Office Manager 10 outils pour devenir le super-héro de votre bureau - Smart-Services
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Office Manager
10 outils pour devenir
le super-héro de votre bureauSommaire Qui est l’Office Manager et pourquoi 3 est-il un super-héro du quotidien ? À la découverte des 10 outils 4 qui vont révolutionner votre quotidien Spendesk - Pour une gestion optimale des dépenses de vos collaborateurs 5 Payfit - Pour une meilleure gestion des paies et des RH 6 Lunchr - Pour la pause déjeuner de vos collaborateurs 7 Alan - Pour la couverture santé de vos salariés 8 Smart Services - Pour la gestion des prestataires pour vos locaux 9 Slack - Pour la communication interne à l’entreprise 10 Task Management par Managed by Q - Pour la gestion des 11 demandes internes SuperMood - Pour une évaluation de la satisfaction des collaborateurs 12 EAT5 - Pour le bien-être des collaborateurs 13 Kymono - Pour la brand awareness 14 Pourquoi avez-vous maintenant toutes les cartes en main ? 15 Office Managers 2019 2
Qui est l’Office Manager et pourquoi est-il
un super-héro du quotidien ?
Le terme d’Office Manager est apparu il y a quelques années dans un contexte très startup.
Aussi parfois appelé Office Happiness Manager, Facility Manager, Assistant de Direction ou
Responsable des Services Généraux, ses missions sont nombreuses et variées.
Sa principale mission est d’assister le dirigeant dans la gestion des opérations administratives
et opérationnelles de l’entreprise. Il est également un véritable relai d’information, à double
sens, entre la hiérarchie et les collaborateurs. Sa position privilégiée lui permet de remonter
les feedbacks des collaborateurs mais également de faire appliquer les décisions de la direc-
tion. Il doit donc connaître parfaitement l’entreprise, son fonctionnement, sa hiérarchie, et ses
collaborateurs.
L’Office Manager est aussi le contact privilégié des fournisseurs externes (agence de manuten-
tion, traiteurs, travaux, etc). Le charme de ce métier c’est qu’aucune journée ne se ressemble, il
n’est alors pas toujours évident pour l’Office Manager de suivre ses objectifs.
Pour être un bon Office Manager, il faut savoir être :
Autonome Flexible À l’écoute Proactif Empathique
En quelques sortes, on peut dire que l’Office Manager est le super-héro du quotidien au bureau.
C’est celui qui perçoit même les signaux les plus faibles et sait y répondre en toutes circons-
tances. Bien qu’il veille au bon fonctionnement de l’entreprise, ainsi qu’au bien-être des salariés,
son bureau ne doit pas se transformer en bureau des plaintes. Il n’est pas l’assistant général de
tous les collaborateurs de l’entreprise mais bien en soutien au quotidien.
Office Managers 2019 3À la découverte des 10 outils
qui vont révolutionner votre quotidien
Pour être un bon Office Manager, il faut dans un premier temps avoir toutes les qualités listées
précédemment, mais également avoir les bons outils. Sans eux, suivre vos objectifs et actions est
quasiment mission impossible.
Alors outillez-vous ! Les solutions se multiplient sur le marché et sont de plus en plus simples et
intuitives. Elles vous permettent à la fois d’améliorer quotidiennement le bien-être de vos colla-
borateurs, mais aussi de suivre vos objectifs en temps réels.
Découvrez les 10 outils indispensables qui vont vous aider à gagner du temps et booster votre
quotidien. Reprenez le contrôle, rendez leur autonomie aux collaborateurs et gardez une visibi-
lité à 360° sur l’ensemble des projets de l’entreprise.
“Pour devenir le super-héro dont tout le monde à besoin,
l’Office Manager doit avoir les meilleurs outils.”
Andreea Vasile,
Office Manager chez Spendesk
Office Managers 2019 4La plateforme unique pour toutes
vos dépenses professionnelles
Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses
sur mesure qui vous accompagne pour trouver le juste
milieu entre autonomie des collaborateurs et gestion
de la trésorerie. Avec Spendesk, les collaborateurs
achètent simplement ce dont ils ont besoin, et vous
gardez toujours un oeil sur les dépenses. L’utilisation
d’un seul et même outil pour les dépenses des colla-
borateurs permet plus de visibilité, mais aussi d’auto-
matiser et de gagner du temps sur les tâches à faible DEVIS
valeur ajoutée.
Avantages
Tarifs sur devis
• Une plateforme complète, intuitive et sur mesure.
• Des moyens de paiements flexibles et sécurisés.
• Vos collaborateurs sont autonomes
et n’avancent plus d’argent.
• Un processus automatisé pour gagner du temps.
• Un service support rapide et efficace.
“ Nous sommes passés de 50 à moins de 5 factures manquantes
en fin de mois grâce à Spendesk. C’est un outil qui me permet de gagner
énormément de temps pour enfin me focaliser sur les tâches importantes. ”
Gaëlle Laudet,
Contrôleur Financier chez La Ruche Qui Dit Oui
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Office Managers 2019 5Payer ses employés
n’a jamais été aussi simple
PayFit est un logiciel de gestion de paie et gestion RH
qui vous permet de gagner en productivité. Chacun
de vos collaborateur profite d’un espace personnel sur
lequel ils peuvent poser leurs congés et récupérer leurs
bulletins de salaire. De votre côté vous pouvez choisir
la date d’émission du bulletin, intégrer les déclarations
sociales (DSN, DPAE, attestation Pôle Emploi, etc.),
mais aussi profiter d’une vue administrateur claire et
intuitive. DEVIS
Avantages
• L’émission des bulletins de paie est automatisée.
Tarifs sur devis
• Vos collaborateurs gèrent leurs congés
en quelques clics
• Les managers peuvent facilement accepter
ou refuser les congés.
• Les gestions de la paie et du SIRH sont combinées
pour une meilleure synchronisation.
• Un outil simple et intuitif pour tous les utilisateurs.
“ Si je devais résumer PayFit en 3 mots ? Hyper simple, fiable et sexy. ”
Elsa Darquier,
DRH chez Big Mama
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Office Managers 2019 6Enfin une carte titre-resto
qui change réellement la donne !
Lunchr c’est une carte de paiement Mastercard qui
remplace le titre-restaurant classique. Une réponse
moderne pour les équipes d’aujourd’hui ! Utilisable
partout, cette “blackcard” permet à vos collaborateur
de payer leurs repas jusqu’à 19€ par jour. Ils peuvent
utiliser leur carte directement chez le restaurateur ou
via l’application (mobile ou desktop), seul ou en groupe
pour profiter de réductions.
DEVIS
Avantages
• Une carte acceptée dans plus de 220 000
restaurants, boulangeries et supermarchés.
Tarifs sur devis
• La possibilité d’avoir plusieurs cartes par
collaborateur.
• Des commandes groupée pour l’esprit d’équipe
et les réductions.
• Une interface simple et intuitive pour vous
et vos collaborateurs.
• Un service client ultra réactif, qui répond
en moins d’une minute.
“ Nous avons lancé Lunchr en Octobre 2018 et nos équipes sont fans !
Les cartes passent dans plein de points de restauration et les commandes
groupées sont un succès ! L’équipe de Lunchr est adorable, toujours dispo
et l’interface est super simple pour les administrateurs ! ”
Camy,
Utilisatrice Lunchr
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Office Managers 2019 7L’assurance santé simple
des entreprises et des indépendants
Alan c’est un service de mutuelle d’entreprise simple
et efficace pour les entreprises et les auto-entrepre-
neurs. Dites au revoir aux prises de têtes administra-
tives papier avec une solution 100% en ligne, simple,
rapide et efficace. Vos collaborateurs s’inscrivent en
deux minutes et peuvent tout gérer depuis leurs appli-
cation web ou mobile. Vous utilisez aussi Payfit ? Alors
synchronisez les deux solutions !
DEVIS
Avantages
• Une administration 100% en ligne, zéro papier. Alan Green à
partir de 50€
• Une gestion des arrivées et départs des
collaborateurs en quelques clics. Alan Blue à
partir de 70€
• Un service support expert du système de santé.
• Deux formules pour trouver celle qui vous
ressemble.
• Une solution sans engagement pour garder
votre liberté.
“ En tant que patron, c’était impensable qu’une assurance santé puisse
apporter de la valeur à ses salariés. J’étais super content de faire passer mes
collaborateurs chez Alan, ils étaient contents de la clarté de la solution, de la
simplicité de l’interface, et de recevoir sans délai une belle carte Alan chez eux. ”
Guillaume Gibault,
CEO du Slip Français
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Office Managers 2019 8L’allié du quotidien pour des espaces
de travail qui vous ressemblent
Grâce à Smart-Service, vous trouvez en 3 clics les meil-
leurs prestataires au prix juste. Vous trouverez forcé-
ment, dans leur catalogue, le service dont vous avez
besoin : petits travaux, nettoyage ou encore démé-
nagement. L’objectif de Smart Services ? Grâce à leur
outil simple et intuitif, vos budgets de services géné-
raux sont rationalisés et vous gagnez du temps sur
la gestion des fournisseurs.
DEVIS
Avantages
• Des prestataires sélectionnés avec sérieux.
• Une équipe à l’écoute, qui allie conseils et Gratuit
accompagnement.
• Un point de contact unique pour trouver le meilleur
prestataire.
• Centralisation des factures pour une comptabilité
simplifiée.
• Un service gratuit où vous ne payez que
les prestataires.
“ Une plateforme pratique, un service impeccable, une équipe au top,
une communication rapide et efficace, que demander de plus ? ”
Sébastien Hulin,
International Project Manager chez Blade Shadow
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Office Managers 2019 9Le logiciel de collaboration
qui décuple l’efficacité du travail
Slack c’est la plateforme collaborative qui permet aux
entreprises de prendre rapidement des décisions effi-
caces. Vos équipes discutent et partagent des fichiers
dans des chaînes créées sur mesure, par thématique.
Comme ça toutes les informations pertinentes sont
conservées au même endroit, et les nouveaux col-
laborateurs peuvent se mettre à niveau facilement.
Avec Slack, les équipes sont mieux connectées et plus
efficaces. DEVIS
Avantages
À partir de
• Des équipes toujours connectées même 6,25€/mois
à des milliers de kilomètres. par utilisateur
• Un partage d’informations pour prendre
les bonnes décisions.
• Une intégration possible avec des centaines d’outils.
• La possibilité de passer des appels audios
et vidéos.
• La création de chaînes, conversations
de groupe ou messages directs.
“ Nos équipes et nos collaborateurs ont adopté Slack très facilement.
Cet outil représente des gains de productivité évidents, mais surtout facilite
les interactions entre équipes qui travaillent souvent à des milliers de kilomètres
les unes des autres. ”
Nuno Simaria,
Directeur technique chez HelloFresh
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Office Managers 2019 10Recueillir les demandes des employés,
collaborer et les rendre plus heureux
Task Management (anciennement Hivy) par Managed
by Q vous permet de recueillir toutes les demandes
des employés afin d’organiser et hiérarchiser les
besoins de tous les collaborateurs au même endroit.
Vous pouvez également attribuer des tâches au sein
de votre équipe et tenir informer les demandeurs de
l’avancée du projet. Tout cela en suivant vos perfor-
mances et des astuces pour rendre vos collaborateurs
encore plus heureux. DEVIS
Avantages
• Un service sur mesure pour les équipes de toutes
Tarifs sur devis
tailles.
• Un suivi en temps réel des demandes soumises par
vos collaborateurs.
• Un gain de temps et d’efficacité avec la
centralisation des demandes.
• Un suivi quotidien de vos performances et de la
satisfaction des employés.
• Une intégration possible à Slack pour encore plus
de simplicité.
“ Je commence et termine chaque journée de travail en me plongeant dans
le tableau de bord de l’outil. Je peux y organiser simplement mes tickets
et hiérarchiser mes tâches. ”
Caleb,
Efficiency manager chez Bark
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Office Managers 2019 11Mesurez et améliorez
l’engagement au travail
Supermood vous permet de collecter les avis de vos
collaborateurs. Mettez en place des micro-sondages
réguliers et anonymes, pour déterminer les besoins
prioritaires et mettre en place des actions RH cohé-
rentes et mesurées. En pilotant ces micro-sondages,
vous pouvez rapidement identifier les leviers d’enga-
gement de vos équipes, détecter les signaux faibles et
résoudre les problèmes internes soulevés.
DEVIS
Avantages
• Une écoute en temps réel du bien-être
des équipes. À partir de
• Des campagnes de sondages sur-mesure 250€ par mois
en fonction de vos objectifs.
• Un accompagnement personnalisé par
des experts en psychologie du travail.
• La culture de la reconnaissance grâce
au SuperLike.
• Des décisions prises rapidement grâce
à des rapports d’analyse personnalisés.
“ Supermood apporte une réelle cohésion d’équipe, qui, à la fois amène
le partage d’information et libère la parole via des verbatims constructifs. ”
Eyal Schwebel,
Chef de projet innovation chez EDF
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Office Managers 2019 12Moments Frais, Fun et Sains
pour collaborateurs heureux
Eat5 offre des solutions de snacking sain et simple aux
entreprises qui souhaitent prendre soin de leurs col-
laborateurs. L’attention portée aux collaborateurs par
leurs dirigeants est l’une des clés de la réussite d’une
entreprise et cela passe souvent par des petites choses
simples. Des snacks sains, frais et savoureux pour des
pauses efficaces et des collaborateurs toujours en
forme qui donnent le meilleur d’eux-même, c’est ça
l’effet Kitchen Solution de Eat5 !
DEVIS
Avantages
• Des snacks sains pour une pause fraîche
et savoureuse À partir de
44€/semaine
• Une équipe en pleine forme pour plus
de performance
• À l’écoute des fournisseurs pour trouver
les meilleurs produits
• Un service simple et complet sur abonnement
et sans engagement
• Des formules 100% sur-mesure pour trouver
le meilleur combo
“ Du concept au service client, en passant par la qualité des fruits reçus chaque
semaine, Eat5 c’est la solution vitaminée ! Chez Stuart on aime manger sain,
rapide et nouveau. Avec Eat5 on a le combo parfait. ”
Sandrine Marques,
Office Manager chez Stuart
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Office Managers 2019 13Portez vos couleurs et construisez
votre brand awareness
Le vêtement traduit des valeurs et consacre un senti-
ment d’appartenance à une communauté. Il fait par-
tie intégrante de l’identité, de la culture et de la com-
munication des startups. Kymono s’identifie en tant
que culture designer et vous propose d’habiller votre
culture à travers les habits, les objets et maintenant les
espaces avec sa nouvelle offre OFFICE DESIGN aux
couleurs de votre marque.
DEVIS
Avantages
• Des maîtres du textile depuis plusieurs générations
• Des impressions et tissages dans leur propre usine
Tarifs sur devis
• Une large gamme de 400 références textiles
pour tous les goûts
• Ethique et 100% bio pour des vêtements
responsables
• Nouveau: l’office design, pour des bureaux
qui vous ressemblent !
“ Pour notre dernier séminaire, nous voulions offrir un cadeau sympa à nos
collaborateurs. Nous avons pensé à un sweat-shirt et avons trouvé tout ce que
nous recherchions chez Kymono! La qualité est vraiment excellente et l’équipe
est super réactive. J’étais ravie de voir que tout le monde marchait fièrement tout
le week-end avec son sweat-shirt aux couleurs de Leetchi & Mangopay. ”
Céline Lazorthes,
CEO chez Leetchi et MangoPay
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Office Managers 2019 14Pourquoi avez-vous maintenant
toutes les cartes en main ?
L’Office Manager doit toujours être sur le qui vive et à l’écoute des collaborateurs. La liste de ses
missions est tellement dense qu’aucune journée ne se ressemble. C’est d’ailleurs bien souvent ce
qui plaît dans le rôle de l’Office Manager. Chaque jour, en plus de ses missions habituelles, il faut
gérer les problèmes qui arrivent au fur et à mesure (fuite d’eau, absence des agents de mainte-
nance, contrats à gérer, commandes à passer, etc). Il est donc toujours en mouvement, toujours
en action, en bon super-héro du bureau !
C’est la raison pour laquelle, sans les bons outils, l’Office Manager peut très vite se sentir débordé
et perdre le contrôle. Mais aujourd’hui, grâce à la digitalisation, son quotidien est de plus en plus
automatisé. Ce qui lui permet de gagner du temps sur des tâches précédemment très chrono-
phages. De plus, ces outils permettent à l’Office Manager d’analyser ses journées et de suivre
ses KPI (aka objectifs) avec ses supérieurs.
À partir de maintenant vous n’avez plus d’excuses pour garder le contrôle :
• Sur vos locaux grâce à Smart Services et Managed by Q.
• Sur la santé et le bien-être de vos collaborateurs avec Eat5, Alan et Lunchr.
• Sur la satisfaction et la communication entre vos collaborateurs avec SuperMood et Slack.
• Sur leurs dépenses et salaires avec Spendesk et Payfit.
• Sur l’image de votre entreprise avec Kymono.
“ Ces outils m’aident à avoir une bonne communication avec l’équipe, mais aussi à
suivre et centraliser mon travail. Ils me permettent également de quantifier mon
travail, parce que c’est très dur de suivre tes KPI quand tu es Office Manager. Parfois
certaines petites tâches prennent finalement beaucoup de temps et on peut donc
vite prendre du retard.”
Andreea Vasile,
Office Manager chez Spendesk
Office Managers 2019 15Fini le bureau des plaintes, devenez le super-héro du bureau ! Office Managers 2019 16
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