La conservation des collections numérisées dans les bibliothèques municipales : état des lieux et perspectives

La conservation des collections numérisées
        dans les bibliothèques municipales :
        état des lieux et perspectives

                                        4e édition des Entretiens de la BnF
         Numérique et bibliothèques : le deuxième choc
                                                           7 et 8 décembre 2006

Thierry Claerr (thierry.claerr@culture.gouv.fr)
Direction du livre et de la lecture - Ministère de la culture et de la communication

Plan de l’intervention

„   Le contexte : principales caractéristiques de la numérisation
    dans les bibliothèques municipales

„   L’enquête : modalités et premiers résultats portant sur 20
    bibliothèques municipales concernées de près par la numérisation

„   Les enseignements et les perspectives

Panorama de la numérisation en France
Patrimoine numérique. Catalogue des collections numérisées
                www.numerique.culture.fr

Principales caractéristiques
    de la numérisation dans les bibliothèques municipales (1)

„   Contenus :
les documents patrimoniaux sont les plus représentés

„   Typologie des documents :
majoritairement des documents iconographiques (55 %)
le texte est peu représenté
le mode image est largement privilégié
peu de véritables bibliothèques numériques

„   Objectif avant tout de conservation et de
    valorisation patrimoniales

Principales caractéristiques
    de la numérisation dans les bibliothèques municipales (2)

„   numérisation en interne et par prestataire(s)
„   des sources de financement divers
„   mise en place progressive de politiques de numérisation
    ambitieuses et cohérentes

„   seulement 45 % des fonds numérisés sont en ligne

„   des besoins en stockage d’images numériques en
    progression constante

L’enquête sur la conservation
                     des documents numérisés
„   Objectifs :
- connaître les supports utilisés (CD, DVD, disque dur, serveur…)
- identifier les services informatiques sollicités

„   Un questionnaire a été élaboré en 5 parties :
1. Description qualitative et quantitative des collections numérisées
2. Maintenance des fonds numérisés
3. Sauvegarde et préservation des fonds numérisés
4. Procédures de sauvegarde et de migration
5. Évolutions éventuelles envisagées

„   20 BM sélectionnées, concernées de près ou de loin par la
    numérisation

Les premiers résultats de l’enquête

„   Conscience de la fragilité et de la durée de vie limitée des
    supports
la durée de vie des supports ne dépassant guère 5 à 10 ans

„   Bonne connaissance de la constitution des collections
    numérisées
avec un tableau de suivi de la numérisation et des supports enregistrés

„   Bonne coopération avec les services informatiques

Les premiers résultats de l’enquête (1)

Les CD sont le support privilégié (à plus de 80 %)

„   Respect des recommandations de livraison et de gravure
    (distinction entre supports de consultation et de conservation ; norme
    d’enregistrement ISO 9660 ; existence d’un master numérique)

„   Le CD-Gold, support de référence pour la conservation

„   Dans quelques cas, les conditions de conservation ne
    peuvent être respectées, faute de moyens, notamment le
    double lieu de stockage, les tests, les copies régulières et
    les transferts de supports (norme NF Z 42-013).

Les premiers résultats de l’enquête (2)
       Acquisition de serveurs de stockage (pour 7 BM)
    et mise en place de systèmes d’archivage (pour 4 BM)

„  surtout dans les grandes BM, grâce à :
- une implication des informaticiens
- une bonne coopération avec la DSI de la collectivité
- une mutualisation des moyens au niveau de la collectivité
   entre institutions culturelles
Exemples : la médiathèque de l’agglomération troyenne, la bibliothèque
   intercommunale Pau-Pyrénées, la BM de Lyon et la BM de Lille

„   Les moyennes bibliothèques et surtout les petites se
    trouvent plus démunies
Exemples : la BM de Saint-Etienne et la médiathèque de Saint-Dié des
   Vosges

Les premiers résultats de l’enquête (3)

           Un paysage en évolution à 2 vitesses

„  Des signes encourageants :
- prise de conscience de l’importance de la conservation
   numérique, au moins au niveau des collectivités importantes
- partage des rôles et des compétences requises entre la
   bibliothèque et les services informatiques de la collectivité,
   les informaticiens spécialisés ou un prestataire
- apparition de quelques plateformes d’archivage numérique

„   Une nécessité d’information, de soutien et de coopération au
    niveau local, régional et/ou national pour les moyennes et
    surtout les petites structures

Enseignements et perspectives (1)
„ Actualisation nécessaire de l’information,
au niveau des recommandations et de la formation

        Ex. : site « numérisation du patrimoine culturel »
        dont les recommandations sont à actualiser et surtout à compléter

„   Valorisation de la veille technologique
effectuée au sein du ministère (BnF, INA, DAF…), du groupe
   PIN, du RLG… ainsi que des formations mises en place
   par l’ENSSIB et l’INRIA par exemple.

Enseignements et perspectives (2)
                    Les actions du ministère
         dans le domaine de la conservation numérique

„   La constitution en 2005 d’un « Réseau national de recherche
    sur la conservation des informations enregistrées sur disques
    optiques numériques »

„   La diffusion en 2005 par la Direction des Archives de France
    de Recommandations sur la gravure, la conservation et
    l’évaluation des cédéroms.
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DITN.2005.004.recommandations.pdf

„   La mise en place d’un observatoire permanent de la qualité des
    CD-R du marché avec le lancement d’une étude en 2006 sur
    les CD-R (analyse des couples CD/graveurs)
Rappel de la norme AFNOR PR Z 42-011-2 pour la fabrication du CD-R

Enseignements et perspectives (2bis)
                     Résultats des tests de CD-R
              conservés dans des services publics d’archives
              enquête lancée en 2005 par la DAF et le LNE

„   Echantillonnage limité : un peu plus de 200 CD testés
„   Plus de 20 % présente un risque important ou très élevé quant à leur
    lisibilité future
„   Résultats « relativement préoccupants »
„   Les CD sont de qualité variable et nécessitent des précautions
    indispensables :
- vérification de la qualité des disques gravés en interne et éventuel
   renouvellement de l’équipement des ateliers de numérisation
- mise en place d’une stratégie de recopie et de transferts de supports
„    La majorité des BM sollicitées dans notre enquête n’ont pas identifié
    de fichiers défectueux ou illisibles dans leurs collections de CD

Enseignements et perspectives (3)
                    Amélioration du soutien
    à la conservation à long terme des documents numérisés

Objectifs :
„   apporter une aide aux bibliothèques pour leur permettre de
    conserver leurs CD dans de bonnes conditions et de les tester
„   encourager la mise en place de plateformes d’archivage numérique
    au niveau local et la coopération au niveau régional et national

Deux dispositifs budgétaires :
„   le plan national de numérisation
„   le concours particulier réformé de la dotation générale de
    décentralisation (DGD) pour les bibliothèques municipales et
    les bibliothèques départementales de prêt
(décret du 11 octobre 2006 ; circulaire du 29 novembre 2006)

Conclusion
La numérisation ne peut se concevoir aujourd’hui sans
 une prise en compte de la conservation à long terme
              des documents numérisés.

       Il s’agit d’un défi identifié qui sera intégré
    dans le « schéma d’orientation du numérique »
                   pour les bibliothèques
             Il reste en grande partie à relever
par la formation, le soutien financier et la coopération.

                Un exemple significatif
    de la mise en place d’un système d’archivage :
     la médiathèque de l’agglomération troyenne