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RÉMUN ÉRAT ION ET A VAN TAGES S OCIAUX
LES FRAIS PROFESSIONNELS
Décryptages
Les frais professionnels
Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour
convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.
Il ne faut pas confondre frais professionnels et avantages en nature. Les premiers sont des
dépenses inhérentes à l’emploi qui doivent être remboursées au salarié alors que les se-
conds sont une prise en charge d’une partie des dépenses personnelles du salarié.
■ La nature des frais professionnels
Le remboursement des frais professionnels ne constitue pas un élément de salaire
Les remboursements pour frais professionnels ne constituent pas un élément du salaire, dès lors qu’il s’agit de
frais couvrant :
• une dépense inhérente à l’emploi,
• et effectivement exposée par le salarié.
Ce principe vaut quel que soit le mode de prise en charge retenu par l’employeur.
Si ces conditions ne sont pas remplies, les sommes versées sont qualifiées d’éléments du salaire, et ce, même si
elles n’ont pas supporté les cotisations de sécurité sociale.
Les dénominations « prime, gratification ou avantage » ne permettent pas de déterminer la véritable nature des
sommes versées au salarié. Il arrive que des indemnités qualifiées de remboursements de frais professionnels
constituent en réalité une rémunération déguisée.
Puisque n’étant pas considérées comme un élément de rémunération, les indemnités pour frais professionnels
ne sont pas prises en compte pour le calcul du salaire de base (ni du Smic), des indemnités de congés payés, des
indemnités de licenciement ou de départ en retraite, de l’indemnité compensatrice de préavis, des indemnités
journalières de sécurité sociale.
En outre, elles ne sont pas prises en compte pour apprécier le seuil en deçà duquel l’employeur bénéficie de
certaines exonérations de cotisations patronales de sécurité sociale.
Après avoir longtemps considéré que les sommes destinées à compenser forfaitairement une sujétion liée à
l’emploi étaient généralement des compléments de salaire, la Cour de cassation tend aujourd’hui à privilégier le
remboursement de frais professionnels, en tout cas lorsqu’il s’agit de prime de panier ou d’indemnités de
transport domicile/lieu de travail. Dans un arrêt du 11 janvier 2017 rendu en formation plénière, la Cour de
cassation estime qu’une prime de panier et une indemnité de transport ayant pour objet, pour la première de
compenser le surcoût du repas consécutif à un travail posté (de nuit ou selon des horaires atypiques), pour la
seconde d’indemniser les frais de déplacement du salarié de son domicile à son lieu de travail, n’ont pas la nature
d’un complément de salaire. Peu importe leur caractère forfaitaire, peu importe le fait que leur versement ne soit
soumis à la production d’aucun justificatif. Il s’agit de frais professionnels (Cass. soc., 11 janv. 2017, n° 15-
23.341).
Les frais professionnels peuvent être nombreux et divers
Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont les frais :
• de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
• de transport domicile-lieu de travail ;
• kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ;
• de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
• de mobilité professionnelle (ex. : dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente d’un logement définitif,
frais de déménagement) ;
• engagés dans le cadre du télétravail ;
• pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’informatique et de la
communication (NTIC) ;
• d’habillage.
Les conventions collectives prévoient fréquemment le remboursement des frais exposés par les salariés, dans le
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cadre de leur travail, à l’occasion du transport, des repas ou de l’hébergement. Une telle obligation peut
également résulter du contrat de travail, ou, à défaut, d’un usage.
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LES FRAIS PROFESSIONNELS
■ Les modalités de remboursement
Deux façons de procéder
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de
l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés à la rémunération qui lui est due.
Le contrat de travail peut prévoir que le salarié conserve la charge de ses frais professionnels moyennant le
versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du travail
proprement dite reste au moins égale au Smic. Attention ! Si la somme forfaitaire est inférieure aux frais
réellement engagés par le salarié, les salariés doivent être remboursés des frais réellement exposés (Cass. soc.,
20 juin 2013, no 11-23.071).
La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :
• soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors sur
présentation des justificatifs (notamment des factures) ;
• soit sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans ce cas, le remboursement des
frais est dû sans justificatif.
Le plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement pour frais professionnels sous forme
d’indemnités forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.
Modification et suppression des modalités de remboursement
Si l’obligation qu’a l’employeur de rembourser les frais professionnels est prévue par le contrat de travail,
l’employeur ne peut, sans l’accord du salarié, modifier ce remboursement. L’accord du salarié doit être formalisé
dans un avenant au contrat de travail.
En revanche, les indemnités représentatives de frais qui ne sont pas contractualisées ne constituent pas, par
nature, un élément de la rémunération contractuelle. Dans un tel cas, l’employeur est donc fondé à supprimer
une indemnité de déplacement à l’égard des salariés qui cessent d’effectuer de tels déplacements.
Si l’obligation de l’employeur résulte d’un usage, il ne pourra y mettre fin qu’en respectant les modalités de
dénonciation des usages (information préalable des instances représentatives du personnel, information
individuelle des salariés, respect d’un délai de prévenance suffisant).
Lorsque les indemnités représentatives de frais professionnels résultent d’une convention ou d’un accord collectif
de travail, l’employeur ne peut unilatéralement les modifier.
S’il s’agit d’un accord collectif d’entreprise, il doit respecter les règles relatives à la dénonciation de cet accord.
S’il s’agit d’une convention collective de branche, il ne dispose d’aucune marge de manœuvre et est tenu
d’appliquer les dispositions conventionnelles tant qu’elles n’ont pas été remises en cause, modifiées ou
dénoncées par les partenaires sociaux de la branche.
■ Régime social des remboursements de frais professionnels
Principe : exonération de cotisations sociales
Dès lors qu’ils revêtent un caractère professionnel et qu’ils sont utilisés à des fins professionnelles, les
remboursements pour frais professionnels n’entrent pas dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, ni
dans celle des autres prélèvements sociaux (cotisations d’assurance chômage et d’AGS, versement mobilité
(versement transport), cotisations FNAL, cotisations de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, etc.).
Les indemnités pour frais professionnels sont également exonérées de CSG et CRDS.
Les remboursements professionnels sont donc déductibles de l’assiette des cotisations sociales.
Deux types de déduction possibles, au choix de l’employeur ou non
En principe, les conditions de déductibilité des frais professionnels et de leur justification dépendent de la
modalité choisie par l’employeur pour rembourser le salarié (remboursement au réel ou allocations forfaitaires).
Toutefois, l’administration prévoit 5 cas dans lesquels le remboursement des frais professionnels s’effectue
obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées. Il s’agit :
• des frais engagés par le salarié en situation de télétravail ;
• des frais engagés par le salarié pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de
l’information et de la communication (NTIC) : la Cour de cassation a confirmé l’impossibilité d’évaluer
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forfaitairement l’indemnisation des frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation de
tels outils (Cass. 2e civ., 28 mai 2014, n° 13-18.212) ; les entreprises qui procèdent de la sorte doivent
impérativement modifier leur pratique, sous peine de redressement ;
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• des indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié dans le cadre d’un
changement de résidence lié à un changement de lieu professionnel (mobilité professionnelle) ;
• des indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou
mutés en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du régime de détachement
communautaire ni d’une convention bilatérale de sécurité sociale à laquelle la France est partie ou par les
salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général ;
• des indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la
métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre.
A l’exception de ces 5 catégories de frais, l’employeur a le choix de rembourser les dépenses réellement
engagées par le salarié ou de lui verser des allocations forfaitaires.
Déduction des dépenses réellement engagées par le salarié
Lorsque l’employeur a choisi de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié, ces frais sont exclus
de l’assiette des cotisations s’il est en mesure de prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais
supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions, et s’il peut produire des justificatifs.
Déduction des allocations forfaitaires
Frais professionnels concernés
L’administration prévoit des limites forfaitaires d’exonération pour les indemnités :
• de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
• de restauration sur le lieu de travail ;
• de repas hors des locaux de l’entreprise ;
• forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser à des fins professionnelles son véhicule
personnel ;
• forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français d’outre-mer et à l’étranger ;
• destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans
l’attente d’un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le
cadre de la mobilité professionnelle.
Les montants des indemnités forfaitaires pour frais de repas et de restaurant, frais de grand déplacement en
métropole et frais liés à la mobilité géographique sont revalorisés au 1er janvier de chaque année conformément
au taux d’évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac
prévu pour l’année civile considérée.
Les limites forfaitaires des indemnités kilométriques sont celles fixées par les barèmes kilométriques publiés
annuellement par l’administration fiscale (barème automobile et barème deux-roues).
La déduction de ces allocations et les justificatifs à produire par l’employeur diffèrent selon que le montant de
l’allocation versé au salarié est inférieur ou non à ces limites.
Allocations inférieures aux limites administratives
Si le montant des indemnisations forfaitaires versées au salarié est inférieur ou égal aux limites d’exonération
forfaitaires fixées par l’administration, ces allocations sont réputées avoir été utilisées conformément à leur objet
(c’est-à-dire utilisées par le salarié pour le remboursement des dépenses qu’il a exposées) et la totalité du
montant de l’indemnité est alors exclue de l’assiette des cotisations.
Cette présomption présente l’avantage pour l’employeur d’être dispensé de produire les justificatifs du montant
des dépenses réelles du salarié. Pour autant, il doit veiller à ce que le salarié remboursé ait été effectivement en
situation d’exposer des frais professionnels.
Par exemple, un salarié du BTP est occupé habituellement sur des chantiers. A ce titre, il perçoit une indemnité
forfaitaire repas de 8,50 euros par jour. Si l'employeur n'a pas à demander des justificatifs au salarié des
dépenses engagées pour ses repas pour déduire jusqu'à 9,30 euros de l'assiette des cotisations sociales (soit la
limite d'exonération réglementaire en 2020), il doit vérifier que les 8,50 euros sont remboursés seulement
lorsque le salarié travaille sur les chantiers. S'il revient travailler une journée au siège de la société, l'employeur
doit soumettre ces 8,50 euros à cotisations sociales.
Allocations forfaitaires supérieures aux limites administratives
Il arrive parfois que la convention collective, le contrat ou un usage prévoient le versement d’indemnités
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forfaitaires dont le montant est supérieur aux valeurs fixées par l’administration. Leur exonération est
subordonnée à la preuve apportée par l’employeur de leur utilisation conformément à leur objet. Cette preuve
est apportée par la production de justificatifs des dépenses engagées par le salarié.
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Si l’employeur prouve que les indemnités ont été utilisées conformément à leur objet en produisant des
justificatifs des dépenses, ces indemnités sont exclues de l’assiette des cotisations pour leur intégralité.
Si l’employeur n’est pas en mesure de prouver que les indemnités forfaitaires allouées au salarié ont été utilisées
conformément à leur objet, ces indemnités sont alors réintégrées dans l’assiette des cotisations pour la fraction
excédant les montants limites des exonérations fixées par l’administration.
Prenons le cas d’un salarié du BTP occupé habituellement sur des chantiers et qui perçoit une indemnité
forfaitaire repas conventionnelle de 10 euros par jour, soit 0,70 euro de plus que la limite d’exonération
réglementaire de 2020. Si l’employeur ne peut pas produire de justificatifs des dépenses engagées par le salarié
pour ses repas (ce qui, en pratique, risque d’être le cas), il doit réintégrer 0,70 euro dans l’assiette des
cotisations. Bien entendu, si le salarié revient travailler une journée au siège de la société, les 10 euros devront
être intégralement soumis à cotisations sociales.
Cas particulier des dirigeants de société
Le remboursement des frais professionnels des mandataires sociaux relevant du régime général des salariés
obéit à des règles particulières.
A l’exception des frais liés à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel, les allocations forfaitaires qui leur
sont versées sont soumises à cotisations sociales ainsi qu’à la CSG et la CRDS.
Il est admis que les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel du mandataire pour des déplacements
professionnels puissent être remboursés, en franchise de cotisations, par voie d’indemnités forfaitaires
kilométriques dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration
fiscale.
Les remboursements des frais réels sont dans tous les cas exonérés dans les conditions de droit commun.
■ Déductions forfaitaires pour frais professionnels
propres à certaines professions
Définition
Certaines professions limitativement énumérées permettent à l’employeur d’appliquer une déduction forfaitaire
spécifique pour frais professionnels (exprimée par un taux d’abattement allant de 5 à 40 % selon les
professions), dans la limite de 7 600 € par année civile.
Ce montant ne donne pas lieu à revalorisation. Les professions visées sont celles figurant à l’article 5 de l’annexe
IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000 (voir tableau ci-dessous).
L’employeur peut opter pour cette déduction spécifique soit lorsqu’une convention ou un accord collectif de
travail l’a expressément prévue, soit lorsque les institutions représentatives du personnel ont donné leur accord,
soit lorsque le salarié a accepté expressément cette option.
Lorsque la déduction forfaitaire spécifique est appliquée, la base de calcul des cotisations est alors constituée
par le montant global des rémunérations brutes, y compris les indemnités versées au titre du remboursement de
frais professionnels (au réel ou sous forme d’allocations forfaitaires), le tout faisant ensuite l’objet d’un
abattement en fonction du taux de déduction spécifique (dans la limite de 7 600 €).
Cette déduction ne s’applique pas à l’assiette de la CSG et de la CRDS.
Attention ! l’employeur peut cumuler déduction forfaitaire spécifique et exonération de cotisations sociales des
remboursements pour frais professionnels :
• pour certaines professions bénéficiant d’une déduction forfaitaire spécifique notoirement inférieure à la réalité
des frais professionnels exposés (ex. : allocations et remboursement de frais professionnels des journalistes,
indemnités de grand déplacement allouées aux ouvriers du bâtiment) ;
• lorsque les remboursements pour frais professionnels viennent en contrepartie de contraintes professionnelles
particulièrement lourdes (ex. : contribution patronale à l’acquisition de titres-restaurant dans les limites
réglementaires).
Il peut également la cumuler avec l’exonération de la prise en charge obligatoire de 50 % du titre de transport
du salarié.
Professions concernées
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Professions bénéficiant d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
Pourcentage de la déduction forfaitaire
Désignation des professions
spécifique
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Artistes dramatiques, lyriques, cinématographiques ou 25 %
chorégraphiques
Artistes musiciens, choristes, chefs d’orchestre, régisseurs de théâtre 20 %
Aviation marchande : personnel navigant comprenant les pilotes, les
radios et les mécaniciens navigants des compagnies de transport
aérien, pilotes et mécaniciens employés par les maisons de construction 30 %
d’avions et de moteurs pour l’essai de prototypes, pilotes moniteurs
d’aéro-clubs et des écoles d’aviation civile
Casinos et cercles :
• personnel supportant des frais de représentation et de veillée 8%
• personnel supportant des frais de double résidence 12 %
• personnel supportant à la fois des frais de représentation et de veillée
20 %
et des frais de double résidence
Conducteurs-démonstrateurs et conducteurs-convoyeurs des
entreprises de construction d’automobiles, chauffeurs et convoyeurs de
transports rapides routiers ou d’entreprises de déménagement par 20 %
automobiles
Commis des prestataires de services d’investissement qui étaient agréés
au 31 décembre 1995 en tant que sociétés de bourse (place de Paris) :
• sur les émoluments variables de toute nature 20 %
• sur les émoluments fixes la seule déduction applicable
est la déduction normale : 10 %
Fonctionnaires ou agents des assemblées parlementaires 20 %
Haute couture (personnel de grandes maisons parisiennes de) :
• modélistes 20 %
• mannequins 10 %
Inspecteurs d’assurances des branches vie, capitalisation et épargne 30 %
Interne des hôpitaux de Paris 20 %
Journalistes, rédacteurs, photographes, directeurs de journaux, 30 %
critiques dramatiques et musicaux
Ouvriers d’imprimerie de journaux travaillant la nuit 5%
Ouvriers du bâtiment visés aux paragraphes 1 et 2 de l’article 1er
du
décret du 17 novembre 1936, à l’exclusion de ceux qui travaillent en 10 %
usine ou en atelier
Ouvriers forestiers 10 %
Ouvriers horlogers, lorsqu’ils sont personnellement propriétaires des 5%
outils et petites machines nécessaires à l’exercice de leur métier
Ouvriers mineurs travaillant au fond des mines 10 %
Ouvriers scaphandriers 10 %
Représentants en publicité 30 %
Speakers de la radiodiffusion-télévision française 20 %
VRP de commerce ou d’industrie 30 %
Bibliothécaires des gares et tenanciers de kiosques à journaux de
province 5%
Bijoutiers et joailliers (ouvriers) 5%
Carriers (ouvriers travaillant dans les galeries ou chantiers souterrains) 10 %
Conseil économique et social (fonctionnaires) 20 %
Conservateurs des hypothèques 25 %
Fonctionnaires de l’administration des finances détachés auprès de la
20 %
commission des finances de l’Assemblée nationale et du Sénat
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Groupes parlementaires (secrétaires des) 20 %
Industrie cinématographique (personnel de création de l’) 20 %
Maisons de confection et de couture :
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• modélistes 20 %
• mannequins 10 %
Mineurs (délégués) 10 %
PTT (agents en fonction dans les bureaux de poste des assemblées 20 %
parlementaires)
Services des ventes de voitures automobiles (chef du) lorsqu’ils dirigent
et accompagnent les voyageurs et représentants 30 %
Ouvriers à domicile relevant des industries ci-après :
Armureries et limeurs de cadres de bicyclettes du département de la
20 %
Loire
Bonneterie de la région de Ganges (Hérault) :
• travaux de fabrication effectués à l’aide d’un outillage mécanique 15 %
• travaux de finition effectués à l’aide d’un outillage mécanique 5%
Bonneterie des départements de l’Aube et de la Loire (travaux de 15 %
fabrication sur métiers)
Bonneterie du département de Saône-et-Loire 5%
Broderie :
• brodeurs de la région lyonnaise utilisant des métiers pantographes 20 %
• brodeurs du département de l’Aisne 10 %
Cartonnage de la région de Nantua 5%
Confection et couture en gros pour dames, fillettes et enfants 5%
Cotonnade de la région du Sud-Est :
• département de l’Ain, de l’Ardèche, de la Drôme, du Gard, de la Haute-
Loire, du Puy-de-Dôme, du Rhône, de la Savoie, de Saône-et-Loire et du 30 %
Vaucluse : tisseurs sur métiers mécaniques fournissant le matériel
nécessaire au tissage
• département du Var : tricoteurs 30 %
Coutellerie de la région de Thiers (Puy-de-Dôme) : émouleurs polisseurs
15 %
et trempeurs
Diamant de la région de Saint-Claude (Jura) 10 %
Éponges métalliques du département de l’Ain 15 %
Galoches de la région de Laventie (Pas-de-Calais) :
• piqueurs non propriétaires de leurs machines, monteurs 10 %
• piqueurs propriétaires de leurs machines 15 %
Lapidairerie du Jura et de l’Ain (lapidaires) 25 %
Limes de la Loire 20 %
Lunetterie de la région de Morez (Jura) :
• monteurs en charnières et monteurs en verre 15 %
• polisseurs ponceurs 25 %
Matériel médico-chirurgical et dentaire et coutellerie de la région de
Nogent-en-Bassigny (Haute-Marne) : forgerons, mouleurs, monteurs et 15 %
polisseurs employant un outillage mécanique
Matières plastiques de la région de Saint-Lupicin (Jura) :
• monteurs, ébardeurs, petites mains 5%
• polisseurs éclaircisseurs 10 %
• tourneurs, fraiseurs, guillocheurs 20 %
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Métallurgie de la région de Hautes-Rivières (Ardennes) :
• forgerons à domicile 20 %
• tourneurs, fraiseurs, presseurs, limeurs ébardeurs à la meule,
15 %
outilleurs
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Métallurgie de Saint-Martin-la-Plaine (Loire) : ouvriers chaîniers et 15 %
ouvriers ferronniers
Ouvriers bottiers de la région parisienne 5%
Peignes et objets en matière plastique d’Oyonnax (Ain) :
• ponceurs, mouleurs, entrecoupeurs et rogneurs 25 %
• autres professions 20 %
Pipes de la région de Saint-Claude (Jura) :
• éclaircisseurs 5%
• polisseurs, monteurs 20 %
Rubanerie des départements de la Loire et de la Haute-Loire 20 %
Textile :
• de la région de Lavelanet (Ariège) 25 %
• de la région de la Vienne (Isère) 30 %
• de Sainte-Marie-aux-Mines 30 %
Tissage de la région des Fourmies, de Cambrai et du Cambrésis :
ourdisseurs, bobineurs et caneteurs 25 %
Tissage de la soierie de la région du Sud-Est (départements de l’Ain, de
l’Ardèche, de la Drôme, du Gard, de la Haute-Loire, de la Haute-Savoie,
de l’Isère, de la Loire, du Puy-de-Dôme, du Rhône, de la Savoie, de la
Saône-et-Loire et du Vaucluse) :
• dorure 20 % 20 %
• passementiers et guimpiers non propriétaires de leur métier 30 %
• passementiers et guimpiers propriétaires de leur métier 40 %
• tisseurs à bras de gaze de soie à bluter de la région de Panissières 20 %
(Loire)
• tisseurs à bras de la soierie lyonnaise 40 %
• tisseurs non propriétaires de leur métier (tissus façonnés)
• tisseurs non propriétaires de leur métier (tissus unis) 20 %
• tisseurs propriétaires de leur métier (tissus façonnés) 40 %
• tisseurs propriétaires de leur métier (tissus unis) 30 %
Tissage mécanique des départements de l’Aisne, du Nord, de la Somme :
tisseurs à domicile utilisant des métiers mus par la force électrique 25 %
lorsque les frais de force restent à leur charge
Tissage sur métier à bras dans les départements de l’Aisne, du Nord et 10 %
de la Somme
OBSERVATIONS
Pour plus de détails sur les frais professionnels, Voir Dictionnaire Permanent Social, étude Frais professionnels et
Voir Guide Paie, Zone 1.
Voir sur www.elnet.fr « Indices, barèmes et taux » (outil)
© Editions Législatives
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