Intranet Do it yourself intranet bovenop Office 365 - Do it yourself intranet sur Office 365 - ABCI
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4/03/2021
Do it yourself intranet
bovenop Office 365
Marc Van de Woestijne
Intranet
1
Do it yourself intranet sur
Office 365
Marc Van de Woestijne
2
1
4/03/2021
Plan d’approche
• Vision intranet
• Tâches primordiales
• House of information
• Modèle de maturité de l’intranet
• Approche évolutive
• Piliers de base
• Architecture de l’information
• Schémas de classification
• Schéma de navigation
• Maquettes de pages
• Implémentation
• Sélection de la technologie: Office 365
• Paramétrisation
• Migration du contenu
3
Tâches primordiales
4
2
4/03/2021
Tâches primordiales
• News • Applications
• Actualités de la banque • Liens vers les applications
• Agenda BCL • Disponibilités salles de réunion
• Qui est qui • Partage de connaissance
• Répertoire complet de personnes, qui fait • Accès BD juridique
quoi • Forum de discussion
• Plan des étages
• Projets
• Guide comment faire au cas où • Projets en cours dans les départements
• Bibliothèque • Accès dossier personnel
• Où trouver l’info dans la GED
• Formulaires de demande • Moteur de recherche qui fonctionne
bien
• Apprentissage • Coin Social
• La doc sur les formations
• Petites annonces
5
Top 3 des problèmes
• Disponibilité du système • Trouvabilité
• Pas d’accès • Information dispersée
• Mots de passe • Eparpillé
• Lenteur • Difficilement trouvable
• Connexion à travers Citrix • Pas d’aperçu
• Pas de single sign-on • Trop de canaux d’informations: intranet,
Yammer
• Pas au courant • Où trouver quoi?
• Procédures, accords
• Changements • Recherche
• Mots clés ne donnent pas de résultats
• Exactitude de l’information • Je retrouve tout, sauf ce dont j’ai besoin
• Exactitude
• Information périmée • Qui est qui
• Information incomplète • Pas à jour
• Incomplet
6
3
4/03/2021
Quelles informations?
Notifications en cas de problèmes avec les systèmes informatiques 75%
Actualités concernant Multipharma 71%
Formations 71%
Annuaire: données de contact des collègues 65%
Le statut du personnel (salaire, avantages, congés, ...) 56%
Manuels 52%
Calendrier d’événements au sein de Multipharma 48%
Mon propre dossier RH 48%
Procédures 48%
Offres d’emploi internes 46%
Partager des bonnes pratiques 43%
Projets 37%
Les différents sites de Multipharma (POS, siège, dépôt,...) 35%
Retrouver des experts 30%
Actualités concernant mon équipe 29%
Actualités à propos des collègues 17%
Actualités concernant d’autres équipes 17%
Mon PC et logiciels 13%
Autre, veuillez préciser 8%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
7
Quelles fonctionnalités?
Moteur de recherche 92%
Partage de connaissance entre collègues 65%
Partager des documents avec des collègues 54%
Adapter ma liste de liens favoris 49%
Partager de l'information (externe) pertinente entre collègues 44%
Formulaires électroniques de demandes 44%
Réagir aux messages de collègues 32%
Forum de discussion 24%
Partager des documents avec des externes 21%
Placer des petites annonces 17%
Compléter mon profil dans l’annuaire 13%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
8
4
4/03/2021
A partir de quel appareil?
Via de PCPCop
PCduhet werk
dutravail
travail 98%
Smartphone
Via de smartphone 57%
PCVia
du de
travail à domicile
werk-PC thuis 49%
Propre
Via PC à PC
de eigen domicile
thuis 29%
ViaTablette
tablet 20%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
9
Maison de l’information
10
5
4/03/2021
Maison de l’information
11
Tâches primordiales et la maison de l’information
12
6
4/03/2021
Déssinez votre propre maison
13
Maison 2
14
7
4/03/2021
Maison 3
15
Phases de croissance d’un intranet
as is to be
1 Communicatie
Améliorer la
communication
verbeteren
5
4
3
2
1
4 Partage de
Kennis delen
connaissances
0
Informatie
Trouver
vinden
l’information 2
Samenwerking
3 Favoriser la collaboration
ondersteunen
16
8
4/03/2021
Maturité et priorités
17
Maturité de l’intranet
18
9
4/03/2021
Approche évolutive
19
Piliers de l’intranet
20
104/03/2021
Les piliers de l’intranet
• Convivial • Partage de connaissances
• Actualité • Formulaires de demande
• Calendrier BCL • Accès aux applications
• Annuaire • Interactif
• Moteur de recherche • Sécurité et confidentialité
• Guides pratiques • Gouvernance
• Accès aux documents
21
Convivial
• Rapide, facile, intuitif,
agréable
• S’ouvre automatiquement
lors de la connexion
• Le point de départ
22
114/03/2021
Page d’accueil
23
Actualités
• Toute l’actualité regroupée
en un endroit
• Actualités corporate
• Actualités des départements
• Actualités des projets
• Actualités de la BCE, AFP, …
• Revue de presse
• BCL loisirs, A-BCL,
Représentation du personnel,
asbls, …
• Postes vacants
• Personnalisable
• Uniquement pour les
membres d’un département
• Ma sélection
24
124/03/2021
Actualités
25
Archive
26
134/03/2021
Calendrier BCL
• Evénements
• Réunions importantes
• Activités de l’association du
personnel
• Evénements clés de la BCE
• Indication des périodes sensibles
au niveau des risques
27
Annuaire
• Profil détaillé des agents
• Nom, prénom
• Photo
• Fonction
• Entité, collègues,
organigramme
• Tél extension BCL, tél
Blackberry, adresse e-mail
• Dans quel bureau
• Présence / absence,
demande de réunion
• Groupes de travail
• Complétés par les agents
• Langues
• Domaines de compétences
(validé par le chef)
• Compétences
informatiques
• Accréditations et affiliations
professionnelles
• Hobbies
28
144/03/2021
Moteur de recherche
• Un bon moteur de
recherche
• Français, anglais
• Synonymes
• Possibilité de
filtrer les résultats
• Différentes
perspectives
• Actualités
• Pages intranet
• Documents
• Profils
• Calendrier
29
Guides pratiques
• Que faire au cas où
• RH
• Badge
• Absences
• Organiser une réunion
• Urgences
• Mission à l'étranger
• …
• Format
• Comment faire
• Personne de contact
• Lien vers le formulaire
• Documents
complémentaires
30
154/03/2021
Guides pratiques: navigation
31
Guides pratiques: navigation
32
164/03/2021
Accès aux documents
• Accès aux documents validés
• Circulaires visible pour tous
• Décisions de la direction
• Lien avec INES
• Pas de duplication de documents
• Liens direct vers les documents dans INES
• Sécurisé par INES
33
Partage de connaissances
34
174/03/2021
Partage de
connaissances
35
Formulaires de demande
• Demandes d’autorisation
• Mission
• Voyage
• Remboursements
• Cartes de visite
• …
• Formulaires en ligne
• Pré rempli si possible
• Flux d’approbation incorporé
36
184/03/2021
Accès aux applications
• L’intranet comme point de départ
• Mon dossier personnel
• Base de donnée juridique
• Ressources bibliothèque (livres, revues, magazines)
• Liens personnalisables vers les applications
• Exos
• Persis
• GED
• 80 autres applications
• Dashboards et rapports (Microstrategie) intégrés
37
Interactif
• Possibilité de feedback vers l’auteur sur les pages de l’intranet
• Forum de discussion et wiki entre experts dans le cadre de la gestion
des connaissances
• Likes et Commentaires dans des contextes bien définis
• Boîte de suggestions
• Accès à l’intranet de l’amicale
• Photos des événements
• Petites annonces privées
38
194/03/2021
Mobile: option 1
• Accès mobile limité à certaines fonctionnalités
– News, Annuaire, Support
39
Mobile: option 2
• Design responsif
• Application mobile SharePoint
40
204/03/2021
Sécurité et confidentialité
• Respet de la procedure de confidentialité
• Documents restent dans INES qui gère la sécurité
• Accès sécurisé pour les données personnelles
• Accès contrôlé aux forums de partage de connaissances
• Accès restreint pour étudiants, stagiaires
• Contenu limité pour les accès mobiles
41
Gouvernance
• Trois niveaux de validation du contenu intranet
• Validés par la direction
• Validés par les départements
• Problèmes de support RH et IT
• Activités courantes des départements
• Calendrier
• Pré validés (le domaine est validé)
• Alertes
• Communiqués de presse
• Postes vacants / nouveaux agents
• Petites annonces
42
214/03/2021
Collaboration
• Processus non structurés
• Focus sur la conversation
• MS Teams
• Chat
• Tabs avec de sliens vers intranet
• Planner
• Processus structurés
• Focus sur les documents
• Sites SharePoint
• Bibliothèques de documents
• Pages de navigation
• Outils de planning opérationnels
43
Intranet intégré dans Teams
44
224/03/2021
Pages de service personnalisées
• Par service une page de navigation avec des liens vers les outils et les
documents spécifiques
• Outils opérationnels
• Documents
• Personnes de contact
• Lié à Teams
45
Welcome Center
46
234/03/2021
Multi-lingue
47
Choix de la plateforme:
Office365
48
244/03/2021
Office 365 apps
49
Fonctionnalités disponibles sans programmation
Functionaliteit Feature SharePoint
Navigatie Megadropdown menu Tot 3 niveau's diep
Design Pagina Templates OK
Nieuws Personalisatie per dienst Personalisatie op basis van toegangsrechten
Departementeel nieuws Nieuws tonen op basis van metadata
Locatiegebonden nieuws Nieuws tonen op basis van metadata
Video geïnegreerd Stream en Youtube integratie
Yammer geïntegreerd Yammer group of conversatie geïntegreerd
Commentaar op nieuws OK
Hinderberichten Via pnp programmatie
Nieuws Archief met filters Via aparte pagina's per filterwaarde
Activiteitenkalender Activiteiten op startpagina OK
Snelkoppelingen Personalisatie per dienst Q1 2021
Personalisatie per individu Q1 2021
Wie is wie Personaliseren profiel Via Delve
Wie is wie filteren op departement/functie Via custom filters in 2021
Chat opstarten vanuit de wie is wie OK
Zoeken Filteren op informatie type/departement Via custom filters in 2021
Applicaties Custom links per rol/dienst Q1 2021
Mobiel Responsive design OK
Mobiele app SharePoint app
Multitaal Taalswitch per taal OK
Navigatie per taal OK
50
254/03/2021
Plan d’action
51
Plan d’action
• Créer un POC (Proof of Concept) fonctionnel sur Office365
• Content mapping
• Plan de contenu
• Quel contenu sur quel support d’information
• Plan de communication
• Plan Go live
52
264/03/2021
POC
53
Questions
54
274/03/2021
Autres questions?
marc@userbenefit.be
0473 220 410
55
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