Nouveau projet innovant à l'Ecole Centrale de Lille : EMS, des solutions informatiques pour les managers

Dossier de Presse
Mars 2011

  Nouveau projet innovant à l’Ecole Centrale
  de Lille : EMS, des solutions informatiques
               pour les managers

Contact presse :
Lucas MAHIEUX
Projet EMS – Responsable Communication
Tél : 06 86 36 32 96
Mél : lucas.mahieux@centraliens-lille.org
http://www.emsproject.fr

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Dans le cadre de l’activité projet*, un groupe de sept étudiants de deuxième année (Nour Bouhou,
Olivier Fontaine, Louis Jeanneret, Lucas Mahieux, Axelle Mirigay, Phuong-Vy Nguyen et Christian
Solon) travaille au développement d’un outil informatique, destiné à faciliter le travail des
managers via des améliorations de leurs outils de gestion du temps.

Le système prend la forme d’un logiciel comprenant des outils informatiques innovants par la gestion
simplifiée des agendas, des tâches à réaliser et de l’organisation des réunions. Grâce à ces
innovations, les managers pourront gagner un temps précieux, en évitant de perdre du temps sur des
logiciels complexes.

L’équipe du projet est née lors de la bourse aux projets, où se rencontrent les élèves et les
encadrants en vue de constituer les équipes. Le projet a été proposé par un diplômé de l’École,
Monsieur Cyprien Dendievel (promotion 1999) et est soutenu par deux partenaires, EDF et Michelin,
qui ont été séduits par les solutions informatiques proposées et par Thierry Fricheteau, enseignant
chercheur à l’Ecole Centrale de Lille et directeur scientifique du projet. Cette année encore de
nombreux projets liés à l’informatique ont vu le jour, ce qui témoigne de l’importance primordiale de
ce domaine dans la société actuelle.

La réflexion de l’équipe sur les besoins des managers s’appuie sur l’étude qu’ils ont réalisée auprès
des deux partenaires et qui les a amenés à développer trois fonctionnalités innovantes :
         - la gestion des agendas, et donc du temps, qui sera simplifiée grâce à un indicateur chiffré
permettant de connaître le pourcentage d’occupation de l’agenda mais surtout de pouvoir faire un
bilan afin de savoir dans quels types de tâches le manager passe le plus de temps.
         - la liste de toutes les tâches en instance qui aura une interface simplifiée et plus instinctive
ainsi qu’une gestion plus souple : le manager pourra déléguer ces tâches ou gérer facilement les
priorités.
         - un outil innovant de Microblogging qui sera implanté pour gérer au mieux les réunions et
qui se présentera sous la forme d’un blog et permettra à tous les participants à une réunion de se
renseigner sur les modalités de celle-ci (lieu, horaire, ordre du jour…), d’en lire le compte-rendu et de
le commenter. Cela évitera de longs échanges de mails et sera à l’origine d’un gain de temps
précieux.

La réalisation du projet a demandé un réel investissement de toute l’équipe. Une formation
approfondie sur le management ainsi qu’une autre sur le développement d’application informatique
sous Lotus Notes ont été suivies par tous les membres afin de mettre l’ensemble de l’équipe au
même niveau de compétences.

À terme, ces solutions seront implantées chez les partenaires en mai 2011 et seront accessibles à
l’ensemble de leurs managers. Elles pourraient également être implantées chez d’autres grandes
entreprises, intéressées par de tels outils. Le projet se démarque de l’existant, en proposant des
solutions innovantes qui vont être intégrées aux logiciels déjà utilisés.

*Activité Projet : l’activité projet est un module d’enseignement dispensé au cours des deux
premières années à l’École Centrale de Lille. Il a pour vocation d’initier les élèves-ingénieurs à la
conduite d’un projet innovant à dominante scientifique.

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Sommaire

  L’Equipe Projet

  Les partenaires du projet

  Le planning du projet

  Le cahier des charges fonctionnel

  Les trois fonctionnalités innovantes développées

  Pourquoi un développement sous Lotus Notes ?

  Comment former les managers à ce nouvel outil
   innovant ?

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L’Equipe Projet:
Elle est composée de sept élèves-ingénieurs en deuxième année à l’Ecole Centrale de Lille :

                       Olivier FONTAINE
                       • CHEF DE PROJET

                       Nour BOUHOU
                       • TRESORIERE

                       Phuong-Vy NGUYEN
                       • SECRETAIRE

                       Louis JEANNERET
                       • ANIMATEUR

                       Axelle MIRIGAY
                       • RESPONSABLE PARTENAIRES

                       Christian DE ALMEIDA SOLON DE MELLO
                       • RESPONSABLE TECHNIQUE

                       Lucas MAHIEUX
                       • RESPONSABLE COMMUNICATION

L’équipe projet est encadrée par un directeur scientifique, Monsieur Fricheteau, et une
pilote, Madame Hébrard, tous les deux enseignants à l’Ecole Centrale de Lille.

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Les partenaires:

    

MICHELIN
Le premier partenaire du projet est l'entreprise Michelin, fabricant français de pneumatiques.
Multinationale dont le siège social est situé à Clermont-Ferrand (Département du Puy de Dôme) et
qui possède environ 20% du marché mondial en valeur, lui permettant d'être l'un des leaders
mondiaux du pneumatique. Le correspondant de l’équipe a rapidement fait part de l’intérêt qu’il
portait au projet, celui-ci présentant un intérêt pour la plupart des cadres travaillant chez Michelin.

             Michel DEFAULT

                Correspondant de l’équipe-projet
                Chargé d'Etudes d'Organisation Générale

    

EDF
Le groupe EDF, un des leaders sur le marché de l’énergie en Europe, est un énergéticien intégré,
présent sur l’ensemble des métiers : la production, le transport, la distribution, le négoce et la vente
d’énergies. Premier producteur d’électricité en Europe, le Groupe dispose en France de moyens de
production essentiellement nucléaires et hydrauliques fournissant à 95% une électricité sans
émission de CO2. Ses filiales de transport et de distribution d’électricité exploitent 1 285 00 km de
lignes électriques aériennes et souterraines de moyenne et basse tension et de l’ordre de 100 000
km de réseaux à haute et très haute tension. Le Groupe participe à la fourniture d’énergies et de
services à environ 38 millions de clients dans le monde, dont près de 28 millions en France. Le
Groupe a réalisé en 2009 un chiffre d’affaires consolidé de 66,3 milliards d’euros dont 49 % en
Europe hors France. EDF, cotée à la Bourse de Paris, est membre de l’indice CAC 40.

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EDF est le deuxième partenaire du projet porté par les étudiants de Centrale Lille. Les attendus et les
fonctionnalités proposées à l'origine du projet ont séduites le Délégué Régional et son équipe. Le
produit final pourrait aider EDF dans sa gestion du temps.

             Etienne CORTEEL
                Correspondant de l’équipe-projet
                Délégué Régional
                Nord Pas-de-Calais

    

OSEO
Oséo est un établissement public à caractère industriel et commercial Holding chapeautant une
société anonyme de droit privé, Oséo SA : il est chargé de soutenir l'innovation et la croissance des
PME en France. C’est à l’issue d’un concours organisé par cet établissement qu’Oséo a décidé de
financer le projet à hauteur de 1600€. Oséo est uniquement un partenaire financier, contrairement à
EDF et Michelin.

    

ECOLE CENTRALE DE LILLE
L'Ecole Centrale de Lille a pour vocation première de former des ingénieurs généralistes de haut
niveau, qui étoffent chaque année l'encadrement de nombreuses entreprises.
L'Ecole Centrale de Lille, appelée aussi Centrale Lille ou même EC Lille, est un établissement public à
caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP) régi par les articles 34 à 36 de la loi du 26
janvier 1984 sur l'enseignement supérieur.
L’Ecole Centrale de Lille apporte un soutien financier et logistique pour la réalisation du projet.

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Le planning du projet:

     Septembre 2009 : lancement du projet par Cyprien Dendiével, diplômé de l’Ecole
      Centrale Lille (promotion 1999) et manager chez AG2R La Mondiale. Il a lui-même
      exprimé ses besoins en terme de logiciel.

     Octobre 2009 : interviews des managers proches des membres de l’équipe pour
      dégager leurs besoins en termes de logiciels

     Octobre 2009 - Mars 2010 : formation des membres de l’équipe-projet au
      management via la littérature managériale et les enseignants de l’Ecole

     Mars 2010 : signature du partenariat avec l’entreprise Michelin et interviews des
      managers de Michelin sur leurs besoins

     Mai 2010 : signature du partenariat avec l’entreprise EDF et deuxième série
      d’interviews

     Juin 2010 : présentation du projet à un concours organisé par Oséo, établissement
      public soutenant l’innovation

     Septembre 2010 : obtention d’une subvention de 1600€ d’Oséo

     Décembre 2011 : les fonctionnalités exactes du projet sont complètement définies

     Février 2011 : lancement du site internet du projet (http://www.emsproject.fr) et
      début de la conception du projet

     Mars 2011 : fin de la conception et début de la programmation informatique

     Avril 2011 : fin de la programmation, phases de tests du produit et installation du
      produit chez EDF et Michelin

     Début mai 2011 : soutenance finale du projet

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Le cahier des charges fonctionnel (CDCF) :

         Son étude s’est appuyée sur trois principaux points :

          Méthodes d’analyse fonctionnelle

          Littérature managériale

          Synthèse des interviews

La synthèse des interviews est celle des interviews que nous avons effectuées auprès des managers
de nos deux entreprises partenaires : EDF et Michelin

Ainsi :

                               Ergonomie

                             Implémentation

                       Attente des partenaires

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Les trois fonctionnalités innovantes développées :
   1) Indice de remplissage d’un agenda

    Accompagnement           • Classification d’usage de temps par
                               catégories
          du temps           • Identification de périodes d’inactivité

                             • Analyse continue du taux de remplissage
        Prévision de
                             • Messages prévoyant les périodes de
         surcharges            surcharge

                             • Plusieurs façons d’affichage
          Flexibilité
                             • Panneau de bord intégré

   2) Amélioration de la To Do List

•Gestion souple.                                              •Fenêtre déroulante.
•Interface simplifiée et                                      •Code couleur.
 plus instinctive.                   Nouvelles                •Tri plus complet.
•Meilleure exploitation              interviews               •Délégation de tâches.
 graphique.                                                   •Affichage, options et
•Idées : intégration de PJ     •Interaction To Do              paramètres.
 et de CR, suppression          Liste/Créneau agenda.
 automatique...                •Gestion des priorités.
                               •Trie des tâches.
                               •Récapitulatif du temps
                                                                  Fonctionnalité
                                passé.                              détaillée
   Valeurs initiales
                               •Synchronisation.
                               •Détails sur planification
                                et tâches.

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3) Microblogging
                                         • Base de documents :
                                           dépôt/révision/commentaires de documents
        Existant                         • Blog basique sur Notes ou IE
                                         • Accès public ou privé. Pas de restrictions
                                           particulières.

        A                                • Exploitation graphique
                                         • Contrôle des accès
    développer                           • Espaces « projet » dans la bibliothèque

                                         • Création d’une base vierge
                                         • Plusieurs niveaux : Réunion  Page Blog en // 
    Proposition                            Documents associés
                                         • Base publique. Réunions visibles par les
                                           personnes concernées.

Pourquoi un développement sous le logiciel Lotus Notes ?
Il est important de noter que l’équipe-projet a collaboré avec une entreprise, BLM Technologies, afin
d’acquérir les licences permettant le développement sous Lotus Notes et d’obtenir une formation sur
ce logiciel.

                       • Logiciel couramment utilisé dans de nombreuses
                         entreprises dont Michelin et EDF
                       • Convivialité du logiciel et de son interface
 Pourquoi?             • Possibilité de greffer des applications

                       • Acquisition des licences via BLM Technologies
                       • Première prise en main du logiciel et de ses
                         fonctionnalités existantes
Comment?               • Collaboration avec BLM Technologies

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Comment former les managers à ce nouvel outil innovant ?

 Solutions envisagées pour les utilisateurs

                         Déplacement d’un
                             ou plusieurs
   Rédaction d’un
                             membres de
  guide d’utilisation
                          l’équipe chez les       Formation à
     pour faciliter
                          partenaires pour    distance via internet
    l’utilisation du
                             expliquer le
      nouvel outil
                        fonctionnement du
                               logiciel

                                                                      11