Guide de l'utilisateur de Live Office

Guide de l'utilisateur de Live Office

Plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence Document Version: 4.0 Support Package 8 - 2013-11-13 Guide de l'utilisateur de Live Office

Table des matières 1 A propos de ce document ___ 5
1.1 Public concerné par ce guide ___ 5
1.2 Historique du document ___ 5
2 Démarrage de Live Office ___ 6
2.1 A propos du contenu Live Office ___ 6
2.1.1 Concepts Live Office ___ 6
2.1.2 Types d'objet Live Office ___ 8
2.2 Connexion à la plateforme de Business Intelligence ___ 9
2.3 Mise à niveau du contenu de versions précédentes ___ 10
2.3.1 Pour mettre à niveau du contenu de versions antérieures de Live Office ___ 11
2.4 Barre d'outils Live Office ___ 11
2.5 Menu du ruban Live Office ___ 13
2.6 Panneau Live Office ___ 15
2.7 Menu contextuel Live Office ___ 16
2.8 Paramétrage des options Live Office ___ 16
2.8.1 Définition des options générales ___ 16
2.8.2 Définition des options de visualisation ___ 17
2.8.3 Pour définir les options de la plateforme de BI ___ 18
2.8.4 Pour définir les options du panneau Live Office ___ 19
3 Utilisation du contenu de SAP Crystal Reports ___ 21
3.1 Insertion de contenu Crystal Reports ___ 21
3.1.1 Pour exécuter l'Assistant d'insertion Live Office ___ 21
3.1.2 Assistant d'insertion : Choisir un document ___ 22
3.1.3 Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs de paramètre ___ 23
3.1.4 Assistant d'insertion : Choisir des données ___ 23
3.1.5 Assistant d'insertion : Définir des filtres ___ 25
3.1.6 Assistant d'insertion : Résumé ___ 26
3.3 Modification du contenu Crystal Reports ___ 27
3.3.1 Ajout de contenu personnalisé aux objets Live Office ___ 27
3.3.2 Modification des champs ___ 27
3.3.3 Modification des filtres ___ 28
3.4 Accès aux bases de données sécurisées ___ 30
4 Utilisation des documents Web Intelligence ___ 31
4.1 Insertion de contenu Web Intelligence ___ 31
4.1.1 Pour exécuter l'Assistant d'insertion Live Office ___ 31
4.1.2 Assistant d'insertion : Choisir un document ___ 31
4.1.3 Assistant d'insertion : Spécifier des jours de référence ___ 32
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4.1.4 Assistant d'insertion : Spécifier les contextes des requêtes ___ 33
4.1.5 Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite ___ 34
4.1.6 Assistant d'insertion : Choisir des données ___ 34
4.1.7 Assistant d'insertion : Résumé ___ 35
4.2 Modification des valeurs de jours de référence ___ 35
4.3 Ajout de parties de rapport Web Intelligence supplémentaires ___ 36
5 Utilisation des requêtes ___ 37
5.1 Insertion de requêtes ___ 37
5.1.1 Pour exécuter l'Assistant d'insertion Live Office ___ 37
5.1.2 Assistant d'insertion : Choisir un univers ___ 37
5.1.3 Assistant d'insertion : Spécifier une requête ___ 38
5.1.4 Assistant d'insertion : Spécifier les contextes des requêtes ___ 47
5.1.5 Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite ___ 47
5.1.6 Assistant d'insertion : Résumé ___ 48
5.2 Modification de requêtes ___ 48
5.2.1 Pour modifier une définition de requête ___ 49
5.2.2 Pour modifier le contexte d'une requête ___ 49
5.2.3 Pour modifier des valeurs de jour de référence dans les requêtes ___ 49
6 Utilisation du panneau Live Office ___ 51
6.1 Familiarisation avec le réseau de relations du panneau Live Office ___ 51
6.2 Recherche dans le référentiel de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence ___ 51
6.3 Utilisation des favoris du panneau Live Office ___ 52
6.3.2 Visualisation des favoris Live Office ___ 52
6.3.3 Recherche dans les favoris Live Office ___ 53
6.3.4 Suppression de favoris Live Office ___ 53
6.3.5 Changement de nom des favoris Live Office ___ 53
6.4 Visualisation des objets associés ___ 53
6.4.1 Pour visualiser les objets associés ___ 54
6.5 Insertion de documents dans des messages électroniques ___ 54
6.5.1 Pour insérer des liens vers des documents ___ 54
6.5.2 Insertion de documents en tant qu'objets Live Office ___ 55
6.6 Association d'objets aux activités Outlook ___ 55
6.7 Documents suggérés ___ 55
6.7.1 Accès aux documents suggérés ___ 56
7 Envoi de données Excel à SAP BusinessObjects Explorer ___ 57
8 Travail avec des objets Live Office ___ 58
8.1 Actualisation des données utilisées dans les objets ___ 58
8.1.1 Actualisation manuelle des objets Live Office ___ 58
8.1.2 Configuration des options d'actualisation de données ___ 59
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8.2 Modification des propriétés des objets Live Office ___ 60
8.2.1 Configuration des propriétés des objets ___ 60
8.2.2 Connexion à un autre système ___ 62
8.2.3 Modification des paramètres et des invites ___ 63
8.3 Publication de fichiers sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence ___ 66
8.3.1 Publication de documents Office 2003 ___ 66
8.3.2 Publication de documents Office 2007 ___ 66
8.3.3 Pour visualiser des documents publiés ___ 67
8.4 Copie d'objets Live Office ___ 68
8.4.1 Pour copier des objets Live Office sans connectivité de données ___ 68
8.5 Enregistrement en local des données Live Office ___ 68
8.6 Ouverture de documents locaux sans connectivité avec les données ___ 69
8.8 Ajout de droits d'accès à vos documents ___ 69
8.8.1 Pour cacher les données dans les documents ___ 70
9 Dépannage de Live Office ___ 71
9.1 Activation de la journalisation pour Live Office ___ 71
9.1.1 Pour configurer la connexion à Live Office ___ 71
9.1.2 Exemples de fichiers journaux Live Office ___ 71
9.2 Dépannage des composants de Live Office ___ 73
9.2.1 Menu Live Office manquant ___ 73
9.2.2 Echec d'actualisation de l'objet ___ 74
9.2.3 Tri des objets et paramètres de filtre manquants après une actualisation ___ 74
9.2.4 Accès aux univers refusé ___ 75
9.2.5 Limites de taille des objets Live Office ___ 75
10 Référence ___ 76
10.1 Rétrocompatibilité ___ 76
10.1.1 Fonctions non prises en charge ___ 76
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1 A propos de ce document Bienvenue dans le Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Live Office. Live Office vous permet d'extraire des informations, de créer des requêtes, d'effectuer des calculs et de partager des réponses sans avoir à comprendre les langues et les structures de bases de données complexes. Vous pouvez aussi incorporer des informations actualisées de Crystal Reports ou de Web Intelligence à des documents, feuilles de calcul, courriers électroniques et présentations Microsoft® Office.

Ce guide fournit des informations et des procédures complètes pour vous aider à effectuer les tâches de gestion suivantes depuis l'environnement d'applications Microsoft Office :
  • Créer des rapports sur les requêtes et les résumés, sur la base d'informations en temps réel stockées sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence.
  • Visualiser, modifier et actualiser les requêtes existantes et les objets de rapport.
  • Partager les résultats avec vos collègues de façon sécurisée via le Web ou l'intranet. 1.1 Public concerné par ce guide Ce document s'adresse aux utilisateurs d'applications Microsoft Office qui souhaitent travailler avec des données de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence dans l'environnement d'applications Microsoft Office. Ce document part du principe que vous connaissez Microsoft Office Excel, Word, Outlook et PowerPoint et que vous êtes familiarisé avec la plateforme de BI.

1.2 Historique du document Le tableau suivant fournit une présentation des principales modifications du document. Version Date Description SAP BusinessObjects 4.0 Novembre 2010 Première version de ce document. SAP BusinessObjects 4.0 FP3 Mars 2012 Mis à jour pour la version SAP BusinessObjects 4.0 FP3. SAP BusinessObjects 4.0 SP4 Juin 2012 Mis à jour pour la version SAP BusinessObjects 4.0 SP4. SAP BusinessObjects 4.0 SP7 Août 2013 Mis à jour pour la version SAP BusinessObjects 4.0 SP7.

SAP BusinessObjects 4.0 SP8 Novembre 2013 Mis à jour pour la version SAP BusinessObjects 4.0 SP8.

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2 Démarrage de Live Office SAP BusinessObjects Live Office( Live Office) est un module complémentaire des applications Microsoft Office qui vous permet d'accéder à des informations mises à jour, stockées dans la Plateforme SAP BusinessObjects BI. Live Office permet d'insérer un contenu à partir de Web Intelligence, Crystal Reports et Requêtes d'univers dans vos documents Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, ou Outlook). Lorsque vous insérez un objet, une référence à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence, un emplacement est également inséré. Lorsque vous ouvrez le document ultérieurement à l'aide de l'application Microsoft Office, vous pouvez actualiser les objets et afficher les données actuelles dans votre document.

Remarque Cette version de Live Office ne prend pas en charge SAP Crystal Reports pour Enterprise. Cette version du logiciel prend en charge les univers antérieurs (UNV) créés avec Universe Designer et les documents Web Intelligence basés sur les univers antérieurs. Les univers créés avec l'outil de conception d'information(UNX) et les documents Web Intelligence basés sur les universe créés à l'aide de l'outil de conception d'information ne sont pas pris en charge.

Cette version du logiciel ne prend pas non plus en charge les invites dans les documents Web Intelligence basés sur des données de requête BEx avec accès direct.

Remarque Pour utiliser Live Office, vous devez pouvoir vous connecter à la Plateforme de Business Intelligence et accéder au système. Si vous ne disposez pas des droits appropriés pour accéder aux données, contactez votre administrateur système. 2.1 A propos du contenu Live Office Avant de commencer à utiliser du contenu Crystal Reports ou Web Intelligence dans Live Office, vous devez comprendre le mode de fonctionnement du contenu Live Office.

Liens associés Concepts Live Office [page 6] Types d'objet Live Office [page 8] 2.1.1 Concepts Live Office Pour comprendre comment les données Live Office peuvent répondre à vos questions professionnelles, vous devez connaître les concepts clés suivants : 6 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

Objets de rapport Un rapport est un document que vous créez, qui contient des informations présentées sous forme de tableaux, de diagrammes et de graphiques. Un objet rapport fournit les données au rapport.

Dans Live Office, vous travaillez avec des objets rapport car ils sont connectés au contenu le plus à jour stocké dans les bases de données. Lorsqu'un objet rapport est créé à l'aide de l'éditeur Crystal Reports ou Web Intelligence, les informations peuvent provenir de diverses bases de données. L'objet de rapport renvoie les données de la source de données sousjacente, soit à la demande à partir de la base de données, soit en fonction de l'option d'actualisation choisie. Instances de rapport Une instance de rapport est une version d'un objet rapport créée par la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence lorsque les utilisateurs modifient le document source ou planifient des rapports.

Chaque instance contient les données qui sont valides au moment du traitement du rapport source. Une instance de rapport est essentiellement un objet rapport qui contient des données extraites d'une ou de plusieurs bases de données. Généralement, les objets rapport sont conçus de telle sorte que les utilisateurs peuvent planifier plusieurs instances avec des caractéristiques différentes. Par exemple, si un utilisateur exécute un rapport contenant des paramètres, il peut planifier, à partir du même rapport, une instance contenant les données de rapport provenant d'un service particulier et une autre instance contenant les informations d'un autre service.

Parties de rapport Les parties de rapport sont des sections d'un rapport affichées seules, sans le reste de la page de rapport. Plus précisément, les parties de rapport sont des objets qui utilisent des liens hypertexte pour pointer d'un objet rapport source vers un objet de destination Live Office. Les parties de rapport incluent des objets tels que du texte ou des diagrammes. Paramètres Dans Crystal Reports, un paramètre est une question à laquelle vous répondez avant de générer un rapport. Les informations que vous saisissez ou la façon dont vous répondez, déterminent les informations qui apparaissent dans le rapport.

Par exemple, dans un rapport utilisé par des commerciaux, un paramètre peut demander à choisir une région commerciale. Le rapport retournera alors les résultats pour la région spécifiée, au lieu de renvoyer les résultats pour toutes les régions. Les paramètres sont semblables aux invites Web Intelligence. Les paramètres peuvent être obligatoires ou facultatifs.

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Invites Dans Web Intelligence, une invite est un filtre dynamique qui affiche une question à chaque fois que vous actualisez les données d'un rapport. Vous répondez aux invites en saisissant ou en sélectionnant les valeurs d'invite que vous souhaitez visualiser avant d'actualiser les données. Les invites sont similaires aux paramètres Crystal Reports. Les invites peuvent être obligatoires ou facultatives. Univers Un univers est une abstraction de base de données, qui présente des données aux utilisateurs en des termes non techniques.

Un univers est un ensemble d'objets de données représentant des informations disponibles dans une base de données. Les utilisateurs de Web Intelligence et de Crystal Reports peuvent se connecter à un univers et exécuter des requêtes sur la base de données. Par exemple, une base de données peut contenir un univers pour les données de vente et un univers pour les données de service clientèle. Les utilisateurs peuvent effectuer des analyses de données et créer des rapports à l'aide des objets de l'univers, sans nécessairement afficher ou connaître les structures de données sous-jacentes de la base de données.

Les univers sont créés par des spécialistes de conception d'univers.

Contexte Un contexte d'univers indique à quels types de questions répondent les mêmes objets d'univers. Par exemple, un univers pour les données de vente peut avoir un contexte pour les données de vente en magasin, un autre pour les ventes par les partenaires, etc. Etant donné que les contextes peuvent partager des objets se trouvant dans le même univers, spécifier un contexte d'univers permet de vous assurer que la requête extrait les bonnes données. Par exemple, les données relatives aux dépenses du compte de frais d'un employé peuvent être stockées dans la même base de données que les données relatives aux dépenses de marketing d'un produit.

En choisissant l'univers adéquat, vous êtes sûr d'obtenir les données relatives aux dépenses appropriées. Par conséquent, lorsque vous sélectionnez un univers, vous pouvez avoir à choisir parmi plusieurs contextes d'univers.

Remarque Les contextes sont définis par l'administrateur système. 2.1.2 Types d'objet Live Office Live Office prend en charge trois types d'objet de données : Crystal Reports, Web Intelligence et requêtes d'univers. Le tableau suivant explique comment Live Office prend en charge des champs et des parties de rapport, telles que les diagrammes et le texte, pour chaque type de données. 8 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

Remarque Les sous-rapports Crystal Reports incorporés ne sont pas pris en charge.

Type de contenu Live Office Champs Parties de rapport Crystal Reports Oui Oui Web Intelligence Non applicable Oui Requête d'univers Oui Non applicable 2.2 Connexion à la plateforme de Business Intelligence Pour utiliser Live Office afin d'accéder aux données de l'entreprise, vous devez vous connecter au référentiel de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence où les documents sont stockés. Si vous tentez de rechercher, ajouter, afficher, modifier ou publier des objets Live Office à partir d'une application Microsoft Office, si vous n'êtes pas déjà connecté à la plateforme de BI, vous êtes invité à le faire.

Vous pouvez configurer Live Office de manière à ce qu'il se connecte automatiquement à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence à chaque fois que Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook ou Word est chargé. Live Office prend en charge la connexion unique à la plateforme de BI. Si la connexion unique est activée, lorsque des utilisateurs demandent des données de rapport, Live Office accède à la source de données en se servant de leurs références de connexion à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence au lieu d'exiger une autre connexion.

2.2.1 Pour se connecter à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence Vous pouvez saisir vos informations de connexion pour vous connecter à un CMS (Central Management System) de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence une seule fois ou sélectionner d'autres options de façon à vous connecter automatiquement à l'aide de ces références de connexion à chaque ouverture de l'application Microsoft Office.

1. Ouvrez une application Microsoft Office 2. Dans le menu du ruban de Live Office, cliquez sur Live Office Options de l'application . 3. Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez l'onglet Enterprise et entrez les informations suivantes : Option Description Utiliser les critères de connexion spécifiés Si vous souhaitez que Live Office se connecte automatiquement à la plateforme de BI à l'aide de ces informations au démarrage de l'application Microsoft Office, sélectionnez cette option.

Nom d'utilisateur Saisissez votre nom de connexion à la plateforme de BI. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 9

Option Description Mot de passe Saisissez votre mot de passe de connexion à la plateforme de BI. URL des services Web Saisissez ou vérifiez l'emplacement du serveur du service Web de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence auquel vous voulez vous connecter, par exemple :http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/ Session. Système Saisissez ou vérifiez le CMS auquel vous désirez vous connecter.

Par exemple, businessobjects01. Méthode d'authentification Sélectionnez la méthode servant à vérifier vos références de connexion. Activer la connexion unique Active Directory Lorsque cette option est activée, chaque fois que l'utilisateur effectue une requête de données de rapport, Live Office se connecte à la source de données en se servant de ces références de connexion au lieu d'exiger une nouvelle connexion. Pour en savoir plus sur la connexion unique, voir le Guide d'administration de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence disponible sur le portail d'aide SAP. 4. Cliquez sur Connexion.

Live Office se connecte à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence à l'aide des paramètres définis. 2.2.2 Pour vous connecter à un autre CMS Si les objets Live Office dont vous avez besoin sont stockés dans un référentiel de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence autre que celui auquel vous êtes actuellement connecté, vous pouvez modifier l'URL du service Web et les paramètres du système pour vous connecter au CMS (Central Management System) requis.

1. Dans le menu Live Office, cliquez sur Options. 2. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Enterprise.

3. Saisissez les informations relatives au nouveau CMS dans les champs Système et URL des services Web. Par exemple, si le document Web Intelligence à insérer est situé sur un CMS appelé businessobjects01, saisissez le texte suivant dans le champ URL du service Web : http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/Session 2.3 Mise à niveau du contenu de versions précédentes Cette version de Live Office est compatible avec les versions antérieures et permet de mettre à niveau du contenu vers la version actuelle de Live Office.

10 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

2.3.1 Pour mettre à niveau du contenu de versions antérieures de Live Office 1. Ouvrez le document Microsoft Office renfermant le contenu créé par une version antérieure de Live Office. 2. Cliquez sur Tout actualiser et connectez-vous au besoin à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence. Vous êtes invité à réaliser une mise à niveau. 3. Cliquez sur OK pour convertir le document dans la version actuelle de Live Office.

2.4 Barre d'outils Live Office Dans les applications Microsoft Office 2003, la barre d'outils SAP BusinessObjects Live Office est disponible dans Microsoft Excel, PowerPoint, Word et Outlook. Dans Outlook, elle propose un accès rapide à certaines des commandes les plus courantes pour créer et modifier les objets Live Office dans ces programmes et aussi exécuter des requêtes dans le référentiel de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence. La barre d'outils contient les boutons suivants : Bouton Description Insérer le contenu Crystal Reports Pour en savoir plus sur les objets qui peuvent être insérés, voir Insertion de contenu Crystal Reports [page 21].

Insérer le contenu de Web Intelligence Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Insertion de contenu Web Intelligence [page 31]. Insérer une requête d'univers Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Insertion de requêtes [page 37]. Ouvrir à partir du référentiel Ouvre les documents Microsoft Office (Excel, Word ou PowerPoint) à partir de l'Explorateur de référentiel et permet de sélectionner des documents publiés, des rapports Crystal ou des documents Web Intelligence pour les insérer. Voir Pour visualiser des documents publiés [page 67].

Enregistrer dans le référentiel Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Publication de fichiers sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence [page 66].

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Bouton Description Enregistrer comme nouveau dans le référentiel Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Publication de fichiers sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence [page 66]. Actualiser tous les objets Met à jour les données de tous les objets du document en fonction de leurs rapports source. Propriétés ouvertes à tous les objets Ouvre la boîte de dialogue Propriétés des objets, qui permet de définir les propriétés des objets.

Ouvrir Options Ouvre la boîte de dialogue Options, qui permet de configurer les paramètres Live Office. Atteindre l'objet Permet de naviguer facilement jusqu'à un objet Live Office du document.

Explorer Sélection Excel Télécharge la sélection actuelle de Microsoft Excel dans SAP BusinessObjects Explorer, ce qui permet d'explorer les données plus en profondeur. Explorer Feuille Excel Télécharge la feuille Excel actuelle dans SAP BusinessObjects Explorer, ce qui permet d'explorer les données plus en profondeur.

Aide Affiche l'aide en ligne de Live Office. 2.4.1 Pour masquer ou afficher la barre d'outils Live Office Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une barre d'outils, puis sélectionnez SAP BusinessObjects Live Office. Vous pouvez aussi afficher ou masquer la barre d'outils en accédant à Vue Barres d'outils . La barre d'outils s'affiche ou disparaît. 12 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

2.5 Menu du ruban Live Office Dans les applications Microsoft Office 2007, le menu du ruban SAP BusinessObjects Live Office est disponible pour vous aider à créer et à modifier des rapports ou à exécuter des requêtes pour répondre à vos questions.

La barre d'outils contient les boutons suivants : Bouton Description Insérer le contenu Crystal Reports Pour en savoir plus sur les objets qui peuvent être insérés, voir Insertion de contenu Crystal Reports [page 21].

Insérer le contenu de Web Intelligence Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Insertion de contenu Web Intelligence [page 31]. Insérer une requête d'univers Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Insertion de requêtes [page 37]. Atteindre l'objet Permet de naviguer facilement jusqu'à un objet Live Office du document. Modifier l'objet Vous pouvez modifier l'objet en insérant ou en supprimant des lignes et des colonnes, en supprimant l'objet ou en ajoutant des données de la même source de rapport.

Actualiser l'objet Met à jour les données de l'objet sélectionné en fonction des rapports sources.

Actualiser tous les objets Met à jour les données de tous les objets du document en fonction de leurs rapports source. Envoyer la sélection actuelle à SAP BusinessObjects Explorer Télécharge la sélection actuelle de Microsoft Excel dans SAP BusinessObjects Explorer, ce qui permet d'explorer les données plus en profondeur.

Envoyer la feuille actuelle à SAP BusinessObjects Explorer Télécharge la feuille Excel actuelle dans SAP BusinessObjects Explorer, ce qui permet d'explorer les données plus en profondeur. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 13

Bouton Description Créer un instantané Enregistre une version statique du document pour conserver les données Live Office actuelles. Enregistrer dans le référentiel Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Publication de fichiers sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence [page 66].

Enregistrer comme nouveau dans le référentiel Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez utiliser, voir Publication de fichiers sur la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence [page 66].

Ouvrir à partir du référentiel Ouvre l'Explorateur de référentiel et permet de sélectionner des documents publiés, des rapports Crystal ou des documents Web Intelligence pour les insérer. Voir Pour visualiser des documents publiés [page 67]. Propriétés des objets Ouvre la boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office, qui permet de définir les propriétés des objets. Actualiser tous les objets Met à jour les données de tous les objets du document en fonction de leurs rapports source. Pour en savoir plus, voir Actualisation des données utilisées dans les objets [page 58].

Options de l'application Ouvre la boîte de dialogue Options, qui permet de configurer les paramètres Live Office.

Afficher l'objet dans le navigateur Aide Affiche l'aide en ligne de Live Office. A propos de Live Office 14 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

2.6 Panneau Live Office Dans Microsoft Outlook, Live Office contribue à l'amélioration de la productivité en recueillant, organisant et traitant le comportement utilisateur précédent et en créant un réseau de relations entre le contenu du courrier électronique, l'activité commerciale, les personnes et les documents. En s'appuyant sur ce réseau, Live Office peut suggérer du contenu pertinent chaque fois que l'utilisateur ouvre ou rédige un message électronique. Les utilisateurs gèrent le réseau de relations et voient le contenu suggéré par l'intermédiaire du panneau Live Office. Remarque Le panneau Live Office n'est pas disponible dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint.

Le panneau Live Office permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches dans le référentiel de la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence et d'insérer des documents dans des messages électroniques. En outre, le panneau Live Office leur offre la possibilité d'ajouter des documents à une liste de favoris pour y faciliter l'accès ultérieur, d'associer des documents à des messages électroniques pour créer le réseau de relations dans Live Office et d'afficher une liste de documents suggérés reposant sur le réseau de relations existant. A l'ouverture d'un message électronique dans Microsoft Outlook, le panneau Live Office apparaît à droite de la fenêtre du message électronique.

Remarque Il est possible de configurer les options de Live Office de telle sorte que le panneau Live Office n'apparaisse pas automatiquement à l'ouverture d'un message. Si le panneau Live Office n'est pas visible lorsque la fenêtre d'un message électronique est ouverte, vous pouvez l'ouvrir à partir du menu Live Office en cliquant sur Afficher le panneau Live Office. Liens associés Utilisation du panneau Live Office [page 51] 2.6.1 Pour afficher ou masquer le panneau Live Office Par défaut, lorsque vous ouvrez ou composez un message électronique, le panneau Live Office apparaît à droite de la fenêtre du message.

Si vous masquez le panneau, Live Office conserve ce paramètre pour tous les messages tant que vous n'avez pas choisi d'afficher à nouveau le panneau.

Remarque Si vous masquez le panneau Live Office, vous pouvez définir ses options pour toujours afficher le panneau ou afficher un message lorsque vous ouvrez un courrier électronique contenant des objets associés ou suggérés. Pour en savoir plus, voir Pour définir les options du panneau Live Office [page 19]. 1. Si le panneau Live Office est visible, vous pouvez le masquer en effectuant l'une des opérations suivantes : ○ Dans la barre d'en-tête du panneau Live Office, cliquez sur le bouton Fermer la fenêtre. ○ Dans le menu Live Office, cliquez sur Afficher/Masquer le panneau Live Office. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP.

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2. Si le panneau Live Office est masqué, dans le menu Live Office, cliquez sur Afficher/Masquer le panneau Live Office. 2.7 Menu contextuel Live Office Pour des raisons de commodité, Live Office fournit un menu contextuel pour travailler avec les objets Live Office. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Live Office dans un document Microsoft Office, le menu contextuel s'ouvre. Pour effectuer une tâche dans la liste, cliquez sur n'importe quel élément disponible. Lorsque vous installez Live Office, vous pouvez configurer le menu contextuel pour qu'il n'affiche que les options Live Office, les options Live Office et les options Microsoft ou uniquement les options Microsoft en excluant les options Live Office.

Pour en savoir plus sur la configuration du menu contextuel, voir Définition des options générales [page 16].

2.8 Paramétrage des options Live Office Vous pouvez définir plusieurs options qui contrôlent la manière dont Live Office se connecte à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence et dont Live Office apparaît et fonctionne dans chaque application Microsoft Office. Pour Microsoft Outlook, vous pouvez également configurer les options du panneau Live Office. Lorsque vous définissez les options Live Office, ces paramètres s'appliquent uniquement à l'application Microsoft que vous êtes en train d'utiliser. Ce comportement permet de définir des options Live Office différentes pour Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

La boîte de dialogue Options contient quatre onglets :
  • Général : permet de définir les options générales des menus contextuels, les options d'actualisation ainsi que les invites et les messages.
  • Visualisation : permet de définir les options de mise en forme des objets Live Office dans l'application Microsoft.
  • Panneau : permet de définir les options du panneau Live Office dans Microsoft Outlook.
  • Plateforme de BI : permet de définir les options de connexion à la plateforme SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2.8.1 Définition des options générales 1.

Ouvrez le produit Microsoft Office pour lequel vous désirez définir les options Live Office. 2. Cliquez sur Live Office Options de l'application . 3. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Général et définissez les options suivantes : 16 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

Option Description Menu contextuel Le menu contextuel s'ouvre lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Live Office dans un document Microsoft Office. Sélectionnez une option pour définir l'apparence du menu contextuel dans le produit Office : ○ Remplacer menu — les options de l'application (Word, Excel, PowerPoint) ne sont pas disponibles dans le menu contextuel. ○ Ajouter au menu — Les options de l'application et les options Live Office sont disponibles dans le menu contextuel.

Utiliser menu uniquement— Les options Live Office ne sont pas disponibles dans le menu contextuel.

Demander avant d'écraser les cellules Live Office Si une cellule Microsoft Excel contient des données Live Office, un avertissement apparaît lorsque vous essayez de saisir d'autres données dans la cellule. Actualiser l'objet Live Office lors de la liaison de modifications de cellules Lorsqu'un objet Live Office de document Microsoft Excel est lié à une cellule, il est automatiquement actualisé et mis à jour si la liaison de cellule est modifiée. Actualiser l'objet Live Office lors de l'ouverture du document A l'ouverture d'un document Microsoft Office, les objets Live Office insérés dans le document sont actualisés et mis à jour avec les données actuelles de la plateforme de BI.

Copier et coller avec la connectivité Live Office En sélectionnant cette option, la connectivité au serveur est maintenue quand un objet Live Office est copié dans une application Microsoft Office.

Si vous prévoyez de distribuer des documents ayant des objets Live Office incorporés et que vous êtes préoccupé par l'accès aux données et par la sécurité, vous pouvez interrompre la connectivité de la plateforme de BI vers les objets incorporés dans les applications Office. Désélectionnez cette option pour déconnecter les objets copiés des données de la plateforme de BI. Attention Si des objets sont déconnectés, ils ne peuvent plus établir de connexion via Live Office et les informations contenues dans l'objet ne sont pas mises à jour.

Mettre à jour les formules pour inclure/exclure les cellules lors de l'actualisation Si vous sélectionnez cette option, l'objet Live Office mettra à jour automatiquement les formules lorsque vous ajoutez ou supprimez des cellules.

Désactivez cette option pour conserver les formules et les valeurs d'origine. Boîte de message Cliquez sur Restaurer les paramètres par défaut pour autoriser tous les messages d'avertissement que vous avez désactivés en sélectionnant Ne plus afficher ce message dans la boîte de dialogue de message d'erreur.

2.8.2 Définition des options de visualisation 1. Ouvrez l'application Microsoft Office. 2. Cliquez sur Live Office Options de l'application . Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 17

3. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Visualisation et définissez les options suivantes : Option Description Insérer la partie du rapport avec la mise en forme du rapport Sélectionnez cette option pour inclure les paramètres de mise en forme du rapport (police, couleur, etc.) lors de l'insertion des données du rapport dans votre document Office.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, seules les données du rapport sont insérées. Afficher les filtres sous forme de commentaires Si des objets Champ Crystal Reports de Microsoft Excel sont munis de filtres, sélectionnez cette option pour afficher les filtres sous la forme de commentaires dans l'en-tête de colonne correspondant au champ.

Alerter l'utilisateur lorsqu'une opération risque d'être longue Lorsque cette option est sélectionnée, une boîte de dialogue d'avertissement s'ouvre dans Microsoft Word et Outlook, le cas échéant, pour informer les utilisateurs qu'une opération de grande ampleur ou qui prend du temps a été sélectionnée. Les utilisateurs ont aussi la possibilité de réduire l'impact sur les performances en limitant la quantité de données extraites pour l'opération en question.

Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez définir le nombre de cellules qu'une opération doit affecter pour déclencher cette boîte de dialogue.

Valeurs par défaut des cellules Définissez les messages d'erreur et les chaînes par défaut qui apparaissent dans les cellules de votre document quand il n'y a pas de données disponibles. Saisissez une valeur par défaut dans les champs suivants : ○ Aucune donnée : Saisissez la valeur à utiliser quand la cellule ne comporte aucune donnée. La valeur par défaut est vide.

Erreur de données : Saisissez la valeur à utiliser quand les données de la cellule comportent une erreur. La valeur par défaut est : #DataError ○ Données cachées : Saisissez la valeur à utiliser quand les données de la cellule sont masquées. La valeur par défaut est : #Concealed En-tête de colonne Sélectionnez une des options suivantes pour spécifier les informations qui apparaissent dans les en-têtes de colonne pour les objets insérés : ○ Nom du champ ○ Description du champ ○ Les deux 2.8.3 Pour définir les options de la plateforme de BI 1. Ouvrez le produit Microsoft Office pour lequel vous désirez définir les options Live Office.

2. Cliquez sur Live Office Options de l'application .

3. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Enterprise et définissez les options suivantes : Option Description Utiliser les critères de connexion spécifiés Sélectionnez cette option pour autoriser la connexion automatique à l'emplacement spécifié. Nom d'utilisateur Saisissez le nom d'utilisateur à utiliser pour se connecter au référentiel. Mot de passe Saisissez le mot de passe à utiliser pour se connecter au référentiel. 18 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

Option Description URL des services Web Saisissez l'adresse Web du serveur de services Web qui accédera au référentiel.

Utilisez le format suivant : http / / services Où est le nom du système, est le numéro de port et est le nom de l'application Web configurée pour le service Web. Système Saisissez le nom du système ou de l'hôte local. Authentification Méthode d'authentification utilisée par le service Web. Une fois l'URL des services Web saisie, les options disponibles sur le serveur spécifié viennent s'ajouter à la liste. Activer la connexion unique Windows Active Si la connexion unique est configurée sur la plateforme de BI, sélectionnez cette option pour activer la connexion unique pour Live Office. Si la connexion unique est activée, lorsque des utilisateurs font une requête de données de rapport, Live Office accède à la source de données en se servant de leurs références de connexion à la plateforme de BI au lieu d'exiger une autre connexion.

Spécifiez l'URL permettant d'envoyer les données à SAP BusinessObjects Explorer Si SAP BusinessObjects Explorer est déployé sur un autre système que la plateforme de BI, sélectionnez cette option pour spécifier l'adresse Web pour l'envoi de données Live Office à SAP BusinessObjects Explorer. Utilisez le format suivant : http://:/explorer Où est le nom du système et le numéro du port. Indiquez la valeur OpenDocument URL pour visualiser l'objet dans un navigateur Web L'URL OpenDocument fournit un moyen standard d'ouvrir des documents et rapports qui ont été publiés sur la plateforme de BI. Pour visualiser les objets dans un navigateur Web, spécifiez l'URL OpenDocument définie sur la plateforme de BI.

Si votre système utilise un proxy inverse, spécifiez son URL. Par exemple, http:// :/ /opendoc/openDocument.jsp Où est le serveur du proxy inverse, le port d'écoute du proxy inverse et le chemin virtuel de la zone de lancement BI. Sélectionner les paramètres régionaux de visualisation préférés Les paramètres régionaux de visualisation affectent le format d'affichage des données de type date, heure et nombre des objets Live Office.

Remarque Les paramètres régionaux de visualisation ne sont pas disponibles pour les objets champ dans Crystal Reports. 2.8.4 Pour définir les options du panneau Live Office 1.

Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Cliquez sur Live Office Options . 3. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Panneau et définissez les options suivantes : Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 19

Option Description Association Saisissez le nombre de jours durant lesquels les associations entre les objets et les messages doivent être maintenues. Cliquez sur Supprimer pour supprimer les associations antérieures au nombre de jours spécifié. Rechercher Définit le nombre d'éléments apparaissant dans une seule page du panneau de résultats de la recherche. Notification Si le panneau Live Office est fermé lorsque vous sélectionnez un message électronique renfermant des objets Live Office insérés, associés ou suggérés, le logiciel peut délivrer une notification. Pour activer les notifications, sélectionnez l'une des options suivantes ou les deux : ○ Dans la fenêtre du message électronique, ouvrez le panneau Live Office : Si vous sélectionnez cette option, le panneau Live Office s'affiche lorsqu'un message électronique renfermant du contenu Live Office est ouvert dans une fenêtre séparée.

Dans la liste de messages et le panneau de lecture, affichez une alerte sur le bureau : Si vous sélectionnez cette option, une alerte s'affiche sur le bureau lorsqu'un message électronique renfermant du contenu Live Office est sélectionné dans la liste de messages. Importer les données utilisateur dans le panneau Live Office Si vous aviez exporté vos données Live Office, qui comprennent les favoris et les associations, vous pouvez les importer dans le panneau Live Office.

Remarque Les données utilisateur importées remplacent les données utilisateur actuelles de Live Office. Les associations existantes ne se trouvant pas dans le fichier importé et les associations importées pour les messages électroniques ne se trouvant pas dans la boîte de réception actuelle sont perdues. Les favoris Live Office sont fusionnés, mais les éléments en conflit sont écrasés par les données importées.

Exporter les données utilisateur à partir du panneau Live Office Vous pouvez exporter vos données utilisateur Live Office, y compris les favoris et les associations, sous la forme d'une copie de sauvegarde.

S'il s'avère nécessaire de réinstaller les données ou d'en restaurer une version antérieure, vous pouvez importer les données utilisateur exportées à l'aide du bouton Importer. 20 © 2013 SAP AG ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Guide de l'utilisateur de Live Office Démarrage de Live Office

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