GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers

 
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Référence : SOCE_001_E
                                         Le 24 octobre 2018

                        GUIDE

                  VADEMECUM 2018
                           de la
       Société des Ingénieurs Arts et Métiers

Ind.   Rédacteurs      Approbateur      Visa approbateur
  E    Claude MATHIS   Joël LEMPEREUR
       Yves GOUX
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

Liste des versions et objets des modifications
 Ind. Rédacteur                  Approbateur               Date approbation               Objet de la principale modification
  A C. Mathis                    Pierre BUONO                     13/01/2017              Création
  B C. Mathis                    Pierre BUONO                     17/02/2017              Ajout entraide, maj charte graphique
                                                                                          et annuaire 2017
    C      C. Mathis             Pierre BUONO                      5/04/2018              Correction fiche 4 §2 et fiche 7 §1
                                                                                          maj par rapport à l’annuaire papier 2018
    D      C. Mathis             Joël LEMPEREUR                   19/10/2018              Ajout du rôle des DSC § 2.3.2
    E      C. Mathis             Joël LEMPEREUR                   24/10/2018              Misa à jour des noms

                                                      Table des matières
1       Objet du Vademecum ..................................................................................................... 5
              Objet ........................................................................................................................ 5
              Règles de constitution du Vademecum .................................................................... 5
              Règles de mises à jour ............................................................................................ 5
2       Les Fiches ...................................................................................................................... 6
              Présidence et Bureau .............................................................................................. 6
              Le Conseil d’Administration...................................................................................... 6
              Formation et Industrie .............................................................................................. 7
        2.3.1        Les Groupes Professionnels (GP)..................................................................... 7
        2.3.2        Les Délégués de la Société auprès de l’ENSAM (DSC) .................................... 9
        2.3.3        CLENAM- Club Entreprise A&M - L’esprit d’entreprendre ................................. 9
           2.3.3.1          L’OBJECTIF DU CLENAM ....................................................................... 10
           2.3.3.2          L’ÉTHIQUE DU CLENAM ........................................................................ 10
           2.3.3.3          LES PARTICIPANTS AU CLENAM ......................................................... 10
           2.3.3.4          L’AIDE APPORTÉE PAR LE CLENAM .................................................... 10
              Projets et International ........................................................................................... 12
              La Communauté .................................................................................................... 12
                              Planning annuel des grandes étapes de la vie de la SOCE .................. 13
                              Fiche : les sections de la SOCE, et les associations ............................. 14
                              Inviter des PG dans un groupe ............................................................. 18
                              L’élection du Délégué Régional et du Bureau de Région. ..................... 20
        2.5.1        Relations Sociétaires ...................................................................................... 20
                              Cotisations annuelles à la SOCE .......................................................... 21

                                                                   2/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

                    Décès d’un camarade : que faire ? Formalités dédiées aux époux/époux.
          Pour obtenir une palme, à qui s’adresser. .............................................................. 22
                         Demande de subvention des groupes GT (allocations budgétaires) ..... 23
    2.5.2       L’ENTRAIDE ET L’ASSISTANCE ................................................................... 26
    2.5.3       Médailles de la SOCE..................................................................................... 26
    2.5.4       Pôle Carrière .................................................................................................. 27
    2.5.5       REXAM........................................................................................................... 27
          Communication...................................................................................................... 28
    2.6.1       Réseaux sociaux ............................................................................................ 28
    2.6.2       Newsletters ..................................................................................................... 28
    2.6.3       Bulletins régionaux - Relations avec les médias ............................................. 28
          Administration Finances......................................................................................... 29
    2.7.1       Administration ................................................................................................. 29
    2.7.2       Système d’information .................................................................................... 29
    2.7.3       Assurances de la SOCE ................................................................................. 29
                         Remboursement de frais - Pratiques et règles. ..................................... 30
                         À quoi sert ton profil Sociétaire ? Pourquoi et comment le modifier ? ... 31
                           Mise à jour du « profil » d’un groupe ................................................... 32
3   Les filiales de la SOCE ................................................................................................. 33
          Club Iéna (créé en 1992) ....................................................................................... 33
          Arts et Métiers Multimédia (créé le 1er juillet 2014) ................................................. 33
    3.2.1       Annuaire papier .............................................................................................. 33
    3.2.2       Magazine ........................................................................................................ 33
    3.2.3       AM TV ............................................................................................................ 34
          AM accélération (créé le 8 mars 2018) .................................................................. 34
                           Les salles de réunion et salons de l’hôtel d’Iéna ................................. 35
                           Le Mas Berliat..................................................................................... 36
4   Autres entités de la communauté Arts et Métiers .......................................................... 37
          Fondation Arts et Métiers ....................................................................................... 37
    4.1.1       Missions et priorités de la Fondation ............................................................... 37
    4.1.2       Organisation ................................................................................................... 38
    4.1.3       Aides financières ............................................................................................ 38
       4.1.3.1        LES PRIX ................................................................................................ 38
       4.1.3.2        LES PRÊTS ............................................................................................. 39

                                                             3/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

    4.1.4   Domaine de Liancourt - Conservation du patrimoine - Initiation aux sciences et
    technologies.................................................................................................................. 40
       4.1.4.1         LE MUSEE NATIONAL GADZARTS........................................................ 40
       4.1.4.2 LES ARCHIVES HISTORIQUES, LE CENTRE D’ARCHIVES BILLON DE
       ANDRÉA 40
       4.1.4.3         LES CONFÉRENCES DE LIANCOURT .................................................. 41
       4.1.4.4         FONDATION DU FER AU SAVOIR ......................................................... 41
       4.1.4.5         LOCATION DE SALLES DE RÉCEPTIONS ET DE SÉMINAIRES .......... 41
       4.1.4.6         Handitecam ............................................................................................. 42
          AMBA – Arts et Métiers Business Angels............................................................... 42
5   Les Annexes ................................................................................................................. 43
          Documents existants sur le site SOCE .................................................................. 43
    5.1.1        Statuts de 2015, et parus au JO le 2 août 2017 : table des matières .............. 43
    5.1.3        Règlement intérieur de 2015 : table des matières ........................................... 44
    5.1.4        Site de la SOCE.............................................................................................. 45
       5.1.4.1         Adresse de la SOCE ................................................................................ 45
       5.1.4.2         Structure du site SOCE............................................................................ 45
          Les documents et sites "internet" hors site SOCE .................................................. 47
          Procédures et notes écrites ................................................................................... 49
    5.3.1        Gestion des documents .................................................................................. 49
    5.3.2        Admission de membre .................................................................................... 49
    5.3.3        Note de frais ................................................................................................... 49
    5.3.4        Achats ............................................................................................................ 49
    5.3.5        Attribution des médailles ................................................................................. 49
    5.3.6        L’utilisation des moyens informatiques ............................................................ 49
6   Liste des correspondants .............................................................................................. 50

                                                              4/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

1   OBJET DU VADEMECUM

          OBJET
Le Vademecum est un guide des bonnes pratiques consacrées par l’usage et d’explications
sur le fonctionnement de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers (SOCE).
La table des matières, au début du document, vous informe sur son contenu.

          REGLES DE CONSTITUTION DU VADEMECUM
     Les statuts et le règlement intérieur ne sont pas repris par le Vademecum, mais leur
      sommaire figure au § 5.1. Il est indispensable de prendre connaissance des statuts et
      du règlement intérieur (RI) avant lecture du Vademecum.
      Liens vers les statuts (paru au JO le 2 août 2017) :
     https://www.arts-et-
      metiers.asso.fr/uploads/userfiles/95137/files/Statuts%2020170818.pdf
     Le règlement intérieur est en attente de validation par le ministère de l’intérieur, et
      sera disponible d’ici la fin de l’année 2018.
     Au § 6 vous trouverez la liste des correspondants avec leurs coordonnées,
      téléphones et courriels. La plupart des noms dans la liste, avec leurs coordonnées,
      sont accessibles depuis le corps du texte par un clic sur le nom en ayant
      préalablement appuyé sur la touche « Ctrl ».
     Le Vademecum reprend, chaque fois que c’est possible, à l’identique les informations
      de l’annuaire papier sur les structures de la SOCE et réciproquement (voir pages 5 à
      10, 38 à 41) dans la mesure où l’ensemble des Gadzarts ne dispose pas de cet
      annuaire.
     Le Vademecum ne doit pas reprendre les informations du site internet de la SOCE, le
      cas échéant s’y référer sous forme de lien. Le plan du site est donné § 5.1.4.2.
      Le site de la SOCE est la référence pour l’ensemble des documents mis à disposition
      des membres de la SOCE.
     Par soucis de clarté, le Vademecum reprend les dénominations des statuts et
      règlement intérieur. Il sera mis à jour, si nécessaire, dès la parution officielle du
      règlement intérieur.

          REGLES DE MISES A JOUR
     Le Vademecum est mis régulièrement à jour chaque fois que cela est justifié.
      Lorsque l’annuaire papier est mis à jour, le Vademecum l’est également. Les
      modifications sont repérées par un trait orange en marge gauche.
     Les modifications à apporter, constatées par un lecteur, sont à demander au
      Secrétaire Général de la SOCE. Pour simplifier l’intégration des modifications
      demandées, il est possible de télécharger le fichier Word du Vademecum sur le site
      de la Soce, afin de le modifier en mode « suivi des modifications ». Voir ci-après :

     Les mises à jour correspondantes au dernier indice du vademecum sont repérées par
      un trait orange en marge gauche.

                                            5/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

2    LES FICHES

            PRESIDENCE ET BUREAU

         Julia LE LAY   Léa CALON     Jean-Marie VIGROUX      Laetitia MAUDET         Yves Goux

La gouvernance de la SOCE est décrite au chapitre II du règlement intérieur en vigueur.
Le bureau de la SOCE se compose de :
Président ............................................................. VIGROUX Jean-Marie (Bo 174)
Vice-président Formation et Industrie................... LE ROY Erik (An 185)
Vice-président Communauté ................................ LEMPEREUR Joël (Bo 179)
Vice-président Projets et International.................. CLARET Philippe (Ai 178)
Secrétaire ............................................................ LALLET Corentin (Ch 214)
Trésorier .............................................................. BORDET Didier (Cl 176)
Président des Délégués de Promotion ................. élection encoursRIOU Philippe (An 178)
Président des Groupes des Jeunes Promotions .. NICOLET Robin (Ai 211)
Invité permanent aux instances statutaires, avec voix consultatives :
Le Délégué Général ............................................. en cours de recrutement
Les assistantes sont :
MAUDET Laetitia
CALON Léa
LE LAY Julia

            LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les membres du Conseil d’Administration sont :
Président Société des Ingénieurs A&M .............................VIGROUX Jean-Marie (Bo 174)
Directeur Général Arts et Métiers Paristech ......................CHAMPANEY Laurent
Président CA Arts et Métiers Paristech .............................METAIS Thierry (Bo 178)
Président Fondation A&M .................................................STANCHINA Roger (Ai 170)
Trésorier Société des Ingénieurs A&M ..............................BORDET Didier (Cl 176)
Secrétaire Société des Ingénieurs A&M ............................LALLET Corentin (Ch 214)
VP Communauté Société des Ingénieurs A&M .................LEMPEREUR Joël (Bo 179)
VP Projets et International Société des Ingénieurs A&M ...CLARET Philippe (Ai 178)
VP Formation et Industrie Société des Ingénieurs A&M ....LE ROY Erik (An 185)
Président DP Société des Ingénieurs A&M .......................pourvu par RIOU Philippe (An 178)
Représentant DP Société des Ingénieurs A&M .................CONSTENSOUS François (Bo 203)
Représentant JP Société des Ingénieurs A&M ..................NICOLET Robin (Ai 211)
DR Europe-Afrique Société des Ingénieurs A&M ..............DOL Robert (Ai 170)
DR Asie Société des Ingénieurs A&M ...............................YING Sébastien (Li 202)

                                                    6/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

Coordinateur des GP Société des Ingénieurs A&M ........... FOURNIER Jean (An 177)
Président Union des Élèves .............................................. JUNG Jean-François (Li 216)
Président CARE Campus d’Aix ......................................... BRELLIER Michel (Ai 171)
Président CARE Campus de Bordeaux ............................. DIDIER Jean-Marie (Bo 178)
Président CARE Campus de Cluny ................................... DUPARAY Bruno (Cl 174)
Président CARE Campus d’Angers ................................... DUVAL Marcel (An 175)
Président CARE Campus de Metz .................................... GIRARDIN Denis (Ch 183)
Président CARE Campus de Chalons ............................... MASCLET Georges (An 168)
Président CARE Campus de Lille ..................................... MAUDUIT Laurent (Li 184)
Président CARE Campus de Paris .................................... MATHIS Claude (Ch 168)
https://www.arts-et-metiers.asso.fr/index.php/presentationComite

           FORMATION ET INDUSTRIE
La Vice-Présidence Formation et Industrie intervient dans les domaines suivants : les
relations avec l’école, la promotion du métier d’ingénieur, les relations avec les élèves, les
groupes professionnels, les DSC, le pôle industrie.
Le vice-président est LE ROY Erik (An 185)

2.3.1 Les Groupes Professionnels (GP)
[Page 14 de l’annuaire 2018 màj]
Objectifs et actions
Les Groupes Professionnels ont pour mission de favoriser les contacts entre camarades, de
diffuser une information technique et économique de haut niveau (conférences, journées à
thème, visites, publications, etc.) et de mettre en valeur la formation Arts et Métiers et son
École ainsi que les réalisations des membres de la Société des ingénieurs Arts et Métiers. Ils
constituent un observatoire de l’évolution des perspectives et des débouchés prévisibles
dans les branches professionnelles représentées. Ils aident au transfert de la connaissance
par les réunions entre les groupes. Ils sont ouverts aux ingénieurs d’autres formations et à
l’ensemble des responsables des milieux industriel, économique et social. Ils aident les
élèves dans la préparation de leur vie professionnelle et dans l’organisation de leurs diverses
manifestations.
Lien vers les GP : https://www.arts-et-metiers.asso.fr/index.php/manifestationsGP
Structure
Les Groupes Professionnels avec les Groupes Régionaux et les Promotions, sont l’un des
trois groupes d’appartenance, piliers de la Société des ingénieurs Arts et Métiers.
Les groupes professionnels sont regroupés en 7 clubs thématiques (liste sur le site) dans le
but de développer des synergies et de permettre une diffusion élargie des informations. Ils
sont représentés au Comité par cinq membres. Leurs activités sont coordonnées par une
Commission d'Animation et de Coordination sous la responsabilité d’un
Président/coordinateur, élu parmi les membres actifs des groupes professionnels (voir la
procédure électorale associée).
Le secrétariat des GP se trouve au siège de la Société, 9 bis avenue d’Iéna, 75783 Paris
Cedex 16. À la disposition des Groupes, il assure pour les groupes qui le souhaitent :
   la gestion du planning des manifestations des Groupes ;

                                                   7/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

   les liaisons fonctionnelles entre Groupes et la mise à jour de l’organisation interne et des
   listes de membres de groupes ;
   les travaux courants de secrétariat des Groupes (courrier, réservations de salles,
   diffusion des convocations, collecte des inscriptions aux manifestations projetées, etc.).
Secrétariat : LE LAY Julia.
Les informations importantes à connaître pour participer à la vie des groupes professionnels
sont regroupées dans le Vademecum des GP, disponible auprès du secrétariat des GP ou à
télécharger sur le site Soce, cf. lien ci-après :
https://www.arts-et-metiers.asso.fr/uploads/userfiles/102145/files/2017-03-
06_COORDINATION%20GP_Vademecum%20v3.pdf
        Nota : la version v3 n’est plus à jour, la version v6 est en cours de validation
Commission d’animation et de coordination :
Président/Coordinateur : FOURNIER Jean (An 177)
Vice-présidents : CANONNE Robert (Li 167)
Représentants au Comité de la Société : FOURNIER Jean (An 177), CANONNE Robert
(Li 167), SOLA Joseph (Cl 183) et VAN DER BORGHT Antoine (Bo 211) sortants en 2020,
ALEXANDRE David (Ai 189), sortant en 2021 (à valider à l’AG de nov. 2018)
Les actions de Coordination et d’animation des GP figurent sur le site : http://webgp.gadz.org
Les vidéos des conférences sont disponibles sur le site : http://gadz.tv/
Nomenclature des GP (elle est également disponible sur le site de la SOCE) :
https://www.arts-et-metiers.asso.fr/index.php/page/article/id/147
   GP01 AERONAUTIQUE ESPACE - PARIS
   GP02 DROIT ASSURANCE FINANCE
   GP04 ACTIVITES FERROVIAIRES
   GP05 ENERGIE
   GP06 ENSEIGNEMENT ET FORMATION
   GP09 INFORMATIQUE - TELECOMS - MULTIMEDIAS
   GP10 INGENIERIE ET PRODUCTIQUE REGION PARISIENNE*
   GP11 MAINTENANCE ET FIABILITE
   GP12 NUCLEAIRE
   GP13 IMPRIMERIE - PAPIER*
   GP15 PLASTIQUES*
   GP20 CHAUDRONNERIE - SOUDURE*
   GP21 DEVELOPPEMENT DURABLE RESPONSABILITE SOCIETALE D’ENTREPRISE
   GP23 TRANSPORT ET MOBILITE
   GP24 METIERS DU CONSEIL
   GP26 AERONAUTIQUE ESPACE TOULOUSE
   GP27 AUTOMOBILE
   GP28 BATIMENT - TRAVAUX PUBLICS
   GP29 LES GADZARTS DE LA DEFENSE
   GP30 INGENIERIE ET CONSEIL REGION LYONNAISE
   GP31 FILIERE BOIS ET DERIVES
   GP32 RECHERCHE ET TECHNOLOGIE**
   GP33 FONDERIE*
   GP34 PETROLE ET PARAPETROLIER

                                              8/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

   GP35 ENTREPRENEURS
   GP36 AERONAUTIQUE ESPACE BORDEAUX
   GP37 ENVIRONNEMENT
   GP39 MONTAGNE
   GP40 EXPERTS
   GP41 INGENIEURS ET TERRITOIRES**
   GP43 QUALITE SERVICES
   GP45 SUPPLY CHAIN ET ACHATS
   GP50 ARTS ET METIERS PARISTECH AU FEMININ
   GP53 AGRO BIO-INDUSTRIE**
   GP54 CHIMIE PETROCHIMIE REGION LYONNAISE
   GP55 ENERGIES REGION LYONNAISE
   GP56 MIT
   GP59 MANAGEMENT DES RESSOURCES HUMAINES**
   GP60 BATIMENT, ET TRAVAUX PUBLICS COTE D’AZUR
   GP61 LES GADZARTS DE LA MER
   GP62 SANTE
   GP63 PYROTECHNIE
   GP64 MOYENS DE PRODUCTION
   GP65 INDUSTRIE DU LUXE
   GP66 MEDIA CULTURE
Pour tout renseignement sur les nouveaux groupes qui sont en cours de formation,
s’adresser au Président de la Commission d’Animation et de Coordination des Groupes
Professionnels.
   * GP temporairement fermé, en attente de réanimateur ou de fusion avec un autre GP.
   ** GP en phase de réanimation.

2.3.2 Les Délégués de la Société auprès de l’ENSAM (DSC)
Le rôle des DSC est décrit dans le règlement intérieur de la Soce au chapitre IV-1 (page 15).
La coordination des DSC est assurée par un DSC² SIVADE Jean (Li 189). Ils dépendent du
VP Communauté et lui rendent compte.
Les demandes de subvention faites par les élèves sont gérées par les DSC, suivant une
procédure (document à officialiser).

2.3.3 CLENAM- Club Entreprise A&M - L’esprit d’entreprendre
[Page 30 de l’annuaire 2018]
Vous trouverez également toutes les informations sur le site des GP et du CLENAM :
http://clenam.gadzarts.org/Accueil/Presentation
Le Club constitue à la fois un carrefour d’informations et un point de rencontre pour tous
ceux qui désirent reprendre une société, établir un partenariat, céder une entreprise ou en
créer une.
Les responsables sont : NICOLAS Philippe (Ch 162) président, JOYEUSE Patrick
(Ch 163), O’HEGUERTY Françoise (MA), RENOT André (Li 154-155), THIBAUDAT Pierre
(Li 165), VALENTIN Jean (Cl 166) RENARD Jacques (An 156) président d’honneur.
Assistante : MAUGÉ Catherine.

                                            9/52
GUIDE VADEMECUM 2018 de la Société des Ingénieurs Arts et Métiers - Société Arts et Métiers
Vademecum 2018

Plus d’informations sur le site : http://clenam.gadzarts.org
Tél. 01 40 69 27 36 - clenam@arts-et-métiers.asso.fr
    2.3.3.1 L’OBJECTIF DU CLENAM
Favoriser, par les contacts et l’échange d’information, l’esprit d’entreprendre en vue
d’assurer la pérennité ou le développement d’entreprises.
    2.3.3.2 L’ÉTHIQUE DU CLENAM
Le Club ne se substitue en aucun cas aux cabinets d’intermédiation et ne participe pas aux
négociations d’achat ou de vente de sociétés.
L’information et le suivi relationnel pour la transmission d’entreprises, notamment pour les
cessions, se font dans un climat de confidentialité propre à la tradition de la SOCE.
    2.3.3.3 LES PARTICIPANTS AU CLENAM
Le CLENAM n’est pas ouvert aux seuls Ingénieurs Arts et Métiers ; des industriels, des
professions libérales, des gestionnaires de divers horizons, des responsables de PME
peuvent également y participer.
Les repreneurs : des entreprises ou des personnes de tous âges, mais souvent des
Gadzarts de 30 à 40 ans ayant en général une formation complémentaire (MBA, MIT, école
de commerce ou de gestion), ou de 45 à 55 ans pour qui la reprise d’une entreprise ou la
recherche d’un partenariat constitue une solution possible à l’obstacle de l’âge.
Les cédants : des sociétés en évolution, des chefs d’entreprise préparant leur succession,
des mandataires de cas difficiles.
Les candidats à des partenariats : des entreprises en développement ou en diversification,
des inventeurs de produits nouveaux.
Les créateurs : généralement de jeunes inventeurs de produits ou de marchés.
    2.3.3.4 L’AIDE APPORTÉE PAR LE CLENAM
   Le Club est un espace de discussions et d’échanges objectifs car désintéressés :
    •   Il assure une permanence pour informations et renseignements.
    •   Ses animateurs conduisent des entretiens personnalisés sur rendez-vous pour
        examen des cas et détermination des actions à mener.
    •   Il organise des conférences d’information / formation.
   Le Club dispose d’une base de données vivante d’offres et de demandes des
    cédants et des repreneurs.
    Cette approche permet rapidement l’orientation d’opportunités vers des compétences
    susceptibles de provoquer un aboutissement favorable.
    • Il édite mensuellement à l’intention de ses membres un bulletin présentant des
       opportunités de cession dans le respect de la discrétion souhaitée par les initiateurs.
    • Il met à la disposition de ses membres une base de données regroupant les
       informations financières des entreprises françaises.
    • Il sensibilise la Communauté Arts et Métiers sur ces sujets par des articles de revues,
       des réunions d’information et par l’extension de l’action auprès de ses
       correspondants régionaux.
    • Il organise cinq fois par an des réunions d’information, de présentation de cas et de
       mise en relation, suivies d’un cocktail.

                                             10/52
Vademecum 2018

   Le CLENAM soutient le cursus Entreprendre aux Arts et Métiers.
    •   Il participe aux journées du Pôle Carrières, dans les campus, en sensibilisant les
        élèves de 1ère et 2ème années à l’Entrepreneuriat.
    •   Il participe au workshop annuel et aux petits déjeuners du CREDA (création
        d’entreprise et développement d’activités autour du thème Entreprendre).
    •   Il participe au comité de sélection à l’entrée dans l’Incubateur Arts et Métiers (de
        Paris).
    •   Il entretient des contacts étroits avec la Fondation Arts et Métiers pour la mise en
        place d’aides financières.
    •   Il participe au comité d’engagement du Fonds Arts et métiers, Initiative grandes
        Écoles Universités (IGEU), qui accorde des prêts d’honneur pour des projets issus
        des incubateurs et laboratoires Arts et Métiers.
    •   Il soutient l’activité du groupe professionnel Entrepreneurs (ateliers Start ups) : des
        réunions régulières et des conférences thématiques réunissent une vingtaine de
        jeunes entrepreneurs qui mettent en commun leurs expériences.
    •   Il a participé à la création de l’association G2E (Grandes Écoles Entrepreneurs) dont
        il assure la présidence d’honneur.
   Le CLENAM démultiplie son action à travers des antennes régionales :
    •   Lyon fonctionne depuis plusieurs années.
    •   D’autres antennes ont été mises en place plus récemment : Grenoble/Savoie, PACA,
        Alsace/Lorraine, Midi-Pyrénées.
    •   D’autres se mettent en place : Aquitaine, Grand Ouest (Voir informations
        http://clenam.gadzarts.org)

                                             11/52
Vademecum 2018

          PROJETS ET INTERNATIONAL
La Vice-Présidence Projets & International intervient dans les domaines suivants :
1- Les congrès Arts & Métiers sont traditionnellement organisés tous les deux ans par un
   Groupe Territorial.
      Ils permettent de rassembler, tous les deux ans, les camarades autour d'un thème lié
      à la technologie, et d'organiser un grand événement fraternel.
      Le Comité d’Organisation des Congrès définit la stratégie et coordonne l’équipe
      organisatrice avec les instances de la SOCE. Il se réunit généralement la veille des
      comités.
      Historique : Bordeaux en 2013, Angers en 2015, Grenoble en 2017, et 2019 est prévu
      en Chine (25 et 26 octobre 2019).
2- Les résidences
      Concernant les résidences, il s’agit des projets liés aux bâtiments.
      Ces dernières années, nous avons permis la construction d’une résidence de 150 lits
      à Angers.
      Les 2 résidences de Paris ont été rénovées en 2017 et 2018 pour un montant de
      l’ordre de 30 M€.
      La SOCE intervient pour adapter les structures aux besoins, tant quantitatifs que
      qualitatifs.
3- L’action Internationale, qui se déploie selon trois axes :
   •   vers l’École, afin d’améliorer sa notoriété et son attractivité dans le monde ;
   •   vers les élèves, afin de s’ouvrir au monde et d’intégrer les étudiants étrangers dans
       notre communauté ;
   •   vers les Gadzarts de l’International, pour qu’ils se sentent toujours proches de la
       Société, et qu’ils fassent rayonner la marque Arts & Métiers partout dans le monde.
       Une réunion de Coordination Action Internationale se réunit généralement cinq fois
       par an à Iéna, en vidéo-conférence avec les correspondants répartis dans le monde.
Le Vice-Président Projets & International est : CLARET Philippe (Ai 178)

          LA COMMUNAUTE
La Vice-Présidence Communauté intervient dans les domaines suivants :
   animation des Sections régionales (GT, GR),
   des Promos (via le bureau des DDP),
   fonctionnement des services pôle carrière,
   entraide, relations sociétaires,
   etc.
   Le vice-président est LEMPEREUR Joël (Bo 179).

                                             12/52
Vademecum 2018

                    Planning annuel des grandes étapes de la vie de la SOCE

                 Actions                                                            1er         2ème         3ème          4ème
                                                      Commentaires               Trimestre   Trimestre    Trimestre     Trimestre
                                            Statutaire. Sur convocation au                      AGO                      AGO
Assemblées Générales Iéna statutaires
                                            moins 2 fois par an                              Printemps                  Automne
                                            Statutaire. Sur convocation au
Conseil d'Administration (futurs statuts)
                                            moins 2 fois par an
                                            Statutaire. Sur convocation au
Bureau
                                            moins 11 fois par an
                                            Statutaire. Sur convocation au
Comité                                      moins 6 par an et à chaque fois
                                            que convoqué par le président
CARE                                        Au moins 4 an
Commissions Spécialisées                    Au moins 4 fois par an
Réunion des Présidents Commissions
                                            AG Printemps                                         X
de Groupe
Congrès                                     1 fois tous les 2 ans                                                           X
Remises des bourses de la
                                                                                                 X
Communauté Arts et Métiers
Demande subvention (Allocations
                                            Initié par newsletter SOCE                                   Juillet-Août
Budgétaires) à faire par les groupes
Retour décision Société aux Groupes         Fiche 6                                                                     Décembre
Opération annuelle cotisation SOCE          Après validation vote AG
                                                                                                                         Janvier
(courriers et emails)                       statutaire
Relance cotisation SOCE (email)                                                     X            X            X             X
Demande aux GT si elles souhaitent
                                         Lancement opération par
faire figurer sur l'appel à cotisation                                                                                   Octobre
                                         newsletter
national, leurs contributions régionales
Demande médaille par GT                     Initié par Newsletter SOCE                                   Juillet-Août
Retour médaille décision SOCE               Fiche 7                                                      Novembre
Médaille prête à Iéna après gravure                                                                                       Janvier
Mise à jour dans annuaire et sur site                                                                                   1 an après
Société                                                                                                                 attribution
Envoi par la SOCE de cartes de Vœux
                                    Environ 20 cartes par personne               décembre
vierges aux PGT et DR
                                            Présentation au Comité 45 jours
Candidature DR (statuts)                                                                                      X
                                            avant AG Automne
Élection DR en AG Automne                   Fiche 5                                                                         X
Formation Président de Groupe ou            Impératif pour tout nouveau
                                                                                        2 à 3 séminaires par an (weekend)
Responsable – École des ZIDENTS             Président de GT
Envoi à chaque GT, par la SOCE, la
                                                                                                           Août à
liste des conscrits qui vont intégrer +     Peut-être en plusieurs fois. Liste
                                                                                                         Septembre
adresses,                                   fournies par l'ENSAM à la SOCE
Accueil des conscrits : chaque GT                                                                          Août à
définit sa date d'accueil, en général fin Les dates de rentrée sont définies                               Octobre
août/début septembre                      chaque année par l'ENSAM
Liste des mouvements au sein d'un GT Par email au Président de GT ou
                                                                                             Tout au long de l'année
(départs-arrivées)                   à un autre membre si précisé
Liste des Gadzarts en recherche             Par email au délégué Emploi du
                                                                                             Tout au long de l'année
d'emploi dans un GT                         GT, à défaut le Président
Réunion annuelle GT                         Point sur activité de l'année et
(AG si loi 1901)                            validation des comptes
GT : rendre compte sur les dépenses                                                Début
de voyage                                                                         janvier
Ravivage de la flamme                                                                                                   Novembre
Enquête des Ingénieurs et                   Mail envoyé pour réponse à              X
Scientifiques de France (IESF)              l’enquête annuelle IESF

                                                                13/52
Vademecum 2018

              Fiche : les sections de la SOCE, et les associations
La société des anciens élèves de l’ENSAM (SOCE) est organisée en services et sections.
   1. Les services
Les actions des services concernent l’ensemble des membres de la SOCE. Ce sont, par
exemple : relations sociétaires, entraide, pôle carrière, DSI. Les services sont implantés au
siège de la SOCE et sont pilotés par le délégué général et le secrétaire général.
   2. Les sections
Les sections de la SOCE sont des structures internes de la SOCE dont les membres ont une
vie propre. Ce sont les groupes territoriaux (GT), les groupes régionaux (GR), les promotions
(Promos) et les groupes professionnels (GP).
Les GT, les GR et les Promos disposent d’une autonomie de gestion et de fonctionnement.
Nota : Certains GT et Promos sont constitués en associations loi 1901 (ou 1908) ; ce sont
       donc des personnes morales différentes de la SOCE et non des sections de la
       SOCE.
Les sections de la SOCE (GT, Promos, GP) sont, en principe, structurées de la même façon.
Elles sont pilotées par un bureau qui est composé à minima d’un président, d’un secrétaire
et d’un trésorier. Le délégué régional est bien souvent seul à piloter le GR. Le bureau d’un
GR, en principe, comprend tous les présidents des GT qui composent le GR. Les membres
d’un bureau sont obligatoirement sociétaires et à jour de leur cotisation.
Nota : Les GR sont des regroupements de GT par région. Le président d’un GR est appelé
        délégué régional (DR).
        Une Promo est présidée par un délégué principal de Promo (DPP).
Le président (ou son équivalent), ou le secrétaire, de chaque section doit informer la SOCE,
service Relations sociétaires, de la modification de la composition du bureau.
Le bureau est élu. La section tient annuellement une assemblée générale. Cette AG n’est
pas une obligation légale mais statutaire.
La composition du bureau est publiée dans l’annuaire papier et sur le site web de la Société.
Cette information permet aux camarades, et aux permanents de la Société, de trouver un
correspondant au sein d’une section. Le bureau des GT, GR et Promos, lorsqu’il évolue, doit
être présenté au Conseil d’Administration de la SOCE et validé par l’AG de la SOCE. Une
fois validé par le Comité, le président de la section a délégation pour tous les actes
nécessaires à la vie de sa section, à l’exception d’ester en justice.
Le trésorier d’un GT, d’un GR ou d’une Promo a la délégation pour gérer le compte bancaire
qui lui a été affecté et les finances de sa section. Il doit tenir un cahier de compte (sous
forme papier ou numérique). À chaque fin d’exercice (au 31 décembre) il doit arrêter ses
comptes et les archiver de manière à ce qu’ils soient non modifiables. Les comptes sont
susceptibles d’être audités par le commissaire aux comptes de la SOCE. Il doit informer la
SOCE du montant des dépenses de « voyage » effectuées par sa section, hors agence de
voyage.
Il doit présenter les comptes à la demande de la Société ou du commissaire aux comptes.
Tout document contractuel avec un fournisseur ou sous-traitant doit être archivé. Le
commissaire aux comptes fera des contrôles par sondage auprès de quelques sections. Le
président ou le secrétaire tient un cahier (sous forme papier ou numérique) retraçant la vie

                                            14/52
Vademecum 2018

de la section (essentiellement les comptes rendus ou relevés de décision des réunions liés à
la gestion de la section).

Lorsqu’un GT n’arrive pas à constituer un bureau, l’un de ses anciens membres doit en
informer au plus tôt la Société, afin qu’elle puisse proposer une solution.
Il arrive que les promos, en particulier les plus anciennes, soient dans l’impossibilité de
constituer un bureau. Il existe plusieurs solutions pour suppléer l’absence de bureau :
   •   confier la gestion de la promo (la section) à la promo filleule ;
   •   confier la gestion à une promo dont l’un des membres est en relation avec la promo
       ancienne ;
   •   confier la gestion de la promo à un permanent de la Société, au délégué général par
       exemple ;
   •   s’intégrer à une promo générique qui regroupe les promos n’ayant plus que quelques
       membres. Les avoirs restants seront versés sur un compte de la SOCE et identifiés
       dans les comptes de la SOCE. Ces promos pourront en disposer à leurs demandes.
       Ce dernier cas est une possibilité offerte par la SOCE mais non encore utilisée.
   3. Cas particulier des Groupes Professionnels (GP)
Les GP, comme toutes les sections de la SOCE, sont gérés par un bureau. En cas
d’évolution, ils sont présentés en Comité pour avis et sont créés et supprimés par vote en
Conseil d’Administration. Ils n’ont pas de compte bancaire, ils sont gérés directement par la
SOCE. La SOCE tient leur comptabilité, en secteur fiscalisé.
   4. Assemblée générale
Le groupe territorial ou la promo, sous égide de la Société ou en association, tient
annuellement une assemblée générale (AG). Pour le GT ou la promo sous égide, le bureau
doit être élu par les membres (voir § II-2-1 du règlement intérieur de la SOCE), ce n’est donc
pas une AG formelle comme celle d’une association indépendante. C’est l’occasion de
renouveler les membres du bureau, en partie ou en totalité, ou de faire confirmer, par l’AG, la
cooptation d’un membre entre deux AG.
   5. Mise à jour de l’annuaire de la Société
Le service « relations sociétaires » (SRS) doit être informé de toute évolution de la
composition du bureau. La mise à jour de l’annuaire peut être faite par l’un des webmestres
du groupe ou de la promo. Le webmestre peut être un membre particulier. Généralement le
président, le secrétaire et le trésorier sont également webmestre. Les webmestres d’un GT
ou d’une Promo ont la possibilité de mettre à jour l’annuaire via le site de la Société, et ils
informeront le Service Relations Sociétaires des mises à jour faites.
Cette information est essentielle pour la mise à jour de l’annuaire papier et de l’annuaire du
site de la SOCE.

La correspondante de relations sociétaires est Mme CAFFART Nicole.
   6. Réunions du bureau
Il est recommandé d’organiser des réunions régulières pour la bonne marche d’une section,
par exemple à date fixe chaque mois. Une section dispose d’un espace sur le site de la
SOCE permettant d’informer les camarades.

                                             15/52
Vademecum 2018

Les webmestres ont la possibilité de créer des newsletters, de publier les comptes rendus et
des photos.
   7. Rendre compte à la SOCE
Une section doit rendre compte en fin d’exercice (31 décembre), dans un délai assez court,
de son activité, des dépenses effectuées dans le cadre de voyages, déplacements,
restauration, hôtellerie, hors fourniture d’agence de voyage.
   8. Compte bancaire
La SOCE a l’obligation d’intégrer dans sa comptabilité l’activité financière de ses sections,
dont les GT et les Promos. Les avoirs et les mouvements des sections sont intégrés
globalement dans les comptes de la SOCE. Pour ce faire, elle dispose d’un outil fourni par la
Société Générale - direction des associations.
Cela suppose qu’un GT, ou une Promo, dispose d’un compte bancaire ouvert par la SOCE à
la Société Générale - direction des associations. En raison du nombre important de sections,
la SOCE ne peut pas réaliser ces intégrations manuellement. Les sections n’y satisfaisant
pas sont considérées comme sociétés de fait et non sous égide de la SOCE.
Ne sachant pas distinguer les flux consacrés aux voyages, le GT ou la Promo devra en
rendre compte directement à la SOCE. Entrent en compte les dépenses de transport,
d’hôtellerie, de restauration hors celles confiées à une agence de voyage. La SOCE a
l’obligation de fournir ces informations à l’organisme d’agrémentation voyage afin que ce
dernier évalue le volume financier consacré aux voyages et définisse la prime que la SOCE
devra verser.

La correspondante des relations sociétaires pour les affaires bancaires est Mme LE LAY
Julia.
   9. Mouvements d’effectifs
Tout camarade doit, en premier lieu, informer le service Relations sociétaires de tout
changement le concernant.
Toute arrivée dans un GT et tout départ de camarade pour un autre territoire font
normalement l’objet d’un échange de renseignements entre la SOCE (service Relations
sociétaires) et le GT.
   10. Accueil
La mission d’accueil d’un nouvel arrivant gadzarts et de sa famille dans un GT est
primordiale. Le président du GT (PGT) doit y veiller personnellement.
   11. Manifestation officielle (banquet ou autre) et représentation
Le PGT est l’animateur et le principal représentant des gadzarts de son groupe dans son
environnement local. Il porte l’image de la et doit soigner sa présentation et la qualité de son
contact avec les gadzarts, leurs conjoints, les personnalités invitées ou rencontrées.
Le GT se doit d’organiser une manifestation de prestige, si possible une fois par an, dont la
présidence sera demandée au Président de la SOCE, à un Vice-président, au Délégué
général, à un autre membre du Comité, ou au DSC. Si la participation s’annonce trop faible,
cette manifestation peut être organisée conjointement avec des GT voisins.

                                             16/52
Vademecum 2018

Ce type de manifestation sera l’occasion de convier des invités de marque de la région. Les
invitations de personnalités justifient un contact personnel préalable, du PGT. Les discours
doivent porter sur des sujets d’actualité, en harmonie avec la politique de communication de
la SOCE.
L’AG et l’accueil régional des élèves entrants (et de leurs parents) sont deux manifestations
indispensables d’un GT. La participation du DR est vivement souhaitée.

                                            17/52
Vademecum 2018

              Inviter des PG dans un groupe

Contexte, but, explications
Dans l’objectif de dynamiser les groupes de ma région, je veux inviter des élèves à des
manips de mes groupes régionaux.
     Comment les contacter et Qui paye leur frais ?
Avoir des PG à une manip du groupe représente une vraie opportunité
     pour les camarades du groupe qui reprennent ainsi contact avec ce qui se passe à
         l’école
     pour les conscrits qui à travers la vie du groupe ont un aperçu de leur vie d’archi
         future
L’image que le groupe renverra à travers son accueil sera déterminante pour les PG dans
leur vision de la SOCE. À toi en tant que DR de t’assurer que les conscrits soient accueillis
comme il se doit.

Description
Quoi
 Inviter des PG aux manips de mon groupe et notamment pour les AG en leur demandant de
 faire une présentation (en Zag/Unif’s) sur des sujets intéressants les archis : Transmission
 des traditions, vie à l’école, gala, cursus scolaire…
Qui
   •   les PG issus de ton groupe (conscrits, anciens ou P3)
   •   les PG du tabagn’s proche de chez toi qui ont une fonction dans le bureau associatif
       (mt, zident, promo AM…)
Où Dans ta région
Quand
       Le calendrier des conscrits étant très fourni, il faut s’y prendre à l’avance. Mais les
       conscrits sont adaptables et même une semaine à l’avance ils peuvent faire des
       miracles pour être présents. Il faut inviter :
             à toutes les manips du groupe régional, les conscrits qui en sont issus
             à l’AG, un responsable de l’association (mt, zt, délégué à la pédagogie…)
                différent chaque année
             à vos activités Promo AM, le responsable de la Promo AM
Comment
 Pour l’invitation, un mail ou directement par téléphone. Les contacts sont ci-dessous.
 Pour le défraiement,
    En ce qui concerne les manips Promo AM, c’est l’école qui paye les frais de
       déplacements. Pour tous les autres frais c’est au groupe de payer comme tout bon
       ancien ferait pour son conscrit
    En ce qui concerne les autres manips, c’est au groupe de payer.
 Pendant la manip, bien mettre en avant les conscrits. Leur remettre à chacun un annuaire
 de la SOCE ou un livre d’Or ou autre cadeau pour les remercier de leur venue.
 Après la manip, relater sa venue dans le journal du groupe et le transmettre aux PG

Liens, compléments …
Vous trouverez tous les contacts (noms, prénoms, buques…) sur les sites internet des
associations d’élèves ci-dessous.

                                            18/52
Vademecum 2018

Sachez qu’il existe également le moyen très pratique des adresses mails spécifiques à
chaque fonction en tabagn’s. Ainsi si vous voulez contacter le MT de bordeaux il suffit
d’écrire à mt.bo@gadz.org. Dans le tableau ci-dessous vous trouverez toutes les adresses
de redirection. En fonction du tabagn’s que tu veux contacter, il te suffira de remplacer le ##
par l’indicatif du tabagn’s correspondant (ai, bo, ch, cl,…)

      Tabagn’s                   Site internet                      ##
      Kin                        http://aix.ueensam.org             ai
      Bir’s                      http://lille.ueensam.org           li
      Chalon’s                   http://chalons.ueensam.org         ch
      Clun’s                     http://cluny.ueensam.org           cl
      Bordel’s                   http://bordeaux.ueensam.org        bo
      Kanak (Karlsruhe)          http://kanak.ueensam.org           ka
      Siber’s                    http://metz.ueensam.org            me
      P3                         http://www.ueensam.org             ue
      Boquette                   http://angers.ueensam.org          an

      Zident Asso                zi.##@gadz.org
      Major traditions           mt.##@gadz.org
      Relations extérieures      re.##@gadz.org
      Communication              com.##@gadz.org
      Secrétaire                 secrets.##@gadz.org
      Trésorier                  tresors.##@gadz.org
      Délégué à la pédagogie     dap.##@gadz.org
      Gala                       gg.##@gadz.org
      Uai                        uai.##@gadz.org
      Relations industrielles    ri.##@gadz.org

                                             19/52
Vademecum 2018

              L’élection du Délégué Régional et du Bureau de Région.
Contexte, but, explications
Le règlement intérieur précise :
   1. Comité régional.
Le rôle du Comité régional est décrit dans le Règlement intérieur au § II 2.2.1.
   2. Élection du délégué régional
L’élection du DR et ses missions sont décrites dans le règlement intérieur au § II 2.2.2.
Actuellement, les groupes ou le DR en place s’organisent pour disposer d’un candidat à la
succession du DR. Les formules appliquées par chacun des groupes sont aujourd’hui
diverses et variées. Le DR est parfois sélectionné par les bureaux des GT qui constituent la
région, par le bureau de Région quand il existe, par les Gadzarts eux-mêmes voire aussi par
cooptation… Puis il est finalement validé par l’AG d’automne.
Les statuts précisent que la durée du mandat du DR est de 3 ans. Après cela le mandat peut
être renouvelé 3 fois une année. La durée totale des mandats au comité, de manière
consécutive, ne peut pas excéder 6 ans.

2.5.1 Relations Sociétaires
Notre équipe offre une assistance personnalisée aux sociétaires. Elle les accompagne dans
l’utilisation des outils mis à leur disposition : site web, annuaire électronique, newsletter…
Elle assure la mise à jour permanente des fichiers, la gestion administrative des
contributions annuelles ainsi que la tenue des comptes bancaire.

                                             20/52
Vademecum 2018

               Cotisations annuelles à la SOCE
Ci-après la grille tarifaire 2018
La cotisation des promotions de Gadz Arts
                Plein tarif                                     Jeune Promotion
                                    Le tarif JP s'applique sur la date de sortie, date obtention du titre d'ingénieur
 Promotion 2008 et antérieur 2009 à 2011     2012 à 2014     2015 à 2015
 Cotisation             95 €            75 €            50 €            25 €
 Magazine               30 €            30 €            30 €            30 €
 Annuaire               15 €            15 €            15 €            15 €
 Total                 140€            120 €            95 €            70 €
Membre à vie : au-delà de 41 années de cotisation
Cotisation de la filière pédagogique :
mastère spécialisé, master de recherche, DEA, doctorat
                                   Date d’adhésion
            de 10 ans et plus de 6 à 9 ans de 3 à 5 ans de 1 à 3 ans
 Cotisation                95 €         75 €         50 €       25 €
 Magazine                  30 €         30 €         30 €       30 €
 Annuaire                  15 €         15 €         15 €       15 €
 Total                    140€         120 €         95 €       70 €
Membre associé
 Cotisation  20 €
 Magazine    30 €
 Annuaire    15 €

Les cotisations SOCE des groupes à l’international peuvent faire l’objet de conditions ou
conventions particulières.

                                                   21/52
Vous pouvez aussi lire
DIAPOSITIVES SUIVANTES ... Annuler