La problématique et les aspects pratiques des ruptures de stock au sein d'une officine hospitalière - 25 avril 2019 - afphb
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La problématique
et les aspects pratiques
des ruptures de stock
au sein d'une officine hospitalière
Julie Steens
Pharmacien hospitalier
Hôpital Erasme – Bruxelles
25 avril 2019
PLAN Résultats de l’enquête EAHP 2018 : EAHP’s 2018 Survey on Medicines Shortages to improve patient outcomes Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Taux de réponses à l'enquête
• 38 pays : 1.666 réponses (dont 90 réponses pour la Belgique)
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Fréquence
• En Europe :
75 % au moins 1 rupture de stock/semaine
35 % quotidiennement 90% au moins
38 % hebdomadairement 1 rupture de
stock/semaine
16 % mensuellement
11 % occasionnellement
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Nature
• Type de molécule
2014 : 51 % médicaments originaux
37 % médicaments génériques
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Nature
Top 3 : Antibactériens 77 % (57 % en 2014) :
Vaccins 43 % (20 % en 2014) :
Médicaments en oncologie 39 % (53 % en 2014) :
Autres catégories : produits de contraste, analgésiques, immunoglobulines
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Nature
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Durée
• Durée moyenne = 2,2 mois (± 2,2 mois en Belgique)
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Durée
• Durée la plus longue de la rupture de stock : 13,2 mois (± 15 mois en Belgique)
2018
2014
Arrêt de commercialisation : spécialité qui n’est plus en stock depuis 15 mois (ex : Reopro)
Maniprex : RS depuis février 2018, annoncée jusque janvier 2020 arrêt de commercialisation
Penadur : RS depuis 2015
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
Système de notifications des RS
• En Belgique
70 % : système de notifications des
médicaments en RS
Est-ce efficace ?
Oui (62 %)
EAHP Medicines Shortages Survey 2018
NON non informés
OUI Site web de référence : www.afmps.be (www.cbip.be)
Groupe de travail :
Imposer la déclaration d’un RS à l’Agence dès que la commande ne peut être
livrée endéans les 3 jours (actuellement 14 jours)
Arbre décisionnel permettant à l’Agence de distinguer les RS critiques (inciter
l’importation) + conseils nationaux (alternative)
Dérogation
Fichier des RS sur le site de l’Agence
Personne de contact à l’AFPHB : celine.vanwetter@ghdc.beSystème de notifications des RS
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Equivalence thérapeutique
Equivalence thérapeutique trouvée la plupart du temps
En Belgique :
- 4 % : tout le temps
- 81 % : la plupart du temps
- 15 % : parfois
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Temps
Temps passé à gérer une rupture de stock sur une semaine ( par rapport à 2014)
En Belgique :
< 1 heure 7%
Jusqu’à 5 heures 47 % 75 %
Jusqu’à 10 heures 28 %
Jusqu’à 15 heures 8%
Plus de 15 heures 10 %
Danemark, Islande, Russie = > 15 h (majoritairement)
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Impact
Etes-vous d'accord avec la déclaration européenne suivante :
« Les ruptures de stock dans mon hôpital ont un impact négatif sur les soins procurés au patient (patient care ) »
13 % incertain
47 % d'accord
31 % extrêmement d'accord
En Belgique :
13 % incertain
40 % d'accord
42 % extrêmement d'accord
Résultats approximativement similaire lié à l'impact économique
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Impact
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Impact
Delays of care/therapy in the disease pathway
“Delay in care or being prescribed 2nd line antibiotics for an infection. Being forced to prescribe broader spectrum
antibiotics because narrower spectrum was not available and increase risk for antimicrobial resistance.” –
Ireland
Readmission due to treatment failure
“Psychiatric patients stopped their therapy and it caused readmissions.” – Croatia
Medication error
“We had alternative generic parallel of antibiotic which had a confusing name so nurse almost gave the wrong
antibiotic to the patient (I have found out by accident -cases like this for sure can be found out more in practice at
the ward).” – Croatia
Adverse events/greater toxicity
“The shortage of amoxicillin IV has lead to treatment of patient with gentamicine/vancomycine with more
toxicity!” – Netherlands
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Impact
Increased length of stay in hospital
“Longer wake up times after OP, because of Remifentanyl shortage -> Impact on Duration of the stay in
intensive care unit -> less beds to offer -> less surgery possible.” – Switzerland
Cancellations of care (abandoned or terminated)
“Cancellation of cure for shortage of polyvalent immunoglobulins.” – France
Suboptimal treatment/ inferior efficacy
“Shortage of fractioned heparine caused us to use a therapeutic alternative that has a worse risk/ benefit ratio.” –
Bulgaria
Transfer of a patient to a facility where a medicine can be provided
“Lack of IgG immunoglobulin and transfer of patient to another hospital where the drug was available.” –
Greece
“Shortages of same antibiotics and cytostatics causes sending patients to other facilities.” – Serbia
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Gestion des ruptures de stock
Informer et Essayer de se Analyser Informer de Substitution Changer le
conseiller fournir le quand la RS la RS thérapeutique Formulaire
une médicament sera
alternative chez un autre terminée
fournisseur EAHP Medicines Shortages Survey 2018Gestion des ruptures de stock
Créer de nouveaux Réajuster Revoir Supprimer
systèmes de les budgets les descriptions la pratique
communication et des profils d'amélioration
outils d'alertes et d'initiatives de
pour les développement
prescripteurs EAHP Medicines Shortages Survey 2018Gestion des ruptures de stock
What changes (if any) in practice has your hospital needed to make in order to deal with the
shortages problem ?
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Solutions réglementaires
42 % None of the above
35 % Heads of Medicines Agency/EMA Taskforce on availability of authorised medicines
28 % Activities of COST Action 15105 - European Medicines Shortages Research Network -
addressing supply problems to patients
43 % The medicine shortages catalogue of the EMA En Belgique
38 % None
20 % Heads of
Medicines
Agency/EMA
14 % COST Action
28 % catalogue of the
EMA
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Solutions réglementaires
Which of the following proposed policy solutions on medicines shortages would you
personally support ? (tick all that apply)
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Solutions réglementaires Récemment : loi donnant la priorité aux patients belges pour la livraison des médicaments par les grossistes-répartiteurs a été adoptée à la Chambre (proposition en cours)
Recommandations
Information du fournisseur
“Information on early state by manufacturer (to hospital, ministry of health) is most effective preventing
measure.” – Poland
Stock
“More responsibility od producers to assure the presence of their medicines in commerce, even if they have other
countries where they commerce these medicines, perhaps where they gain more.” – Italy
“Every hospital in the UK has pharmacists dealing with the same problem. Valuable loss of time. If one
person did it & the rest comply/tweak would be time effective.” – United Kingdom
“At the moment we seem to have no National System in Ireland and we rely on information that is drip-fed
from Pharmaceutical Reps. The EU needs to lead on this. Also I have serious concerns on how the EU
Falsified Medicines Directive will impact on Ireland, as a peripheral EU English Speaking country in the
context of Brexit.” – Ireland
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Recommandations
Importation
“I don’t understand that one product in a country is not available but we can buy the same product in a foreign
country in that case the firm should be obligated to import it itself out of the foreign country instead of we have
to buy it in the foreign country.” – Belgium
“It would be useful if there could be regulation to prevent companies charging significantly higher prices for a
very similar medicine imported unlicensed from UK. This can be very costly in regularly prescribed items and
must be profitable for these companies.” – Ireland
Marché parallèle
“I think EU could ask for a report from every Ministry of Health in EU member countries about this topic
(to be compulsory and maybe verifiable, being known that some countries like Romania tend to make fake
reports in order to not give explanations about shortages). And parallel export policies with harsh consequences
if the regulations are not respected.” – Romania
Cause
“I think it would we useful to get information about why are there shortages in general, and about the specific
cause in every shortage.” – Spain
EAHP Medicines Shortages Survey 2018Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Nombre de ruptures de stock recensées à l’Hôpital Erasme (2013-2018)
858 lits, 1.500 médicaments inscrits au Formulaire thérapeutique
En 2015, 2017 et 2018 : 1 RS/jour de travail
Depuis 2013, approximativement 650 médicaments différents ont été en rupture de stock.Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Durée des ruptures de stock (2013-2018)
Une majorité de RS d'une durée : > 15 jours < 60 jours
2013 2014 2015 2016 2017 2018
Total ≤ 15 jours 45 (23 %) 53 (25 %) 45 (17 %) 41 (18 %) 48 (18 %) 51 (19 %)
Total > 15 jours < 60 jours 90 (45 %) 78 (37 %) 131 (50 %) 85 (38 %) 104 (40 %) 118 (44 %)
Total ≥ 60 jours < 180 jours 36 41 50 52 56 72
Total ≥ 180 jours 28 37 35 48 52 29
Total 199 209 261 226 260 270
Si nous avions un stock > 60 jours > 50 % des ruptures de stockGestion des ruptures de stock en officine hospitalière Alternatives (2013-2018) Les différentes alternatives : • Autre conditionnement à la firme • Quota déterminé par la firme • Médicament importé par la firme • Commande chez le grossiste • Emprunt à un autre hôpital • Alternative thérapeutique • Importation • Modification de la quantité délivrée (stock faible)
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Alternatives (2018)
n = 215Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Alternatives (2018) Plusieurs alternatives peuvent être déterminées pour une même rupture de stock.
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Alternatives (2013-2018)
Impact financier
Exemple : médicaments importés suite à une rupture de stock d'un médicament indisponible en Belgique (coût à
charge du patient pris en charge par l'hôpital)
1. Xylocaïne + adrénaline 1 % 20 ml Alternative commandée à l'étranger : 200 flacons
2 % 20 ml
Prix d'achat HTVA = 2,50 € Prix d'achat HTVA = 10,50 €
Coût à charge du patient = 3,13 € Coût à charge du patient = 13,53 €
NON facturé au patient
Perte = ± 2.000 €
2. Aciclovir Hospira inj 250 mg 10 ml Alternative commandée à l'étranger : 450 flacons
Prix d'achat HTVA = 5,29 € Prix d'achat HTVA = 12,50 €
Coût à charge du patient = 1,26€ Coût à charge du patient = 16,13 €
NON facturé au patient
Perte = ± 3.375 €Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Médicament Nombre RS Alternative Grossiste Etranger
Fréquence et nature Aacidexam inj 1 ml 5 mg
Nimbex amp10 mg/5 ml
11
10
14
11
0
0
10
2
(2013-2018) Imovax vaccin polio inj 0,5 ml 9 6 6 0
Vitamine-B-1 Sterop inj 2 ml 100 mg 9 8 5 0
Aldactone comp 25 mg 9 7 5 0
Maxitrol pomm opht 3,5 g 9 9 5 0
Calciclo(CaCl2) Sterop inj 10 ml 0,8 g 9 12 2 0
Eusaprim inj 5 ml 80/400 mg 8 8 1 5
Natulan comp 50 mg 8 2 1 1
Primperan inj 10 mg/2 ml 8 10 4 0
Litican inj 50 mg/2 ml 8 9 3 0
Aspegic inj 5 ml 500 mg 8 7 5 0
Temesta inj 1 ml 4 mg 7 12 1 2
Trazodone Mylan compr 100 mg 7 9 3 0
Tuberculine-PPD inj 1,5 ml 2 U/0,1 ml 7 6 0 2
D-Cure sol huileuse amp 25000 IE/1 ml 7 7 7 0
> 5 fois en RS depuis 2013 Bactroban crème nasale 3 g 7 8 5 0
Aciclovir Hospira inj 10 ml 250 mg 7 6 0 2
Anti-infectieux, vaccins, Alkeran inj 50 mg 7 0 0 0
produits de contraste, Lipitor compr 20 mg 7 5 4 0
Augmentin P inj 500 mg/50 mg 6 8 2 2
médicaments en oncologie,
Telebrix-30-Meglumine 100 ml 6 10 0 0
analgésie, … Isuprel inj 1 ml 0,2 mg 6 6 3 0
Silicone spray 500 ml 6 1 0 0
Syntocinon inj 10 U/ml 1 ml 6 7 0 7
Eusaprim compr 800 mg 160 mg 6 8 3 0
Pred-forte collyre 5 ml 1 % 6 5 2 0
Vaseline Fagron FDC pomm 100 g 6 7 0 0
Sufenta inj 2 ml 5 mcg/ml 6 3 1 1
Iomeron-400 inj 200 ml 6 8 2 1
Vitamine-B6 Sterop inj 2 ml 100 mg 6 2 2 0
Lacrinorm larmes artificielles gel 10 g 6 4 3 0
Omnipaque-240 inj 20 ml 6 4 1 0
Oncotice pro inst sol 6 2 0 0
Zantac inj 50 mg/2 ml 6 3 3 0Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Sources d’information d’un RS Fichier des commandes non réceptionnées à 14 jours Livraison non reçue (
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Fichier des commandes non réceptionnées à 14 jours
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Tableau des RS/RM
• Médicament en RS
• Date du début de la RS
• Date de fin de la RS
• Consommation mensuelle basée sur les achats
• Stock du médicament en RS (comptage hebdomadaire)
• Alternative à la RS
• Stock de l’alternative au médicament en RS
• Localisation du médicament à délivrer : stockage du médicament en RS
• Communications de la Pharmacie
Médicament en gras : médicament à délivrer
Mise à jour hebdomadaire par le pharmacien responsable de la gestion des RS
Accessibilité : assistants pharmaceutico-techniques et pharmaciens. Une version papier est
également disponible dans la Pharmacie et aux retours.Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Tableau des RS/RM
RETRAITS DE MARCHE (RM)
C o n so m m at io n Stock Stock
❶ Médi ca m ent RM Début RM F i n RM ❶ A l terna ti ve RM ❷ ❸
m en su elle ( 23/04/19) ( 23/04/19)
Adalat oros compr LP 30 mg 25-06-18 Fin mai-19 ± 28 2 → Grossiste INDISPONIBLE
→ Nifédipine Retard EG comp à lib prolongée 200 IC/M
Amukin INJ 2 ml 100 mg 19/06/2018 Fin 2018 ± 30 0 → Amikacine B. Braun 1000 mg 100 ml PI/IC/C
Amukin INJ 4 ml 1000 mg 19/06/2018 Fin 2018 ± 48 0 → Amikacine B. Braun 1000 mg 100 ml PI/IC/CGestion des ruptures de stock en officine hospitalière Algorithme décisionnel Facilitant le choix de l'alternative
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Stockage Communication Réapprovisionnement Retours Fin de rupture de stock
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Plateforme de Communication : informations de la pharmacie
APT : assistant pharmaceutico-technique / IC : infirmier(ère) chef / ICS : infirmier(ère) chef de serviceGestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Plateforme de Communication Communication de Rupture de stock/FIN de rupture de stock pour les médicaments des dotation unité de soins Intranet : accessibilité des PharmaStock sur Intranet Communication au Comité des Pharmaciens (COPHAR) - hebdomadaire Communication et/ou avis du Comité Médico-Pharmaceutique (CMP) Communication et/ou avis du Groupe de Gestion de l’antibiothérapie (GGA)
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
APT CMD : assistant pharmaceutico-technique commandesGestion des ruptures de stock en officine hospitalière APT CMD : assistant pharmaceutico-technique commandes
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière APT CMD : assistant pharmaceutico-technique commandes APT GUS : assistant pharmaceutico-technique gestion unité de soins APT DIS : assistant pharmaceutico-technique distribution UDS : unité de soins
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Planning de gestion des RS * algorithme décisionnel APT CMD : assistant pharmaceutico-technique commandes COPHAR : comité des pharmaciens UDS : unité de soins APT DIS : assistant pharmaceutico-technique distribution SMT : service médico-technique
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Gestion quotidienne Disponibilité & analyse quotidienne des RS annoncées spontanément Vérification, si nécessaire, des données sur les sites www.afmps.be et www.cbip.be (date de fin des RS) Rédaction des informations relatives aux RS Gestion des RS nouvellement annoncées en fonction du degré d’urgence Ex. stock inférieur à 1 semaine de consommation et autres paramètres tels que alternative disponible sur le marché belge/disponibilité et/ou délai de livraison de l’alternative Gestion des mails/courriers relatifs aux RS Supervision de la réalisation d’alternatives en dose unitaire
Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière
Mise en place d’une équipe
Pharmacien : ± 0,25 ETP (+ back-up)
Assistants pharmaceutico-technique (commande)
Personnel administratif/secrétariat scientifique
La complexité de l'activité et la fréquence des annonces des RS de médicaments nécessitent une continuité
d'activité et la formation d'un pharmacien hospitalier back-up.Gestion des ruptures de stock en officine hospitalière Gestion des commandes Erasme Stock Min/Max = 2 semaines de consommation/4 semaines de consommation* Stock < 2 semaines commande automatique générée Basé sur le stock théorique (et non réel - biais : retard/erreur d’encodage) * Basé sur les achats Proposition de révision de la gestion des commandes Augmentation du Min/Max pour certains médicaments Monopole Alternative coûteuse à l ’étranger Spécialités souvent en RS En fonction du coût et de l'espace de stockage
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