Débuter avec Sakai - E.Duquenoy - Mars 2019 - Sakai ULCO
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Débuter avec Sakai
E.Duquenoy
Mars 2019
Table des
matières
Objectifs 4
I - Présentation 5
1. La plate-forme Sakai à l'ULCO ...................................................................................................................... 5
2. La notion d'espace ........................................................................................................................................... 7
3. L'aide à l'utilisateur ......................................................................................................................................... 8
3.1. Traduction ................................................................................................................................................................................... 8
3.2. A l'ULCO ..................................................................................................................................................................................... 8
3.3. Aide externe à l'ULCO ............................................................................................................................................................... 10
4. Se connecter à Sakai ..................................................................................................................................... 10
4.1. Avant connexion ........................................................................................................................................................................ 11
4.2. La connexion ............................................................................................................................................................................. 11
4.3. Après connexion ......................................................................................................................................................................... 11
II - Gérer un espace 12
1. Créer un espace ............................................................................................................................................. 12
2. Pour terminer la configuration ...................................................................................................................... 12
3. Supprimer un espace ..................................................................................................................................... 13
4. Configurer un espace .................................................................................................................................... 13
III - Choix des outils 15
1. Choisir les outils ........................................................................................................................................... 15
2. Exercice : Créer un espace de cours ............................................................................................................. 16
IV - Mettre des documents à disposition 18
1. Utiliser un espace Sakai comme simple dépôt de documents. ...................................................................... 18
2. Organiser sa zone de stockage de ressources ................................................................................................ 19
3. Partager ses fichiers ...................................................................................................................................... 20
4. Mettre à jour ses fichiers .............................................................................................................................. 20
5. Exercice : Gestion de documents .................................................................................................................. 21
V - Inscription des participants 22
1. Compte de connexion à Sakai ....................................................................................................................... 22
2. Inscription dans un espace par son responsable ............................................................................................ 23
3. Fournir une URL d'inscription ...................................................................................................................... 25
4. Exercice : Inscription des usagers ................................................................................................................. 27
5. Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier .......................................................... 27
VI - Organiser ses ressources 33
1. Mettre en place l'outil Leçon ........................................................................................................................ 33
2. Créer des liens vers mes documents .............................................................................................................. 33
3. Exercice : Mise à disposition de ressources. ................................................................................................. 34
VII - Publier des notes et des commentaires individuels 35
1. Publication de tableaux ................................................................................................................................. 35
2. Exercice : Publier des notes et des commentaires ......................................................................................... 36
VIII - Mon espace personnel 39
1. Zone de stockage personnelle ....................................................................................................................... 39
IX - Communiquer 40
1. Messagerie interne ........................................................................................................................................ 40
1.1. La messagerie de Sakai .............................................................................................................................................................. 40
1.2. Les dossiers de la messagerie ..................................................................................................................................................... 41
1.3. Les commandes .......................................................................................................................................................................... 41
1.4. Composer un message ................................................................................................................................................................ 41
1.5. Consultation des messages .......................................................................................................................................................... 42
1.6. Redirection des messages vers une adresse externe ..................................................................................................................... 44
2. Outil Annonces ............................................................................................................................................. 46
2.1. L'outil Annonces ........................................................................................................................................................................ 46
2.2. Exercice : Annonces ................................................................................................................................................................... 49
Contenus annexes 50
Objectifs
Présenter les usages de base de la plate-forme pédagogique de l'établissement
4
Présentation
Présentation
I
1. La plate-forme Sakai à l'ULCO
Les caractéristiques principales
Sakai possède les caractéristiques suivantes :
- gestion fine et décentralisée des espaces,
- principe de responsabilité individuelle,
- ergonomie générale sous forme d'outils à ajouter,
- etc.
Logo Sakai
Complément : Évolutivité de la plate-forme
Ouverture vers d'autres applications grâce au protocole LTI et aux services Resful
Fondamental : Accessibilité
La plate-forme Sakai évolue vers le respect des standards
internationaux concernant l'accessibilité.
5
La notion d'espace
Fondamental : Disponibilité
Sakai est disponible :
- soit à partir du portail de l'ULCO,
- soit à partir d'une adresse directe : https://sakai.
univ-littoral.fr
Icône d'accès à Sakai à l'intérieur du portail de
l'établissement
Remarque : Mobilité
La charte graphique de Sakai est, depuis la version 11, dite responsive :
ce qui permet l'utilisation à partir d'un téléphone mobile ou d'une
tablette
Remarque : Sakai 11 et au-delà
Il est possible de tester les futures versions de Sakai sur des serveurs spécifiques.
Complément : Utilisation actuelle
- Plus de 1600 espaces ouverts
- Tous les domaines représentés : informatique, physique, sciences de la vie, FLE, SHS, langues, ...
6
L'aide à l'utilisateur
2. La notion d'espace
Le principe de base de Sakai est celui d'espace : c'est un ensemble d'outils, de participants et de ressources.
Il pourra s'agir d'un cours à distance ou en présentiel enrichi, d'un espace de gestion de projet, d'un espace de
communication, etc.
[cf. Un espace de cours ou de projet, c'est quoi ?]
Complément : Visibilité
Un espace peut être visible ou non. Lorsqu'il n'est pas visible, seuls les enseignants peuvent y avoir accès
mais ni les étudiants, ni les tuteurs pédagogiques. Cela permet de mettre en place les contenus ou bien de gérer
la disponibilité du cours selon le calendrier universitaire.
7
3. L'aide à l'utilisateur
3.1. Traduction
La langue d'origine de Sakai étant l'anglais, l'équipe Sakai de l'ULCO effectue la
traduction en français des nouvelles versions
Complément : Traduction collaborative
Actuellement, les traductions s'effectuent en ligne, à l'aide la plate-forme Crowdin : il suffit de s'y créer un
compte puis, à l'aide du moteur de recherche, s'inscrire sur l'espace de traduction de Sakai.
3.2. A l'ULCO
- Une plate-forme peut être la meilleure au monde, elle
n'a d'intérêt que si elle est utilisée par les
personnels et les usagers de l'université.
- Il faut donc faire des efforts, sinon de prosélytisme,
au moins d'information, de formation et de
soutien aux utilisateurs.
Aide à l'utilisation de Sakai
8
Formation
- Nous nous travaillons avec le bureau des concours
et des formations et nous proposons des modules
d'initiation et de perfectionnement à la plate-
forme Sakai à destination des enseignants et des
personnel BIATOS,
- un espace Sakai, ouvert à tous, a été créé, intitulé
Formation à Sakai et à ses outils ,
- des guides express et des tutoriels sont également
disponibles ,
- des astuces sont publiées régulièrement en page
d'accueil de Sakai.
Soutien
Concernant le soutien aux utilisateurs :
- une plate-forme d'assistance en ligne sous forme
d'une adresse : assistance-sakai@univ-littoral.fr
- le pôle IPM qui propose un accompagnement sur des
projets spécifiques.
- des forums de discussions ont été également mis en
place à l'intérieur de l'espace Formation à Sakai
et à OAE
9
Se connecter à Sakai
3.3. Aide externe à l'ULCO
Groupes de discussion
- Google Groupes : permettent d'échanger du courrier
électronique sur différents sujets autour de Sakai
(annonces de conférences, description d'outils, état
des différents développements, etc.).
- A noter : la liste sakai-france créée à l'initiative de
Frédéric Dooremont
Plate-forme d'aide officielle
- Plate-forme générale d'aide et d'information : il s'agit
d'un site web, organisé sous forme de wiki, auquel
chacun peut participer.
- A noter : l'existence d'un espace francophone créé
à l'initiative de Frédéric Dooremont.
Remarque : Gestion des bugs
http://jira.sakaiproject.org : site web entièrement consacré au suivi des dysfonctionnements de Sakai et aux
demandes d'améliorations.
4. Se connecter à Sakai
Remarque
Il y a actuellement trois possibilités pour s'inscrire à un espace Sakai :
- si le responsable de l'espace l'autorise, toute personne ayant un accès à Sakai, c'est-à-dire un identifiant
et un mot de passe, peut s'inscrire sur cet espace,
- si le responsable de l'espace l'a prévu, un lien d'auto-inscription peut être fourni,
- sinon, c'est le responsable de l'espace qui doit faire l'inscription
10Fondamental : Adresse d'accès
- L'adresse d'accès à Sakai est https://sakai.univ-littoral.fr
- Il est également possible d'y accéder en passant par le portail : https://ent.univ-littoral.fr/
4.1. Avant connexion
Avant connexion, sur la page d'accueil, il est possible, pour les usagers externes, de réinitialiser le mot de passe.
Pour les usagers ULCO, les informations de réinitialisation sont indiquées sur la page d'accueil du portail.
Réinitialisation du mot de passe pour les usagers externes.
4.2. La connexion
Deux boutons permettent la connexion selon le cas :
Boutons de connexion à Sakai
- Si vous êtes membre de l'ULCO (personnel ou étudiant), cliquez sur le bouton de gauche,
- si vous êtes extérieur à l'ULCO, cliquez sur le bouton de droite
4.3. Après connexion
Une fois connecté, l'utilisateur peut accéder à son espace de travail personnel ainsi qu'aux différents espaces
auxquels il est inscrit ou dont il est le responsable.
11Gérer un espace
Gérer un espace
II
1. Créer un espace
Pour créer un cours ou un projet :
- allez à l'onglet Mon espace de travail
- Cliquez sur l'item du menu gauche
Configuration des espaces
- Cliquez sur nouveau
- Cliquez sur Créer un espace à partir
d'un modèle
Créer un espace
Méthode
- Saisissez un titre pour votre espace,
- cliquez sur le bouton Créer un espace à partir d'un modèle,
- vous pourrez choisir les outils une fois l'espace créé
2. Pour terminer la configuration
Méthode
Rendez-vous dans Information du sites puis Gérer accès
Complément : Options d'accès
Il reste à choisir les options d'accès au site :
- Statut de l'espace : publié ou « gardé en brouillon » (dans ce dernier cas, seuls les responsables de
l'espace pourront y accéder)
- Visibilité de l'espace : privé ou affiché dans le répertoire des espaces
- Accès global : Autorisez-vous les personnes ayant un compte sur Sakai à s'y inscrire d'elles-mêmes ?
12Configurer un espace
3. Supprimer un espace
Attention
La suppression d'un espace détruit tout le contenu de
l'espace et n'est pas récupérable
Pour supprimer un cours ou un projet :
- revenez à l'onglet Mon espace de travail
- Cliquez sur l'item du menu gauche Configuration de sites
- Cochez la case correspondant au cours à supprimer
- Cliquez sur supprimer (en début de page)
- Confirmez la suppression
4. Configurer un espace
Fondamental : Que faut-il configurer ?
Pour configurer correctement un espace Sakai, il faut
répondre aux questions suivantes :
- quel seront les membres de cet espace et leur rôle :
étudiant et/ou personnel de l'ULCO, personnes
extérieures, tuteur pédagogique ou d'entreprise,
secrétariat pédagogique, etc ?
- quel sera la lisibilité de l'espace : réservé à un public
particulier ou ouvert à tous ?
- quel(s) type(s) de contenu(s) : de simples fichiers
partagés, des liens vers des espaces ou des
ressources externes, des exercices interactifs, des
cours avec suivi de l'activité, des documents à
rendre, etc ?
13Configurer un espace
Méthode
A partir de ces réponses, on pourra :
- choisir les outils nécessaires
- inscrire les participants et leur affecter un rôle et un groupe d'utilisateurs
- déterminer la lisibilité de l'espace : mode d'inscription, visibilité pour les non-inscrits, etc
Complément : Nouveaux rôles
Pour des besoins particuliers, l'administrateur de Sakai peut créer de nouveaux rôles à la demande.
14Choix des outils
Choix des outils
III
1. Choisir les outils
Attention
Depuis la mise à jour de juillet 2017, les nouveaux espaces créés comportent par défaut les outils Leçon
(renommé en Plan), Page d'accueil et Ressources
L'étape suivante concerne le choix des outils en se rendant à Information du sites puis Editer
les outils. Les choix qui seront effectués ne sont pas rédhibitoires : il sera toujours possible par la
suite d'ajouter ou d'enlever des outils.
Conseil : Exemple d'outils à choisir pour un cours
- Il est conseillé de posséder, au minimum, les outils suivants : Page d'accueil, Ressources,
Liste d'étudiants, Outils ULCO et, éventuellement, Suivi des apprenants (ce
dernier outil ne vous sera pas obligatoirement utile dans l'immédiat. Cependant, il commence à
accumuler des statistiques de fonctionnement à partir du moment où il est présent, il est donc plus
prudent de l'installer dès maintenant),
- si vous souhaitez organiser vos contenus (pour réaliser un plan de cours), l'outil Leçon vous sera très
utile,
- si vous souhaitez échanger des fichiers, de manière individuelle, avec les participants, ajoutez la Boîte
de Dépôt,
- selon le type de communications que vous souhaitez avec les participants, vous pouvez choisir parmi les
outils Annonces, Chat, Forums et Messages,
- si vous souhaitez publier des notes, des commentaires ou des remarques individuelles, rédigées à partir
d'un tableur, ajoutez l'outil Bulletin de liaison (ou Post'Em),
- si vous souhaitez partager des pages ou des sites web, vous pouvez ajouter l'outil Contenu Web,
- la gestion d'un planning (ou d'un emploi du temps) est possible avec l'outil du même nom (à noter qu'il
est également possible d'ajouter ADE Campus, l'outil d'emploi du temps de l'ULCO),
- si vous avez besoin de créer des exercices en ligne, ajoutez Tests & Quizzes,
- enfin, pour une gestion des groupes d'étudiants de type TD ou TP par exemple, ajoutez l'outil
Information des Sections.
15Exercice : Créer un espace de cours
Remarque
Dans le cadre d'un projet (de recherche par exemple)
certaines dénominations d'outils peuvent être gênantes car
ne correspondant pas à leur utilisation réelle (Liste
d'étudiants ou Leçon par exemple). Ce problème
peut être aisément contourné puisque tous les outils de
Sakai peuvent être renommés (voir Information
du site puis Ordre des pages)
Conseil : Exemple d'outils à choisir pour un espace de projets collaboratifs
- Il est conseillé de posséder, au minimum, les outils
suivants : Page d'accueil, Ressources,
Liste d'étudiants (il sera possible de
renommer cet outil), Outils ULCO , et,
éventuellement, Suivi des apprenants (ce
dernier outil ne vous sera pas obligatoirement utile
dans l'immédiat. Cependant, il commence à
accumuler des statistiques de fonctionnement à
partir du moment où il est présent, il est donc plus
prudent de l'installer dès maintenant),
- si vous souhaitez organiser vos contenus (pour
réaliser une table des matières ou un tableau de
bord), l'outil Leçon vous sera très utile,
- selon le type de communications que vous souhaitez
avec les participants, vous pouvez choisir parmi les
outils Annonces , Chat , Forums et
Messages,
- si vous souhaitez partager des pages ou des sites web
, vous pouvez ajouter l'outil Contenu Web,
- la gestion d'un planning est possible avec l'outil
du même nom.
2. Exercice : Créer un espace de cours
Nous allons créer un espace de cours pour lequel nous allons choisir quelques outils
Question 1
Créez un espace
16Exercice : Créer un espace de cours
Question 2
Ajoutez les outils suivants :
- Liste d'étudiants,
- Outils ULCO,
- Suivi des apprenants.
Question 3
Faites en sorte que cet espace ne soit pas publié pour le moment et n'autorisez pas l'inscription.
17Mettre des documents à disposition
Mettre des documents à
disposition IV
L'une des applications les plus simples, et sans doute les plus demandées, est la mise à disposition de
ressources, comme des images ou des fichiers PDF ou encore des liens. Nous allons donc présenter ici
quelques solutions possibles.
1. Utiliser un espace Sakai comme simple dépôt de documents.
L'objectif est de déposer des documents que les participants viendront télécharger. Plusieurs éléments sont
nécessaires pour entreposer des documents :
- un emplacement de stockage de document
- un outil permettant de faciliter la navigation en créant un lien vers le document
Remarque
Dans un premier temps, on peut se contenter, notamment si la quantité de documents est très faible ou bien
si leur description détaillée ou leur contextualisation n'est pas envisagée, de n'utiliser que l'outil ressources.
Bien entendu, si l'on souhaite par la suite rendre l'espace plus convivial, en créant des liens explicites vers les
ressources, nous pourrons envisager d'autres outils, comme l'outil Leçon :
Si l'outil Ressources n'est pas installé, il faut commencer par l'ajouter.
18Organiser sa zone de stockage de ressources
Méthode : Ajouter l'outil ressources
1. Dans un espace Sakai que vous avez créé, cliquez, dans le menu gauche, sur Information du Site
2. Cliquez ensuite sur Editer les outils
3. Cochez la case Ressources - Pour gérer des documents en ligne
4. Validez en cliquant sur le bouton Continuer
5. Un résumé des actions en cours s'affiche (les nouveaux outils sélectionnés sont en rouge). Cliquez sur le
bouton Terminer
Une nouvelle entrée de menu apparaît maintenant sur le coté gauche : Ressources
Complément : Dépôt d'archive
Les fichiers d'archive au format ZIP sont reconnus : il est
possible de les décompresser directement en ligne.
Création d'une archive compressée ZIP à partir
d'un dossier
De même, il est possible d'exporter un dossier complet au
format ZIP
Création d'une archive compressée ZIP à partir
d'un dossier
2. Organiser sa zone de stockage de ressources
Maintenant que l'outil Ressources est installé, il est possible de l'organiser.
Méthode : Créer des dossiers
Nous allons créer des dossiers (répertoires) sur notre zone de stockage. Pour cela :
1. Cliquez sur l'outil ressources dans le menu gauche. Vous voyez apparaître un répertoire dont le nom
est celui de votre espace, suivi du mot « Ressources » : c'est le répertoire principal de votre zone de
dépôt de fichiers. Seuls certains membres (responsables ou enseignants par exemple) de l'espace
peuvent utiliser cette zone pour stocker des fichiers. Les autres membres (étudiants par exemple) ne
peuvent que les consulter ou les télécharger. Vous pouvez gérer ce répertoire comme vous le feriez
sur votre ordinateur : il est donc envisageable de créer une arborescence de répertoires (des sous-
répertoires, des sous-sous-répertoires, etc.) dans lesquels vous stockerez vos fichiers.
2. Cliquez, sur la ligne du répertoire principal, sur le menu déroulant Ajouter puis sélectionnez
Nouveau(x) Dossier(x).
3. Saisissez un nom de dossier comme, par exemple Public puis cliquez sur le bouton Créer les
dossiers
4.
19Partager ses fichiers
4. Vous voyez maintenant apparaître votre nouveau répertoire en dessous du répertoire principal. Il est
légèrement décalé vers la droite pour montrer qu'il s'agit d'un sous-répertoire du dossier principal
L'outil Ressources de Sakai
3. Partager ses fichiers
Méthode : Stocker ses ressources
Il nous reste maintenant à déposer nos ressources (fichiers) dans le nouveau répertoire. Pour cela :
1. Sur la ligne du répertoire Public que vous avez créé précédemment, cliquez sur le menu déroulant
Ajouter puis sélectionnez Déposer fichier(s)
2. Un formulaire apparaît. Avec le bouton Parcourir, sélectionnez votre fichier
3. Sur la ligne du dessous, intitulée Nom d'affichage, vous avez la possibilité de changer le nom
d'affichage de votre fichier pour, par exemple, le rendre plus explicite.
4. Enfin, vous pouvez informer les membres de votre espace du dépôt de ce nouveau fichier en
déclenchant l'envoi d'un message. Cependant, il faut dans ce cas que l'outil de messagerie soit installé
sur votre espace.
4. Mettre à jour ses fichiers
Attention : Pourquoi mettre à jour ses fichiers ?
D'une année sur l'autre, il est très fréquent que l'on ait à modifier le contenu de ses documents. Cependant,
comme la navigation vers ces documents s'effectue sans doute à partir d'un lien (à partir de l'outil Leçon par
exemple), les supprimer pour les remplacer par une version mise à jour pose un problème : les liens ne seront
plus valables.
Il existe heureusement une manière simple de mettre à jour un document sans rompre les liens.
Méthode : Mise à jour d'un document
1. En face du document que vous souhaitez remplacer par une nouvelle version, cliquez sur le menu
déroulant Actions
2. Cliquez sur Remplacer le contenu
3. Dans le formulaire, cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le document mis à jour
4.
20Exercice : Gestion de documents
4. Dans notification par courriel, sélectionnez éventuellement une alerte qui sera envoyée
aux participants les informant que le fichier a été mis à jour
5. Cliquez sur le bouton déposer
5. Exercice : Gestion de documents
Nous allons dans cet exercice, organiser notre espace de travail avec un dossier qui contiendra un document
PDF que nous mettront ensuite à jour.
Question 1
Créer un dossier « Droits de l'Homme » à l'aide de l'outil Ressources
Question 2
Déposez le fichier suivant dans le dossier créé précédemment :
[cf. Declaration-Universelle-des-Droits-de-lHomme_v1]
Question 3
Mettre à jour le fichier précédent avec le fichier suivant :
[cf. Declaration-Universelle-des-Droits-de-lHomme_v2]
21Inscription des participants
Inscription des
participants V
Objectifs
Savoir inscrire ses participants
Une fois que l'on a créé son espace Sakai et partager du contenu, il reste à inscrire les participants (étudiants,
stagiaires, collègues, personnes extérieures à l'établissement, etc.)
1. Compte de connexion à Sakai
Fondamental : Compte de connexion
Pour devenir membre d'un espace Sakai, il faut obligatoirement posséder un compte (cf. p.50) constitué d'un
*
identifiant et d'un mot de passe. Il peut s'agir :
- des identifiants de l'université pour les étudiants et les personnels
- d'un email et un mot de passe pour des personnes inscrites par des membres de l'ULCO
- plus rarement, un identifiant spécifique et un mot de passe créés par l'administrateur de Sakai
Remarque : Devenir membre d'un espace
- Pour devenir membre d'un espace Sakai, il faut :
- posséder un compte (cf. p.50) constitué d'un identifiant et d'un mot de passe.
*
- être inscrit dans le cours concerné. Pour cela, il y a deux situations possibles :
- l'un des responsables de l'espace Sakai vous y a inscrit. Vous le verrez donc apparaître dans
vos onglets
- l'espace Sakai est en accès libre et c'est à vous de faire la démarche d'inscription
22Inscription dans un espace par son responsable
2. Inscription dans un espace par son responsable
Deux cas de figures
Il se peut que vous ayez une liste de participants : dans ce cas, vous disposez de deux types d'informations : les
noms des participants ainsi que la formation dans laquelle ils sont inscrits si ce sont des étudiants ou leur
qualité de personnel de l'ULCO. Vous pouvez alors utiliser alors l'outil intitulé Outils ULCO dont l'une des
fonctions est l'inscription à partir d'un patronyme et/ou d'une formation.
Cependant, il se peut également que vous ayez une liste d'identifiants de participants créée à partir de Sakai
(des étudiants déjà inscrits dans un autre espace par exemple) ou bien une liste d'emails de futurs participants
externes à l'ULCO. Dans ce cas, l'inscription s'effectuera à partir de la fonction Ajouter participants
de l'outil Information du Site
Remarque : Ajout de Outils ULCO
Si vous n'avez pas, dans le menu gauche de votre espace, l'outil intitulé Outils ULCO, :
1. allez dans Information du Site
2. cliquez sur Editer les outils
3. déroulez, en bas de page, le menu Outils complémentaires (Plugin)
4. cochez Outils ULCO,
5. cliquez ensuite sur le bouton Continuer puis enfin sur Terminer
Méthode : Vous ne possédez qu'une liste de noms
- Cliquez sur l'outil (menu gauche) Outils ULCO
- Vous avez maintenant le choix du type d'inscription :
- un personnel de l'ULCO
- un ou plusieurs étudiants sélectionnés à
partir de leur formation
- un étudiant à partir de son nom ou une
partie de son nom
Outils ULCO
Méthode : Vous possédez une liste d'identifiants et/ou d'emails externes à l'ULCO
Cliquez sur l'outil Information du Site puis sur Ajouter participants. Deux cas se présentent :
23Inscription dans un espace par son responsable
Si vous possédez une liste d'identifiants ULCO
(étudiants et/ou personnels) ou de comptes créés par
l'administrateur de Sakai (cas rare), il vous suffit de la
saisir (ou la coller) dans la zone intitulée Other
Official Participants
Ajout de participants officiels
Si il s'agit de participants externes à l'ULCO, il faudra
saisir leurs emails dans la zone intitulée Non-
official Participants
Ajout de participants externes
Complément
Vous pouvez ensuite choisir la méthode d'attribution des
rôles : soit le même pour tous les participants que vous
êtes en train d'ajouter (choix par défaut), soit un rôle
différent (contraignant si vous avez beaucoup de
participants à ajouter) Choix du rôle
Vous pouvez éventuellement rendre ces utilisateurs inactifs : ils seront inscrits
mais ne pourront accéder à l'espace.
Activation des participants
Il reste à choisir le rôle à affecter à vos participants
Choix du rôle
24Fournir une URL d'inscription
Vous pouvez choisir d'envoyer un courriel automatique à
l'adresse de chacun de vos participants pour les informer
de leur inscription sur cet espace.
Courriel d'information d'inscription
Il reste à confirmer la ou les inscriptions (jusqu'à cette
étape, il est toujours possible de revenir en arrière)
Confirmation de l'inscription à l'espace
3. Fournir une URL d'inscription
Il est possible de créer une URL, c'est-à-dire un lien, permettant à un ou plusieurs usagers, de s'inscrire dans un
espace
Attention : Nécessité de posséder un compte d'accès à Sakai
Il faut que les usagers qui vont s'inscrire par eux-mêmes dans votre espace possèdent déjà un compte sur
Sakai (étudiants et personnels de l'ULCO, invités externes à l'ULCO possédant un compte sur Sakai).
Complément : Inscription dans un groupe
Si vous souhaitez que les personnes qui vont rejoindre votre espace soient également inscrites automatiquement
dans un groupe de votre espace (par exemple Invités), il faut que ce groupe ait été créé au préalable.
Méthode : Préparer l'inscription
Rendez-vous dans « Information du Site » puis cliquez sur « Gérer l'accès » :
1. dans la rubrique « Accès global », cliquez sur « Possible de s'y inscrire pour quiconque a l'autorisation
d'ouvrir une session »
2. choisissez le rôle qu'auront les futurs inscrits en cliquant sur « Rôle pour les personnes qui s'abonnent au
site »
3. si vous le souhaitez, vous pouvez inscrire automatiquement ces nouveaux membres dans un groupe
que vous choisissez dans le menu déroulant (il faut que le groupe ait été créé auparavant)
4. Très important : vous pouvez interdire que votre espace soit visible dans la liste des espaces ouverts à
l'inscription (rubrique « Inscription » dans l'espace personnel « Mon espace de travail »). Dans ce cas, ce
sera à vous de fournir aux étudiants, l'URL d'inscription à votre espace (voir ci-dessous).
5.
25Exercice : Inscription des usagers
5. Enfin, vous pouvez limiter l'inscription à certains types de comptes d'utilisateurs :
- les étudiants inscrits à l'ULCO
- les personnels de l'ULCO
- les membres invités ayant un compte sur Sakai
Création d'une URL d'inscription
Méthode : Récupérer l'URL et la fournir aux usagers
L'URL à utiliser est en fait celle de votre espace. Par exemple, l'URL de l'espace « Formation à Sakai » est
https://sakai.univ-littoral.fr/portal/site/de2223fd-a472-4548-8b7c-
c2bcc1eb24f2. Vous pouvez copier/coller cette URL pour l'envoyer par courrier électronique à vos futurs
usagers.
Cependant, si vous voulez fournir manuellement cette URL en
l'inscrivant au tableau pendant votre cours, c'est un peu laborieux...
Vous pouvez alors utiliser le réducteur de lien de Sakai. Voici
comment faire :
- Cliquez sur « Information du Site » puis à droite, cliquez sur le
bouton
- cochez « URL courte » : vous obtenez un lien beaucoup plus
simple que vous pouvez maintenant recopier manuellement
26Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
4. Exercice : Inscription des usagers
Nous allons maintenant inscrire des participants selon plusieurs méthodes.
Question 1
Pour les formations, nous disposons 5 comptes internes d'étudiants fictifs etudiant1 à etudiant5 :
inscrivez-les, en tant qu'étudiants, et en une seule fois, à l'aide de l'outil Information du site puis
Ajouter participants.
Question 2
A l'aide de Outils ULCO, inscrivez quelques collègues avec des rôles différents.
Question 3
A l'aide de Outils ULCO, inscrivez un étudiant (un vrai cette fois) à partir de son nom
Question 4
Toujours à l'aide de Outils ULCO, inscrivez un étudiant à partir de sa formation
Question 5
A l'aide de l'outil Information du site, ne gardez que un ou deux étudiants fictifs et désinscrivez tous
les autres membres.
Question 6
Si vous souhaitez tester la connexion à Sakai avec l'un des comptes fictifs d'étudiants, n'oubliez pas de publier
votre espace de cours.
5. Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
Présentation
Il est possible d'inscrire, dans un ou plusieurs groupes, des membres d'un espace en utilisant un fichier .csv
Conditions
- les personnes à inscrire dans le(s) groupe(s) doivent être membres de l'espace concerné
- le fichier contiendra sur chaque ligne le nom du groupe et l'identifiant du membre à inscrire, séparés
par une virgule. En cas d'espace dans un nom, il faut l'entourer de guillemets doubles.
Exemple de fichier .csv :
1 groupe1,duponx213
2 groupe1,pauly010
3 groupe2,home@sweet.fr
4 groupe1,cleprof
27Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
5 "groupe special",gpapeur
Question 1
Inscrivez quelques personnes (vous pouvez utiliser les comptes fictifs etudiant1, etudiant2, etc. ) dans
l'un de vos espaces
Question 2
Créez ensuite le fichier d'inscription, à l'aide d'un tableur (les noms de groupes en colonne 1 et les
identifiants en colonne 2)
Exemple de fichier tableur
Indice :
Voici un fichier d'exemple au format LibreOffice Calc à télécharger.
Exemple de fichier tableur
Question 3
Enregistrez le fichier au format .csv :
28Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
Réglage de l'enregistrement au format CSV avec LibreOffice Calc
Question 4
Dans Sakai, rendez-vous dans Information du Site, Gérer les groupes, Importer du
fichier puis sélectionnez votre fichier .csv pour le déposer sur la plate-forme :
29Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
Formulaire d'envoi du fichier d'inscription d'usagers dans des groupes
Deux cas peuvent se produire : le fichier est correct (tous les utilisateurs sont déjà inscrits dans l'espace
concerné) et l'inscription dans les groupes peut être effectuée.
Le contenu du fichier CSV est correct, il va être traité dès l'appui sur Importer des groupes
Il se peut qu'un utilisateur n'existe pas dans l'espace concerné, dans ce cas, l'inscription dans les groupes ne
sera pas réalisée :
30Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
Les identifiants non inscrits dans l'espace concerné apparaissent en rouge
Les identifiants des utilisateurs déjà inscrits dans un groupe apparaissent en gris :
31Exercice : Inscrire des usagers dans des groupes à partir d'un fichier
En gris, les identifiants d'usagers déjà inscrits dans les groupes indiqués
32Organiser ses ressources
Organiser ses ressources
VI
L'organisation de la progression d'un cours en ligne ou la réalisation d'une table des matières dans le cadre
d'un projet, sont des étapes indispensables à la navigation au sein d'un espace de travail. Depuis les premières
versions de Sakai, l'outil Plan de cours offre une solution simple qui ne permet que de placer des liens vers
des ressources, internes ou externes à Sakai. L'outil Leçon va plus loin en permettant d'agir sur la visibilité
des items proposés (en fonction d'une date ou de l'appartenance à un groupe par exemple) et autorise
également l'insertion de ressources telles que vidéos, exercices ou sondages réalisés avec Tests & Quiz,
de travaux évalués, de zones de commentaires, etc.
1. Mettre en place l'outil Leçon
L'outil Leçon facilite la navigation des participants dans un espace en leur proposant des liens vers les fichiers,
des sites ou des activités. On peut ainsi organiser les contenus selon des critères variés : selon une table des
matières, selon l'appartenance à un groupe ou de manière chronologique.
Méthode : Ajouter l'outil Leçon
L'outil Leçon (cf. p.53) permet l'organisation d'un plan de cours tout comme la réalisation d'une table des
*
matières.
1. Dans votre espace Sakai, cliquez, dans le menu gauche, sur Information du Site
2. Cliquez ensuite sur Editer les outils
3. Cochez la case Leçon
4. Validez en cliquant sur le bouton Continuer
5. Vous avez la possibilité de renommer l'outil (pourquoi pas : « plan du cours » ou « sommaire » ?)
6. Validez en cliquant sur le bouton Continuer
7. Un résumé des actions en cours s'affiche (les nouveaux outils sélectionnés sont en rouge). Cliquez sur le
bouton Terminer
Le nouvel outil apparaît maintenant sur le menu gauche.
2. Créer des liens vers mes documents
Maintenant que l'outil Leçon a été ajouté (cf. p.33) , il reste à créer des liens vers nos documents.
Méthode
1. Dans l'outil Leçon (cf. p.53) , cliquez sur Ajouter ressource
*
2.
33Exercice : Mise à disposition de ressources.
2. Cliquez ensuite sur Choisissez un fichier existant
3. Cliquez sur le dossier dans lequel se trouve le document vers lequel vous souhaitez créer un lien
4. En face du document cliquez sur Sélectionner
5. Cliquez sur le bouton Continuer
Vous pouvez procéder de la sorte pour les autres documents.
Complément
- Vous avez la possibilité de réorganiser votre plan de cours grâce au bouton réorganiser
- Le bouton Éditer présent devant chaque item de votre plan de cours permet de le renommer, d'ajouter
une description ou de le supprimer
3. Exercice : Mise à disposition de ressources.
Nous avons, dans un dossier créé précédemment, un fichier PDF que nous souhaitons mettre à disposition des
étudiants. Nous allons pour cela, utiliser l'outil Leçon.
Question 1
Ajoutez un lien vers le document PDF, actuellement présent dans le dossier « Droits de l'Homme » créé dans
l'exercice précédent
Indice :
Cliquez sur Ajouter une ressource
Question 2
Comme vous souhaitez sans doute donner des informations complémentaires à vos étudiants sur les droits de
l'Homme, ajoutez un lien vers un site web (comme par exemple http://www.un.org/fr/documents/udhr/)
Indice :
Cliquez sur Ajouter une ressource
34Publier des notes et des commentaires individuels
Publier des notes et des
commentaires individuels VII
L'outil Bulletin de liaison (ancienn. Post'Em) permet la publication de notes et/ou de
commentaires individuels, saisis à partir d'un tableur.
1. Publication de tableaux
L'outil intitulé Bulletin de liaison (ancienn. Post'Em), disponible dans les sites de type course
et project, permet la publication rapide de tableaux issus de logiciels tel que Excel ou OpenOffice
Calc. Il s'agit d'un outil proche du bulletin de notes, mais en beaucoup plus simple
Intérêt de l'outil
Imaginons que vous veniez de corriger des comptes-rendus de travaux pratiques et que vous vouliez transmettre
les notes à chaque étudiant de manière individualisée (un étudiant ne voit pas les notes des autres étudiants) et
personnalisée (vous souhaitez ajouter un petit commentaire à chacun). Il suffit de créer un tableau ressemblant
à ceci :
C'est-à-dire avec :
- une première colonne, obligatoire, qui comporte l'identifiant de l'étudiant (machi001 par exemple ou
l'email si il s'agit d'un invité)
- Les colonnes suivantes peuvent contenir du texte ou des valeurs numériques.
Remarque
- Il n'est absolument pas indispensable de créer cette liste manuellement (ouf !) : l'outil Liste
d'étudiants (que vous aurez au préalable ajouté à votre site) permet de créer une liste (soit totale,
soit à partir d'un groupe) au format Excel (.xls).
- Il est également possible d'ajouter d'autres tableaux, de mettre à jour ceux existants, de consultez (si
vous êtes responsable du site) le tableau, etc.
35Exercice : Publier des notes et des commentaires
Méthode
- Ajoutez les outils Liste d'étudiants et Bulletin de liaison (ancienn. Post'Em) à
votre site
- Récupérez une liste d'étudiants à partir de l'outil Liste d'étudiants
- Modifiez le tableau de manière à ce que les identifiants apparaissent dans la première colonne
- Complétez le tableau avec vos informations (notes, remarques, etc.)
- Exportez le tableau au format CSV
- Importez-le dans Bulletin de liaison (ancienn. Post'Em)
Rappel
La première colonne du tableau doit obligatoirement contenir les identifiants
Complément : Macro d'exportation pour OpenOffice Calc
Nous avons développé une macro, pour OpenOffice ou LibreOffice Calc, qui permet de réaliser une
vrai exportation des fichiers CSV. Effet, le problème de Calc est que pour produire un fichier CSV, il faut
utiliser la fonction d'enregistrement du logiciel (menu fichier puis enregistrer sous). Ce qui fait
que, une fois l'enregistrement au format CSV effectué, le fichier ouvert reste à ce format, ce qui implique la
perte des formules, du formatage des tableaux, des autres feuilles du tableau, etc.
2. Exercice : Publier des notes et des commentaires
L'objectif de cet exercice est de publier individuellement, à destination d'étudiants, des notes et des
commentaires sur leurs travaux (réalisés ou non sur Sakai). Les outils à utiliser sont Bulletin de
liaison (ancienn. Post'Em) (cf. p.35) et Liste d'étudiants
Inscrire quelques étudiants
Il existe des comptes d'étudiants permettant l'expérimentation de Sakai : etudiant1 à etudiant5 (mot de
passe à demander à assistance-sakai@univ-littoral.fr)
Question 1
Inscrivez au moins deux étudiants
Indice :
En utilisant l'outil Information du Site
Récupérer une liste d'étudiants
Il s'agit maintenant de générer la liste d'étudiants qui sera importée dans le tableur
Question 2
Importer une liste d'étudiants.
Indice :
En utilisant l'outil Liste d'étudiants
36Exercice : Publier des notes et des commentaires
Préparer le fichier pour l'exportation
Lorsqu'on récupère une liste des étudiants, générée par l'outil Liste d'étudiants, la première colonne
contient les noms (et prénoms) des étudiants. Il est nécessaire, pour le bon usage de l'outil Bulletin de
liaison (ancienn. Post'Em), que la première colonne contienne les identifiants
Question 3
Modifiez, dans le tableau, l'ordre des colonnes pour que l'identifiant soit la première colonne. Vous pouvez en
profiter pour supprimer les participants qui ne vous seront pas utiles (responsable, tuteur, etc) ainsi que les
colonnes Rôle et Courriel
Créer quelques notes et/ou commentaires
Il faut maintenant ajouter des notes ou des commentaires à chacun de vos étudiants.
Question 4
Dans le tableur, créez deux nouvelles colonnes, avec les intitulés suivants (ce sont des exemples, vous pouvez
en créer d'autres) : « note du devoir », « commentaires sur votre travail ». Complétez les colonnes pour chaque
étudiant avec des notes et des remarques et enregistrez le fichier.
Indice :
Il est nécessaire d'avoir quelques connaissances de base sur les tableurs
Il s'agit maintenant d'enregistrer (ou d'exporter) le fichier au format CSV. Ce format de fichier permet de
transformer un tableau (Excel ou OpenOffice Calc) en un fichier de textes où chaque ligne représente
une ligne du tableau.
Remarque importante : ce format CSV étant, pour la plupart des tableurs, considéré comme un format de
sauvegarde et non d'exportation, une fois le fichier sauvegardé à ce format, les informations spécifiques aux
tableurs, telles que les formules de calcul par exemple, disparaissent. C'est la raison pour laquelle il faut, avant
la création du fichier CSV, enregistrer son fichier au format normal (.xls pour Excel et .ods pour
OpenOffice). Une fois le fichier CSV créé, pensez à fermer le fichier puis rouvrez la version au format
normal.
Question 5
Exportez le fichier au format .csv (valeurs séparées par une virgule)
Indice :
Fichier puis Enregistrer sous
Question 6
Chargez le fichier dans l'outil Bulletin de liaison (ancienn. Post'Em)
Indice :
Cliquez sur Ajouter
37Exercice : Publier des notes et des commentaires
Question 7
Vérifiez le fonctionnement en vous reconnectant sur Sakai à l'aide de l'un des comptes d'étudiants.
38Mon espace personnel
Mon espace personnel
VIII
L'onglet "Mon espace de travail" est un espace personnel propre à chaque utilisateur de Sakai :
- On y trouve notamment un espace de stockage intitulé "Ressources".
- Il est également possible de fournir quelques renseignements personnels (numéros de téléphone, site web
personnel, poste ou formation, etc.)
- C'est également à partir de cet espace qu'il est possible de s'abonner (ou se désabonner) des sites de cours.
1. Zone de stockage personnelle
- L'outil "Ressources" de "Mon espace de travail" est une zone de stockage personnelle accessible
uniquement à l'utilisateur.
- Cette zone peut remplacer une clef USB à concurrence de 1GOctets, ce qui est suffisant pour enregistrer
des fichiers de bureautique ou quelques images par exemple.
- Cet espace de stockage est, bien entendu accessible à partir de tout ordinateur connecté à Internet.
39Communiquer
Communiquer
IX
Cette partie aborde la communication avec les membres de l'espace Sakai : messagerie et annonces
1. Messagerie interne
Objectifs
Présenter et configurer la messagerie interne de Sakai
1.1. La messagerie de Sakai
Définition
- Il s'agit d'un système de messagerie interne, propre à chaque espace Sakai, autrement dit, à l'intérieur
d'un espace, les seuls interlocuteurs valides sont les membres de cet espace.
- Cependant, il est possible de faire en sorte qu'un message envoyé par l'intermédiaire de la messagerie
interne déclenche une copie vers un email externe.
- En outre, vous pouvez faire en sorte que pour chaque message reçu, une copie soit envoyée vers votre
messagerie personnelle habituelle (différente de celle de l'université).
Messagerie de Sakai
40Les commandes
1.2. Les dossiers de la messagerie
Quatre dossiers sont disponibles au départ (vous pouvez en créer d'autres) :
- Reçu : contient les messages reçus. Seuls les membres inscrits sur le site peuvent vous envoyer des
messages
- Envoyé : contient une copie des messages que vous avez envoyé à des membres du site
- Supprimé : contient les messages qui ont été supprimés de l'un ou l'autre des dossiers précédents
- Brouillon : contient les messages rédigés mais non encore envoyés. On peut ainsi préparer un message et
l'envoyer plus tard
1.3. Les commandes
Les outils à votre disposition sont les suivants :
- Composer message : pour créer un nouveau message à envoyer à un ou plusieurs membres du site
- Nouveau dossier : pour créer un nouveau dossier permettant de stocker vos messages
- Configuration : permet de configurer la redirection d'une copie des messages reçus. En clair, vous
pouvez indiquer une adresse email (différente de l'adresse email fournie par l'ULCO si vous êtes
personnel ou étudiant de l'université) vers laquelle une copie de chaque message reçu vous sera envoyée.
1.4. Composer un message
1. Cliquez sur le menu Composer message
2. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires (vous
pouvez utiliser la touche ctrl en combinaison
avec le bouton gauche de la souris)
3. La case Envoyer Cc vous permet d'envoyer une
copie du message vers l'email personnel de
chaque destinataire
4. Indiquez le sujet de votre message
L'éditeur WYSIWYG de Sakai
5. Rédigez votre message. L'éditeur vous permet une
mise en forme élaborée (forme des caractères,
insertion de liens hypertextes, etc.).
6. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs
fichiers (attention à la tailler finale de message)
7. Il vous reste à cliquer sur le bouton Envoyer
41Vous pouvez aussi lire
