AXE 3: Renforcement des capacités - des managers de l'éducation nationale - Programme education II
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AXE 3: Renforcement des capacités
des managers de l’éducation nationale
Séance 8
Règles, Techniques et Outils de gestion du patrimoine
Programme Education II (PAPS II) – UE
Au bénéfice du MENFPESRS
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 1
OBJECTIFS DE LA SÉQUENCE
Répondre au double souci de satisfaction des besoins des demandeurs d’une
part, de réduction des stocks d’autre part;
Définir la nécessité de réaliser un inventaire
Voir comment organiser et mettre en œuvre un inventaire
Mettre l’accent sur l’importance du suivi et de l’interprétation des résultats
d’inventaire
Identifier les obligations en matière d’archivage des pièces comptables
Connaître les procédures et techniques d’archivage
Avoir un aperçu sur l’archivage électronique des pièces comptable
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 2Plan de la Présentation
I- La gestion rationnelle des stocks
1- Définition, utilité et finalité des Stocks
2- Méthodes de gestion des stocks
3- Risques liés à la mauvaise gestion de stock
II- L’inventaire moyen de protection du patrimoine
1- Définition et utilité de l’Inventaire
2- Les phases de l’inventaire
3- La gestion pratique de l’inventaire
4- L’inventaire dans le contexte marocain
III- Les règles d’archivage des pièces comptables dans le contexte marocain
1- Définition et spécificités des archives définitives
2- Mentions obligatoires des Pièces Comptables
3- Le GED (Gestion Electronique des Données)
4- Tenue des pièces comptables et des archives au Maroc
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 3I- La Gestion Rationnelle des Stocks
Les stocks sont constitués par l’ensemble de matières premières, de fournitures, de produits semi-finis et
de produits finis qui appartiennent à l’entité publique à un moment donné et qui sont temporairement
inutilisés.
Ce sont des actifs en attente d ’utilisation.
Les stocks sont utilisés à plusieurs niveaux d’activités. De ce fait, on peut en distinguer différents types :
stock de marchandises, stock de matières premières, stock de pièces de rechange, stock de produits
consommables, stock de fournitures, stock de produits finis, . . .
En pratique, on peut relever trois types de finalités :
- Le stock de précaution, qui a pour but d’éviter la rupture de stock.
- Le stock de transaction, qui tend à optimiser les coûts de stockage et de transaction.
- Le stock de spéculation, qui permet de profiter des fluctuations de prix sur le marché.
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 4Le coût de la commande relatif à l’acquisition des articles en stock se compose
de:
- Préparation de la demande
- Préparation du bon de commande
- Traitement de l’information sur ordinateur
- Frais de poste
- Relance
- Autorisation et paiement de la facture
- Réception de la marchandise
- Manutention
Le Coût de possession se compose des coûts dûs aux capitaux, Immobilisés et
des frais d’entretien et de manutention
Coût de possession = renonciation + entreposage + détention
Taux de possession = coût de possession/stock moyen
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II La méthode de gestion à point de commande
Elle adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est
l’atteinte d’un niveau donné du stock (appelé, le point de commande) qui déclenche la commande
de réapprovisionnement.
La méthode de recomplètement
Il s’agit de commander à date fixe une quantité variable puisque le niveau du stock à compléter
varie en fonction du volume de vente alors que la date reste la même.
La méthode de réapprovisionnement à la commande
Elle consiste à passer commande d’une quantité variable, à date variable, en fonction de la
demande.
La méthode de réapprovisionnement
Elle est également appelée « méthode calendaire » et consiste à commander à date fixe une
quantité fixe, voisine de la quantité économique de commande (c’est la formule de Wilson).
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIPour optimiser ses coûts, le logisticien doit trouver un équilibre entre le nombre
de commandes d'approvisionnement et la quantité stockée :
• Réapprovisionner fréquemment lui permet de réduire le niveau de
stocks, mais grève le coût des commandes
• Réduire le nombre d'approvisionnements allège le coût des commandes
mais augmente le coût de possession de stock. En effet, pour faire face aux
sorties, il est obligé d'augmenter les quantités stockées vu l'espacement entre
chaque réapprovisionnement.
Dans le cas de commandes à périodicité fixe et quantité identique, la formule de
Wilson permet de calculer le lot économique (quantité par commande) et le
nombre optimal de commandes d'approvisionnement pour minimiser le coût
global des stocks.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II8 Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II
• Le surstockage
Il se traduit par des coûts importants (logistique par exemple) et par un risque
d'obsolescence.
• Le sous-stockage
Il peut se traduire par un arrêt de la production, un article non-disponible lors
d'une vente ou prestation, ...
À cet égard, on a pu démontrer qu’une bonne gestion des stocks s’appuie sur
deux facteurs principaux : la date de la commande et la quantité commandée.
En effet, il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De
même que la quantité commandée peut être fixe ou variable.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II Analyse objective des besoins : établir les besoins minimums, développer les formulaires et
registres nécessaires, établir un système pour recevoir et stocker(Maintenir un système de
gestion de stock dans toutes les zones de stockage, Assigner les responsabilités)
Inspecter les commandes au moment de la livraison :
vérifier les contenus, vérifier l’intégrité, enregistrer la date de réception pour chaque produit,
enregistrer la date de péremption, ranger les nouveaux articles derrière ceux en stock, créer ou
mettre à jour des registres légales
Tenir à jour des fiches de stock manuelles ou informatisée : Une fiche de stock est une
feuille qui permet de tenir à jour un état des stocks.
Elle permet de suivre les mouvements de stock, c'est à dire de suivre les entrées (livraisons,
achats)) et les sorties (ventes) d’articles en stock. La fiche de stock retrace l'historique des achats
et ventes pour une même référence.
Organisation des rayonnages
Suivre et respecter les procédures de sécurité
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIII- L’Inventaire, Moyen de Protection du Patrimoine
1- Définition et Utilité de l’Inventaire
- L'inventaire physique est une procédure obligatoire selon la réglementation commerciale qui permet
de recenser et d'évaluer la valeur des éléments faisant partie du patrimoine de l’entité publique, soit
ses actifs et ses passifs et en particulier le stock, les immobilisations et la caisse servant à la
préparation et finalisation des états financiers.
- Quant à l’inventaire physique des immobilisations, il est l’une des meilleures techniques de collecte
des éléments probants pour la validation des comptes d’immobilisations, surtout eu égard des
assertions de réalité (existence et propriété), d’exhaustivité et d’évaluation (constatation des
dépréciations éventuelles).
- L’inventaire permettra d'assurer une meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine à
travers : une valeur probante à la comptabilité, une gestion plus rationnelle du patrimoine,
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 11facilitée par le repérage des biens en mauvais état de fonctionnement nécessitant un entretien
et ceux ne présentant plus de valeur d'usage qu'il y a lieu de mettre en réforme ou de céder.
L’inventaire rentre dans une logique de gestion globale et efficace des éléments d’actifs. Il
devrait répondre aux besoins spécifiques et divergents des différents services de l’entité
publique (financiers et comptables, contrôle de gestion, maintenance, production, services
généraux, informatique, achats…) .
Les services financiers sont avant tout préoccupés par : la réalité de leur bilan au travers des
immobilisations ; l’intégration des coûts induits par les immobilisations dans le prix de revient
des produits ou services vendus.
Tandis que les services techniques sont soucieux ; de la bonne utilisation des biens ; du respect
des normes de sécurité ; d’obtenir des informations à l’utilisation des biens telles que les
interventions de maintenance, le suivi des contrats d’entretien.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II2- Les phases de l’inventaire
Phase 1 : réunion de mise en œuvre de l’inventaire avec la collaboration du
service de production et du service financier, validation de la population des
biens concernés par le code-barres (matériels divers);validation des
codifications géographique et analytique, phase préparatoire et mise en œuvre
des outils et supports pour les phases de recensement, récupération du fichier
référentiel d’inventaire selon une extraction du progiciel immobilisations,
chargement des données relatives à l’inventaire selon une extraction du
progiciel immobilisations.
Phase 2 : Inventaire physique, via la lecture des code-barres des biens et
matériels, effectué par bâtiment et centre de coût, pour les biens non
étiquetés, apposition d’une étiquette code-barres et relevé des données avec
l’aide de l’applicatif inventaire sur tablette avec description fonctionnelle,
marque, modèle, n° de série, centre de coût, codification géographique. 13
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIPhase 3 : Le rapprochement comptable est automatisé avec le constat et le
traitement des écarts.
Phase 4 : Estimation des actifs immobiliers, matériels et mobiliers en valeurs à
neuf et vétusté déduite.
Phase 5 : Présentation des conclusions : un rapport d’inventaire et de
rapprochement comptable avec la fourniture des listes d’immobilisations
directement chargées dans le progiciel de gestion des immobilisations et
enrichis des résultats de l’inventaire (libellé, code site, code analytique, code-
barres, code nature, etc.). 14
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II3- La gestion pratique de l’inventaire
- Conception de la fiche d’inventaire physique;
- Relèvement et conception de tous les plans géographiques des espaces
inventoriés;
- Élaboration des procédures d’inventaire et formation des équipes
d’inventaire;
- Assainissement de la base comptable des immobilisations;
- Identification préliminaire des immobilisations;
- Rapprochement et identification des équipements manquants ou en excès
par rapport à la base comptable;
- Codification des immobilisations;
- Clôture de l’opération d’inventaire physique;
- Procédures de mise en rebus des immobilisations.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II4- L’inventaire dans le contexte marocain
4-1- Respect des dispositions relatives à l’inventaire stipulées au niveau :
- Décret n° 2-89-61 du 10 rebia II 1410 (10 novembre 1989) fixant les règles applicables à la
comptabilité́ des établissements publics.
- Arrêté́ ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant sur l’organisation financière et
comptable des AREF.
- Code Général de Normalisation Comptable
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 6-2 Démarche d’inventaire suivie par les AREF :
Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bon
déroulement de l’opération d’inventaire physique ;
Nommer les responsables de l’opération Inventaire physique des
immobilisations ;
Nommer les équipes qui seront chargées de l’inventaire physique ;
Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux
relevant de l’AREF ;
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIRéaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous les
achats réalisés par l’AREF sur l’application Inventaire plus « Résultats de
l’inventaire documentaire » selon les ARM et autres décharges établis par
entité réceptionnaire ;
Fournir les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de répartition
du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus ;
Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les
travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant
les locaux relevant de l’AREF.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIIII- Les règles d’archivage des pièces comptables au Maroc
1- Définition et spécificités des archives définitives
Les Archive(s) constituent l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur
forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur
activité.
Les archives définitives sont spécifiques dès lors qu’elles sont conservées sans
limitation de durée ou avec limitation et en dehors du contexte de leur utilisation
directe première. Ce qui les différencie des archives courantes et des archives
intermédiaires, une fois triées et classées, elles ne sont plus susceptibles d’élimination.
Elles peuvent donc servir à des besoins de preuves juridiques, ceci bien longtemps
après leur création et leur classement. Les documents produits à des fins de
comptabilité peuvent servir aussi à long terme pour comprendre l’activité de l’entité
publique et prévoir son avenir économique.
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II 192- Mentions obligatoires des Pièces Comptables
La réglementation oblige les entités publiques à enregistrer leurs opérations financières à
travers de documents de suivi comptables tels que le grand livre et le livre journal.
En parallèle au suivi comptable, la loi oblige également ces entités à conserver toutes les pièces
qui prouvent ces opérations. En cas de contrôle fiscal, ce sont ces pièces qui permettent de
justifier de la sincérité de ses comptes. On les appelle les pièces comptables encore pièces
comptables justificatives.
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont les factures d’achat, les
factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales. Il
s’agit de tous les documents qui prouvent les opérations financières réalisées dans l’entité
publique (entrées et sorties d’argent ou encore transfert de comptes bancaires, etc.).
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIL’objectif des pièces comptables est de pouvoir retracer, à chaque instant, l’ensemble des opérations qui ont
affecté l’activité de l’entité publique. Ces justificatifs comptables permettent de pouvoir disposer de l’ensemble
des éléments dans le cas d’un litige avec un fournisseur ou un client. Ainsi, sans les pièces comptables
justificatives, il n’est pas possible d’enregistrer une opération dans la comptabilité. Bien que les pièces
comptables aient leurs propres caractéristiques, certaines mentions sont obligatoires pour toutes.
Ces pièces comptables justificatives doivent obligatoirement mentionner : la date de l’opération; l’identification
des parties en présence; les caractéristiques et le montant de l’opération et la codification pour le traitement. Si
les documents comptables ne contiennent par ces éléments, il ya lieu de procéder à la régularisation nécessaire.
Ces mentions sur pièces comptables sont obligatoires pour pouvoir valider la sincérité des comptes annuels et
des états financiers. Les pièces comptables sont obligatoires, car elles permettent le suivi et la révision
comptable puis de réalisation des comptes annuels.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IILes justificatifs comptables d’une entité publique doivent être classés et archivés durant 10
ans. Peu importe le type de classement et le type de format, les pièces comptables justificatives
papier ou électronique doivent être conservées. C’est une obligation légale et aucune entité ne
peut y déroger d’où la nécessité d’un système pour conserver les pièces comptables
justificatives de manière à pouvoir transmettre à tout moment n’importe quel document
comptable au demandeur potentiel (sécurité sociale, fisc, commissaire aux comptes, organes
de contrôles internes et externes,).
3- Le GED (Gestion Electronique des Données)
C’est un ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de
traitement d’un document : acquisition, restitution et diffusion. Un système de GED est donc
une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation
produite par l’entité publique.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IILa mise en place d’une GED dans l’entité publique présente notamment les avantages
suivants :
- accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents ;
- base unique pour l’ensemble des documents de l’entité : les documents produits sont tous
stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des documents ;
- conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entité, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
- Donc, il est mis en œuvre pour répondre à des besoins de type légal et juridique. Il est destiné
à la gestion des documents présentant une valeur probante et aux documents vitaux pour
l’entité publique.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II4- Tenue des pièces comptables et des archives au Maroc
4-1- Textes Référentiels
CGI : Institué par l’article 5 de la loi de finances n° 43-06 pour l’année budgétaire 2007,
promulguée par le Dahir n° 1-06-232 du 10 Hija 1427 (31 décembre 2006), tel que modifié
et complété
Dahir n° 1-07-167 du 19 kaada 1428 portant promulgation de la loi n° 69-99 relative aux
archives. (B.O. n° 5588 du 20 décembre 2007)
Loi n°9-88 relative aux obligations comptables des commerçants
Arrêté du ministre de l'économie et des finances n° 780-12 du 16 joumada II 1433 fixant la
nomenclature des pièces justificatives du paiement des dépenses des établissements publics
soumis au contrôle préalable et au contrôle spécifique. (B.O. n° 6058 du 21 juin 2012) plus
Nomenclature des pièces justificatives du paiement des dépenses des établissements publics
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II4-2- Documents comptables et pièces justificatives à conserver
L’obligation de conserver les documents comptables, prévue par les
dispositions de l’article 211 du Code Général des Impôts (CGI) concerne tous
les documents comptables nécessaires au contrôle fiscal ainsi que tout autre
document prévu par la législation ou la réglementation en vigueur.
Les documents comptables sont soit d’ordre général soit d’ordre spécifique à
certaines professions.
Il y a lieu de préciser que l’obligation de conserver les documents concerne les
pièces, documents et états de synthèse prévus, selon le cas, par :
- la loi n° 9-88 précitée relative aux obligations comptables des commerçants; 25
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II- l’article 145 du C.G.I. relatif à la tenue de la comptabilité en matière d’I.S., d’I.R. et de TVA;
- les textes réglementaires pris en application des articles 20 et 82 du Code Général des
Impôts.
L’article 211 du Code Général des Impôts instaure l’obligation de conserver l’ensemble des
documents comptables nécessaires au contrôle fiscal et de tout autre document prévu par la
législation ou la réglementation en vigueur (code de commerce, loi comptable, lois sur les
sociétés, code du travail, etc.),
notamment : le livre journal; les journaux et livres auxiliaires; le grand livre; le livre
d’inventaire; les inventaires détaillés des stocks et des produits en cours, etc; les grands livres
auxiliaires clients et fournisseurs; les balances du début et de fin d’exercice; les rapports des
commissaires aux comptes; le registre et les procès-verbaux des assemblées générales
(ordinaires ou extraordinaires);
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION II-les rapports des vérifications externes d’audit effectués dans l’entreprise par des experts
spécialistes; le livre et les fiches de paie sur support papier ou support informatique.
Le délai de conservation des documents comptables est de dix ans à compter de la date de
clôture de l’exercice fiscal de leur rattachement pour les contribuables assujettis à l’IS, à l’IR
et à la TVA ou la date de clôture de l’exercice ou l’année du versement au Trésor pour les
contribuables chargées d’opérer la retenue à la source.
Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés au lieu où sont
imposés les contribuables ainsi que les personnes physiques ou morales chargés d’opérer
l’impôt retenu à la source. C’est à dire, soit le siège social pour les personnes morales ou le
domicile fiscal pour les personnes physiques.
27
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIEn cas de perte des documents comptables, les contribuables doivent obligatoirement en
informer l’inspecteur des impôts, selon le cas, de leur domicile fiscal, du lieu de leur siège
social ou de leur principal établissement, par lettre recommandée avec accusé de réception,
dans les quinze jours suivant la date à laquelle ils ont constaté ladite perte.
La lettre d’information doit comprendre les circonstances de la perte, la date et le détail des
documents perdus. La déclaration de perte justifiée, évite aux contribuables les sanctions
prévues par l’article 191 du C.G.I.
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Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIMerci pour votre attention!
Questions & Discussion
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Au bénéfice du MENFPESRS 29
Assistance Technique pour l’Appui au PAPS EDUCATION IIVous pouvez aussi lire
