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Guide d’utilisation de la
Toolbox
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SOMMAIRE
1. INTRODUCTION
1.1 Qu’est-ce que la Toolbox
1.2 Comment se connecter
1.3 Structure de la Toolbox et du menu supérieur
2. TABLEAU DE BORD
2.1 Suivi des ventes
2.2 Suivi qualité
3. COMMANDES
3.1 Commandes en attentes
3.2 Commandes en préparation
3.3 Toutes les commandes
4. MESSAGERIE
4.1 Messagerie
4.2 Demandes de facture
4.3 Notations
5. CATALOGUE
5.1 Liste des produits
5.2 Rapport d’import
5.3 Gestionnaires de flux
6. ADIMINISTRATIF
6.1 Factures Manomano
6.2 Ventes & Chiffres d’affaires
6.3 Contrat
6.4 Critères de qualité
7. PARAMETRES
7.1 Configuration livraison – vers la France
7.2 Configuration livraison – vers l’étranger
7.3 Configuration TVA
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1. INTRODUCTION
1.1 Qu’est-ce que la Toolbox ?
La ToolBox est votre interface personnelle sur laquelle vous pouvez gérer votre compte
vendeur Manomano. À partir de celui-ci, vous avez une vue globale de tout ce qui se passe sur
votre compte : vous pouvez y gérer vos commandes, échanger avec les clients, suivre vos
statistiques…
La connaissance de la Toolbox et la maitrise de ses différentes fonctions est un élément
essentiel pour avoir une expérience optimale en tant que vendeur sur Manomano et
améliorer vos performances.
1.2 Comment se connecter ?
Rendez-vous dans votre Toolbox via le lien suivant : https://marchand.monechelle.com
Entrez vos identifiants et mot de passe pour vous connecter.
Ces identifiants vous sont transmis par votre chargé de compte ManoMano.
S’il s’agit de la première fois que vous vous connectez à cette interface vous devrez valider
deux documents : Notre contrat et Nos Conditions générales d’utilisations.
Ces deux documents reprennent les conditions évoquées avec votre chargé de compte. La
validation de ces documents se fait électroniquement. Afin de confirmer votre accord cochez
les deux cases pour les deux documents puis cliquer sur le bouton « Valider ».
Vous pouvez rajouter l’adresse de la Toolbox à vos favoris afin de pas avoir à la taper
à chaque connexion.
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1.3 Structure de la Toolbox et du menu supérieur
Une fois connecté vous arrivez sur votre espace personnel de marchand. Par default vous
arrivez sur la page « suivi des ventes » de la Toolbox. Celle-ci est composée de 7 grandes
parties que vous pouvez retrouver sur la gauche de l’écran :
> Suivi des ventes et de la qualité
> Gestion des commandes
> Echanges avec les clients
> Consulter et modifier son catalogue
> Consulter les factures et contrats
> Paramétrer la livraison et la TVA
> Gestion des opérations commerciales
La partie supérieure de la Toolbox permet de vous signaler les cas prioritaires à traiter et
vous donne également accès au support marchand Manomano :
Commandes en garantie béton – Il faut contacter le client en priorité.
Voir les messages en attente - Vous devez répondre aux messages des clients sous
24h maximum, jours ouvrés. Si vous ne respectez pas ces délais nos systèmes
ouvrent une procédure d’alerte automatique. Veillez donc à respecter ce délai.
Voir les commandes en retard ou échues d’ici 3 jours - Les retards de livraison
génèrent un nombre d’appels important pour notre SAV et peuvent fortement
dégrader votre note et donc vos futures ventes. Il est impératif d’expédier vos
commandes à temps et de notifier les expéditions dans votre interface.
Nous vous invitons à lire en détail notre Chartre de Qualité et les différents points qui la
composent afin d'assurer un service exceptionnel à nos clients communs.
4
Accéder au HelpCenter marchand
Configuration de la langue et coordonnées du Support Manomano
2. TABLEAU DE BORD
2.1 Suivi des ventes
Cette zone est très utile, elle vous permet de suivre vos notations, votre volume de vente et
vos performances en un clin d’œil sur différentes périodes :
- Sur ce mois-ci
- Sur cette année
- Depuis votre arrivée
Par défaut, nous affichons le mois en cours. Le suivi des ventes est divisé en quatre sections :
- Vos indicateurs principaux
- Votre ratio Paybox
- L’évolution de vos ventes
- Votre performance plus en détail
Vos principaux indicateurs à garder sous contrôle permanent :
Ventes TTC : La somme de vos ventes en TTC sur la période, frais de port compris.
Notation marchand : La moyenne des évaluations clients portant sur votre compte vendeur,
sur la période choisie.
Taux de remboursement sur volume d’affaires : Votre taux de remboursement en valeur
sur la période.
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Votre ratio Paybox :
Le ratio Paybox est le pourcentage de vos produits en vente sur
lesquels vous êtes en premier vendeur.
L’évolution de vos ventes :
Ce graphique est une synthèse de l’évolution de vos ventes dans le temps.
Votre performance plus en détail
Cette partie vous permet de suivre vos notations, votre volume de vente et vos
performances en un clin d’œil sur différentes périodes :
- Sur ce mois-ci
- Sur cette année
- Depuis votre arrivée
6Ventes TTC : La somme de vos ventes en TTC sur la période, frais de port compris.
Nombre de commandes : Le nombre de commandes reçues sur la période.
Panier Moyen : Le montant moyen d’une commande passée sur vos produits.
Taux de remboursement sur volume d’affaires : Votre taux de remboursement en valeur
sur la période.
Visite unique : Visites uniques sur vos pages par sessions.
Taux de conversion : Commandes / Visites uniques.
2.2 Suivi de qualité.
ManoMano fait très attention au service proposé par ses marchands.
La stratégie est de travailler avec un nombre limité de collaborateurs en bénéfice du meilleur
service possible pour nos clients. Une bonne qualité de service motive les clients à commander
plus souvent chez le même marchand.
Le suivi qualité est divisé en deux sections :
- Vos principaux indicateurs à garder sous contrôle permanent
- Votre performance plus en détails
Vos principaux indicateurs :
Notation marchand : Note moyenne (allant de 1 à 5) liée à votre qualité de service donnée
par nos clients communs.
Taux de commandes en retard : Nombre de commandes en retard sur la période / Nombre
total de commandes.
Taux de remboursement volume d’affaires : Pourcentage du BV remboursé.
7Votre performance plus en détails :
Objectifs à atteindre :
Objectif
Notation marchand >4
Taux de mauvaises notes < 7%
Notation produits >4
Taux de remboursement volume d’affaires < 5%
Taux de service > 95%
Taux de commandes en retard < 5%
Taux de commandes avec numéro de suivi > 90%
Taux de commandes avec tracking URL > 90%
Taux de messages non répondus après 24h en semaine > 5%
Temps de réponse moyen aux questions client en Minimum possible
heures
Taux de contacte au Service Client ManoMano Minimum possible
Pour améliorer votre qualité de service et connaitre en détail chaque indicateur rendez-
vous dans la section Qualité de Service de notre HelpCenter.
83. Commandes
Une commande chez Manomano a plusieurs statuts qui s’enchainent :
- En attente de validation : Vous devez accepter la commande sur votre interface.
- En préparation : Une fois la commande acceptée c’est le statut qui est attribué à la
commande.
- Expédiée : Au moment de l’expédition de la commande vous devez nous avertir via le
BO (ou votre interface si vous passez par un intégrateur de flux).
Dans la Toolbox, la section « commande » est divisé en trois parties :
- Commandes en attente
- Commandes en préparation
o Expédier une commande
o Rembourser une commande
- Toutes les commandes
3.1 Commandes en attente
Cet onglet correspond au nombre de commandes qui ont été passées par des clients et qui
nécessitent votre acceptation. La notification de la commande vous est transmise par e-mail
à l’adresse communiquée au moment de la création du compte sur notre plateforme.
A ce stade pour le client la commande est « En attente de validation » jusqu’à ce que celle-ci
soit validée par vos soins. Toute commande reçue et en attente de confirmation, sera visible
dans cette section de la ToolBox. A ce stade vous pouvez :
Valider la commande
Refuser la commande
Vous pouvez également valider ou refuser plusieurs commandes à la fois. Pour cela vous devez
cocher les commandes concernées puis :
Valider toutes les commandes
Refuser toutes les commandes
Si vous refusez une commande cela provoque un remboursement du client de manière
automatique. De plus, suivant notre contrat, une retenue sur remboursement sera
applicable. Lors du passage du refus d’une commande le client reçoit automatiquement un e-
mail.
93.2 Commandes en préparation
Une fois que la commande est acceptée, celle-ci passe dans la section « commandes en
préparation ». Ce lien indique le nombre de commandes que vous avez accepté mais qui n’ont
pas encore été expédiées. Afin de notifier au client l’expédition de la commande vous devez
la passer en expédiée.
a) Expédier une commande
Pour expédier vos commandes vous avez deux solutions : commande par commande ou
plusieurs en même temps.
- Commande par commande :
Quand le produit est prêt pour être expédié, il suffira de glisser vers la droite la barre de
navigation et cliquer sur « Voir la commande » :
Ensuite vous pourrez :
- Joindre une facture en format PDF, à partir d’un
fichier ou une URL
- Insérer le numéro de suivi de la commande
- Ajouter l’url de suivi de la commande.
- Expédier plusieurs commandes en même temps :
Vous avez la possibilité de passer en statut "Expédié" toute une liste de commandes, en
chargeant un fichier CSV. Pour cela appuyer sur le bouton :
Puis suivre les instructions en téléchargeant le fichier d’instruction :
10Une fois la commande expédiée un message de confirmation est affiché et le client est averti
par e-mail.
Commandes en retard :
Notre système calcule automatiquement le délai de livraison effectif au client en fonction de
la date de la commande et du délai que vous nous communiquez. Ainsi les commandes avec
un risque de retard et en retard s’afficherons respectivement en orange et rouge.
En orange lorsque le délai de livraison sera dépassé
dans moins de 3 jours
En rouge lorsque le délai de livraison est déjà dépassé
b) Rembourser une commande
Vous avez aussi l’option d’effectuer un remboursement, pour cela appuyez sur :
Ensuite choisissez selon le cas de rembourser une partie ou l’intégralité de la commande :
Pour faire un remboursement total de la commande.
Vous devez préciser :
La raison du remboursement : Produit en rupture de stock ou Demande du client.
La quantité de retour acceptée : Si le client a commandé deux unités du même produit vous
pouvez préciser la quantité pour laquelle vous acceptez le retour.
Remboursement livraison : Si vous souhaitez rembourser la livraison du produit cochez la case
« oui » sinon il faut cocher la case « non ».
Montant Remboursement Livraison : Vous avez la possibilité d’ajuster le montant remboursé
au titre des frais de ports perçus lors de la commande. Afin de contrôler le montant
11remboursé, veillez à bien vérifier le « Montant total du remboursement à effectuer » avant de
cliquer sur valider.
Prévenir aussi par SMS (gratuit) : Cochez la case si vous souhaitez que le client soit prévenu
par SMS.
Note interne au marchand : Ces informations sont consultables par vous uniquement.
Commentaire pour le client : Ces informations sont envoyées au client.
Pour effectuer un remboursement partiel.
Montant total du remboursement à effectuer : Choisir le montant à rembourser au client.
Prévenir aussi par SMS (gratuit) : Cochez la case si vous souhaitez que le client soit prévenu
par SMS.
Note interne au marchand : Ces informations sont consultables par vous uniquement.
Commentaire pour le client : Ces informations sont envoyées au client.
3.3 Toutes les commandes
L’onglet « Toutes les commandes » vous permet de consulter/ d’exporter ou de rechercher
une commande. Vous pouvez les filtrer par numéro de commande, nom du client, prénom du
client, date de commande, statut et retard. Comme évoqué plus haut un code couleur vous
permet de visualiser les commandes en retard.
4. Messagerie
Le traitement des messages est important. Cette tâche doit être réalisée quotidiennement
cela fait partie de votre qualité de service. Depuis votre Back-Office vous pouvez accéder aux
messages en attente, aux messages reçus et aux messages envoyés depuis l’onglet «
Messagerie ».
124.1 Messagerie
Dans l’onglet « Messages en attente » vous pouvez accéder à l’ensemble des messages qui
nécessite une réponse de votre part.
Pour rappel, le logo présent dans la barre supérieure vous indique également, par
exemple ici, que vous avez 2 messages en attentes.
Vous avez deux méthodes pour répondre aux clients :
- Par le biais de votre Toolbox
- Par votre messagerie électronique
Dans l’onglet « tous les messages reçus » vous pouvez accéder à l’ensemble des messages
peu importe le statut. Pour rappel Il existe plusieurs statuts pour les messages :
Non-traité : Vous n’avez pas encore répondu au message du client, ou celui-ci a répondu une
nouvelle fois (cela est valable pour le traitement depuis le BO marchand ou depuis votre boite
e-mail).
En cours : Le message est en cours de traitement dans votre BO (si vous traitez vos messages
uniquement depuis votre BO marchand, ce statut n’existe pas si vous traitez vos messages
client directement depuis votre messagerie électronique)
Traité : Vous avez répondu au message du client.
Les commandes concernées par un remboursement sont signalées en vert ou orange :
Si vous répondez à un client directement depuis votre messagerie : Une conversation
n’obtient le statut « TRAITE » que lorsque vous êtes le dernier à répondre au client. Si
13celui-ci vous relance, le message sera signalé comme « NON TRAITE ». Il est donc impératif de
clore chaque cas par un message type :
« Monsieur/ Madame ....
Merci pour votre retour, je reste à votre disposition.
Cordialement »
Dans l'onglet « Messages envoyés » vous accédez à l’ensemble des messages auxquels vous avez
répondu et qui sont encore en statu non-traité.
4.2 Demande de facture
Les clients ont la possibilité de faire une demande de facture.
Cette facture doit être émise depuis votre entité juridique au client final. Le destinataire
de la facture n’est pas ManoMano, comptablement vous vendez au client et non à
notre société.
Afin de pouvoir fournir la facture au client, cliquez sur le bouton : « Voir la commande ».
Au moment de cliquer sur ce bouton une page récapitulative de commande apparait, vous
pouvez depuis cette page gérer la transmission de votre facture.
14Deux possibilités s’offrent à vous :
- Télécharger une facture que vous avez éditée en PDF : pour cela cliquer sur le bouton
puis sélectionner le fichier dans votre ordinateur.
- Copier le lien vers une facture générée depuis votre interface e-commerce ou d’une
autre source et cliquer sur enregistrer
Pour optimiser l’envoi des factures, n’hésitez pas à consulter notre article dédié dans
notre HelpCenter : Comment envoyer la facture aux clients
4.3 Notations
Après chaque vente le client est invité à noter le marchand. Vous avez donc accès à
l’intégralité des notes relatives à vos commandes.
C’est un critère qui permet de mesurer les performances des marchands. Lorsqu’une
évaluation négative est soumise, elle doit être considérée comme étant une occasion
d’améliorer ses pratiques commerciales et/ou opérationnelles. Nous vous conseillons de
prendre contact avec l’acheteur afin de trouver une solution et résoudre ce qui a mené à la
mise en ligne de l’évaluation. Si un arrangement est trouvé, vous pouvez demander à votre
acheteur de modifier ou bien de supprimer son évaluation.
Il est également possible de laisser un commentaire à l’évaluation en cliquant sur le bouton «
répondre ».
155. Catalogue
5.1 Liste des produits
L’objectif de cet outil est de pouvoir gérer votre catalogue et notamment de connaitre le
statut de vos produits sur notre plateforme.
Vous pouvez faire votre recherche selon plusieurs critères :
- ID Manomano
- SKU marchand
- SKU fabricant
- EAN
- Titre
- Marque
Et également utiliser les filtres suivants :
- Produits suspendus : oui/non
- Produits modifiés : Produits modifiés/Produits non-modifiés
- Produits en ventes : oui/non
A partir de cette interface vos pouvez entreprendre plusieurs actions :
Si le produit est en ligne et que vous cliquez sur l’ID ME vous serez redirigé
vers la fiche produit sur manomano.fr
En cliquant sur « Suspendre » ou « Débloquer », vous pourrez mettre
hors ligne le produit ou bien le remettre en ligne.
Vous pouvez également modifier certaines informations des produits :
Une fois la modification manuelle activée, le bouton « éditer »
sera affiché afin de pouvoir modifier le prix TTC, prix barré,
stock, soldes, frais de port TTC, frais de port complémentaires
TTC, Transporteur et délais de livraison. Pour la désactiver
cliquez sur « Désactiver la modification manuelle »
Pour rappel si vous générez votre flux via un intégrateur de flux (Shopping Flux, Iziflux,
Lengow …) ou via le module Prestashop ManoMano ou encore via un développement
spécifique toutes les modifications sur vos fiches produites (titre, description, images…)
doivent se faire depuis l’interface de votre intégrateur de flux ou depuis le module Prestashop.
Nous ne pouvons modifier ces informations directement.
16Lorsque vous modifiez un de vos produits dans la Toolbox sachez que celle-ci prend le
dessus sur l’information venant de votre flux. Vous devez désactiver la modification
manuelle pour que les mises à jours du flux soient prises en compte.
Vous pouvez également y retrouver des informations plus générales sur l’ensemble de votre
catalogue :
Indication sur le nombre de
produits suspendus par le Suspendre/débloquer et
marchand et ceux avec la désactiver la modification
modification manuelle activée manuelle pour tous les produits
5.2 Rapport d’import
Le rapport d'import est téléchargeable en cliquant sur le bouton ci-dessous :
Il permet de comprendre pourquoi certains produits présents dans votre catalogue n'ont pas
été importés dans la Toolbox. Il présente deux colonnes : une colonne avec les sku et une
colonne avec le problème qui empêche d'importer le produit.
Les erreurs fréquentes sont :
- Doublon EAN ou SKU : un seul EAN/SKU par produit peut être importé, il s'agit en effet
d'un identifiant unique. Si 15 articles ont le même code EAN ou SKU, alors 14 produits
seront en erreur.
- Doublon couple sku_manufacturer/manufacturer : même fonctionnement que pour
le code EAN.
- Champ obligatoire manquant : prix/transporteur/délai de livraison
5.3 Gestionnaires de flux
L’onglet gestionnaire de flux est uniquement destiné aux marchands Allemands
utilisant l’intégrateur de flux AfterBuy. Merci de ne pas prendre en compte cet onglet.
176. Administratif
6.1 Factures Manomano
Vous pouvez accéder à l’intégralité de vos factures depuis votre BO. Les factures sont
téléchargeables en PDF pour faciliter le traitement de votre comptabilité. Les versements sont
effectués sur le compte du RIB qui nous a été communiqué.
Pour accéder à vos factures ManoMano, veuillez choisir les dates afin de retrouver les factures
correspondantes ou entrer la référence de la facture :
Puis cliquer sur
Ensuite pour voir la facture en PDF cliquez sur
Pout toutes vos questions relatives à vos factures, n’hésitez pas à consulter notre
section « Paiement & facturation » dans notre HelpCenter.
6.2 Ventes & Chiffres d’affaires
Cet onglet vous permet de consulter l’intégralité de vos ventes réalisées sur notre plateforme :
18Vous avez encore la possibilité de filtrer par date, nom et prénom du client, la référence
commande, le nom du produit et le mois de la facturation de cette vente.
La nature du flux représente le sens du flux financier :
Commande : il s’agit du CA généré suite à une commande expédiée.
Remboursement : il s’agit d’un flux vers le client dans le cas d’un remboursement.
Retenue sur remboursement : Il s’agit d’une retenue effectuée sur un remboursement
effectué. Pour le marchand c’est un flux financier sortant.
6.3 Contrat
Vous pouvez ici trouver notre contrat et nos Conditions générales d’utilisations. Ces deux
documents reprennent les conditions évoquées avec votre chargé de compte. La validation
de ces documents se fait électroniquement lors de votre première connexion à la Toolbox.
Pour rappel, afin de confirmer votre accord, cochez les deux cases pour les deux documents
puis cliquer sur le bouton « Valider ».
6.4 Critères de qualité
La retenue sur commission est une pénalité appliquée aux marchands ayant un taux de
remboursement trop élevé.
Exemples :
- Votre taux de remboursement est entre 5 et 10% : 20% de la commission qui aurait
dû s'appliquer sur les commandes remboursées sera prélevée.
-
- Votre taux de remboursement est supérieur à 10% : l'intégralité de la commission
qui aurait dû s'appliquer sur les commandes remboursées sera prélevée.
Il faut être très vigilant sur les stocks et les prix que vous nous envoyez afin que ce taux
reste faible.
19Si une partie des remboursements ne sont pas de votre ressort :
Vous devez contacter votre interlocuteur chez Manomano au maximum le 05 de chaque
mois pour toutes les réclamations en rapport avec les retenues sur commission.
- Vous devez nous envoyer la liste des commandes remboursées suite à une demande
client et non suite à une raison émanant de votre part.
- Grâce au suivi des échanges de mail, nous jugerons si le remboursement est dû à
vous ou au client.
- Nous recalculons le taux de remboursement du marchand en retirant les
remboursements « injustes ».
- Si, après réestimation,
• Le taux est toujours supérieur à 5% : nous ne faisons rien.
• Le taux réestimé est inférieur à 5% Nous modifierons les paliers « de
retenue sur commission » pour que vous ne soyez pas affecté par la
pénalité ce mois-ci.
7. PARAMETRES
7.1 Configuration livraison – vers la France
Dans cette partie vous pouvez consultez les grilles tarifaires configurées pour votre compte :
Comme indiqué dans la Toolbox si vous souhaitez modifier vos tarifs de livraison, merci
d'envoyer vos grilles actualisées à support.technique@manomano.fr
7.2 Configuration livraison – vers l’étranger
Dans cette partie vous pouvez paramétrer la livraison en Belgique :
Vous pouvez la paramétrer selon 3 modèles :
• Grille simple : Proposer un frais de port par commande
• Grille avancée : Proposer un frais de port par tranche de poids ou tranche de prix : le
marchand utilise alors des grilles tarifaires et peut paramétrer plusieurs
transporteurs.
• Configuration par produit : Proposer un frais de port par produit : il utilisera alors un
fichier d’activation des grilles et choisira un prix par produit.
20La livraison en point relais Belgique :
Dans le cadre de la livraison en Point Relais en Belgique, seul Mondial Relay peut être
configuré. Notre partenariat avec Boxtal est aussi utilisable en Belgique, aux mêmes tarifs que
pour la France : Tarifs France.
Pour le configurer, vous devez choisir la livraison par grille avancée, et cliquer sur j’active et je
paramètre ma grille. Boxtal propose aussi des tarifs préférentiels vers la Belgique.
7.3 Configuration TVA
Dans cette partie vous devez compléter votre Numéro de TVA intracommunautaire et choisir
le type de TVA à prendre en compte pour vos ventes à l’étranger :
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