Guide d'utilisation Zimbra - plate-forme collaborative de messagerie et de calendrier

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Guide d’utilisation Zimbra plate-forme collaborative de messagerie et de calendrier version 8.6 Édition mai 2016

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Tutoriel [Utilisation Zimbra]

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Sommaire 1- Présentation de Zimbra . . 6 1.1 Travail collaboratif . . 6 2- Utilisation du client Web . . 7 2.1 Le client web . . 7 2.2 Autres moyens d’accès . . 7 2.3 Description de l’interface . . 8 2.4 Fonctionnalités et raccourcis . . 14 2.4.1 Menus déroulants de l’application Mail . . 14 2.4.2 Glisser déposer . . 15 2.4.3 Clic droit . . 15 2.5 Modes d’affichage . . 20 2.6 Raccourcis .

. 20 2.7 Préférences . . 21 2.8 Aide . . 22 3- Gestion de Mail . . 23 3.1 Description de la fenêtre . . 23 3.2 Description des dossiers . . 24 3.2.1 Manipulation des Dossiers . . 25 3.3 Lire des messages . . 26 3.3.1 Bouton Affichage . . 26 3.3.2 Vue Message . . 27 3.4 Imprimer un message . . 29 3.5 Écrire un message . . 29 3.5.1 Destinataires . . 30 3.5.2 Destinataires en Cci . . 31 3.5.3 Ajouter un sujet et un contenu . . 31 3.5.4 Vérifier l’orthographe . . 32 3.5.5 Ajouter la signature . . 33 3.5.6 Ajouter une pièce jointe . . 33 3.5.7 Envoyer le message . . 34 3.5.8 Créer un nouveau mail avec clic droit sur l’adresse .

. 34 3.6 Répondre à un message . . 35 3.6.1 Répondre . . 35 3.6.2 Répondre à tous . . 35 3.6.3 Faire suivre un message . . 35 3.7 Ranger les messages . . 35 3.7.1 Dossiers . . 35 3.7.2 Tri des messages . . 37 3.8 Gestion du Spam . . 39 3.8.1 Reporter les spams avec les outils intégrés . . 39 3.8.2 Consulter le dossier anti-spam pour détecter les faux positifs . . 40 3.8.3 Vider le dossier anti-spam . . 40 4- Gestion des Contacts . . 41 4.1 Les dossiers de contacts . . 41 4.2 Ajouter un contact . . 42 4.3 Ajouter un contact depuis un email . . 43 4.4 Les différents types de contacts . . 44 4.5 Modifier un contact .

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4.6 Créer un groupe de contacts . . 44 4.7 Trouver un contact . . 45 4.8 Imprimer les informations du contact . . 45 5- Gestion du Calendrier . . 46 5.1 Personnaliser la vue calendrier . . 46 5.2 Planifier un rendez-vous . . 49 5.2.1 La fenêtre de création de rendez-vous . . 49 5.2.2 Rendez-vous avec participants . . 52 5.2.3 Événement (journée complète . . 55 5.2.4 Informations complémentaires . . 55 5.2.5 Planifier un rendez-vous à partir du mini calendrier . . 55 5.2.6 Planification avancée . . 56 5.3 Répondre à une demande de rendez-vous . . 58 5.4 Rappel de rendez-vous . . 61 5.5 Créer un calendrier .

. 61 5.6 Afficher/Masquer un calendrier . . 62 5.7 Supprimer un calendrier . . 62 6- Gestion des Tâches . . 63 6.1 Créer une liste de tâches . . 64 6.2 Ajouter une tâche . . 64 6.2.1 Détails de la tâche . . 64 6.2.2 Progression de la tâche . . 65 6.3 Modifier une tâche . . 65 6.3.1 Actualiser votre tâche . . 65 6.3.2 Marquer une tâche accomplie . . 65 6.4 Supprimer une tâche . . 65 6.5 Déplacer une tâche . . 66 7- Gestion des Préférences . . 67 7.1 Menu Général . . 67 7.2 Menu Comptes . . 68 7.3 Menu Mail . . 68 7.3.1 Affichage des mails . . 69 7.3.2 Réception des mails . . 69 7.3.3 Créer des mails .

. 69 7.4 Menu Filtres . . 70 7.5 Menu Signatures . . 72 7.5.1 Créer une signature . . 72 7.5.2 Insérer une image dans la signature . . 72 7.5.3 Assigner une signature au compte . . 73 7.6 Menu Hors du bureau . . 74 7.7 Menu Adresses acceptées . . 75 7.8 Menu Contacts . . 76 7.9 Menu Calendrier . . 77 7.10 Menu Partage . . 78 7.11 Menu Notifications . . 79 7.12 Menu Importer/exporter . . 80 7.12.1 Importer des dossiers . . 80 7.12.2 Exporter des dossiers . . 81 7.13 Menu Raccourcis . . 82 7.14 Menu Zimlets . . 83

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7.15 Enregistrer les préférences . . 83 8- La zone de Recherche . . 84 8.1 Utiliser la recherche . . 85 8.1.1 Recherche de base . . 85 8.1.2 Recherche avancée . . 85 8.1.3 Langage de recherche . . 86 8.1.4 Amélioration des requêtes avec les commutateurs AND/NOT . . 86 8.2 Enregistrer une recherche . . 87 9- Le partage dans Zimbra . . 88 9.1 Créer un partage . . 88 9.2 Accepter un partage . . 89 9.3 Partager un dossier de mail . . 90 9.4 Partager un carnet de contacts . . 90 9.5 Partager un calendrier . . 91 9.6 Modifier les autorisations . . 91 10- Copyright . . 93

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1- Présentation de Zimbra Zimbra est une plate-forme complète de messagerie et de travail collaboratif, développée autour des nouvelles technologies Web Ajax, et basée sur des logiciels libres (Jetty, Postfix, openLDAP, mysql …).

1.1 Travail collaboratif Zimbra est un outil complet qui propose les outils de travail collaboratif suivants : • Mail • Possibilité de partager un dossier de messagerie, de définir des boîtes mail génériques avec des groupes d’utilisateurs (adresse de groupe) • Contacts • Carnet d’adresses de l’entreprise • Carnet d’adresses personnel • Partage de carnet d’adresses avec d’autres utilisateurs • Import des données depuis les carnets d’adresses actuels (en CSV) • Calendrier Possibilité de : • consulter les disponibilités des utilisateurs • partager des calendriers entre les utilisateurs • d’accéder à la réservation de ressources (salle, matériel…) • Tâches Tutoriel Zimbra sommaire page 6 sur 93

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2- Utilisation du client Web 2.1 Le client web Afin de profiter de l’interface évoluée de Zimbra, il est recommandé de disposer d’un navigateur Web performant et récent. Firefox convient parfaitement à l’utilisation de Zimbra et permettra de profiter pleinement de l’ensemble des fonctionnalités. Internet Explorer, Chrome ou Safari pourront aussi être utilisés. Firefox est un logiciel libre. Il est disponible gratuitement en ligne. Vous pouvez le télécharger à cette adresse : http://www.mozilla.org/fr/firefox. 2.2 Autres moyens d’accès Concernant les autres moyens d’accès, vous devez consulter votre administrateur système pour valider la possibilité de connexion.

Les connexions IMAPS/SMTPs/HTTPS et Activesync sont disponibles dans Zimbra. Tutoriel Zimbra sommaire page 7 sur 93

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2.3 Description de l’interface Lors de l’ouverture de Zimbra, c’est l’interface mail qui s’affiche en premier. Voici ce que vous découvrez après vous être identifié : Illustration 1 : La fenêtre à l’ouverture du webmail Zimbra • Nom, quota et messagerie Illustration 2 : Quota de messagerie Vous trouvez ici le propriétaire de la messagerie. La barre de progression montre le quota d’espace occupé de la messagerie et permet ainsi de faire régulièrement le tri.

Vous trouvez aussi plusieurs liens : Illustration 3: Aides, Déconnexion de Zimbra (chapitre 2.8, page 22) Tutoriel Zimbra sommaire page 8 sur 93

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• Aide produit : accès à l’aide intégrée du client Zimbra ; • Centre d’aide en ligne : accès à des pages web d’aide sur Zimbra (pages en anglais) ; • Nouvelles fonctions : accès à une page décrivant les nouvelles fonctionnalités de la version utilisée (page en anglais) ; • À propos : numéro de version ; • Changer le mot de passe : attention, ne pas utiliser cette fonction ; • Déconnexion : lien permettant de quitter votre messagerie en toute sécurité.

• Barre de recherche Illustration 4 : La zone de recherche de Zimbra Comme son nom l’indique, cette barre permet d’effectuer une recherche dans votre webmail.

En cliquant sur la loupe, vous obtenez des options avancées : Illustration 5 : La fenêtre de recherche avancée de Zimbra • Onglets des applications Les onglets permettent d’accéder aux applications de Zimbra : Illustration 6 : L’accès aux différentes applications de Zimbra Tutoriel Zimbra sommaire page 9 sur 93

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• Mail : toute la gestion de vos mails se trouve dans cet onglet (celui qui apparaît par défaut à l’ouverture de Zimbra) : • Contacts : toute la gestion des carnets d’adresses, ceux par défaut et ceux qui seront créés par la suite ; • Calendrier : si Zimbra présente un mini – calendrier, vous pourrez gérer dans cette partie plus facilement vos rendez – vous ; • Tâches : possibilité de créer des rappels, d’affecter des tags (libellés) selon différents classements (Non lancé (e), Fini, En cours…, En attente d’une autre personne, Reporté), des dates d’échéance… ; • Préférences : toute la gestion de votre logiciel Zimbra se trouve dans cet onglet.

• Bouton Nouveau Message Illustration 7 : Le bouton Nouveau Par défaut, il est proposé un Nouveau message. • Dossiers Illustration 8 : La liste de l’application Dossiers Les messages sont stockés dans les dossiers : Réception, Envoyé, Brouillons, Spams et Corbeille. Ces derniers ne pourront être supprimés contrairement aux dossiers que vous pourrez créer, partager. Tutoriel Zimbra sommaire page 10 sur 93

• Recherches Ici, seront affichées les recherches enregistrées : Illustration 9: Liste des recherches enregistrées • Tags (libellés) Les Tags permettent d’étiqueter vos messages, tâches, suivant un code que vous déterminerez et qui montrera, par exemple, l’importance du message : Illustration 10: La liste des tags créés Tutoriel Zimbra sommaire page 11 sur 93

• Zimlets Une zimlet est une extension rajoutée à votre webmail en fonction des besoins de l’établissement. Par exemple, la zimlet Colored Emails permet de spécifier une couleur et/ou un surlignage sur un en-tête de mail ou un message tagué : zIllustration 11: La liste des zimlets installées • Mini calendrier Illustration 12: Le minicalendrier de la fenêtre Zimbra Le mini calendrier indique non seulement vos rendez-vous (en gras), mais permet aussi de voir ceux des personnes avec qui vous avez partagé les calendriers. Tutoriel Zimbra sommaire page 12 sur 93

• Barre d’outils Illustration 13: Les outils de l'application affichée, ici la messagerie À chaque application correspond une série de boutons permettant des actions.

Ces outils varient selon l’application affichée. • Panneau de visualisation La partie du haut donne les en-têtes de mails si vous êtes dans la messagerie : Illustration 14: Les deux parties de l'application mail • Sous-fenêtre de lecture La partie du bas s’appelle le panneau de lecture et donne le contenu du message sélectionné.

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Dans les autres outils de Zimbra, ce panneau est modulé suivant l’application choisie. 2.4 Fonctionnalités et raccourcis 2.4.1 Menus déroulants de l’application Mail En cliquant sur la flèche noire du bouton Nouveau message, un menu permet de créer une nouvelle fonctionnalité dans les autres applications de Zimbra : Illustration 15: L'accès Nouveau aux autres applications de Zimbra Tutoriel Zimbra sommaire page 14 sur 93

2.4.2 Glisser déposer Illustration 16: Le glisser d'un mail vers un dossier Le glisser–déposer, appelé aussi drag and drop, permet de ranger un message dans un dossier par un simple clic maintenu sur le message et un glissé vers n’importe quel dossier de rangement et également vers les tags et dans le calendrier.

2.4.3 Clic droit Le clic droit permet de faire apparaître un menu contextuel, c’est-à-dire un menu proposant différentes actions selon l’endroit où il est fait. Tutoriel Zimbra sommaire page 15 sur 93

• le clic droit sur un dossier par défaut : Le clic droit permet généralement de : – créer un sous-dossier ; – partager le dossier ; – éditer les propriétés du dossier. Tutoriel Zimbra sommaire page 16 sur 93

• le clic droit sur un dossier créé : Le menu contextuel d’un dossier créé reprend les options : – Nouveau dossier – Partager dossier – Éditer propriétés et propose en plus : – de Marquer tous les mails lus – de Supprimer le dossier – de Renommer le dossier – de le Déplacer – de Vider le dossier. Tutoriel Zimbra sommaire page 17 sur 93

• le clic droit sur un tag : Vous pouvez : – ajouter un tag – renommer un tag – supprimer un tag – changer la couleur du tag.

• le clic droit sur une zimlet : Les options proposées dépendent de l’extension rajoutée. Tutoriel Zimbra sommaire page 18 sur 93

• le clic droit sur le mini calendrier : Le clic droit sur un date du mini-calendrier permet de créer un rendez–vous dans votre calendrier. • le clic droit sur un en–tête de message : Tutoriel Zimbra sommaire page 19 sur 93

Le clic droit sur un en–tête de message permet un grand nombre d’actions : – de recherche ; – de marquage ; – de réponses ; – de gestion du mail ; – de création de règles : spam et filtre. 2.5 Modes d’affichage • Par conversation permet de regrouper les échanges de mails autour du même sujet • Par mail affiche les messages les uns derrière les autres • Panneau de lecture en bas / à droite / désactivé permet d’afficher ou non le panneau de visualisation.

L’icône à gauche de Affichage change selon le mode choisi. 2.6 Raccourcis Des raccourcis claviers sont disponibles. Ils sont décrits dans l’application Préférences, menu Raccourcis. Vous trouverez des raccourcis pour : – les applications générales ; Tutoriel Zimbra sommaire page 20 sur 93

– les dossiers de mail ; – les recherches enregistrées ; – les tags. Quelques exemples de raccourcis clavier : Application Touche de saisie Description Mail nm Nouveau mail (écrire) nf Nouveau dossier Calendrier nl Nouveau calendrier na Nouveau rendez-vous Tâches nk Nouvelle tâche Toutes les applications nt Nouveau tag 2.7 Préférences L’onglet Préférences permet de paramétrer le webmail Zimbra selon votre usage grâce aux différents menus : • Général : apparence de la fenêtre / langue / paramètres de recherche ; • Comptes : paramétrage des comptes supplémentaires, comme l’utilisation d’un compte commun avec une autre personne de l’entreprise ; • Mail : paramétrage de l’affichage et la rédaction des mails, la gestion du spam ; • Filtres : activation de filtre sur les mails.

Ainsi vous pouvez classer les mails dans des dossiers à leur arrivée dans votre boîte de réception ou classer les mails que vous envoyez ; • Signatures : création d’une ou plusieurs signatures ; • Hors du bureau : saisie des messages de réponse automatique ; • Adresses acceptées : gestion des adresses fiables et des images contenues dans les messages de ces adresses ; • Contacts : quelques options paramétrables par l’utilisateur ; • Calendrier : toutes les options de vos calendriers ; • Partage : tous les partages faits ou acceptés sont résumés dans cette page. Possibilité d’y créer des partages ; • Notifications : saisie d’une adresse mail pour le rappel de rendez-vous ou de tâche ; • Importer/Exporter : importer / exporter les données de Zimbra (mails, calendrier, contacts…) ; • Raccourcis : voir chapitre 2.6, page 20 ; • Zimlets : activation / désactivation des zimlets dans votre compte.

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2.8 Aide Pour accéder à l’aider, cliquez sur le lien Aide qui se trouve en haut à droite de votre fenêtre. Le clic ouvre un nouvel onglet dans lequel vous trouvez la page ci-dessous : Illustration 17: L'aide du client ZWC L’aide est composée de trois parties : – Contenu : les rubriques d’Aides sont rangées par fonctionnalité ; – Index : l’Aide y est rangée par ordre alphabétique et vous pouvez y saisir un mot clé pour faciliter la recherche ; – Rechercher :saisissez un mot dans la zone de texte et cliquez sur la loupe. Le moteur de recherche fournira des liens contenant le mot saisi. Cherchez le lien correspondant à votre demande.

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3- Gestion de Mail 3.1 Description de la fenêtre Comme décrit dans le chapitre 2.3 Description de l’interface, Zimbra s’ouvre sur l’application mail : Dans le menu de gauche, vous avez la liste des dossiers ; à droite, en haut : l’en-tête des messages en haut ; à droite en bas : le panneau de lecture des messages. À chaque application (onglet) correspond une barre d’outils : Illustration 18: Les outils pour traiter les mails Nous trouvons ici : • Répondre : pour répondre à l’expéditeur ; • Répondre à tous : pour répondre à l’expéditeur et aux destinataires ; • Faire suivre : pour faire suivre le mail à d’autres personnes (dans ce cas-là, les pièces jointes sont transmises) ; • Supprimer : pour supprimer le mail sélectionné ; • Spam : pour marquer le message comme du spam ; • icône Déplacer les éléments sélectionnés : permet de déplacer le mail vers un autre dossier ; • icône Éléments de tag(s) sélectionné(s) : permet de poser un tag sur un mail ou de l’enlever ; Tutoriel Zimbra sommaire page 23 sur 93

• un bouton Actions : on y retrouve notamment les commandes Imprimer, Modifier comme nouveau mail, Créer un rendez-vous (ou une tâche) : Illustration 19: Les actions possibles sur un mail 3.2 Description des dossiers Les dossiers sont utilisés pour organiser vos mails entrants et sortants. Vous pouvez créer vos propres dossiers ou utiliser les dossiers définis par le système : Illustration 20: La liste des dossiers • Réception : dossier de stockage des mails entrants ; • Envoyés : dossier de stockage des copies des mails sortants ; • Brouillons : si vous désirez ne pas envoyer un mail lors de sa création, vous pouvez l’enregistrer comme brouillon et il sera accessible dans ce dossier ; • Spams : dossier de stockage des mails définis comme spam (mail non désiré) ; • Corbeille : dossier de stockage des mails supprimés.

Tant que les mails sont dans ce dossier, vous pouvez les récupérer.

Ces dossiers sont les dossiers par défaut de Zimbra, reconnaissables à leur icône constituée d’un dossier avec un signe par-dessus. Le dossier LibreOffice est un dossier créé par l’utilisateur. Tutoriel Zimbra sommaire page 24 sur 93