Synchronisation avec Outlook - Les paramètres
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Synchronisation avec Outlook
Les paramètres
La fenêtre des paramètres
La fenêtre des filtres
La réparation
La synchronisation
Généralités
La descente des contacts
La montée des contacts
La descente des rendez vous
La montée des rendez vous
La descente des taches
La montée des taches
Synchronisation automatique
Page 1 sur 20 Azur Conception
Les paramètres
Les paramètres sont des options permettant de choisir les éléments qui seront
synchronisés ainsi que le sens de la synchronisation de ces éléments.
On y accède par la fenêtre principale en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
La fenêtre des paramètres
Cette fenêtre permet de faire le choix des éléments et du sens de la
synchronisation.
Pour choisir de synchroniser un élément, il suffit de cocher l’interrupteur situé à
coté de l’élément que l’on souhaite sélectionner pour la synchronisation. Par
exemple sur la fenêtre ci-dessous il y a l’utilisateur à choisi de synchroniser les
contacts ainsi que les taches, ces informations seront donc transférées du logiciel
DiaClient vers la session Outlook de l’utilisateur.
Une fois les interrupteurs cochés il faut sauvegarder ces informations en cliquant
sur le bouton d’enregistrement représenté par la disquette située dans le coin
gauche en haut de la fenêtre.
Page 2 sur 20 Azur ConceptionBouton
d’enregistrement
Bouton
d’annulation
Lien d’accès à la
Interrupteurs fenêtre des filtres
de sélection pour les contacts
La fenêtre des filtres
La fenêtre des filtres permet de faire une sélection plus précise des contacts qui
seront synchronisés. Elle permet notamment de restreindre les contacts en
fonction de paramètres tels que la situation géographique, le classement
alphabétique, le type des collaborateurs …
Pour réaliser un filtre sur les contacts il suffit de renseigner les restrictions
voulues grâce aux champs de saisie proposés.
Ci-dessous on peut voir que l’utilisateur à réalisé une sélection des contacts, qui
permettra une synchronisation des contacts de la société Azur Conception
uniquement.
Page 3 sur 20 Azur ConceptionPour valider ces choix il suffit de les enregistrer par l’intermédiaire du bouton
. De la même façon pour annuler les opérations effectuées depuis le dernier
enregistrement il suffit de cliquer sur le bouton d’annulation.
Les filtres concernent uniquement les contacts, à
savoir les adresses et les correspondants au niveau du
logiciel DiaClient.
La réparation
La réparation permet de supprimer tous les éléments d’Outlook qui sont présent
dans la base de données de DiaClient.
La réparation n’est pas paramétrable ainsi tous les éléments synchronisés sont
concernés.
Page 4 sur 20 Azur ConceptionPour réaliser une réparation il est nécessaire d’accéder à la fenêtre prévue à cet
effet en passant par le bouton de réparation présent sur la fenêtre principale.
Une fois sur la fenêtre de réparation il est demandé à l’utilisateur de cliquer sur le
bouton de suppression pour effectivement réaliser la réparation.
L’utilisateur peut par la suite effectuer une synchronisation, il lui suffit de
sélectionner l’interrupteur présent sous le bouton de suppression.
Bouton de Interrupteur pour réaliser une
suppression synchronisation après suppression
La synchronisation
La synchronisation se passe en deux étapes :
Page 5 sur 20 Azur Conception- Dans un premier temps toutes les informations qui ont été choisies pour la
synchronisation s’affichent dans des tables graphiques. Ces tables graphiques
présentes les éléments ainsi que différentes informations relatives à celui-ci.*
- Puis lors du click sur le bouton “Synchroniser“ les informations sont
effectivement transférées dans les bases de données respectives. A ce moment là
il est impossible de revenir en arrière ou d’arrêter la procédure d’échange des
données prématurément.
Pour accéder au module de synchronisation il est nécessaire de cliquer le bouton
prévu à cet effet sur la fenêtre principale.
Généralités
Les éléments qui seront synchronisé sont tous les éléments DiaClient
faisant partis du périmètre choisi par l’utilisateur. Les éléments Outlook qui
seront synchronisés sont les éléments correspondant au périmètre choisi par
l’utilisateur qui auront dans Outlook la propriété “Privé“ non cochée.
Sera Synchronisé :
Page 6 sur 20 Azur ConceptionNe sera pas synchronisé :
Les logos :
= Interrupteur de sélection pour la synchronisation ou non de l’élément
sur lequel il se trouve.
Page 7 sur 20 Azur Conception= Signale que lors de la synchronisation l’élément sera créé.
= Signale que lors de la synchronisation l’élément sera modifier.
= Signale une erreur sur l’élément, en général dans le sens Outlook vers la
base Azur. Dans ce cas l’élément ne peut pas être synchronisé mais
l’erreur peut être réglée avec des meilleurs renseignements.
= Signale un conflit entre deux éléments. Il s’agit d’un même élément qui
a été modifié du coté DiaClient ainsi que du coté Outlook. Dans ce cas
l’élément sera par défaut décocher dans le sens Outlook vers Dia pour
permettre la modification dans le sens DiaClient vers Outlook.
Les colonnes :
“Désignation“ = Renseigne sur l’élément et présente un bref libelle sur celui-ci.
“Type“ = Renseigne sur le type de l’élément lorsque cela est nécessaire. Il y a
deux cas : les contacts qui peuvent être des Adresses ou des
Correspondants, et les taches qui peuvent être des Alarmes ou des
Alarmes d’Obligation.
“Tache“ = Renseigne sur le type de tache pour un élément de planning (ex :
charge, réunion…). Cette colonne peut être en mode saisie dans
certain
cas.
“Dossier“ = Renseigne le code Adresse de l’élément Contact en cours. Cette
colonne est modifiable.
Nombres d’éléments à synchroniser en fonction
Nombres d’éléments à
du type de l’élément dans le sens en cours (vide
synchroniser en fonction du
si égal à zéro)
sens (vide si égal à zéro)
Page 8 sur 20 Azur ConceptionUne fois que l’utilisateur a vérifié les informations et les éléments qu’il souhaite
échanger, il peut lancer la procédure de synchronisation en cliquant sur le bouton
“Synchronisation“. Une fenêtre d’avancement de la synchronisation apparaitra,
sa fermeture signifie que les informations ont bien été échangées.
Si un élément DiaClient qui à été synchronisé dans Outlook est supprimé de
la base DiaClient, il ne le sera pas dans la base Outlook.
Et si un élément Outlook qui à été synchronisé dans DiaClient est supprimé de
la base Outlook, il ne le sera pas dans la base DiaClient.
Lorsque deux éléments sont signalés en conflit par le point d’exclamation
jaune, l’élément qui se situe dans le sens Outlook vers DiaClient est
automatiquement décoché. Ainsi si l’utilisateur souhaite synchroniser les
informations en remontée et non en descente, il doit décocher l’élément en
descente puis coché l’élément en montée. Dans le cas ou les deux éléments sont
cochés les informations seront synchronisées dans le sens de la descente.
Page 9 sur 20 Azur ConceptionLa descente des contacts
Lors de la synchronisation les correspondants et les adresses sont créer dans la
rubrique “Contact“ d’Outlook.
Les contacts qui apparaissent dans la table graphique (comme ci-dessus) sont
les contacts présent dans la base de donnée DiaClient et qui font partis du
périmètre choisi par l’utilisateur. Par défaut, tous les contacts sont sélectionnés
pour la prochaine synchronisation à l’aide des interrupteurs.
Au niveau de la table graphique, on distingue les Correspondants, des Adresses
grâce à la colonne “Type“, puis un court libelle de l’élément est présenté à
l’utilisateur dans la colonne “Désignation“.
Au niveau d’Outlook on distingue les Adresses, des correspondants par rapport à
la partie “Nom complet“. Si elle est renseignée, il s’agit d’un correspondant,
sinon il s’agit d’une Adresse.
Les informations qui sont échangées sont :
- Les Adresses :
DiaClient Outlook
Nom de la société = Société
Téléphone 1 = Bureau 1
Téléphone 2 = Bureau 2
Fax = Télécopie
Mail = Adresse de messagerie
Web = Page Web
Adresse 1,2 et 3 = Rue
Code postal = Code postal
Ville = Ville
Région = Région
Pays = Pays
Genre = Catégories
Commentaires divers = Espace d'écriture
- Les Correspondants :
DiaClient Outlook
Nom = Nom
Prénom = Prénom
Page 10 sur 20 Azur ConceptionNom de la société = Société
Téléphone 1 = Bureau 1
Téléphone 2 = Bureau 2
Gsm = Téléphone mobile
Fax = Télécopie
Mail = Adresse de messagerie
Web = Page Web
Adresse 1,2 et 3 = Rue
Code postal = Code postal
Ville = Ville
Région = Région
Pays = Pays
Genre = Catégories
Service = Service
Fonction = Profession
Commentaires Correspondant = Espace d'écriture
Correspondant adjoint = Assistant
La montée des contacts
Les Contacts sont soit des Correspondants, soit des Adresses, ainsi lors de la
création d’un élément Outlook dans DiaClient il faut pouvoir distinguer les deux
types d’éléments.
Les contacts de type correspondant seront les éléments Outlook dont le “Nom
complet“ est renseigné, alors que les éléments du type Adresse auront
uniquement le nom de la société de renseigné. On peut également distinguer les
Adresses des Correspondants grâce au libelle qui est différent selon le type
d’élément.
S’il s’agit d’un élément du type Adresse le libelle correspond au Nom de la
société suivit de son adresse (si elle est renseignée) et s’il s’agit d’un
Correspondant le libelle présente le nom, prénom et la société (entre parenthèse)
du Correspondant.
Sur la table graphique la colonne “Type“ permet de préciser cette information.
Cette colonne n’est pas modifiable mais si l’élément ne correspond pas au type
affiché, l’utilisateur doit effectuer les modifications nécessaires dans Outlook.
La table graphique pour la remontée des contacts dispose d’une colonne
spécifique nommée “Dossier“, elle renseigne le code de l’Adresse lié à l’élément
en cours.
Si l’élément en cours est un nouveau contact pour DiaClient, la colonne
“Dossier“ peut ne pas être renseigné ce qui signifie que le nom de la société n’est
pas renseigné ou que celle-ci n’existe pas dans la base DiaClient. Dans ce cas
l’élément ne peut pas être sélectionné à l’aide de l’interrupteur prévu à cet effet.
Page 11 sur 20 Azur ConceptionLa colonne “Dossier“ dispose d’une aide qui présente dans une fenêtre toutes les
sociétés disponible dans la base DiaClient.
Pour accéder à cette fenêtre il faut positionner le curseur sur la case “Dossier“ de
l’élément et presser la touche “F4“.
Erreur car le code dossier du
correspondant n’est pas renseignée Type de l’élément code de l’Adresse
Créations
Modifications
Cet élément n’est pas en erreur
car les Adresses en création ne
nécessitent pas de code Adresse
Les informations qui sont synchronisées sont :
- Les Adresses :
Page 12 sur 20 Azur ConceptionOutlook DiaClient
Société = Nom de la société
Bureau 1 = Téléphone 1
Bureau 2 = Téléphone 2
Télécopie = Fax
Adresse de messagerie = Mail
Page Web = Web
Rue = Adresse 1,2 et 3
Code postal = Code postal
Ville = Ville
Région = Région
Pays = Pays
Catégories = Genre
Espace d'écriture = Commentaires divers
- Les Correspondants :
Outlook DiaClient
Nom = Nom
Prénom = Prénom
Société = Nom de la société
Bureau 1 = Téléphone 1
Bureau 2 = Téléphone 2
Téléphone mobile = Gsm
Télécopie = Fax
Adresse de messagerie = Mail
Page Web = Web
Rue = Adresse 1,2 et 3
Code postal = Code postal
Ville = Ville
Région = Région
Pays = Pays
Catégories = Genre
Service = Service
Profession = Fonction
Espace d'écriture = Commentaires Correspondant
Assistant = Correspondant adjoint
Page 13 sur 20 Azur ConceptionLa descente des rendez vous
Si l’utilisateur à souhaité lors du choix des paramètres synchroniser les rendez-
vous du planning de DiaClient vers Outlook, il pourra transférer dans Outlook
les rendez-vous qui correspondront aux taches de planning du collaborateur en
cours dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du jour.
Libelle du rdv Type de tache correspondant au rdv
Modification de rdv
Création de rdv
Les informations qui sont synchronisées sont :
Page 14 sur 20 Azur ConceptionDiaClient Outlook
Objet = Objet
Lieu = Emplacement
Date/Heure de début = Début
Date/Heure de fin = Heure de fin
Tache = Catégories
Rappel = Rappel
Commentaires = Espace d'écriture
Participants = Contacts
La synchronisation des participants :
Dans un rendez-vous DiaClient, l’utilisateur peut s’il le souhaite ajouter des
correspondants dans la liste des participants.
Pour transférer les participants attachés au rendez-vous vers Outlook, il est
nécessaire de le préciser lors du choix des paramètres.
Cette option permet lors de la synchronisation des plannings de faire apparaitre
dans la zone “Contacts“ d’Outlook, les participants à ce rendez-vous. Si les
participants existent déjà dans Outlook, leur nom apparaitra dans la zone
“Contacts“, sinon le correspondant sera créé, puis apparaitra dans les contacts et
Page 15 sur 20 Azur Conceptioncela même si le correspondant ne rentre pas dans le cadre du périmètre initial.
Dans le cas d’une création de correspondant l’opération s’effectue de la même
façon que vu précédemment
Si l’option n’a pas été choisie les participants
n’apparaitront pas dans la zone “Contact“ d’Outlook.
La montée des rendez vous
Le transfert des plannings d’Outlook vers DiaClient se fait de la même manière
que de DiaClient vers Outlook, les plannings ne seront synchronisés que si
l’utilisateur en a fait la demande lors du choix des paramètres. Les plannings qui
seront échangés sont ceux dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du
jour.
Si la tache d’un planning n’est pas renseignée lors de la synchronisation montante
(dans le cas d’une création car en modification si l’utilisateur n’a pas changé la
catégorie la tache est renseignée), le rendez-vous ne pourra pas être synchronisé
puisque l’interrupteur sera décoché.
Par contre il est possible de renseigner la tache du planning directement sur la
table graphique à l’aide d’une liste de sélection accessible pour chaque élément
dans la colonne “Tache“ associée.
Liste de taches pour le planning
Page 16 sur 20 Azur ConceptionErreur car la tache
n’est pas renseignée
Les informations échangées lors de la synchronisation sont :
Outlook DiaClient
Objet = Objet
Emplacement = Lieu
Début = Date/Heure de début
Heure de fin = Date/Heure de fin
Catégories = Tache
Rappel = Rappel
Espace d'écriture = Commentaires
Contacts = Participants
La descente des taches
Les taches sont les Alarmes DiaClient, dans le module de synchronisation les
Alarmes qui sont gérées sont les Alarmes simple et celles provenant
d’Obligations.
Pour distinguer les deux types d’Alarmes qui seront synchronisées, la table
graphique propose une colonne “Type“ qui renseigne sur le type de l’Alarme. Il y
a le type “Alarme“ et le type “Alarme/Obligation“.
Page 17 sur 20 Azur ConceptionAu niveau d’Outlook les Alarmes de type Obligation sont classés dans la
catégorie “Obligation“.
Type de libelle Type de libelle d’Alarme
d’Alarme simple d’Obligation
Type des Alarmes
Les informations échangées lors de la synchronisation des Alarmes :
- Les Alarmes simples :
DiaClient Outlook
Date = Rappel Date
Heure = Rappel Heure
Mémo = Espace d'écriture
- Les Alarmes d’Obligations :
DiaClient Outlook
Date = Rappel Date
Heure = Rappel Heure
Mémo = Espace d'écriture
Date de fin = Echéance
Page 18 sur 20 Azur ConceptionDate de fin réelle = Date de fin
Libelle = Objet
La montée des taches
Dans le sens Outlook vers DiaClient selon le type d’Alarme les informations ne
sont pas synchronisées de la même manière.
Concernant les Alarmes simples il y a la possibilité de faire des créations et des
modifications sur les informations vu ci-dessus.
Concernant les Alarmes de type Obligation seul les modifications sont possibles
et ceci sur quelques informations seulement. Ces informations sont le rappel, et
la date de fin réelle ce qui permet de classer l’Obligation comme étant terminée.
Informations sur la tache Corps de la tache Type des Alarmes
Les informations qui sont échangées avec DiaClient sont les suivantes :
- Les Alarmes simples :
Outlook DiaClient
Page 19 sur 20 Azur ConceptionRappel Date = Date
Rappel Heure = Heure
Espace d'écriture = Mémo
- Les Alarmes/Obligations :
Outlook DiaClient
Rappel Date = Date
Rappel Heure = Heure
Date de fin = Date de fin réelle
Synchronisation automatique
Une fois le paramétrage de la synchronisation effectuée, il est possible
d’automatiser la synchronisation en ajoutant un paramètre au raccourci du
programme.
Synchro Outlook.lnk
Faire un clic droit sur le programme et demander
« propriétés » :
Ajouter à la fin de la ligne « Cible » le paramètre : -AUTO
Désormais en cliquant sur le raccourci, la synchronisation s’effectuera
automatiquement, une fois l’identification effectuée avec le code collaborateur et
le mot de passe.
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