Spring Meeting CEP Réunion Printanière de la CEP Luxembourg 2018 - Minutes-Rapport
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Minutes-Rapport
Spring Meeting CEP
Réunion Printanière de la CEP
Luxembourg 2018
Meeting date
Date de la réunion
13-14/04/2018
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg 2018 Page 1 of 15Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 2 of 15
Participants
Membres du Comité Directeur et des commission / Members of the Board and Commissions
Present: Not present/Non present:
President Mike Pegg (MP) Lionel Doutaz (LD)
Vice President Joseph Cantarelli (JC)
Secretary Bruno Fernandez (BF)
Treasurer Tony Smith (TS)
Fabio Ballauco (FB)
Signe Hovind (SH)
Ralf Krähmer (RK)
Barnabas Novak (BN)
Henrik Toft (HT)
Maciej Złobiński (MZ)
Coaching Jürgen Hatzenbühler (JH)
Medical Jean-Pierre Iannarelli (JPI)
Agenda
1 Welcome and President’s Report. Bienvenue et rapport du président
Apologies: Lionel Doutaz (Suisse) s'est excusé pour son
Lionel Doutaz (Switzerland). absence.
MP, welcomed the Board and provided a short MP, souhaite la bienvenue aux membres du
introduction to the agenda. conseil et présente brièvement l'ordre du jour.
The minutes from the last spring meeting are Le procès-verbal de la dernière réunion du
available on the internet and all our meeting are printemps est disponible sur Internet et toutes
digitally recorded from which the minutes are nos réunions sont enregistrées numériquement
derived. The minutes are issued to the Board as et le procès-verbal en est tiré. Le procès-verbal
soon as possible after the meeting. est remis au conseil d'administration le plus tôt
possible après la réunion.
MP, also introduced and welcomed Jean-Pierre
Iannarelli (France) - Medical Commission and MP, a également présenté et souhaité la
Jürgen Hatzenbühler (Germany) – Coaching bienvenue à Jean-Pierre Iannarelli (France) -
Commission who are here to help the board and Commission Médicale et Jürgen Hatzenbühler
report on the respective commissions. (Allemagne) - Commission de Coaching qui sont
là pour aider le conseil et rendre compte des
commissions respectives.
2 Secretary’s Report. Rapport du Secrétaire.
BF, reported on the activities for 2017 that the BF, a rendu compte des activités pour 2017 que
CEP Executive and Board members have l'exécutif et les membres du Comité Exécutif du
undertaken, which included: CEP ont entreprises, notamment :
• Preparation of the minutes of the last
• Rédaction du procès-verbal du dernier
congress.
congrès.
• Notification of Congress and set the
• Notification du Congrès et établissement
agenda.
de l'ordre du jour.
• Invitations to the EuroCup
• Invitations à l'EuroCup
• Invoiced membership (CEP and FIPJP)
• Les frais d'adhésion facturés (CEP et
and EuroCup entry fees.
FIPJP) et les frais d'inscription à
• Began to assist in the registration
l'EuroCup.
process.
• A commencer à participer au processus
• Preparation for 2018 spring meeting and
d'inscription.
congress.
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 3 of 15• Organisation and running of all European • Préparation de la réunion et du congrès
Championships (ECs) together with the du printemps 2018.
host Federations. • Organisation et déroulement de tous les
• Communications with all the host Championnats d'Europe (CE) avec les
Federations of the current and future Fédérations hôtes.
ECs. • Communications avec toutes les
• Communication with all our members by fédérations hôtes des CE actuels et
ensuring that the web site and other futurs.
social media platforms are up-to-date. • Communiquer avec tous nos membres
• Reviewing all CEP documents and where en s'assurant que le site Web et les
necessary writing new documents when autres plateformes de médias sociaux
the need arises. sont à jour.
• Examiner tous les documents du PEC et,
BF, reported on the championships which
au besoin, rédiger de nouveaux
occurred after the 2017 Congress, which are all
documents au besoin.
reported on the CEP website.
BF, a rendu compte des championnats qui ont
eu lieu après le Congrès de 2017, qui sont tous
publiés sur le site Web de la CEP.
3 Treasurer’s Report Rapport du trésorier
TS, stated that the accounts were sent to the TS, indique que les comptes ont été envoyés aux
auditors in late February and they reported vérificateurs à la fin de février et qu'ils ont fait
back in mid-March 2018. The auditors raised rapport à la mi-mars 2018. Les vérificateurs ont
several minor issues, which were resolved. soulevé plusieurs questions mineures qui ont été
résolues.
INCOME & EXPENDITURE
A breakdown of the income for 2017 was REVENUS ET DÉPENSES
presented comprising: Une ventilation des revenus pour 2017 a été
présentée, comprenant :
Membership (CEP / FIPJP), EuroCup and
Marketing activities: Adhésion (CEP / FIPJP), activités EuroCup et
Total Income 55,825.77 € Marketing
Revenu total 55,825.77 €
Excluding FIPJP Membership Fees:
CEP Total Income 38,915.77 € Excluant les frais d'adhésion à la FIPJP :
Revenu total du CEP 38 915,77 €
TS, presented a series of PowerPoint slides
showing how the finances have evolved since TS, a présenté une série de diapositives PowerPoint
2015. montrant comment les finances ont évolué depuis
• Finance Overview - 2015.
Income/Expenditure/Current Assets.
• Aperçu financier - Revenus/dépenses/actif à
• Summary charts of Income over court terme.
Expenditure & Nett Assets – the
• Tableaux récapitulatifs des revenus par
increase in income was generated by an
rapport aux dépenses et à l'actif net -
increase in members and marketing
l'augmentation des revenus a été générée
actives (sale of Jacks, Pins & Shooting
par une augmentation du nombre de
Templates).
membres et des activités de marketing
• Nett Assets have also increased since (vente de crics, d'épingles et de modèles de
being reported. tir).
• Summary Charts of Membership, • L'actif net a également augmenté depuis
EuroCup & Marketing Activities – Each qu'il a été déclaré.
chart detailed how the income has
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 4 of 15increased, in particular the Marketing • Tableaux récapitulatifs des activités
Activities, about which a brief discussion d'adhésion, d'EuroCup et de marketing -
took place regarding the Precision Chaque tableau détaille comment les
Shooting Templates. revenus ont augmenté, en particulier les
activités de marketing, au sujet desquelles
MP, asked for the EuroCup income and
une brève discussion a eu lieu concernant les
expenditure to be included so that our
modèles de prise de vue de précision.
members have a clear picture of our finances
MP, a demandé que les recettes et les dépenses de
• Banking Expenditure and Administration
l'EuroCup soient incluses afin que nos membres
Expenditure –banking fees related to
aient une image claire de nos finances.
foreign exchange have been reduced.
Due to an increase in activities • Dépenses bancaires et dépenses
administration costs have increased. d'administration - Les frais bancaires liés aux
However, there was an amount of 3,500 opérations de change ont été réduits. En
€ received from the Luxembourg raison d'une augmentation des activités, les
Ministry of Sport to offset administration coûts administratifs ont augmenté.
costs. Toutefois, un montant de 3.500 € a été reçu
du Ministère luxembourgeois des Sports
HT, asked why the Administration costs have
pour compenser les frais administratifs.
increased.
TS, responded this was due to an increase in HT, demande pourquoi les coûts administratifs ont
activities by the Executive Board. augmenté.
TS, a répondu que cela était dû à une augmentation
It was requested by the meeting that further
des activités du Conseil exécutif.
clarity was needed before presenting the
accounts to Congress. TS agreed to review the Les participants à la réunion ont demandé que l'on
presentation. clarifie davantage les choses avant de présenter les
comptes au Congrès. TS accepte de revoir la
2019 DRAFT BUDGET
présentation.
TS, presented the draft budget for 2019
requesting from the Board to ensure the figures PROJET DE BUDGET 2019
stated with respect to expenditure are TS, présente le projet de budget pour 2019 en
reasonable for their areas of responsibility. demandant au Comité exécutif de s'assurer que les
chiffres indiqués en ce qui concerne les dépenses
Income for the next financial year is ‘fixed’ with
sont raisonnables dans leurs domaines de
respect to membership and EuroCup entry fees.
responsabilité.
However, Marketing Activities are not and
depend on an estimation of potential sales. Les revenus pour le prochain exercice sont " fixes "
en ce qui concerne les droits d'adhésion et
MP, asked what the marketing sales figure was
d'inscription à l'EuroCup. Cependant, les activités
based upon?
de marketing ne sont pas et dépendent d'une
TS, answered that it is selling 50 templates and estimation des ventes potentielles.
a small number of CEP jacks.
MP, a demandé sur quoi se basait le chiffre des
BN, asked if it was possible that the total ventes marketing ?
number of members and EuroCup entrants
TS, répond qu'elle vend 50 modèles et un petit
could be added for clarity.
nombre de vérins CEP.
It was highlighted that the education figures
BN, a demandé s'il était possible d'ajouter le
were not correct,
nombre total de membres et de participants à
TS, reiterated that he required input from those l'EuroCup par souci de clarté.
members the Board responsible for education
Il a été souligné que les chiffres de l'éducation
to provide the anticipated income/expenditure.
n'étaient pas corrects,
JC, raised an issue with respect to income, in
that TS had not included any funding from the
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 5 of 15Luxembourg Ministry of Sport (LM) stating that TS, a réitéré qu'il avait besoin de l'apport des
the figure of 7,500 € should be included. membres du Conseil responsables de l'éducation
pour fournir les revenus/dépenses prévus.
It was explained that the max payment of 7,500
€ is based on the CEP providing receipts JC, soulève une question relative aux revenus, dans
amounting to 22,500 € for relevant la mesure où TS n'a pas inclus de financement du
administration activities in Luxembourg. TS Ministère luxembourgeois des Sports (LMofS),
stated our current levels of activities in indiquant que le chiffre de 7.500 € devrait être
Luxemburg would make this difficult to achieve. inclus.
MP, explained that additional funding from the Il a été expliqué que le paiement maximum de 7.500
LM may be available for our Education € est basé sur le fait que le CEP fournit des reçus
programme based on the same principal as the s'élevant à 22.500 € pour les activités
administration grant and subject to providing a administratives pertinentes au Luxembourg. TS a
budget/proposal to the Ministry. déclaré que nos niveaux actuels d'activités au
Luxembourg rendraient cela difficile à atteindre.
MP, explique que des fonds supplémentaires du
LMofS peuvent être disponibles pour notre
programme d'éducation sur la base du même
principe que la subvention administrative et sous
réserve de fournir un budget/proposition au
Ministère.
4 Membership Membres
MP, stated that there was little to report on MP, a déclaré qu'il n'y avait pas grand-chose à
membership, we have 41 members and there signaler sur l'adhésion, que nous avons 41 membres
are ongoing discussions with Rumania who et qu'il y a des discussions en cours avec la
initially contacted the FIPJP. Roumanie qui a initialement contacté la FIPJP.
Sondage auprès des membres
Membership Survey
MP, déclaré qu'il a publié les résultats du dernier
MP, stated that he has published the results of
sondage sur le site Web, qui font état de la
the last survey on the web site detailing a
répartition des 390 000 licences et des 8 900 clubs.
breakdown of the 390,000 licences and 8,900
clubs. MP, a expliqué que le nombre d'adultes / Espoir
était une meilleure estimation parce que l'Espagne
MP, explained that the adult / Espoir numbers
n'enregistre actuellement pas le nombre et la
were a best guess because Spain currently do
méthode des dindes de délivrance des licences pour
not record the numbers and Turkeys method of
les sports par l'intermédiaire de leur ministère, ce
issuing licences for sports via their ministry
qui fait qu'ils ne savent pas exactement combien de
result in their not knowing exactly how many
titulaires de licence jouent effectivement la
licence holders actually play pétanque.
pétanque.
5 Commissions. Commissions.
MP, asked the meeting to accept some MP, demande à la réunion d'accepter certaines
modifications to the commission structure. modifications à la structure de la commission.
CESB: MP, JC and BF to arrange a meeting with CESB : Le député, JC et BF organiseront une
the other 2 sports representatives. rencontre avec les deux autres représentants des
sports.
Finance: SH, FB & TS – to investigate possible
EU funding. Finances : SH, FB & TS - pour étudier la possibilité
d'un financement de l'UE.
TS, had reviewed and registered with several
websites Europa and Luxembourg. He would TS, a passé en revue et s'est enregistré sur plusieurs
sites web Europa et Luxembourg. Il assurerait la
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 6 of 15liaise with the commission to investigate this liaison avec la commission pour étudier cette source
potential funding stream. de financement potentielle.
Technical: MP, JC and BN – currently Technique : MP, JC et BN - actuellement en train de
researching GDPR and reviewing our faire des recherches sur le GDPR et de revoir les
championship specification. spécifications de notre championnat.
Medical: RK, JPI and Klaus-Dieter Wiesbusch Médical : RK, JPI et Klaus-Dieter Wiesbusch (KW) -
(KW) – Report to follow Rapport à suivre
Coaching: HT, JH & KW – report to follow Coaching : HT, JH & KW - rapport à suivre
Umpiring: MP is in communication with Patrick Arbitre : Le député est en communication avec
Grignon (PG) of the FFPJP. Together they are Patrick Grignon (PG) de la FFPJP. Ensemble, ils
preparing an umpire training programme. préparent un programme de formation des arbitres.
There are also plans to form an Umpires Il est également prévu de former une commission
Commission in line with the FIPJP plans for des arbitres conformément aux plans de la FIPJP en
umpiring. The umpire commission would be matière d'arbitrage. La commission des arbitres
responsible for future training and rules revision. sera responsable de la formation future et de la
révision des règles.
6 Coaching Commission: Commission des entraîneurs
HT, proposed participants pay 200 € plus their HT, proposent aux participants de payer € 200 plus
accommodation and meals for a two-day l'hébergement et les repas pour une formation de
course. deux jours.
MP, asked what are the equivalent costs of MP, demandé quels sont les coûts équivalents des
coaching courses offered by others such as the cours d'encadrement offerts par d'autres, comme le
CEIP? CIEP.
MZ, informed the meeting that the CEIP will MZ, informe les participants que le CEIP facturera
charge €260 for a two-day course including 260 euros pour un cours de deux jours incluant les
meals, for a three-day course it is 380 € repas, contre 380 euros pour un cours de trois jours
including meals. Accommodation is about 35 incluant les repas. Le prix de l'hébergement est
€/night. d'environ 35 €/nuit.
JH, explained to the meeting the pricing JH, explique à la réunion la structure des prix en
structure in Germany, which is; Allemagne, qui est ;
• for a licensed coach a weekend course
• pour un entraîneur titulaire d'une licence, un
would be €180-200 excluding food and
cours de fin de semaine serait de 180-200 €
accommodation.
hors nourriture et hébergement.
• Regional Licence €650 for a 2-week
• Licence régionale 650 € pour un cours de 2
course, which includes one 4 day and
semaines, qui comprend un module de 4
two weekend modules.
jours et deux week-ends.
The cost will depend on the cost of the
Le coût dépendra du coût des instructeurs, qui peut
instructors, which can be 225 €.
être de 225 €.
JC, explained how courses are paid in Regions
JC, explique comment les cours sont payés dans les
in France; part is paid by the Federation and the
Régions en France ; une partie est payée par la
Region, so the costs are shared. The issue is
Fédération et la Région, donc les coûts sont
that we do not know how many will attend a
partagés. Le problème est que nous ne savons pas
course in Luxembourg.
combien de personnes suivront un cours au
HT, for the first course expected to have 10 to Luxembourg.
15 people maximum, which can be reviewed
post-course.
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 7 of 15MP, reminded the meeting of the possible HT, pour le premier cours devrait avoir un maximum
Luxembourg Ministry funding and that we must de 10 à 15 personnes, qui peuvent être revues après
provide them with a budget plan detailing what le cours.
we are doing.
MP, rappelle aux participants la possibilité d'un
Further discussions took place around financement du Ministère luxembourgeois et que
anticipated numbers and the estimated costs. nous devons leur fournir un plan budgétaire
détaillant ce que nous sommes en train de faire.
TS, asked what the anticipated costs of the
coaches/instructors undertaking the course are. D'autres discussions ont eu lieu au sujet des chiffres
prévus et des coûts estimatifs.
MP, added any federation president will
question why they should I send their coaches if TS, demande quels sont les coûts prévus pour les
we are unable to tell them what the course is entraîneurs/instructeurs qui suivent le cours.
about, the benefits etc.
MP, ajoute que tout président de fédération se
JH, stated that the aim of the course is to: demandera pourquoi ils devraient envoyer leurs
• To make the attendees be the educators entraîneurs si nous ne sommes pas en mesure de
in their own federations. leur dire en quoi consiste le cours, quels sont les
• To enable attendees to be able to take avantages, etc.
a team through a championship.
JH, a déclaré que le but du cours est de :
This will be the first level other levels will be
• Faire en sorte que les participants soient les
developed.
éducateurs de leur propre fédération.
JC, will they be qualified as European Coaches? • Permettre aux participants d'emmener une
équipe lors d'un championnat.
HT stated that he would not expect Federations
such as France, Germany and Denmark as they Ce sera le premier niveau que d'autres niveaux
have an established coaching structure. seront développés.
The programme is aimed at the smaller
JC, seront-ils qualifiés comme entraîneurs
federations that do not have a coaching
européens ?
structure. This will provide them with the 1st
level and then we establish a 2nd and 3rd level HT, a déclaré qu'il ne s'attendrait pas à ce que des
which would then lead to a CEP Diploma. fédérations comme la France, l'Allemagne et le
Danemark aient une structure d'entraînement
HT, repeated that training programme is aimed
établie.
to establish a coach structure in those
federations that don’t have one. Le programme s'adresse aux petites fédérations qui
n'ont pas de structure de coaching. Cela leur
RK, from my experience the small federations
fournira le 1er niveau et ensuite nous établirons un
are very interested to have training and
2ème et 3ème niveau qui mènera à un diplôme CEP.
education, but the costs are important,
especially the costs of travelling to HT, répète que le programme de formation vise à
Luxembourg, which is not required if the établir une structure d'entraîneur dans les
training is organised in their own country. fédérations qui n'en ont pas.
HT, who are our customers? RK, d'après mon expérience, les petites fédérations
sont très intéressées par la formation et l'éducation,
JC, our first objective is to develop pétanque in
mais les coûts sont importants, en particulier les frais
Europe; how we do it is to convenience and
de voyage au Luxembourg, qui ne sont pas
help our federations to attain this objective. An
nécessaires si la formation est organisée dans leur
essential part of this is having good
propre pays.
coaches/trainers.
HT, qui sont nos clients ?
JH, Perhaps there has been a misunderstanding
of the project remit, we thought we are being JC, notre premier objectif est de développer la
asked to create a course of coaches already pétanque en Europe ; comment nous le faisons est
involved in championships; the second task was de faciliter et d'aider nos fédérations à atteindre cet
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 8 of 15that we also wanted coaches to create a objectif. Un élément essentiel est d'avoir de bons
structure in their countries where there is not entraîneurs/formateurs.
one.
JH, Peut-être y a-t-il eu un malentendu sur la
MP, the second task is the more important of mission du projet, nous avons pensé qu'on nous
the two. demandait de créer un cours d'entraîneurs déjà
impliqués dans les championnats ; la deuxième
JH, therefore we can change the project to
tâche était que nous voulions aussi que les
focus on the education, which will give value to
entraîneurs créent une structure dans leurs pays où il
the federations.
n'y en a pas.
RK, disagreed with the proposal to change the
MP, la deuxième tâche est la plus importante des
focus of the course.
deux.
The Coaching Commission were asked to
JH, peut donc changer le projet pour se concentrer
review the proposed costs and report back to
sur l'éducation, ce qui donnera de la valeur aux
the Board.
fédérations.
RK, n'était pas d'accord avec la proposition de
changer l'orientation du cours.
On a demandé à la Commission des entraîneurs
d'examiner les coûts proposés et de faire rapport au
Comité.
7 Medical Commission: Commissions Médical :
JPI, stated that it is not essential to establish JPI, a déclaré qu'il n'est pas essentiel d'établir des
Anti-Doping rules for the CEP as the CMSB is règles antidopage pour le CEP puisque le CMSB est
the only body recognised by WADA, therefore le seul organe reconnu par l'AMA, et que le CEP
the CEP has to apply the rules of the CMSB. doit donc appliquer les règles du CMSB.
JPI, reported that there had been 40 alcohol JPI, a rapporté qu'il y avait eu 40 tests de contrôle
control tests during the 2017 European de l'alcool pendant les Championnats d'Europe 2017
Championships and all tests were negative. et que tous les tests étaient négatifs.
Four Anti-Doping controls were carried out at Quatre contrôles antidopage ont été effectués aux
the EC Triples: Espoirs Men and Veterans. One Triples de la CE : Espoirs Hommes et Vétérans. Un
control proved positive and has been reported contrôle s'est avéré positif et a été signalé au CMSB
to the CMSB and maybe subject to a et a peut-être fait l'objet d'une audience
disciplinary hearing. disciplinaire.
JPI, discussed what disciplinary measures JPI, a discuté des mesures disciplinaires à prendre si
should be taken should a player fails a test. un joueur échoue à un test.
JPI/JC, reported that the CMSB are the only JPI/JC, a indiqué que le CMSB est le seul organe qui
body that can request/demand disciplinary peut demander/exiger une mesure disciplinaire, qui
measure, which is communicated to the est communiquée à la fédération concernée.
federation concerned.
La fédération concernée peut demander l'assistance
The federation concerned may request de la FIPJP pour entreprendre ce processus. Le
assistance from the FIPJP to undertake this résultat peut être la suspension d'une licence et le
process. The results maybe a suspension of a déclassement d'une équipe.
licence and a downgrading of a team.
MP, a déclaré que si la suspension d'une licence et le
MP, stated that if a suspension of a licence and déclassement d'une équipe sont confirmés par la
a downgrading of a team are confirmed by the FIPJP, la FIPJP et la Fédération concernée doivent
FIPJP, then both the FIPJP and the Federation écrire à la CEP pour demander les mesures
concerned has to write to the CEP to request appropriées car il s'agit de nos championnats.
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 9 of 15the appropriate action as these were our SH, - soulève un point concernant les médicaments
championships. prescrits et que toute preuve doit être présentée
avant tout contrôle antidopage, et non après.
SH, raised a point regarding prescribed
medicines and that any evidence should be Il est très important que le CEP reçoive des copies
presented before any Anti-Doping testing is de la documentation du CMSB concernant
carried out, not after. l'antidopage.
It is very important that the CEP receives copies BN, a rendu compte du processus d'Autorisation
of the CMSB documentation concerning Anti- d'usage à des fins thérapeutiques (AUT) tel qu'il a
Doping. été informé en Hongrie.
BN, reported on the Therapeutic Use Il a poursuivi en expliquant que 3 mois avant une
Exemptions (TUE) process as they have been compétition, un formulaire en ligne est rempli avec
informed in Hungary. les détails des joueurs et des médicaments pour être
exempté ; une preuve médicale d'un médecin est
He went on to explain that 3 months before a
également requise. Ces informations sont également
competition an online form is completed with
communiquées à l'association nationale antidopage,
details of the players and medicine to be
qui prendra une décision sur la base des preuves et
exempt; medical evidence from a doctor is also
donnera son autorisation à l'AMA et à la fédération
required. This information is also communicated
du pays hôte.
to the National Anti-Doping Association, which
will make a decision based upon the evidence JPI, a confirmé les régimes de contrôle de l'alcool et
and provide permission to WADA and the d'antidopage pour 2018 et a introduit le concept
Federation of the host country. d'une fiche médicale du joueur et la fourniture des
premiers secours lors de nos Championnats.
JPI, confirmed the testing alcohol and Anti-
Doping regimes for 2018 and introduced the Après de longues discussions tout au long de la
concept of a player medical index card and first présentation au Congrès, JC a accepté de travailler
aid provision at our Championships. avec JPI pour produire une présentation de
diapositives dans les deux langues.
Following lengthy discussions throughout
concerning the presentation for Congress, JC
agreed to work with JPI to produce a slide
presentation in both languages.
8 Technical Commission Commission technique
MP, presented the following new documents to MP, a présenté les nouveaux documents suivants
be adopted by the meeting: pour adoption par la réunion :
1. Internal Regulations to the Board. 1. Règlement intérieur du Conseil.
2. Code of Conduct for the Board of 2. Code de conduite du Conseil
Directors. d'administration.
3. Code of Ethics for the Board of 3. Code d'éthique du conseil d'administration.
Directors. 4. Politique de protection des données
4. Policy for the Protection of Personal personnelles.
Data. 5. Politique de confidentialité.
5. Confidentiality Policy. 6. Avis de non-responsabilité.
6. Disclaimer.
MP, demande si quelqu'un a des commentaires ou
MP, asked if anyone has any comments or des amendements à faire, car il n'y a pas de
amendments, as there were none the documents qui ont été adoptés par la réunion.
documents were adopted by the meeting.
Une discussion a eu lieu au sujet du GDPR et des
A discussion took place regarding GDPR and données personnelles stockées électroniquement
personal data electronically stored by the CEP. par le CEP.
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 10 of 15It was agreed that the Board needs to revisit the Il est convenu que le Comité doit revoir le processus
registration process of our championships. RK d'inscription de nos championnats. RK accepte de
agreed to forward text that he has to cover transmettre le texte qu'il doit couvrir certains des
some of the points of discussion. points de discussion.
Each new adopted document will be presented Chaque nouveau document adopté sera présenté
to Congress. au Congrès.
9 Finance Commission Commission des finances
TS, reported that there was nothing new to TS, signale qu'il n'y a rien de nouveau à signaler
report to the Board at this time. au conseil pour le moment.
10 CESB – European Games CESB - Jeux européens
MP, reported that an email had been received MP, a rapporté qu'un courriel a été reçu de Bruno
from Bruno Casarini suggesting the next Casarini suggérant que la prochaine réunion du
meeting of the CESB is held during the CESB se tienne pendant les Jeux Méditerranéens
Mediterranean Games 22nd June to 1st July. du 22 juin au 1er juillet. Malheureusement, les
Unfortunately, our commission members are membres de notre commission ne sont pas en
unable to attend. Our preference would be to mesure d'y assister. Nous préférerions que la
have the meeting in Luxembourg or at the EC réunion se tienne à Luxembourg ou à Palavas le 26
Women in Palavas on 26 September the latter septembre à l'occasion de la réunion des femmes
was agreed. de la CE, cette dernière ayant été approuvée.
MP, will communicate this proposal to Bruno MP, communiquera cette proposition à Bruno
Casarini. Casarini.
MP, has been researching how to have Boule MP, s'est penché sur la manière d'inclure les sports
Sports included in the European Games. The de boules dans les Jeux européens. La première
first issue was how to establish who to speak to question était de savoir à qui s'adresser.
with.
HT a aidé à fournir le nom et l'adresse électronique
HT had assisted providing a name and an email d'une personne-ressource au Danemark. Grâce à
address of a contact in Denmark. Through a une série de communications, cela a conduit à un
series of communications this led to a contact contact au Bélarusse, qui est également le contact
in Belarus, who is also the federation contact de la fédération pour la CEP.
for the CEP.
Une lettre avait été envoyée au comité
A letter had been sent to the organising d'organisation à Minsk demandant que Boule
committee in Minsk request that Boule Sports Sports soit inclus dans les Jeux européens, mais la
are included in the European Games, but the réponse a été négative car les sports inclus ont été
response was negative because included décidés il y a 2 ans. Cependant, il est possible que
sports were decided 2 years ago. However, it is la pétanque soit incluse dans le programme
possible that pétanque may be included as culturel, ce qui signifie qu'une compétition de
part of the cultural programme, which is niveau inférieur peut avoir lieu.
understood to mean a lower level competition
Après une deuxième lettre officielle, celle-ci a été
can take place.
approuvée par les organisateurs de Minsk et des
After a second formal letter this was approved discussions sont en cours concernant le format, les
by the Minsk organisers and discussions are coûts et les questions logistiques.
taking place regarding the format, costs and
Nous attendons actuellement une confirmation
logistical issues.
officielle et nous devons examiner les aspects
We are currently awaiting formal confirmation pratiques de l'événement.
and need to consider the practicalities of the
event.
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 11 of 1511 Championships 2017 - Review
EuroCup Qualifier EuroCup Qualifier
MP reported on the issue regarding the points MP, a fait rapport sur la question concernant le
award formula which has now been resolved système de points qui a maintenant été résolue et
and that at one group some players were qu'à un groupe, certains joueurs ont été observés
observed drinking alcohol to what appeared en train de boire de l'alcool à des niveaux qui
excessive levels. semblaient excessifs.
La réunion a décidé d'aligner l'EuroCup sur nos
The meeting agreed to bring the EuroCup in-
autres événements et a demandé à la Commission
line with our other events and asked the
médicale d'organiser des tests d'alcoolémie lors des
Medical Commission to arrange for alcohol
groupes de qualification et des finales.
breath tests to take place at the qualifying
groups and finals. EC Triples : Espoirs (hommes et femmes) et hommes
EC Triples: Espoirs (Men & Women) and Men MP, a expliqué comment les exigences de la société
MP, explained how the requirements of the de télévision semblaient avoir eu un impact sur
Television Company appeared to have l'horaire parce que pour s'adapter à l'horaire de
impacted on the timetable because to fit the diffusion, les finales de ¼ ont eu lieu 2 à la fois,
broadcast schedule the ¼ finals were held 2 at prolongeant ainsi le temps de diffusion.
a time extending the playing time.
Une discussion générale a eu lieu concernant la
A general discussion took place regarding the présence de la télévision aux Championnats et la
presence of television at the Championships durée des détails, comme la présentation et les
and how long specifics take, such as discours.
presentation and speeches.
MP, a déclaré que les jeux se sont déroulés selon le
MP, stated that the games ran at the expected calendrier prévu, mais la présentation des équipes
schedule, but the presentation of teams and et la cérémonie de remise des médailles ont semblé
medal ceremony did appear to take much prendre beaucoup plus de temps que lors des
longer than at previous events. événements précédents.
As congress is no longer held at a Comme le congrès n'a plus lieu lors d'un
championship, we have space in the championnat, nous avons de l'espace dans le
programme to move elements of the shooting. programme pour déplacer des éléments du
MP, has produced a new specification for our tournage. MP, a produit une nouvelle spécification
championships which includes details for pour nos championnats qui inclut des détails pour la
presenting teams and the medal ceremony. présentation des équipes et la cérémonie de remise
des médailles.
EC Triples: Veterans
MP, stated that the Championship held in EC Triples : Vétérans
Denmark was very well organised, perhaps one
MP, a déclaré que le Championnat qui s'est tenu au
of the best and thanked Pernille Toft (PT) for all
Danemark était très bien organisé, peut-être l'un
her work.
des meilleurs et a remercié Pernille Toft (PT) pour
MP, explained that we tested a new method of tout son travail.
registration, the federations sent their
MP, a expliqué que nous avons testé une nouvelle
registration to a CEP email address which
méthode d'inscription, les fédérations ont envoyé
automatically forwards to both the host of key
leur inscription à une adresse électronique CEP qui
CEP people.
la transmet automatiquement à la fois à l'hôte des
MP, produced a master “registration”
personnes clés du CEP.
document, which was then communicated with
PT. The end result was any issues with MP, a produit un document de référence
registration or payments was dealt with quickly "d'enregistrement", qui a ensuite été communiqué
and both parties were fully informed. à PT. Le résultat final a été que tout problème
d'enregistrement ou de paiement a été réglé
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 12 of 15MP, added the CEP has to take ownership of rapidement et que les deux parties en ont été
its Championship which means being involved, pleinement informées.
if not in control, of the registration process.
MP, a ajouté le SCEP, doit s'approprier son
HT, raised the issue of those federations that championnat, ce qui signifie être impliqué, sinon en
do not take the package (meals & hotel) which contrôle, dans le processus d'inscription.
is based on all the total number of federations
HT, a soulevé la question des fédérations qui ne
taking part in the event. If federations do not
prennent pas le forfait (repas et hôtel) qui est basé
take the package the host federation will lose
sur le nombre total de fédérations participant à
money as was the case with Denmark for the
l'événement. Si les fédérations ne prennent pas le
Veterans.
forfait, la fédération hôte perdra de l'argent, comme
BF explained that Slovakia had a similar issue ce fut le cas au Danemark pour les anciens
when it hosted the Womens Triples. combattants.
After a lengthy discussion the meeting agreed BF a expliqué que la Slovaquie avait un problème
to impose a registration fee on all participants. similaire lorsqu'elle a accueilli les Triples Féminins.
• 50 € for those federations taking the Après une longue discussion, la réunion a décidé
hosting package. d'imposer des frais d'inscription à tous les
• 250 € for those not taking the hosting participants.
package.
• 50 € pour les fédérations qui prennent le
In both cases 50 € would be budgeted to our forfait d'hébergement.
training programme and the extra 200 € would • 250 € pour ceux qui ne prennent pas le
be paid to the host organisation. forfait d'hébergement.
EuroCup: Final Dans les deux cas, 50 € seront affectés à notre
MP, reported that due to a positive pre- programme de formation et les 200 €
meeting at the venue a month before the final supplémentaires seront versés à l'organisation hôte.
went very well.
EuroCup : Finale
One issue that was not realised until just
MP, a indiqué qu'en raison d'une pré-réunion
before the final was the host has not realised,
positive sur le site un mois avant la finale s'est très
they were required to provide a cup trophy.
bien passé.
Although remedied by the host at the time it
Une question qui n'a pas été réalisé jusqu'à ce que
was agreed by the Executive to purchase a
juste avant la finale a été l'hôte n'a pas réalisé, ils
EuroCup trophy engraved with all the past
ont été tenus de fournir un trophée de la coupe.
winners.
Bien que l'hôte y ait remédié à l'époque, il a été
MP, recently travelled to France to present to
convenu par l'exécutif d'acheter un trophée
the current championships with the new cup.
EuroCup gravé avec tous les anciens lauréats.
MP, s'est récemment rendu en France pour
présenter aux championnats en cours avec la
nouvelle coupe.
12 Championships – 2018 Championnats - 2018
MP, presented the new medals to the meeting. MP, présenté les nouvelles médailles à la réunion.
EC Singles: men and women CE Tête à Tête : hommes et femmes
The champions will be held in Savigliano, Italy
Les champions se dérouleront à Savigliano, en Italie,
between 5th and 7th October 2018.
du 5 au 7 octobre 2018.
FB reported that the organising committee
FB, rapporte que le comité d'organisation demande
requests that registration will be required by 1st
que l'inscription soit exigée pour le 1er juillet. FB a
July. FB also reported that 80 rooms have
également indiqué que 80 chambres ont été mises à
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 13 of 15been made available, this was questioned by disposition, ce qui a été remis en question par le
the Board as it obviously too low. conseil d'administration qui a estimé qu'elles étaient
manifestement trop basses.
MP stated that due to the required deadline
the paperwork needs to be issued quickly, MP déclare qu'en raison de la date limite requise, les
therefore it was requested that all the details documents doivent être envoyés rapidement, c'est
regarding the hotels including costs etc be pourquoi il a été demandé que tous les détails
sent to him along with the names and contact concernant les hôtels, y compris les coûts, lui soient
details of the organisation committee. envoyés avec les noms et les coordonnées du comité
d'organisation.
MP, has a registration form ready, it just needs
the hotel and meal costs to be added. MP, a un formulaire d'inscription prêt, il suffit
d'ajouter les frais d'hôtel et de repas.
EuroCup
MP, reported that we have 28 teams for the EuroCup
qualification round, which means there will be MP, a indiqué que nous avons 28 équipes pour le
4 groups of 7 teams. tour de qualification, ce qui signifie qu'il y aura 4
groupes de 7 équipes.
The main question to resolve is do we take 8 or
16 teams in to the final round. Obviously the La principale question à résoudre est de savoir si
greater the number of teams, the more lanes nous allons emmener 8 ou 16 équipes au tour final.
are required. Évidemment, plus le nombre d'équipes est grand,
plus il faut de couloirs.
MP explained that there is a boulodrome in
France which is considering hosting the event MP explique qu'il y a un boulodrome en France qui
for the next 3 years, subject to contract, that envisage d'accueillir l'événement pour les 3
has more than enough lanes for 16 teams. prochaines années, sous réserve d'un contrat, qui a
plus qu'assez de voies pour 16 équipes.
A general discussion took place regarding the
proposed changes to the EuroCup. Une discussion générale a eu lieu au sujet des
modifications proposées pour l'EuroCup.
The meeting thought the changes were
positive for the competition and approved the Les participants à la réunion ont jugé que les
changes. changements étaient positifs pour le concours et ont
approuvé les changements.
13 Championships – 2019 Championnats - 2019
• EC Veterans – Albena, Bulgaria, 17 -19 • EC Vétérans - Albena, Bulgarie, du 17 au 19
September: A presentation was septembre : Une présentation était
available. disponible.
• EC Triples: Men – Albena, Bulgaria, 21- • EC Triples : Hommes - Albena, Bulgarie, 21-
24 September. 24 septembre.
• EC Espoirs: Men & Women – No Host. • EC Espoirs : Hommes et femmes - Pas
• EuroCup Final – To be confirmed. d'hôte.
• EuroCup Final - à confirmer.
14 Championships – 2020 Championnats - 2020
2020 currently there are no hosts 2020 actuellement il n'y a pas d'hôtes
MP, explained that Latvia is interested in MP, a expliqué que la Lettonie est intéressée à
hosting the Singles and asked that committee accueillir le simple et a demandé que les membres
members proactively talk to our members du comité parlent pro activement à nos membres de
about hosting championships. l'organisation de championnats.
15 Preparation for Congress Préparation du Congrès
Minutes – Spring Meeting: Luxembourg Page 14 of 15• To ensure all the reports are OK • Pour s'assurer que tous les rapports sont
• Draw for the EuroCup – first time it will corrects
be undertaken at a Congress. • Tirage au sort pour l'EuroCup - la première
• Elections to the Board – 5 candidates fois qu'il sera organisé lors d'un congrès.
for 5 positions • Élections au conseil d'administration - 5
MP clarified that in accordance with our candidats pour 5 postes
internal regulations an unopposed candidate MP, a précisé que, conformément à notre règlement
who does not receive a majority vote cannot intérieur, un candidat sans opposition qui n'obtient
be elected. pas la majorité des voix ne peut être élu.
15 Meeting Closure Clôture de la réunion
There being no further business the meeting Comme il n'y a pas d'autres questions, la séance est
closed. levée.
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