Réalisation du site intranet de la Cirest Cahier des charges - Marché passé selon la procédure adaptée

 
Réalisation du site intranet de la Cirest Cahier des charges - Marché passé selon la procédure adaptée
Réalisation du site intranet de la Cirest
           ‐ Cahier des charges ‐
         Marché passé selon la procédure adaptée
          (Art. 28 du Code des Marchés Publics )

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Réalisation d’un site intranet pour la Cirest
        La Cirest est une Communauté d’agglomération, établissement public de coopération
intercommunale créée en 2002 et regroupant les communes de Bras‐Panon, La Plaine‐des‐Palmistes,
Saint‐André, Saint‐Benoît, Sainte‐Rose et Salazie.

     Aux compétences traditionnelles de l'ex‐CCE (Communauté de communes de l'Est) sont venues
s'ajouter de nouvelles missions. Ainsi, la Cirest exerce son activité dans les domaines suivants :
    o   Environnement (gestion des déchets, lutte conte l’errance animale, etc.),
    o   Tourisme (Schéma touristique d’aménagement global de l’Est),
    o   Aménagement du territoire (Scot Est, schéma de cohérence territorial Est),
    o   Transports collectifs,
    o   Développement économique (Zones d'activités, Zone Franche Urbaine),
    o   Politique de la Ville,
    o   Plan Local pour l’insertion et l’Emploi.

La Cirest souhaite mettre en place un site intranet afin de :
    o   Créer un lien entre la direction générale, les services et les agents afin de leur permettre
        d’accéder en ligne à certains services (ressources et outils) sur une même interface;

    o   Doter la Communauté Intercommunale de l’Est d'un outil de communication moderne des
        nouvelles technologies pour informer au mieux son personnel sur la vie de la collectivité ;

    o   Doter les agents d’une interface ludique et informative, complétée par l’actualité des
        services : communication de la DRH afin de faciliter les échanges d’informations.

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Sommaire
1‐       Hébergement et diffusion               page 04

2‐       Contenu                                     page 04

3‐       Présentation de l’arborescence du site      page 05

4‐       Navigation                                  page 07

5‐       Administration                              page 07

6‐       Environnement informatique                  page 07

7‐       Formation des utilisateurs/Administrateurs page 08

8‐       Délais de mise en œuvre                     page 09

9    ‐   Pénalités                                   page 09

10       Durée du marché                             page 09

11       Présentation de l’offre                     page 09

12       Propriétés intellectuelles et artistiques   page 10

13       Annexes                                     page 11

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Le projet de site intranet de la Cirest s’inscrit dans une démarche de communication interne des
services ; cet outil, moderne et pratique facilitera, la transmission d’informations aux personnes
ayant un poste informatique.

Le site intranet se veut ergonomique, avec une technologie web.2.0.
L’utilisation du site se veut simple : architecture/arborescence et présentation.
La solution proposée devra être évolutive et permettre d’intégrer de nouveaux contenus.
L’administration du site sera réalisée prioritairement par le service Communication (Administrateur
principal) mais des accès pourront être transmis à d’autres services pour la gestion partielle de
certaines rubriques.

    1‐ Hébergement et diffusion
Le candidat devra indiquer dans son offre la solution qu’il mettra en place pour le déploiement du
site intranet. La majorité des services concernés sont basés au siège de la Cirest (28 rue des Tamarins
à Saint‐Benoît). Quelques services sont situés à l’extérieur du siège (Saint‐André …).
Le site devra être accessible directement pour les utilisateurs connectés au réseau du siège ; pour les
utilisateurs extérieurs les accès se feront avec login et mot de passe et via le protocole https dans un
premiers temps(Le service informatique prévoit de mettre en place une solution vpn pour ses
utilisateurs et les utilisateurs nomades dans les mois qui viennent).

Chaque utilisateur devra pouvoir se connecter au site par défaut depuis son ordinateur.
Le prestataire sera assisté par le service Informatique dans cette démarche.

Le site sera hébergé sur un serveur virtuel (VMware) interne de la Cirest (cf. Article 4)
Le candidat devra indiquer dans son offre les outils nécessaires à la mise en œuvre du site intranet
(ex : Os serveur, Tomcat, java, etc.), l’espace disque et mémoire dont il aura besoin.
Le service Informatique assistera le prestataire pour la mise en service de l’intranet. Le candidat
devra fournir un planning de mise en service (après développement du site) qui sera transmis au
service Informatique pour permettre le déploiement dans les meilleures conditions.

    2‐ Contenu
Le contenu du site sera mis en place par le Service Communication, qui pilotera ce projet en
collaboration étroite avec les Ressources Humaines et le Service Informatique.
Les données seront transmises par les Ressources Humaines et les différents services de la Cirest. Le
service Communication restera cependant l’interlocuteur privilégié du prestataire qui aura en charge
la réalisation du site intranet de la Cirest.
Une première esquisse de préfiguration de la page d’accueil du site est jointe en annexe.
L’interface se veut épurée, avec un graphisme soigné et professionnel.

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3‐ Présentation de l’arborescence du site
Le site, très ergonomique, basé sur une technologie web2.0 se compose d’un bandeau principal avec
logo de la Cirest, titre « Bienvenue sur l’intranet de la Cirest » + bandeau d’accueil avec selon
possibilité technique la personnalisation pour chaque agent : « Céline CARLIER, bonjour, nous
sommes le « date » ».

La page d’accueil du site sera découpée en 3 colonnes principales :

    ‐   Bandeau supérieur :
           o Logo Cirest
           o Mention « Bienvenue sur l’intranet de la Cirest »
           o Fenêtre déroulante avec personnalisation du message de bienvenue « Bonjour
              « « Céline CARLIER » » nous sommes le « date »
           o Bouton ferré à gauche avec accès direct à internet (Moteur de recherche Google par
              défaut )

    ‐   Bandeau de gauche :
           o Boutons (type bouton application smartphone) avec :
                   Bouton 1 : accès direct à revue de presse,
                      Il conviendra de développer un module pour permettre de gérer
                      quotidiennement une revue de presse par date : mois/année. (Cf Annexe 2)
                      Les revues de presse des années N‐1 devront pouvoir faire l’objet d’un
                      archivage indépendant et « invisible » pour l’intranaute.
                   Boutons 2 à 4 : accès direct au site intranet cartographique existant + accès
                      direct aux sites satellites (ESTI+, OTI Est)

    ‐   Bandeau central supérieur :
           o Espace de contenu texte (avec possibilité d’intégrer des photos/illustrations) sur 2 ou
              3 blocs rédactionnels : informations diverses (note de services, nouveaux arrivants,
              informations diverses concernant le fonctionnement de la collectivité)

    ‐   Bandeau central inférieur :
           o Pavé « vidéo » : fenêtre avec vue sur le site internet de la Cirest en temps réel ; créer
              un lien vers le site existant.

    ‐   Bandeau de droite :
           o Outils :
                   4 boutons, réalisés façon application smartphone :
                             E‐Temptation : accès direct avec le logiciel congés (existant)
                             Logiciel de gestion de courriel : Maarch (existant)
                             Webmail (existant)
                             Logiciel compta (en cours d’acquisition)
                   2 boutons « ANNUAIRE »
                             Annuaire interne : créer un annuaire interne avec les coordonnées
                              des agents de la Cirest pour permettre de rechercher plus facilement

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les coordonnées des agents (page 2 : page avec alphabet et lien
                                page 3 : chaque lettre de l’alphabet renvoie vers le nom+ prénom
                                des agents)
                                Ex : A (clic) [répertoire de lettre A] ARCHAMBAULT Bénédicte
                                (clic) Contact téléphonique et mail + localisation
                               Annuaire externe : annuaire des mairies membres et autres
                                collectivités (sur la même base que l’annuaire, avec renvoi vers le
                                type de collectivité
                                Ex : C (clic) [répertoire de lettre C] CONSEIL GENERAL (clic)
                                Contact téléphonique et mail + localisation)
                                 Ressources existantes mais à actualiser et à compléter

                       2 boutons (allongés) :
                             Ressources : accès vers une page avec un listing de plusieurs
                               ressources existantes :
                                    o Règlement intérieur
                                    o Logothèque (téléchargement)
                                    o PV conseil communautaire
                                    o Bibliothèque : information sur les revues disponibles auprès
                                        des services (accès et page gérée par un autre service qui
                                        devra avoir des droits d’administration)
                                    o Liens utiles : listing d’une série de liens vers des sites
                                        d’informations
                             Accès COS EST : Accès au comité d’œuvres sociales (page gérée par
                               le bureau du COS Est).
                             Autres types d’accès : la solution proposée par le candidat doit
                               pouvoir générer d’autres pages gérées par des tiers (exemple : page
                               de section syndicale directement gérée par les syndicats)

Le candidat est libre de proposer toutes autres options qu’il considérerait comme nécessaire pour ce
projet intranet.
Ces propositions devront faire l’objet d’un paragraphe dédié dans son offre avec la mention
« DEVELOPPEMENT COMPLEMENTAIRE AU PROJET DE SITE INTRANET »

Le support et la technologie proposée devra permettre de rajouter des boutons (boutons carrés ou
allongés et bouton d’accès aux sites) dans le cadre du développement à venir des services de la
Cirest.

Le candidat devra indiquer dans son offre la solution proposée ; celle‐ci devra être compatible PC et
Mac.La majorité du parc informatique de la Cirest est composée de PC.

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4‐ Navigation

Il est demandé au candidat de définir une gestion rigoureuse de l’arborescence du site afin de
permettre la meilleure ergonomie possible.
Il est nécessaire que les titres de la rubrique et de la sous‐rubrique sélectionnée apparaissent de
façon distincte sur toutes les pages du site.
Le chemin d'accès à une page doit être clairement mentionné afin d'afficher la position de la page
dans l'architecture du site (ex : rubrique > sous‐rubrique > sous‐sous‐rubrique > page)
La navigation dans le site doit être possible depuis toutes les pages du site : principe du fil d’Ariane.
C'est elle qui permettra de naviguer d'une rubrique à une autre sans repasser par une page
spécifique (accueil ou autre)
Toutes les pages proposeront un retour à la page précédente, un retour en haut de page si
nécessaire, un retour à la page d'accueil de l'espace et un retour à la page d'accueil de l'Intranet.

    5‐ Administration

L’administration du site sera réalisée au travers d’une interface de type web permettant l’accès des
éditeurs identifiés (Service Communication + un gestionnaire par espace si besoin).
Cet accès devra permettre l’accès en simultané des éditeurs. Il comprendra notamment les fonctions
suivantes :

        5.1 Gestion dynamique de la structure et du contenu du site

La gestion du site devra comprendre au minimum les fonctions suivantes :

    ‐   Contrôle d’accès des éditeurs pour limiter leur champ d’action aux espaces concernés.
    ‐   Pour les pages à administrer par les autres services, il est demandé que ces pages soient
        validées par le service Communication (Administrateur principal) avant publication. Par
        conséquent l’outil devra proposer plusieurs niveaux de validation avant publication.
    ‐   Possibilité de modifier, via l’interface d’administration, le nombre, les intitulés et les
        contenus des rubriques présentes au sein de chaque espace.
    ‐   Publication facilitée à partir d’un certain nombre de gabarits de contenus qui pourront être
        définis en phase de spécifications (type texte, fichier, image…).
    ‐   La publication pourra intégrer plusieurs dates de mise en ligne et hors ligne automatique.
    ‐   Prévisualisation possible et rapide de l’état des mises en ligne, ou hors ligne pour le service
        Communication dont le champ d’action est transversal.

        5.2 Statistiques

Le candidat devra propose un dispositif simple de conservation d’informations sur les visites,
permettant de connaître le nombre de visiteurs, les pages consultées, le nombre de pages
consultées, l’origine des visiteurs… (Statistiques hebdomadaires ou mensuelles).

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6‐ Environnement informatique

        6.1 Serveurs

La Cirest va se doter dans le courant du mois d’Août, d’une nouvelle architecture serveur basée sur la
solution de virtualisation VMware qui serainstallé sur 2 serveurs HPDL380 G8 et d’une baie SAN avec
une capacité de stockage de 10 To utile. La plupart des serveurs physiques actuels seront converties
en serveurs virtuels.
La Cirest disposera également d’un contrôleur de domaine. Sur ce serveur un service d’annuaire de
type Active Directory sera installé pour la gestion des utilisateurs et l’accès aux différents ressources
du réseau.

        6.2 Clients.

La plupart des ordinateurs clients fonctionnent sous un environnement Windows (xp, seven) et
utilise internet explorer ou Firefox pour se connecter à internet via un proxy (IP Cop) et aux
applications métiers.

        6.3 Les bases de données et applications

Les serveurs de base de données présents au sein de la Cirest sont principalement de types :

    ‐   Oracle
    ‐   SQL Server
    ‐   PostgreSQL
    ‐   MySQL

Les applications présentes au sein de la Cirest qui pourront être accessibles à partir de l’Intranet sont
les suivantes :

    ‐   Kerioconnect : serveur de mail
    ‐   Etemptation : Gestion du temps
    ‐   Gegid : Comptabilté et Ressource Humaine
    ‐   Maarch Entreprise : Gestion du courrier
    ‐   CincomEcm : Gestion électronique de document

L’ensemble de ces applications disposent d’une interface Web.

    7‐ Formation des utilisateurs/Administrateurs

Le candidat devra prévoir des heures de formation (qu’il définira) à l’outil mis en place
(administration de l’application) à 1 ou 2 personnes du service Communication et/ou service
Informatique.

Concernant la phase d’installation sur le serveur de la Cirest le prestataire associera une personne du
service informatique.

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8‐ Délais de mise en œuvre

Le candidat devra indiquer dans son œuvre les délais de mise en œuvre et de mise en service de
l’intranet, à compter de la réception de plus de 50% des informations qui devront figurer sur le site.
Ces informations sont communiquées par le Service Communication.

Dans le cadre de bugs ou d’anomalies constatés sur le déploiement du site, le candidat devra
solutionner/réparer le problème dans un délai de 24 heures ; si l’intervention nécessite un délai plus
long, le prestataire retenu devra informer le service Communication par écrit avec une indication sur
les délais de réparation des problèmes observés.

    9‐ Pénalités

Il sera appliqué, pour tout empêchement imputable à l’entreprise titulaire du marché, une
pénalité forfaitaire et par jour calendaire de retard, lorsque le délai contractuel de mise en
ligne ou de maintenance est dépassé par le fait du titulaire et ceci sans mise en demeure
préalable, dont le montant est déterminé comme suit :

> 18 €/jour de retard en application.

    10‐         Durée du marché
Ce marché est d’une durée de 6 mois.
Le prestataire retenu devra néanmoins prévoir une assistance aux services dans le cas de bug ou de
la révision des contenus pour une période de 3 ans.
La durée de l’assistance aux services est renouvelable 1 fois pour la même durée.

Le prestataire réalise le forfait de manière classique avec obligation de résultat sur l’ensemble du
projet.

    11‐         Présentation de l’offre

Le candidat devra présenter une offre comprenant :
    ‐ Un mémoire technique présentant la solution proposée dans le cadre de la mise en place de
        l’intranet de la Cirest ;
    ‐ Ses références ;
    ‐ Un devis DETAILLE en euros en HT et en TTC.
    ‐ Toutes autres pièces nécessaires à la présentation de son produit (CD de présentation, lien
        …)

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12‐         Propriétés intellectuelles et artistiques

La Cirest sera propriétaire de l’intégralité des droits d'auteurs et de propriété des pages créées, des
scripts et des bases de données (structures et données) mis en ligne. Le prestataire fournira à la
Cirest, qui en deviendra propriétaire, tous les codes sources des scripts du site intranet et du site
d’administration.

Il incombera au prestataire de s'assurer que l'utilisation des éléments graphiques du site (non fournis
par la Cirest) est effectivement libre de tout droit. Le prestataire garantira que ses réalisations ne
constituent pas une violation d’un droit à la propriété intellectuelle, ni un quelconque fait de
concurrence déloyale ou parasitaire.

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ANNEXE 1

Principe de présentation de l’interface (à titre indicatif).

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ANNEXE 2
                       Exemple de revue de presse
                                                        MARDI 30 JUILLET 2013

CIREST
LE QUOTIDIEN > P. 07
JOURNAL DE L’ILE > P. 19
TCSP
Le président de la Cirest à reçu lundi les commerçants du centre-ville de Saint-André afin de leur
exposer le projet de TCSP. Une instance de concertation sera mise en place.

ENVIRONNEMENT
LE QUOTIDIEN > P. 12
LEZARD DE MANAPANY
Introduit en 1975 à Grand Fond à Saint-Gilles, le gecko vert dit encore gecko « poussière d’or » de
Madagascar vient d’être découvert à Saint-Pierre par l’Association citoyenne de Saint-Pierre. Il se
rapproche donc de Petit-Ile et de Grande Anse où niche le lézard vert de Manapany, espèce
endémique de notre île, en voie d’extinction et dont le gecko vert de Madagascar est un redoutable
prédateur.

ENVIRONNEMENT
JOURNAL DE L’ILE > P. 13
DECHET RADIOACTIF
En mai dernier, un déchet présentant une charge radioactive avait été découvert lors d’une collecte
d’encombrants par la Civis (communauté d’agglomération des villes du Sud). Rapidement isolé, l’objet
attendait la visite des experts de l’IRSN (institut de radioprotection et de sûreté nucléaire) pour être
identifié afin que l’on puisse évaluer les modalités d’évacuation et de traitement.

TERRITOIRE EST
JOURNAL DE L’ILE > P. 16
SAINT-ANDRE
Tous les deuxièmes mardis et troisième samedis du mois, l’Office de tourisme intercommunal du Nord
met en place l’atelier « Saveurs créoles », qui consiste à consiste à cuisiner des plats créoles à partir
des produits achetés sur le marché. Pendant les vacances, le journal a suivi un groupe d’enfants du
Sessad à Saint-André.

TERRITOIRE EST
JOURNAL DE L’ILE > P. 48
SALAZIE
Ses chouchous, son Piton d’Anchaing, son Trou Blanc, son voile de la Mariée. Et bientôt, sa station
de trail. Evoqué depuis plusieurs mois, le projet entre désormais dans une phase très concrète, sous
la houlette de Benoît Laval, le « papa » d’un concept qu’il amène de métropole.

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