Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021
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Lignes directrices en matière de candidature
Jeux de l’Ontario 2018-20212
Table des matières
Vue d'ensemble des Jeux de l'Ontario....................................................... 3
Calendriers des candidatures – Jeux de l'Ontario de 2018 à 2021 ... 5
Faits en bref au sujet des Jeux de l'Ontario ............................................. 6
Processus de candidature pour l'accueil des Jeux de l'Ontario ........ 7
Contenu de votre dossier de candidature ................................................ 9
1. Introduction .......................................................................................... 9
2. Aspect financier .................................................................................. 10
3. Aspects techniques des sports ...................................................... 11
4. Hébergement et repas ...................................................................... 12
5. Transport ............................................................................................... 13
6. Bénévoles .............................................................................................. 14
7. Marketing et communication .......................................................... 14
8. Événements spéciaux ........................................................................ 15
9. Inscription et accréditation ............................................................. 15
10. Aspect médical .................................................................................... 16
11. Expérience des participants ............................................................ 16
12. Héritage .................................................................................................. 17
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 12
Vue d'ensemble des Jeux de l'Ontario
La province de l'Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport (MTCS) ont le plaisir de dévoiler les lignes
directrices en matière de candidature pour les futurs Jeux de l'Ontario qui se dérouleront entre 2018 et 2021. La province
s'apprête à présenter cinq Jeux multisports mettant en vedette les athlètes et les communautés de l'Ontario. Les Jeux
offrent aux participants, aux bénévoles et aux spectateurs la possibilité de découvrir les plaisirs des Jeux multisports, tout en
laissant derrière eux un héritage important qui se traduit en fierté collective et contribue au développement du tourisme
sportif. Depuis 1970, les Jeux ont réuni des athlètes parmi les meilleurs de la province, et leur ont permis de réaliser leurs
rêves et de viser l'excellence dans le sport. Les lignes directrices s'appliquent aux Jeux suivants :
2018 2019 2020 2021
Jeux d'hiver de l'Ontario Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ Jeux d'hiver de l'Ontario Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+
Jeux d'été de l'Ontario Jeux ParaSport de l'Ontario Jeux d'été de l'Ontario Jeux ParaSport de l'Ontario
Jeux d'été de l'Ontario des 55+ Jeux d'été de l'Ontario des 55+
Nouveautés pour la période 2018-2021
Depuis avril 2015, la prestation du programme des Jeux de l'Ontario est directement assurée par le MTCS. Le ministère a
étudié les Jeux de l'Ontario et a associé les intervenants au processus d'examen des Jeux, ce qui lui a permis de recueillir des
commentaires. Le MTCS apporte désormais des modifications au programme des Jeux afin d'encourager les municipalités à
accueillir des manifestations sportives. Les grands changements concernent notamment le montant des subventions d'accueil,
le garant en cas de déficit et le fonds pour l'héritage, les outils destinés aux communautés d'accueil et les calendriers du
processus de candidature.
Montant des subventions d'accueil
Pour la première fois depuis 2008, le montant des subventions d'accueil a augmenté pour le cycle des Jeux allant de 2018 à
2021. Il était nécessaire d'accroître les subventions d'accueil afin de mieux rendre compte des conditions actuelles en matière
d'accueil de manifestations sportives ainsi que de l'augmentation des coûts (hébergement, repas, transport) survenue au
cours des 7 à 8 dernières années.
Précédent montant Nouveau montant
Jeux
des subventions d'accueil des subventions d'accueil
Jeux d'hiver de l'Ontario 600 000 $ 1 000 000 $
Jeux d'été de l'Ontario 600 000 $ 1 000 000 $
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ 200 000 $ 235 000 $
Jeux d'été de l'Ontario des 55+ 150 000 $ 235 000 $
Jeux ParaSport de l'Ontario 60 000 $ 110 000 $
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 3Vue d'ensemble des Jeux de l'Ontario
Garant en cas de déficit et fonds pour l'héritage
Financement
D'après les commentaires des municipalités, le garant supplémentaire/
Jeux
en cas de déficit constituait un obstacle majeur à fonds potentiel pour
l'accueil des Jeux de l'Ontario, et cette exigence a été l'héritage
supprimée. À l'avenir, le MTCS retiendra des fonds Jeux d'hiver de l'Ontario 100 000 $
supplémentaires qui permettront de couvrir tout déficit
découlant de l'accueil des Jeux. Si une municipalité Jeux d'été de l'Ontario 100 000 $
enregistre un déficit, les fonds supplémentaires
pourront être utilisés à cette fin jusqu'à concurrence de Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ 25 000 $
100 000 $. Si aucun déficit n'est enregistré, la
municipalité organisatrice recevra la totalité de ce Jeux d'été de l'Ontario des 55+ 25 000 $
montant, qu'elle pourra utiliser pour financer des
initiatives d'héritage liés aux Jeux préalablement Jeux ParaSport de l'Ontario 10 000 $
approuvées.
Outils destinés aux communautés d'accueil
Le MTCS s'est procuré plusieurs outils qu'il conservera dans un système de stocks, et qui pourront être utilisés par les
communautés d'accueil. Le ministère les aidera ainsi à réduire leurs coûts d'organisation, et leur offrira un service uniforme
avant et pendant les Jeux de l'Ontario. Ces outils seront notamment les suivants :
• Signalisation et matériel de signalisation
• Vasque
• Podiums
• Plateaux pour les médailles
• Matériel médical
• Équipement supplémentaire : rallonges, barres d'alimentation, tentes
Calendriers du processus de candidature
À partir des Jeux d'hiver de l'Ontario de 2020, la sélection des organisations d'accueil aura lieu trois ans avant l'accueil des
Jeux, et non plus deux ans comme c'était jusqu'à présent le cas. Ce délai supplémentaire permettra aux municipalités de
mieux préparer l'accueil des Jeux de l'Ontario.
4Facts and Figures
Retombées Fréquence
Jeux de l'Ontario Participants Sports
économiques (tous les 2 ans)
Jeux d'hiver Entre 2 700 et 3 500 Entre 22 et 27 6 M$ et plus Années paires
Jeux d'été Entre 3 000 et 3 500 Entre 22 et 27 6 M$ et plus Années paires
Jeux ParaSport 400 et plus Entre 8 et 10 500 000 $ et plus Années impaires
Entre 800 et 1 100
Jeux d'hiver des 55+ et plus Entre 10 et 12 2 M$ et plus Années impaires
Jeux d'été des 55+ Entre 1 300 et 1 500 Entre 16 et 20 2 M$ et plus Années paires
Pourquoi Comment la province
accueillir les soutiendra-t-elle les
Jeux? municipalités d'accueil?
En accueillant les Jeux, les La province mettra en œuvre les mesures de
municipalités pourront : soutien suivantes :
Elle mènera des consultations auprès
accroître l'activité
des communautés sur le processus de
économique et
candidature;
touristique de la
communauté et de la Elle mettra sur pied une équipe
région; consultative pour aider les
communautés organisatrices tout au
mettre en place une long du processus;
base solide de Elle octroiera des subventions d'accueil
bénévoles qualifiés visant à compenser les coûts;
dans la communauté;
Elle apportera son aide dans la gestion
développer l'esprit des rapports entre les intervenants des
communautaire et le Jeux;
sentiment de fierté. • Elle fournira des outils (signalisation,
podiums, équipement, etc.) afin de
compenser les coûts.
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 5Calendriers des candidatures – Jeux de l'Ontario de 2018 à 2021
Jeux d'été/d'hiver de l'Ontario
Tâche Jeux d'hiver de Jeux d'hiver de Jeux d'été de Jeux d'hiver de Jeux d'été de
l'Ontario de 2018 l'Ontario de 2018 l'Ontario de 2018 l'Ontario de 2020 l'Ontario de 2020
Date limite de remise de la
29 février 2016 31 mars 2016 30 septembre 2016 28 février 2017
lettre d'intention
Date limite de présentation
31 mars 2016 31 mai 2016 15 décembre 2016 15 mai 2017
de la candidature
Examen des lieux Avril 2016 Juin 2016 Janvier 2017 Juin 2017
Annonce officielle Avril 2016 Août 2018 Mars 2016 Août 2017
Dates des manifestations
Début mars 2018 Août 2018 Début mars 2020 Août 2020
sportives
Jeux d'été/d'hiver de l'Ontario des 55+
Tâche Jeux d'hiver de Jeux d'été de l'Ontario Jeux d'hiver de l'Ontario Jeux d'été de l'Ontario Jeux d'hiver de l'Ontario
l'Ontario de 2018 des 55+ de 2018 des 55+ de 2019 des 55+ de 2020 des 55+ de 2021
Date limite de remise de la
15 mars 2016 30 septembre 2016 18 décembre 2015 30 septembre 2017
lettre d'intention
Date limite de présentation
15 mai 2016 30 novembre 2016 30 mai 2017 30 novembre 2017
de la candidature
Examen des lieux Juin 2016 Décembre 2016 Juin 2017 Décembre 2017
Annonce officielle Août 2016 Février 2017 Août 2017 Février 2018
Dates des manifestations
Août 2018 Février 2019 Août 2020 Février 2021
sportives
Jeux ParaSport de l'Ontario
Tâche Jeux d'hiver de
Jeux ParaSport de l'Ontario de 2019 Jeux ParaSport de l'Ontario de 2021
l'Ontario de 2018
Date limite de remise de la
30 septembre 2016 30 septembre 2017
lettre d'intention
Date limite de présentation
15 décembre 2016 15 décembre 2017
de la candidature
Examen des lieux Janvier 2017 Janvier 2018
Annonce officielle Mars 2017 Mars 2018
Dates des manifestations
Début mars 2019 Début mars 2021
sportives
6Processus de candidature pour l'accueil des Jeux de l'Ontario
Lettre d'intention Examen du dossier de candidature et
visites des lieux
Les municipalités souhaitant présenter leur candidature
pour accueillir l'un des cinq Jeux mentionnés doivent Le MTCS nommera un comité d'examen des lieux (CEL)
remettre une lettre d'intention au MTCS avant la date qui évaluera chaque dossier de candidature en fonction
indiquée ci-dessus. Cette lettre d'intention permettra au des exigences figurant dans les lignes directrices en
MTCS de communiquer directement avec vous et de vous matière de candidature. Le CEL sera composé de
aider à préparer votre candidature. membres du MTCS, d'organismes provinciaux de sport
(OPS) et de professionnels possédant de l'expérience
Remarque : En remettant une lettre d'intention, la
dans l'accueil de jeux multisports et dans l'évaluation de
municipalité ne s'engage pas à présenter sa candidature.
propositions. ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games
La lettre d'intention lui permet de consulter le MTCS et de
Association participeront directement à l'évaluation des
discuter des aspects de sa demande, et de s'assurer
dossiers de candidature, et travailleront en collaboration
qu'elle est en mesure de présenter la meilleure offre pour
avec le comité d'examen des lieux dans le cadre de leurs
sa communauté.
Jeux respectifs. En fonction des dossiers et des
Afin de garantir l'équité et l'égalité du processus de évaluations, le CEL établira une liste restreinte de
candidature, les questions et les renseignements communautés qui feront l'objet d'une visite.
supplémentaires au sujet des Jeux seront partagés avec
La visite des lieux permettra au CEL d'évaluer de manière
l'ensemble des communautés ayant soumis des lettres
plus approfondie les forces et les faiblesses de chaque
d'intention.
dossier. En outre, le comité pourra poser toutes les
questions qu'il souhaite afin d'obtenir de plus amples
renseignements. Le cas échéant, les renseignements
Présentation d'une candidature demandés par le CEL devront lui être transmis au plus
tard une semaine après la demande. La visite des lieux
Lors de la préparation de leur candidature, les permettra également à la communauté de renforcer et
municipalités doivent inclure tous les éléments d'améliorer son dossier de candidature.
mentionnés dans la section des exigences de la
candidature. Les municipalités doivent envoyer au moins
un exemplaire au format papier et un exemplaire
électronique de leur dossier de candidature au MTCS Recommandation au ministre
avant l'échéance indiquée ci-dessus. Deux exemplaires
Au terme du processus d'évaluation, une recommandation
originaux de chaque lettre de recommandation doivent
sera formulée à l'approbation du ministère du Tourisme,
être joints au dossier de candidature au format papier.
de la Culture et du Sport.
Annonce officielle à la communauté
sélectionnée
Lorsque le MTCS recevra l'approbation finale, il
informera la communauté sélectionnée et préparera
une annonce officielle.
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 7Contenu de votre dossier de candidature 8
Contenu de votre dossier de candidature Contenu de votre dossier de candidature Le dossier de candidature doit indiquer clairement comment votre communauté pourrait accueillir les Jeux de l'Ontario. Les sections suivantes résument les domaines de responsabilités essentiels à la réussite des Jeux. Chaque domaine de responsabilité est assorti d'exigences obligatoires. Si le dossier de candidature ne respecte pas ces exigences, il sera considéré comme incomplet. 1. Introduction L'organisation des Jeux est le fruit d'un partenariat entre la communauté d'accueil, le MTCS ou ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games Association. C'est l'occasion idéale de mettre votre communauté en valeur aux yeux du reste de la province. Si vous présentez votre candidature pour accueillir l'un des Jeux de l'Ontario, vous devez indiquer la raison de votre décision dans votre dossier. Chaque communauté d'accueil devra former un comité organisateur des Jeux (COJ) et mettre sur pied un plan de transition entre la présentation du dossier de candidature et le début des activités du COJ. Le comité sera composé de bénévoles dévoués qui assureront la mise en œuvre des différents éléments des Jeux. . Note: Toutes les annexes mentionnées dans les lignes directrices en matière de candidature sont disponibles sur demande adressée par courriel à Ryan Albright, conseiller, programme des Jeux Ryan.Albright@ontario.ca. Exigences du dossier de candidature Présentation de la communauté (notamment ses réalisations); Soutien de la communauté; Résolution du conseil municipal indiquant le soutien de la candidature; Contribution financière proposée par le conseil; Structure du comité organisateur des Jeux (annexe B : Exemple de structure d'un COJ); Organigramme des membres (proposés) du comité; Plan de transition entre la présentation du dossier de candidature et le début des activités du COJ. Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 9
Contenu de votre dossier de candidature
2. Aspect financier
Le MTCS octroie des subventions de fonctionnement pour chacun des cinq Jeux de l'Ontario. L'annexe C présente les
dépenses qui seront couvertes par ces subventions. De plus, chaque communauté d'accueil percevra des frais d'inscription
(indiqués ci-dessous) pour chaque participant.
Subvention Total prévu des frais
Jeux Frais d'inscription
d'accueil d'inscription**
Jeux d'été de l'Ontario 900 000 $ 110 $ (athlètes) 200 000 $
Jeux d'hiver de l'Ontario 900 000 $ 110 $ (athlètes) 200 000 $
Jeux d'été de l'Ontario des 55+ 210 000 $ 150 $ (participants) 200 000 $
250 $ et plus (non-participants)
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ 210 000 $ 150 $ (participants) 200 000 $
250 $ et plus (non-participants)
Jeux ParaSport de l'Ontario 100 000 $ 110 $ (athlètes et 30 000 $
personnel de soutien)
**Le montant total des frais d'inscription variera en fonction du nombre d'inscrits. Le MTCS se réserve le droit de modifier les
frais d'inscription jusqu'à 12 mois avant les Jeux.
Remarques :
Pour l'ensemble des Jeux, les principaux officiels ne paient pas de frais d'inscription et sont logés et nourris;
Pour les Jeux d'hiver, les Jeux d'été et les Jeux ParaSport de l'Ontario, les entraîneurs et les gestionnaires ne paient pas de
frais d'inscription et sont logés et nourris;
Pour les Jeux de l'Ontario pour les aînés, les coordonnateurs de districts doivent payer les frais d'inscription, mais sont logés
et nourris.
Exigences du dossier de candidature
Présenter un projet de budget indiquant les recettes et les dépenses prévues (annexe D/E : Exemple de budget
pour les Jeux de l'Ontario);
Intégrer un poste de directeur général à l'équipe des Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario et des Jeux d'hiver/d'été de
l'Ontario des 55+;
Indique les sources possibles de recettes;
Présenter un plan de gestion des risques (déficit ou excédent);
Présenter un plan pour l'héritage.
10Contenu de votre dossier de candidature
lieux/sports qui se trouve à l'annexe I. Si une communauté
3. Aspects techniques des sports
décide de présenter sa candidature, elle doit remplir un
Processus de sélection des sports – Jeux d'hiver/d'été formulaire pour chaque sport indiquant la façon dont ses
de l'Ontario et Jeux ParaSport de l'Ontario : installations désignées répondent aux exigences techniques.
Le MTCS mettra sur pied un processus de sélection des sports Une communauté sélectionnée devrait pouvoir accueillir toutes
pour tous les organismes provinciaux de sport de l'Ontario. Ce les disciplines sportives représentées aux Jeux. Toutefois, le
processus a pour objectif de veiller à ce que tous les sports MTCS comprend que cette condition ne peut pas toujours être
intègrent les Jeux dans leur programme de perfectionnement remplie et qu'elle ne devrait pas dissuader une communauté de
des athlètes, des entraîneurs et des officiels. Une liste définitive présenter sa candidature. La capacité à accueillir tous les sports
des sports, indiquant notamment le nombre de participants pèsera dans la balance lors de l'évaluation du dossier, mais elle
prévu, sera remise à la communauté d'accueil au moins 18 mois ne sera pas le seul facteur déterminant.
avant les Jeux.
Équipement :
Les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario devraient accueillir environ 3
Il incombe à chaque communauté d'accueil d'obtenir (en
500 participants pour 24 à 30 sports, et les Jeux ParaSport de
achetant, en louant ou en empruntant) et de transporter tout
l'Ontario devraient réunir 400 participants pour 8 à 10 sports.
l'équipement nécessaire à la pratique de chaque sport. Le
Processus de sélection des sports – Jeux d'hiver/d'été COJ travaillera en collaboration directe avec les OPS,
de l'Ontario des 55+ : ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games Association
Le conseil d'administration de l'Ontario Senior Games pour définir et obtenir le matériel requis. Bon nombre des
Association désignera ses sports pour chacun des Jeux de équipements nécessaires à l'accueil des Jeux peuvent être
l'Ontario des 55+. La désignation des manifestations sportives se empruntés auprès des OPS ou des clubs de sport locaux.
fait à l'aide des statistiques les plus récentes en matière de
Important : Le MTCS se réserve le droit de modifier la liste
participation. Cette répartition ainsi que le nombre maximal de
participants par sport seront déterminés lors de l'assemblée des sports et le nombre de participants jusqu'à un an avant
générale annuelle, et ce, au moins 18 mois avant les Jeux. le déroulement des Jeux concernés, sans dépasser le
nombre maximum de 3 500 participants pour les Jeux
Présentation technique des sports : d'hiver/d'été de l'Ontario. Il est possible qu'une discipline
L'annexe F énumère les sports et le nombre de participants sportive qui ne figure pas dans les lignes directrices en
actuels pour les cinq séries de Jeux. De plus, les renseignements matière de candidature soit intégrée aux Jeux d'hiver/d'été
techniques (normes minimales et idéales) propres à chaque de l'Ontario. Si c'est le cas, le MTCS communiquera avec la
sport sont indiqués dans l'annexe G (Hiver) et l'annexe H (Été). communauté organisatrice pour savoir si elle est en mesure
Les communautés peuvent déterminer leur capacité à accueillir de l'accueillir.
une série de Jeux en remplissant le formulaire d'évaluation des
Remarques :
N'oubliez pas de faire preuve de créativité en déterminant la façon dont vous comptez accueillir tous les sports des Jeux d'hiver/
d'été de l'Ontario. Vous pouvez envisager de répartir les manifestations sportives sur deux fins de semaine consécutives ou sur
plusieurs journées consécutives (du mardi au jeudi et du vendredi au dimanche), ou de vous associer avec les communautés
voisines pour accueillir tous les sports;
Communiquez avec le MTCS pour trouver des idées sur la façon dont votre communauté peut répondre aux besoins des disciplines
sportives de chaque série des Jeux de l'Ontario;
Entrez en contact avec les organismes provinciaux de sport, l'Ontario Senior Games Association et ParaSport Ontario pour obtenir
des dossiers techniques détaillés sur les sports, qui permettront de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir au sujet
de chaque sport;
Signez des contrats préliminaires ou des accords écrits avec des lieux désignés afin d'étayer votre dossier de candidature.
Exigences du dossier de candidature
Inclure un formulaire d'évaluation des lieux/sports pour chaque Proposer une date pour les Jeux;
sport, décrivant les lieux désignés (dimensions de la surface de
jeu, longueur/largeur/profondeur des piscines, etc.);
Inclure un plan permettant la collecte et la gestion des résultats
en temps opportun;
Inclure une carte indiquant l'emplacement des installations, ainsi
Décrire le déroulement des cérémonies de remise des médailles.
que la distance à parcourir depuis les lieux d'hébergement;
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 11Contenu de votre dossier de candidature
4. Hébergement et repas
La qualité de l'hébergement des participants est essentielle à leur performance et à leur expérience. Ils doivent bénéficier de conditions de
bien-être et de confort qui respectent les exigences suivantes :
Les athlètes, les entraîneurs et les gestionnaires doivent résider à proximité les uns des autres, afin de créer une atmosphère de « village
des athlètes » (résidences universitaires, hôtels voisins, etc.);
La communauté d'accueil doit fournir toute la literie;
Une chambre d'hôtel standard doit accueillir trois personnes au maximum (une personne par lit);
En raison de la diversité des calendriers sportifs, une chambre ne doit pas rassembler des personnes appartenant à différentes équipes
ou pratiquant différents sports. En d'autres termes, les participants doivent être séparés en fonction de leur sport, de leur équipe ou de
leur région;
Les chambres doivent être non mixtes (objectif idéal : étages non mixtes);
Les entraîneurs et les athlètes ne peuvent pas loger dans la même chambre, sauf s'il s'agit d'un dortoir, auquel cas deux adultes ou plus
peuvent être hébergés dans un dortoir avec des mineurs;
Les participants doivent disposer de leur hébergement pendant toute la durée des Jeux, de la cérémonie d'ouverture jusqu'à la fin de
leur compétition;
Un plan d'hébergement doit être mis sur pied pour les familles et les proches des participants, afin de leur permettre de venir assister
aux Jeux.
La performance des athlètes dépend en grande partie de la qualité et de la quantité de nourriture qu'ils ingèrent. Les horaires des épreuves
sont très différents d'un sport à l'autre; il est donc primordial de faire preuve de flexibilité pour répondre à tous les besoins. De plus, les
athlètes doivent manger des repas équilibrés et nutritifs et avoir constamment de l'eau et des collations à leur disposition.
Le MTCS exige que les communautés d'accueil offrent trois repas par jour aux participants, conformément à l'annexe J ci-jointe (Exigences
et lignes directrices relatives aux repas).
Remarques :
Si l'hôtel choisi possède des chambres plus grandes que la moyenne, le nombre maximal d'athlètes par chambre peut être négocié
avec le MTCS;
La signature de contrats préliminaires ou d'accords écrits avec des hébergements désignés permettra d'étayer votre dossier de
candidature;
Communiquez avec les fournisseurs de services d'hébergement et de restauration pour vous assurer que les données budgétaires
indiquées dans votre dossier de candidature sont correctes. Par le passé, les communautés d'accueil ont sous-évalué leur budget
d'hébergement et de restauration, le grevant lourdement;
Les participants quitteront l'hôtel au matin du dernier jour des épreuves de leur discipline sportive. Des nuits d'hébergement
supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour les participants qui doivent effectuer un long trajet au terme de la compétition.
Exigences du dossier de candidature
Proposer un ou plusieurs lieux pour le village des athlètes;
Inclure une carte des lieux et des hébergements;
Répondre à toutes les exigences susmentionnées et décrire le rôle qu'elles joueront dans la sélection des hébergements;
Indiquer le nombre de chambres partiellement ou totalement accessibles;
Inclure un plan de repas pour les participants, les officiels et les bénévoles.
12Contenu de votre dossier de candidature
5. Transport
Transport externe : Tous les participants des OPS doivent se rendre sur le lieu des Jeux par leurs propres moyens, mais la
communauté d'accueil doit adopter des politiques de déplacement propres à chaque série de Jeux. Veuillez consulter
l'annexe K pour connaître la politique de subvention des déplacements dans le cadre des Jeux. Conformément à la politique,
les communautés d'accueil doivent prendre les dispositions nécessaires pour aller chercher les participants à l'aéroport et aux
gares routière et ferroviaire les plus proches.
Transport interne : Il incombe au COJ de prendre les dispositions nécessaires pour assurer le transport des participants
accrédités entre les différents lieux des épreuves et les cérémonies. L'horaire de transport interne doit tenir compte du
calendrier des épreuves sportives et créer un environnement optimal pour les compétitions des athlètes.
Remarques :
Les communautés doivent envisager de mettre en place plusieurs solutions de transport (autobus municipaux, autobus
scolaires et autocars);
Chaque discipline sportive devra avoir son propre horaire de transport. Pour certains sports, il faudra mettre en place
un trajet vers le lieu des épreuves le matin, et un trajet vers l'hôtel le soir. Pour d'autres sports, une navette devra
circuler toute la journée.
Au terme de la compétition, aucun transport ne sera assuré, sauf vers l'aéroport et les gares routière et ferroviaire;
Communiquez avec les fournisseurs de services de transport pour vous assurer que les données budgétaires indiquées
dans votre dossier de candidature sont correctes.
Exigences du dossier de candidature
Inclure un plan de transport des participants accrédités entre leur hébergement et le lieu des épreuves et des cérémonies
(remarque : il faut offrir un transport accessible aux personnes handicapées pendant les Jeux ParaSport de l'Ontario et
intégrer les sports/participants aux Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario);
Dans le plan de transport, indiquer quels sont l'aéroport, la gare routière et la gare ferroviaire les plus proches, et
comment les aller-retour des participants seront pris en charge.
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 13Contenu de votre dossier de candidature
6. Bénévoles
Le succès d'un tel événement serait impossible sans le soutien de nombreux bénévoles de la communauté. La communauté
d'accueil doit recruter et former des bénévoles pour chacun des Jeux de l'Ontario, et souligner leurs efforts :
Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario : entre 1 000 et 1 200 bénévoles;
Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+ : entre 400 et 500 bénévoles;
Jeux ParaSport de l'Ontario : entre 200 et 300 bénévoles.
Exigences du dossier de candidature
Inclure un plan de recrutement, de formation, de coordination et de reconnaissance des bénévoles;
Indiquer comment les bénévoles seront nourris;
Présenter un plan pour la vérification et la sélection des bénévoles qui seront en contact direct avec les participants aux
Jeux;
Indiquer quels sont les groupes ou clubs sportifs dont les bénévoles pourraient apporter leur soutien technique durant les
Jeux.
7. Marketing et communication
Lorsqu'on organise un événement, il est essentiel de mener des actions de sensibilisation au sein de la communauté et dans
l'ensemble de la province. Pour y parvenir, il faut mettre en œuvre un plan complet de marketing et de communication, qui
peut se traduire par la diffusion de publicités à la télévision, à la radio, sur papier, sur Internet, etc. L'équipe de marketing
travaillera en collaboration directe avec l'équipe des services techniques, pour élaborer un plan permettant la diffusion
adéquate d'information pendant les Jeux. Conformément à la Loi sur les services en français, il est essentiel qu'une grande
partie des documents sur les Jeux de l'Ontario soit fournie dans les deux langues officielles. Veuillez consulter l'annexe L pour
connaître les exigences relatives aux services en français.
Remarques :
La province de l'Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, qui jouent le rôle de principal bailleur de
fonds du programme des Jeux de l'Ontario, sont mentionnés dans tous les documents et toutes les communications au
sujet des Jeux;
Les communautés d'accueil doivent enregistrer leur nom de domaine pour les Jeux.
Exigences du dossier de candidature
Déterminer l'emplacement du centre de médias et de communications et le point de rencontre;
Inclure un plan médiatique;
Établir un plan permettant de répondre aux exigences relatives aux services en français.
14Contenu de votre dossier de candidature
8. Événements spéciaux
Pour la communauté d'accueil, la cérémonie d'ouverture est l'occasion de faire preuve de créativité et de planter le décor
pour les Jeux. Pour bon nombre d'athlètes, les Jeux de l'Ontario sont le moment le plus marquant de leur carrière sportive. La
cérémonie doit donc permettre de leur rendre hommage et de souligner leurs performances. De plus, c'est également
l'occasion idéale de remercier les commanditaires, les familles et la communauté, sans qui cet événement n'aurait pas pu avoir
lieu.
Remarques :
Nous vous recommandons fortement de n'organiser qu'une seule cérémonie d'ouverture pour les Jeux d'hiver/d'été de
l'Ontario et les Jeux ParaSport de l'Ontario, en raison de la diversité des calendriers de compétition.
Pour les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+, il faut mettre en place une cérémonie d'ouverture, une cérémonie de
clôture, ainsi qu'une soirée d'animation au milieu des Jeux. En outre, un souper officiel doit être organisé le dernier jour,
et peut être intégré à la cérémonie de clôture.
Exigences du dossier de candidature
Proposer des programmes et un lieu pour les cérémonies d'ouverture et de clôture (la cérémonie de clôture ne s'applique
qu'aux Jeux des 55+);
Présenter un plan pour organiser une réception VIP durant les Jeux;
Préciser la façon dont seront remises les médailles;
Indiquer si d'autres événements auront lieu (réception, BBQ, danses, etc.).
9. Inscription et accréditation
Le MTCS dispose d'un système d'inscription et d'un serveur de site Web que chaque communauté d'accueil pourra utiliser. Ce
système permettra d'inscrire les bénévoles et les participants aux Jeux. Il incombe à la communauté d'accueil d'effectuer
toutes les inscriptions dans le système. En cas de problème, elle devra travailler de concert avec le MTCS pour trouver des
solutions, afin d'assurer la simplicité et la rapidité du processus.
Il est également crucial que tous les participants, bénévoles, membres du personnel médical, etc., soient correctement
identifiés et accrédités pour participer aux Jeux. L'inscription sur place sera la première impression que les participants se
feront des Jeux; il faut donc mettre en place un plan efficace pour garantir un impact positif.
Exigences du dossier de candidature
Prévoir un plan pour l'inscription des athlètes, des bénévoles, des VIP et des médias;
Prévoir un plan pour l'inscription et l'accréditation sur place (lieux, etc.).
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 15Contenu de votre dossier de candidature
10. Aspect médical
Durant les Jeux, l'accès à une aide médicale est primordial. Il faut impérativement élaborer un plan de thérapie, de premiers
soins et de secours médicaux d'urgence pour les athlètes.
Remarques :
Les OPS définissent leurs besoins médicaux par l'intermédiaire de leurs dossiers techniques sur les sports. Ces
renseignements sont mis à la disposition des communautés d'accueil une fois qu'elles sont sélectionnées;
Le MTCS a fait l'acquisition de matériel médical pour aider les communautés d'accueil à prodiguer des soins aux
participants.
Exigences du dossier de candidature
Présenter un plan médical global pour les Jeux :
Indiquer quels seront les professionnels de la santé de la communauté qui seront présents (physiothérapeutes,
thérapeutes en sport, médecins, etc.);
Indiquer quels sont les hôpitaux et les services médicaux disponibles dans la communauté;
Établir un plan pour tout autre soutien médical supplémentaire (p. ex., centre de soins physiologiques et médicaux
dans le village des athlètes).
11. Expérience des participants
Les Jeux de l'Ontario doivent être un événement inoubliable pour tous les participants. Pour certains athlètes, c'est l'apogée
de leur carrière. Pour d'autres, c'est une étape menant aux Jeux du Canada ou aux Jeux olympiques/paralympiques, et ces
Jeux multisports peuvent contribuer à leur perfectionnement. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser en
préparant votre candidature :
Comment ma communauté peut-elle améliorer l'expérience du participant?
Comment ma communauté peut-elle contribuer à l'épanouissement des athlètes, des entraîneurs et des officiels durant
les Jeux? (centres de santé, séances d'information, etc.)
Que feront les participants durant leur temps libre? (le soir, entre les épreuves, etc.)
Comment la communauté peut-elle favoriser l'interaction entre les athlètes pratiquant différents sports? (possibilité
d'assister aux épreuves, lieu d'alimentation central, etc.)
Exigences du dossier de candidature
Déterminer comment la communauté compte contribuer à l'expérience du participant (p. ex., en créant un village des
athlètes, en organisant des activités sociales, en mettant sur pied des formations pour les athlètes et les entraîneurs, etc.);
Indiquer les initiatives qui permettront aux participants de vivre une expérience hors du commun dans votre
communauté.
16Contenu de votre dossier de candidature
12. Héritage
L'héritage est crucial pour la communauté d'accueil : l'impact des Jeux de l'Ontario devrait se faire sentir avant, pendant, et
après l'événement. Les communautés doivent élaborer un plan d'héritage et se demander quels seront les héritages (directs
et indirects) légués par l'accueil des Jeux de l'Ontario.
Quel type d'héritage la communauté peut-elle s'attendre à recevoir des Jeux?
Si la communauté enregistre un excédent financier au terme des Jeux, comment sera-t-il géré?
Exigences du dossier de candidature
Établir un plan d'héritage pour votre communauté, en précisant la façon dont il sera réalisé, les moyens qui seront mis en
œuvre, et la façon dont votre communauté assurera le déroulement du plan après les Jeux.
Lignes directrices en matière de candidature Jeux de l'Ontario 2018-2021 17Vous pouvez aussi lire
