne accès à l’espace de déchargement 9
Ouverture de la barrière
11
D Préposé D 13
Vous donne une feuille à mettre dans le pare-brise de votre véhicule
pour confirmer l’heure de départ (durée du déchargement : 20 minutes)
15
E Zone de déchargement
Espace de déchargement pour le montage et le démontage
F Entrée pour l’accès au stationnement du Terminal 2
G Entrée des visiteurs le jour de l’événement
Agent de sécurité Grand Quai
Important
Aucun véhicule n’est autorisé à rester sur l’Allée Centrale une fois le déchargement terminé.
F
Allée Entrée des véhicules C
centrale B
A Sortie des véhicules E
11 33 55 77 99 D 11
11 13
13 15
15
G
Terminal 1
A1 B1 C1 D1 E1 F1 G1
Fleuve Saint-LaurentImportant
11
Montage
19 février 2020
Toute livraison
au Grand Quai devra 6’
s’effectuer par de large
les portes doubles.
Votre marchandise
Afin de faciliter l’accès doit respecter
au Grand Quai, ces dimensions
pour pouvoir entrer 8,75’
une heure d’arrivée pour de
votre montage vous sera et sortir
du Grand Quai. haut
assignée le 19 février
entre 9h30 et 17h.
La dimension
Vous devrez respecter d’une porte double
la plage horaire est de :
assignée.
Le camion ne peut
excéder 26’.
Pour une livraison
particulière hors format,
veuillez communiquer
avec le promoteur
de l’événement Benoit
Duhamel, Coordonnateur
À noter qu’il n’y a pas logistique de
de débarcadère. l’événement. Vous devrez prendre
les précautions
Des chariots à roulettes nécessaires pour
seront disponibles sur protéger les planchers,
place pour faciliter les fenêtres, les colonnes,
le déchargement les murs et les tapis
et chargement pendant le déplacement
de votre véhicule. de vos équipements.Montage
12
Livraison 19 février 2020
Livraison du matériel par Livraison du matériel par
le fournisseur officiel Groupe ABP l’exposant et/ou un transporteur
Groupe ABP vous offre un service clé en main. Si vous faites vous-même la livraison
Un service qui vous permet d’éviter l’attente lors 1 de votre matériel ou que vous utilisez
du montage et qui vous assure que votre matériel le service d’un transporteur externe
sera déjà dans votre espace lors de votre arrivée pour la livraison de votre matériel,
au Grand Quai le 19 février. veuillez vous assurer de respecter
la plage horaire de montage assignée.
Vous devez absolument être présent
Ce service inclut lors de la livraison. Votre camion ne
● Déchargement de votre matériel à l’entrepôt ABP peut excéder 26’.
● Livraison de votre matériel au Grand Quai
et dans votre espace kiosque le jour du montage
● Entreposage de vos boîtes vides et/ou palettes Lors de son arrivée au Grand Quai,
de bois pendant l’événement 2 celui-ci devra s’identifier au préposé A
● Livraison de vos boîtes vides et/ou palettes de bois qui validera l’heure d’arrivée et le dirigera
dans votre espace à la fermeture de l’événement vers l’entrée des véhicules. Par la suite,
● Retour de votre matériel à l’entrepôt ABP le préposé B, vous donnera accès à
l’espace de déchargement. Une feuille
Pour utiliser ce service, vous devez envoyer indiquant votre heure de départ vous sera
votre marchandise à l’avance au Groupe ABP. remise. Cette feuille devra être placée
Groupe ABP doit recevoir votre matériel entre sur le pare-brise du véhicule / camion.
le 22 et le 31 janvier 2020 inclusivement.
Vous disposez d’un maximum de
3 20 minutes pour décharger le véhicule.
Des chariots seront disponibles
pour le transport de votre matériel,
du véhicule à votre espace kiosque.
Livraison Si vous utilisez un camion cube
pour la livraison de votre matériel,
au Grand Quai veuillez prévoir une rampe
de chargement.
Pour toute livraison au
Grand Quai, veuillez apposer Une fois le véhicule déchargé,
l’information suivante sur 4 le transporteur doit immédiatement
chacune des boîtes et/ou quitter l’Allée centrale. Des espaces de
palettes de chargement : stationnement sont disponibles pour les
camions de 10’ et moins au Terminal 2
au tarif fixe de 25 $. Aucun véhicule n’est
Nom de la compagnie
autorisé à demeurer dans la zone de
No de kiosque débarquement sur l’Allée centrale.
Nom et téléphone
Tous les exposants devront avoir
5
Expérience – les affaires
terminé le montage de leur espace
20 février 2020
kiosque le 19 février à 20h00.
Important : Aucune livraison Important : Aucun véhicule ne sera autorisé à avoir
ne sera acceptée avant accès à l’Allée centrale pour le déchargement de
le 19 février. matériel le 20 février.Montage 13 Entreposage Entreposage pendant l’événement Veuillez noter qu’aucune salle n’est disponible pour l’entreposage de votre matériel sur place. Vous pouvez ainsi utiliser le service d’entreposage offert par Groupe ABP ou mettre votre matériel dans votre véhicule une fois le montage de votre kiosque terminé. Il est strictement interdit de laisser des cartons vides ou petits caissons de transport dans votre espace kiosque. Service exclusif offert par Groupe ABP Ce service inclut ● Entreposage de vos boîtes vides et/ou palettes de bois pendant l’événement ● Livraison de vos boîtes vides dans votre espace à la fermeture de l’événement ● Collecte de vos boîtes et/ou palettes de bois dans votre espace une fois votre montage terminé Si vous avez besoin d’entreposer du matériel pendant l’événement, veuillez-vous référer à la trousse d’activation exposant du groupe ABP. Si vous n’utilisez pas le service de manutention, les coffres de matériel technique ou les boîtes vides et/ou palettes de bois doivent être retournés dans votre véhicule / camion.
14
Démontage
20 février 2020
À partir de 17h15 seulement,
1 vous pourrez commencer à démonter
votre kiosque. Pendant ce temps,
le personnel de ABP commencera à
retirer les tapis d’allées et le vestiaire
devra être déplacé.
Il est du devoir de l’exposant de remettre
2 l’espace dans l’état où il a été trouvé.
Des chariots de chargement seront
3 disponibles pour le transport
de votre matériel.
Une fois, seulement, que le Grand Quai
4 ouvrira les grandes portes doubles
et que votre chariot de chargement
sera prêt, présentez-vous avec
votre marchandise à la porte double.
Un préposé vous remettra alors
un coupon qui vous permettra d’aller
chercher votre véhicule et d’avoir
accès à l’espace de chargement sur
l’Allée centrale du Grand Quai pour
une période limitée.
À noter qu’il est possible qu’un temps
d’attente soit nécessaire afin que
votre véhicule accède à l’espace de
chargement devant les grandes portes
doubles. Les véhicules et camions
de chargement pourront accéder à
cet espace à partir de 16h30 seulement.
Une fois votre véhicule dans l’espace
5 stationnement de chargement,
vous disposez d’un maximum de
20 minutes pour charger votre véhicule.
Tous les contrevenants seront facturés
à leur frais.
Tous les exposants devront avoir terminé
6 le démontage de leur espace kiosque
le 20 février pour 20h00 au plus tard.15
Engagements
de l’exposant
Inscription à l’événement Assurances et responsabilités
Tous les participants affiliés aux exposants devront être de l’exposant
inscrits au salon. Les participants doivent être employés
Le partenaire / exposant déclare avoir auprès
de l’entreprise louant le kiosque ou être directement liés
d’un assureur, et s’engage à maintenir en vigueur durant
à celle-ci. Pour compléter les inscriptions, rendez-vous
la durée des événements faisant l’objet des présentes,
sur votre espace partenaire. À tout moment, vous pourrez
une assurance responsabilité professionnelle dont la limite
inscrire ou modifier les inscriptions.
minimale, tous dommages inclus, est d’au moins un million
Quelques jours avant l’événement, votre badge exposant de dollars (1 000 000 $) pour l’événement Expérience.
vous sera envoyé par courriel. Vous pourrez imprimer
votre badge pour éviter la file et accélérer votre entrée
sur le site le jour de l’événement.
Les badges devront être portés en tout temps pour avoir
accès au salon. Ils ne devront pas être masqués par l’ajout
de cartes d’affaires, rubans ou logo d’entreprise.Montréal 1100, boul. René-Lévesque Ouest 24e étage Montréal (Québec) H3B 4X9 Téléphone : 514 392-4660 • 1 800 361-5479 Télécopieur : 514 392-2068 lesaffaires.ventes@tc.tc
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